Slutrapport Avvikelserapportering, Vadstena kommun 2014-01-10
R Wallin Telefon 011-23 05 34, 076-13 00 518 roger.wallin@se.ey.com Innehåll 1 Inledning...1 2 Revisionsfrågor...1 2.1 Metod...1 2.2 Utgångspunkter/Revisionsbevis...1 3 Lex Sarah...1 3.1 Vad är missförhållanden?...2 3.2 Att utreda missförhållanden...2 3.3 Vad skall anmälas till Inspektionen för vård och omsorg?...2 3.4 Fastställa och dokumentera rutiner...3 3.5 Kommunala riktlinjer och rutiner...3 3.6 Hantering på två enheter...3 3.6.1 Wasagården... 4 3.6.2 HVB-hem och LSS-boende... 4 3.7 Inställningen i nämnden...5 3.8 Kommentar...5 4 Lex Maria...5 4.1 Organisation och resurser...5 4.2 Ansvarsfördelning...6 4.3 Avvikelser som skall anmälas...6 4.4 Riskanalys -rutinbeskrivning...7 4.5 Implementering och löpande kompetensutveckling...8 4.6 Omfattning av avvikelser...8 4.1 Kommentar...8 5 Systematiskt arbetsmiljöarbete...8 5.1 Organisation...9 5.2 Riktlinjer...10 5.3 Ansvar...10 5.4 Skyddsronder...10 5.5 Frisktalen...10 5.6 Uppföljning och rapportering...10 5.7 Lokalt arbete på delar av kommunledningsförvaltningen...11 5.8 Kommentar...12 6 Svar på revisionsfrågorna...12 6.1 Slutbedömning...13
1 Sammanfattning Kommunrevisionen har uppdragit åt EY att biträda i en granskning av system för avvikelserapportering kring Lex Sarah, Lex Maria och systematiskt arbetsmiljöarbete. Syftet har varit att se om det finns ändamålsenliga rutiner för hantering av frågor som rör patientsäkerhet och personalens arbetsmiljö. I granskningen har centrala styrdokument studerats, intervjuer har skett med ansvariga chefer för dessa frågor och stickprovskontroller rörande tillämpning och implementering i olika delar av verksamheten. Följande resultat framkom i granskningen. Det finns riktlinjer och dokumenterade rutiner rörande Lex Sarah och Lex Maria. Tillämpningen är likartad. Det är tillfredsställande. Kommunen har ett utvecklingsarbete framför sig när det gäller det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det arbetet har också inletts av den centrala personalfunktionen under hösten 2013.
2 Inledning Kommunrevisionen har uppdragit åt EY att biträda i en granskning av system för avvikelserapportering kring Lex Sarah, Lex Maria och systematiskt arbetsmiljöarbete. Syftet är att se om det finns ändamålsenliga rutiner för hantering av frågor som rör patientsäkerhet och personalens arbetsmiljö. 3 Revisionsfrågor De frågor som skall belysas i granskningen är: Vilka system finns? Har personalen fått utbildning i hantering av systemen? Hur väl förankrade är dessa system bland medarbetare? Hur sker rapportering? Hur följs rapporteringen upp? Vilka effekter kan avläsas i verksamheten av en effektiv tillämpning av avvikelserapporteringen? 3.1 Metod I granskningen har aktuella styrdokument studerats, intervjuer har skett med förvaltningschef, personalchef, medicinskt ansvarig sjuksköterska, verksamhetschefer för ett äldreboende och ett HVB-hem med kompletterande LSS-boenden beträffande arbetet kring Lex Sarah och Lex Maria. Upprättade skyddsronder/handlingsplaner rörande det systematiska arbetsmiljöarbetet har stämts av med en handfull verksamhetschefer inom barn- och utbildningsförvaltningen och socialförvaltningen. Intervju har också skett med ett fackligt huvudskyddsombud. 3.2 Utgångspunkter/Revisionsbevis I granskningen utgår vi från att gällande lagstiftning (SoL LSS och SAM) tillämpas. I vår bedömning utgår vi från att det finns rutiner, att berörd personal är förtrogen med syftet med lagstiftning och att gällande rutiner tillämpas. 4 Lex Sarah Lagstiftningen anger att det finns en rapporteringsskyldighet för att utreda, avhjälpa och undanröja missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden enligt SoL och LSS. Det finns också en anmälningsskyldigheten enligt SoL och LSS (SOSFS 2013:16) till Inspektionen för vård och omsorg vid allvarliga missförhållanden eller påtagliga risker för allvarliga missförhållanden. Rapporteringsskyldigheten omfattar den som är anställd uppdragstagare praktikant eller motsvarande under utbildning deltagare i arbetsmarknadspolitiskt program Information om skyldigheten att rapportera missförhållanden och risker för missförhållanden skall ges till den som omfattas av skyldigheten när han eller hon påbörjar en anställning, ett uppdrag, en praktikperiod eller liknande. Informationen skall ges återkommande. slutversion.docx 1 (1)
4.1 Vad är missförhållanden? Det som skall rapporteras är missförhållanden. Med detta menas både utförda handlingar och handlingar som någon av försummelse eller av annat skäl har underlåtit att utföra och som innebär eller har inneburit ett hot mot eller har medfört konsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysisk eller psykisk hälsa. 1 I lagstiftningen talas också om påtaglig risk för ett missförhållande. Med det avses att det är fråga om en uppenbar och konkret risk för ett missförhållande. Detta skall också rapporteras. 4.2 Att utreda missförhållanden Dokumentationen skall göras fortlöpande. Den utredning som görs skall visa vad det rapporterade missförhållandet eller risken för ett missförhållande har bestått i och vilka konsekvenser det har fått eller kunde ha fått för den enskilde när den muntliga eller skriftliga rapporten har tagits emot när och hur missförhållandet eller risken för ett missförhållande har uppmärksammats när missförhållandet har inträffat de orsaker till missförhållandet eller risken för ett missförhållande som har identifierats om något liknande har inträffat i verksamheten tidigare och i så fall varför det har inträffat igen bedömningen av om något liknande skulle kunna inträffa igen Av dokumentationen skall det framgå vilka åtgärder som har vidtagits för att undanröja eller avhjälpa missförhållandet eller risken för ett missförhållande samt tidpunkt för dessa vad som i övrigt har framkommit under utredningen vilket beslut eller ställningstagande som utredningen har avslutats med. För varje uppgift som dokumenteras under utredningen skall det framgå vilket datum uppgiften dokumenterades varifrån uppgiften kommer vad som är faktiska omständigheter och vad som är bedömningar vem som har dokumenterat uppgiften. De åtgärder som har vidtagits eller planerats för att förhindra att liknande missförhållanden eller risker för missförhållanden uppkommer igen ska dokumenteras. 4.3 Vad skall anmälas till Inspektionen för vård och omsorg? Allvarliga handlingar skall anmälas. Påtaglig risk för allvarlig handling skall också anmälas. 1 2 kap 2 SOSFS 2013:16 slutversion.docx 2 (2)
Anmälan skall avse såväl utförda handlingar som handlingar som någon av försummelse eller av annat skäl har underlåtit att utföra och som innebär eller har inneburit ett allvarligt hot mot eller har medfört allvarliga konsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. Med en påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande avses att det är fråga om en uppenbar och konkret risk för ett allvarligt missförhållande. Anmälan skall göras på särskild blankett. Om utredningen inte har avslutats när anmälan till Inspektionen för vård och omsorg görs, skall utredningen lämnas in så snart den har färdigställts och senast två månader efter det att anmälan har gjorts. 4.4 Fastställa och dokumentera rutiner Socialnämnden skall fastställa rutiner för hur skyldigheten att rapportera, utreda, avhjälpa och undanröja missförhållanden och risker för missförhållanden ska fullgöras. Rutinerna ska dokumenteras. 4.5 Kommunala riktlinjer och rutiner Det finns kommunala riktlinjer både vad avser Lex Sarah och Lex Maria. De är antagna av nämnden 2009 och reviderades 2012 för Lex Sarah. Riktlinjerna knyter an till dokumentet ledningssystem för kvalitetsarbete. I riktlinjerna knyts policy, process och rutiner samman. Förvaltningschefen har en implementeringsrutin till sina åtta underställda enhetschefer. Av rutinen framgår vad som gäller för all personal och det är sedan varje enhetschefs ansvar att implementera rutinen bland personalen. Tidigare fanns en uppfattning som innebar att personalen skulle bedöma vilken typ av händelse det handlade om innan man dokumenterade händelsen och skrev en formell anmälan. Det har medfört att anmälningarna uppfattas vara få. När något inträffade förr var det säkert många gånger så att det var viktigare att snabbt råda bot på ett missförhållande direkt, utan att man hade en tanke om att det inträffade också kunde vara fråga om en formell grund för avvikelserapportering. För att tydliggöra rapporteringsskyldigheten och skapa struktur i rapporteringen har den ändrats. Rapportering skall ske på en särskild pappersblankett, och inte som förr i förvaltningssystemet. Socialchefen gav i uppdrag till enhetscheferna att informera på alla arbetsplatsträffar om detta särskilt under en avgränsad period hösten 2013. Nämnden får sedan information om inkomna rapporter och eventuella anmälningar till inspektionen för vård och omsorg, IVO var sjätte månad. Riktlinjer, rutinbeskrivningar och anmälningsblanketter finns dokumenterade. 4.6 Hantering på två enheter Intervjuer har skett med chefer för två enheter som arbetat efter de nya riktlinjerna under hösten 2013. slutversion.docx 3 (3)
4.6.1 Wasagården På Wasagården har enhetschefen gått igenom de nya riktlinjerna och rutinerna kring rapportering med alla arbetsgrupper under hösten 2013. Tidigare skrevs rapporter rörande Lex Sarah och Lex Maria i ett särskilt system men numera görs rapportering enligt Lex Sarah på en särskild blankett. Den lämnas till enhetschefen som åtgärdar det som ev. kan åtgärdas snabbt innan hon skickar rapporten vidare till förvaltningschefen för utredning, bedömning och ev. anmälan om Lex Sarah till IVO, inspektionen för vård och omsorg. I personalgrupperna finns det ca 35 ordinarie personal, ett 15-tal vikarier och ett knappt dussin i personalpoolen. Kontinuiteten är hög. Var och en i personalgruppen har fått skriftlig information om riktlinjer och rutiner. Utöver det har man haft en allmän genomgång. Dessutom tas dessa frågor löpande upp på arbetsplatsträffar för diskussion kring specifika frågeställningar. Minnesanteckningar förs från arbetsplatsträffar så de som inte är närvarande på dessa träffar kan sedan ta del av den information som tagits upp. På Wasagården är det inte så stor rapporteringsfrekvens, men efter utbildningsgenomgångarna har åtta ärenden rapporterats. Flera av dessa avser frågor om bemötande. Det händer inte så mycket som kan vara värt att rapportera och ledningen har bra kontroll på det som händer. Personalen är kunnig, vet vad som gäller och det finns ingen stor osäkerhet om i vilka sammanhang avvikelserapportering skall ske, enligt enhetschefen. Stommen i avvikelsesystemet är de skriftliga riktlinjerna, de dokumenterade rutinbeskrivningarna och den blankett som används för manuell rapportering. 4.6.2 HVB-hem och LSS-boende På HVB-hemmet har man arbetat målmedvetet med implementeringen av riktlinjer och rutiner kring Lex Sarah sedan hösten 2011. Totalt har ca 40 medarbetare deltagit i genomgångarna. Personalgruppen genomgick en särskild utbildning kring Lex Sarah i början av sommaren 2013. Utbildningen var på en dag och då diskuterades olika typexempel på situationer och vad det var i vissa situationer som kanske kunde vara föremål för rapportering. Utbildningen, som anordnades av extern konsult, var uppskattad. Utöver den externt hållna utbildningen har man i personalgruppen gått igenom de aktuella riktlinjerna, diskuterat rutinerna och är klar över formerna för rapportering enligt Lex Sarah och Lex Maria. Stående punkter på arbetsplatsträffarnas dagordning är tillbud, arbetsskada, avvikelser enligt Lex Maria samt brister i Lex Sarah. Rapporter rörande Lex Sarah görs på en manuell blankett av personalen. Blanketten lämnas till enhetschefen som åtgärder det som kan åtgärdas omedelbart och lämnar rapporten vidare till förvaltningschefen för fortsatt slutversion.docx 4 (4)
utredning och bedömning om ev. anmälan skall göras till IVO angående Lex Sarah. Lex Maria-ärenden lämnas direkt till den medicinskt ansvariga sjuksköterskan. Inom HVB-hemmet har man under hösten lämnat rapporter om sju brister och ett par klagomål. Inom övriga verksamheter har man haft tillbud, men inga brister. I enhetsledningen har man svårt att tro att det inte skulle finnas skäl för rapporter även på LSS-boenden, men där är det färre rapporter. Ledningen arbetar för att avdramatisera rapporteringen för att därigenom undanröja eventuella psykologiska motstånd mot att rapportera. Enhetschefen ingår i ett boendechefsnätverk för HVB-hem. Där diskuteras ibland olika typfall kring ärenden som skulle kunna vara aktuella för rapportering. 4.7 Inställningen i nämnden Inställningen är att en låg anmälningsfrekvens inte behöver vara ett självklart kvitto på att verksamheten fungerar ändamålsenligt enligt lagstiftningen. Nämnden är av uppfattningen att frekvensen anmälningar är lite för låg. Tanken med den nu genomförda ändringen är att verksamheten skall utvecklas successivt, bl.a. genom en kontinuerlig anmälningsfrekvens. Målsättningen är att de inlämnade rapporterna skall ses som ett systematiskt kvalitetsarbete. 4.8 Kommentar Intervjuerna med företrädare för de två enheterna visar att det förändringsarbete som påbörjats har implementerats på ett tillfredsställande sätt. 5 Lex Maria Från år 2011 finns en ny patientsäkerhetslag (SFS 2010:659) som innebär att vårdgivare får ett tydligare ansvar att bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete. Syftet med lagen är att främja hög patientsäkerhet inom hälso- och sjukvården och att minska antalet vårdskador. 5.1 Organisation och resurser Den medicinskt ansvariga sjuksköterskan (MAS), som har det medicinska ansvaret enligt hälso- och sjukvårdslagen, arbetar halvtid i Vadstena kommun, resterande tid arbetar hon i en annan kommun. Det finns numera också en medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR)på deltid i kommunen. Den medicinskt ansvariga sjuksköterskan tar upp alla frågor om rehabilitering med MAR. Sjuksköterskor, arbetsterapeuter och sjukgymnaster i kommunen är formellt underställda en och samma enhetschef. Enhetschefen arbetar tillsammans med den medicinskt ansvariga sjuksköterskan. Tillsammans diskuterar de ärenden, rutiner, implementering, utbildning, uppföljning etc. De medicinskt ansvariga, som har en stabsroll i organisationen utan formellt arbetsledaransvar varken för legitimerade eller undersköterskor rapporterar löpande till förvaltningschefen de frågor som rör Lex Maria. Förvaltningschefen rapporterar i sin tur vidare till de åtta enhetscheferna Lex Maria-frågor. Enhetscheferna är ansvariga för att undersköterskor arbetar i enlighet med fastställda rutinerna som gäller kring Lex Maria. slutversion.docx 5 (5)
På arbetsplatsträffar informerar enhetschefen personalen kring avvikelserapportering utifrån underlag som den medicinskt ansvariga tagit fram. Det kan handla om tolkning av vad som är anmälan, hur dokumentationen skall göras, former för rapportering och uppföljning etc. Särskilda uppföljningar görs av ev. rapporteringar. 5.2 Ansvarsfördelning MAS/MAR ansvarar för att det finns ett ändamålsenligt kvalitetssystem och att upprätta rutiner för avvikelsehantering inom verksamheten bedöma och analysera inkomna avvikelser anmäla till IVO enligt Lex Maria informera socialnämnden vid allvarlig avvikelse som kan leda till Lex Maria redovisa statistik och analys till socialnämnden en gång per år identifiera utvecklingsområden och driva förändringsarbete utifrån analyser och avvikelser Vårdpersonalens ansvar är skyldig att rapportera avvikelser är skyldig att kontakta tjänstgörande sjuksköterska om händelsen är allvarlig vid avvikelse av allvarlig karaktär ska enhetschef omgående informeras då denne är i tjänst. MAS/MAR underrättas senare av enhetschef Omvårdnadsansvarig sjuksköterska är ansvarig att följa upp avvikelsen tillsammans med enhetschefen. Enhetschefens ansvar är ansvarig för att samarbeta med OAS när det finns behov av verksamhetsutveckling är ansvarig för att samarbeta med MAS/MAR är ansvarig för att regelbundet på arbetsplatsträffar med omvårdnadspersonal diskutera avvikelser samt uppföljningar 5.3 Avvikelser som skall anmälas Exempel på avvikelser som skall rapporteras är läkemedelshändelser, bristande rehabilitering, medicinsktekniska produkter, annan avvikelse i hälso- och sjukvården och fallolyckor. Felaktiga läkemedelshändelser kan vara att fel patient ordinerats en dos, att dosen är given vid fel tidpunkt, att det rör sig om feldosering. Bristande rehabilitering kan t.ex. betyda utebliven träning eller behandling. Avvikelser rörande medicintekniska produkter kan handla om felaktig funktion/konstruktion, fel eller risker i samband med hantering av blodsockerapparater, syrgasapparater eller injektionspump t.ex. Avvikelser skall rapporteras omgående. Tjänstgörande sjuksköterska åtgärdar det inträffade och informerar vidare. slutversion.docx 6 (6)
Är det en allvarlig avvikelse underrättas enhetschefen direkt. Enhetschefen informerar i sin tur MAS/MAR. Den omvårdnadsansvariga sjuksköterskan har 14 dagar på sig att registrera en uppföljning. Enhetschefen skall sedan besluta om avvikelsen efter att uppföljningen är gjord av den omvårdnadsansvarige. Personal som arbetar med hälso- och sjukvård uppfattas vara mer van att tänka i termer av avvikelser, enligt förvaltningschefen. Det är de medicinskt ansvariga i kommunen som har huvudansvaret för hantering av Lex Maria-anmälningarna. Hon redovisar omfattningen av anmälningar årligen till nämnden. År 2013 redovisas i februari 2014. Inget av de anmälda ärendena 2012 har gått vidare till socialstyrelsen. Det finns en kompetens bland personalen att notera avvikelser. Det finns en naturlighet att anmäla och det finns en vana att dokumentera. Man kan inte se någon skillnad i frekvens mellan de åtta olika avdelningarna, enligt förvaltningschefen. Även anmälningar om Lex Maria försöker ledningen att avdramatisera bland personalen. Under första halvåret 2013 gjordes fyra anmälningar. Förvaltningschefen säger i intervjun att hon inte vet hur kommunen skall göra för att komma längre än andra kommuner i denna fråga. Inom nämnden finns en förståelse för att det är viktigt att anmälningar görs och registreras. Kvalitet står i fokus och anmälningsfrekvens är den del av det kvalitetsarbete som nämnden vill uppmuntra. 5.4 Riskanalys -rutinbeskrivning Det är enhetschef och sjuksköterskans ansvar att uppmärksamma trender eller upprepade händelser som är kopplade till verksamheten eller individen. Via avvikelsehanteringssystemet rapporteras avvikelser. Det är vårdpersonalen som svarar för rapporteringen till systemet. Vårdpersonalen kontaktar också tjänstgörande sjuksköterska och enhetschef vid allvarligare händelse. Därefter underrättas MAS av enhetschefen. Den som är omvårdnadsansvarig sjuksköterska följer upp avvikelsen och samarbetar med enhetschefen bl.a. Enhetschefen registrerar i avvikelsesystemet att han/hon tagit del av avvikelsen och ansvarar för att avvikelsen tas upp på arbetsplatsträffar med personalen för diskussion. Det finns ett avvikelsesystem. All vårdpersonal känner till vad som gäller för att registrera avvikelser. Den medicinskt ansvariga sjuksköterskan tittar på alla avvikelser och för dialog med MAR vid behov. Om det är något hon inte tycker är bra så görs en återkoppling. I de flesta fall rör det sig om att man inte följt de dokumenterade rutinerna, enligt den medicinskt ansvariga sjuksköterskan. Rutinen är att om det är en större avvikelse som skall registreras tar man direkt kontakt med den medicinskt ansvariga. Hon bedömer om avvikelserapporten är en allvarlig skada eller risk för allvarlig skada. Om det är så då skrivs en Lex Maria-anmälan. slutversion.docx 7 (7)
5.5 Implementering och löpande kompetensutveckling De medicinskt ansvariga träffas i ett internt nätverk för de medicinskt ansvariga i västra länsdelen. Där diskuteras olika typfall, om man skall anmäla och varför. Enligt den medicinskt ansvariga är det bra med detta kunskapsutbyte, det ger en stabilare grund för att det blir en relevant och likvärdig bedömning i snarlika ärenden. Ambitionen är att få till en ännu bättre dialog och kunskapsutbyte mellan medicinskt ansvariga i länet. Den medicinskt ansvariga sjuksköterskan har haft en utbildningsrunda för all personal i vad som skall anmälas via avvikelsesystemet, hur anmälan görs, vilken dokumentation som krävs etc. Enligt uppgift togs utbildningsgenomgångarna emot bra överallt. Det system som finns, med rutinbeskrivningar, dokumentation, avstämning av anmälan av den medicinskt ansvariga sjuksköterskan, kompetensavstämningen i västra länsdelen och rapportering till nämnden en gång om året fungerar bra, enligt den mediciniskt ansvariga. Utifrån den årliga rapporten till nämnden kan MAS/MAR inleda ett utvecklasarbete. Formellt kan också enhetscheferna och förvaltningschefen göra det. 5.6 Omfattning av avvikelser Interna avvikelser 2012, Vadstena kommun Fall 604 Läkemedel 226 Annat HSL 10 Med tekn produkter 1 Inkomna från landstinget 1 Personal i kommunen har också skickat avvikelser för brister i rutinerna som gäller landstinget. Totalt har 18 sådana avvikelser lämnats under år 2012. Under år 2012 skedde en stor ökning av anmälda avvikelser rörande fallolyckor, från 241 året innan till 604. Fallrapporterna uppges ha karaktären att någon glidit ur stolen. Karaktären på avvikelser som rör läkemedel handlar oftast om glömda doser på särskilt boende. 5.1 Kommentar Intervjuerna med företrädare för de två enheterna visar att det förändringsarbete som påbörjats har implementerats på ett tillfredsställande sätt. 6 Systematiskt arbetsmiljöarbete Enligt 3 kap 2 har arbetsgivaren huvudansvaret för arbetsmiljön i verksamheten. De senast beslutade och alltjämt gällande riktlinjerna för arbetsmiljöfrågorna återfinns i arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS 2001:1). I dessa slås följande fast: att föreskrifterna gäller alla arbetsgivare att med systematiskt arbetsmiljöarbete avses arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten så att ohälsa och olycksfall förebyggs att det systematiska arbetsmiljöarbetet skall vara en naturligt del av det dagliga arbetet att arbetsgivaren skall ge arbetstagare och skyddsombud möjlighet att delta i arbetsmiljöarbetet slutversion.docx 8 (8)
det skall finnas en arbetsmiljöpolicy att det skall finnas rutinbeskrivningar för det systematiska arbetsmiljöarbetet att arbetsmiljöpolicy och rutinbeskrivningar är dokumenterade om det finns mer än tio arbetstagare Det skall således finnas en skriftlig dokumentation av arbetsmiljöpolicy, rutiner, uppgiftsfördelning och uppföljning av en arbetsgivare motsvarande Vadstena kommuns storlek. Det är arbetsgivarens skyldighet att regelbundet undersöka arbetsförhållanden och bedöma risker. De åtgärder som identifieras och som inte åtgärdas omedelbart skall föras in i en skriftlig handlingsplan. Av planen skall det framgå när åtgärder kan vidtas. Genomförda åtgärder skall kontrolleras. Arbetsgivaren skall varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppföljningen skall dokumenteras skriftligt. 6.1 Organisation Det har funnits ett samverkansavtal med de fackliga organisationerna. Där reglerades frågan hur man arbetar med systematiskt arbetsmiljöarbete. Avtalet sades upp med hänvisning till att parterna inte var eniga om samverkansformerna och hur avtalet skulle tillämpas i förhållande till MBL. Man vill numera arbeta annorlunda med arbetsmiljöfrågorna. Det finns nu en fastställd struktur för hur arbetet arbetsmiljöfrågorna skall hanteras. Centralt finns en skyddskommitté bestående av kommunchef chefen för bildning, kultur och fritid chefen för social sektor PA-konsult Huvudskyddsombud/skyddsombud Kommunen är sedan organiserad i tio olika arbetsmiljögrupper som i sin tur består av ett antal olika arbetsplatsträffar där de dagliga frågorna kring de anställdas arbetsmiljö kan ventileras på träffarna. Den nya organisationen har inletts med att man haft en gemensam obligatorisk utbildning i arbetsmiljöfrågor. Alla ca 70 chefer var kallade till utbildningen som omfattade en dag i september 2013. Syftet med utbildningen var att skapa en gemensam bild av hur arbetsgivaren i kommunen skall arbeta med arbetsmiljöfrågor. Enligt personalchefen finns en skillnad i sättet att arbeta med arbetsmiljöfrågorna. De stora förvaltningarna barn- och utbildning och socialförvaltningen uppges arbeta bra med arbetsmiljöfrågorna, medan däremot kommunledningsförvaltningen inte har formerat sitt arbete ännu, framförallt rörande den fysiska arbetsmiljön där flera verksamheter delar samma lokaler. slutversion.docx 9 (9)
6.2 Riktlinjer Det saknas riktlinjer för arbetet med systematiskt arbetsmiljöarbete. Det finns en principiell utgångspunkt att alla verksamheter arbetar med arbetsmiljöfrågorna utifrån sina egna förutsättningar. Det finns en personal- och arbetsgivarpolicy. I den anges kommunens syn på arbetsmiljöfrågorna. I policyn finns ett avsnitt om hälsofrämjande arbetsplats. De punkter som särskilt framhålls i policyn är: Ett hälsofrämjande och utvecklande ledarskap som skapar utrymme för dialog på arbetsplatserna Ett hälsofrämjande medarbetarskap som stärker individen och samtidigt tar ansvar för att uppmärksamma brister i arbetsmiljön Arbetsorganisation och arbetsvillkor som så långt som möjligt främjar medarbetarens hälsa Ett dokumenterat systematiskt arbetsmiljöarbete En trygg och säker arbetsmiljö Arbetsplatser fria från tobak, alkohol och droger Ett ökat frisktal och minskade kort- och långtidssjukskrivningar tack vare ett systematiskt rehabiliteringsarbete Medvetenhet bland chefer och medarbetare om den egna livsstilens betydelse för hälsan Ett friskvårdsarbete som stödjer medarbetares eget ansvar för sin hälsa 6.3 Ansvar När det gäller det systematiska arbetsmiljöarbetet förväntas varje enhetschef se till att skyddsronder genomförs årligen. Det finns ca 30 enhetschefer i kommunen. Det saknas dokument som tydligt preciserar ansvaret för arbetsmiljöfrågorna. 6.4 Skyddsronder Enligt personalchefen finns det ingen systematisk uppföljning av att skyddsronder görs överallt. Inom vård och omsorg och bildningssektorn görs återkommande skyddsronder. Kommunstyrelsen skall behandla ett ärende på sammanträdet i januari 2014 och som visar hur ansvaret för arbetsmiljöuppgifterna skall fördelas. 6.5 Frisktalen Den totala sjukfrånvaron ökade under 2012 jämfört med åren närmast dessförinnan. Ökningen i kommunen är i paritet med riket i övrigt. Det är enligt personalchefen hög korttidsfrånvaro och där en del av denna sjukfrånvaro uppfattas hänga samman med arbetsmiljön. 6.6 Uppföljning och rapportering Kommunledningsförvaltningen har inget uppdrag av kommunstyrelsen att rapportera arbetsmiljöfrågorna. Det görs heller inte någon uppföljning på eget initiativ. Enligt ett av huvudskyddsombuden har arbetet med det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerat sämre under de senaste åren, mycket på grund av att en tidigare medarbetare slutat. Nu har man dragit igång arbetet igen men eftersom det saknas flera skyddsombud i de olika arbetsmiljögrupperna räknar slutversion.docx 10 (10)
huvudskyddsombudet med att det kommer att dröja innan den nya organisationen fungerar. Huvudskyddsombuden medverkar i de lokala årliga genomgångarna i de fall det saknas lokala skyddsombud. Det tar tid från det övergripande arbetet som den centrala skyddskommittén skall utföra, men uppfattas viktigt eftersom arbetsmiljöarbetet är något eftersatt. Handlingsplaner upprättas efter genomgångarna. Det kan ta mellan ett och ett och ett halvt år mellan gångerna. Det tar ofta tid att åtgärda det som noteras i handlingsplanerna. Enligt huvudskyddsombudet är kanske den psykosociala arbetsmiljön svårast att åtgärda. Exempel på frågor som huvudskyddsombudet anser har tagit lång tid att lösa och som ännu inte fått någon lösning är: Bemanningen Delade turer Inom äldreomsorgen fungerar det systematiska arbetsmiljöarbetet bra. Det finns flera skyddsombud på arbetsplatserna och dialogen med arbetsgivaren är bra. Enligt huvudskyddsombudet skall arbetsgivarens skyldighet att följa upp handlingsplanerna ske i de olika arbetsgrupperna. Det görs, men det sker ingen summering av detta i den centrala skyddskommittén. Det kanske vore bra att det gjordes för att på det sättet få en bild av hur behovet av arbetsmiljöåtgärder såg ut. 6.7 Lokalt arbete på delar av kommunledningsförvaltningen Den senast formellt upprättade skyddsronden gjordes 2008. I den identifieras elva riskområden ur arbetsmiljösynpunkt. Områden som dokumenterades var bl.a. brandlarm, ergonomi, halkrisker i trappor etc. Många av riskområdena skulle rapporteras till ledningsgruppen i förvaltningen för vidare åtgärder med hänsyn till att frågorna inte vara entydigt specifika för den berörda verksamheten. Sedan flera år följs arbetsmiljöaspekter upp i de årliga medarbetarsamtalen. Åtgärder vidtas utifrån de synpunkter enskilda medarbetare för fram. Det kan gälla möbler, insatser för bättre ergonomi etc. Chefen har hittills inte sett att det finns ekonomiska begränsningar för de insatser som görs till följd av vad som framkommer i samtalen allt åtgärdas. Arbetsmiljöfrågor tas upp en gång per månad vid arbetsplatsträffar. Dessa träffar dokumenteras. Inom verksamheten saknas handlingsplaner eftersom allt som tas upp kan åtgärdas omedelbart. Verksamheten gör inte någon formell uppföljning av arbetsmiljöarbetet årligen för vidare rapportering till nämnden. Den ansvariga chefen ser fram emot att personalavdelningen dragit igång arbetet kring det systematiska arbetsmiljöarbetet och väntar på att få ta del av blanketter, mallar och annat som kan användas i det dagliga arbetet. En annan del av kommunledningsförvaltningen tar upp arbetsmiljöfrågorna på de månatliga arbetsplatsträffarna. Det förs minnesanteckningar från dessa möten. Exempel på frågor som tagits upp vid dessa tillfällen under 2013 är: slutversion.docx 11 (11)
Byte av lysrörsarmatur Värme och ventilation Rörelsesensorer i korridorerna Det saknas handlingsplan och det görs ingen formell uppföljning av arbetsmiljöarbetet. Inom ett rektorsområde har två dokumenterade skyddsronder genomförts under 2013. Verksamheterna har noterat risker, förslag till åtgärder och utsett ansvariga för de olika punkterna. Av det upprättade dokumentet framgår också när åtgärden skall vara genomförd och när uppföljning skall göras. Skolorna är föremål för inspektion från arbetsmiljöverket och rapport kommer att lämnas till nämnden via arbetsmiljöverket. Ett område inom vård- och omsorg har fastställda rutinbeskrivningar för när skyddsronder skall genomföras och form för dokumentation. I februari varje år görs skyddsronder. Dessa dokumenteras. Vid skyddsronder tittar man på riskfaktorer som hänger samman med den psykosociala miljön och den fysiska miljön. Faktorer som personalomsättning, bemanning, klimat/ventilation, ergonomi etc. bedöms utifrån risker. Åtgärder noteras och ansvariga utses. Uppföljningar görs löpande på arbetsplatsträffar. Det görs inte någon precisering av vilka kostnader som bedömda åtgärder kan medföra. Det görs ingen specifik rapportering till nämnden kring arbetsmiljöfrågorna. I samband med delårsbokslut och årsredovisning görs en kommentar av vad som avviker inom arbetsmiljöområdet. Dessa dokument antas av nämnden. 6.8 Kommentar Granskningen visar att det saknas aktuella riktlinjer och aktuell arbetsmiljöpolicy. Kommunledningsförvaltningen har initierat ett utvecklingsarbete. Målsättningen är att det skall bli ett strukturerat arbete inom alla förvaltningar i arbetsmiljöfrågor. 7 Svar på revisionsfrågorna Fråga: Vilka system finns? Svar: det finns dokumenterade riktlinjer och rutinbeskrivningar för Lex Sarah och Lex Maria. Det saknas motsvarande rörande det systematiska arbetsmiljöarbetet. En utveckling är emellertid initierad rörande det systematiska arbetsmiljöarbetet. Fråga: Har personalen fått utbildning i hantering av systemen? Svar: Ja, beträffande Lex Sarah och Lex Maria. När det gäller det systematiska arbetsmiljöarbetet har detta ännu inte implementerats. Fråga: Hur väl förankrade är dessa system bland medarbetare? Svar: Lex Sarah och Lex Maria bedöms vara förankrade. Fråga: Hur sker rapportering? slutversion.docx 12 (12)
Svar: Det sker rapportering till nämnden rörande Lex Sarah och Lex Maria. Det sker inte någon motsvarande systematisk rapportering till nämnd eller styrelse kring det systematiska arbetsmiljöarbetet. Fråga: Hur följs rapporteringen upp? Svar: I socialnämnden på det sättet att rutiner och riktlinjer görs om i syfte att motsvara intentionerna i lagstiftningen. Fråga: Vilka effekter kan avläsas i verksamheten av en effektiv tillämpning av avvikelserapporteringen? Svar: Det är inte helt enkelt att ge ett entydigt och enkelt svar på detta. När det gäller Lex Sarah och Lex Maria är den tydligaste effekten att det finns ett enhetligt arbetssätt som överensstämmer med gällande lagstiftning. När det gäller det systematiska arbetsmiljöarbetet återstår en del utvecklingsarbete innan kommunen kan sägas uppvisa liknande effekter. 7.1 Slutbedömning Granskningen har visat att det finns riktlinjer och dokumenterade rutiner rörande Lex Sarah och Lex Maria. Tillämpningen är likartad. Det är tillfredsställande. Kommunen har ett utvecklingsarbete framför sig när det gäller det systematiska arbetsmiljöarbetet. slutversion.docx 13 (13)