Verktyg för arbete utifrån lotsmodellen Förberedelser Arbete utifrån lotsmodellen är ett erbjudande till barnen och deras vårdnadshavare. Tackar familjen nej, är det inte möjligt att använda denna form för samverkan. I modellen finns olika roller att fylla. Överväg redan inledningsvis om du som initiativtagare behöver axla dem alla eller det går att fördela ansvaret mellan er som ska delta. Särskilt noggrant behöver det övervägas om det är lämpligt att du själv är samtalsledare. I de fall det finns behov av en extern samtalsledare kan du höra med dina kollegor, eller söka bland de utbildade samtalsledarna (Namnen finns på hemsidan). Boka samtalsledaren i god tid! Det är lämpligt att även förbereda vem som ska inneha rollen som lots, observera att familjen har stort inflytande avseende vem som utses. Det kan kännas tryggt, särskilt för den som är ovan, att i förväg även ha bestämt vem som ska vara sekreterare. Inled med att ge familjen utförlig information kring modellen, syftet samt hur processen ser ut i praktiken. Komplettera gärna den muntliga informationen med skriftligt info-material. Det finns två olika varianter, en lite längre och en kortare. Du hittar dem båda på hemsidan. Härnäst ska kallelsen skrivas, dokumentet finns på hemsidan. Den utformas tillsammans med vårdnadshavarna och barnet/ungdomen. Familjen ska vara delaktig i så hög grad som möjligt, både avseende att formulera nuläge och frågeställning samt att besluta vilka verksamheter som ska kallas. Ett tydligt syfte är ett sätt att försäkra sig om att det blir ett effektivt och givande möte. Lägg även vikt vid att informera om sekretessmedgivande och vad det innebär. Ett lotsmöte tar mellan 1-2h. Hur lång tid som avsätts beror på flera faktorer, som ärendets komplexitet samt hur många deltagare som kallas. Två timmar är en bra riktlinje, åtminstone vid det första inledande nätverksmötet - för att säkerställa att man blir färdig och slipper hasta igenom de sista punkterna. Tänk på att avsätta extra lång tid om tolk ska användas. Tips: Var noggrann med att skriva både start- och sluttid på kallelsen - för att undvika missförstånd eller att folk måste gå innan mötet är slut. I de fall det inte är möjligt eller lämpligt att skriva kallelsen gemensamt, ska vårdnadshavarna minst underteckna kallelsen. Även om en vårdnadshavare är mindre delaktig i barnets liv, så måste han/hon som minst informeras om förestående arbete utifrån lotsmodellen. 1
Använd gärna nätverkskartan (finns på hemsidan) som en försäkran om att ingen viktig person glöms bort då kallelsen skrivs. Viktigt att beakta är att det är verksamheter som kallas, inte personer. Är det en särskild person som man önskar kalla, så går det förstås bra att ange namnet i kallelsen, och hoppas på att han/hon har möjlighet att delta. Ett alternativ för att försäkra sig om att en speciell person kan delta är att redan innan kallelsen skickas ta kontakt med personen för att komma överens om en mötestid som passar. Det är helt ok om familjen önskar att någon anhörig eller företrädare för en intresseorganisation deltar vid mötet. Tänk över antalet deltagare från verksamheterna ofta är det bättre att någon/några får representera övriga. Det bör även övervägas noggrant innan man beslutar sig för att kalla någon för säkerhets skull, som sannolikt inte kommer att kunna bidra med något framöver? Kallelsen ska vara verksamheterna tillhanda 15 arbetsdagar innan utsatt mötesdatum, utifrån lokala överenskommelser. Här måste dock sunt förnuft råda, exempelvis om någon nyckelperson inte har möjlighet att delta inom detta tidsspann, så bör mötet inte hållas förrän personen är tillgänglig (inom rimliga gränser). Diskutera gärna med kollegor, din chef eller en av lotsambassadörerna. Om någon kallad inte har möjlighet att delta på mötet, ska initiativtagaren meddelas. Samma gäller om någon verksamhet inte tycker att man har något att bidra med då ska detta överenskommas gemensamt (vid mötet), alternativt med initiativtagaren. Det är aldrig ok att exempelvis enbart meddela föräldrar att man inte kommer, eller att bara utebli. Då dagen för nätverksmötet börjar närma sig boka gärna en tid tillsammans med familjen i syfte att förbereda dem och svara på eventuella frågor som uppkommit. Ha en dialog kring deras inledande berättelse och förbered en plan B att ta till vid exempelvis tunghäfta. Förbered dig också så att du är säker på hur mötesstrukturen är upplagd! Använd de hjälpmedel (checklista, lathund etc, på hemsidan) som finns att tillgå! Känner du dig osäker, ta kontakt med lotssamordnaren eller någon av lotsambassadörerna, du hittar namn och kontaktuppgifter på hemsidan! Fyll i SIP/IP i förväg så långt det går innan mötet startar, det underlättar i stunden! Skriv gärna direkt på datorn! Blanketten går att spara ifylld, var dock observant så att du inte sparar sekretessbelagda uppgifter felaktigt. 2
Mötet Ett lyckat lotsmöte är allas ansvar, inte bara samtalsledarens! Alla deltar på lika villkor, utan hierarki! Planera för det rent rumsliga. Den som är inspirerad av det systemiska tänkandet kan välja att placera stolar i ring utan bord medan andra föredrar ett mer traditionellt sittande kring ett konferensbord. Se till att barn och vårdnadshavare får sitta på en plats där de känner sig bekväma, ofta är det nära initiativtagaren. Sätt gärna fram vatten och glas på bordet. Om det förväntas bli ett längre möte kan du ha frukt i en skål, eller t.o.m förbereda för en kortare paus med kaffe och något att äta till. Beroende på erfarenhet, ta med lathund eller check-listan. Du hittar båda på hemsidan. (Checklistan finns även i laminerad version). Även om du känner dig säker, är det lämpligt att ha någon form av stöd tillgängligt. Gör en tydlig dagordning. Gärna visuell, exempelvis på tavla/whiteboard så att alla kan se. Fundera på om du behöver använda något hjälpmedel, exempelvis en timstock för att lättare hålla tiden? Vid mötets början så är det viktigt att på ett tydligt sätt informera om mötets struktur och samtalsledarens roll, det underlättar under det fortsatta arbetet! Informera även om den uppsatta tidsramen och sekretessen även om medgivandet redan gjorts skriftligt tidigare. Om det inte gjorts redan - utse en sekreterare som har ansvar för att fylla i SIP/IP. Lotsmodellens mötesstruktur ska hållas (se lathund och checklista), men det finns möjlighet att vara flexibel och inspireras av det systemiska tänkandet. Det viktiga är att familjen är i fokus och ostört får komma till tals. Det är ok att avbryta diskussioner som inte leder någonstans uppstår! En destruktiv diskussion är personer (oftast professionella!!) som deltar vid mötet beställer insatser från andra mötesdeltagare och deras verksamheter. Lotsmodellen utgår från att varje verksamhet själva beskriver sin verksamhet och vad den kan vara behjälpliga med. Ett annat exempel är då tid läggs på att prata om personer som inte deltar vid mötet och vad de personerna borde göra för insatser. Ta beslut om att kalla de som fattas till nästa möte istället. SIP/IP bör fyllas i under sittande möte. Detta kan kännas skrämmande, men har klara vinster. Dels att alla (efter muntlig sammanfattning) är överens om att innehållet är korrekt och att alla får dokumentet med sig direkt och dels att dokumentationsbördan lättar för den utsedda sekreteraren, som inte behöver ägna tid åt dokumentation efter mötet. Skriv gärna direkt i datorn! 3
Efter mötet/lotsprocessen Avslut sker när målet är uppfyllt, eller då alla verksamheter har kommit igång och arbetar strukturerat mot att nå målet. I vissa fall kan det hända att det står klart att det uppsatta målet inte är rimligt att uppnå, och att processen avslutas av den anledningen. Lotsprocessen behöver inte pågå tills målen är uppfyllda! Vid det sista, uppföljande, mötet måste tydlighet finnas i att lotsprocessen avslutas. Det får inte finnas några tveksamheter hos varken familj eller professionella. De ska även vara informerade om var de kan vända sig om bekymmer uppstår på nytt. Viktigt att notera är att det inte är med modellen överensstämmande att ha ett flertal uppföljande möten, utan generellt sett är det ETT uppföljande möte som gäller. I de fall man väljer att ha mer än ett uppföljande möte måste ett tydligt syfte finnas. Vid det avslutande/uppföljande mötet så ska även en muntlig utvärdering göras, genom att fråga de involverade, både professionella och familj hur de har upplevt arbetssättet. I de fall något anmärkningsvärt framkommer, informera din chef (eller lotssamordnare/lotsambassadör om det är mer lämpligt). Ta gärna tid till en stunds enskild dialog med familjen direkt efter, eller i nära anslutning till lotsmötena, främst vid det sista men gärna under hela processen. Följ upp kring hur det känns och om det uppkommit några frågor. Det är inte alla som är bekväma i att uttrycka sig i grupp. Var noggrann med att registrera den upprättade/reviderade SIP:en på det sätt som just din verksamhet beslutat. Är du osäker på hur ni gör, fråga din chef eller lotsambassadören, om din verksamhet har någon sådan. Sekretessmedgivandet upphör då lotsprocessen avslutas! Utmaningar Ett vanligt bekymmer är att verksamheter inte önskar delta utan tackar nej, trots överenskommelse att använda lotsmodellen som samverkansmodell. Initiativtagaren kan enkelt hänvisa till de lokala samverkansavtalen. Om en verksamhet trots detta inte följer avtalet, bör en avvikelse rapporteras. Rådgör med din chef, eller med lotsambassadör/lotssamordnare. En annan utmaning kan vara att motivera vårdnadshavarna till att gå med på att kalla vissa verksamheter, särskilt känsligt kan det vara att kalla socialtjänsten. Initiativtagaren kan välja att motivera än mer, eller att ha is i magen och hoppas på att bekymret löser sig vid första mötet - då det ofta blir tydligt om någon verksamhet som kan bistå med hjälp inte är representerad. I vissa fall kan det uppstå bekymmer då vårdnadshavare inte alltid kommer överens eller att de ser olika på barnets bästa. Det är inte förhandlingsbart att underlåta att informera en vårdnadshavare, rådgör med din chef kring hur du ska gå till väga. 4
Det händer att någon som är kallad inte kommer och inte har lämnat återbud. Sunt förnuft får råda om mötet ska hållas eller skjutas fram. Undantag råder om vårdnadshavarna uteblir då kan man aldrig hålla något lotsmöte - utan mötet måste skjutas fram alternativt ändras till ett tjänstemannamöte. Att mötesdeltagarna inte följer strukturen trots samtalsledarens uppmaningar. Var inte rädd som samtalsledare att avbryta, och påminna om lotsmodellens struktur och samtalsledarens uppgift. Det är även helt ok att som mötesdeltagare göra samma, om man märker att mötet börjar gå snett. Alla har ett gemensamt ansvar. I värsta fall kan det vara nödvändigt att avbryta mötet helt, för att fortsätta vid ett annat tillfälle. En av de allra största och främst förekommande utmaningarna är att deltagande professionella ställer de andra verksamheter till svars och beställer insatser istället för att berätta vad man själv kan bidra med. Sådana diskussioner måste avbrytas! Det finns däremot möjlighet att på ett respektfullt sätt fråga övriga mötesdeltagare om man finner att något är oklart! Det händer att någon behöver gå innan mötet är avslutat. Det finns olika anledningar till att personer lämnar mötet, det är dock inte acceptabelt mer än i undantagsfall att som professionell lämna mötet innan avslut om tidsangivelsen varit tydligt uttryckt i kallelsen. Om det upprepade gånger händer att lotsmodellens struktur inte följs, exempelvis att kallelser inte görs på ett korrekt sätt, att samma verksamhet uteblir, att mötesdeltagaren agerar på ett olämpligt sätt etc, så finns möjligheten att göra en avvikelse. Det är dock inte fel att först kontakta den som begått misstaget/misstagen, då naturliga förklaringar kan finnas. 5