Kommentarer och riktlinjer för tillämpning av Håbo kommuns samverkansavtal

Kommentarer och riktlinjer för tillämpning av Håbo kommuns samverkansavtal RIKTLINJER Ersätter alla tidigare kommentarer och riktlinjer

Samverkansavtalets övergripande syfte Medbestämmandelagen (MBL), arbetsmiljölagen (AML) och lagen om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen (LFF) utgör den rättsliga grunden för samverkanssystemet. Kommunens samverkansavtal har som mål att integrera de dialoger som har sin grund i de båda lagarna, MBL och AML. Det betyder bland annat, att avsikten med samverkansavtalet är att fördjupa partsdialogen så att samverkan omfattar alla frågor av betydelse för de anställda, alltså mer omfattande än den formella förhandlingsskyldigheten enligt medbestämmandelagen. När en fråga blir föremål för partsbehandling i en samverkansgrupp, ska beredningsarbetet ha omfattat den dialog mellan arbetsgivare, arbetstagare och skyddsombud som förutsätts i arbetsmiljölagen. Samverkanssystemet ska stödja en fortlöpande utveckling av verksamheten så att den uppfyller medborgarnas krav på effektivitet, service och kvalitet. Utveckling kräver en målinriktad process där alla är delaktiga. Som en del av utvecklingsarbetet ingår att stödja jämställdhets- och mångfaldsarbete samt att motverka alla former av diskriminering. Samverkanssystemet ska bidra till att skapa bättre beslutsunderlag och ökad förståelse för de beslut som fattas. Systemet ska underlätta samverkan såväl mellan arbetsgivaren och de anställda som mellan parterna. Därigenom ökar möjligheterna till delaktighet och medinflytande. Systemet syftar även till att se och hantera hälso-, arbetsmiljö-, medbestämmande- och verksamhetsfrågor ur ett helhetsperspektiv, samt att utveckla organisationens kompetens i dessa frågor. Former för samverkan enligt Samverkansavtalet Arbetsplatsträffen ger medarbetaren möjlighet till inflytande i direkt dialog med arbetsgrupp och chef och är ett forum för ömsesidigt informationsutbyte mellan chef medarbetare samt medarbetare sinsemellan. På arbetsplatsträff behandlar man lämpligen frågor som rör löpande verksamhet, som exempelvis arbetsinnehåll, uppdrag och mål, planering av verksamheten, arbetsplatsens systematiska arbetsmiljöarbete och information från samverkansgrupp. Medarbetarsamtal ger möjlighet till dialog mellan chef och medarbetare i frågor som rör den enskilde medarbetaren. Samverkansgruppen ger medarbetaren inflytande via de fackliga organisationerna, partssamverkan. Samverkansgrupp används för att ge information, för dialog och utveckling av verksamheterna samt för ärendehantering då arbetsgivaren fullgör sin förhandlingsskyldighet enligt medbestämmandelagen. I dessa tre former handlar det om att skapa möjligheter till inflytande och till att få verksamhetsfrågor så allsidigt belysta som möjligt och därigenom skapa ett bättre beslutsunderlag. Det är chefen/arbetsgivaren som fattar beslut i sakfrågorna efter samverkan. 1

Samverkansgrupp - Partssamverkan Skyddskommitté Partssamverkan Partssamverkan sker i samverkansgrupp. Varje verksamhetschef ska i en samverkansgrupp kunna behandla frågor som rör dennes verksamhet inom ramen för sina beslutsbefogenheter. I samverkansgrupp fullgör kommunen sina skyldigheter gentemot de fackliga organisationerna som har sin grund i medbestämmandelagen både avseende information och förhandling. Uppkommer oenighet vid behandling av fråga är arbetsgivaren dock skyldig att fullgöra sin förhandlingsskyldighet enligt 11 MBL. I dessa fall kallar arbetsgivaren till förhandling i frågan. Det är berörd chef som har ansvaret att kalla till förhandling, genomföra förhandling och slutföra ärendets hantering. I samband med detta kan det vara naturligt att berörd chef begär stöd i förhandlingsprocessen. Kommunen representeras i verksamheten av chefer, som i egenskap av arbetsgivarföreträdare har fått befogenhet att fatta beslut. Beslutanderättens omfattning framgår av delegationsordningar och andra styrdokument. Eftersom kommunorganisationen varierar inom olika verksamheter, är det nödvändigt att förvaltningsledningarna utformar samverkansorganisationen i dialog med de fackliga organisationerna som tecknat samverkansavtal med Håbo kommun. Fackliga organisationer som har olika medlemsgrupper inom en verksamhet kan behöva ha flera företrädare i samverkansgruppen. Då ska den fackliga organisationen tydligt ange vem av representanterna som ytterst företräder organisationen, alltså avgör om man är samstämmig med arbetsgivaren eller har en avvikande mening. I samverkansgrupp ska enbart behandlas frågor som direkt berör gruppens verksamhetsområde. Samverkan slutförs på den organisatoriska nivå där frågan hör hemma. Arbetsmiljöarbete enligt AML Arbetsgivaren ska enligt arbetsmiljölagen samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Med arbetsgivare avses enligt arbetsmiljölagens förarbeten även den som företräder arbetsgivaren. Under vissa förutsättningar kan därför alla chefer ha arbetsgivaransvar och kan bli straffrättsligt ansvariga. Samverkansavtal i Håbo kommun reglerar att samverkansgrupperna på förvaltnings- och kommunnivå är skyddskommittéer för respektive förvaltning/ för kommunen enligt arbetsmiljölagen (AML). I övriga samverkansgrupper ska emellertid också arbetsmiljöfrågor behandlas i enlighet med det lokala systematiska arbetsmiljöarbetet Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska enligt arbetsmiljöverkets föreskrifter, AFS 2001:1, ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten och därför måste man ordna arbetet så att skyddsombud kommer in i processen i ett tidigt skede. Det är en fördel att regelmässigt bjuda in skyddsombud till samverkansgruppens möten så att man inte missar arbetsmiljöaspekterna i de olika verksamhetsfrågor som avhandlas. Inom en samverkansgrupps verksamhetsområde kan det finnas flera skyddsombud och då kommer man överens i samverkansgruppen om vem/vilka som kallas till samverkansgruppens möten för de olika frågorna. 2

Frågor som ska hanteras i samverkansgruppen Partssamverkan enligt MBL innan beslut fattas Partssamverkan i samverkansgrupp ska ske i två typfall: Verksamhetsfallet innan arbetsgivaren fattar beslut om viktigare förändring i verksamheten Arbetstagarfallet innan arbetsgivaren fattar beslut om viktigare förändring av arbets- eller anställningsförhållandena för medarbetare som tillhör facklig organisation som arbetsgivaren har kollektivavtal med. Tumregel En tumregel kan vara att mindre frågor som enbart berör den egna arbetsgruppen kan avhandlas på arbetsplatsträff och i frågor av större vikt som behöver utredas planerar man in partssamverkan som ett led i beredningen av ärendet. Exempel på frågor som alltid ska partssamverkas i samverkansgrupp innan beslut fattas, förvaltningsgemensam så väl som lokal Organisationsförändringar inklusive neddragning/indragning/ej återbesättning av tjänst Ombyggnationer och övriga lokalförändringar Internbudget i de olika beslutsleden inom förvaltningen Större förändringar av en tjänsts eller arbetsgrupps uppdrag Omfattande förändring av arbetstid Rekrytering av chefer Inhyrning av personal samt anlitande av organisationskonsulter om arbetet inte är av kortvarig och tillfällig natur eller kräver särskild sakkunskap Systematiskt arbetsmiljöarbete Policies och riktlinjer som rör verksamheten KomSam behandlar kommunövergripande policies och riktlinjer Informationsfrågor som alltid ska tas upp i samverkansgrupp: Information kring budget, ekonomi och verksamhet ska ges löpande vid samverkansgruppsmöten enligt MBL 19. Information från arbetsplatsträff Exempel på frågor som inte ska partssamverkas Mindre förändringar av innehållet i en redan befintlig tjänst Rekryteringar av medarbetare och vikarier utan chefsarbetsuppgifter Enskild löneöverenskommelse Enskild arbetstagares rehabilitering eller omplacering Beslut om avstängning och disciplinåtgärd Övertalighetsfrågor ska förhandlas enligt LAS och MBL 11 Kollektivavtal Arbetsmiljöarbete i samverkansgrupp = skyddskommitté I kommunen är KomSam central skyddskommitté för hela kommunen, tillika skyddskommitté för kommunstyrelsens förvaltning. 3

För övriga förvaltningar gäller att den förvaltningsövegripande samverkansgruppen utgör förvaltningens skyddskommitté. Det framgår av den särskilda delegationen av arbetsmiljöarbetsuppgifter per förvaltning vilken chef som ska hantera vilka frågor i olika sammanhang och på vilken organisatorisk nivå frågorna ska hanteras. Enligt Arbetsmiljölagen ska det systematiska arbetsmiljöarbetet omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön Arbetsgivaren skall ge arbetstagarna, skyddsombuden och elevskyddsombuden möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet Det är viktigt att det framgår av handlingar och beslutsunderlag att sådan medverkan skett och hur den genomförts. En sådan handling kan vara ett protokoll från en skyddsrond eller en skriftlig bedömning gällande risk för ohälsa och olycksfall med tillhörande åtgärdsplan. Vid möte i samverkansgrupp kan det vara av värde att skyddsombud medverkar och bidrar med sina synpunkter och överväganden. Exempelvis ska arbetsgivaren i arbetet med en ny organisation tidigt koppla in skyddsombuden för att gemensamt med dem och berörda anställda göra den riskbedömning som Arbetsmiljöverkets föreskrift om Systematiskt arbetsmiljöarbete 4 och 8 (AFS 2001:01) föreskriver: När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Riskbedömningen skall dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen skall anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. På motsvarande sätt ska arbetsgivaren genom samverkansorganisationen fortlöpande hålla de fackliga organisationerna orienterade om och delaktiga i det pågående arbetet. När det slutliga organisationsförslaget blir föremål för partssamverkan med de fackliga organisationerna är således de arbetsmiljörelaterade aspekterna beaktade i förslagets utformning. Exempel på frågor som ska tas i KomSam och förvaltningarnas skyddskommittéer 1. Årlig genomgång och planering av förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete vilket exempelvis kan vara: Planera skyddsronder för kommande året Följa upp sjukfrånvaron i verksamheterna Följa upp arbetsskade- och tillbudsrapporterna inklusive hot och våld Se över delegationen av arbetsmiljöarbetsuppgifterna Följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet i förvaltningen 2. Utbildningsbehov beträffande arbetsmiljöarbete hos chefer, skyddsombud och medarbetare kartläggs anordnas antingen i egen regi, i samarbete med personalavdelningen eller genom att köpa in utbildning 3. Följa upp hur rehabiliteringsarbetet fungerar i förvaltningen 4. I samband med årsberättelse lämna redogörelse till nämnden om hur det systematiska arbetsmiljöarbetet förlöpt under året. Redogörelsen bör bland annat innehålla a) sammanfattning av årets ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud, b) uppföljning av utdelade arbetsmiljöuppgifter och redogörelse för eventuella utbildningsinsatser, vilka också ska budgetteras för i kommande års budget Handlingsplaner i samband med uppkomna akuta situationer som påverkar arbetsmiljön, exempelvis brand, översvämning och i samband med hot och våld, ska behandlas i lokal samverkansgrupp och förvaltningens skyddskommitté enligt AML så snart det är praktiskt möjligt. 4

Formalia Beslut Det är alltid arbetsgivaren/chefen som fattar beslut i sakfrågan efter samverkan enligt samverkansavtalet. Arbetsgivaren ansvarar för att frågor behandlas i samverkansgrupp innan beslut fattas och för att informera i verksamheten om fattade beslut. Arbetsgivaren är ansvarig för beslut och verkställighet i alla verksamhetsfrågor. Kallelse och dagordning Arbetsgivaren svarar för att kallelse och dagordning skickas ut senast sju dagar innan mötestillfället. Av dagordningen ska framgå: Mötets start- och sluttid Plats för mötet Informationsfrågor Dialogfrågor Ärendehantering inför arbetsgivarens beslut. I dessa ärenden ska handlingarna som skickas ut innehålla underlag och arbetsgivarens förslag till beslut. Det ska framgå om ärendet/frågan är ett skyddskommittéärende eller ett ärende enligt medbestämmandelagen. Informationsfrågor Chefen informerar i enlighet med MBL 19. Parterna informerar varandra i aktuella frågor som rör verksamheterna. I protokollet görs en kort sammanställning av informationen. Dialog och redovisning Under denna punkt ska samverkansgruppen föra en dialog om hur verksamheten fungerar och vad man bör vidta för åtgärder som främjar verksamheten, det vill säga verksamhetsutveckling. Dialogen är en öppen kommunikation mellan ledamöterna i samverkansgruppen, ett ömsesidigt utbyte av idéer och erfarenheter. Det som tas upp under dialogfasen redovisas på slutet och dokumenteras kortfattat. I denna dokumentation ska det inte framgå vem som sade vad utan bara själva sakinnehållet. Dessa anteckningar kan läggas som en bilaga till protokollet. Väljer man att göra så har man bara en kort punkt i protokollet med hänvisning till bilaga. Ärendehantering I ärendehanteringen fullgör, som tidigare sagts, arbetsgivaren sin förhandlingsskyldighet enligt medbestämmandelagen och arbetsmiljölagen. Protokollet Av protokollet ska framgå Ärendemening Arbetsgivarens förslag till beslut Arbetstagarnas eventuella yrkanden kan lämnas antingen som en bilaga eller som en skrivning i protokollet 5

Arbetsgivarens ställningstagande till inlämnade yrkanden Huruvida parterna är samstämmiga eller oeniga beträffande arbetsgivarens förslag till beslut Vid oenighet är det av särskild vikt att den aktuella paragrafen justeras vid sittande möte för att processen att kalla till förhandling enlig MBL 11 ska komma igång så fort som möjligt. OBS! Om oenighet råder efter förhandling enligt MBL 11 kan arbetstagarorganisation begära att arbetsgivaren förhandlar med central arbetstagarorganisation (MBL 14). Begäran om sådan förhandling ska göras skriftligt och vara inlämnad senast inom sju dagar efter att den lokala förhandlingen avslutats. Begäran ska inlämnas till den enhet som fullgjort den lokala förhandlingen. Avsteg från behandling av fråga i samverkansgrupp Det kan finnas tillfällen, t.ex. en fråga som enbart berör en enskild arbetstagarorganisation eller där en särskilt skyndsam hantering är nödvändig då man vill hantera fråga på annat sätt. Denna möjlighet ska dock användas med stor restriktivitet och enbart i situationer där sedvanlig behandling i samverkansgrupp orsakar betydande svårigheter. I dessa fall tillämpas bestämmelserna i medbestämmandelagen respektive arbetsmiljölagen. Det innebär att arbetsgivaren kallar till förhandling enligt 11 MBL alternativt att arbetstagarorganisation begär förhandling med stöd av 12 i samma lag. Självklart kan även här en fortsättning bli aktuell i form av begäran om central förhandling enligt 14 MBL, om samsyn inte kan uppnås vid det första förhandlingstillfället. Tvister Enligt SKL är den egentliga anledningen till att det blir centrala tvisteförhandlingar angående brott mot samverkansavtal att inblandade personer inte kommer till tals med varandra. SKL understryker vikten av att beslutande chef utvecklar en fingertoppskänsla i detta sammanhang och en fungerande dialog med medarbetarna och de fackliga representanterna. 6

Lathund Exempel på ett arbetssätt för ärende/ frågeställning/ idé i enlighet med samverkansavtalets intentioner En fråga väcks på något sätt på förvaltningen/ avdelningen förslag till hantering: Fråga väcks APT Samverkansgrupp idédiskussion vid ett eller flera tillfällen Arbetsgivaren har förslag till beslut Samverkansgrupp partssamverkan Arbetsgivaren fattar beslut Ledningsgrupp Skydds ombud (SO) Ledningsgrupp Analys av arbetsmiljökonsekvenser chef + medarbetare + (SO) Tid- och processplanering Skissen visar att samverkansgruppen kan/bör involveras i ett ärende innan partssamverkan före beslut ska ske. Syftet är att ett ärende ska få så bra hantering, bli så allsidigt belyst som möjligt. I samband med att en fråga väcks är det lämpligt att göra en tidplan där man tar hänsyn till de olika stegen i behandlingen av frågan med hänsyn till det datum då beslut ska fattas. I vissa situationer kan det vara praktiskt att ge information om ett ärende/uppdrag samtidigt till olika grupperingar i verksamheten, exempelvis ledningsgrupp, arbetsgrupp och/eller samverkansgrupp. Kallelse till den slutliga partssamverkan, innan arbetsgivaren fattar beslut i ärendet, skall skickas ut senast 7 dagar innan mötet. Med kallelsen skall handlingarna och arbetsgivarens förslag till beslut skickas. Detta gör det ännu viktigare att i ett tidigt skede informera om aktuella frågor i samverkansgruppen. Då skapar man möjlighet att gemensamt bestämma om man ska partssamverka innan arbetsgivaren fattar beslut eller om det anses tillräckligt att frågan tas upp på arbetsplatsträff för diskussion. Det är väsentligt att de fackliga representanterna ges möjlighet till kommunikation med sina medlemmar. Hälso- och arbetsmiljöarbetet är en integrerad del av verksamhetens vardag och utveckling. Det ska främja trivsel och samarbete samt öka medarbetarnas delaktighet, utveckling och inflytande i arbetet. 7

Definitioner För att tydliggöra innebörden av de olika aktiviteterna i samverkansavtalet görs följande definitioner: Beslut Det är alltid arbetsgivaren/chefen som fattar beslut i sakfrågan efter samverkan enligt samverkansavtalet. Arbetsgivaren ansvarar för att frågor behandlas i samverkansgrupp innan beslut fattas och för att informera i verksamheten om fattade beslut. Arbetsgivaren är ansvarig för beslut och verkställighet i alla verksamhetsfrågor. Information Information sker både före och efter beslut. Enligt medbestämmandelagen 19 framgår att arbetsgivaren har skyldighet att fortlöpande hålla arbetstagarorganisationerna informerade om hur verksamheten utvecklas produktionsmässigt och ekonomiskt samt om riktlinjerna för personalpolitiken. Informationsskyldigheten är en viktig förutsättning för arbetstagarorganisationernas möjligheter att följa med i arbetsgivarens resonemang. Arbetstagarorganisationernas rätt till information säkerställer deras möjligheter att tillvarata deras egna och sina medlemmars intressen och rättigheter utifrån det lagstiftade medinflytandet. Arbetsgivaren skall dessutom bereda arbetstagarorganisationen tillfälle att granska böcker, räkenskaper och andra handlingar, som rör arbetsgivarens verksamhet, i den omfattning som organisationen behöver för att tillvarata medlemmarnas gemensamma intressen i förhållandet till arbetsgivaren. Enligt arbetsmiljölagen ska arbetsgivare och arbetstagare samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö (kap 3 1a) och för att detta ska bli verklighet behöver både arbetsgivare och arbetstagare ge varandra ömsesidig information. Samverkan Samverkan enligt samverkansavtalets lydelse sker inom ramen för alla tre former av samverkanstillfällen som beskrivs i avtalet: medarbetarsamtal arbetsplatsträff samverkansgrupp. Samverkan kan därför definieras som dialog och delaktighet och kan innebära att man bollar idéer både i samverkansgrupp och på arbetsplatsträff. Samverkan sker då enligt både arbetsmiljölagen och medbestämmandelagen eftersom man sätter in verksamhetsfrågorna och arbetsmiljöfrågorna i samma sammanhang. Det är även i samverkan chef skyddsombud berörda medarbetare som riskbedömning enligt arbetsmiljölagen genomförs. Partssamverkan Formell partssamverkan i samverkansgrupp ersätter arbetsgivarens förhandlingsskyldighet enligt MBL när beredningen av ett ärende kommit så långt att ett färdigt förslag till beslut föreligger. Partssamverkan genomförs innan arbetsgivaren/chefen fattar beslut. 8