Hur kan vi följa upp och utvärdera brukarnas upplevelser av en insats? Erfarenheter från en FoU-cirkel Elisabeth Beijer och Yvonne Andersson 1
Att följa upp brukares upplevelser av en insats GRo står för Göteborgs Regionen Organisatoriskt lärande och är ett ESF-finansierat kompetens- och verksamhetsutvecklingsprojekt som innefattar sex kommuner inom Göteborgsregionen och Göteborgsregionens kommunalförbund (GR). I det treåriga projektet deltar fem funktionshinderverksamheter och en måltidsserviceverksamhet. Syftet med GRo är att skapa hållbara strukturer för organisatoriskt lärande i kommunala verksamheter genom att ta fram, pröva och utvärdera olika modeller för utvecklingsarbete. GRo arbetar därför med en rad olika strategier för att ta tillvara den kunskap som finns hos medarbetarna och omsätta den till praktisk handling som gagnar brukare och kunder. Exempel på sådana strategier är att medarbetare lär av varandra genom studiecirklar, nätverk, arbetsskuggning och SMARTa mål. Sammanlagt deltar ca 1 000 anställda i projektet. Ett av önskemålen som tidigt uttrycktes inom GRo var att fördjupa frågor om uppföljning och utvärdering. FoU i Väst, som är kommunernas forsknings- och utvecklingsenhet inom GR, fick därför i uppdrag att anordna en så kallad FoUcirkel på temat uppföljning och utvärdering av brukares upplevelser av insatser. Cirkeln inleddes med en informationsträff i maj 2011 och genomfördes sedan september 2011 april 2012. Denna rapport ger en sammanfattande beskrivning av hur FoU-cirkeln var upplagd, innehållet, vad deltagarna arbetade med samt vad arbetet ledde fram till. Cirkelledare och deltagare FoU-cirkeln leddes av Elisabeth Beijer, FoU i Väst/GR och Yvonne Andersson, Ledningsgruppen för Samverkan (LGS)/Projekt Västkompetens. De flesta av deltagarna arbetade i funktionshinderverksamhet nära brukare, i boende och daglig verksamhet/sysselsättning för personer med intellektuella eller psykiska funktionsnedsättningar. Några av deltagarna arbetade övergripande med utvecklingsfrågor, inom myndighetsutövning eller som chef. Deltagare i cirkeln: Anna-Lill Andersson, Ale kommun Ylva Andersson Görling, Stenungsunds kommun Bo Artelius, Partille kommun Jack Axelsson, Lerums kommun Patrik Broberg, Kungälvs kommun Lisa Dahlin, Kungälvs kommun Kjell Fransson, Ale kommun Madelene Fredholm, Ale kommun Helen Göransson, Stenungsunds kommun Hanna Johansson, Ale kommun Birgitta Karlsson, Partille kommun Lotta Larsson, Lerums kommun Kristin Norneby, Stenungsunds kommun Eva Regnell, Kungälvs kommun Anna Sundin, Kungälvs kommun Åsa Wallqvist, Lerums kommun Förväntningar på deltagandet i FoU-cirkeln I samband med inledningen av cirkeln formulerade deltagarna var för sig vilka förväntningar de hade. Det visade sig att det fanns många olika förväntningar: Hur brukarsamverkan med organisationer på hemmaplan kan utvecklas Utvärderingsinstrument och brukarundersökningar på såväl en verksamhets- som en övergripande nivå Metoder för att stärka delaktighet och brukarinflytande i verksamheten Genomförandeplaner planernas funktion, uppföljning av planerna, hur man kan försäkra sig om att brukare med kognitiva svårigheter kan uttrycka sin uppfattning Delaktighet/maktperspektiv Aktuell forskning, studier, föreläsningar Reflektion tillsammans med andra kolleger Studiebesök Nätverk för metodstöd och metodutveckling Etiska dilemman, normer Titelfrågor Former och förhållningssätt FoU-cirkeln träffades under tiden september 2011 april 2012 vid tio tillfällen. Det gemensamma programmet omfattade oftast halvdagar under förmiddagar. Deltagarna var indelade i olika 2
temagrupper som ofta träffades under eftermiddagarna i samband med cirkelträffen, samt vid tillfällen dessemellan. En FoU-cirkel är inte en färdig kurs utan bygger på aktivt deltagande för att utformning och innehåll ska gynna deltagarnas lärande. Arbetsformerna utprövades därför i dialog mellan ledare och deltagarena. Oftast innehöll cirkelträffarna föreläsningar från inbjudna personer och redovisning från temagrupperna samt gemensam reflektion. Deltagarna gjorde också studiebesök. Förhållningssättet i cirkeln var att hjälpas åt, att dela med sig av synpunkter och erfarenheter samt att alla temagruppers arbete skulle vara en angelägenhet för samtliga deltagare. Den gemensamma reflektionen var en väsentlig del av cirkelträffarna. Deltagare och ledare delade kontinuerligt med sig av egna erfarenheter och exempel. Ledarna strävade efter att möta de förväntningar som deltagarna formulerat, förutom i den del som rörde titelfrågor, som inte bedömdes ligga inom ramen för uppdraget. Inriktningen var att FoUcirkeln skulle bidra till nytta, det vill säga den skulle få en betydelse för arbetet på hemmaplan. Den skulle också bidra till vad som brukar benämnas en evidensbaserad praktik, en verksamhet som präglas av att kunskap från brukare, anställda och chefer samt forskning tas till vara och används. Varje cirkeltillfälle dokumenterades av cirkelledarna genom PowerPoints. Dokumentationen skickades ut till alla deltagare direkt i samband med varje cirkeltillfälle. De mål som formulerades i samband med starten av cirkeln var: En ökad medvetenhet och en reflekterad hållning till vad brukarperspektiv kan innebära Utforma, eventuellt också pröva, former för uppföljning, utvärdering och brukarsamverkan En enkel dokumentation Temagrupper Utifrån de förväntningar som uttryckts föreslog cirkelledarna att deltagarna skulle dela in sig i temagrupper. Temagrupperna skulle ge möjlighet att fördjupa sig särskilt i vissa frågor och ge utrymme för lärande av varandra. Temagrupperna kom att bestå av personer från två eller tre kommuner. De teman som grupperna arbetade med var följande: Delaktighetsbegreppet Genomförandeplaner Stärkt brukarmedverkan på en verksamhetsoch organisationsnivå Brukarundersökningar/enkäter Temagrupperna inledde sitt arbete med att formulera vilka frågor man ville arbeta med samt hur man ville gå tillväga. Förslagen redovisades med stöd av PowerPoint-bilder. Alla cirkeldeltagare medverkade med att ge respons på förslagen. Därefter arbetade grupperna med sina teman på olika sätt och efter hand redovisades hur långt man kommit. Vid avslutningsträffen hade samtliga grupper nått i mål och kunde lämna ifrån sig en dokumentation. Temagruppernas arbete beskrivs nedan. Innehåll vid de olika cirkeltillfällena Innehållet formades alltså i ett samspel utifrån kontinuerliga önskemål från deltagarna, uttryckta förväntningar, uppdraget till ledarna och de mål som var formulerat för cirkeln. Maj 2011 Informationsträff. Dialog om mål, innehåll och förväntningar. Deltagarna uppmanades att skriva ner sina förväntningar och skicka in dem med e-post till cirkelledarna. Boken Brukarmedverkan, Ett nytt sätt att arbeta (Wermeling, E, 2012, Sveriges Kommuner och Landsting, Kommentus) delades ut med uppmaningen att läsa det första kapitlet innan cirkeln startade. Tillfälle 1 september 2011 Sonny Wåhlstedt och Henrik Ragnevi från NSPHiG (Nationell Samordning Psykisk Hälsa i Göteborg) föreläste om brukarperspektiv och former för brukarmedverkan. Deltagarna arbetade sedan vidare med frågor om brukarperspektiv utifrån föreläsningen och den bok som delats ut. Avsikten var att sätta frågor om brukarperspektiv på agendan tidigt i processen. 3
Tillfälle 2 september 2011 Studiebesök på Grunden och FUB (För barn, unga och vuxna med utvecklingsstörning) med frågor som förberetts av deltagarna. Bland annat diskuterades självständighet, inflytandefrågor samt begreppet brukare. Tillfälle 3 september 2011 Reflektion över de två första cirkeltillfällena. Elisabeth Beijer, FoU i Väst/GR, föreläste om grundbegrepp och viktiga delar i uppföljning och utvärdering samt om vad som menas med en evidensbaserad praktik. Förslag till indelning i temagrupper. Genomgång av PowerPoint som redskap för dokumentation. Tillfälle 4 oktober 2011 Presentation från temagrupperna av vilka frågor man ville söka svar på samt hur man tänkte gå tillväga. Tillfälle 5 november 2011 Anette Jansson, Vård och omsorg i Mölndals Stad, föreläste om genomförandeplaner. Genomgång av hur långt man kommit i respektive temagrupp. Tillfälle 6 december 2011 Reflektion över vad man har med sig från föreläsningen om genomförandeplaner. Pernilla Andermore, överförmyndare i Stenungsunds kommun, samt två gode män föreläste om godmanskap utifrån frågor från cirkeldeltagarna. Genomgång av hur långt man kommit i respektive temagrupp. Tillfälle 7 januari 2012, två heldagar Deltagande i en utbildning anordnad av Projekt Västkompetens med Scott D Miller, om vad som är verksamt i psykosocialt behandlingsarbete samt om enkla instrument för uppföljning/feedback. Tillfälle 8 februari 2012 Reflektion över vad man har med sig från utbildningen med Scott D Miller. Slutredovisning från temagruppen om delaktighetsbegreppet. Filmen Från idiot till medborgare del II (www.carpe.se) visades bland annat. Slutredovisning från temagruppen om brukarundersökningar. Föreläsning av Maria Hilmersson, SDF Majorna Linné, Göteborgs Stad, om uppföljningssystemet UIP (Utvärdering Insatser Psykiatri). Reflektion över temagruppernas arbete. Tillfälle 9 mars 2012 Reflektion över föreläsningen om UIP. Föreläsning om brukarrevision från Christina Norman och Sofia Vilén, Social Resursförvaltning, Göteborgs Stad tillsammans med Jan Liljeberg. Slutredovisning från temagruppen om former för brukarmedverkan på organisations- och verksamhetsnivå. Slutredovisning från temagruppen om genomförandeplaner. Reflektion över temagruppernas arbete. Tillfälle 10 april 2012 Samlad reflektion av vad cirkeln i sin helhet samt arbetet i temagrupperna kan betyda för utvecklingsarbetet på hemmaplan. Se sammanställning nedan. Summering av cirkeln. Temagruppernas arbete Dokumentation från temagrupperna finns sammanställd från varje grupp och publicerad i sin helhet på webbplatsen för GRo, www.groprojektet. se. Här ges en kortfattad inblick i något av det temagrupperna presenterat: Delaktighetsbegreppet Frågeställningarna var Vad säger lagstiftningen?, Hur definieras begreppet delaktighet?, Vad krävs för att delaktighet ska ske?, Hur har delaktighet för personer med funktionsnedsättningar sett ut historiskt? och Hur beskrivs delaktighet på individ- och verksamhets- samt organisationsnivå?. 4
Tillvägagångssättet var att ta del av filmerna Från idiot till medborgare (II) där utvecklingen inom omsorgen om personer med funktionsnedsättningar skildras ur ett delaktighetsperspektiv. Gruppen hade också tagit del av vad som står i lagen och vad FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning säger samt viss litteratur. Intervjuer med en brukare, en medarbetare och en chef utifrån frågor om vad delaktighet innebär genomfördes också. Inte minst gav intervjun med brukaren många tankar och vi frågade oss gemensamt i cirkeln om vi verkligen tar reda på vad som är viktigt för var och en av de personer vi möter för att uppleva delaktighet och hur vi gör för att medverka till det. Några enkla öppna frågor kan ge mycket information och är kanske en underskattad aspekt av uppföljning/utvärdering, som kan betyda mycket för den enskilde. Brukarundersökningar Gruppen har framför allt tittat på enkätundersökningar som genomförs i olika kommuner för att få information och inspiration till brukarundersökningar som rör LSS-boende och daglig verksamhet. Vidare har deltagarna intresserat sig för hur resultat från brukarundersökningar tas tillvara. Gruppen har intervjuat personal i olika kommuner samt tagit del av enkäter och litteratur. I arbetet har man också tittat på verktyg som kan användas när personen har kognitiva funktionsnedsättningar. Gruppen har fått insyn och insikt i att det inte alltid är klart varför brukarundersökningar görs och vad de används till. Det finns goda exempel på brukarundersökningar, hjulet måste inte uppfinnas varje gång, men det är ändå oklart om förbättringsinsatser verkligen görs efter det att undersökningarna genomförts. Några frågeställningar som gruppen bär med sig är: Är det någon skillnad på resultatet om man har en oberoende aktör som genomför brukarundersökningen? Blir det någon skillnad på genomförandet beroende på vem som ger uppdraget? Vem avgör lämplig metod för genomförandet t ex glada gubbar, skalor, text? Om deltagarna i gruppen idag, med kunskapen från temaarbetet, skulle ta fram en brukarundersökning tror de att de skulle tänka på att det är värdefullt om fler kommuner går samman, att det finns resurser för hela processen samt tydligt syfte och mål och en plan för hur resultatet skall användas. Det är nödvändigt med ett grundligt förarbete (befintligt material eller skapa eget) och brukarmedverkan (förarbete, genomförande, resultat, återkoppling/uppföljning) vilket ger trygghet, delaktighet och utveckling. Undersökningen behöver anpassas för att nå så många brukare som möjligt. Former för brukarmedverkan på organisations- och verksamhetsnivå I den här temagruppen ville man finna exempel på former för brukarmedverkan och uppföljning på verksamhetsnivå respektive organisationsnivå och sammanställa erfarenheter av dem samt reflektera över dessa former. I temaarbetet hade man tagit del av litteratur om begrepp och om brukarmedverkan. Gruppen ställde också frågor till kollegor som reflekterade över om vad man ansåg vara viktigt att brukare har inflytande i, om det kan finnas gränser för individens rätt att ta makten över sitt liv och vad det betyder för det professionella utförandet att individen tar makten. De former som gruppen tittat på var BISAM, BUKU, brukarråd och brukarrevision. Temagruppen hade också arrangerat en föreläsning med inblick i en brukarrevision. Gruppens deltagare kom fram till att brukarmedverkan behöver utvecklas på alla nivåer, att de funnit det särskilt intressant med brukarråd och brukarför- 5
bund kopplat till politiken samt att den största utmaningen är att ge brukare fullt inflytande över sin tillvaro. Deltagarna konstaterade att om vi inte kan få fram vad brukaren vill så kan vi inte ge det bästa stödet. Genomförandeplaner Frågeställningarna som vägledde gruppen handlade om vad en genomförandeplan ska innehålla, vilket syftet är, vilken betydelse planen har och hur planen kan följas upp. Gruppen har utbytt erfarenheter och material samt sökt information via nätet, litteratur och olika kontakter. Man har genomfört en intervjustudie med brukare och anställda samt tagit del av aktuell forskning och riktlinjer. Gruppen konstaterar bland annat att arbetet med genomförandeplaner ser olika ut i olika verksamheter och kommuner, att brukaren sällan är en jämbördig part men att en rätt utförd uppföljning kan stärka brukaren i att själv sätta mål och att påverka vägen dit. Framsteg och även problem blir tydliga och brukaren kan få möjlighet att utvecklas. Uppföljning blir extra viktig i de fall brukaren inte själv kan föra sin talan. Liksom i de andra temagrupperna väckte gruppens arbete många frågor, exempelvis hur vi arbetar så att genomförandeplanen och uppföljningen inte blir bara blanketter utan något som stimulerar till utveckling. Utifrån gruppens arbete formulerade samtliga deltagare i cirkeln tänkbara frågor som skulle kunna ställas i all uppföljning av genomförandeplaner. Vad kan FoU-cirkeln leda vidare till? Vid det sista cirkeltillfället formulerade deltagarna vad de ville eller planerade göra med erfarenheterna från FoU-cirkeln. Här är det ju viktigt med fortsatt dialog i den egna organisationen men några förslag från deltagarna var följande: I en kommun kommer man att ha fokus på genomförandeplanen och ska fortsätta det arbetet utifrån intryck från cirkeln. Man tänker sig också möjligheten att bjuda in brukarföreträdare som man mött i cirkeln. Temagruppen har initierat en diskussion om brukarrevision på hemmaplan och kommer att köpa in filmerna om delaktighet historiskt för allmän visning. I den här kommunen funderar man på om man kan ha draghjälp av brukarföreningarna för att stärka brukarmedverkan. Cirkeldeltagare från en annan kommun berättar att man tagit upp frågan om att bjuda in Göteborgs Stads brukarrevision och man har inlett ett arbete med att effektivisera brukarprocessen som kommer att involvera all personal. Detta har bärighet på att skapa former för brukaruppföljning och modeller för genomförandeplaner. I en av de deltagande kommunerna kommer man att göra en presentation av temaarbetet vid planeringsdagar. Filmerna Från idiot till medborgare har visats och brukarföreträdare som medverkat i cirkeln har besökt kommunen. Brukarrevisionen kommer också att besöka ytterligare en annan kommun. I denna kommun har man också initierat studiecirklar om makt. Man har använt filmerna och Scott D Millers uppföljningsmodeller kommer att diskuteras i verksamheter av olika slag. Avslutningsvis i en av de deltagande kommunerna har en arbetsgrupp med representanter för olika verksamheter och befattningar satts samman för att arbeta med om hur genomförandeplanerna kan levandegöras samt hur cirkelns arbete kan nyttiggöras. Scott D Millers uppföljningsmodell är bland annat något som inspirerat att gå vidare med. Vad tyckte deltagarna om cirkeln? Efter cirkelns avslut besvarade deltagarna två frågor Vad har varit bra med cirkeln? och Vad skulle ha kunnat vara bättre?. Av svaren framgår att man allmänt upplevt cirkeln som givande, att man har mycket med sig, att det varit ett rikt innehåll och en lyssnande och tillåtande atmosfär. Temaarbetena har gjort att man sökt kunskap på egen hand, men också kunnat ta intryck av varandra, föreläsare och cirkelledare. Cirkeln har väckt idéer att gå vidare med på hemmaplan. Att dela erfarenheter över kommungränserna ger mycket. Några deltagare uttrycker att man hade förvänt- 6
ningen att komma tillbaka med ett färdigt uppföljningsinstrument, men säger samtidigt att det kanske inte var särskilt realistiskt att tänka så. Det finns också en uppfattning om att cirkeln kunde haft ett tydligare syfte och att det var lite oklart varför det blev just de föreläsningar det blev. Avslutande reflektioner från cirkelledarna En kurs räcker inte för att utveckla verksamheten är ett av ledmotiven för GRo. En FoU-cirkel kan vara ett exempel på hur utvecklingsarbete kan ges näring och stöd utöver det en kurs kan ge. Samtidigt är det en (skön) konst som ledare att ta hand om många olika förväntningar och försöka bidra till arbetsformer och innehåll som berikar. Möjligtvis blev fokus ett annat än vad vissa deltagare hade tänkt. Att dela in gruppen i temagrupper gjorde att vissa frågor fokuserades, andra inte. Så värst mycket av konkreta uppföljningsinstrument blev inte resultatet (om än några), men förhoppningsvis många insikter om varför uppföljning av brukares upplevelser är viktigt och många exempel på hur man kan göra på olika nivåer samt varför brukarperspektivet behöver stärkas. Detta arbete måste fortsätta i respektive kommun och tillsammans inom GR. Helt klart är att deltagarna medverkat med liv och lust och stor energi trots en ofta ansträngd arbetssituation. Det är att notera att samtliga temagrupper nådde hela vägen fram med en slutförd dokumentation och med många uppslag till hur man skulle kunna gå vidare på hemmaplan. Som cirkelledare har vi försökt leva efter GRoprojektets principer och har sett att det finns alla goda skäl att GR-kommunerna verkar för att lära av varandra. Samtidigt har vi försökt bidra till att levandegöra idén om en evidensbaserad praktik. Vi konstaterar att samtliga temagrupper tagit del av såväl forskning, praktikens erfarenheter och brukares kunskap, de viktigaste beståndsdelarna för en evidensbaserad praktik, för att komma framåt i sina frågeställningar. Vidare har vi ansträngt oss för att kontinuerligt ge utrymme för gemensam reflektion, en väsentlig grund för lärande och kunskapsutveckling. Låt oss fortsätta på den inslagna vägen inom GR där denna FoU-cirkel kanske förhoppningsvis har kunnat bidra. Text: Elisabeth Beijer och Yvonne Andersson Foto: Omslagsbild Anders Deros, s. 5 från www.neonova.se, s. 6 Theresa Larsen Layout: Maja Sabelsjö 7