Revisionsrapport Kontanthantering och återsökning av särskild moms momskompensation Kramfors kommun 2010-12-08 Erik Palmgren, Revisionskonsult Lisbet Östberg, Revisionskonsult
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning... 3 Inledning... 4 1.1 Bakgrund... 4 1.2 Revisionsfråga... 4 1.3 Avgränsning... 4 1.4 Metod... 4 2 Kontanthantering och redovisning av intäkter... 5 2.1 Kommunstyrelsens riktlinjer för kontanthantering... 5 2.2 Kontanthantering Ådalsskolans café... 5 2.3 Redovisning av intäkter på caféet... 6 2.4 Revisionell bedömning... 7 3 Återsökning av särskild momskompensation... 7 3.1 Regelverk... 7 3.2 Interna rutiner för återsökning av särskild momskompensation... 8 3.3 Revisionell bedömning... 10 2
1 Sammanfattning Revisorerna i Kramfors kommun har gett Komrev inom PwC i uppdrag att granska kontanthanteringen samt hur den interna kontrollen i detta avseende fungerar. Granskningen inriktar sig speciellt mot Ådalsskolans Cafés kontanthantering. I granskningen ingår även en översiktlig kontroll av kommunens rutiner kring återsökning av särskild momskompensation. Följande revisionsfråga har varit aktuell: Är den interna kontrollen för kontanthantering och återsökning av moms tillfredställande? Ådalsskolans Café Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningen är att kontanthanteringen och redovisning av försäljningsintäkter i huvudsak är tillfredställande inom Ådalsskolans Café. Vid granskningen har vi dock funnit några förbättringsområden inom momshantering vad gäller rutinbeskrivningar och förvaring av räkenskapsmaterial, vilket beskrivs närmare i rapporten. Återsökning av särskild momskompensation Vi bedömer att de granskade rutiner avseende kommunens hantering för återsökning av särskild momskompensation i allt väsentligt fungerar på ett tillfredställande sätt. Vi har i vår granskning funnit exempel på ersättningar som inte tagits med i kommunens ansökan om momskompensation liksom att för mycket moms har återsökts. Detta finns närmare beskrivet under rubriken granskningsiakttagelser. Vi rekommenderar att momsrättning sker för dessa samt att kommunen går igenom möjligheterna för omprövning hos Skatteverket för momsavdrag inom ramen för försörjningsstöd. 3
Inledning 1.1 Bakgrund En av de grundläggande revisionella aspekterna är bl a att bedöma hur rutiner för hantering av kontanter samt hur den interna kontrollen i detta avseende fungerar. Över åren har granskningen inriktats mot olika verksamheter och de senaste årens granskningar har varit Biblioteken i Kramfors och Bollstabruk (2005), Kvarnbackens restaurang (2007), Verkstan inom vård och omsorgsförvaltningen (2008) och Turistbyrån i Kramfors (2009). Granskningen 2010 har avgränsats till kontanthanteringen vid Ådalsskolans café och om kommunens rutiner för återsökning av särskild momskompensation är tillfredsst ällande. 1.2 Revisionsfråga Följande revisionsfråga har varit aktuell: Är den interna kontrollen för kontanthantering och återsökning av moms tillfredställande? 1.3 Avgränsning Granskningen avgränsas till följande kontrollfrågor: - Hur fungerar den interna kontrollen vad gäller redovisning av intäkter? - Hur fungerar den interna kontrollen vad gäller verifikationers innehåll och behandling? Uppdraget ingår i 2009 års revisionsplan. 1.4 Metod Granskningen bygger på en genomgång kommunens riktlinjer kring kontanthantering, registeranalys samt stickprover av fakturor utan moms, genomgång av fakturapärm med vårdfakturor samt intervjuer med berörda tjänstemän. Samtal med momshandläggare på Skatteverket har även skett. 4
2 Kontanthantering och redovisning av intäkter 2.1 Kommunstyrelsens riktlinjer för kontanthantering Av kommunstyrelsens riktlinjer (2001-05-15 53) för kontanthantering framgår följande: - Nya kontantkassor får bara inrättas efter beslut i nämnd eller efter delegationsbeslut inom nämnden - Nämnderna ska årligen besluta om vilka handkassor som ska finnas i organisationen samt vilka som ska ansvara för dessa - Nämnderna ska tillse att handkassor inventeras löpande av annan person än den som ansvarar för kassan - Nämnderna ansvarar för att det för alla handkassor upprättas inventeringsintyg i början av januari varje år där kassabehållningen per den 31 december framgår - Varje kassas funktion renodlas så att den enbart används för inbetalningar till ko m- munen eller utbetalningar från kommunen - Varje kassas funktion, inbetalningar eller utbetalningar, framgår av nämndens beslut - För inbetalningskassor ska växelkassa, hur ofta och var kassabehållningen ska bankas, samt hur intäktsredovisning och avstämning görs framgå av nämndens beslut (de datum som redovisningen avser ska framgå både på insättningskvittot och på blanketten för intäktsredovisning) - För utbetalningskassor ska storleken på kassan framgå, samt om redovisning ska göras för varje inköp eller sammantaget för en viss tidsperiod av nämndens beslut Redovisning av inbetalningar och utbetalningar ska enligt gällande lagstiftning ske senast påföljande dag. Gör nämnden avsteg från detta krav ska avsteget motiveras. 2.2 Kontanthantering Ådalsskolans café Ådalsskolan café ligger organisatoriskt under Kommunledningsförvaltningens kostförvaltning som ansvarar för att producera all mat till förskolor, skolor och äldreboende. Granskningen är inriktad på caféets verksamhet och kontrollrutiner. Caféet är öppet måndag till fredag under terminstid mellan kl 8.00 15.00. Försäljningen består till största delen av smörgåsar som tillreds i caféets lokaler. 12 % moms används vid försäljning av samtliga varor. Försäljningsartiklarna är indelade i tio varugrupper som har förprogrammerade knappar på kassaapparaten. Prissättning på de olika artiklarna görs på kostförvaltningen. 5
Fördelningen av kontantförsäljningen mellan varugrupperna under tiden januari-oktober 2010 är följande: Varuslag Procent Dryck 30 Glass 2 Smörgås 44 Kaffebröd 1 Yoghurt 8 Sallad 2 Godis 9 Frukt 2 Frysta produkter 1 Övrigt 1 Det finns även en kaffeautomat med myntinkast i lokalen utanför caféförsäljningen som töms varje dag och registreras i kassan. Instruktioner kassaredovisning Ådalsskolans cafeteria finns framtagen och är upprättad 2003-03-03. Det sker även fakturering från cafeterian som huvudsak avser smörgåsar till olika sa m- mankomster och det finns även elever på särskilda program, exempelvis hockeygymnasiet, som har en överenskommelse att få köpa produkter mot fakturering. Personalen i cafeterian gör notering om vem och vad som ska faktureras och skickar vidare till centralköket som ombesörjer att fakturor skickas ut till kund. 2.3 Redovisning av intäkter på caféet I Ådalskolan café registreras försäljningen via kassaapparat. Kassaapparaten är äldre än 10 år. Den hanteras av två anställda som båda har ansvaret att redovisa dagskassans kontanta försäljning beroendes på vem som stänger. Vid stängning tas det ut en dagrapport (Z-kvitto) från kassaapparaten som stäms av mot dagens kontanta försäljning. Dagrapporten sammanställs på redovisningsblankett (framtagen av kostförvaltningen 2010-01-14) med fördelning på de olika varugrupperna. Momsen räknas av och redovisas på blanketten i momskolumnen. Redovisningsblanketterna sparas och skickas veckovis till ekonomikontoret för bokföring. Dagrapporten sparas i pärm i cafeterian och tidigare års dagrapporter i förrådet. Dagskassans sedlar bankas med täta intervaller i en säkerhetspåse. Mynten lämnas vid samma tillfälle till banken och kvittooriginalet skickas till kassan på ekonomiavdelningen tillsammans med kopia på insättningskvittot från sedelinlämningen. Det är ytterst sällan att kassadifferenser förekommer. Om så är fallet är det enligt uppgift felslag som uppkommit och rättning sker direkt i kassaapparaten. Kvitto lämnas ej till kund automatiskt. Det registreras ingen kontrollremsa i kassaapparaten. 6
2.4 Revisionell bedömning Vår revisionella bedömning är att redovisningen och hantering av kontanta medel inom Ådalsskolans café i huvudsak är tillfredställande men vid granskningen noterades följande förbättringsområden: Momsredovisningen på dagrapporten överensstämmer inte med den moms som redovisas på Redovisningsblanketten. Vilken momssats som ska använda bör utredas och justeras i kassaapparaten. Varor som kan tas med ut från cafeterian skall redovisas med 12 % moms och om tallriksförsäljning förekommer ska momssatsen vara 25 % (enligt skattemyndighetens anvisningar). Instruktionen för kassaredovisningen bör ses över och uppdateras eftersom den inte överensstämmer helt med den rutin som utförs idag. Förvaring av dagrapporter från kassaapparat från tidigare år arkiveras i cafeterians förråd. Detta är räkenskapsmaterial och ska finnas i säker förvaring i 10 år. 3 Återsökning av särskild momskompensation 3.1 Regelverk Kommunerna intar en särställning i momssystemet genom att man av konkurrensneutralitetsskäl kan erhålla ersättning för ingående moms som hänför sig till skattefri o m- sättning samt ersättning för dold moms vid upphandling från eller bidrag till entreprenörer som driver verksamhet inom områdena tandvård, sjukvård, social omsorg eller utbildning. Vidare intar äldreboendet och LSS-boendet en särställning genom att dessa vårdformer också berättigar till ersättning för lokalkostnader då lokalerna hyrs av kommunen. Ersättningarna regleras i kommunkontolagen och rekvireras av kommunerna från Skattekontoret i Jönköping. Syftet med ersättningen är att eliminera momsens konkurrenssnedvridna effekter. Momsen ska inte påverka en kommuns val mellan att utföra tjänster i egen regi eller att upphandla tjänster från privata entreprenörer. Den ersättning kommuner erhåller för bidrag till näringsidkare inom sjukvård, tandvård, social omsorg och utbildning samt för upphandling inom nämnda områden beräknas schablonmässigt. Det finns två alternativ för att beräkna ersättningen. Alternativ 1 (får alltid användas) 6 % av den kostnad som ger rätt till ersättning. 7
Alternativ 2 Om det av kommunens underlag (fakturor) framgår att viss del av kostnaden avser lokaler: 18 % av lokalkostnaden 5 % av resterande kostnad Hyra av lokaler Ersättning lämnas också med 18 % vid hyra av lokal för sådana boendeformer och sådant boende som: särskilda boendeformer för service och omvårdnad för äldre människor och människor med funktionshinder enligt 5 kap. 5 2 st. och 7 3 st. Socialtjänstlagen (2001:453) och sådant boende som avses i 9 p.8 och 9 Lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade. Ersättning med 18 % medges inte om den fastighet som lokalen är inrymd i upplåts av stat, kommun, landsting, kommunalförbund eller samordningsförbund. 3.2 Interna rutiner för återsökning av särskild momskompensation Ansvaret för återsökning av särskild momskompensation från Skatteverket har avdelningschefen på ekonomikontoret. Underlaget för kommunens ansökningar baseras antingen på den fakturakontering förvaltningarna gör i samband med fakturans ankomst eller speciella sammanställningar av bidragsgrundande kostnader. Avdelningschefen sammanställer slutligt deklarationsblanketten och svarar för själva ansökningsförfarandet. Ansökan upprättas en gång per månad. I tabellen nedan framgår återsökt momskompensation under åren 2006 2009 samt prognos för 2010. Andelen återsökt momskompensation inom utbildning och social omsorg har ökat under de senaste åren vilket främst beror av fler köpta platser inom social omsorg. Beträffande återsökning av momsfri hyra har nivån legat jämn de senaste tre åren. (mnkr) 2006 2007 2008 2009 Prognos 2010 Utbildning & Social omsorg 1,5 1,7 1,8 2,1 2,5 Hyra av lokal vissa boendeformer 1,3 1,8 1,6 1,8 1,8 Utbildning Bidragsberättigande utbildningskostnader hämtas från ett särskilt konto ur ekonomisyst e- met. I intervjun framkom att endast ett fåtal personer i kommunen konterar utbildningsfakturor och det särskilda kontot används frekvent av samtliga. Verksamheterna intäktsförs direkt och momsen bokförs som en fordran. Hyra Kommunen söker även momskompensation för inhyrda boenden inrättade mot bakgrund av SoL och LSS. Underlagskostnaderna hämtas direkt från ekonomisystemet utifrån kän- 8
nedom om berörda bostäder och lokaler som debiteras kommunen momsfri hyra. Såvitt granskningen visar söks momskompensation för alla boenden som fakturerats utan moms. Social omsorg När det gäller bidragsberättigande kostnader avseende social omsorg tas ett underlag fram av ansvarig handläggare inom Individ och familjeomsorgen varje månad. Individ och familjeomsorgen har en påbyggnadsmodul till ekonomisystemet kopplat till IFO-rutinen för hantering av alla tjänsteköp inom social omsorg. Inkomna fakturor attesteras och placeras i pärm under aktuell månad. Inför ansökan av momskompensation går handläggaren igenom ansökningsperiodens fakturor och registrerar bidragsberättigande fakturor i en excelrapport. I excelrapporten beräknas underlaget för särskildmomskompensation fram med hjälp av båda beräkningsalternativen 6 % respektive 5 % och 18 % från erhållna leverantörsfakturor med vilka kommunen har avtal med. Granskningsiakttagelser Vid granskningstillfället har vi i excelrapporten noterat ett fåtal leverantörer där endast sex procent alternativet använts vid återsökning av momskompensation. Vi rekommenderar att ansvarig handläggare kontaktar berörda leverantörer och undersöker möjligheten till om specifikation på vård- respektive boendekostnad kan lämnas. I samband med en stickprovsmässig kontroll och genomgång av bokförda fakturor gällande momsfria fakturor 2010 har vi hittat kompensationsgrundande kostnader från en leverantör för tjänsteköp inom social omsorg som inte blivit föremål för ansökan om momskompensation. Vårt stickprov visar på små belopp (ca 20 tkr i ej återsökt moms), men visar ändå på behovet att en årlig efterkontroll sker av sökt momskompensation. Till granskningen togs en ny rapportlista fram ur kommunens ekonomisystem med fakturor utan moms. Vi anser att listan är ett bra kontrollverktyg och rekommenderar ekonomikontoret att den används i efterkontrollsarbetet. Frågan om en kommun har rätt till ersättning för ökade kostnader vid upphandling och b i- drag avseende ersättning enligt LSS som erlagts till Försäkringskassan har prövats av R e- geringen. Ersättningen avsåg de 20 första assistanstimmar per vecka som kommunen ansvarar för. Enligt regeringsbeslut 2009-12-03 ansågs någon rätt till ersättning inte föreligga. Vid granskningstillfället noterades att kommunen felaktigt återsökt moms för dessa timmar under året. Vid granskningen framkom att Individ- och familjeomsorgen inte har lyft någon moms för kostnader inom ramen för försörjningsstöd. Efter samtal med momshandläggare på Skatteverket framkom att kommunen ev har rätt att lyfta på momsen förutsatt att fakturorna är ställda till Kramfors kommun. Möjlighet till retroaktiv ansökan dvs. omprövning hos Skatteverket kan finnas för 2007 2009. 9
3.3 Revisionell bedömning Vi bedömer att de granskade rutiner avseende kommunens hantering för återsökning av särskild momskompensation i allt väsentligt fungerar på ett tillfredställande sätt. Vi har i vår granskning av redovisningsår 2010 funnit exempel på ersättningar som inte tagits med i kommunens ansökan om momskompensation liksom att för mycket moms har återsökts. Vi rekommenderar att rättning sker samt att kommunen går igenom möjligheterna för omprövning hos Skatteverket för momsavdrag inom ramen för försörjningsstöd. Hans Stark Uppdragsledare Erik Palmgren Projektledare Lisbet Östberg Projektmedarbetare 10