SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Gemensam nämnd för närvård i Frostviken Sammanträdesdatum Blad 1 (8) 2012-09-11 Plats och tid Forsgården, Gäddede, kl 10.00-14.00 Beslutande Övriga närvarande Ardis Lindman (s), ordförande Gun-Marie Axelsson (s) Inger Jonsson (c) Gunnar Geijer (c) Kerstin Sjöberg (v), tjg ersättare Per-Olof Melin (s), tjg ersättare Barbro Blom, närvårdschef Stig Willman, sekreterare Utses att justera Justeringens plats och tid Gunar Geijer Kommunkontoret, Strömsund, inom 14 dagar Underskrifter Sekreterare... Paragrafer 21-27 Stig Willman Organ Ordförande... Ardis Lindman Justerare... Gunnar Geijer Sammanträdesdatum 2012-09-11 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Gemensam nämnd för närvård Frostviken Datum då anslag 2012-09-19 Datum då anslag 2012-10-11 sätts upp tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet, Strömsund Underskrift... Lena Haglund
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Gemensam nämnd för 2012-09-11 2 närvård Frostviken 21 Dagens sammanträde Ordföranden hälsar närvarande ledamöter, ersättare och övriga deltagare välkomna och öppnar dagens sammanträde. Utöver de i kallelsen upptagna ärendena anmäls följande övriga frågor: En ytterligare ansökan om bidrag från den s k AFA-fonden. Ärendet behandlas i samband med den i kallelsen upptagna ansökan. Information om ett pågående arbetsmiljöärende. Justering (sign)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Gemensam nämnd för 2012-09-11 3 närvård Frostviken 22 Budgetuppföljning per augusti 2012 Närvårdschefen informerar. Prognosen pekar nu på ett kalkylerat underskott med 180 000 kronor, en liten avvikelse från förra prognosen. På sikt kan kostnaderna för personlig assistans bli lägre medan kostnaderna för ambulansverksamheten förväntas öka kraftigt. Se bilaga. Närvårdschefen gör bedömningen att det nu inte är möjligt att komma inom gällande nettoram och föreslår att närvårdsnämnden ansöker om tilläggsanslag för att täcka förväntat underskott. Beslut Närvårdsnämnden ansöker om tilläggsanslag, 180 000 kronor för år 2012. Beslutsexp Kommunstyrelsen Justering (sign)
BOKSLUTSPROGNOS 2012 Förvaltning/avdelning: Bokslutsprognos driftbudget (exkl kapitalkostnad) Budget (belopp kkr) Bokslutsprognos (belopp kkr) Nettoavvikelse Kostnader (inkl Intäkter (inkl Föregående tilläggsbudget) tilläggsbudget) Nettoram Kostnader Intäkter Netto Bokslutsprognos bokslutsprognos 30 685 11 527 Närvård Frostviken 19 158 30 713 11 375 19 338-180 -160 Prognos baserad på redovisning t.o.m: Februari April Augusti Oktober Mars Maj September November A. Förvaltnings-/avdelningschefs kommentar om nuläget Inflyttning till Levinsgården, byte av larm på Forsgården samt hopslagning av två personalgrupper samt sommarsemestrar har tagit mycket kraft från all personal men börjat bli mer stabilt, vi planerar nu för hösten schemamässigt. Ett LSS ärende är avslutat där kommunen var arbetsgivare, vi har nu övertalig personal. Slutbesiktning av Levinsgården är gjord men porttelefoner fungerar inte då Telia inte utfört sitt arbete ännu. Vårt nya larmsystem har inte fungerat tillfredsställande då det mobila nätet är svagt, ett problem som Telia uppmärksammats om. B. Åtgärd/förslag för att komma inom budgetram Beaktad i prognos Kräver poli- Behandling i Beslutstiskt beslut nämnd, datum paragraf Krävs beslut 1. Närvårdsnämnden tar ställning till ett ökat underskott, ev ansökan om tilläggsanslag Ja Nej Ja Nej 20120911 KS KF 2. Ja Nej Ja Nej KS KF 3. Ja Nej Ja Nej KS KF 4. Ja Nej Ja Nej KS KF Strömsunds kommun 201010 C. Kommentar till avvikelse i förhållande till föregående prognos Ny kommunikation mot landstinget installerad via sjunet, ett krav i Hälsovalet. Belastningen på ambulans tenderar fortsätta, nu uppe i 280 uppdrag. Förstärkning av DSK/SSK fortgår för att arbetet som Närvårdschef ska kunna utföras. Fördelning av personalkostnader har varit svår att fördela rätt under året hitintills men kommer att omföras och rättas till under hösten.
Förvaltning/avd: Närvård Frostviken BOKSLUTSPROGNOS DRIFTBUDGET Prognos baserad på redovisning t.o.m: Febr Mars Apr Maj Aug Sept Okt Nov 2012 Ändamål Kostnader (belopp i kkr) Intäkter (belopp i kkr) Kommentarer Budget Boksluts- Prognostiserat Budget Boksluts- Prognostiserat Netto- (inkl TA*) prognos över/underskott (inkl TA*) prognos över/underskott avvikelser 008 Nämnd 240 230 10 10 197 Ledning/adm 549 499 50 90 90 140 Rest landstingsbidrag 717 Pers assistans 2 375 2 775-400 1 452 1 050-402 -802 718 Stödinsatser 61 61 Ett avslutat LSS ärende minskad intäkt FK. Kostnad under uppsägningstid. Två nya ärenden under året. 771 Särskilt boende 8 138 8 138 535 435-100 -100 Fler platser än efterfrågan särskilt boende. 778 Trygghetsboende 1 291 1 391-100 365 400 35-65 Kostnad för nattpersonal, fördröjning av planerad reducering. 780 Hälsocentral 10 732 11 032-300 8 944 9 144 200-100 Förstärkt Sskbemanning, kostnad provtagn, röntgen, ambulans, köpt storstäd, datakostnader. Intäkter ambulans. 781 Hemvård 5 502 4 800 702 136 136 702 Personalkostnader belastat 771 782 Hemsjukvård 1 604 1 604 35 75 40 40 786 Fotvård 193 183 10 60 45-15 -5 Summa 30 685 30 713-28 11 527 11 375-152 -180 * TA=tilläggsanslag/-budget
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Gemensam nämnd för 2012-09-11 4 närvård Frostviken 23 Budget 2013 Närvårdschefen informerar. Arbetet med att fördela budgetramen till ändamål pågår. Ett stort problem är de förväntade kostnaderna för ambulansen 2013. Nettokostnaderna har beräknats till ca 5,1 miljoner kronor medan ersättningen från landstinget förväntas bli högst 3,3 miljoner kronor. Här finns då en ekonomisk brist på ca 1,8 miljoner kronor. Närvårdsnämnden ska också, enligt anvisning från fullmäktige och med ledning av de övergripande mål och politiska prioriteringar som fullmäktige antagit, besluta om nämndsspecifika mål och effektmål. Närvårdsnämnden finner att detta arbete kräver ett extra sammanträde och att stöd för detta kan finnas i de beslut om mål som socialnämnden antagit för sitt verksamhetsområde. Beslut Närvårdsnämnden kallar till ett extra sammanträde som hålls i Strömsund fredagen den 28 september 2012. Tid och plats anges i kommande kallelse. Till denna kallelse bifogas kommunfullmäktiges beslut om budget för 2013, socialnämndens beslut om egna mål samt övriga handlingar av betydelse för närvårdsnämndens arbete med egna målformuleringar. Justering (sign)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Gemensam nämnd för 2012-09-11 5 närvård Frostviken 24 Ansökan om bidrag Närvårdschefen har lämnat in två ansökningar om bidrag från de s k AFA-medlen. Tio vårdsängar med madrasser, 163 750 kronor till Levinsgården och Forsgården samt ett höj- och sänkbart bårunderrede, 10 000 kronor, sammantaget en kostnad av 173 750 kronor. En bladderscan för urinblåseundersökning, 80 000 kronor och en undersökningsbrits, 20 000 kronor Tillsammans uppgår då bidragsansökningarna till 273 750 kronor. Beslut Närvårdsnämnden tillstyrker dessa bidragsansökningar. Beslutsexp Kommunstyrelsen Justering (sign)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Gemensam nämnd för 2012-09-11 6 närvård Frostviken 25 Revidering av närvårdsnämndens reglemente Processledare Gunilla Mellgren har upprättat förslag till reviderat reglemente. Närvårdsnämnden granskar förslaget och lämnar följande kommentarer: 1 Ansvarsområde Följande saknas och ska läggas till mellan förslagets första och andra stycke: Närvårdsnämnden ansvarar inom sitt upptagningsområde för kommunal hälsooch sjukvård inkluderande hemsjukvård. 9 Inkallande av ersättare Skrivningen i gällande reglemente är att föredra. Det härrör från den överenskommelse om sekretariat som närvårdsnämnden accepterade genom sitt beslut den 11 april 2005, 11, punkt 2 Beslutsexp Gunilla Mellgren Justering (sign)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Gemensam nämnd för 2012-09-11 7 närvård Frostviken 26 Övriga frågor Närvårdschefen informerar om ett pågående arbetsmiljöärende. Justering (sign)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Blad nr Gemensam nämnd för 2012-09-11 8 närvård Frostviken 27 Delgivningar Kommunrevisionen har överlämnat rapporten Upphandlingsprocessen för kännedom. Bilaga. Beslut Rapporten läggs till handlingarna. Justering (sign)
Revisionsrapport Upphandlingsprocessen Strömsunds kommun Maj-Britt Åkerström Cert. kommunal revisor
Strömsunds kommun Upphandlingsprocessen
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Revisionskriterier... 2 2.3. Revisionsmetod och avgränsning... 2 3. Lagen om offentlig upphandling... 3 4. Granskningsresultat... 5 4.1. Organisering av upphandling... 5 4.1.1. Strömsunds kommun... 5 4.1.2. Gemensam nämnd... 6 4.1.3. Revisionell bedömning... 7 4.2. Upphandlingsfunktionen... 7 4.2.1. Revisionell bedömning... 7 4.3. Styrning av upphandlingar... 8 4.3.1. Lagstiftning... 8 4.3.2. Länsnivå... 8 4.3.3. Strömsunds kommun... 8 4.3.4. Revisionell bedömning... 8 4.4. Rutiner för egenkontroll... 9 4.4.1. Revisionell bedömning... 10 4.5. Inköpsberättigade... 10 4.5.1. Revisionell bedömning... 10 4.6. Köptrohet mot ramavtal... 11 4.6.1. Revisionell bedömning... 12 4.7. Rutiner kring köpkort... 13 4.7.1. Revisionell bedömning... 14 Strömsunds kommun
1. Sammanfattning och revisionell bedömning Strömsunds kommun har från 1 juli 2009 gått med i den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan som numera omfattar samtliga kommuner i Jämtlands län. I samband med väsentlighets- och riskanalys har framkommit synpunkter på hur kommunens upphandling fungerar. Följande revisionsfråga är aktuell: Är kommunens upphandlingsfunktion effektiv, styrbar och bedrivs verksamheten med rätt kvalitet? Vår sammanfattande revisionella bedömning efter genomförd granskning är att kommunens upphandlingsfunktion är effektiv och styrbar och att den bedrivs med tillräcklig kvalitet. Vi grundar vårt ställningstagande på följande: Det finns en dokumenterad aktuell beskrivning av kommunens upphandlingsorganisation i styrdokumentet "Riktlinjer för strategisk upphandling i Strömsunds kommun". Dokumentet är känt i organisationen. Kommunens styrning av upphandlingar är tillfredsställande. Gällande styrdokument är lättillgängliga på kommunens intranät. Styrdokumenten är aktuella, kända och tillämpade i organisationen. Utifrån genomförd dokumentgranskning bedömer vi att upphandlingsfunktionen fungerar mycket bra. Genomförda intervjuer stödjer vår bedömning. Kommunen har beslutade regler för att genomföra upphandlingar affärsmässigt och i enlighet med gällande rätt. Vissa brister finns vad avser uppföljning av avtalsvillkor. I vår granskning har inget framkommit som visar på avvikelser mot fastställda regler. Överklagningar av kommunens upphandlingar har förekommit, men kommunen har inte behövt rätta några upphandlingar de senaste åren. Uppföljning av köptrohet mot ramavtal sker kontinuerligt enligt en i förväg fastställd plan. Genomförda kontroller visar att följsamheten är tillfredsställande för de flesta förvaltningar. Diskussioner pågår kring antalet inköpsberättigade vilket förväntas resultera i att antalet reduceras och att rätten att göra inköp styrs upp på ett tydligare sätt vilket vi bedömer vara positivt. Olika former av inköpskort används i verksamheterna. Vi bedömer att korthanteringen fungerar tillfredsställande men rekommenderar samtliga förvaltningar, att liksom miljö- och byggavdelningen och vård- och socialförvaltningen, upprätta rutinbeskrivningar över hur korten ska hanteras och kontrolleras. Strömsunds kommun 1 av 15
2. Inledning 2.1. Bakgrund Strömsunds kommun har från 1 juli 2009 gått med i den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan som numera omfattar samtliga kommuner i Jämtlands län. I samvand med väsentlighets- och riskanalys har framkommit synpunkter på hur kommunens upphandling fungerar. 2.2. Revisionskriterier Följande revisionsfråga är aktuell: Är kommunens upphandlingsfunktion effektiv, styrbar och bedrivs verksamheten med rätt kvalitet? Granskningen omfattar följande granskningsmål: Finns en dokumenterad aktuell organisationsbeskrivning inklusive arbets- och ansvarsfördelning? Är detta känt i organisationen? Fungerar kommunens styrning av upphandlingar tillfredsställande? Fungerar upphandlingsfunktionen på ett tillfredsställande sätt? Har den upphandlande enheten beslutade rutiner för egenkontroll av upphandlingars affärsmässighet och följsamhet till gällande rätt (lagar, riktlinjer och rättspraxis)? Följs köptrohet mot ramavtal upp? Följs gällande ramavtal? Vilka har rätt att göra inköp? Hur fungerar rutiner kring inköpskort, eurocard? 2.3. Revisionsmetod och avgränsning Granskningen, som avser samtliga nämnder, sker genom dokumentstudier och intervjuer med kommunchef, förvaltningschefer och handläggare för upphandlingsfrågor samt ansvarig för försök med inköpskort. Strömsunds kommun 2 av 15
3. Lagen om offentlig upphandling Syftet med upphandlingsreglerna i LOU, Lagen om Offentlig Upphandling, är att de upphandlande myndigheterna och ska använda de offentliga medel som finansierar offentliga upphandlingar på bästa sätt genom att dra nytta av konkurrensen på aktuell marknad. Regelverket syftar också till att ge leverantörer möjlighet att tävla på samma villkor i varje upphandling. Med offentlig upphandling menas de åtgärder en upphandlande myndighet vidtar för att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller byggentreprenader. De upphandlande myndigheterna har därvid att följa LOU vid alla köp, hyra och leasing av varor och tjänster, med några undantag. För offentlig upphandling gäller fem grundläggande principer för all upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader; 1. Principen om icke-diskriminering - det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer främst på grund av nationalitet. Bland annat innebär denna princip att den upphandlande myndigheten inte får ge ett lokalt företag företräde med anledning av dess geografiska läge. 2. Principen om likabehandling - alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika förutsättningar. 3. Principen om ömsesidigt erkännande - intyg och certifikat som utfärdats av en medlemsstats myndighet ska gälla också i övriga EU/EES-länder. 4. Proportionalitetsprincipen - kraven på leverantören och kraven i kravspecifikationen ska ha naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas. 5. Principen om transparens - den upphandlande myndigheten är skyldig att skapa öppenhet, att lämna information om upphandlingen och det praktiska tillvägagångssättet. Förfrågningsunderlaget måste vara tydligt och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas. Reglerna för offentlig upphandling är olika beroende på om värdet av upphandlingen är över eller under de s.k. träskelvärdena. Om värdet beräknas vara över tröskelvärdena gäller att upphandling ska ske genom öppet förfarande, selektivt förfarande eller förhandlat förfarande. Vid upphandling under tröskelvärdena gäller att den upphandlande myndigheten kan välja mellan ett förenklat förfarande eller ett urvalsförfarande. Om kontraktets värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl finns möjlighet att genomföra direktupphandling, vilket innebär ett förfarande utan särskilda krav på anbud. Den upphandlande myndigheten ska vid behov besluta om riktlinjer för direktupphandling. Strömsunds kommun 3 av 15
Från och med den 1 januari 2012 till och med den 31/12 2013 gäller följande tröskelvärden för kommuner och landsting. Tröskelvärden EURO SEK Enligt LOU: Varor och tjänster Byggentreprenader 200 000 5 000 000 1 897 540 47 438 500 Tröskelvärden enligt LUF 1 Varor och tjänster Byggentreprenader 400 000 5 000 000 3 795 080 47 438 500 Beroende på val av upphandlingsförfarande finns bestämmelser i LOU om annonsering inför en kommande upphandling. Annonsering ska ske i samtliga fall utom vid direktupphandling. Vid förhandlat och förenklat förfarande får under särskilda förutsättningar upphandling ske utan föregående annonsering. Vid all upphandling utom direktupphandling krävs att den upphandlade myndigheten tar fram ett förfrågningsunderlag med administrativa föreskrifter, kravspecifikation och kommersiella villkor. Förfrågningsunderlaget ska innehålla tydliga utvärderingskriterier och utformas på ett sådant sätt att inte vissa leverantörer gynnas eller missgynnas. Skälen för samtliga beslut och vad som förekommit i övrigt i upphandlingsprocessen ska dokumenteras och förvaras i en upphandlingsakt, inklusive protokoll och anteckningar som förts vid eventuella intervjuer med anbudsgivare. Den upphandlande myndigheten ska på eget initiativ lämna upplysningar om tilldelningsbeslut och skäl till val av leverantör. En upphandling är avslutad först sedan det gått 10 dagar från det att korrekta upplysningar lämnats till samtliga anbudsgivare om tilldelningsbeslutet och skälen därtill och att ett upphandlingskontrakt finns. 1 Lag om upphandling av vatten, energi, transporter och posttjänster. Strömsunds kommun 4 av 15
4. Granskningsresultat 4.1. Organisering av upphandling 4.1.1. Strömsunds kommun Inköp/upphandling inom Strömsunds kommun hanteras i en permanent arbetsgrupp. Personerna i gruppen, som kommer från flera olika förvaltningar/avdelningar, arbetar inte enbart med upphandlingsfrågor. Källa: Kommunens hemsida. I "Riktlinjer för strategisk upphandling i Strömsunds kommun", daterad april 2011 beskrivs kommunens upphandlingsorganisation enligt nedan. Pilarna anger de vanligaste kommunikations- och samarbetsvägarna. Strömsunds kommun 5 av 15
Som framgår av bilden består kommunens upphandlingsorganisation både av egen personal och av personal från gemensam nämnd för upphandlingssamverkan, GNU (se avsnitt 4.1.2 nedan). På kommunens hemsida finns en hänvisning/länk till det gemensamma upphandlingskontorets hemsida. Kommunen annonserar i regel alla sina upphandlingar hos Visma Optic. En gång per månad informerar kommunen i Lokaltidningen Strömsund om aktuella upphandlingar och ibland även om kommande upphandlingar. 4.1.2. Gemensam nämnd Från 1 juli 2009 är Strömsunds kommun medlem i Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan (GNU) i vilken alla åtta kommuner i Jämtland idag ingår. Samverkan sker genom ett gemensamt upphandlingskontor som finns i Östersund. Upphandlingskontoret upphandlar varor och tjänster som de samverkande kommunerna har behov av och, på särskilda uppdrag, upphandlingar som är specifika för någon förvaltning inom någon av kommunerna. De flesta av Strömsunds kommuns ramavtal upphandlas via upphandlingskontoret. Vissa ramavtalsupphandlingar sker direkt av kommunen, d.v.s utan medverkan av upphandlingskontoret. Exempel på detta är snöröjning, grusleveranser, larm och larmservice, måleriarbeten, elarbeten, vvs-tjänster, skolläkare, kommuninfosida samt musikinstrument och tillbehör. Utöver ramavtalen görs även upphandlingar som utmynnar i tjänsteavtal, köpeavtal, mmm. Kommunerna som ingår i samverkan har antagit en gemensam upphandlingspolicy. Syftet med policyn är att: Säkerställa att varor, tjänster och entreprenader köps med rätt kvalitet till lägsta möjliga kostnad och med minsta möjliga miljöpåverkan. Långsiktigt medverka till en marknadssituation som präglas av uthållighet och väl fungerande konkurrens. Säkerställa att upphandling sker i enlighet med gällande lagstiftning. Underlätta för små och medelstora företag att uppträda som leverantörer till offentlig sektor. Policyn ska ge vägledning till hur förtroendevalda och anställda ska agera när det gäller upphandling. Policyn behandlar även frågor kring affärsmässighet och affärsetik. Samordning ska genomföras inom de områden där det finns gemensamma intressen. Upphandlingskontoret informerar om vilka produktområden upphandling kommer att ske. De enskilda kommunerna kan då välja att delta i upphandlingen eller att avstå. I varje upphandling ska möjligheten att tillåta delanbud prövas utifrån ett affärsmässigt perspektiv. Genom referensgrupper ska kommunernas samlade kompetens tas till vara för att skapa så bra gemensamma ramavtal som möjligt. Ett aktivt deltagande från den Strömsunds kommun 6 av 15
kommun som har den mest lämpliga kompetensen inom produktområdet förutsätts. Kommunerna ska inte genomföra upphandlingar i egen regi där ramavtal finns eller där samordnad upphandling är planerad. Kommunstyrelsens godkännande krävs om enskild kommun inte tänker medverka i kommungemensam upphandling initierad av den gemensamma nämnden. Om en kommun avstår från att använda befintliga ramavtal ska den gemensamma nämnden och upphandlingskontoret informeras om skälen. Om ramavtal saknas får direktupphandling bara användas om upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl. Den direktupphandlande organisationen ska alltid förvissa sig om att ett angivet pris är rimligt, exempelvis genom en prisjämförelse. En direktupphandling ska alltid dokumenteras. Vid större direktupphandlingar ska upphandlingskontoret alltid informeras. En databas finns över alla tecknade ramavtal. 4.1.3. Revisionell bedömning Styrdokumentet "Riktlinjer för strategisk upphandling i Strömsunds kommun" är aktuellt, känt och tydliggör på ett bra sätt upphandlingsorganisationen. 4.2. Upphandlingsfunktionen På kommunens intranät finns en informationshandbok avseende inköp/upphandling. Handboken, som upprättats lokalt av upphandlingsenheten, omfattar följande delar: Inköp - hur gör jag? (beloppsgränser, direktupphandling, inköpsbehov) Avtal med kommunens avtalskatalog Avtalsuppföljning Köptrohet Organisation Samverkan (GNU) (kommande upphandlingar, kontroll av anbudsgivare, nyheter) Styrdokument (lagar, länsnivå, kommunen) Mallar och blanketter (för beställare och för upphandlare) Frågor och svar Vid genomförda intervjuer framkommer att samtliga tillfrågade förvaltningsrepresentanter bedömer att upphandlingsfunktionen sedan 2009 har fungerat allt bättre och bättre och att den i dag fungerar mycket bra. En begränsning anges, nämligen att upphandling av teknik och byggproduktion inte kan ske genom det gemensamma upphandlingskontoret. 4.2.1. Revisionell bedömning Utifrån genomförd dokumentgranskning bedömer vi att upphandlingsfunktionen fungerar mycket bra. Genomförda intervjuer stödjer vår bedömning. Strömsunds kommun 7 av 15
4.3. Styrning av upphandlingar Inköp/upphandlingar bedöms i dag ta längre tid att genomföra än tidigare. De intervjuade bedömer att detta delvis hänger samman med tydigare lagstiftning och styrning på läns- och kommunnivå men att detta är nödvändigt för att undvika överklaganden. Av intervjuerna framgår att styrdokumenten är lättillgängliga och kända i organisationen. Styrning av upphandling av ramavtal sker bland annat genom lagstiftning, styrning på länsnivå och styrning inom Strömsunds kommun. 4.3.1. Lagstiftning Aktuella lagar är: Lag om offentlig upphandling, Lag om valfrihetssystem och Lag om upphandling inom försörjningssektorn. 4.3.2. Länsnivå På länsnivå finns en gemensam upphandlingspolicy med tillämpningsföreskrifter. 4.3.3. Strömsunds kommun Lokalt i Strömsunds kommun styrs upphandlingar/inköp bland annat genom: Riktlinjer för strategisk upphandling i Strömsunds kommun. Riktlinjer för inköp av livsmedel Rutinbeskrivning för upphandlingsprocessen Dokumenteringshanteringsplan Beslut i kommunchefens ledningsgrupp om vilka avtal som ska upphandlas genom GNU och/eller genom kommunspecifika upphandlingar. Besluten dokumenteras. Förslag lämnas från gemensamma upphandlingskontoret och från kommunens upphandlingsenhet. Kontinuerliga uppföljningar av köptrohet mot ramavtal, se avsnitt 4.6. Av genomförda intervjuer framgår att dokumenten är väl kända av förvaltnings- och avdelningscheferna och att de är behandlade vid olika förvaltnings- /avdelningsträffar. Beträffande köptroheten mot ramavtal, se avsnitt 4.6. 4.3.4. Revisionell bedömning Gällande styrdokument är lättillgängliga på kommunens intranät. Styrdokumenten är aktuella. Utifrån gjorda intervjuer bedömer vi att styrdokumenten är kända och tillämpade i organisationen. Strömsunds kommun 8 av 15
4.4. Rutiner för egenkontroll Enligt "Riktlinjer för strategisk upphandling i Strömsunds kommun" ska alla avtal som hanterar inköp som sträcker sig över minst ett år finnas i original hos upphandlingsenheten och ska även läggas in i den elektroniska avtalsdatabasen. Inköpskontroll sker bland annat i attestfunktionen, där kontroll ska ske mot budget, avtal, pris, leverans m. m. Se även avsnitt 4.5. I upphandlingspolicyn (GNU) beskrivs principerna att kommunerna ska behandla alla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt och genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet ska iakttas och leverantörer och entreprenörer som anlitas förutsätts följa all för uppdraget relevant lagstiftning. Därutöver anges i upphandlingspolicyn följande etiska agerande som ska främja god affärsetik som i sin tur gör kommunerna till trovärdiga aktörer på både den offentliga och privata marknaden: Inga orimliga eller onödiga krav ska ställas så att någon leverantör gynnas eller missgynnas. Förtroendevalda och tjänstemän ska inte ha personliga intressen hos leverantörer (jäv) som kan påverka upphandlingen. Vid besök hos leverantörer, eller vid gemensamma resor, ska egna rese- och logikostnader alltid betalas av kommunen. Alla former av gåvor och tjänster från befintliga och potientiella leverantörer ska undvikas. Leverantörer ska inte lovas något eller utnyttjas på ett sådant sätt som det inte finns befogenheter eller laglig möjlighet att uppfylla. Kommunen har fastställt regler kring direktupphandling. Om det inte finns ett ramavtal för en vara/tjänst kan en direktupphandling få göras om värdet är lågt och det är en engångsföreteelse eller om det finns synnerliga skäl utom kommunens kontroll. Om värdet understiger 50 000 kr räcker det med att förvissa sig om att priset är rimligt, exempelvis genom en prisjämförelse per telefon. Inga krav på dokumentation finns, men det är tillåtet att dokumentera skriftligt. Särskilda regler finns för upphandlingar där värdet överstiger 50 000 kr (bl a för förfrågningsunderlag, antal leverantörer som ska tillfrågas, anbud). Dokumentation kring direktupphandlingen ska sparas i 2 år. Upphandlingsenheten ska meddelas om direktupphandlingar som överskrider 50 000 kr. Av genomförda intervjuer framgår att ovan beskrivna regler är kända i organisationen (information lämnas regelbundet vid förvaltningsträffar o dyl). Attestering av egna fakturor inte förekommer (i vår granskning har verifiering mot attesterade fakturor inte skett). Stor försiktighet uppges gälla för att inte utsättas för muta/bestickning. Genom tillämpning av upphandlingsrutiner (som tidigare beskrivits) säkerställs att gällande lagstiftning tillämpas på ett riktigt sätt. Ingen upphandling i kommunen har de senaste fem åren blivit föremål för någon överklagande. Strömsunds kommun 9 av 15
Regelbunden uppföljning av köptrohet sker, se avsnitt 4.6. Uppföljning sker av direktupphandlingar, främst avseende upphandlingar som överstiger 50 000 kr, bl a för att kunna se eventuella behov av ytterligare ramavtal. Vissa brister anges finnas vad avser uppföljning av avtalsvillkor, t ex avseende prisjusteringar och avtalsperioder. Överklaganden av kommunens upphandlingar till Kammarrätten har skett, en för ca två år sedan och två under sommaren 2012. Kommunen har dock inte behövt rätta några upphandlingar de senaste fem åren. 4.4.1. Revisionell bedömning Kommunen har beslutade regler för att genomföra upphandlingar affärsmässigt och i enlighet med gällande rätt. Vissa brister anges finnas vad avser uppföljning av avtalsvillkor, t ex avseende prisjusteringar och avtalsperioder. I vår granskning har inget framkommit som visar på avvikelser mot fastställda regler. Överklagningar av kommunens upphandlingar har förekommit, men kommunen har inte behövt rätta några upphandlingar de senaste åren. 4.5. Inköpsberättigade Av kommunens delegationsordning beträffande inköp framgår att kommunchef och förvaltnings-/avdelningschef får besluta om inköp och utanordning inom respektive avdelnings budgetram med undantag för de begränsningar som anges i kommunallagen 6 kap 34. I de fall beslutanderätten vidaredelegeras ska det anmälas till kommunstyrelsen. I dag är det väldigt många som är inköpsberättigade. Av intervjuerna framgår följande: Förvaltning/avdelning Inköpsberättigade Kommunledningsförvaltningen Vård- och socialförvaltningen Framtid- och utvecklingsförvaltningen Barn-, kultur- och utbildningsförvaltningen Teknik- och serviceförvaltningen Miljö- och byggavdelningen Avdelningschefer + ev delegater Nästan alla? Nästan alla? Nästan alla? Verksamhetsansvariga arbetsledare/förmän Enbart förvaltningschefen Rekvisition och köpkort (se avsnitt 4.7) används. Diskussioner pågår kring antalet inköpsberättigade. Kommunens inriktning är att verka för att utveckla en lämplig organisation för inköp (d v s antal inköpsberättigade), möjligen med stöd av inköpskort eller e-handelssystem. 4.5.1. Revisionell bedömning Pågående diskussioner kring antalet inköpsberättigade förväntas resultera i att antalet reduceras och att rätten att göra inköp styrs upp på ett tydligare sätt vilket vi bedömer vara positivt. Strömsunds kommun 10 av 15
4.6. Köptrohet mot ramavtal Kontroller mot köptrohet sker kontinuerligt enligt i förväg fastställd plan, se schema nedan. Avtalsområde Avtalspart Datum Omfattar period Kontors- och skolmaterial Staples 2011-04-14 2010-09-01--2011-02-28 Möbler Kemtekniska produkter och mjukpapper Järnhandelsvaror och VAmaterial Tia Kinnarps, OPAB, 2011-05-31 2010-10-01--2011-03-31 Workzone, Kontorsvaruhuset, Brio Lekolar Kontorsvaruhuset 2011-06-30 2010-11-01--2011-04-30 Ahlsell 2011-08-01 2010-12-01--2011-05-31 Läromedel Boktjänst 2011-08-31 2011-01-01--2011-06-30 Resebyråtjänster BIG Travel 2011-09-30 2011-02-01--2011-07-31 Rekryteringsstöd Prestationskompaniet 2011-10-31 2011-03-01--2011-08-31 Elarbeten HVB-hem Elektra, Bölanders Eltjänst, Rogers El, Sejfa, Vattenfall Flera via kommunförbundet 2011-11-30 2011-04-01--2011-09-30 2011-12-31 2011-05-01--2011-10-31 Arbetskläder och skor Under upphandling 2012-01-31 2011-06-01--2011-11-30 TV, digitalboxar, dvd, video, kameror, konferensutrustning, interaktiva skrivtavlor med tillbehör Expert Kärnan, AV syd 2012-02-28 2011-07-01--2011-12-31 Livsmedel Servera, Brödcentralen Jämtland, Milko 2012-03-31 2011-08-01--2012-01-31 Källa: Kommunens intranät. Strömsunds kommun 11 av 15
Senaste kontrollen utfördes under maj 2012 och omfattade ett urval av ramavtal över tiden 2010-09-01-2012-02-29. Sammanfattat resultat av kontrollen redovisas i sammanställningen nedan. Förvaltning/- avdelning Köptrohet 2 Totala inköp, tkr Inom avtal, tkr Summa totalt, varav 95 % 13 494 12 786 Miljö- och byggavdelningen 100 % 68 68 Överförmyndaren 100 % 22 22 Turism 99 % 146 145 Teknik- och serviceförvaltningen 99 % 5 582 5 527 96 % 3 525 3 367 Kommunstyrelsen 95 % 144 137 Kultur och fritid 95 % 28 27 Framtids- och utvecklingsförvaltningen Kommunledningsförvaltningen Barn-, kultur och utbildningsförvaltningen Vård- och socialförvaltningen 92 % 93 85 88 % 913 800 88 % 2 893 2 555 Närvård Frostviken 57 % 57 33 Det bör särskilt noteras att förvaltningarnas storlek och decentraliseringsgrad varierar avsevärt. 4.6.1. Revisionell bedömning Uppföljning av köptrohet sker kontinuerligt enligt en i förväg fastställd plan. Resultat av uppföljningarna redovisas i kommunchefens ledningsgrupp. Vi bedömer, utifrån senast genomförda uppföljning, köptroheten som tillfredsställande för de flesta förvaltningar. 2 Redovisade värden avser medianvärden. Strömsunds kommun 12 av 15
4.7. Rutiner kring köpkort Köpkort förekommer vid alla förvaltningar. De kort som förekommer är Coopkort och Eurocardkort samt drivmedelskort kompletterade med förar- och fordonskort (se nedan. Det finns endast ett obegränsat köpkort (kommunchefen). Vård- och socialförvaltningen är den förvaltning som har flest drivmedelskort. Förvaltningens bilgrupp har efter dialog med kommunens fordonsenhet upprättat regler för användning av drivmedelskorten tillsammans med förar- och fordonskort. I respektive leasingbil finns fordonskort som förvaras i bilarna. Drivmedelskorten, som är kopplade till tjänsten Autoplan (Swedbank), är personliga och förvaras av respektive kortinnehavare. Både fordonskortet och drivmedelskortet måste användas vid tankning. I bilarna finns körjournaler. Enligt uppgifter vid intervjuerna sker en rimlighetsbedömning i samband med attestering av faktura från Autoplan. Ingen formell kontroll sker mot erhållna kvitton. Eurocardkorten infördes på försök vid teknik- och serviceförvaltningen. Korten är begränsade vad avser maximalt tillåtna inköpsbelopp per tillfälle och per månad och vilka varor och tjänster som får köpas. T ex accepteras inte kontantuttag, utlandsköp, distansköp, spel, resor och hotell. Försöket är utvärderat och permanentat. Bland annat följande erfarenheter finns: + Minskad volym fakturor + Minskat antal inköpsberättigade (till en person/område) + Bättre kontroll/uppföljningsmöjligheter då attesteringen koncentrerades till en person (produktionsledaransvarig/funktionsansvarig) + Bättre ramavtalstrohet + Minskad arbetstid för inköp - Omfattande manuell hantering av kvitton och följesedlar (dessa skannas in och bifogas fakturan i efterhand) Ytterligare uppföljning planeras ske under hösten 2012. Strömsunds kommun 13 av 15
I dag finns enligt uppgift vid intervjuerna följande köpkort: Förvaltning/avdelning Drivmedelskort Eurocard Kommunstyrelse och kommunledningsförvaltning - 1 st Framtids- och utvecklingsförvaltningen Ca 5 st 2 st Vård- och socialförvaltningen Till alla leasingbilar 2 st Miljö- och bygg avdelningen Ca 7-8 Teknik- och serviceförvaltningen Ca 30-35 7-8 st Miljö- och byggförvaltningen och vård- och socialförvaltningen har upprättat rutinbeskrivning över hur korten ska hanteras. Övriga förvaltningar saknar regler/ för korten. 4.7.1. Revisionell bedömning Olika former av inköpskort används i verksamheterna. Vi bedömer att korthanteringen fungerar tillfredsställande men rekommenderar samtliga förvaltningar, att liksom miljö- och byggavdelningen och vård- och socialförvaltningen, upprättar rutinbeskrivningar över hur korten ska hanteras och kontrolleras. Strömsunds kommun 14 av 15
27 augusti 2012 Maj-Britt Åkerström Projektledare Anneth Nyqvist Uppdragsledare Strömsunds kommun 15 av 15