DEN NYA ADMINISTRATÖREN Ett ESF-finansierat kompetensutvecklingsprojekt mellan Tranemo kommun och Orust kommun

DEN NYA ADMINISTRATÖREN Ett ESF-finansierat kompetensutvecklingsprojekt mellan Tranemo kommun och Orust kommun Kompetens Delaktighet Engagemang Bemötande Trygghet 1

Innehåll Bakgrund 3 Syfte 4 Mål och förväntade effekter 5 Övergripande projektmål: 5 Delmål 1 : 5 Delmål 2 : 5 Delmål 3 5 Delmål 4: 6 Delmål 5: 6 Delmål 6 : 6 Delmål 7: 6 Metod för att nå målen 7 Känna trygghet i de administrativa verktygen 7 Intyg och validering 8 Nyckelpersoner med extra mycket kunskap 8 Kunskap i bemötande, tillgänglighet och jämställdhet i verksamheten 9 Utbyte med Finland 10 Bemötande, tillgänglighet och jämställdhet för kommuninvånare 10 Öka kostnadseffektivitet 11 Resultat 12 Bilaga Utvärdering 16 Bilaga Intyg 17 Bilaga Processkartläggning 18 Bilaga Processkartläggning 19 Kontaktuppgifter 20 2

Bakgrund Tranemo och Orust är småkommuner som ligger utanför en storstadsregion. Tranemo kommun har ca 12000 invånare och ca 1050 arbetar inom kommunen. Orust kommun har ca 15100 invånare och ca 1050 arbetar inom kommunen. Kommunerna är uppbyggda runt industrier, Tranemo som verkstadsindustrisamhälle, Orust som industrisamhälle med båtbyggeri. Det geografiska läget för kommunerna bidrar till lokala rekryteringar då man inte har samma rekryteringsmöjligheter som större kommuner. Det finns också en tradition av att rekrytera lokalt och att personalen blir kvar med kommunerna som arbetsgivare. I Tranemo kommun har 20 % av invånarna eftergymnasial utbildning. 14 % av männen och 26 % av kvinnorna. I Orust kommun har 27 % av invånarna eftergymnasial utbildning. 21 % av männen och 33 % av kvinnorna. Sveriges medelsnitt för eftergymnasial utbildning är 36 % där 32 % av männen har eftergymnasial utbildning och 40 % av kvinnorna. De båda kommunernas utbildningsnivå är alltså relativt låg om man jämför med riket. Som små kommuner har man försökt att följa med den tekniska utvecklingen som sker i omvärlden och har lyckats med stora investeringar, men kompetensnivån som personalen har är inte tillräcklig för att på ett kostnadseffektivt sätt kunna utnyttja de verktyg som finns. Tranemo och Orust kommun genomgick stora organisatoriska förändringar vid årsskiftet 10/11. Kommunernas ledning har omorganiserats och stora förändringar skedde både administrativt och fysiskt. Många administrativa medarbetare i Tranemo och Orust kommun hade inte tillräckliga kunskaper och personlig beredskap för att möta de administrativa och fysiska förändringar som skedde i kommunerna. Detta medförde att många i personalen upplevde situationen som pressande. 3

Syfte Det övergripande syftet med projektet Den Nya Administratören är att ge deltagande kvinnor och män ökad självkänsla och bättre förutsättningar för ett fortsatt arbetsliv. - Att stärka deltagande kvinnor och mäns roller på arbetsmarknaden och trygga en fortsatt utveckling genom ett valideringssystem som säkrar dokumentation för t ex löneförhandlingar och framtida anställningar - Att utnyttja de investeringar Tranemo och Orust kommun har gjort i administrativa verktyg samt att effektivisera verksamhetens administrativa resurser och öka kostnadseffektiviteten. - Att skapa trygghet och en mer positiv bild av utvecklingen i den nya tekniken för deltagande kvinnor och män då det idag finns en viss olust att vilja använda kommunernas IKT-baserade verktyg på ett enhetligt sätt. Den nya administratören ska rustas med kompetens för att vara redo att möta framtidens utveckling. - Att förverkliga ett av kommunernas politiska huvudmål är att göra kommunen mer tillgänglig för kommunens invånare, näringsliv och föreningar genom att utveckla de tekniska kompetenserna och arbeta med bemötandet av invånarna. - Att skapa förutsättningar för en god arbetsmiljö för kommunernas deltagande män och kvinnor genom att ge dem utbildning och kunskapsinsatser i bemötande, tillgänglighet och jämställdhet. Fantastiskt engagemang 4

Mål och förväntade effekter Övergripande projektmål: Medarbetare i Tranemo och Orust kommun ska ha tillräckliga förkunskaper och personlig beredskap för att möta de administrativa och fysiska förändringar som sker i kommunerna. Delmål 1: Alla projektdeltagande män och kvinnor ska känna sig trygga med dagens utveckling gällande tekniska och administrativa verktyg för att kunna genomföra sina arbetsuppgifter på ett rättssäkert och effektivt sätt. Effekt: Deltagande kvinnor och män ska känna sig trygga i sina arbetsuppgifter och få sina nya administrativa yrkesroller stärkta. De anställda kvinnorna och männen får en tydligare bild av kommunal förvaltning och dess effekter. De får också kunskap om kommunernas tekniska, administrativa verktyg. Delmål 2: Alla deltagande kvinnor och män ska erhålla ett bevis, en dokumenterad validering på deras reella kompetens samt den kompetens de förvärvar under projektet. Effekt: Deltagarna får en stärkt roll och ökar möjligheterna för rörligheten på arbetsmarknaden då deras kunskaper dokumenterats. Delmål 3: Att ha ett antal nyckelpersoner som ambassadörer med extra mycket kunskap om tillgänglighet, jämställdhet, förvaltningskunskap och kommunernas administrativa verktyg. De ska också delge varandra och andra deltagande kvinnor och män nya erfarenheter och kunskaper som förvärvats genom det informella lärandet. Dessa ska även bistå som ledare av nätgruppsmöten på de olika avdelningarna under projektet. 5

Delmål 4: Att öka deltagande kvinnor och mäns kunskaper om bemötande, tillgänglighet och jämställdhet för att sedan implementera och genomsyra hela verksamheten. Effekt: Inkludering och mångfald. Större acceptans och förståelse för sina medmänniskor. Delmål 5: Att skapa ett väl fungerande samarbete rörande erfarenhetsutbyte med annan kommun i Finland. Detta för att skapa möjligheter att samverka omkring de områden vårt projekt berör och gemensam kompetensutveckling och samarbete även efter projektets slut. Effekt: Deltagande kvinnor och män får möta andra som arbetar i kommunala förvaltningar och se deras verksamhet samt utbyta erfarenheter och best practise. Detta stärker motivationen att lära och att utveckla ett väl fungerande samarbete för framtiden. Delmål 6: Att öka deltagande kvinnor och mäns kunskaper i bemötande av kommuninvånarna. Detta ur alla tillgänglighetsaspekter samt ur jämställdhetsperspektiv. Effekt: Kommunen blir mer tillgänglig för alla och detta bidrar till ett trevligare och mer relevant bemötande för kommuninvånaren. Delmål 7: Att ha ökat kostnadseffektiviteten i kommunerna. Effekt: Tidsvinst genom samverkan mellan personalgrupper och deltagarna ur samma yrkeskategorier på olika avdelningar. Det förkortar även väntetiden för den enskilda medborgaren. 6

Metod för att nå målen I projektet har vi haft förmånen att använda oss av bra föreläsare. Efter varje utbildning/föreläsare har vi använt oss av en utvärdering som gett möjlighet att utveckla och förbättra. Kursutvärderingarna visar på väl genomförda utbildningar och som upplevts ha förbättrat deltagarnas kunskaper i enlighet med projektets mål. Inför alla utbildningar tillgänglighetsinventerade vi alla utbildningslokaler enlig Handisams checklista för konferenser. (Myndigheten för handikappolitisk samordning) Länk till Handisams checklista: http://www.handisam.se/filer/checklista%20tillg%c3%a4ngliga% 20konferenser.pdf Känna trygghet i de administrativa verktygen Alla projektdeltagande män och kvinnor ska känna sig trygga med dagens utveckling gällande tekniska och administrativa verktyg för att kunna genomföra sina arbetsuppgifter på ett rättssäkert och effektivt sätt. Medarbetarenkät skickades ut för att ta reda på kompetensbehovet i ärendehanteringssystemet. Man delade in systemet i fem olika utbildningar, detta för att alla inte har behov av alla delar i ärendehanteringssystemet. Sedan bjöd man in till utbildning efter behov, så kallad skräddarsydd utbildning. Föreläsningar i kommunal förvaltning samt IKT och E-tjänster genomfördes. Effekt: Deltagande kvinnor och män ska känna sig trygga i sina arbetsuppgifter och få sina nya administrativa yrkesroller stärkta. De anställda kvinnorna och männen får en tydligare bild av kommunal förvaltning och dess effekter. De får också kunskap om kommunernas tekniska, administrativa verktyg. 7

Intyg och validering Alla deltagande kvinnor och män ska erhålla ett bevis, en dokumenterad validering på deras reella kompetens samt den kompetens de förvärvar under projektet. I ärendehanteringssystemet tog vi fram ett test som är indelat i tre olika nivåer, där varje deltagare kan välja vilken nivå man vill validera i. Därefter får man ett intyg på sin kompetens. I övriga kompetensinsatser har varje deltagare erhållit ett bevis i form av ett intyg. Effekt: Deltagarna får en stärkt roll och ökar möjligheterna för rörligheten på arbetsmarknaden då deras kunskaper dokumenterats. Nyckelpersoner med extra mycket kunskap Att ha ett antal nyckelpersoner som ambassadörer med extra mycket kunskap om tillgänglighet, jämställdhet, förvaltningskunskap och kommunernas administrativa verktyg. De ska också delge varandra och andra deltagande kvinnor och män nya erfarenheter och kunskaper som förvärvats genom det informella lärandet. I medarbetarenkäten ställdes frågan om man ville bli nyckelperson (ambassadör) på sin avdelning. Frivilligheten ansåg vi vara viktig för att få engagemang. Dessa nyckelpersoner fick fördjupningar i jämställdhet och tillgänglighet samt i alla kurser i ärendehanteringssystemet. Ambassadörerna har arbetat fram olika processkartläggningar inom områden som ökar effektiviteten. En grupp jobbade med ett inkommet ärende, där man hittade en tidsvinst på sex dagar, om alla handläggare använder sig av ärendehanteringssystemet. 8

Den andra gruppen tog fram en process för anställning och kom fram till en gemensam struktur i kommunen. Vinsten av att ändra processen och arbeta i ärendehanteringssystemet ger en kostnadseffektivitet på ca 200 000 kronor/år Effekt: Medarbetare och nyanställda kan känna sig tryggare med att ha flera nyckelpersoner att vända sig till för stöd och vägledning. När nyanställning sker finns kompetent personal för att handleda och utbilda. Kunskap i bemötande, tillgänglighet och jämställdhet i verksamheten Att öka deltagande kvinnor och mäns kunskaper om bemötande, tillgänglighet och jämställdhet för att sedan implementera och genomsyra hela verksamheten. All administrativ personal har haft möjlighet att gå en halvdag grundutbildning i tillgänglighet. Ambassadörerna har dessutom fått en fördjupning där man bl.a. arbetade fram handlingsplaner. I jämställdhet fick all administrativ personal möjlighet att gå en storföreläsning och en workshop där man fördjupade sig i ämnet. Ambassadörerna fick även gå en fördjupning där man lärde sig olika metoder för att lära sig sprida ämnet vidare. Kunskap och förståelse av dessa områden ger en öppenhet och ett bättre bemötande på arbetsplatsen. Effekt: Inkludering och mångfald. Större acceptans och förståelse för sina medmänniskor. Många funderingar och idéer jag tar med 9

Utbyte med Finland Att skapa ett väl fungerande samarbete rörande erfarenhetsutbyte med annan kommun i Finland. Detta för att skapa möjligheter att samverka omkring de områden vårt projekt berör och gemensam kompetensutveckling och samarbete även efter projektets slut. Valet av kommun, Finland Närpes, framkom av att vi skulle vara ungefär lika många medborgare i antal samt ha en gemensam offentlighetsprincip. Tre besök har gjorts. I det första besöket knöt vi kontakter och tittade på hur strukturen för Närpes kommun var. Därefter gjordes två resor med ambassadörerna där de jobbskuggade med en person som hade likvärdiga arbetsuppgifter. Effekt: Deltagande kvinnor och män får möta andra som arbetar i kommunala förvaltningar och se deras verksamhet samt utbyta erfarenheter och best practise. Detta stärker motivationen att lära och att utveckla ett väl fungerande samarbete för framtiden. Bemötande, tillgänglighet och jämställdhet för kommuninvånare Att öka deltagande kvinnor och mäns kunskaper i bemötande av kommuninvånarna. Detta ur alla tillgänglighetsaspekter samt ur jämställdhetsperspektiv. Under mobiliseringsfasen skickades en medborgarundersökning i enkätform ut. Frågorna i enkäten ställdes utifrån regeringens mål för diskrimineringsgrunder i jämställdhet och tillgänglighet. Den visade hur medborgarna upplevde bemötandet ur tillgänglighet och jämställdhetsperspektiv. I projektets slutfas skickades en likadan enkät ut. Resultaten jämfördes sedan. Effekt: Kommunen blir mer tillgänglig för alla och detta bidrar till ett trevligare och mer relevant bemötande för kommuninvånaren. 10

Öka kostnadseffektivitet Att ha ökat kostnadseffektiviteten i kommunerna. Under ambassadörernas processkartläggning av inkommet ärende visades en tidsvinst på sex dagar. De gjorde även en processkartläggning av anställningsprocessen där man kom fram till en gemensam struktur i kommunen som ger en kostnadseffektivitet på ca 200 000/år. Utbildningarna i ärendehanteringssystemet har visat att man känner sig tryggare i sin arbetssituation. Därmed kan handläggningstiderna förkortas om fler använder ärendehanteringssystemet Effekt: Tidsvinst genom samverkan mellan personalgrupper och deltagare ur samma yrkeskategorier på olika avdelningar. Det förkortar även väntetiden för den enskilda medborgaren. Att våga fråga 11

Resultat Resultaten från båda kommunerna visar, efter medarbetarenkäten, att två tredjedelar upplever att stressen gått ner som en konsekvens av projektets insatser och drygt en tredjedel känner sig tryggare i sin arbetssituation. Närmare fyra femtedelar av deltagarna upplever att bemötande kollegor emellan och bemötande av kommuninvånare har förbättrats. Många deltagare upplever att de har fått ett stärkt självförtroende för att arbeta med det system vi använder för ärendehantering. Projektet har bidragit till att deltagarna ökat sitt användande av systemet, genom rutiner, utbildningar och ambassadörernas arbete med processkartläggning. Kompetensbedömning i ärendehanteringssystemet kommer att föras in i kommunerna efter projektets slut. Ambassadörerna har fått fördjupningskurser i de aktuella ämnena där de fått verktyg för att kunna fortsätta arbetet i kommunerna. Man bygger broar mellan avdelningar och löser därför lättare problem och skapar rutiner. Tillgänglighet: Av de som har någon dold funktionsnedsättning tycker 3 av 6 i Tranemo och 2 av 12 på Orust att det under projekttiden blivit förbättringar på sin arbetsplats. Ingen anser att de blir särbehandlade på grund av sin funktionsnedsättning. Jämställdhet: Vad gäller särbehandling relaterat till kön visade Orust en nedgång från 15 till 8% medan Tranemo visad en uppgång från 4 till 11 %. Orsaken till dessa skillnader är inte undersökt men kan bero på att medarbetare har fått ökade kunskaper om jämställdhet och kan bättre avgöra om särbehandlingar har skett eller inte. 12

Effekter som inte var uppenbara under projektets början är den positiva upplevelsen deltagarna har att man lärt känna medarbetare från andra avdelningar än sin egen. Den positiva upplevelsen av nyttan med rutiner, att det är tidsbesparande och underlättar arbetet. En positiv sidoeffekt är att man förmedlar bra kontakter, till exempel föreläsare som varit med i projektet har knutit nya kontakter i kommunerna, för att eventuellt jobba vidare med de viktiga frågorna i andra uppdrag. Under projektets gång märkte man att många saknade kunskap eller en uppdatering i personuppgiftslagen. Orust kommuns jurist höll tre föreläsningar för deltagare på Orust och detta var också inplanerat i Tranemo men på grund av sjukdom fick dessa ställas in. Förhoppning är att med ett vidare samarbete kommer dessa att genomföras i Tranemo efter projektets slut. Vi ser stora möjligheter till en fortsatt samverkan mellan kommunerna och att ett nätverk för ambassadörerna utvecklas för framtida erfarenhetsutbyten. Att ha en ambassadörsgrupp som har ett brinnande intresse för att utveckla och föra kommunernas arbete framåt, har varit en förutsättning för att få ett bra resultat. Det transnationella samarbetet kommer att fortsätta även efter projektets slut då ett besök från Finland är inplanerat 2014. Otroligt inspirerande att vara med! 13

Slutord Att förändra i kommuner och stärka medarbetare är ett långsiktigt arbete. Metoderna vi har använt för att nå våra mål har fungerat bra och gett ringar på vattnet för fortsatt arbete. Att ha en ambassadörsgrupp som har ett brinnande intresse för att utveckla och föra kommunernas arbete framåt, har varit en förutsättning för att få ett bra resultat. Kraven på bra bemötande och rätt kompetens kommer alltid att vara aktuellt. Det här projektet har varit en del i det arbete som ständigt görs i kommunerna. Det är ett sätt att tänka nytt! 14

15 Bollen är din.

Utvärdering Kurs/Föreläsning/Utbildning Datum: Kvinna Man Ange ditt svar 1-4: 1 - Stämmer inte alls, 2 - Stämmer knappast, 3 Stämmer ganska bra 4 Stämmer precis 1. Innehållet i kursen var bra. 2. Innehållet i kursen var anpassat efter mina förkunskaper. 3. Den här kursen kändes viktig för mitt arbete. 4. Lärarna i kursen var bra på att förklara saker för oss. 5. Lärarna ägnade tid åt att kommentera våra övningar (där sådana ingick i kursen). 6. Lärarna motiverade mig att göra ett gott arbete med övningarna (där sådana ingick). 7. Vi fick oftast tillräckligt med tid på oss för att förstå de saker vi skulle lära oss. 8. Kursen gav tillfälle till erfarenhetsutbyte med kolleger. 9. Kursen har ökat mina kunskaper om IKT i allmänhet. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Kursen har ökat mina kunskaper i offentlig förvaltning. Kursen har ökat mina kunskaper om e-tjänster. Kursen har ökat mina kunskaper i kommunens administrativa verktyg. Kursen bidrar till att öka kommunens kostnadseffektivitet. Kursen har ökat mina kunskaper i tillgänglighet. Kursen har ökat mina kunskaper i jämställdhet. Kursen har ökat mina kunskaper i bemötande av kommuninvånare. 16

INTYG Har deltagit i föreläsningen Kommunal förvaltning Av Axel Danielsson Offentlighetsprincipen Yttrandefrihet och meddelarfrihet Handlingsoffentlighet Hantering av allmänna handlingar Sekretess Styrning och ledning av kommunal verksamhet Fullmäktiges ansvar Kommunstyrelsens ansvar Nämndernas ansvar Tjänstemännen ansvar Ansvarsutkrävandet Projekt Den nya administratören Orust 2012 Projektledare Marie Börjesson Axel Danielsson Konsult AB Lupinvägen 3 17

Processkartläggning Ärende till kommunen Totalt hanteras mellan 5 500 6 000 ärenden per år (2012) på Orust. De allra flesta ärenden registreras i ärendehanteringssystemet, en mindre andel (ca 10 %) hanteras utanför ärendehanteringssystemet Det finns även ärenden som pågår under flera år. Sammanfattningsvis innebär förändringarna att ledtiden för ärenden minskas med 6 arbetsdagar. Detta är till nytta för samtliga involverade i processen. Det innebär också att hanteringen av papper minskar liksom hanteringen av internpost. Utöver detta minskar det dubbelarbete och den extra ledtid som det innebär att handläggare använder kolleger till att registrera de tjänsteskrivelser de redan har författat. I samband med beredningsarbete där flera handläggare är inblandade innebär användningen av ärendehanteringssystemet att alla kommer åt akten direkt i systemet och kan registrera sina synpunkter parallellt med de andra. 18

Processkartläggning Anställning Tranemo kommun kan förenkla och öka kvaliteten i anställningsprocessen genom att använda ärendehanteringssystemet och i större utsträckning hantera information digitalt. Det innebär att Tranemo använder de mallar som finns utvecklade för annonser och anställningskontrakt, begär in ansökningshandlingar via e-post och använder ärendehanteringssystemet för att flöda ärenden mellan berörda inom kommunen. Det preliminära resultatet visar att den nya processen för att hantera anställningar kan ge nyttor i form av ökade service, minskade kostnader och lägre miljöpåverkan. Den sammanlagda nyttan är preliminärt beräknad till 260.700 kr per år. Till detta kommer en minskad ledtid internt på 6 arbetsdagar och på 8 arbetsdagar gentemot de sökande. Miljöpåverkan minskar med ungefär 250 kg koldioxid per år. Många funderingar och idéer jag tar med 19

Kontaktuppgifter: Tranemo kommun Anne Andersson 0325-57 60 00 Orust kommun Marie Börjesson 0304-33 40 00 Vi fick se vad vi är bra på, men även vad vi kan förbättra! 20