Hur är det att vara chef inom äldreomsorgen i Gävleborgs län?

Hur är det att vara chef inom äldreomsorgen i Gävleborgs län? Förutsättningar för verksamheternas närmaste chefer 2005 Rapport 2006:11

Hur är det att vara chef inom äldreomsorgen i Gävleborgs län? Förutsättningar för verksamheternas närmaste chefer 2005 Ann-Kristin Carlson Hansen Länsstyrelsen Gävleborg 2006-04-04

Förord Länsstyrelsen skall enligt 13 kap. 2 socialtjänstlagen (SoL) utöva tillsyn över kommunernas socialtjänst och följa hur kommunerna tillämpar lagstiftningen. För att uppnå en äldreomsorg av god kvalitet behövs bland annat personal med lämplig utbildning och kompetens. Dessutom behöver omsorgspersonalen en chef som handleder och bekräftar i det dagliga arbetet. Denna tillsynsrapport visar vilka förutsättningar verksamheternas närmaste chefer hade att utföra sina arbetsuppgifter inom äldreomsorgen i Gävleborgs län under 2005. Rapporten har sammanställts av socialkonsulent Ann-Kristin Carlson Hansen. Gävle i april 2006 Christina Markstedt Socialdirektör

Innehållsförteckning Sammanfattning 1 Bakgrund 2 Syfte och avgränsning 2 Tillsynsmetod 2 Resultat 3-8 Utbildning 3 Ansvarsområde 3-5 Delegation 5-6 Vad anser chefen är mest tidskrävande 6 Förutsättningar 6 Stöd 6 Personal 7 Kvalitetssystem 7 Viktigaste och svåraste arbetsuppgiften 7-8 Länsstyrelsens kommentarer 9-11

Sammanfattning Majoriteten av länets chefer är välutbildade kvinnor med lång erfarenhet inom äldreomsorgen som är tillsvidareanställda och arbetar heltid. En chef inom äldreomsorgen i Gävleborgs län ansvarar i genomsnitt för 47 underställda personal. Men det förekommer att chefer ansvarar för över 100 personal. Resultatet av enkätsvaren visar att i länet är 97 % av omsorgspersonalen kvinnor. Vid undersökningstillfället hade 70 % kvinnor och 30 % män insatser från kommunernas socialtjänst i länet. Av samtliga inkomna svar framgår att alla chefer har delegation på att de ansvarar för verksamhet, personal, ekonomi och arbetsmiljö. Av dessa har 16 % svarat att det inte framgår tydligt vad delegationen innebär. Kontakter med underställda, utvecklingssamtal med personal och löpande personalplanering tar mest tid i anspråk. Över hälften av cheferna, 54 %, uppger att de inte har de resurser/förutsättningar som krävs för att klara sitt åtagande. Majoriteten av cheferna har svarat att de får stöd i sitt arbete av sina kollegor och över hälften av cheferna uppger att de har datastöd samt administrativt stöd. Ungefär 75 % av cheferna uppger att det är tillräckligt med personal i verksamheterna. Av de tillfrågade har 82 personer svarat att det finns kvalitetssystem och en kvalitetsplan i kommunen. Majoriteten av cheferna i samtliga kommuner har angett att den viktigaste arbetsuppgiften är att se till att personal och/eller pensionärer har det bra, samt att den svåraste arbetsuppgiften är ekonomi/budget och att få tiden att räcka till. 1

Bakgrund Äldreomsorgen har under det senaste årtiondet genomgått stora förändringar, bland annat har förutsättningarna för verksamheternas närmaste chefer ändrats. För att uppnå en äldreomsorg av god kvalitet är det viktigt att insatser utförs utifrån en helhetssyn där den enskildes behov av kontinuitet och trygghet alltid lyfts fram. Personal inom äldreomsorgen skall ha lämplig utbildning och kompetens. Dessutom är det av stor vikt att omsorgspersonalen har en chef som handleder och bekräftar personalen i det dagliga arbetet. Hösten 2003 genomförde Länsstyrelsen en kartläggning av antal tillsynsobjekt inom länets äldreomsorg. Tillsynsobjekten grupperades enligt följande: särskilt boende, hemtjänst och dagverksamhet. Varje kommun lämnade uppgifter om objekten inom varje grupp och namn på ansvariga chefer. Enligt Länsstyrelsens kartläggning 2003 fanns det ca 150 chefer närmast verksamheterna i Gävleborgs län. Denna siffra är föränderlig beroende av vad som sker i de olika kommunerna. Länsstyrelsens nuvarande uppgifter utifrån objektinventering 1 januari 2006, tyder på att antal chefer i länet stämmer väl överens med kartläggningen 2003. Syfte och avgränsning Syftet med tillsynen var att se vilka förutsättningar omsorgspersonalens närmaste chef har att utföra sina arbetsuppgifter inom äldreomsorgen. Länsstyrelsen har valt att begränsa tillsynen till de chefer som har den närmaste kontakten med och det direkta ansvaret över verksamheternas personal. Dessa brukar också benämnas första linjens chef, enhetschef, mellanchef etc. Tillsynsmetod Metoden var enkätundersökning av verksamheternas närmaste chefer inom äldreomsorgen. Enkäten bestod av frågor med i förväg formulerade svarsalternativ men även av frågor med öppna svarsalternativ. Samtliga av verksamheternas närmaste chefer i kommunerna har haft möjlighet att besvara enkäten. 2

Resultat Enkätsvaren har inkommit mellan juni och oktober 2005. Av länets totalt 148 chefer har 96 chefer (65 %) besvarat enkäten. Tabell 1 Svarsfrekvens Kommun Inkomna svar Totalt antal chefer* Bollnäs 12 15 Gävle 13 27 Hofors 6 6 Hudiksvall 11 21 Ljusdal 9 17 Nordanstig 5 7 Ockelbo 3 4 Ovanåker 10 10 Sandviken 14 20 Söderhamn 13 21 Totalt 96 148 *Enligt Länsstyrelsens kartläggning i januari 2006 finns det 148 chefer närmast verksamheterna i Gävleborgs län. Utbildning Av de inkomna svaren framgår att länets chefer är välutbildade. Av de svarande har 90 personer högskoleutbildning, 63 chefer har utbildningen sociala omsorgsprogrammet/linjen, 20 chefer är sjuksköterskor, tre chefer är ålderdomshemsföreståndare som vidareutbildat sig till lärare och övriga som har högskoleutbildning är socionomer, beteendevetare. Erfarenheten är också hög, 60 chefer har arbetat inom äldreomsorgen mer än sex år och av dessa har 42 chefer arbetat över tio år. Av de svarande är fyra vikarier och övriga har en tillsvidare anställning. Två svarande är män och 94 är kvinnor. Majoriteten av cheferna arbetar heltid. Ansvarsområde Hur många underställda har cheferna? Cheferna har svarat utifrån alternativen: tillsvidare anställda, anställda på vikariat överstigande tre månader och vikariat under tre månader. Länsstyrelsen har valt att sammanställa antal underställd personal som är anställda tre månader eller längre. Då personalansvaret omfattar tillsvidareanställda som är föräldralediga, sjukskrivna eller liknande kan det innebära många fler personalkontakter än vad som ryms inom antal personal per verksamhet. En långtidssjukskriven personal innebär att chefen får avsätta mycket resurser för att medarbetaren skall komma åter i tjänst. 3

Länsstyrelsen har utifrån svaren sammanställt antal kvinnor/män och antal omsorgspersonal som är anställda tre månader eller längre. Resultatet av enkätsvaren visar att i länet är 97 % av omsorgspersonalen kvinnor. Antal underställda som en chef ansvarar för skiljer sig åt mellan kommunerna i länet men även inom kommunen. Dock går det att utläsa av svaren att en chef som ansvarar för få underställda, kan ha andra ansvarsområden som i sig innebär många kontakter och annat ansvar. Exempelvis är chefen i Söderhamn med sju anställda även ansvarig för anhörigstödjare/vårdare. Där det av svaren framgår att antal underställda beror på att ansvaret innebär en personalpool eller liknande har dessa ej sammanräknats och jämförts. Av de svarande har 76 chefer (79 %) det direkta ansvaret över fler än 30 personal och 32 chefer (33 %) det direkta ansvaret över fler än 50 personal. Ett genomsnitt visar att en chef inom äldreomsorgen i länet har det direkta ansvaret för 47 personal. Gävle, Ockelbo och Ovanåker skiljer sig och har i genomsnitt fler antal underställda, ungefär 60 personal. Tabell 2 Antal underställda Kommun Lägst antal Flest antal Bollnäs 24 51 Gävle 25 114 Hofors 35 48 Hudiksvall 22 67 Ljusdal 29 53 Nordanstig 28 68 Ockelbo 74 101 Ovanåker 15 77 Sandviken 32 64 Söderhamn 7 49 Tabellen visar lägst respektive flest antal underställda en chef kan ansvara för i länets kommuner (vikariat understigande tre månader är ej medräknade). Vad ansvarar chefen över? Även ansvarsområden skiljer sig åt inom kommunerna och i länet. Ansvarsområdet kan innebära att chefen ansvarar för ett särskilt boende, för korttidsplatser, för hemtjänst eller för dagverksamhet. Ibland innebär chefens ansvar särskilt boende och korttidsplatser, särskilt boende och hemtjänst eller särskilt boende och dagverksamhet. Ibland innebär ansvaret alla fyra områden eller andra variationer. Det förekommer också att två 4

chefer delar på ansvaret som i Ockelbo, den ena chefen ansvarar för verksamheten och den andra har personalansvar. Hur många pensionärer? Socialstyrelsens rapport Jämställd socialtjänst (2004-103-2) redovisar att inom äldreomsorgen är majoriteten av de äldre brukarna, personalen samt de informella omsorgsgivarna kvinnor. Ca 70 % av de äldre med insatser från kommunen är kvinnor. Länsstyrelsens resultat av enkätundersökningen visar att Gävleborgs län stämmer överens med ovan nämnda undersökning. Vid undersökningstillfället hade 70 % kvinnor och 30 % män insatser från kommunerna i form av särskilt boende, hemtjänst, korttidsboende eller dagverksamhet. Antal kvinnor och män som får insatser av kommunen 30% 70% Cirkeldiagrammet visar en procentuell fördelning av antal kvinnor/män som vid undersökningstillfället hade bistånd i form av särskilt boende, hemtjänst, korttidsboende eller dagverksamhet. Delegation Av samtliga inkomna svar framgår att alla chefer har delegation på att de ansvarar för verksamhet, personal, ekonomi och arbetsmiljö. Av dessa har 16 % svarat att det inte framgår tydligt vad delegationen innebär. Cheferna har fått ge exempel på vad som är otydligt och flera chefer har svarat HSL ansvaret. Några har nämnt att det är svårt att se begränsningar inom olika områden; - hur långt ansvaret sträcker sig över budgeten, - ansvarig över personal men ej över att anställa dem, - ansvaret är delegerat men befogenhet finns ej för att göra förändringar, - vad som ingår i ansvaret över arbetsmiljön. 5

Andra exempel på områden som chefer tagit upp som otydliga är vårdplaneringar, storkök, uppsökande verksamhet, trygghetslarm, anhörigkontakter, delat ansvar biståndsbedömning/personal eller ekonomi/verkställighet, fastighet och brand. Vad anser cheferna är mest tidskrävande? Cheferna har utifrån en skala mellan 1 10 fått gradera vilken arbetsuppgift som de anser är mest tidskrävande, där 1 står för mest tid. Det fanns 20 olika arbetsuppgifter att välja mellan men det fanns även möjlighet att lägga till arbetsuppgifter. Kontakter med underställda, utvecklingssamtal med personal och löpande personalplanering tar mest tid i anspråk. Därefter följer personal/arbetsplatsmöten, verksamhetsplanering/uppföljning och ekonomi-planering/uppföljning. Förutsättningar Över hälften av cheferna, 54 %, uppger att de inte har de resurser/förutsättningar som krävs för att klara sitt åtagande. Där skiljer sig Nordanstigs och Ovanåkers kommuner där samtliga chefer, ett undantag, har svarat att de har de förutsättningar som krävs. Vanligast förekommande orsaker till att de inte kan utföra sitt åtagande är att det saknas tid, ansvarsområdet är för stort eller att det behövs mer administrativ hjälp. Stöd Majoriteten av cheferna har svarat att de får stöd i sitt arbete av sina kollegor. Över hälften av cheferna uppger att de har datastöd samt administrativt stöd men många uppger att de är i behov av ytterligare och mer kvalificerat administrativt stöd. Ungefär hälften uppger att de får handledning i sitt arbete av överordnad chef. I Gävle har flera chefer svarat att de får stöd av kommunens personalman. I Sandviken och Söderhamn uppger majoriteten av cheferna att de får stöd i sitt arbete i form av kompetensutveckling. 6

I Bollnäs, Hudiksvall, Nordanstig och Ovanåker svarar flera chefer att de får stöd i form av professionell handledning (exempelvis beteendevetare). Personal Ungefär 75 % av cheferna uppger att det är tillräckligt med personal i verksamheterna. Dock har flera tagit upp att det inte får inträffa något utöver det vanliga. I en kommun har flera nämnt att det ej är tillräckligt med personal under helgerna, i en annan kommun har flera chefer uppgivit att det ligger krav på nedskärning av personal. En annan vanligt förekommande kommentar är att det finns svårigheter med att fördela personal schemamässigt, då många har en heltidsanställning, ibland behövs fler händer. Majoriteten av cheferna har utvecklingssamtal med personalen en gång/år, men det är också flera som har svarat att de genomför utvecklingssamtal två ggr/år. De flesta chefer uppger att de handleder personalen. Många gör det i det dagliga arbetet. Andra nämner att de handleder i form av stöttning, i förhållningssätt eller i bemötande. Andra handledningssituationer som uppges är konflikter i arbetsgruppen, med anhöriga eller med pensionärer, när personal ber om handledning, vid speciella händelser eller i arbetsuppgifter enligt HSL. Kvalitetssystem Många, 82 personer har svarat att det finns kvalitetssystem och en kvalitetsplan i kommunen, av dessa svarar 68 personer att det finns en ansvarig person för kvalitetsplanen. De flesta, 84 st, känner till att riskanalys, avvikelsehantering och klagomålshantering ingår i kvalitetssystemet. Att behovsbedömning, rättssäkerhet i handläggning och dokumentation också ingår i kvalitetssystemet känner 73 chefer till. Däremot är det mer osäkra svar om övriga områden inom kvalitetssystemet. Övervägande del av cheferna i Gävle, Hofors och Sandviken känner till vad som ingår eller inte ingår i kvalitetssystemen. Viktigaste och svåraste arbetsuppgiften Här har cheferna fått svara på två öppna frågor. Viktigaste arbetsuppgiften Majoriteten av cheferna i samtliga kommuner svarar att den viktigaste arbetsuppgiften är att se till att personal och/eller pensionärer har det bra. Här följer några citat från enkäterna; 7

Motivera, uppmuntra och ge stöd till min personal I samarbete med medarbetarna arbeta för att ge en god omvårdnad med hög kvalitet till de boende Att skapa ett arbetsklimat som möjliggör för personalen att ge pensionärerna hjälp enligt biståndsbeslut/individuella planer på ett respektfullt och varmt (empatiskt) sätt Att stödja och utveckla personal och verksamhet Att se till att pensionärer och personal mår bra Vara till för personalen (tillgänglig) Att se till att våra boenden får en bra och säker vård och omsorg utifrån deras individuella behov Vara den sammanhållande länken för hela verksamheten Att pensionärerna får den hjälp de behöver - med ett gott bemötande Ge god omvårdnad åt pensionär och en bra arbetsmiljö för personalen Svåraste arbetsuppgiften Majoriteten av cheferna i samtliga kommuner svarar att den svåraste arbetsuppgiften är ekonomi/budget och att få tiden att räcka till. Här följer några citat från enkäterna; Budget och ekonomi Arbetsledningen p.g.a. tidsbrist Att räcka till för alla- tidsbrist, prioriteringar behöver göras dagligen Att prioritera rätt uppgift bland alla måsten Att få ekonomin att gå ihop, alltid tänka ekonomiskt Att få personalgruppen medveten om ekonomin Att vara mellanchef och ha ansvaret men ej befogenheterna Att räcka till Att alltid känna att budgeten ska hållas eftersom vi arbetar med människor måste de gå först - det kostar pengar. Som chef står man i mellanställning, pensionärens behov - kostnad 8

Lägga mina resurser på rätt ställe/område prioriteringar Länsstyrelsens kommentarer Majoriteten av cheferna och omsorgspersonalen inom äldreomsorgen är kvinnor och övervägande del av pensionärerna som får insatser av socialtjänsten är kvinnor. Länsstyrelsen konstaterar att i Gävleborgs län ser det likadant ut som i övriga landet. Att vara verksamheternas närmaste chef inom äldreomsorgen är ingen lätt uppgift. Stora organisationsförändringar har skett de senaste åren vilket har medfört stora besparingskrav och fler administrativa arbetsuppgifter för cheferna. Chefen skall verkställa politiska beslut, vara ledningens företrädare men också vara verksamhetens företrädare samt tillvarata personalens och pensionärernas intressen. I Gävleborgs län har en chef i genomsnitt 47 underställda, i tre kommuner är genomsnittet 60 underställda men det förekommer att chefer ansvarar för över 100 personal. I arbetet ingår att ha löpande kontakter med underställda, pensionärer och deras anhöriga och att ansvara för personalplanering, semesterplanering, rekrytering. Dessutom skall chefen genomföra utvecklingssamtal, lönesamtal och rehabiliteringssamtal. Därutöver skall chefen ansvara för verksamhetsplanering och planera och följa upp budgetarbetet. Chefen skall hålla i personal/arbetsplatsmöten och själva delta i möten med chefer på samma nivå och möten med överordnad chef. De skall se till att de får egen kompetensutveckling men även se till att personalen får kompetensutveckling. Chefen skall vara tillgänglig och ha möjlighet att handleda och bekräfta underställd personal i arbetet. En bra arbetsmiljö är viktigt för att personalen skall kunna ge god omsorg till pensionärerna. Ovanstående visar på ett nästan omöjligt uppdrag med så stora ansvarsområden. Ett sätt för att uppnå en god kvalitet inom äldreomsorgen är att ge verksamheternas närmaste chefer de resurser och förutsättningar som krävs för att utföra sitt åtagande. I Socialstyrelsens rapport Påverkar chefens personalansvar kvaliteten i vård och omsorgen? ( art.nr.2006-123-14), beskrivs några viktiga förutsättningar som krävs. Det skall vara en funktionell organisation, en god arbetsmiljö med en rimlig arbetsbelastning, tillgång till administrativt stöd och tillgång till utvecklingsresurser. Länsstyrelsen anser att andra viktiga förutsättningar är att chefen har formell kompetens och erfarenhet av omsorgsarbete. Av de inkomna svaren framgår att länets chefer är välutbildade och har lång erfarenhet från arbete i äldreomsorgen vilket Länsstyrelsen ser som mycket positivt. 9

Då majoriteten av cheferna har många underställda ter det sig naturligt att den mesta tiden går åt till kontakter med personal, utvecklingssamtal och löpande personalplanering. Över hälften av cheferna i länet uppger att de inte har de resurser/förutsättningar som krävs för att klara sitt åtagande. Den vanligaste orsaken till det är att de har för stort ansvarsområde, för lite tid och för lite administrativ hjälp. Cheferna uppger att de får mest stöd av sina kollegor men även av överordnad chef. De flesta har också datastöd samt administrativt stöd. Trots detta uppger en majoritet att de behöver mer administrativ hjälp och helst en kvalificerad sådan. Länsstyrelsen anser att det är av stor vikt att ansvariga nämnder uppmärksammar detta behov. Ansvariga chefer skall ha de förutsättningar som krävs för att kunna utföra sitt åtagande och därigenom kunna erbjuda de äldre en omsorg av god kvalitet. Länsstyrelsen ser positivt på att cheferna i Sandviken och Söderhamn har uppgett att de får stöd i form av kompetensutveckling och att flertalet chefer i fyra kommuner får professionell handledning av ex. beteendevetare. De flesta chefer känner till att det finns en kvalitetsplan i kommunen och att riskanalys, avvikelsehantering, klagomålshantering, behovsbedömning, rättssäkerhet i handläggning och dokumentation ingår i kvalitetssystemet. Däremot är det mer osäkra svar om övriga områden inom kvalitetssystemet som till exempel upphandling. Dock urskiljer sig cheferna i Gävle, Hofors och Sandviken där majoriteten har kunskap om vad som ingår i kvalitetssystemet. Länsstyrelsen påtalar betydelsen av att det finns kunskap och kännedom om de olika mål och styrdokument som skall leda organisationerna framåt och förbättra kvaliteten. Dokumenten skall dessutom vara implementerade i de olika verksamheterna och ingå i en ständig pågående utvecklingsprocess. Om cheferna har en tydlig delegation och får tydliga uppdrag med kvalificerat stöd utifrån behov har de större möjlighet att leda och utveckla. De nationella målen för äldrepolitiken är att de äldre skall kunna leva ett aktivt liv och ha inflytande över sin vardag, kunna åldras i trygghet, bemötas med respekt och ha tillgång till god vård och omsorg. Enligt 3 kap. 3 SoL skall insatser inom socialtjänsten vara av god kvalitet. För utförande av socialnämndens uppgifter skall det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. För att äldre människor skall känna trygghet måste de kunna få det stöd som behövs med respekt för individens självbestämmande och integritet. Insatserna skall ges utifrån den enskildes individuella behov. En av de viktigaste förutsättningarna för att uppnå god 10

kvalitet i äldreomsorgen är tillgången till personal med lämplig utbildning och kompetens samt ett tydligt och engagerat ledarskap. I Länsstyrelsens målsättning med tillsyn ingår bland annat att ge stöd till kommunerna att utveckla en omsorg av god kvalitet. Denna rapport ger en översiktlig bild av hur det var att vara chef inom äldreomsorgen i Gävleborgs län under 2005. Länsstyrelsen vill med rapporten även uppmärksamma ansvariga nämnder på den arbetssituation som cheferna har. Länsstyrelsen påtalar vikten av att cheferna ges de förutsättningar och resurser som krävs för att de skall kunna utföra sitt åtagande och därigenom erbjuda de äldre en omsorg av god kvalitet. 11

Länsstyrelsens rapporter 2006 2006:1 Dagverksamheter inom äldreomsorgen i Gävleborgs län 2006:2 Individuell plan enligt LSS. En länsöversikt med de funktionshindrades perspektiv 2003-2005. 2006:3 Karakterisering av avfall som ska till deponi Resultat från tillsynskampanjen 2005 2006:4 Uppföljningsmetod Giftfri miljö 2006:5 Regional åtgärdsplan för kalkningsverksamheten i Gävleborgs län 2005-2009 2006:6 Personligt ombud i Mellansverige ombuden och deras arbete 2006:7 2006:8 2006:9 2006:10 2006:11 Rapport om Norrlands tillväxt En analys av perioden 1993-2002 Fiskyngel och undervattensvegetation i Långvind, Sörsundet och Harkskärsfjärden i Gävleborgs län. En rapport från Miljöanalysenheten. Personligt ombud i mellansverige. Vägledning inför framtiden. Marin hårdbotteninventering sommaren 2005 i Gävleborgs län - Sörsundet, Gåsholma, Tupparna, Långvind Hur är det att vara chef inom äldreomsorgen i Gävleborg län? Tryck: Länsstyrelsen Gävleborg Rapportnr: 2006:11 ISSN: 0284:5954 Upplaga: 150 ex Besöksadress: Borgmästarplan, 801 70 Gävle Telefon: 026-17 10 00 Webbadress: www.x.lst.se Rapport 2006:11