Verksamhetens krav på fastigheten Samverkanscentralen Fastställd av Beredningsgruppen 2011-06-15
Projekt inom ramen för Samverkanscentralens och Samverkansfunktionens gemensamma program Dokumentinformation Dokumentnamn Projektnamn Fastställs av Författare Verksamhetenes krav på fastigheten Beredningsgruppen Frank Strand Dokumentversion 0.1 Dokumentstatus Arbetsmaterial Kommunicerat till intressenter Utgåvehistorik Version Datum Tillägg/Modifieringar Förberedd av 0.1 2011-05-31 Första utkast Frank Strand Distributionslista för fastställt dokument Följande är mottagare av projektplanen Forum Beredningsgruppen Styrgruppen Samverkanscentralens fastighetsprojekt Regionala Rådet Programledare & stödfunktioner Ingång Patrik Åhnberg Magdalena Bosson Per Magnius Hans Spets Ola Slettenmark Sida 2 of 16 PFS_VKF 110530_V05_LF (Projectplace_91118)
Projekt Samverkanscentralen Innehållsförteckning 1 en... 4 1.1 Översikt... 4 1.2 Processöversikt Aktiviteter och mål... 4 1.3 Beskrivning av programmet för arbetet med Samverkanscentralen och Samverkansfunktionen. 4 1.3.1 Koppling till programmålen... 5 1.3.2 Projektdefinition och mål... 5 1.3.3 Projektberoenden Samverkanscentralen & Samverkansfunktionen... 5 1.3.4 Projektberoenden gentemot Fastighetsprojektet... 5 1.3.5 Referenser... 5 2 Projektorganisation... 6 2.1 Ingående parter... 6 2.2 Intressenter... 6 2.3 Projektteam... 6 2.4 Erfarenhetsåterföring... 7 2.5 Mötesforum... 7 3 Omfattning... 8 3.1 Omfattning på levererad tjänst... 8 3.1.1 Omfattning på tjänsten... 8 3.1.2 Acceptanskriterier... 8 3.2 Projektets omfattning... 9 3.2.1 Omfattning - organisation... 9 3.2.2 Omfattning - Faser... 9 3.2.3 Avgränsningar... 10 3.3 Projektbegränsningar och antaganden... 10 3.3.1 Begränsningar... 10 3.3.2 Antaganden... 11 3.4 Projektleverabler... 12 3.4.1 Acceptanskriterier för leverabler... 12 3.4.2 Acceptanskriterier för faser... 12 4 Tidplan... 13 4.1 Tidplan med aktiviteter och leverabler... 13 5 Projektresurser... 14 5.1 Ekonomi... 14 5.1.1 Egen personals arbete med projektet... 14 5.1.2 Konsultstöd för verksamhetsutveckling... 14 5.1.3 Finansiering... Fel! Bokmärket är inte definierat. 6 Riskhantering... 15 7 Uppföljning... 16 Sida 3 of 16 PFS_VKF 110530_V05_LF (Projectplace_91118)
Projekt Samverkanscentralen 1 en 1.1 Översikt en och dess underliggande planer, mallar och verktyg skall användas för att genomföra projektarbetet och skapa projektets leverabler, enligt projektdirektivet. en beskriver även verktyg och mallar för att kunna avsluta projektet, övergångsvariabler och supporterande material till klienten samt dokumenterar erfarenhetsåterföringen. en skall godkännas av projektets beredningsgrupp och behöver löpande uppdateras under projektlivscykelns olika delar. Det är ett levande dokument som kommer uppdateras och skall ses som den primära källan till information om projektets bakgrund, terminologi, organisation, intressenter, verktyg och processer. 1.2 Processöversikt Syfte och viktiga leveranser Syftet med projektet är att skapa förutsättningar för ökad samverkan genom att aktivt stödja arkitekten så att han kan skapa ett effektivt logistiskt flöde i fastigheten gällande fysiska möten, informationsdelning och kommunikation. Huvudleveransen innefattar utarbetande av verksamheternas gemensamma krav på fastigheten i samarbete med representanter för parterna och i dialog med arkitekten. Verksamhetens gemensamma krav på fastighetens utformning tydliggörs av: Ett gemensam kundbegrepp och kundkrav Grundläggande krav för att optimera ledtider, resursnyttjande och kvalitet gällande såväl vardag som kris i det logistiska flödet. Eventuella gemensamma behov av stödfunktioner i fastigheten. Övriga dimensionerande krav Utöver det, kommer flödeslogistiken att vidare utvärderas för att inkludera uppskattade ledtider, identifierade slöserier och preliminärt förslag på ett framtida flöde. 1.3 Beskrivning av programmet för arbetet med Samverkanscentralen och Samverkansfunktionen Stockholm som landets huvudstad är säte för Sveriges centrala ledning, kungahuset och många utländska beskickningar. Sveriges finansiella centra återfinns inom en mycket begränsad yta i centrala Stockholm. Många huvudkontor för samhällsviktig verksamhet samt centrala myndigheter finns i länet och mer än en femtedel av landets befolkning bor i länet. Storstadsregionen växer allt snabbare och har genom sin växande omfattning och komplexitet en särskild sårbarhet, där effekten av störningar är förknippade med stora samhällsekonomiska konsekvenser. Slutsatser från genomförda övningar och utvärderingar efter inträffade händelser visar på ett behov att utveckla och stärka samverkan mellan berörda aktörer, i syfte att gemensamt hantera situationer ur ett helhetsperspektiv vid mer ansträngande situationer. Med anledning av detta har ett antal projekt initierats i regionen, i syfte att utveckla och stärka samverkan mellan utvalda delar av länets aktörer. Samverkansfunktionen, som drivs av Länsstyrelsen, och Samverkanscentralen, som drivs av Stockholms stad, är två av dessa. Projekten är inte identiska, men har ett stort antal beröringspunkter, projektberoenden och överlappande delar. Genom att bedriva utvecklingsarbete för dessa två gemensamt i form av ett program hanteras utmaningen att samtidigt genomföra två stora projekt med ett stort antal kopplingar och projektberoenden emellan. Sida 4 of 16
Projekt Samverkanscentralen 1.3.1 Koppling till programmålen Detta projekts genomförande syftar till att säkerställa att den fysiska planeringen och layouten av Samverkanscentral Stockholm gör fastigheten till en möjliggörare för samverkan. 1.3.2 Projektdefinition och mål Projektet syftar till att ta fram underlag och förutsättningar till fastighetsprojektet, som har uppdraget att projektera, bygga fastigheten. Projektets övergripande mål är att klargöra följande frågor: Hur skall parterna lokaliseras/placeras inom fastigheten för att på bästa sätt möjliggöra samverkan mellan: o De permanenta hyresgästerna o Parter som kommer in tillfälligt o Parter som inte finns lokaliserade i fastigheten Vilka gemensamma funktioner (presscenter, utbildningsanläggning, stabsutrymmen m.m.) kan förstärka fastighetens utformning som en möjliggörare för samverkan. Hur ser de gemensamma och specifika kraven ut på lokaler för krisledning och vilken kapacitet skall fastigheten ha avseende denna fråga. Hur kan processerna utmed händelseutvecklingens första 20 minuter förbättras och optimeras, generellt och utifrån de förutsättningar som ges av en samlokalisering mellan ett antal aktörer. 1.3.3 Projektberoenden Samverkanscentralen & Samverkansfunktionen Projektet har beröringar med de resultat och det arbete som kommer ur arbetet med Förstudie Sekretess. Sekretessen har i liknande projekt tidigare varit en dimensionerande faktor i fastigheternas utformning. 1.3.4 Projektberoenden gentemot Fastighetsprojektet Projektet har stor beröring till Fastighetsprojektet, vilket ställer stora krav på en löpande dialog mellan projekten. Fastighetsprojektet behöver leveransen från detta projekt för att säkerställa att fastigheten blir den möjliggörare av samverkan som parterna avser. Den löpande dialogen skall varvas mellan involvering av arkitekten i detta projekt, avrapportering av delresultat samt att arkitekten återkommer med skisser för fortsatt diskussion och feedback. 1.3.5 Referenser Deloitte AB (2010), Projekt Samverkanscentralen,, Nulägeskartläggning Deloitte AB (2010), Projekt Samverkanscentralen,, Målbildsarbete Deloitte AB (2010), Projekt Samverkanscentralen,, Handlingsplan 2011-2015 Länsstyrelsen i Stockholms län (2010), Utveckling av samverkansfunktion stockholmsregionen Programplan_110516_V0.8_OS Sida 5 of 16
Projekt Samverkanscentralen 2 Projektorganisation Denna sektion beskriver projektorganisationen, inklusive huvudintressenter och projektteam. 2.1 Ingående parter De parter som förväntas ha en aktiv involvering i projektets arbete. Organisation Trafik Stockholm Storstockholms Brandförsvar SL AB SOS ALARM AB Stockholms Läns Landsting Södertörns Brandförsvarsförbund Trafikverket Trafikkontoret Stockholms stad Polisen Länsstyrelsen Fastigketskontoret Stockholms stad Stadsledningskontoret Funktion / Verksamhet Hela verksamheten Räddningscentral & Huvudkontor Trafikledningscentralerna för tunnelbanelinjerna Driftledningscentralen Trygghetscentralen 112-central Stockholm Huvudkontor Regional Katastrofmedicinsk Ledning Räddningscentralen Krisledningsfunktionen Krisledningsfunktionen Operativa Avdelningen Avdelningen för Samhällsskydd och Beredskap Samverkanscentralens fastighetsprojekt Krisledningsfunktionen 2.2 Intressenter De intressenter som nära följer projektets utveckling och kan komma att involveras i projektets arbete. Företag/organisation Övriga kommunier inom Stockholms län Myndigheten för Samhällsskydd och beredskap Kustbevakningen Stockholms Hamnar AB Projektanknytning/funktion Säkerhetssamordnare Expertkompetens inom krisledning och utformning av ledningscentraler Ledningscentral Ledningscentral 2.3 Projektteam Projektsponsor Projektledare Senior rådgivare Projektresurs Mats Kjellman, Trafik Stockholm Lisa Fuller, konsult Deloitte Pia Hällgren, konsult Deloitte konsult Deloitte Sida 6 of 16
Projekt Samverkanscentralen Roll Beredningsgruppen Projektsponsor, Trafik Stockholm Projektledare, Konsult Projektresurs, Konsult Projektdeltagare Ansvar Ansvarar för att löpande stämma av projektets progress och att projektet får de resurser som projektet behöver för sin progress. Det är Beredningsgruppen som beslutar om när projektet har levererat enligt uppsatta acceptanskriterier. Ytterst ansvarig för projektets genomförande och kvalitet inför Beredningsgruppen Ansvarig för att leda, planera, kontrollera och genomföra projektet enligt uppsatta mål, krav och förväntningar. Stöttar projektledaren i projektarbetet. Deltar aktivt i workshops och intervjuer samt förser projektteamet med den information de behöver. 2.4 Erfarenhetsåterföring En gemensam erfarenhetsåterföring skall göras för att säkerställa att de erfarenheter som kommer fram tas till vara för kommande projekt. Detta genomförs i projektets avslutningsfas och arbetas in i slutrapporten för projektet. 2.5 Mötesforum Forum Funktion/Ansvar Kallade Startmöte Sätta ramarna föär genomförandet och sista avstämning avseende ansva Projektsponsor, projektledning samt programledning. Uppstarts work shop Projektavstämningar med Programledning Projektavstämningar med Fastighetsprojektet Avrapporteringar Slutrapportering Sätta ramarna för det kommande arbetet och de diskussioner som skall föras. Projektledning ansvarar för att kalla programledning till regelbundna och täta avstämningar för att stämma av status, kvalitet m.m. Projektledning ansvarar för att kalla arkitekt och fastighetsprojektets projektledare till regelbundna och täta avstämningar för att stämma av status, kvalitet m.m. Rapportera delresultat och progress visuellt och verbalt till beredningsgruppen. Rapportera delresultat och progress visuellt och verbalt till beredningsgruppen. Projektledning samt Beredningsgrupp Projektledning och programledning Projektledning i detta projekt, arkitekt och projektledningen för fastighetsprojektet Projektledning samt Beredningsgrupp Projektledning samt Beredningsgrupp Sida 7 of 16
Projekt Samverkanscentralen 3 Omfattning Denna del tydliggör och dokumenterar processerna som används för att planera, definiera, ändra och validera ändringar i projektets omfattning. 3.1 Omfattning på levererad tjänst Denna sektion beskriver karakteristiken för den tjänst som levereras genom projektet. 3.1.1 Omfattning på tjänsten Tjänsten i detta projekt omfattar framförallt följande huvudaktiviteter: - Fastställd projektplan - Intervjuer - Work shops - Leverabler i form av o Prioriteringar utifrån Kundkrav Verksamhetens gemensamma krav Begränsningar och eventuella kompromiser vid konflikterande krav Förbättringsförslag o Underlag till arkitekten o Analys av flödeslogistiken med kritiska punkter o Uppfattade i förhållande till verkliga ledtider o Framtida flödeslogistiken för korta ledtider med bibehållen kvaliteten 3.1.2 Acceptanskriterier Projektet accepterar projektets leverabler när Beredningsgruppen gör bedömningen att projektet har klargjort följande frågor på en tillfredsställande konkret nivå: Hur skall parterna lokaliseras/placeras inom fastigheten för att på bästa sätt möjliggöra samverkan mellan: o De permanenta hyresgästerna o Parter som kommer in tillfälligt o Parter som inte finns lokaliserade i fastigheten Vilka gemensamma funktioner (presscenter, utbildningsanläggning, stabsutrymmen m.m.) kan förstärka fastighetens utformning som en möjliggörare för samverkan. Hur ser de gemensamma och specifika kraven ut på lokaler för krisledning och vilken kapacitet skall fastigheten ha avseende denna fråga. Hur kan processerna utmed händelseutvecklingens första 20 minuter förbättras och optimeras, generellt och utifrån de förutsättningar som ges av en samlokalisering mellan ett antal aktörer. Sida 8 of 16
3.2 Projektets omfattning Projekt Samverkanscentralen 3.2.1 Omfattning - organisation Följande verksamhetsdelar berörs av projektet. Alla andra organisationer och verksamhetsdelar utöver dessa anses vara utanför avgränsningarna för detta projekt. Detta innebär även att de intressenter som finns utöver de som är listade nedan inte omfattas i projektets nuvarande omfattning. Organisation Verksamhet/Funktion SOS Alarm Trafik Stockholm Trafikverket Stockholm Stad- Trafikkontoret Stockholm Stad Stadsledningskontoret Stockholms läns landsting (SLL) Storstockholms brandförsvar (SSBF) Storstockholms lokaltrafik (SL) Södertörns brandförsvarsförbund (Sbff) Polisen Länsstyrelsen Stockholms län Larmcentralen i Stockholm Alla verksamheter Krisledning Krisledning Krisledning Regional katastrofmedicinsk ledning Räddningscentral Trafikledningscentral, Trygghetscentral, driftledningscentral Räddningscentral Operativa avdelningen Samhällsskydd och beredskap 3.2.2 Omfattning Faser Sida 9 of 16
Projekt Samverkanscentralen 3.2.3 Avgränsningar Specifika delar som ej omfattas av detta projekt. Avgränsning Enskilda aktörers specifika önskemål Detaljerade krav på fastighetens utformning Visualisering av krav via ritningar Beskrivning De enskilda behov och önskemål respektive part har kopplat till fastighetens utformning utanför detta projekts omfattning. Kraven kommer beskrivas övergripande, för att i andra projekt/ arbetet fortsatt fördjupningsarbete specifierar kraven i detalj Skisser och ritningar kommer inte produceras inom ramen för detta projekt. Dock kommer ett nära samarbete ske med arkitekten 3.3 Projektbegränsningar och antaganden Denna sektion definierar begränsningar som påverkar projektet och de antaganden som medverkar till att definiera projektet. 3.3.1 Begränsningar Det finns ett antal begränsningar som sätter ramar för genomförandet av detta projekt. Sida 10 of 16
Projekt Samverkanscentralen Begränsning Beskrivning Tid Fastighetsprojektet kommer att designa fastighetens utformning, vem sitter bredvid vem, m.m. under hösten. Detta ställer stora krav på att verksamheterna har en bild av de gemensamma kraven Hur kan fastigheten bli en möjliggörare för Samverkan? Resurser Tillgänglighet till nyckelpersoner och att parterna bemannar upp detta projekt är en förutsättning för en väl genomarbetad och förankrad kravställning på fastigheten. Kvalitet Kvalitén i kravställningen och utvecklingsarbetet bygger på att parterna bemannar upp med den kompetens som krävs. Projektberoende Detta projekt har ett starkt projektberoende till Fastighetsprojektet genom de delleveranser och kravställning som detta projekt skall bidra med till husets planering. Projektet ska även ta utgångspunkt i de resultat/delresultat som kommit ur de projekt som är igång, framförallt Snabba Resultat, Mätbara Effekter och Sekretess. 3.3.2 Antaganden Ett antal antaganden ligger som grund för struktureringen och planeringen av genomförandet. Antagande Beskrivning Tillgänglighet Nyckelpersoner deltar aktivt under alla workshops. Parters bemanning ska 1) vidarbefordra resultaten inom sin egen organisation 2) ha mandat att ta beslut 3) ha rätt representanter med rätt kompetens 4) upprätta en intern projektorganisation för att aktivt arbeta med fastighetsfrågor/samverkan Tillgänglighet Projektgruppen kan besöka utvalda operationella verksamheter, hålla intervjuar med experter och få tillgång till relevant data för att kunna korrekt uppskatta den faktiska ledtiden Tid Att parterna kan enas om de gemensamma kraven under utsatt tid d v s under workshop dagarna. Planeringen för workshop utgår ifrån ett effektivt samarbete mellan parterna. Resurser Deltagarna i projekt har avsatt de ca 200 timmar i anspråk d v s tid utanför workshopdagarna för datainsamling och/eller enskild diskussion med projektteamet Kvalitet Formuleringen av krav på fastigheten kommer att ske i samarbete med arkitekten för att säkerställa att kraven är ställda på ett sådant sätt att den kan stödja designprocessen De gemensamma kraven sätter kunden i fokus d v s att alla parter aktivt medverkar för att samverkan ska fungera på bästa möjliga sätt Kvalitet Arkitekten förväntas aktivt bidra till att verksamhetens gemensamma krav översättas till en konkret skiss efter varje workshop Ekonomi Att projektet får stöd av fastighetsprojektet att identifiera eventuella kostnadsdrivande lösningar Sida 11 of 16
3.4 Projektleverabler Projekt Samverkanscentralen Denna sektion beskriver de leverabler som framgångrikt behöver levereras för att möta förväntningarna från projektets styrgrupp. 3.4.1 Acceptanskriterier för leverabler Typ av leverabel Beskrivning Prioritering utifrån kundkrav Lista av grundkrav på fastigheten i prioriterad ordning d v s där fokuset är kritiska samverkanspunkter för att snabbt stötta personal på händelsplatsen Riskanalys Riskbedömning som negativt påverkar kvaliteten på leverabler, tidsplanen eller resursåtgången Kommunikationsplan Överenskommen tid för statusrapporter och deadline för synpunkter till kravställning under projektets gång Prioritering utifrån verksamhetens gemensamma behov Lista av verksamhetens krav på fastigheten i prioriterad ordning d v s fokuset på planering och samverkan med syfte att slutföra kritiska moment de 1:a 20 minuter inom utvalda scenarier Flödesanalyser med kritiska punkter Flödeskarta med kritiska punkter där samverkan måste fungera för att logistiken inte ska avstanna Prioritering utifrån begränsningar/konflikterande krav Lista av punkter där krav på fastigheten inte kan tillgodoses fullt ut t ex där vissa kravuppfyllande är i konflikt med varandra Uppfattade v.s. Verkliga ledtider En uppskattning av ledtider från deltagarna kommer att begäras. Dessa ska verifieras med personal eller uppmätt data där möjligt Framtida flödeskarta för 3 scenarios Förslag till en karta där tidigare identifierade flaskhalsar har minskats för att förkorta/förenkla samverkansprocessen Prioriteringslista för förbättringsförslag Övergripande lista av vilken del av processen bör förbättras för att skapa den framtida värdeflödeskartan för 3 scenarios 3.4.2 Acceptanskriterier för faser Nedan definieras acceptanskriterier för när respektive fas kan anses som avslutad. Fasens benämning Beskrivning Uppstart Beredningsgruppen antar projektramverk och förutsättningarna för framgång Analys Beredningsgruppen antar prioritering utifrån kundkrav samt verksamhetens gemensamma krav Syntes Beredningsgruppen antar prioritering utifrån begränsningar/ konflikterande krav Flödesoptimering Beredningsgruppen antar framtida flödeskarta för 3 scenarios och prioriteringslista för förbättringsförslag Sida 12 of 16
Projekt Samverkanscentralen 4 Tidplan 4.1 Tidplan med aktiviteter och leverabler Sida 13 of 16
Projekt Samverkanscentralen 5 Projektresurser 5.1 Ekonomi 5.1.1 Egen personals arbete med projektet Varje parts egen personal som deltar i arbetet gör detta på bekostnad av respektive part. En grov bedömning visar på en insats om ca 200 arbetstimmar per organisation i detta projekt. 5.1.2 Konsultstöd för verksamhetsutveckling Deloitte projektleder och processtödjer detta projekt. Stödet omfattar 1 senior resurs heltid 3 veckor och därefter 2 resurser heltid 16 veckor till en total kostnad om 1 490 000 kronor. Sida 14 of 16
Projekt Samverkanscentralen 6 Riskhantering Beskriv hur riskhanteringen löpande kommer ske, hur risker lyfts till programnivå samt utfallet av nuvarande riskläge genom en ifylld och uppdaterad risklogg. Risk för På grund av Sannolikhet (1-5) Konsekvens (1-5) Riskvärde (S*K) Bemötande Ansvarig Klar Några kommentarer om risker som kan uppkomma. Samtliga risker anses vara trolig vilket gör att projektet har en hög risk bedömning : Viljan att samverka: 1) Svårt att hitta tid för workshop där majoritet av nyckelpersoner kan delta (kort framförhållning) 2) Engagemang av deltagarna 3) Parter kommer inte överens om gemensamma krav 4) Representanter till workshops byts ut från gång till gång så att det är svårt att uppnå en kontinuitet 5) Risk för omtag på grund av parter inte kan komma överens Prioritering av krav vid konflikterande behov 6) Uppkomst av konflikterande krav som kan försvåra en bra samlokaliseringslösning 7) Viss tolkning av kravlistan kommer behövas av arkitekten. Risk att ritningsförslaget ändras i efterhand utan att ta hänsyn till tidigare framtagna verksamhetskrav och kundkrav Analys av flödeslogistiken, de första 20 minuterna 8) Kartläggning av ledtid kan inte utföras på ett tillfredställande sätt p g a brist på data, tillgång till operativa personal mm Sida 15 of 16
Projekt Samverkanscentralen 7 Uppföljning Dokumentation från projektet ska överlämnas som specifiera skall/bör krav på fastigheten så att samverkansverksamheten kaj fungera på ett tillfredställande sätt. Kraven ska också så långt som möjligt kopplas till ett ritningsförslag från White arkitekter för att illustrera hur kraven har översatts vifd utformningen av byggnaden samt samverkanscentralens inre layout. Sida 16 of 16