Se även dokumenthanteringsplan för förvaltningen / de olika övriga enheterna Administration Elevhälsoprotokoll / elevstödjarprotokoll se anm. PapperIT* K Handläggare, OBS! Inom Elevhälsans verksamhet återfinns ett stort antal handlingar med sekretess enligt OSL kap 23.1-2, Patientsäkerhetslagen och Patientdatalagen. Tiden avses kalenderår. Därefter sker leverans till kommunarkiv alternativt gallring. Syst.ordn. Vid inaktualitet en återfinns i resp. grundskola 60 Delegationsbeslut PapperIT* O Exp. Inkomna, upprättade och utgående diarieförda PapperIT* O / K, handlingar, med diariekort Exp. Avtal och kontrakt Se Förvaltningens dokumenthanteringsplan Syst.ordn. Syst.ordn. Samlas hos nämndförvaltningen månadsvis 4 år Avtal rörande pedagogisk verksamhet på behandlingshem Papper O Exp. Syst. ordn. 2 år se anm Efter utgånget avtal Avtal rörande handledare Papper O Exp. Syst. ordn. Vid inaktualitet
61 Kvalitetsredovisning / kvalitetssäkringssystem, patientsäkerhetsberättelse, inklusive enligt Hälso- och Sjukvårdslagstiftning, se förvaltning. PapperIT* O Handläggare Årsvis IT Samlas på förvaltningen, där sammanställning görs Underlag till kvalitetssäkringssystem, kvalitetsredovisning och patientsäkerhetsberättelse PapperIT* O Handläggare Syst.ordn. Vid inaktualitet. ------ Verksamhetsberättelse PapperIT* O Exp. Syst.ordn. IT Lokala kurs- och arbetsplaner, som visar PapperIT* O, Syst. ordn. tillämpning, även riktlinjer och Exp. mapp e.d. organisationsplaner över de olika verksamheterna Överförs till nämndförvaltningen. Se anm Se anm vart 10:e år (2010) eller vid ny organisation.
62 Loggar i digitala journalsystemet PMO IT O Server Personnr.ordn. Avvakta senare beslut. SKOLHÄLSOVÅRDENS VERKSAMHET Skolhälsovårdsjournaler * Journalanteckning Medicinska utredningar med bilagor och utlåtande 1) Spec.pedagogiska utredningar, uppgift om 1) Psykologiska utredningar, uppgift om 1 Övriga utredningar, remisssvar e.d. Undersökningsresultat Remisser Utredning Uppföljning Korrespondens Journaler med löpande journaltext och ev. sammanfattande anteckningar Väsentlig korrespondens Vaccination, inkl. samtyckesblankett, alternativ journalförs Läkarintyg Olycksfallsrapporter 2), se även nedan Samtycke och medgivande om överföring/utlämnande Hälsodeklaration från förskoleklass Teckning, från förskoleklass Enligt klasslista / personnr.ordn., se anm. *Digitalt system för sammanhållen journalföring - PMO Journal levereras i personnr.ordn. till, då elev slutar i Vänersborgs kommuns grundskola. Obs avtal med Fridaskolan om journallån. OBS! journal får aldrig översändas till annan kommun/huvudman eller överlämnas till enskild, försäkringsbolag etc. Enbart som kopia. OBS Samtycke/fullmakt 1) Uppgift förvaras även i grundskolans elevakt, obs vårdnadshavare/elevs samtycke. 2) om det kommit till SHV:s kännedom, Noteras alltid i journalsystem olyckfall.
63 Inskannad handling i skolhälsovårdsjournal Kopior av handlingar som finns i original någon annanstans hos myndigheten artade minnesanteckningar och arbetsmaterial Papper O / K Handläggare, Se ovan Kan gallras efter kvalitetskontroll Enligt klasslista / personnr.ordn. Vid inaktualitet Syst. ordn. Vid inaktualitet Väsentlig information införs i journal BVC-journaler för Enligt överenskommelse med Västra Götalandsregionen / Regionarkivet. elev, som flyttar till annan grundskola inom Västra Götalandsregionen Papper O / K Handläggare, Journal BVC-journalen, original, följer med till nästa skola. Notering görs i Shv-journal. elev, som flyttar till annan grundskola utom Västra Götalandsregionen elev, som avlutar sin grundskoleutbildning elev, som avlider Papper O / K Handläggare, Journal Återlämnas till Regionarkivet senast efter åk 9 eller då elev avslutar utbildning i kommunen. Notering görs i Shv-journal. OBS! leveransblankett. Intyg om att elev besökt läkare, skolsköterska e.d. Papper K Handläggare Syst ordn. Vid inaktualitet Sekretesslagen 7 kap. Gallras senast vi läsårets slut. Leveransblanketter för BVC-journaler och SHV-journaler PapperIT* O Handläggare Syst ordn. Samlas hos Elevhälsans medicinsk ledningsansvarig sjuksköterska enligt rutin Inlista resp. utlista Kvalitetssäkring och metoder PapperIT* O Skolläkares Syst. ordn. Vid uppdatering exp. Statistik-sammanställning, för elever av olika slag, t. ex. sammanfattning av hälsosamtal i årskurs 4 och 8. PapperIT* O Handläggare Årsvis, 4 år Underlagen gallras då sammanställning gjorts, vilka kan ingå i kvalitetssäkringshandlingar eller i annan extern statistik, t.ex. SKL. (Jfr även Incident- och skadeanmälan)
64 SKOLPSYKOLOGS VERKSAMHET Psykologjournal: Journalanteckningar Testresultat Psykologiska utredningar 1) Remisser Korrespondens Sammanfattning Elevjournal, Personnr.ordn. Mapp 4 år efter avslut, se anm. Pliktskyldighet enligt Patientsäkerhetslagen och Patientdatalagen. 4 år efter att eleven slutar i år 9. 1) Uppgift om att utredning finns förvaras även i grundskolans elevakt. Obs! Vårdnadshavare/elevs samtycke. artade minnesanteckningar, stödanteckningar och arbetsmaterial Syst. ordn. Vid inaktualitet Väsentlig information införs i journal Testmaterial PapperIT* O Handläggare, Inskannad handling i psykologjournal Papper O / K Handläggare, KURATORS VERKSAMHET Social utredning Ev. sammanfattning e.d. över kurativa insatser Syst. ordn. Vid inaktualitet OSL 17 kap 4 Se ovan Kan gallras efter kvalitetskontroll Syst.ordn., se anm. se anm Efter avslutad handläggning eller senast i samband med att eleven slutar år 9 eller avflyttar från kommunen. Specifika elevhälsoärenden, yttranden och beslutsunderlag Korrespondens Egna tillfälliga arbetsanteckningar Arbetsmaterial 1) Utredning förvaras i original i grundskolans elevakt. Syst.ordn. Vid inaktualitet eller efter avslutad handläggning eller senast i samband med att eleven slutar i år 9 eller avflyttar från kommunen.
65 LOGOPEDS VERKSAMHET Logopedjournal: Journalanteckningar Utredningar 1) Tester och undersökningsresultat Korrespondens splaner Uppföljningar Elevakt, personnr.ordn 4 år efter avslut, se anm. 4 år efter att eleven slutar i år 9. 1) Uppgift om att utredning finns förvaras även i grundskolans elevakt. artade minnesanteckningar, stödanteckningar och arbetsmaterial Syst. ordn. Vid inaktualitet Väsentlig information införs i journal Ljudupptagningar IT, band etc O / K Handläggare, Testmaterial PapperIT* O Handläggare, Inskannad handling i logopedjournal Papper O / K Handläggare, Syst.ordn. Vid inaktualitet, se anm Upptagningen gallras efter transkribering på papper och ingår i logopedjournal. Syst. ordn. Vid inaktualitet OSL 17 kap 4 Se ovan Kan gallras efter kvalitetskontroll
66 TALPEDAGOGS VERKSAMHET Talpedagogi-akt: Talpedagogens kartläggning/utredning 1) Sammanställningar av test 1) * Korrespondens 1) splaner 1) ar rörande uppföljningar 1) Elevakt, personnr.ordn 1) Överförs till grundskolans elevakt senast då ärendet avslutats. *Underlaget gallras då sammanställning gjorts. artade minnesanteckningar, stödanteckningar och arbetsmaterial Syst. ordn. Vid inaktualitet Väsentlig information införs i akt Arbetsmaterial m m för elev, för vilken ej leder till kartläggning Testmaterial ITPA PapperIT* O Handläggare, Syst. ordn. Vid inaktualitet Syst. ordn. Vid inaktualitet OSL 17 kap 4
67 SPECIALPEDAGOGS VERKSAMHET Specialpedagogiska kartläggningar/ utredningar: Undersökningsresultat Testmaterial Sammanfattning 1) av spec.pedagogiska kartläggningar /utredning artade minnesanteckningar, stödanteckningar, arbetsmaterial och planeringsmaterial Korrespondens PapperIT* O / K Handläggare*, / elevhälsan PapperIT* K Handläggare, Fritisplacering, särskilda behov PapperIT* O Handläggare, Elevakt* hos elevhälsan Syst. ordn. 4 år, se anm** Elevakten medföljer till nästa skola inom Vänersborg kommuns grundskolor * Handläggare på skola handhar aktuellt material, vilket åter läggs i elevakten vid inaktualitet. Materialet lämnas till Elevhälsan efter att elev slutat år 9 eller avflyttat från kommunen. **4 år efter eleven slutat i år 9 eller avflyttat från kommunen. ar av oväsentlig art gallras vid inaktualitet. 1) Sammanställning/Sammanfattning i original bevaras i grundskolans elevakt Syst. ordn. Vid inaktualitet Väsentlig information införs i akt. Elevakt Syst. ordn., se anm. 4 år Handläggare förvarar akten i närarkiv och vid avslutande av ärende lämnas akten till koordinator, elevhälsan.
68 SOCALPEDAGOGS VERKSAMHET Socialpedagogisk akt* Ansökningshandling från skolan Insatsbeskrivning Sammanställning 1) Övriga anteckningar av väsentlig art Utvärdering med sammanställning artade minnesanteckningar, stödanteckningar och arbetsmaterial, planeringsmaterial Årsvis i syst.ordn. 4 år efter avslut, se anm. 4 år efter att eleven slutar i år 9. * Akt utifrån behov, elev, grupp, personal. 1) Uppgift om att utredning finns förvaras även i grundskolans elevakt. Syst. ordn. Vid inaktualitet Väsentlig information införs i akt
69 RESURSGRUPPEN,Edsgatan Se bl.a. Dokumenthanteringsplan för Grundskolan Scheman: slutgiltiga/år eller typschema/år. PapperIT* O Handläggare Syst.ordn. 4 år Till elevens hemskola Elevers frånvaro, klassböcker e.d Frånvaroregister och handling som tjänar till underlag till register PapperIT* O / K Handläggare Syst.ordn. Häfte e.d. 2 år Till elevens hemskola. Ledighetsansökningar från elever PapperIT* O / K Handläggare Syst.ordn. Förteckningar över läromedel PapperIT* O / K Handläggare Årsvis (i huvudsak kurslitteratur) IT 2 år Till elevens hemskola 4 år i beställnings- eller följesedelsform Till Elevhälsans exp.vid läsårets slut. ar i urval angående studieresor, skolresor och lägerskolor, e.d. Övriga skriftliga prov och förhör eller motsvarande, ej officiella PapperIT* O Handläggare Syst.ordn. PapperIT* O Handläggare Syst.ordn. e.d 4 år Till elevens hemskola Gallras vid läsårets slut eller vid inaktualitet Till elevens hemskola, alt. kan återlämnas till elev. Obs! Underlag betyg, se Grundskolans dhp mässiga dokument /material i dagliga undervisning Papper IT* O / K Klassrum e.d Syst.ordn. Vid inaktualitet Kan återlämnas till resp. elev/lärare, om ej annat anges. Foto i urval från miljöerna och aktiviteterna SKOLDATATEK Utbildningsmaterial, manualer PapperIT* Film e d. K Handläggare Objektsvis, IT, album e d. PapperIT* O Handläggare Syst.ordn. Kan bevaras i digital form. Fotografier o d tål ej trä. i specialkuvert eller plåtask. 4 år