HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSPLAN 1 Gemensamma förvaltningen IT-avdelningen Per Nilsson, IT-chef -09-19 Enhetschefen Gemensamma förvaltningen Uppföljning av verksamhetsplan för IT-avdelningen per augusti 1 Uppdrag IT-avdelningen har som uppdrag att stödja samtliga institutioner och enheter vid Högskolan i Borås avseende IT-stöd. Detta innebär att tillhandahålla en stabil men också flexibel IT-infrastruktur, för att i så stor utsträckning som möjligt kunna möta efterfrågade behov på ett kostnadseffektivt sätt. Detta ska åstadkommas genom att erbjuda ett antal olika tjänster. Nättjänster - Leverera anslutnings- och kommunikationsmöjligheter för olika former av IT-utrustning via ett övervakat och kontrollerat nät, kommunikationen är såväl intern som extern. Bastjänster - Tillhandahålla tjänster och programvaror som utgör basen i dagliga arbetet d.v.s. katalogtjänst, fillagring, distribution av programvaror och operativsystem, utskriftshantering, e-post och säkerhetskopiering Telefoni - Ansvara för att telefonitjänsterna fungerar driftsäkert och ändamålsenligt samt utveckla tjänsterna. Support - Fungera som stöd i mjuk och hårdvarufrågor gentemot studenter och personal genom rådgivning, inköp, installation och underhåll av IT-utrustning, kontohantering, användarsupport samt en servicedeskfunktion. Uppdrag - Erbjuda institutioner och enheter att på uppdrag ta hand om och ansvara för drift av olika typer av system, helt eller delvis, samt även utföra applikationsutveckling. KronoX - Att på uppdrag av KronoX-konsortiet ansvara för utveckling och underhåll av deras applikation. IT-säkerhet - Upprätthålla ett Incident Response Team (IRT) vars uppgift är övervakning, loggning och utredning av intrång mm
Nyckeltal för att beskriva verksamheten -09-19 2 Antal 2010 :1 :2 Fysiska servrar 61 55 55 53 Virtuella servrar 93 135 141 148 Arbetsstationer 1473 1416 1336 1471 Bärbara datorer 542 639 625 621 Läs- och surfplattor 2 124 163 175 Skrivare 170 121 111 121 Användarkonton 8207 8488 7956 8250 Nätverksuttag inkopplade 2845 3049 3150 3300 Trådlös accesspunkter 99 101 101 101 Fasta telefoner 729 663 583 490 Fasta telefoner IP 233 288 367 443 Mobiltelefoner 205 236 237 239 Bredbandsabonnemang 41 123 139 150 Mex abonnemang 0 0 0 3 Ärenden (inkomna och 8399 2851 5099 9685 stängda) Samtal till 4690 5087 5809 1922 3548 2 Mål Nöjda kunder som upplever IT-avdelningen som en professionell och kompetent samarbetspartner, vilken kan bistå med det IT-stöd som efterfrågas. Nöjda medarbetare som känner sig stolta för sin kompetens och för sin arbetsplats. Målen ska uppnås genom Bra och tydligt ledarskap gott medarbetarskap kontinuerlig kompetensutveckling Tydliggöra verksamheten och kommunicera våra tjänster mot övriga HB Projekt med tydliga uppdrag, helhetssyn och definierade delmål Kvalitet av levererade tjänster genom kontinuerlig uppföljning Verka för goda relationer med övriga HB genom arbete nära verksamheten 3 Verksamhetsutveckling 3.1 Utvecklingsarbete Avdelningens ordinarie verksamhet beskrivs under punkten uppdrag. ITavdelningens huvudsakliga verksamhet är löpande drift och underhåll, dock utförs kontinuerligt förändringar genom olika aktiviteter och projekt. Projekten/aktiviteterna har en uppdragsbeskrivning, ansvarig/projektledare eventuellt en arbetsgrupp och för större projekt styrgrupp och referensgrupp. Projekten/aktiviteterna följs upp minst två gånger per år. De projekt som är av mer högskoleövergripande karaktär är följande: Identitetshanteringsprojekt i syfte att underlätta administrationen i hur användare får tillgång till system och tjänster inom verksamheten samt ökad säkerhet. Projektet startades upp 2010 och driftsättning var
-09-19 3 beräknad till första kvartalet, men på grund av vissa förändringar i förutsättningarna samt resursbrist hos leverantör driftsattes HBKAT i slutet av augusti och kommer att färdigställas under hösten. Upphandla ny operatör avseende telefoni. Nuvarande avtal går ut i december. Arbetet beräknades starta under första kvartalet. Då det bland annat varit nödvändigt att portera samtliga mobila abonnemang till annan underleverantör, har upphandlingsstarten flyttats fram. Beslutat att förlänga nuvarande avtal tills innevarande ramavtal löper ut. Uppgradering av klientmiljön till Windows 7 för att möta dagens krav på teknik och applikationer. Projektet har pågått en längre tid och utrullning av testmiljöer påbörjades under. Windows 7 har nu börjat installeras i utbildningsmiljön och erbjuds även till personal på stationära datorer som inte kräver specialapplikationer. Studentmiljön beräknas vara klar december. Fortsatt utbyte av serverpark och lagringssystem med anledning av att utrustning ej supportas och nya krav från verksamheten avseende volym och teknik. Avtal för det äldre systemet har förlängts till december. Detta innebär att migrering av de fysiska systemen i produktionsmiljö då måste vara klart. Migrering av den virtuella miljön är genomförd. Rutiner och hantering av programlicenser för att möta redovisningskrav. Beslut att utvärdera nytt verktyg för licensinventering då det tidigare ej uppfyllde våra behov. En enkätundersökning är gjord tillsammans med Högskoleservice under. Utvärdering av resultatet kommer att genomföras under hösten. Implementering av Active Directory avseende användare och klienter. Detta underlättar hantering av användare i Windowssystem och möjliggör fillagring via AD, Offlinefolders mm. En aktivitet är skapad för att inventera nuvarande strukturer och grupperingar i E-directory för att se vad som kan synkroniseras. Detta ska resultera i en plan för genomförande. Testa och utvärdera möjligheten att använda vdi (virtual desktop infrastructure) i verksamheten. Licenser har införskaffats och testmiljö är delvis uppsatt. Utbyte av diverse hårdvara (DNS/AD/EDIR) är genomförd. Medverkan i Simonslandsprojektet avseende nät, passagesystem och AV-utrustning. Utvärdering av nytt ärendehanteringssystem kommer att genomföras under hösten. Groupwise klient och postkontor har uppgraderats till version.
Antalet postkontor har också utökats. -09-19 4 Utvecklingsprojekt som slutlevererats under :2 o Nytt mallsystem för kursplansmodeller kopplat mot KursInfo o Export av inköp gjorda av THS studenter till Agresso o Synkronisering av kortdata till ARX o Ny version av KronoX 3.2 Kvalitetsarbete Målsättningen är att fortsätta det kvalitetsarbete vi påbörjat genom ett processinriktat arbetssätt och ytterligare stärka rutinerna kring dokumentation och uppföljning. Till stöd för detta arbete har vi utvecklat vårt ärendehanteringssystem genom att införa förändringshantering. Fler avdelningar nyttjar nu ärendehanteringssystemet vilket möjliggör ett enhetligt flöde genom hela processen. IT-avdelningen har utarbetat en mall för förvaltningsplan som skall ligga till grund för dokumentationen kring förvaltningen av våra system och tjänster. Förvaltningsplanen syftar till att tydliggöra rollerna i våra verksamhetssystem och tillgängliggöra information om de aktiviteter som planeras i anknytning till respektive system. Förhoppningen är att den framtagna mallen tillsammans med en systemförvaltningsmodell ska kunna användas för att upprätta förvaltningsdokumentation för flertalet verksamhetssystem. Detta arbete kommer att ske tillsammans med respektive systemägare. IT-avdelningen deltog med fyra personer i högskolans kvalitetsarbetsinventering. 3.3 Arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöfrågor integreras i verksamheten och specifika aktiviteter genomförs vid avdelningsmöten och planeringsdagar. I månadsskiftet maj-juni genomförde avdelningen planeringsdagar vid Höganloft (Isaberg) och vi fortsatte vårt arbete kring internkommunikation genom så kallade tvärsamtal för att främja en god medarbetarkultur. 3.4 Kompetensutveckling GF organiserar gemensamt flera kompetensutvecklingsinsatser, t ex interna utbildningsinsatser och GFs utvecklingsdagar. IT-avdelningen deltar i en rad nätverk av nationellt, regionalt och internt slag. Nätverken har årligt återkommande konferenser samt leder till informella kontakter och direkta arbetsgrupper. Deltagande under :2 Nätverk och användargrupper HITCF Högskolornas IT-chefs grupp (PER) TUG Trio User Group (HKR) Helpdeskforum (MBT/DALU) Kompetensutvecklingen har planerats och följts upp i dialog mellan medarbetare och chef, huvudsakligen i samband med utvecklingssamtal.
-09-19 5 4 Resurser 4.1 Personella resurser Budgeterade årsarbetskrafter av anställda IT-avdelning 2010 2013 Budgeterade årsarbetskrafter 18,70 18,25 18,77 18,90 Antal anställda 19 19 19 19 IT-avdelningens personella resurser beräknas under uppgå till totalt 19 personer. Resurser motsvarande två tjänster är reserverade för och finansieras av KronoX-konsortiet. En medarbetare har nedsättning i tjänst hela året motsvarande 10%, dessutom har en medarbetare arbetat 50% på en annan avdelning under perioden januari till och med augusti. Andra tertialet har resurserna varit enligt plan. Under perioden jan-maj har vi haft en praktikant från IT-tekniker utbildningen vid Högskolan i Borås. 5 Uppföljning och beskrivning av nyckeltal IT-avdelningens verksamhet och verksamhetsutveckling följs i huvudsak upp genom uppföljning av avdelningens verksamhetsplan som sker skriftligen per tertial och avslutas genom verksamhetsberättelse. Uppföljningen och verksamhetsberättelsen sker med medarbetardelaktighet och publiceras på högskolans hemsida. Nyckeltal för att mäta måluppfyllelse Tillgänglighet för olika system, ännu ej möjligt att ta fram Kundnöjdhetsmätningar (Genomfört :2) Antal incidenter varav antal direktärenden - Incidenter 506, antal direktärenden ej möjliga att ta fram Svarstid 4690 andel missade samtal - Andel missade samtal 306 av totalt 3548 6 Budget och ekonomisk utveckling IT-avdelningens budgeterade kostnader för uppgår till 20,3 mkr fördelade enligt följande: personalkostnader 10,3 mkr, lokaler 1,6 mkr, program- och licensavgifter 4,2 mkr, avskrivningar 2,5 mkr och övrig utrustning, utbildning mm. 1,7 mkr. Kostnaderna finansieras genom externt sålda tjänster 1,5 mkr, via anslag 10,4 mkr och övriga 8,4 mkr via internfakturering och fördelning på övriga enheter och avdelningar inom högskolan. Investeringarna beräknas uppgå till 3,7 mkr., se bilaga. Per Nilsson IT-chef Bilaga Budget och ekonomisk utveckling
tom juli 101001 Gem 101063 Support 101064 Backup 101065 NÄT 101067 Basmiljö Res IT (tkr) i % i % i % i % i % av budget Anslag -4 500-10 361-6 044 58,3% -10 361 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 Externa intäkter -94-32 -14 42,3% -32 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 Interna intäkter -15 070-9 855-5 912 60,0% -9 855 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 Summa intäkter -19 664-20 249-11 970 59,1% -20 249 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 Lön och lönepålägg 10 448 10 326 6 067 58,8% 10 526 1 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 1 0 0 #DIV/0! 0 1 0 0 #DIV/0! 0 Semskuld och löneperiodiseringar -109 0-17 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 Summa personal 10 339 10 326 6 050 58,6% 10 526 1 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 1 0 0 #DIV/0! 0 1 0 0 #DIV/0! 0 Lokalhyra 1 407 1 416 826 58,3% 1 416 0 0 0 #DIV/0! 0 164 165 96 58,3% 165 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 Utbildning, resor, representation 97 60 139 231,0% 195 39 70 8 10,8% 21 21 15 4 27,9% 15 18 30 7 23,1% 30 56 125 19 15,4% 125 Programvara, licencavgifter etc. 6 7 1 15,3% 7 108 90 113 125,6% 115-3 180 136 75,6% 204 1 298 1 253 929 74,2% 1 103 1 651 2 408 2 310 95,9% 2 638 Utrustning 167 120 74 61,8% 120 41 55 6 11,1% 55 33 20 4 18,4% 20 68 5 56 1125,8% 90 10 150 15 9,9% 150 Övrigt 54 80 53 66,0% 85 1 5 2 49,9% 5 25 5 27 535,5% 5 73 145 162 111,7% 245 44 130 24 18,7% 30 Avskrivningar 1 8 7 85,0% 12 131 123 72 58,5% 123 234 387 192 49,5% 360 611 500 343 68,5% 500 1 091 1 380 792 57,4% 1 497 Summa övrigt 1 732 1 691 1 099 65,0% 1 835 320 343 201 58,6% 319 474 772 459 59,4% 769 2 068 1 933 1 497 77,5% 1 968 2 851 4 193 3 161 75,4% 4 440 Årets kapitalförändring -7 593-8 232-4 821-7 888 321 343 201 319 474 772 459 769 2 069 1 933 1 497 1 968 2 852 4 193 3 161 4 440 Årets anskaffning 58 0 0 0 0 0 1 152 300 38 109 610 27 1 327 2 770 1 391 101347 Utvecklingskostnader 101086 Telefoni IT totalt exkl. Studentkåren och Inköp 101349 Studentkåren 111027 Inköp IT hela avd Res IT (tkr) Kommentar: Avikelser mot budget programvaror 150 tkr (retroaktiv supportkostnad för Pingpong) Avskrivningar 125 tkr Utrustning och utbildning 150 tkr i % i % Anslag 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0-4 500-10 361-6 044 58,3% -10 361 0 0 0 #DIV/0! 0-4 500-10 361-6 044 58,3% -10 361 Externa intäkter 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0-94 -32-14 42,3% -32-111 -97-53 54,2% -97-206 -129-66 51,2% -129 Interna intäkter 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0-15 070-9 855-5 912 60,0% -9 855-572 0-163 #DIV/0! 0-15 642-9 855-6 075 61,6% -9 855 Summa intäkter 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0-19 664-20 249-11 970 59,1% -20 249-684 -97-216 222,5% -97-20 347-20 346-12 186 59,9% -20 346 Lön och lönepålägg 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 10 451 10 326 6 067 58,8% 10 526 0 0 0 #DIV/0! 0 10 451 10 326 6 067 58,8% 10 526 Semskuld och löneperiodiseringar 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0-109 0-17 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0-109 0-17 #DIV/0! 0 Summa personal 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 10 342 10 326 6 050 58,6% 10 526 0 0 0 #DIV/0! 0 10 342 10 326 6 050 58,6% 10 526 Lokalhyra 0 0 0 #DIV/0! 0 1 0 0 #DIV/0! 0 1 572 1 581 922 58,3% 1 581 0 0 0 #DIV/0! 0 1 572 1 581 922 58,3% 1 581 Utbildning, resor, representation 0 80 2 2,4% 80 76 6 0 8,1% 0 307 386 179 46,3% 466 0 0 0 #DIV/0! 0 307 386 179 46,3% 466 Programvara, licencavgifter etc. 8 15 2 15,6% 15 0 200 188 93,9% 200 3 068 4 153 3 680 88,6% 4 282 328 0 55 #DIV/0! 0 3 396 4 153 3 735 89,9% 4 282 Utrustning 11 0 0 #DIV/0! 0 316 330 264 79,9% 330 647 680 419 61,6% 765 249 0 139 #DIV/0! 0 896 680 558 82,1% 765 Övrigt 0 5 0 0,0% 5 399 315 294 93,2% 315 596 685 562 82,0% 690 3 0 0 #DIV/0! 0 599 685 562 82,0% 690 Avskrivningar 19 8 8 95,1% 8 328 129 90 69,6% 154 2 414 2 535 1 503 59,3% 2 654 0 0 0 #DIV/0! 0 2 414 2 535 1 503 59,3% 2 654 Summa övrigt 39 108 12 11,0% 108 1 120 980 835 85,2% 999 8 605 10 020 7 264 72,5% 10 438 580 0 195 #DIV/0! 0 9 185 10 020 7 459 74,4% 10 438 Årets kapitalförändring 39 108 12 108 1 121 980 835 999-717 97 1 344 715-104 -97-21 -97-821 0 1 323 618 Årets anskaffning 0 0 0 769 0 0 3 415 3 680 1 456 0 0 0 3 415 3 680 1 456 i % i % i % av budget
-09-19 7