Dokumentation - Kursmaterial Innehåll 1. Introduktion 1.1. Programfönster 1.2. Inskrift och redigering 1.3. Cellformat 1.4. Arbeta med formler Kursövning E1.xlsx Egna Övningar E1E.xlsx - OnePRO IT, Bengt Nordström - 1 - www.onepro.se
1.1 Programfönster och arbetsyta Gränssnittet i Excel 2007 har genomgått ganska omfattande förändringar gentemot tidigare versioner. De traditionella menyer som vi vant oss med har försvunnit och ersatts att ett menyfliksområde med i grunden sju menyflikar som vart och ett visar olika verktygsfält med kommandon. I de olika verktygsfälten samlas kommandon i olika grupper för närliggande kommandon och till de flesta grupper hör en dialogruta som öppnas om man klickar på den lilla pil som finns i gruppens nedre högra hörn. Efter att ha använt Excel ett tag börjar man hitta mellan de olika menyflikarna och man lär sig ganska snart var de olika kommandona finns. Officeknappen och snabbverktygen Under den runda officeknappen finns många av de viktigaste kommandona för programmet såsom Öppna, Skapa ny, Spara, Skriv ut o.s.v. Bredvid Officeknappen finns ett litet verktygsfält med några få verktyg såsom spara och ångra. Detta lilla verktygsfält visas alltid oavsett vilken menyflik som valts och här kan användaren själv lägga till de kommandon som alltid ska vara tillgängliga. Statusfältet Den nedersta delen av Excel (under själva arbetsytan) visar information ur programmet. Här visas bl.a. automatiska beräkningar om flera celler markeras och här kan man också välja olika arbetslägen (se sid. ). Längst till höger på statusfältet finns också ett zoomningsreglage där man kan välja en hög zoomningsgrad för att tydligt se detaljer eller en lägre för att få bra överblick. - OnePRO IT, Bengt Nordström - 2 - www.onepro.se
Arbetsytan När du startar programmet visas Excels arbetsyta. Denna består av ett så kallat kalkylblad. Ett kalkylblad är indelat i rader och kolumner där kolumnerna betecknas med bokstäver och raderna med siffror. Där dessa möts bildas celler. Cellerna får namn efter brytningspunkten där de skär en kolumn respektive en rad. Namnen blir till exempel A1 eller C8. I cellerna skriver du in värden i form av text eller tal av olika format. Under arbetsytan ser du tre flikar. Dessa flikar representerar olika kalkylblad i den arbetsbok du arbetar med. När du startar Excel har du tillgång till 3 kalkylblad men du kan lägga till flera om det skulle behövas. Detta görs enkelt om man klickar på den mindre, fjärde bladfliken. Ett kalkylblad består av över 16000 kolumner och över 1 miljon rader så egentligen borde ett kalkylblad räcka. Det kan dock vara svårt att få bra överblick när det finns stora mängder data därför delas stora excelarbeten upp mellan flera blad. I en hushållsbudget har man t.ex. Inkomster på ett blad, Utgifter på ett blad och en sammanställning på ett tredje blad. För att växla mellan olika kalkylblad klickar du på bladets flik. Den flik som du för närvarande arbetar med, den som är aktiv, visas med en vit färg och i fetstil. Arbetslägen Excel har tre olika arbetslägen där arbetsläget normal är standard. Om den färdiga excelprodukten skall skrivas ut kan det dock vara idé att växla till arbetsläget sidlayout eller arbetsläget förhandsgranska sidbrytningar för att få bättre överblick över hur den färdiga utskriften kommer att se ut. 1.2 Inskrift och redigering När du starta programmet visas ett tomt kalkylblad. Alla celler är tomma, men en cell har en kraftig ram runt sig. Denna cell är den aktiva cellen i Excel. Om du börjar skriva något är det i denna cell din text kommer att hamna. Även om informationen du skriver in inte får plats utan hamnar i nästa cell så hör informationen till den aktiva cellen och en grundregel är att information i Excel aldrig någonsin kan delas mellan olika celler. För att skriva in någonting på kalkylbladet är det bara att klicka på en cell och skriva. När du skriver in något i Excel är det i den aktiva cellen din text eller dina siffror kommer att hamna. Så fort du har skrivit in text eller siffror i en cell ska du bekräfta detta för Excel. Detta kan du göra på tre olika sätt: Trycka Enter - då hoppar markören till cellen rakt under där du står. Trycka TAB - då hoppar markören till nästa cell till höger om där du står. Klicka på den bock som visas så fort du påbörjar en inmatning. Markören står kvar på samma cell. Om du vill ändra något du skrivit i en cell utan att skriva om allting dubbelklickar du på cellen. Du kan då redigera det som står i cellen. Du kan också trycka på F2-tangenten. Då får du fram en markör på kalkylbladet och kan redigera innehållet i cellen. - OnePRO IT, Bengt Nordström - 3 - www.onepro.se
Redigera information Om du vill ändra information som är inskriven i en cell så kan detta göras på två olika sätt. Först markeras den cell som ska redigeras. Då visas innehållet i formelfältet ovanför kalkylbladet och i detta formelfält kan insättningspunkten läggas in och innehållet redigeras. Man kan också dubbelklicka på en cell och redigera innehållet direkt i cellen. Om informationen i en cell skall skrivas om räcker det dock att markera cellen och skriva över den gamla informationen direkt. Cellen behöver alltså inte raderas eller tömmas först. Ändra storlek på rader och kolumner Kalkylbladet är som du redan vet indelat i rader och kolumner. Du kan själv bestämma höjden på rader och bredden på kolumner så att den information du matar in får plats.. Peka mellan radernas eller kolumnernas rubriker så ändras muspekaren till en dubbelriktad pil. Du kan då klicka och dra för att ändra höjden respektive bredden. Du kan även dubbelklicka för att ändra storleken på kolumner och rader. Ibland är kolumnen för smal för att visa hela det tal som står i en cell. Excel visar då en serie brädhögar (#). Detta är ett skydd så att du inte riskerar att läsa informationen fel. För att få bort brädhögarna justerar du kolumnens bredd. Genom att dubbelklicka i rubrikhuvudet mellan den kolumn som är för smal och kolumnen till höger anpassar du kolumnen automatiskt så att allt som står i den får plats. - OnePRO IT, Bengt Nordström - 4 - www.onepro.se
Om du har flera kolumner markerade kommer det du gör att påverka alla dessa. För att undvika att kolumnen anpassar sig efter en cell, till exempel en rubrik, centrerar du den cellen över flera kolumner. 1.3 Cellformat Informationen som skrivs in i programmet har tre grundläggande format. Text, Tal och beräknande celler. Gruppen Tal har sedan mängder av underliggande format såsom, datum, tid, valuta, bråk, antal decimaler m.m. Redan vid inskrift så skiljer programmet med automatik mellan text och tal. Alla talvärden som skrivs in justeras till höger i cellerna medan texter justeras till vänster och det är oerhört viktigt att alla celler som skall användas i beräkningar verkligen innehåller information som programmet känner igen som tal. Annars fungerar inte beräkningsfunktionerna i programmet. Eftersom programmet justerar tal och text på olika sätt blir det väldigt tydligt om man gör ogiltiga inmatningar av tal. I detta exempel så är alltså inmatningen i cellen E1 ett talvärde och därför kan cellen E1 användas i en beräkning. Inmatningen i E2 tolkar programmet som en text och om E2 används i en beräkning kommer resultatet att bli ett värdefel. Förutom olika talformat kan naturligtvis cellerna också ha olika cellformat. Detta är t.ex. teckensnitt, teckenstorlek, teckenfärg, cellfärg, kantlinjer m.m. För att applicera olika cellformat markeras den cell eller det cellområde som skall ändras. Klicka sedan på önskat format bland verktygen Precis på samma sätt gör man för att applicera ett annat talformat på cellen. Exempelvis Procent, Valuta eller antal decimaler. - OnePRO IT, Bengt Nordström - 5 - www.onepro.se
Markera cellområden När du markerar celler i Excel får du en markering som exemplet ovan. När flera celler är markerade blir en cell inom markeringen alltid vit. Den vita cellen visar vilken cell som är aktiv. Skriver du något kommer det att hamna i den aktiva cellen. För att markera flera celler trycker du in vänster musknapp och målar upp ett område. Om du vill markera mer än vad som syns i fönstret är det bara att dra utanför kanten så rullar innehållet i fönstret. Tänk på att innehållet i din kalkyl kan susa förbi snabbt på skärmen när du gör detta. För att undvika detta problem kan du göra följande: 1. Klicka i den cell där du ska starta din markering. 2. Klicka på bläddringsfältet i Excelfönstrets vänstra del så att du ser den cell dit du vill att markeringen ska sträcka sig. 3. Håll ner Shift-tangenten på tangentbordet. 4. Klicka i den cell dit du vill att markeringen ska sträcka sig och du har markerat hela området. Du kan på detta sätt undvika att åka fram och tillbaka när du markerar celler i Excel. Markera rader och kolumner När du markerar en hel rad eller en hel kolumn räcker det med att du klickar på rad- eller kolumnhuvudet. I bilderna nedan visas detta. För att markera en hel rad klickar man på radhuvdet. Vill du markera en hel kolumn klickar du på kolumnhuvudet. - OnePRO IT, Bengt Nordström - 6 - www.onepro.se
OBS! Excel skiljer på att markera enskilda celler och hela rader/kolumner. Det är inte samma sak att markera alla 256 celler i rad 3, som att markera hela raden. Om du håller ner CTRL-tangenten och klickar på en cell markerar du denna och det område som tidigare var markerat är fortfarande markerat. Du kan alltså markera precis vilka celler du vill. De behöver inte hänga ihop. Givetvis kan du markera en tredje och en fjärde cell, så länge du håller ner CTRL-tangenten. Det går också bra att dra och markera flera celler åt gången eller klicka på rad- eller kolumnetiketter. Om du glömmer att hålla ner CTRL-tangenten försvinner markeringen och bara den cell du klickar på blir markerad. Musens utseende i Excel När du arbetar i Excel kommer du snart att se att musen har olika utseende beroende på vad du ska göra. Det är därför viktigt att du är observant på muspekarens utseende när du gör något. När du markerar något i Excel har du detta utseende. När du flyttar något i Excel har du detta utseende. När du kopierar något i Excel har du detta utseende. När du ändrar kolumnenbredden har du detta utseende. När du ändrar radhöjden har du detta utseende. När du har ett litet plusstecken indikerar Excel att du kopierar innehållet. Detta får du fram genom att hålla CTRL nedtryckt samtidigt som du flyttar markerade celler. - OnePRO IT, Bengt Nordström - 7 - www.onepro.se
1.4 Arbeta med formler Excel behärskar de fyra räknesätten och mycket mer. Om du vill beräkna ett värde - det kan vara något enkelt som att lägga ihop två och två, eller något mer avancerat, som att multiplicera data från fyra olika kalkylblad, för att därefter beräkna kvadratroten ur produkten och bedöma om resultatet är högre eller lägre än medelvärdet av de fyra cellerna till vänster, skriver man en formel. En formel i Excel börjar alltid med = När du ska skriva in en formel i Excel ska du alltid börja med tecknet lika med (=). Detta tecknet förklarar för Excel att programmet ska beräkna det som skrivs in i cellen. Det förklarar dessutom att Excel ska visa resultatet av formeln och inte själva formeln. Grundregeln för alla formler är sedan att man använder cellernas namn och inte de värden som står i cellerna. Bägge sätten fungerar men om man använder cellnamnen (cellreferenserna) så bevakas dessa celler av formeln och resultatet uppdateras om någon av dessa celler som finns med i formeln ändras. Det finns två sätt att anropa en cellreferens i en formel. Antingen så skriver man helt enkelt cellens namn (versaler eller gemener spelar ingen roll) eller också så klickar man på den cell man vill räkna med efter skiljetecknen som dock måste matas in manuellt. Vilket sätt man än väljer så markeras vald cell upp i motsvarande färg som i formeln. Då kan man tydligt se att rätt cell valts. Referenser till andra kalkylblad Det går utmärkt att referera till celler på andra kalkylblad eller i andra arbetsböcker. När man gör det är det mycket lättare att "peka och klicka" istället för att skriva referenser. Vill du referera till ett annat kalkylblad i samma arbetsbok klickar man först på fliken för bladet och sedan på rätt cell. I bilden nedan går en referens till det första bladet i arbetsboken och till cell B3. Om du vill skapa referenser till en helt annan arbetsbok gör du ungefär på samma sätt. Du skriver in ett =-tecken i den cell där du vill skapa referensen. Därefter öppnar du arbetsboken och klickar i den cell du vill referera till. Avsluta med en Entertryckning. Kopiera formler Om du en gång skrivit en formel eller infogat en funktion någonstans i din arbetsbok kan du enkelt kopiera denna till andra celler där samma uträkning skall göras. Grundregeln är att de cellreferenser om ingår i formeln ändras samma antal steg som formeln kopieras. - OnePRO IT, Bengt Nordström - 8 - www.onepro.se
I Cell C3 står formel =C1*C2. Formeln kopieras ett kolumn steg och cellreferenserna i fomeln ändras ett kolumnsteg och blir =D1*D2. I Cell C4 har referensen C1 låsts (Absolut referens) med tangenten F4 och referensen ändras inte vid en kopiering. Matematiska regler När Excel räknar följer programmet alla matematiska regler, t ex multiplikation och division före addition och subtraktion. Uppställningen nedan visar detta. Om du skriver denna formel: =3*6+12/4-2 =(3*6)+12/(4-2) =3*(6+12)/4-2 =(3*6+12)/4-2 =3*6+(12/(4-2) =3*6+12/4-2 Får du detta resultat 19 24 11,5 5,5 24 19 Som du ser måste du alltså hålla tungan rätt i mun när du skriver dina formler, men det hade du å andra sidan även behövt göra om du skulle använda dig av en miniräknare eller rent av penna och papper - OnePRO IT, Bengt Nordström - 9 - www.onepro.se