Innehåll Regelverk för artikelhantering... 2 1. Tider/tidslinje vid artikelförändring... 2 2. Fildistribution... 2 3. Artikelansvarig hos Leverantör... 2 4. Artikelansvarig hos Woody Bygghandel... 2 5. Vilmacertifiering... 2 6. Priser... 2 7. Begreppsförklaring... 3 8. Kundunika priser via Finfo... 3 9. Ytterligare artikelinformation... 3 10. Uppfyllnad av krav i detta regelverk... 3 Bonusuppföljning... 4 1. Leverantörer som kan undantas från ökade märknings krav... 4 2. Hur skall fakturan märkas... 4 a. Märkning radnivå... 4 b. Märkning huvudnivå... 4 c. Märkning för Inköpsportal... 4 3. Teknisk förklaring av hur objekt order skall märkas på faktura... 5 4. Inte bonusgrundande artiklar... 6 Krediteringar av bonusar och övriga ersättningar... 6 Frågor eller behov av förtydliganden... 7 Sida 1 av 7
Regelverk för artikelhantering Syfte Att skapa en standardiserad artikelinformation för samtliga parter i varuflödesprocessen genom ett gemensamt och kvalitetssäkrat regelverk. 1. Tider/tidslinje vid artikelförändring a. Vid förändring av artikelsortimentet med avseende på nya/ utgångna/ prisändrade/ etc. artiklar, skall nedanstående tidslinje följas. Det vill säga, den förändrade artikelinformationen skall skickas minst 30 dagar innan den träder i kraft enligt Finfo s regelverk. Lev (max 10 dgr) Priskontroll Delägare Aviserad (>30dgr) Genomförd Bild 1. 2. Fildistribution a. Enligt bild 1 ovan, skall vid alla prisrelaterade förändringar, vid samma tidpunkt, skickas Prisjusteringsspec (se punkt 6) till Woody Bygghandel på e-postadressen artiklar@woody Bygghandel.se. 3. Artikelansvarig hos Leverantör a. Woody Bygghandel använder Finfo s uppgifter om hos leverantören ansvarig person för artikelinformation. Denne skall kunna svara på frågor av teknisk karaktär relaterat till avtalet samt det elektroniska flödet av artikelinformationen. Det åligger leverantören att tillse att rätt kontaktuppgifter finns hos Finfo. 4. Artikelansvarig hos Woody Bygghandel 5. Vilmacertifiering a. Hos Woody Bygghandel är detta Mats Björklund (042-38 05 71). Mats nås på e- postadressen artiklar@woody.se. a. Leverantören förbinder sig att vara Vilma-certifierad med samtliga artiklar enl. punkt 3.1 och 3.2 i huvudavtalet. Vilma-certifiering sker enligt Finfo s praxis. Uppfyllande av denna punkt skall senast vara slutförd enligt punkt 10. 6. Priser Till avtalet skall bifogas underlag för beräkning av pris. Beräkningsunderlag skall lämnas i dokumentet Prisjusteringsspec, på begäran tillhandahållen av Woody Bygghandel. a. Om avtalet är uppbyggt med rabattgrupper och procent, skall dessa specificeras så som de är angivna i artikelfilen med beskrivning och tillhörande rabatt. Sida 2 av 7
b. Om avtalet är baserat på nettoprissättning eller om det i rabattavtalet finns vissa utvalda artiklar som nettoprissatts, skall dessa specificeras med leverantörens artikelnummer samt nettopris. 7. Begreppsförklaring a. I avtalsskrivningar förekommer det historiskt många olika typer av begrepp såsom baspris, bruttopris, nettopris, basnettopris, fabrikspris etc. För att tydliggöra vad som avses och likrikta vokabulären vill vi enbart arbeta med två begrepp, baspris samt nettopris. Baspriset är det pris som används för att lämna eventuella rabatter på enligt punkt 6a och b. Nettopriset är det priset som återfinns på fakturan dvs. det finns enbart ett nettopris och på detta pris lämnas inga ytterligare rabatter. 8. Kundunika priser via Finfo a. Leverantör skall lämna kundunika prisuppgifter enligt Finfo s tjänst för kundunika prisavtal. Om avtalet omfattar olika prisnivåer skall ett kundunikt avtal per prisnivå sändas till Finfo i enlighet med Finfo s anvisningar. I de fall inköpspriset varierar beroende på inköpsbeteende, skall till Finfo skickas kundunikt avtal som motsvarar lägsta rabattnivå. 9. Ytterligare artikelinformation a. Leverantören skall ansluta sig till och leverera artikelinformation i form av produktbilder, säkerhetsdatablad m.m. till Finfo/Logiq via Länktorget eller Finfo/Logiq Media Central. Kontakta Finfo/Logiq för närmare information om tjänsten Länktorget eller Media Central. 10. Uppfyllnad av krav i detta regelverk a. Följande krav skall enligt tidigare direktiv vara till fullo uppfyllda. Att så är fallet intygas enligt nedan. Punkt 5 Vilmacertifiering : Uppfyllt. Punkt 6 Priser : Uppfyllt Punkt 9 Artikelinformation: Uppfyllt Leverantörens representant... den. Woody Bygghandel representant. den. Sida 3 av 7
Bonusuppföljning Syfte Fr.o.m. 2012 kommer AB Woody Bygghandel att administrera och följa upp bonusutvecklingen och övriga ersättningar för våra leverantörer och delägare. Detta gör vi för att underlätta för båda parter och kunna samordna våra volymer. Vi strävar samtidigt för att öka användandet av digitala transaktioner (EDI) för att öka effektiviteten i samtliga processer. För att minska risken för eventuella missförstånd skall alla fakturor som sänds till oss, vara märkta avs. fyra områden Inköpsportal, Montage, Objekt och inte bonusgrundande fakturor typ Utställningar Märkningen sker till viss del idag men nu tar vi steget att göra detta strukturerat för att undanröja risk för misstag och missförstånd. 1. Leverantörer som kan undantas från ökade märknings krav De leverantörer som baserar sin bonusberäkning på totalt fakturerat belopp och inte hanterar fakturor kopplade till Montage, kan slippa göra märkningen. I dessa fall kan vi märka upp leverantören för dessa premisser och ingen risk för missförstånd eller feltolkningar föreligger. 2. Hur skall fakturan märkas a. Märkning radnivå När det gäller märkning på radnivå, som artikel. Denna artikel skickas tillsammans med de andra och så fort denna artikel är med på ordern räknas ordern som objekt, montage eller utställningsorder. Ex. ARTNR: OBJEKT BENÄMNING: Objekt Woody b. Märkning huvudnivå När en ex en objektsorder registreras hos Er anger ni i fakturahuvudet att det är en objektorder i ett förutbestämt fält. Hela ordern kommer att anses som en objektorder. När det gäller märkning på huvudnivå så vill vi att ni skickar den i segmentet RFF+AEP. c. Märkning för Inköpsportal När en order registreras hos Er anger ni köparens ursprungliga beställningsnummer på samtliga registreringar som härrör till den beställningen. Köparens referens skall också anges ordagrant så som den är angiven. Om beställningsreferens är angiven som IP Karl Andersson skall den anges så i sin helhet på ordern. Prefixet IP kommer att tillföras de beställningsunderlag som kommer från Inköpsportalen. Informationen skickas i segmentet CTA+IC för köpare, vilket från 2014-01-01 är ett obligatoriskt fält till Woody. Sida 4 av 7
3. Teknisk förklaring av hur objekt order skall märkas på faktura I båda fallen(huvud & rad) anser vi att hela ordern räknas som objekt order. I inget av fallen kan vissa rader av order objektmärkas. Huvudnivå: När det gäller märkning på huvudnivå så vill vi att ni skickar den i segmentet RFF+AEP. RFF+AEP: OBJEKT' RFF+AEP: MONTAGE' RFF+AEP: UTSTÄLLNING' RFF+AEP: KAMPANJ Om kampanjen även förändrar beräkningsvillkor för bonus skall märkningen kombineras i ett ord RFF+AEP: OBJEKTKAMPANJ' RFF+AEP: MONTAGEKAMPANJ' Radnivå : Denna artikel skickas tillsammans med de andra och så fort denna artikel är med i order, räknas ordern som objekt, montage alt utställning ARTNR: OBJEKT BENÄMNING: Objekt Woody PIA+1+Objekt:SA' IMD+F++::: Objekt Woody' ARTNR: MONTAGE BENÄMNING: Montage Woody PIA+1+Montage:SA' IMD+F++:::Montage Woody ' ARTNR: UTSÄLLNING BENÄMNING: Utställning Woody PIA+1+Utställning:SA' IMD+F++:::Utställning Woody' Sida 5 av 7
ARTNR: KAMPANJ BENÄMNING: Kampanj Woody PIA+1+Kampanj:SA' IMD+F++:::Kampanj Woody' Om kampanjen även förändrar beräkningsvillkor för bonus skall art.nr kombineras i en sträng ARTNR: OBJEKTKAMPANJ BENÄMNING: ObjektKampanj Woody PIA+1+ ObjektKampanj:SA' IMD+F++::: ObjektKampanj Woody' ARTNR: MONTAGEKAMPANJ BENÄMNING: MontageKampanj Woody PIA+1+ MontageKampanj:SA' IMD+F++::: MontageKampanj Woody' 4. Inte bonusgrundande artiklar Vi de fall det förhandlats fram att visst sortiment ej är bonusgrundande skall information om detta, innehållande leverantörens artikelnummer, skickas in till artiklar@woody.se. Krediteringar av bonusar och övriga ersättningar Lokalbonus betalas ut centralt till WB med samma villkor som övriga centrala ersättningar enligt avtal. Inköpsportalbonusen krediteras på helår senast 31 januari efterföljande år och utbetalas centralt till WB. När det gäller kreditering av övriga ersättningar och för att möjliggöra uppföljning och avstämning, skall dessa redovisas på Woody Bygghandel unika artiklar (se nedan). Kan ni inte hantera dessa elektroniskt vill vi att ni skickar en kreditnota per bonustyp och kontaktar oss innan ni utför dessa krediteringar för avstämning. Vi kan inte ta emot pappersfakturor med flera olika bonustyper, dessa kommer vi att skicka i retur till Er. Sida 6 av 7
Ökningsbonus på artikel OKNINGSBONUS PIA+5+OKNINGSBONUS:SA` IMD+F++:::Okningsbonus Montagebonus på artikel MONTAGEBONUS PIA+5+ MONTAGEBONUS:SA` IMD+F++:::Montagebonus Övrig bonus på artikelnummer OVRIGBONUS PIA+5+OVRIGBONUS:SA' IMD+F++:::Övrigbonus' Eget varumärke på artikelnummer EVMBONUS PIA+5+EVMBONUS:SA' IMD+F++:::Egetvarumärkebonus' Frågor eller behov av förtydliganden Vänligen kontakta någon av oss så skall vi besvara era frågor Kristina Rönnmark Genomfakturering/EDI 0703101465 Kristina.Ronnmark@Woody.se Johan Fors IT-Chef 0767680570 Johan.Fors@Woody.se Sida 7 av 7