1 / 15 Plats och tid Flataklocken kl. 09:00 ande ledamöter Övriga närvarande Utses att justera Matts Karlsson (S) (ordförande) Jenny Ahlström (S) (vice ordförande) Mikael Granlund (S) Mai Karlsson (VF) Dennis Elvén (SD) Veronica Molin (S) Sven Sandelius (S) 52-54 Agneta Frenell (arbetstagarrepresentant) Ulla Pålsson (arbetstagarrepresentant) Lars Carlsson (arbetstagarrepr ersättare) Sten-Ove Danielsson (S) (kommunstyrelsens ordförande) 52-57 Joakim Persson (vd) Torbjörn Westberg (controller) Kristina Kamsten (sekreterare) Jenny Ahlström Justeringens plats och tid Ånge kommunkontor, 2019-09-27 09:30 Protokollet omfattar 52-63 Underskrifter Sekreterare... Kristina Kamsten Ordförande.... Matts Karlsson Justerande.... Jenny Ahlström ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Ånge Fastighets & Industri AB Sammanträdesdatum 2019-09-20 Datum för anslags uppsättande 2019-09-27 Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för ÅFA protokollet Underskrift... Kristina Kamsten 2019-10-18
2 / 15 ÄRENDELISTA 52 Kontroll av jäv/intressekonflikt 53 Uppföljning av budget 54 Delårsrapport för Ånge Fastighets och Industri AB 55 Försäljning av fastigheter 56 Investering och underhåll i fastigheter 57 Verksamhetsplan för Ånge Fastighets och Industri AB 2020 58 Arbetsordning för styrelsen i Ånge Fastighets och Industri AB 59 Rapport från vd 60 61 Ärendelogg 62 Övriga frågor 63 Delgivningar Svar på revisionsrapport Grundläggande granskning 2018, Ånge Fastighets och Industri AB och Ånge Energi AB
3 / 15 52 Kontroll av jäv/intressekonflikt (ÅFA 19/3) Ingen anmäler jäv eller intressekonflikt. Ordförande ställer frågan om någon närvarande ska lämna jäv eller intressekonflikt under mötet. Samtliga nämnds- och styrelsemöten inleds med en kontrollfråga om jäv inför mötet. Jäv enligt Kommunallagen 24-26 : En förtroendevald eller en anställd som är jävig i ett ärende hos en nämnd får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet, men får vidta åtgärder som inte någon annan kan vidta utan att det blir förseningar. Som förtroendevald eller anställd hos kommunen eller landstinget är jag jävig om: saken angår mig själv eller min make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för mig själv eller någon närstående, jag eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång, ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som jag själv är knuten till, jag har fört talan som ombud eller mot ersättning hjälpt någon i saken, eller det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till min opartiskhet i ärendet. Om jag känner till något som kan antas göra att jag är jävig, ska jag självmant ge det till känna. Den som jävet gäller får delta i prövningen av jävsfrågan endast om nämnden inte är beslutför utan hen och någon annan inte kan tillkallas utan förseningar
4 / 15 53 Uppföljning av budget (ÅFA 19/4) Godkänna redovisningen av bolagets ekonomi till och med augusti 2019. Uppföljning av budget 2019. Vd och controller redogör för det ekonomiska läget i bolaget. Prognos för Ånge Fastighets och Industri AB sänks med 500 tkr till 2 500 tkr. Orsaken är ökande vakanser på bostäder och att underhållet överstiger budgeterat underhåll. Antalet bostadslägenheter i bolaget minskas genom att beslut om rivning tidigare har fattats och beslut om försäljning av fastigheter. Fortsatt anpassning av antalet bostadslägenheter behövs. Styrelsen önskar en uppdelning av den ekonomiska rapporteringen på de tre olika verksamhetsbenen i bolaget, bostäder, kommersiella lokaler och kommunens verksamhetslokaler. sunderlag ÅFA rev T2 uppf budget
5 / 15 54 Delårsrapport för Ånge Fastighets och Industri AB (ÅFA 19/42) Godkänna delårsrapport januari - augusti 2019 för Ånge Fastighets och Industri AB. Styrelser och nämnder i Ånge kommun ska i september leverera en delårsrapport för perioden januari - augusti 2019. Delårsrapporten innehåller periodens större händelser och viktiga förändringar. Delårsrapporten ska innehålla avstämning av ekonomiskt resultat jämfört med budget för perioden, prognos för helår och kommentarer. Viktiga händelser under året har varit stort vakansläge för bostäder, höjda elpriser. Försäljning av 3 fastigheter för att minska bostadsbeståndet är nästan klara och även Svarvshallen på bangården i Ånge säljs. Skolverksamheten i Alby skola har lagts ner från och med höstterminen 2019 och fastigheten ska avyttras snarast. Prognos för Ånge Fastighets och Industri AB i delårsrapporten är 2 500 tkr. Expedieras till Kommunstyrelsen sunderlag ÅFA rev T2 delår Delarsrapport Augusti 2019 (Ange Fastighets-
6 / 15 55 Försäljning av fastigheter (ÅFA 19/41) Godkänna försäljning av fastigheten Ånge 30:14 "svarvshallen bangården" fastigheten Klöstre 4:105 (Forsgatan 1-3) fastigheterna Hålnäset 1:155 (Skogsvägen) Hålnäset 1:66 (Nyckelpigan) Uppdra till vd att genomföra försäljningarna. Styrelsen ska godkänna försäljning av fastigheter. Aktuella fastigheter för försäljning är "svarvshallen" Ånge 30:14, Klöstre 4:105 (Forsgatan 1-3) Hålnäset 1:155 (Skogsvägen) Hålnäset 1:66 (Nyckelpigan)
7 / 15 56 Investering och underhåll i fastigheter (ÅFA 19/40) Föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige godkänna att Ånge Fastighets och Industri AB gör investering i fastigheten Vissland 2:12 med 15 mkr och fastigheterna Ånge 73:10 och 73:9 med 40 mkr Föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta, att såsom för egen skuld ingå borgen om 55 mkr, jämte därpå löpande ränta och kostnader för Ånge Fastighets och Industri AB:s låneförpliktelser avseende åtgärder på Vissland 2:12 och Ånge 73:10 och 73:9. Ånge Fastighets och Industri AB står inför investering för att anpassa lokaler för företaget Riksarkivet i Fränsta (Vissland 2:12) och underhåll i form av stambyte i hyreshusen på Hemskogsvägen i Ånge (Ånge 73:10 och 73:09 ). Investering Riksarkivet Fränsta (Vissland 2:12), 15 Mkr Underhåll Hemskogsvägen 7 och 9 (Ånge 73:10 och Ånge 73:09), 40 Mkr Expedieras till Kommunstyrelsen
8 / 15 57 Verksamhetsplan för Ånge Fastighets och Industri AB 2020 (ÅFA 19/8) Ärendet beslutas vid nästa möte Styrelsen ska godkänna verksamhetsplan för Ånge Fastighets och Industri AB för 2020 i september varje år och delge kommunstyrelsen. Expedieras till Kommunstyrelsen sunderlag verksamhetsplan ÅFA 2019-2021
9 / 15 58 Arbetsordning för styrelsen i Ånge Fastighets och Industri AB (ÅFA 19/26) Ånge Fastighets och Industri AB ber ägaren Ånge kommun att överväga en ändring av ägardirektivet när det gäller tidpunkten för inlämning av verksamhetsplan för följande år. Fortsatt beredning av ärendet. Styrelsen ska fastställa arbetsordning för styrelsen i Ånge Fastighets & Industri AB för 2019-2020. Styrelsen konstaterar att punkten verksamhetsplan behöver senareläggas. I ägardirektivet fastställs att verksamhetsplan ska lämnas till kommunen 15 september, vilket är för tidigt för att göra en realistisk verksamhetsplan för bolaget. Expedieras till Styrelsens ledamöter sunderlag Arbetsordning för styrelsen i ÅFA 2019 förslag
10 / 15 59 Rapport från vd (ÅFA 19/5) Tacka för informationen. Rapport från vd. Vakanser bostäder, 8,9 % Styrelsen ska regelbundet få del av vakanslista över bostäder. Utbildning för styrelsen 22 oktober via KPMG. Öppettiderna i receptionen ändras. Öppet för besök mellan kl 10-14, övrig tid är möjlig att boka. I samarbete med kommunen byggs ett nytt intranät, anpassat för bolagen. Renoveringen av badhuset har startat. Kontoret i Fränsta flyttar till Ålsta, tidigare Vitalia. Arbete med förskoleby på Åsgatan startar till våren. Förskolan Solgården omvandlas till LSSboende och lokalerna för förskolorna på Parkbacken omvandlas till särskilt boende. Kommunen lämnar lägenheter på Spångbrogården pga minskat behov. Lägenheterna omvandlas till boenden för äldre, med möjlighet till aktiviteter. Möjligheter till bidrag finns för denna typ av omvandling av lägenheter.
11 / 15 60 Svar på revisionsrapport Grundläggande granskning 2018, Ånge Fastighets och Industri AB och Ånge Energi AB (ÅFA 19/10) Godkänna svar till revisionsrapport Grundläggande granskning 2018 för Ånge Fastighets och Industri AB och Ånge Energi AB. KPMG har av lekmannarevisorerna i Ånge Fastighets och Industri AB och Ånge Energi AB fått i uppdrag genomföra grundläggande granskning. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2018. Det övergripande syftet med den grundläggande granskningen är att bedöma om styrelsen har skapat förutsättningar för tillräcklig styrning uppföljning och kontroll av verksamheten. Mot bakgrund av vår granskning rekommenderar revisionen styrelsen att: Följa ägardirektivet vilket innebär att styrelsen årligen ska fastställa en verksamhetsplan tillsammans med budget (avsnitt 3.1) Se över styrning och uppföljning mot bolagets fastställda mål, (avsnitt 3.1) Arbetet med internkontroll ses över, (avsnitt 3.3) Förslag till svar: Följa ägardirektivet vilket innebär att styrelsen årligen ska fastställa en verksamhetsplan tillsammans med budget (avsnitt 3.1) Mål för följande år behandlas under våren och budget fastställs av kommunfullmäktige i juni. Verksamhetsplan och budget ska lämnas senast den 15 september, enligt ägardirektivet. Styrelsen säkerställer att verksamhetsplan finns med som beslutspunkt i arbetsordningens årshjul. Se över styrning och uppföljning mot bolagets fastställda mål, (avsnitt 3.1) Om beslut om måluppfyllande åtgärder görs i styrelsen så protokollförs dessa. Arbetet med internkontroll ses över, (avsnitt 3.3) I internkontrollplanen är inte tydligt att riskoch väsentlighetsanalyserna utgår från verksamhetensprocesser. Tydliggöra och förstärka arbetet kring risk- och väsentlighetsanalyserna. Styrelsen noterar synpunkten på internkontroll. Arbetet med att utveckla internkontrollarbetet i bolaget fortsätter. Expedieras till Kommunrevisorerna
12 / 15 sunderlag Grundläggande granskning 2018 Ånge Fastighet och Industri AB och Ånge Energi AB
13 / 15 61 Ärendelogg (ÅFA 17/26) Notera informationen. Genomgång av ärendelogg med pågående ärenden vid varje styrelsemöte. Genomgång av ärendeloggen. Ärendeloggen kompletteras med beslut från dagens styrelsemöte. sunderlag Ärendelogg för ÅFA 2019
14 / 15 62 Övriga frågor (ÅFA 19/30) Nästa styrelsemöte sker i Fränsta med studiebesök i närområdet. Övriga frågor vid styrelsemötet. Önskemål om att styrelsen gör studiebesök på olika orter för att lära känna bolagets områden. Fråga om information till hyresgäster
15 / 15 63 Delgivningar (ÅFA 19/7) Notera informationen. Följande information delges styrelsen. 19/35 Årlig prövning om verksamheten i Ånge Fastighets och Industri AB varit förenlig med kommunala mål 19/36 Ekonomirapporter från kommunstyrelsen ÅFA 19/37-1 Ks 125, Svar på revisionsrapport om bokslut och årsredovisning ÅFA 19/39 Köpekontrakt avseende del av Västerhångsta 35:2 Förslag till beslut Notera informationen.