ECDL - En uppgift på formatmallar och förteckningar Vad du skall ha gjort när du är klar: Du skall ha skapat några nya egna formatmallar Du skall använda dina formatmallarna på rubrikerna. Du skall infoga några bilder, tabeller och diagram. Du skall infoga beskrivningar till ovanstående. Du skall infoga en korsreferens. Du skall lägga in ett par fotnoter. Till slut skall du skapa några innehållsförteckningar. Du behöver inte skriva ut! Det räcker med att du förhandsgranskar. Det är inte meningen att det skall bli jättesnyggt, utan syftet är att du lär dig tekniken. Sen kan du göra det jättesnyggt! Innehållet i texten kan du försöka dig på att stavningskontrollera, men lägg inte ned för mycket arbete på det. Start Öppna dokumentet. Det heter ecdlfil.doc (Du får instruktioner om var) Som du kanske märker så är viss text i annan färg. Olika färger skall ha olika formatmallar. Men vänta med det. Ändra på utskriftsformatet. Det skall vara en vänstermarginal på 2 cm och en högermarginal på 4 cm. Övermarginalen 2 cm och bottenmarginalen skall vara 3 cm. Skapa några formatmallar Det finns ju redan med ett par formatmallar från början. För att du skall öva dig, så skall du skapa fyra stycken nya. Det gör du via Formatmenyn Formatmallar och formatering. (Kontrollera vilka de baseras på, det ser du under beskrivning) Du bör ha fått upp åtgärdsfönstret till höger. Där klickar du på Nytt Format. Namnge formatet, och börja göra inställningarna. När du väl har gjort detta, så kan du under följande dialogruta, göra inställningarna för din nya formatmall: 081028_EGNA FORMAT_ECDL.DOC AV AXEL 081028 (I) SIDAN 1
Skapa dessa fyra formatmallar med följande egenskaper Mallnamn Text1 Text2 Text3 Text4 Teckensnitt Arial Arial Arial Arial Storlek 18 pt 16 pt 14 pt 12 pt Stil Fet Fet Fet Fet o Kursiv Färg Svart Svart Svart Svart Övrigt som du skall ställa in Håll ihop med nästa. Avstånd text efter 12 pt. Text före 12 pt Håll ihop med nästa. Avstånd till text efter 12 pt. Text före 6 pt Håll ihop med nästa. Avstånd till text efter 12 pt. Text före 6 pt Nu är det dags att börja använda dina formatmallar! Håll ihop med nästa. Avstånd till text efter 6 pt. Text före 6 pt Om du tittar i dokumentet, så ser du att viss text har en viss färg. Nu byter du ut färgade texten mot dessa formatmallar så här: Grön textfärg (finns bara en) skall ha formatmallen = Text1 Röd textfärg = Text2 Blå textfärg = Text3 Lila textfärg = Text4 Använd dig gärna av Hämta Format Blev det som du tänkt dig? Ta gärna och förhandsgranska resultatet! (Det kan uppstå lite problem beroende på att dokumentet är inhämtat.) Ändra på formatet på Text2. Se till att den får grön färg istället för svart färg. Det gör du under formatmallarna! Om färgen inte ändras, titta under beskrivningen på formatmallen. Eller har du lagt på en annan färg separat? 081028_EGNA FORMAT_ECDL.DOC AV AXEL 081028 (I) SIDAN 2
Prova gärna på att ändra på formatmallen Normal Det är den som används för den löpande texten (Kan också kallas för brödtext i andra sammanhang). Välj ett annat teckensnitt. Ångra ändringen, eller behåll den! Om man ändrar t ex teckenfärgen i Normal kan det hända att all färg ändras. Det beror på det att du kan ha baserat nya formatmallar på Normal Kontrollera resultatet! Förhandsgranska Lägg in en ny sida, sidfot och innehållsförteckning Nu skall du lägga in en sidfot samt en numrering. Det gör du så här: Ställ markören innan rubriken på sidan 1 i ditt dokument Tryck Ctrl samt Enter (Infogar en ny sida innan). Den skall vara tom och innehålla innehållsförteckningen. Fick du en ny sida innan? Bra Välj Visamenyn Sidhuvud o Sidfot. Växla till sidfoten Välj Infogamenyn och sidnummer. Lägg in sidnumreringen nedtill. Markera av att sidnummer skall visas på första sidan Kontrollera att du står på sidan 2 eller senare. Annars kommer nedanstående endast på första sidan. Skriv in ditt namn i sidfoten Ställ dig överst på första sidan och skriv in Innehållsförteckning Se till att den inte har någon formatmall kopplad till sig förutom normal. (man kan ha det, men vi undviker problem för tillfället!) Tryck på enter för att komma ned på sidan Välj Infogamenyn välj Index. Skapa en Innehållsförteckning, enligt Distinkt Format. I menyn för Innehållsförteckning under Alternativ så ger du följande formatmallar dessa nivåer Text2 = Rubriknivå1 Text3 = Rubriknivå2 Text4 = Rubriknivå3 Klicka på Ok! Om du vill ändra i innehållsförteckningen kan du klicka med höger musknapp på den, och välja uppdatera. 081028_EGNA FORMAT_ECDL.DOC AV AXEL 081028 (I) SIDAN 3
Figurer Du skall nu prova på att skapa och lägga in en figurförteckning. För att det skall lyckas, så måste du lägga in tre stycken bilder. Vilka bilder det är spelar ingen större roll. Använd dig av cliparten. Den får du genom att välja: Infogamenyn bildobjekt - Clipart Nu skall du lägga in tre bilder i ditt dokument. Lägg nu in en bild någonstans på sidorna 3, 6, och 8. Så här gör du: Välj Infogamenyn bildobjekt - Clipart Välj någon bild Gör den mindre. Antingen genom att dra i en kant, eller genom att högerklicka på den och välja Formatera Bild (Observera att en bild som skall fungera i figurförteckningen, inte skall ha någon figursättning, du får justera den med indrag eller centrering istället!) Se till att bilden fortfarande är markerad Välj Infogamenyn Beskrivning Du skriver in en text efter Figur 1 vilken väljer du själv, men du kan ju utgå från bilden ;-). Det går att skapa egna beteckningar också. Fortsätt nu att lägga in bilder på sidorna 6 och 8. Figurförteckning Nu skall du lägga till en figurförteckning baserad på de tre bilder du har lagt in. Kanske lade du in fler? Ställ dig längst bak i dokumentet Tryck på Ctrl+Enter för att infoga en ny sida Ställ dig överst på den nya sidan Skriv in figurförteckning. Om du vill kan du koppla en formatmall till rubriken. Den kommer då med i innehållsförteckningen, när du uppdaterar den. Infoga en figurförteckning genom att välja Infogamenyn Referens - Index och förteckningar välj fliken för Figurförteckning 081028_EGNA FORMAT_ECDL.DOC AV AXEL 081028 (I) SIDAN 4
Skapa nu en Figurförteckning Valen stämmer ganska så bra överens med dem som gäller när man skapar en innehållsförteckning! Fotnot och slutkommentar Du skall också lägga in två stycken fotnoter. Utgå fortfarande från ditt dokument. Lägg in ännu en fotnot på sidan 4. Skriv in en egen fotnotstext. Lägg in ännu en fotnot på sidan 8. Skriv in en egen fotnotstext. En fotnot kan du t ex använda för att göra en källhänvisning mm. Om du tycker att texten inte ser bra ut, kan du ändra i formatmallen för fotnotstext. Då ändra du på utseendet för alla fotnötter. Tabeller Skapa en tabell liknande denna, och lägg in den på sidan 4. Tabell 1 Klarat Modul 1 och 2 Klarat Ej Klarat Modul 1 75% 25% Modul 2 40% 60% Se till att markören står i tabellen någonstans. Välj Infoga Beskrivning se till att tabell är valt. Ge tabellen beskrivningen Klarat modul 1 och 2. Se ovan tabellen! Skapa en tabell liknande denna på sidan 7 081028_EGNA FORMAT_ECDL.DOC AV AXEL 081028 (I) SIDAN 5
Tabell 2 Klarat Modul 3 och 4 Klarat Ej Klarat Modul 3 55% 45% Modul 4 82% 18% Se till att markören står i tabellen någonstans. Välj Infoga Beskrivning se till att tabell är valt. Ge tabellen beskrivningen Klarat modul 3 och 4 Skapa tabellförteckningen Det gör du precis på samma sätt som när du skapade figurförteckningen. Men observera att Etiketten skall vara Tabell Lägg in tabellförteckningen den efter figurförteckningen! Förhandsgranska ditt alster! En korsreferens Vad är nu en korsreferens? Ja, anta att du vill lägga in ett antal tabeller, diagram mm i din rapport. Lämpligen bör du numrera dem med hjälp av beskrivningen. Beskrivningen uppdateras, så fort du t ex lägger in en ny tabell eller annat objekt. Det kan innebära att den tabell du refererar till, inte har samma nummer, som när du skrev första gången. En korsreferens löser det problemet, då den alltid pekar på rätt tabell eller figur! Det här exemplet blir ju lite konstruerat, men ställ dig någonstans i den löpande texten, och skriv in följande: Som framgår av Välj nu Infogamenyn Referens Korsreferens Då kommer du till följande: 081028_EGNA FORMAT_ECDL.DOC AV AXEL 081028 (I) SIDAN 6
Välj Tabell samt referera till Hela beskrivningen Välj den tabell du referera till. I detta exempel Tabell 1 Slutresultatet blir: Som framgår av Tabell 1 Klarat Modul 1 och 2 Tabellnumret ändras, om du lägger in en tabell innan Tabell 1. Bra va! En korsreferens Kanske vill du ha en försättssida? Skapa då en sådan. Gå till första sidan och tryck på Ctrl+Enter för att infoga en ny sida. Lägg gärna in någon clipart eller så. Här får du vara lite kreativ. Här ställer Word ofta till problem. Troligen så måste man ändra på sidnumreringen, samt uppdatera innehålls-, figur- samt tabellförteckningarna. Dessutom blir det ofta problem sidhuvud och sidfötter. För att få dem att börja först efter sidan 2, så måste du arbeta med löpande avsnittsbrytningar. Detta är inte den bäst utvecklade delen i Word, utan innebär ofta en del krångel och huvudbry!! Bonus - Skapa index Skapa nu ett index över 10 stycken olika ord i dokumentet. Indexet kan du lägga längst bak i dokumentet. Ett index kan vid en förteckning över sakord i din rapport, men det är nog inte helt vanligt att du lägger till en sådan. Sakregistret förkommer nog oftare i en vanlig bok. Observera att du inte kommer att komma förbi slutkommentaren om du har lagt in en sådan. Detta är också en lite krånglig sak i Word. Den är inte självklar! Men gör så här: Välj Infogamenyn Referens Index och Förteckningar. Se till att du väljer fliken för index! 081028_EGNA FORMAT_ECDL.DOC AV AXEL 081028 (I) SIDAN 7
Klicka på Markera Indexord Nu kan du välja de ord i dokumentet som du vill ha med i ditt Index. Dubbelklicka på ordet Klicka i rutan för Huvudpost Klicka på Markera Indexord Välj nästa som skall vara med När du är klar så ställer du markören där du vill ha indexet. Vanligen sist i dokumentet. Sedan väljer klickar du på Ok. Då skapas förhoppningsvis ditt index. 081028_EGNA FORMAT_ECDL.DOC AV AXEL 081028 (I) SIDAN 8