Tjänsteutlåtande Utfärdat 2017-03-14 Diarienummer N138-0176/17 Förvaltningscontroller Totte Staxäng Telefon 031-3665000, Fax 031-3666001 E-post: fornamn.efternamn@vh.goteborg.se Revisionsberättelse och revisionsredogörelse 2016 Ärendet Stadsrevisionen redovisar årligen sina iakttagelser avseende verksamhet, räkenskaper och intern kontroll i en revisionsberättelse och en revisionsredogörelse för respektive nämnd. Revisionen har under 2016 granskat olika områden i verksamheten och lämnat rekommendationer till förbättringar. Stadsdelsnämnden ska svara Stadsrevisionen vad man avser att göra med rekommendationerna på nämndsammanträdet 2017-06-07. Förslag till beslut Stadsdelsnämnden antecknar informationen till protokollet. Samverkan Information i Förvaltningens samverkansgrupp 2017-03-21. Stadsdelsförvaltningen Västra Hisingen Sergio Garay Stadsdelsdirektör Totte Staxäng Förvaltningscontroller Bilaga 1: Följebrev, Revisionsredogörelse och Revisionsberättelse SDN Västra Hisingen 2016. 1(1)
Revisionsredogörelse Stadsrevisionen Västra Hisingens stadsdelsnämnd granskning av verksamhetsåret 2016 goteborg.se/stadsrevisionen
2 Mars 2017 Västra Hisingens stadsdelsnämnd. Granskning av verksamhetsåret 2016 Diarienummer: 0185/16 Stadsrevisionen i Göteborgs Stad Yrkesrevisor: Christina Lundqvist www.goteborg.se/stadsrevisionen
VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND 3 Innehållsförteckning Sammanfattning 4 Granskning av verksamheten 7 Grundläggande granskning 7 Systematiskt arbetsmiljöarbete 8 Systematiskt brandskyddsarbete 13 Rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd 19 Kontanthantering 24 Samverkan mellan kommun och region kring barn med behov av samordnade insatser 26 Personuppgiftshantering och it-säkerhet i skolans it-system 26 Granskning av strategisk lokalförsörjning i Göteborgs Stad 27 Uppföljning av insatser till elever som riskerar att lämna skolan utan fullständiga betyg 27 Uppföljning av känslig information i Hjärntorget 28 Uppföljning av upphandling och inköp 30 Granskning av räkenskaper och bokslut 34 Översiktlig granskning av delårsrapport 34 Granskning av intern kontroll i redovisningsrutiner 34 Uppföljning av granskning av nämndens hantering av leasingtillgångar i WebLisa 35 Granskning av årsbokslut 37 Stadsrevisionens uppdrag och rapportering 39 Språkbruk och revisionstermer 40
4 VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND Sammanfattning Nämnden ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt gällande lagar och kommunfullmäktiges mål och riktlinjer samt att räkenskaperna är rättvisande. Revisorernas uppdrag är att pröva om nämnden sköter verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om nämndens interna kontroll är tillräcklig. Årets granskning av nämnden omfattar: grundläggande granskning systematiskt arbetsmiljöarbete systematiskt brandskyddsarbete rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd kontanthantering samverkan mellan kommun och region kring barn med behov av samordnade insatser personuppgiftshantering och it-säkerhet i skolans it-system strategisk lokalförsörjning i Göteborgs Stad intern kontroll i redovisningsrutiner delårsrapport och årsbokslut uppföljning av föregående års rekommendationer. Granskningen visar att delar av nämndens verksamhet har brister som behöver åtgärdas. Därför lämnar vi följande rekommendationer till nämnden:
VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND 5 Tabell 1: Sammanställning av rekommendationer Område Systematiskt brandskyddsarbete Rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd Kontanthantering Rekommendation Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Västra Hisingen att se till att det finns aktuella och dokumenterade riskanalyser, som revideras årligen, i samtliga verksamheter. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Västra Hisingen att se till att tillräckliga övningsinsatser genomförs i samtliga verksamheter. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Västra Hisingen att se till att egenkontrollerna en gång om årets rapporteras till organisationens säkerhetschef eller motsvarande. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Västra Hisingen att se till att förvaltningen en gång om året gör en sammanställning av enheternas systematiska brandskyddsarbete som rapporteras till nämnden. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Västra Hisingen att se till att tillräckliga underlag finns för beslut om ekonomiskt bistånd och att dessa är aktuella. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Västra Hisingen att se till att Göteborgs Stads rutin för redovisning av kontanter och övrig intäktsredovisning är känd och efterlevs i verksamheterna. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Västra Hisingen att se till att regelbundet följa upp att nämndens rutin för kontanthantering efterlevs.
6 VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND Område Samverkan mellan kommun och region kring barn med behov av samordnade insatser Personuppgiftshantering och it-säkerhet i skolans it-system Upphandling och inköp Rekommendation Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Västra Hisingen att se till att dokumentationen av arbetet med samordnade individuella planer följer gällande regelverk. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Västra Hisingen att se till att det för samtliga berörda verksamheter finns lokala rutiner, utifrån de övergripande riktlinjerna, för arbetet med samordnade individuella planer. Rutinerna bör omfatta en beskrivning av hur dokumentationen ska hanteras och förvaras. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Västra Hisingen att stärka den interna styrningen och kontrollen avseende hanteringen av personuppgifter i skolornas it-system. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Västra Hisingen att se till att dokumentationen är tillräcklig när beställningar mot ramavtal görs. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Västra Hisingen att stärka samordningen vid direktupphandlingar. (Rekommendationerna lämnades år 2014. Ingen uppföljning genomfördes år 2015.) I övrigt bedömer stadsrevisionen att nämnden har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen varit tillräcklig. Vi bedömer även att resultaträkning och balansräkning har upprättats i enlighet med lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed samt att nämnden har följt Göteborgs Stads bokslutsanvisningar med undantag för iakttagelsen om osäkra statsbidragsfodringar om 1 470 tkr.
VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND 7 Granskning av verksamheten Nämnden ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt gällande lagar, kommunfullmäktiges mål och riktlinjer samt att räkenskaperna är rättvisande. Revisorernas uppdrag är att pröva om nämnden sköter verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om nämndens interna kontroll är tillräcklig. Granskningen av verksamheten omfattar en grundläggande granskning, som är en översiktlig granskning av nämndens ledning och styrning, ett antal fördjupade granskningar inom olika områden samt uppföljning av tidigare års granskning. 1 Grundläggande granskning Den grundläggande granskningen syftar till att översiktligt bedöma nämndens ledning och styrning samt interna kontroll. Det innebär att revisorerna löpande följer nämndens protokoll och handlingar och informerar sig om verksamheten. Granskningen omfattar följande delar: följsamhet mot reglemente följsamhet mot kommunfullmäktiges budget följsamhet mot kommunfullmäktiges regler för budget och uppföljning följsamhet mot kommunfullmäktiges riktlinjer för intern kontroll styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi delegation beslutsunderlag hantering av särskilda uppdrag från kommunstyrelsen/ kommunfullmäktige. 1 Se stadsrevisionens granskningsplan, april 2016
8 VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND Iakttagelser Brist kring anmälan av delegationsbeslut Stadsdelsnämnderna i Göteborgs Stad, som har befolkningsansvaret, har delegerat ett antal beslut till personal på Familjerättsbyrån inom social resursnämnd. Beslut som fattas på delegation ska enligt kommunallagen 6 kap. 35 anmälas till delegerande nämnd. Stadsrevisionen konstaterar att Familjerättsbyrån och stadsdelsförvaltningarnas kanslichefer under år 2016 har uppmärksammat att beslut i familjerättsliga frågor som fattas på delegation från stadsdelsnämnderna hos Familjerättsbyrån inom social resursnämnd inte har anmälts till stadsdelsnämnderna. Enligt uppgifter till stadsrevisionen från social resursförvaltning och en stadsdelsförvaltning har inga eller endast ett fåtal sådana beslut har anmälts till stadsdelsnämnderna under år 2016. Troligen har denna brist funnits under längre tid än så. Det har pågått ett arbete för att finna fungerande rutiner för anmälan av sådana delegationsbeslut från social resursförvaltning till stadsdelsnämnderna. Under våren fick enligt uppgift varje stadsdelsnämnd tillgång till beslutsprotokoll för sina ärenden. Då åtgärden bedömdes vara otillräcklig har rutinen ändrats så att information skickas direkt till respektive nämndsekreterare. I övrigt visar den grundläggande granskningen inte på några avvikelser. Bedömning Stadsrevisionens översiktliga bedömning är att nämnden har en tillfredsställande ledning och styrning samt tillräcklig intern kontroll inom de områden som omfattats av den grundläggande granskningen. Systematiskt arbetsmiljöarbete Utgångspunkter i granskningen Enligt arbetsmiljölagen (1977:160) ska det på varje arbetsplats bedrivas ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Det är arbetsgivaren som har huvudansvaret för arbetsmiljön och för att arbetsmiljöarbetet bedrivs systematiskt. I det dagliga arbetet ska arbetsgivaren uppmärksamma psykologiska, sociala förhållanden och arbetsmiljöfrågor av fysisk karaktär samt fatta beslut och genomföra åtgärder så att de anställda varken skadas, blir sjuka eller far illa på annat sätt. Mål för det systematiska arbetsmiljöarbetet ska formuleras. Enligt föreskriften AFS 2001:1 från Arbetsmiljöverket ska arbetsgivaren som ett led i sitt systematiska arbetsmiljöarbete undersöka arbetsförhållandena, bedöma risker, vidta åtgärder och kontrollera genomförda åtgärder. Göteborgs Stads medarbetar- och arbetsmiljöpolicy
VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND 9 pekar på att kommunfullmäktige eftersträvar en högre standard än minimikraven för god arbetsmiljö som anges i lagar och Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd. En god arbetsmiljö är en förutsättning för väl fungerande arbetsplatser, god effektivitet och kvalitet i verksamheten. Enligt stadens policy ska en god arbetsmiljö prägla Göteborgs Stad i dess tjänster, i sättet att leda och organisera arbetet, i samverkan människor emellan, i utrustningar, lokaler och anläggningar. Syftet med granskningen är att bedöma om nämnden bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete i enlighet med lag, föreskrifter och riktlinjer. Utgångspunkten är framförallt Arbetsmiljöverkets föreskrift (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete. Fokus i granskningen är stadsdelens äldreboenden. Granskningen har genomförts genom intervjuer med verksamhetens företrädare samt dokumentgranskning. Två av nämndens äldreboenden ingår i granskningen. Iakttagelser Via stadsdelens HR-avdelning erbjuds förvaltningens chefer och skyddsombud regelbundet en två dagars hälso- och arbetsmiljöutbildning. Under hösten 2016 har denna utbildning erbjudits vid två tillfällen. Utbildningarna vänder sig i första hand till nya chefer och skyddsombud men alla är välkomna som har behov av uppdatering i systematiskt arbetsmiljöarbete. Under året har, enligt uppgift samtliga chefer via områdeschefens ledningsgrupp fått information om Arbetsmiljöverkets föreskrift rörande organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4). Mål för arbetsmiljön Nämnden ska sätta mål för arbetsmiljön, enligt riktlinje till medarbetaroch arbetsmiljöpolicy för Göteborgs Stad. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift (AFS 2015:4) ska arbetsgivaren ha mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön som ska syfta till att främja hälsa och öka organisationens förmåga att motverka ohälsa. I inledningen till rutinbeskrivningen för nämndens systematiska arbetsmiljöarbete anges att Målet är att förena ett långsiktigt hållbart arbetsliv för medarbetarna med en väl fungerande verksamhet. Vidare finns i nämndens budget för år 2016 ett antal skrivningar som handlar om arbetsmiljön, som till exempel Arbetsmiljö och hälsoarbetet är en strategisk viktig del i att vara en attraktiv arbetsgivare. Under år 2015 skapades nya rutiner för arbetsmiljöronderna där bland annat arbetet med det hälsofrämjande synsättet ska ses som en naturlig del i arbetsmiljöarbetet. Nämnden lyfter också att arbetsplatsträffarna och utvecklingssamtal är viktiga forum för att nå ett gott medarbetarskap.
10 VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND Rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet Det ska finnas rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska gå till. Rutinerna ska vara dokumenterade. Rutinerna bör ge besked om när, hur och av vem det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras samt vilka som ska medverka. Förvaltningen har publicerat ett antal olika dokument på intranätet, bland annat en rutin som är en praktisk handledning där det framgår hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas i stadsdelsförvaltningen Västra Hisingen. Det finns också olika stöddokument och checklistor för arbetsmiljöronder och handlingsplaner. Vidare finns också ett så kallat årshjul som beskriver när och hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras ute i på de olika arbetsplatserna i förvaltningen. Ovanstående rutin, årshjul och övriga stöddokument ger besked om när, hur och av vem det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras samt vilka som ska medverka. Uppgiftsfördelning Arbetsgivaren ska fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Uppgiftsfördelningen ska dokumenteras skriftligt. I Göteborg Stads gemensamma HR-process finns en beskrivning av stadens struktur för uppgiftsfördelning. På förvaltningens intranät finns dokumenterade mallar för uppgiftsfördelningen från nämnd till stadsdelsdirektör och vidare nedåt i linjeorganisationen till enhetschef/gruppchef. Stadsrevisionen har tagit del av dokumenterad uppgiftsfördelning från nämnd till stadsdelsdirektör. Vidare har vi tagit del av dokumenterad uppgiftsfördelning från stadsdelsdirektör och vidare ned i linjeorganisationen till enhetschefer vid de granskade äldreboendena. Undersöka arbetsmiljön och vidta åtgärder Arbetsgivaren ska regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen ska anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. Arbetsgivaren ska omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt genomföra de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska föras in i en skriftlig handlingsplan. I planen ska anges när åtgärderna ska vara genomförda och vem som ska se till att de genomförs.
VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND 11 Varje enhet ska, enligt förvaltningens gemensamma rutin, under våren genomföra en arbetsmiljörond och riskbedömning som innefattar både fysisk, psykosocial och hälsofrämjande aspekt. Vid ronderna används resultatet från medarbetarenkäten, nyckeltal rörande sjukfrånvaro, arbetsskador och tillbud samt medarbetarnas synpunkter från utvecklingssamtal och arbetsplatsträffar. Det finns också en beskrivning av det praktiska tillvägagångssättet av arbetsmiljöronder. Först ska arbetsförhållandena undersökas för att identifiera vilka risker som kan uppstå i arbetsmiljön. Därefter görs en sammanställning och bedömning av hur stora riskerna är. Risker, som inte kan åtgärdas direkt, ska dokumenteras och tidsbestämmas i en handlingsplan. Handlingsplanen ska beskriva vad som ska göras, när det ska vara klart och vem som åtgärdar. Under hösten genomförs en arbetsmiljörond som är en uppföljning av vårens arbetsmiljörond och handlingsplanen ska då kompletteras med eventuella nya risker som tillkommit. Av dokumentationen från båda enheterna framgår att checklistan för fysisk arbetsmiljörond har använts vid den rond som föregått upprättande av handlingsplanen. Den fysiska arbetsmiljöronden har genomförts som en dialog på en arbetsplatsträff under våren 2016. Av protokoll från arbetsplatsträffar våren 2016 framgår att båda enheterna som en del av den psykosociala ronden har gått igenom resultatet från medarbetarenkäten och diskuterat förbättringsområden/ åtgärder. Vi har tagit del av de granskade enheternas handlingsplaner som upprättades våren 2016. Det finns i handlingsplanerna en beskrivning av riskerna, bedömd risknivå, samt vilka åtgärder som ska vidtas. Det framgår dock inte alltid när åtgärden ska vara klar och inte heller alltid vem som ska åtgärda. Handlingsplanerna har följts upp i den lokala samverkansgruppen i maj 2016. Efter genomförd granskning har vi också tagit del av dokumentationen från den arbetsmiljörond som gjordes under hösten. Den arbetsmiljöronden innebar att vårens handlingsplaner följdes upp och kompletterades med nya åtgärder. Utöver arbetsmiljöronderna uppger intervjuade enhetschefer att medarbetarenkät, arbetsplatsträffar och chefens dagliga ledarskap används för att uppmärksamma arbetsmiljörisker. Av protokollen framgår att arbetsmiljö diskuteras på vissa arbetsplatsträffar. Enligt uppgift från intervjuerna är arbetsmiljö en stående punkt på arbetsplatsträffarna under Fackliga frågor men detta framgår inte med tydlighet av protokollen.
12 VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND När en ny hyresgäst flyttar in på ett äldreboende används enligt uppgift stadens gemensamma rutin för riskbedömning av arbete hos enskild person på särskilt boende. När ändringar i verksamheten planeras, ska arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Under hösten år 2015 har det genomförts riskbedömning inför förändringar i verksamheten på båda enheterna. Förändringen avsåg en utökning av enhetschef, där den nya chefen skulle få ansvar för nattpersonalen. Arbetsplatsträffar I det lokala samverkansavtalet är det reglerat att arbetsplatsträffar ska äga rum minst en gång per månad och att chefen ansvarar för dokumentation och för uppföljning av frågor som behandlats. Vid intervjuerna uppges att arbetsplatsträffar genomförs regelbundet en gång per månad och dokumenteras. Vi har efterfrågat protokoll från arbetsplatsträffarna vid de granskade enheterna för perioden 30 juni 2015 till 30 juni 2016. På båda boendena visar protokollen att arbetsplatsträffar genomförts en gång per månad under år 2016. Dock fanns vissa brister i dokumentationen från år 2015. Uppföljning Arbetsgivaren ska varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppföljningen ska dokumenteras skriftligt. Av kommentarerna till Arbetsmiljöverkets föreskrift (AFS 2001:1 11) framgår att syftet med den årliga uppföljningen är att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete. Av stadsdelens rutin framgår att enheterna i samband med höstens arbetsmiljörond även ska följa upp och utvärdera sina rutiner för det systematiska hälso- och arbetsmiljöarbetet. Vidare framgår av den rutinen att den årliga kontrollen/uppföljningen av nämndens systematiska arbetsmiljöarbete ska genomföras av förvaltningens samverkansgrupp. Syftet är att kontrollera att det praktiska arbetet följer de riktlinjer som förvaltningen har. Det finns en checklista framtagen för att underlätta arbetet med uppföljningen. Vi har tagit del av de båda enheternas uppföljning av rutinerna. Båda enheterna konstaterar där att de under året följt rutinerna för samverkansarbetet och det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vidare har vi av protokoll från förvaltningens samverkansgrupp kunnat utläsa att en utvärdering av samverkansarbetet och det systematiska arbetsmiljöarbetet inom sektor äldreomsorg och hälso- och sjukvård har genomförts i början av år 2016 avseende år 2015. Sektorn har då redovisat vad som gjorts
VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND 13 under år 2015 och vad som planeras under år 2016. Enligt uppgift från förvaltningen kommer samverkansarbetet och det systematiska arbetsmiljöarbetet år 2016 att följas upp på motsvarande sätt i början av år 2017. Protokoll från förvaltningens samverkansgrupp går regelbundet till nämnden som anmälningsärenden. Stadsdelnämnden har då tagit emot information om förvaltningens uppföljning av hur det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att nämnden bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete i enlighet med lag, föreskrifter och riktlinjer. Rutiner, undersökning, genomförande och uppföljning fungerar i huvudsak tillfredställande. Däremot bedömer stadsrevisionen att det finns ett förbättringsområde som nämnden bör åtgärda utifrån Arbetsmiljöverkets föreskrift. Nämnden behöver se till att det för varje åtgärd i upprättade handlingsplaner anges när åtgärderna ska vara genomförda och vem som ansvarar för åtgärderna. Vidare behöver nämnden se till att dokumentation och uppföljning sker av de frågor som behandlas på enheternas arbetsplatsträffar. Enligt stadens lokala samverkansavtal ska träffarna dokumenteras så att återkoppling kan ske till de personer som inte haft möjlighet att delta och för uppföljning av vilka frågor som har behandlats. Systematiskt brandskyddsarbete Utgångspunkter i granskningen Sedan 2004 gäller Lag (2003:778) om skydd mot olyckor. Den reglerar ansvarsskyldigheter och rättigheter för det breda begreppet skydd mot olyckor för den enskilde, för kommunen och för staten. Till denna lag har regeringen skrivit en förordning (2003:789) om skydd mot olyckor och myndigheten för samhällsskydd och beredskap har gett ut ett antal föreskrifter och allmänna råd. För att uppfylla lagens krav har kommunfullmäktige beslutat att fastighetsägare och nyttjanderättshavare ska bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete, förkortat SBA. Syftet med att systematiskt arbeta med brandskydd är att skapa en allmän medvetenhet hos anställda om de risker och de skyddsanordningar som finns. Det handlar också om att skapa förståelse för helheten kring SBA och hur det fungerar. Systematiskt brandskyddsarbete innebär att man på ett strukturerat sätt planerar, utbildar, övar, dokumenterar, kontrollerar, åtgärdar och följer
14 VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND upp brandskyddsarbetet i organisationen. Utgångspunkten för säkerhetsarbetet i Göteborgs Stad är stadens gemensamma säkerhetspolicy. Säkerhetspolicyn konkretiseras i en riktlinje för SBA. 2 Dessa riktlinjer utgör ett komplement till lagstiftningen och ett förtydligande inom området SBA. Verksamheten vid äldreboenden är speciell ur brandskyddssynpunkt då personer som bor på äldreboende i regel har så pass stora vård- och omsorgsbehov att de inte längre kan bo kvar hemma och är helt beroende av personalens agerande. Personalen i sin tur är beroende av att brandvarningssystem fungerar, tekniska anordningar fungerar och att det finns tillräckliga och effektiva utrymningsvägar. I händelse av brand bygger mycket på att personalen kan genomföra en snabb och effektiv insats när de får kännedom om händelsen. Brister i det systematiska brandskyddsarbetet på ett äldreboende kan innebära allvarlig risk för liv och hälsa. Syftet med granskningen är att bedöma om nämnden bedriver ett systematiskt brandskyddsarbete. Fokus i granskningen är stadsdelens äldreboenden. Granskningen har genomförts genom intervjuer med verksamhetens företrädare samt dokumentgranskning. Två av nämndens äldreboenden ingår i granskningen. Iakttagelser Brandskyddsorganisationen är uppbyggd i enlighet med stadens riktlinjer och brandskyddsansvaret är utlagt i linjen på enhetschefer. Brandskyddschef är områdeschefen. Förvaltningsövergripande finns en utvecklingsledare/säkerhetsamordnare som har rollen som stödfunktion i frågor om systematiskt brandskyddsarbete och står för viss utbildning och information om brandskyddsarbete i förvaltningen. Säkerhetssamordnaren ansvarar för att nya chefer och nya brandskyddsombud får utbildning i systematiskt brandskyddsarbete. Säkerhetssamordnaren deltar även i brandskyddstillsyner ute på enheterna. 2 Riktlinje för systematiskt brandskyddsarbete - SBA, beslutad i kommunfullmäktige 2013-08-05 (Handling 3013 nr 131)
VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND 15 Övergripande om rutiner och dokumentation Förvaltningen har på sitt intranät publicerat säkerhetspolicy för Göteborgs Stad, fullmäktiges riktlinjer för SBA samt stadens handbok för SBA. Förvaltningen har också en databas för all förvaltningsövergripande information och dokument kring SBA. I den databasen finns mallar, blanketter, checklistor och instruktioner som enhetschef/brandskyddsansvarig kan använda sig av vid dokumentation av sin egen enhets brandskyddsarbete. Respektive enhets dokumentation kan också förvaras i den databasen. På varje enhet finns också en brandskyddspärm som innehåller bland annat brandskyddsorganisation, checklistor, blanketter och egenkontroller som rör den aktuella enheten. Brandskyddspärmen följer samma struktur som finns i databasen. Respektive brandskyddsombud på varje enhet ansvarar för att hålla pärmen uppdaterad. Organisation Det ska finnas en brandskyddsorganisation som tydliggör ansvaret för verksamhetens brandskydd. Det finns en dokumenterad brandskyddsorganisation på båda äldreboendena. Det ska finnas en utrymningsorganisation som beskriver roller, genomförande och återsamlingsplats. Det finns på båda boendena en dokumenterad utrymningsorganisation med handlingsplan som beskriver vad som ska göras vid brand. Verksamhetens brandskydds- och utrymningsorganisation ska vara känd av samtliga anställda som finns i verksamheten. Av våra intervjuer framgår att det på båda boendena finns arbetssätt och rutiner för att informera tillsvidareanställda och tidsbegränsat anställda, såsom sommarvikarier och månadsanställda. Det är brandskyddsombuden på respektive enhet som har uppdraget att informera om SBA. Det finns på båda boendena särskilda checklistor som används för att informera de anställda om enheternas brandskyddsarbete. Dessa checklistor ska också undertecknas av medarbetaren när man tagit del av informationen, vilket vi i samband med granskningen sett exempel på. Verksamhetsbeskrivning Det ska finnas en verksamhetsbeskrivning som kortfattat anger vilken typ av verksamhet som bedrivs samt antalet anställda, individer i verksamhet och besökare. Vidare ska äldreboendena lämna en skriftlig redogörelse till Räddningstjänsten. Det finns en verksamhetsbeskrivning på båda äldreboendena. Vid tiden för granskningen hade inget av boendena lämnat någon skriftlig
16 VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND redogörelse till Räddningstjänsten. Enligt uppgift från förvaltningen är redogörelser för stadsdelens samtliga äldreboenden inlämnade i december 2016. Riskanalys Verksamheten ska ha kännedom om de brandrisker som finns. Det ska därför finnas en riskanalys som anger de risker som kan orsaka brand och de risker som uppstår vid brand, vilka konsekvenser det medför samt föreslå åtgärder för att minska sannolikhet och konsekvens. Riskanalysen ska årligen revideras. Riskanalysen ska vara dokumenterad. Båda äldreboendena saknar en dokumenterad riskanalys. I den förvaltningsövergripande databasen finns mallar och blanketter som kan användas vid riskinventering och det finns också beskrivning av metod för att göra en riskanalys. Av dokumentationen framgår att det på ett av boendena finns brandskyddsregler som innehåller en riskinventering. I dessa brandskyddsregler identifieras risker som kan orsaka brand men inte de risker som uppstår vid brand eller beskrivningar av konsekvenser för verksamheten. Dessa brandskyddsregler revideras inte årligen. Utbildning och övning Det ska finnas en utbildningsplan som innehåller vilken typ av utbildning som ges samt när och hur ofta utbildningarna sker. Det finns en generell utbildningsplan i den förvaltningsövergripande databasen som gäller för alla verksamheter. Men varje enhetschef/brandskyddsansvarig ska upprätta en utbildningsplan för sin verksamhet. Den generella utbildningsplanen anger bland annat att följande utbildning ska ges: SBA-utbildning för enhetschef/brandskyddsansvarig och brandskyddsombud (ansvarar säkerhetssamordnaren för) generell brandskyddsutbildning för alla anställda som ska ske i samband med arbetsplatsträff var tredje år utrymningsteori för alla anställda. Granskningen visar att det förutom den ovanstående generella planen inte finns en utbildningsplan som är anpassad för respektive enhet. Vid intervjuerna framkom att den senaste utbildningen för personalen på båda äldreboendena genomfördes under hösten 2015 och avsåg grundläggande brandkunskap. Den innehöll bland annat en föreläsning om risker, vad man ska göra vid brand men också en praktisk övning med att släcka brand. Vid intervjuerna framkom också att båda boendena, en
VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND 17 gång per år på en arbetsplatsträff, diskuterar brandskydd och vad som gäller vid brand. I granskningen är detta verifierat via protokoll från arbetsplatsträffen på ett av boendena. Övningar ska genomföras kontinuerligt i för verksamheten skälig omfattning efter en fastställd plan. Ett av boendena har en brandövningsplan, som innebär att brandlarmet testas fyra gånger per år och personalen har möjlighet att få träna i hur man ska hantera larmet. Inget av boendena har genomfört någon praktisk övning under de senaste åren som fokuserar på hur personal ska agera vid händelse av brand. Däremot har det på båda boendena diskuterats på en arbetsplatsträff hur personalen ska agera vid brandlarm och brand. Enligt uppgift vid intervju genomförs inte utrymningsövningar då boendet inte ska utrymmas vid larm eller brand utan evakueras till närmaste säkra brandcell. Egenkontroll Verksamheterna ska göra egenkontroller. Egenkontrollerna ska dokumenteras och där ska framgå vad som kontrollerats, vad resultatet blev, när kontrollen genomfördes samt när åtgärd vidtagits. Det finns checklistor för egenkontroller vid båda äldreboendena. Vid båda boendena visar granskningen att egenkontroller har genomförts regelbundet och att dokumentationen svarar mot kraven. På det ena boendet genomförs dessa kontroller en gång per kvartal. Checklistan med utförd kontroll rapporteras till brandskyddsansvarig enhetschef vid de gemensamma brandombudsmöten som hålls fyra gånger per år. På det sättet kontrolleras att egenkontrollerna genomförts och brandskyddsansvarig ser vad som behöver åtgärdas. På brandombudsmötena diskuteras egenkontrollerna och sådant som är aktuellt ur brandskyddssynpunkt just då. På det andra boendet genomförs dessa egenkontroller en gång per månad. Checklistan lämnas därefter till brandskyddsansvarig enhetschef. Verksamheten ska en gång om året rapportera in egenkontrollen till säkerhetschef eller motsvarande. De två äldreboendena har inte rapporterat in sina egenkontroller på detta sätt. Det finns inte heller någon rutin i förvaltningen för hur detta ska göras och till vem egenkontrollerna ska rapporteras. Sammanställning och rapportering till nämnden Förvaltningen ska en gång om året göra en sammanställning av enheternas systematiska brandskyddsarbete och presentera för nämnden. Det finns inte någon rutin för hur en sammanställning av enheternas systematiska brandskyddsarbete ska göras och en sådan sammanställning
18 VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND har inte heller gjorts. Därmed har det inte heller rapporterats någon sammanställning till nämnden. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att nämndens systematiska brandskyddsarbete har vissa brister. Vi bedömer att verksamheten inte på ett systematiskt sätt har identifierat sina brandrisker. Det finns därmed inte riskanalyser som lever upp till fullmäktiges krav på båda de granskade boendena. Det innebär även att vi som revisorer inte kan bedöma om åtgärder har vidtagits för att hantera de väsentliga brandriskerna. Vi gör vidare bedömningen att de övningsinsatser som genomförs är otillräckliga. Övningar kan, enligt uppgift från Räddningstjänsten, utformas på många sätt utifrån verksamhetens karaktär och riskbild, från fullskalig övning med rök, till en diskussion runt bordet hur man ska agera vid olika tillbudssituationer. Nämnden behöver dock säkerställa att samtlig personal vet hur de ska agera vid en eventuell brand. Enligt Göteborg Stads riktlinjer ska egenkontrollerna som görs ute på enheterna, en gång om året rapporteras in till förvaltningens säkerhetschef eller motsvarande. Granskningen visar att de båda granskade äldreboendena inte har gjort någon sådan rapportering. Det finns inte heller någon rutin i förvaltningen för hur detta ska göras eller till vem egenkontrollerna ska rapporteras. Nämnden behöver också se till att verksamheternas arbete med brandskydd ställs samman årligen och presenteras för nämnden. Utan en rapportering om enheternas systematiska brandskyddsarbete har nämnden begränsade möjligheter att ta ansvar för verksamhetens brandskyddsarbete och att vid behov besluta om åtgärder. För att nämnden ska uppfylla kommunfullmäktiges krav på ett systematiskt brandskyddsarbete lämnar vi följande rekommendationer: se till att det finns aktuella och dokumenterade riskanalyser, som revideras årligen, i samtliga verksamheter. se till att tillräckliga övningsinsatser genomförs i samtliga verksamheter. se till att egenkontrollerna en gång om årets rapporteras till förvaltningens säkerhetschef eller motsvarande. se till att förvaltningen en gång om året gör en sammanställning av
VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND 19 enheternas systematiska brandskyddsarbete som rapporteras till nämnden. Rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd Utgångspunkter i granskningen Stadsdelsnämnderna och social resursnämnd betalar årligen ut stora belopp i ekonomiskt bistånd. Under år 2016 utbetalades i Göteborgs Stad cirka 1,1 miljarder i ekonomiskt bistånd. Stadsdelsnämnden Västra Hisingen har betalat ut cirka 143,7 miljoner kronor i ekonomiskt bistånd år 2016. Utbetalning av ekonomiskt bistånd kan ske på olika sätt till exempel via bankkonto, bank-och plusgiro, kontantkort/förladdade kort 3 och SUS-utbetalning 4. Stadsrevisionen granskade åren 2013 och 2015 den interna kontrollen i utbetalningsrutiner för ekonomiskt bistånd. Granskningen år 2015 avsåg endast utbetalning via kontantkort. Dessa granskningar identifierade ett antal brister och stadsrevisionen lämnade följande rekommendationer till nämnden: upprätta skriftliga beskrivningar av rutiner och kontroller som omfattar hela utbetalningsprocessen för ekonomiskt bistånd. se till att underlag till ansökan finns och hanteras i enlighet med stadens dokumenthanteringsplan. se till att samtliga handläggare har aktuella delegationsbeslut. resultatet av kontroller som genomförs i utbetalningsprocessen ska 5 3 Maestrokort från Swedbank som används vid utbetalningar till personer som inte har något bankkonto eller inte har ett fullständigt personnummer. 4 SUS är en utbetalningstjänst via Swedbanks kontoregister som innebär att man får utbetalning från företag, myndigheter och kommuner, insatta direkt på sitt bankkonto, oavsett vilken bank man har. 5 Revisionsrapport Intern styrning och kontroll rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd 2013-04-09
20 VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND dokumenteras och sammanställas så att de kan användas i nämndens systematiska kvalitetsarbete. förstärka den interna kontrollen genom att kompensera för avsaknad av visst systemstöd i verksamhetssystemet Treserva. komplettera sina rutiner för uppföljning och kontroll av utbetalningar av ekonomiskt bistånd via kontantkort. Stadsrevisionen har under år 2016 med hjälp av konsult, granskat rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd. Granskningens syfte var att bedöma om den interna kontrollen vid utbetalningar av ekonomiskt bistånd är tillräcklig. Syftet var också att följa upp och bedöma om nämnden hade omhändertagit rekommendationerna från år 2013 och år 2015 på ett tillfredsställande sätt. Revisionskriterier i granskningen är framför allt kommunallagen 6 kap. 7, 33, 37, socialtjänstlagen samt riktlinjer för intern kontroll inom Göteborgs Stad. Granskningen har genomförts genom dokumentstudier, intervjuer med enhetschef och förste socialsekreterare samt administratör med ansvar för den interna kontrollen. Stickprov har också genomförts på ett antal utbetalningar. Iakttagelser Ansökan Stadsdelsnämnden Västra Hisingen använder sig av Göteborgs Stads gemensamma ansökningsblankett för skriftlig ansökan av ekonomiskt bistånd. Utöver ansökningsblankett finns skriftliga rutiner som avser arbetsordning vid inkommen ansökan samt checklista för den sökande. Arbetsordningen innehåller en lista över de handlingar som ska krävas in av den sökande för att styrka inkomster och utgifter samt krav på att handläggaren ska kontrollera att ansökan är komplett. Vi har i granskningen genomfört stickprov för att verifiera att ansökningar finns, är ankomststämplade samt underskrivna. Efter genomförd stickprovskontroll kan vi konstatera att för 15 av 20 ärenden finns en ankomststämplad och underskriven ansökan. Ansökan saknas i fem ärenden.
VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND 21 Beslutsunderlag Enligt nämndens rutiner ska sökande lämna kopior på underlag som styrker de uppgifter som lämnats i samband med ansökan. Det kan exempelvis vara hyresavier, kontoutdrag eller andra fakturor. Utöver verifikationer på inkomster och utgifter består beslutsunderlaget av en utredning och en normberäkning. 6 Syftet med utredningen är att säkerställa att skäl finns för att den sökande ska beviljas ekonomiskt bistånd. Enligt de intervjuade ska vid en första ansökan en grundutredning genomföras. Därefter beror det på omständigheterna i ärendet hur ofta och i vilken omfattning en ny utredning ska genomföras, men uppdatering ska dock ske minst en gång per år. Vi har i granskningen genomfört stickprov för att verifiera om beslutsunderlag som styrker den sökandes inkomster och utgifter, normberäkning samt utredning finns dokumenterade. Stickproven visade att normberäkning finns i 17 av 20 ärenden. För två av tre ärenden som saknar normberäkning saknas även underlag som stärker de faktiska inkomsterna och utgifterna. För de 17 ärendena som har en normberäkning saknas underlag som styrker kostnaderna för busskort i 15 av ärendena. Enligt vad som framkommit i granskningen kan vi dock konstatera att bedömning görs från fall till fall huruvida vissa underlag så som busskort eller andra återkommande fasta avgifter behöver begäras in för varje ansökan. För tre ärenden saknas fler än ett underlag för att verifiera utgifterna i ansökan. I alla granskade ärenden finns en utredning. I tolv av ärendena är dock utredningen äldre än ett år varav fyra ärenden har en utredning som är mer fyra år gammal. I ett ärende saknas datum för utredning. Delegation och behörigheter Nämnden har delegerat beslut om ekonomiskt bistånd till förvaltningsdirektör som i sin tur har vidaredelegerat det till enhetschef eller socialsekreterare. Ytterligare vidaredelegationen till tjänsteman sker efter individuell bedömning av enhetschef. Praxis är att handläggaren ska ha jobbat i minst tre månader med försörjningsstöd inom Göteborgs Stad 6 Försörjningsstöd definieras i 4 kap 3 SoL. Det består av två delar, riksnorm och övrigt försörjningsstöd till skäliga kostnader. I riksnormen, som bestäms nationellt varje år, ingår kostnader som är lika för alla till exempel mat, kläder, hygien. Utanför riksnormen ligger till exempel kostnader för boende, el, arbetsresor. I samband med en ansökan om ekonomiskt bistånd görs en beräkning för att se om den sökande ligger över eller under nivån för försörjningsstöd.
22 VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND innan delegation ges. Delegationen ges skriftligt och gäller tills vidare alternativt med slutdatum angivet på den skriftliga blanketten. Vi har i granskningen genomfört stickprov för att verifiera om beslutad delegationsrätt finns samt om beslutet tagits av behörig handläggare. Efter genomförd stickprovskontroll kan vi konstatera att det i samtliga granskade ärenden finns en beslutad delegationsrätt, dock har giltighetstiden passerats i tre ärenden. Vi har i granskningen noterat att det i it-systemet Treserva är möjligt för en handläggare att fatta beslut trots att delegerad beslutsrätt saknas. Det är även möjligt att fatta beslut i en annan persons namn. Internt finns en rutin som innebär att alla ärenden måste gås igenom med en mentor om delegation saknas. Kontrollmoment genomförs månatligen där lokalt verksamhetsstöd sammanställer de beslut som har fattats inom delegationsnivåerna förste socialsekreterare och enhetschef. För att en handläggare ska få sin behörighet behöver enhetschef skicka in en blankett där det framgår vem som börjar, vem som godkänt och vad personen ska ha tillgång till. Blanketten skickas till särskilda administratörer som hanterar behörigheter. Samma process gäller även när personal slutar eller byter stadsdel. Ingen uppföljning eller genomgång görs i dagsläget av huruvida det finns personer med fel behörighet eller ej. Kontroll och uppföljning Rutinen är att förste socialsekreterare eller enhetschef attesterar alla utbetalningar. I samband med attest kontrolleras alla belopp över 20 000 kr, samt minst tre slumpmässigt utvalda ärenden. Vid tidpunkter i månaden där många utbetalningar sker kontrolleras enligt intervjuade upp till tio utbetalningar. En utbetalning per dag granskas avseende betalning via kontantkort. En särskild administratör som arbetar med den interna kontrollen utför kontrollmomenten. Vid stickprovskontrollerna kontrolleras att beslut, underlag och utredning finns och stämmer. Kontrollen dokumenteras med beslutsnummer och signeras. Noteras en avvikelse vid kontrollen finns möjligheten att stoppa den specifika utbetalningen. Kontrollanten sammanställer månatligen rapport med avvikelser till förste socialsekreterare samt till enhetschef på kvartalsbasis. Vi har i granskningen tagit del av sammanställning och den dokumentation av kontroller som genomförs. Vi kan konstatera att för utbetalningar avseende kontantkort saknas systemstöd för att utbetalat belopp inte kan överstiga beslutat belopp. För
VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND 23 övriga utbetalningar finns det en spärr i systemet som gör att utbetalat belopp inte kan överstiga beslutat belopp. Vi har i granskningen genomfört stickprov för att verifiera om beslutat belopp överensstämmer med utbetalat belopp. Efter genomförd stickprovskontroll kan vi konstatera att utbetalade belopp stämmer eller är lägre än beslut i alla granskade ärenden. För de fall utbetalt belopp är lägre än beslutat belopp har förvaltningen förklarat avvikelsen med att utbetalningen enbart avser delar av beslutet. De kontrollmoment som genomförs dokumenteras vilket vi också verifierat i granskningen. Utfallet av genomförda kontroller sammanställs och används också på ett systematiskt sätt som underlag till det löpande kvalitetsarbetet för att ytterligare stärka rutinerna avseende utbetalningar av ekonomiskt bistånd. Brister i verksamhetssystemet utan kompenserande rutiner Vi kan efter genomförd granskning konstatera att handläggare inte kan ändra betalningsmottagare utan det hanteras av särskilda administratörer. I de fall en betalningsmottagare/leverantör redan finns inlagd i systemet har det lyfts fram i intervjuerna att det skulle vara möjligt att inkludera en faktura som ska betalas till betalningsmottagare/leverantör som redan finns registrerad i systemet, exempelvis hyresvärd eller elbolag, fast fakturan ej är ställd till den sökande utan till en annan person. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att nämndens interna styrning och kontroll vid utbetalning av ekonomiskt bistånd bör stärkas. Stadsrevisionen bedömer att nämnden till stor del har ändamålsenliga rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd. Vi bedömer dock att utbetalningar av ekonomiskt bistånd endast sker till viss del i enlighet med gällande rutiner. Vi gör den bedömningen mot bakgrund av utfallet av stickprovsgranskningen. Vi har bland annat noterat följande brister: Dokumenterad ansökan saknas i några ärenden. Samtliga granskade ärenden har en utredning men i mer än hälften av ärendena är utredningen mer än ett år gammal, varav några ärenden har en utredning som är mer än fyra år gammal. För några ärenden saknas normberäkning och mer än ett underlag för att verifiera utgifterna i ansökan. Stadsrevisionen bedömer att det till stor del finns tillfredsställande uppföljning och kontrollaktiviteter av utbetalningar av ekonomiskt bistånd. Nämnden bör dock vara uppmärksam på att felaktiga fakturor med redan godkänd betalningsmottagare skulle kunna inkluderas i ett ärende och betalas fastän fakturan ej är adresserad till klienten.
24 VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND Stadsrevisionen bedömer slutligen att nämnden bör se till att regelbundet göra en kontroll av om det finns personer som har fel behörigheter i Treserva. Med anledning av de brister som framkommit i årets granskning lämnar stadsrevisionen följande rekommendation. Övriga, tidigare lämnade rekommendationer, kvarstår ej. se till att tillräckliga underlag finns för beslut om ekonomiskt bistånd och att dessa är aktuella. Kontanthantering Utgångspunkter i granskningen Inom stadsdelsnämnden sker det dagligen kontanthantering inom flera verksamheter. Det handlar exempelvis om kioskverksamhet, restauranger med mera. Det finns alltid en risk för oegentligheter i samband med hanteringen av likvida medel. Det är därför viktigt att nämnden har säkerställt att det finns tydliga rutiner knutna till kontanthanteringen. För kommunal verksamhet är den interna kontrollen inom kontanthanteringen särskilt viktig av två skäl: dels för att säkerställa att de intäkter som tillhör kommunen rätteligen kommer kommunen tillgodo, dels för att inte personalen ska utsättas för onödig riskexponering. Risker för personal kan bestå av rånrisk eller att bli oskyldigt misstänkt. Granskningens syfte är att bedöma om nämndens interna styrning och kontroll avseende kontanthantering är tillräcklig. Granskningen har omfattat intervjuer med ekonomisekreterare samt enhetschefer vid nämndens två största kontantkassor. Vi har även granskat nämndens dokumentation samt tagit vissa stickprov. Revisionskriterier i granskningen är kommunallagen 6 kap. 7 och Göteborgs Stads rutin för redovisning av kontanter och övrig intäktsredovisning.
VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND 25 Iakttagelser Nämnden har ingen egen rutin utan tillämpar Göteborgs Stads rutin för redovisning och övrig intäktsredovisning. Ett dokument har dock utarbetats som förtydligar rutinen och innehåller instruktioner för hur enheter med kontanthantering ska redovisa sina intäkter. Granskningen visar att rutinerna är ändamålsenliga men att verksamheterna inte följer rutinen fullt ut. Vid granskningen framkom att de granskade verksamheterna inte kände till att det fanns en rutin. I den ena verksamheten räknas kassan enbart av en person. Inget periodkvitto (Z2-kvitto) bifogas till den månatliga intäktsredovisningen. I den andra verksamheten räknas kassan enbart av en person. Vid tiden för stickprovsgranskningen bifogades inget periodkvitto (Z2-kvitto) vid den månatliga intäktsredovisningen. Sedan september månad bifogas dock detta kvitto. I några fall har differenser mellan Z1- kvitton och den räknade kassan inte redovisats och kommenterats i redovisningen till ekonomiavdelningen. Kontanterna förvaras i kassaskåp i båda verksamheterna. Ett begränsat antal personer har tillgång till kassaskåpen. Granskningen visar vidare att det inte görs några kontroller eller stickprov för att säkerställa att Göteborgs Stads rutin efterlevs. Däremot gör nämndens ekonomiavdelning uppföljningar och kontroller av intäkterna mot budget. Om intäkter inte redovisas som förväntat kontaktas den aktuella enheten. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att nämndens interna styrning och kontroll avseende kontanthantering bör stärkas. Stadsrevisionens bedömning är att det finns ändamålsenliga rutiner men att dessa inte är kända i verksamheterna och inte heller följs fullt ut vid de två granskade enheterna. Exempel på denna bristande följsamhet är att två personer inte är delaktiga när kassan räknas samt att periodkvitto (Z2- kvitto) saknas vid intäktsredovisningen. säkerställa att Göteborgs Stads rutin för redovisning av kontanter och övrig intäktsredovisning är känd och efterlevs i verksamheterna. Vår bedömning är att de kontanta medlen förvaras på ett betryggande sätt. Stadsrevisionen bedömer att det delvis finns kontrollaktiviteter, genom den uppföljning som görs mot budget och vid avvikelser från förväntade
26 VÄSTRA HISINGENS STADSDELSNÄMND intäkter, men att detta inte är tillräckligt för att säkerställa att rutinen efterlevs. se till att regelbundet följa upp att nämndens rutin för kontanthantering efterlevs. Samverkan mellan kommun och region kring barn med behov av samordnade insatser Rapporten Samverkan mellan kommunen och regionen kring barn med behov av samordnade insatser blev klar den 16 mars år 2016. Granskningen genomfördes i samverkan mellan revisorerna i Göteborgs Stad och Västra Götalandsregionen. Syftet med granskningen var att bedöma om det fanns en ändamålsenlig samverkan, i enlighet med gällande regelverk, för de barn som hade bedömts ha behov av samordnade insatser. Stadsdelsnämnden Västra Hisingen var en av flera granskade stadsdelsnämnder. De brister som stadsrevisionen fann i granskningen ledde till att vi riktade två rekommendationer till nämnden: säkerställa att dokumentationen av arbetet med samordnade individuella planer följer gällande regelverk. se till att det för samtliga berörda verksamheter finns lokala rutiner, utifrån de övergripande riktlinjerna, för arbetet med samordnade individuella planer. Rutinerna bör omfatta en beskrivning av hur dokumentationen ska hanteras och förvaras. Personuppgiftshantering och it-säkerhet i skolans it-system Stadsrevisionens granskning av personuppgiftshantering och it-säkerhet i skolans it-system blev klar den 18 oktober 2016. Syftet med granskningen var att bedöma säkerheten avseende personuppgiftshanteringen i de it-system som används i skolverksamheten. Syftet innefattade även att fastställa om personuppgifter hanteras i enlighet med personuppgiftslagens krav. Stadsdelsnämnden Västra Hisingen var en av flera granskade nämnder.