Revisionsredogörelse Stadsrevisionen. Norra Hisingen stadsdelsnämnd granskning av verksamhetsåret goteborg.

Transkript

1 Revisionsredogörelse Stadsrevisionen Norra Hisingen stadsdelsnämnd granskning av verksamhetsåret 2016 goteborg.se/stadsrevisionen

2 2 Mars 2017 Norra Hisingen stadsdelsnämnd. Granskning av verksamhetsåret 2016 Diarienummer: 0187/16 Stadsrevisionen i Göteborgs Stad Yrkesrevisor: Linda Brunnegård-Gelzinger

3 NORRA HISINGEN STADSDELSNÄMND 3 Innehållsförteckning Sammanfattning 4 Granskning av verksamheten 8 Grundläggande granskning 8 Det systematiska brandskyddsarbetet 11 Det systematiska arbetsmiljöarbetet 17 Rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd 20 Kontanthantering 26 Samverkan mellan kommunen och regionen kring barn med behov av samordnade insatser 27 Uppföljning av känslig information i Hjärntorget 28 Uppföljning av hantering av brukarnas privata medel 29 Uppföljning av upphandling och inköp 30 Granskning av räkenskaper och bokslut 35 Översiktlig granskning av delårsrapport 35 Granskning av intern kontroll i redovisningsrutiner 35 Uppföljning av nämndens uppdatering av anläggningsregister 37 Granskning av årsbokslut 39 Stadsrevisionens uppdrag och rapportering 41 Språkbruk och revisionstermer 42

4 4 NORRA HI SINGEN STADSDELSNÄMND Sammanfattning Nämnden ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt gällande lagar och kommunfullmäktiges mål och riktlinjer samt att räkenskaperna är rättvisande. Revisorernas uppdrag är att pröva om nämnden sköter verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om nämndens interna kontroll är tillräcklig. Årets granskning av nämnden omfattar: grundläggande granskning det systematiska brandskyddsarbetet det systematiska arbetsmiljöarbetet rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd kontanthantering samverkan mellan kommunen och regionen kring barn med behov av samordnade insatser intern kontroll i redovisningsrutiner delårsrapport och årsbokslut uppföljning av föregående års rekommendationer. Granskningen visar att delar av nämndens verksamhet har brister som behöver åtgärdas. Därför lämnar vi följande rekommendationer till nämnden:

5 NORRA HISINGEN STADSDELSNÄMND 5 Tabell 1: Sammanställning av rekommendationer (tabellen fortsätter på nästa sida) Område Grundläggande granskning, delegation Det systematiska brandskyddsarbetet Rekommendation Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att stärka den interna kontrollen över beslut som fattas på delegation. (Rekommendationen lämnades år 2015) Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att se till att det finns fungerande rutiner som säkerställer att brandskydds- och utrymningsorganisation är känd av samtliga anställda, inklusive vikarier och timanställda som är i verksamheten endast kortare tid. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att se till att det i varje verksamhet finns aktuella och dokumenterade riskanalyser, som revideras årligen. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att se till att egenkontrollerna en gång om året rapporteras till organisationens säkerhetschef eller motsvarande. Rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att se till att det finns tillräckliga och aktuella underlag för beslut om ekonomiskt bistånd. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att se till att det finns rutiner som säkerställer att en enskild person inte kan genomföra hela ärendeprocessen, från ansökan till utbetalning, av ekonomiskt bistånd. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att resultatet av de kontroller som genomförs i utbetalningsprocessen sammanställs och används i nämndens systematiska kvalitetsarbete. (En liknande rekommendation lämnades år 2013)

6 6 NORRA HI SINGEN STADSDELSNÄMND Område Kontanthantering Samverkan mellan kommunen och regionen kring barn med behov av samordnade insatser Rekommendation Stadsrevisionens rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att införa en rutin för att få bättre översikt av vilka intäkter som ska redovisas in till ekonomiavdelningen. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att säkerställa att dokumentationen av arbetet med samordnade individuella planer följer gällande regelverk. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att se till att det för samtliga berörda verksamheter finns lokala rutiner, utifrån de övergripande riktlinjerna, för arbetet med samordnade individuella planer. Rutinerna bör omfatta en beskrivning av hur dokumentationen ska hanteras och förvaras. Hantering av brukarnas privata medel Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att se till att riktlinjerna avseende hanteringen av privata medel följs. (Rekommendationen lämnades år 2012) Upphandling och inköp Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att se till att dokumentationen är tillräcklig när beställningarna mot ramavtal görs. (Rekommendationen lämnades 2014) Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att stärka samordningen vid direktupphandlingar. (Rekommendationen lämnades år 2014) Intern kontroll i redovisningsrutiner Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att stärka den interna kontrollen inom löneprocessen genom att införa manuella kontroller för att kompensera för de begränsningar som finns i lönesystemet Personec. (Rekommendationen lämnades år 2013)

7 NORRA HISINGEN STADSDELSNÄMND 7 I övrigt bedömer stadsrevisionen att nämnden har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen varit tillräcklig. Vi bedömer även att resultaträkning och balansräkning har upprättats i enlighet med lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed samt att nämnden har följt de bokslutsanvisningar som Göteborgs Stad har gett ut.

8 8 NORRA HI SINGEN STADSDELSNÄMND Granskning av verksamheten Nämnden ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt gällande lagar, kommunfullmäktiges mål och riktlinjer samt att räkenskaperna är rättvisande. Revisorernas uppdrag är att pröva om nämnden sköter verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om nämndens interna kontroll är tillräcklig. Granskningen av verksamheten omfattar en grundläggande granskning, som är en översiktlig granskning av nämndens ledning och styrning, två fördjupade granskningar samt uppföljning av tidigare års granskning. 1 Grundläggande granskning Den grundläggande granskningen syftar till att översiktligt bedöma nämndens ledning och styrning samt interna kontroll. Det innebär att revisorerna löpande följer nämndens protokoll och handlingar och informerar sig om verksamheten. Granskningen omfattar följande delar: följsamhet mot reglemente följsamhet mot kommunfullmäktiges budget följsamhet mot kommunfullmäktiges regler för budget och uppföljning följsamhet mot kommunfullmäktiges riktlinjer för intern kontroll styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi delegation beslutsunderlag hantering av särskilda uppdrag från kommunstyrelsen/ kommunfullmäktige. Iakttagelser om delegation Stadsrevisionen granskade under år 2015 om nämndens rutiner för registrering och anmälan av beslut fattade på delegation fungerar tillfredsställande. Granskningen resulterade i att vi riktade följande rekommendation till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att stärka den interna kontrollen över beslut som fattas på delegation. 1 Se stadsrevisionens granskningsplan, april 2016.

9 NORRA HISINGEN STADSDELSNÄMND 9 Vi har i år följt upp denna rekommendation genom dokumentgranskning samt stickprovsgranskning. Delegation av beslutanderätten har typiskt sett två syften: dels att avlasta nämnden rutinärenden, dels att möjliggöra en effektivare verksamhet. Genom delegationen flyttas beslutanderätten från nämnden till delegaten. I praktiken innebär detta att mycket av det kommunalrättsliga beslutsfattande som nämnden utövar, sker av delegater i förvaltningen, vilka fattar beslut i nämndens ställe. Det ligger på nämndens ansvar att se till att beslut fattade på delegation dokumenteras på ett tillfredsställande sätt, att besluten anmäls till nämnden samt att besluten fattas av behöriga delegater. 2 Stadsrevisionen har granskat tre olika typer av delegationsbeslut 3 och gjort totalt tolv stickprov. I granskningen har vi gjort följande iakttagelser: I de fyra stickprov som rörde beslut om daglig verksamhet framkom inga avvikelser För de fyra stickprov som rörde beslut om att inleda tvångsvård, fattades beslutet i två fall av obehörig delegat. I ett av dessa två fall saknades även stadsdelsdirektörens godkännande för beslutsfattaren att fatta vidaredelegerade beslut. Gällande beslut om ämnen som elevens val så fanns inga beslut inrapporterade under den period som omfattades av granskningen. Samtliga utom ett av de granskade besluten har vid granskningstillfället anmälts till nämnd, vilket upptäcktes av verksamheten själv i samband med granskningens utförande. Återstående beslut rapporterades till nämnden under nästkommande nämndsmöte. 4 Vad gäller anmälan till stadsdelsdirektör så har kanslienheten enligt uppgift en rutin att skicka en förteckning över samtliga delegationsbeslut digitalt till stadsdelsdirektören för underskrift två gånger om året, vilket senast utfördes under hösten Kommunallagen 6 kap. 7 och 6 kap Vård enligt lag om vård av missbrukare (LVM): Beslut om att inleda tvångsvård (7.1); Insatser enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) Beslut om daglig verksamhet för personer i yrkesverksam ålder som saknar förvärvsarbete och inte utbildar sig (8.11); samt Utbildning - förskoleklass, grundskola och särskola, beslut om ämnen som elevens val (9.4.9)

10 10 NORRA HISINGEN STADSDELSNÄMND Stadsdelsförvaltningen har själva uppmärksammat bristerna i hanteringen av delegationsbeslut i verksamheten. Delegationsfrågorna ingick som en punkt i 2015 års internkontrollplan. Kanslienheten har utifrån de brister som man upptäckt där både planerat och genomfört en del utbildning under året, bland annat riktad till nyanställda chefer. Kanslienheten har även sett över nuvarande rutiner inom den egna enheten. En upptäckande kontrollrutin finns på kansliet som innebär att registratorn registrerar de beslut som återanmäls per punkt i delegationsordningen varje månad. Detta för att kunna upptäcka om vanligt förekommande beslut inte återanmäls. En översyn av delegationsordningen i arbetsgrupp planeras. Vidare har mallar utarbetats för vanligt förekommande beslut. Stadsdelsnämnderna i Göteborgs Stad, som har befolkningsansvaret, har delegerat ett antal beslut till personal på Familjerättsbyrån inom social resursnämnd. Beslut som fattas på delegation ska enligt kommunallagen 6 kap. 35 anmälas till delegerande nämnd. Stadsrevisionen konstaterar att Familjerättsbyrån och stadsdelsförvaltningarnas kanslichefer under år 2016 har uppmärksammat att beslut i familjerättsliga frågor som fattas på delegation från stadsdelsnämnderna hos Familjerättsbyrån inom social resursnämnd inte har anmälts till stadsdelsnämnderna. Enligt uppgifter till stadsrevisionen från social resursförvaltning och en stadsdelsförvaltning har inga eller endast ett fåtal sådana beslut har anmälts till stadsdelsnämnderna under år Troligen har denna brist funnits under längre tid än så. Det har pågått ett arbete för att finna fungerande rutiner för anmälan av sådana delegationsbeslut från social resursförvaltning till stadsdelsnämnderna. Under våren fick enligt uppgift varje stadsdelsnämnd tillgång till beslutsprotokoll för sina ärenden. Då åtgärden bedömdes vara otillräcklig har rutinen ändrats så att information skickas direkt till respektive nämndsekreterare. Bedömning Stadsrevisionens översiktliga bedömning är att nämnden har en tillfredställande ledning och styrning samt tillräcklig intern kontroll inom de områden som omfattats av den grundläggande granskningen. Samtidigt visar granskningen på brister som behöver åtgärdas. Stadsrevisionen bedömer att nämnden brister i att se till att beslut fattade med delegation registreras och anmäls enligt vad nämndens regler och riktlinjer för kommunalrättslig delegation föreskriver. Rekommendationen från 2015 års granskning kvarstår: Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att stärka den interna kontrollen över beslut som fattas på delegation.

11 NORRA HISINGEN STADSDELSNÄMND 11 Mot bakgrund av bristande anmälningsrutiner för familjerättsliga delegationsbeslut, betonar stadsrevisionen vidare vikten av att nämnden, i samråd med social resursnämnd, så snart som möjligt ser till att finna fungerande rutiner. Det systematiska brandskyddsarbetet Utgångspunkter i granskningen Sedan år 2004 gäller lag (2003:778) om skydd mot olyckor. Den reglerar ansvarsskyldigheter och rättigheter för det breda begreppet skydd mot olyckor för den enskilde, för kommunen och för staten. Till denna lag har regeringen skrivit en förordning (2003:789) om skydd mot olyckor och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap har gett ut ett antal föreskrifter och allmänna råd. För att uppfylla lagens krav har kommunfullmäktige beslutat att fastighetsägare och nyttjanderättshavare ska bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete, förkortat SBA. Syftet med att systematiskt arbeta med brandskydd är att skapa en allmän medvetenhet hos anställda om de risker och de skyddsanordningar som finns. Det handlar också om att skapa förståelse för helheten kring SBA och hur det fungerar. SBA innebär att på ett strukturerat sätt planera, utbilda, öva, dokumentera, kontrollera, åtgärda och följa upp brandskyddsarbetet i organisationen. Utgångspunkten för säkerhetsarbetet i Göteborgs Stad är stadens säkerhetspolicy. Säkerhetspolicyn konkretiseras i en riktlinje för SBA. Dessa riktlinjer utgör ett komplement till lagstiftningen och ett förtydligande inom området SBA. Verksamheten vid äldreboenden är speciell ur brandskyddssynpunkt då personer som bor på äldreboende i regel har så pass stora vård- och omsorgsbehov att de inte längre kan bo kvar hemma och är helt beroende av personalens agerande. Personalen i sin tur är beroende av att brandvarningssystem och tekniska anordningar fungerar och att det finns tillräckliga och effektiva utrymningsvägar. I händelse av brand bygger mycket på att personalen kan genomföra en snabb och effektiv insats när de får kännedom om händelsen. Brister i det systematiska brandskyddsarbetet på ett äldreboende kan innebära allvarlig risk för liv och hälsa. Syftet med granskningen är att bedöma om nämnden bedriver ett systematiskt brandskyddsarbete. Fokus i granskningen är stadsdelens äldreboenden. Granskningen har genomförts genom intervjuer med verksamhetens företrädare samt dokumentgranskning. Två av nämndens äldreboenden med inriktning på demensvård ingår i granskningen.

12 12 NORRA HISINGEN STADSDELSNÄMND Iakttagelser SBA fanns med som ett riskområde i nämndens internkontrollplan för år Utifrån de kontroller som gjordes i förvaltningen, där enheter från samtliga sektorer ingick i urvalet, gjordes bedömningen att samtliga verksamheter arbetar med sitt SBA men att det fanns en del saker som behövde förtydligas och förbättras. Det handlade dels om utbildning och information, men även om avsaknad av rutin för samarbete mellan verksamheter inom samma byggnad (exempelvis köket på ett äldreboende), dokumentation av egenkontroll samt uppdatering av dokumentation i allmänhet. Rapporten från internkontrollen belyste även vikten av systematik i arbetet och att uppföljning sker kontinuerligt. I samband med uppföljningen av internkontrollplanen för år 2015 beslutade nämnden om tre åtgärder för att förbättra det systematiska brandskyddsarbetet i verksamheten. 5 Stadsrevisionen kan konstatera att åtgärderna är delvis genomförda eller påbörjade, men inte fullt ut implementerade. I förvaltningen finns en utvecklingsledare med inriktning på säkerhet och krisberedskap. Utvecklingsledaren ansvarar för att ha en helhetsbild av förvaltningens systematiska brandskyddsarbete, för att följa upp och kontrollera det systematiska brandskyddsarbetet samt för att samordna, utveckla, utbilda och informera om övergripande brandskyddsfrågor. Det är sedan i linjeorganisationen som specifika rutiner för SBA ska beslutas. Ytterst är det enhetschef som bär ansvaret för att säkerställa SBA vid sina enheter. Enhetschef har i sin tur hjälp av de brandombud som finns utsedda på respektive äldreboende för att se till att SBA fungerar ute i verksamheten. Det ser olika ut hur många brandombud som finns på de granskade boendena och hur många avdelningar de är ombud för. Det framgår av intervjuerna att det finns brandombud för de avdelningar som omfattas av vår granskning. Övergripande om rutiner och dokumentation Det finns en gemensam databas som är utformad utifrån stadens riktlinje för SBA och omfattar rutiner och mallar för nämndens SBA. Det är dock i nuläget ej tvingande för verksamheterna att använda sig av denna databas. Databasen ska ses över i syfte att bli mer användarvänlig. Först då denna översyn har genomförts kommer användandet av databasen att bli obligatoriskt. Det är i nuläget oklart när översynen kommer att kunna ske till följd av införandet av ett nytt dataprogram i förvaltningen. Pärmar 5 Nämndens beslut om Uppföljning av intern kontroll 2015,

13 NORRA HISINGEN STADSDELSNÄMND 13 med information och mallar för exempelvis checklista för egenkontroll av brandskyddet finns på respektive boende, men ser olika ut. Organisation Det ska enligt Göteborgs Stads riktlinje för SBA finnas en brandskyddsorganisation som tydliggör ansvaret för verksamhetens brandskydd. Det finns en dokumenterad brandskyddsorganisation på båda äldreboendena som stadsrevisionen har granskat. Det ska vidare finnas en utrymningsorganisation som beskriver roller, genomförande och återsamlingsplats. Granskningen visar att det finns en dokumenterad utrymningsorganisation på båda äldreboendena. Verksamhetens brandskydds- och utrymningsorganisation ska vara känd av samtliga anställda som finns i verksamheten. Det framgår av både dokumentation och våra intervjuer att det finns arbetssätt för att informera om verksamhetens brandskydds- och utrymningsorganisation när det gäller tillsvidareanställda och tidsbegränsat anställda, såsom månadsvikarier, sommarvikarier och regelbundet återkommande timvikarier. De intervjuade vid båda äldreboendena uppger dock att det saknas fungerande arbetssätt för att informera vikarier och timanställda som är i verksamheten endast kortare tid om brandskydds- och utrymningsorganisationen. Det framgår att det är brandskyddsombuden som har uppdraget på respektive avdelning att informera både ordinarie personal och tidsbegränsat anställda om SBA. Då rutinen bygger på att brandskyddsombudet finns på plats för att informera personalen kan det dröja innan nyanställda tar del av informationen, framförallt om de är inne och arbetar sporadiskt, alternativt på olika avdelningar/äldreboenden parallellt. Det finns en centralt framtagen blankett i databasen där den anställde och brandskyddsansvarig chef ska skriva under att den anställde tagit del av information som exempelvis utrymningsplan och handlingsplan i händelse av brand. Stadsrevisionen har inte granskat i vilken utsträckning blanketten används på respektive boende. Verksamhetsbeskrivning Det ska enligt Göteborgs stads riktlinje för SBA finnas en verksamhetsbeskrivning som kortfattat anger vilken typ av verksamhet som bedrivs samt antalet anställda, individer i verksamheten och besökare. Granskningen visar att det finns en sådan verksamhetsbeskrivning på båda äldreboendena. Vidare ska äldreboendena enligt lag (2003:778) lämna en skriftlig redogörelse till Räddningstjänsten. Den skriftliga redogörelsen för brandskyddet vid en fastighet utgör underlag för planeringen av tillsyn,

14 14 NORRA HISINGEN STADSDELSNÄMND men är också en sammanfattande beskrivning av SBA. Enligt uppgift har det ena av de granskade äldreboendena lämnat en sådan skriftlig redogörelse till Räddningstjänsten år 2013 och det andra i slutet av år Riskanalys Verksamheten ska enligt stadens riktlinje ha kännedom om de brandrisker som finns. Det ska därför finnas en riskanalys som anger de risker som kan orsaka brand och de risker som uppstår vid brand, vilka konsekvenser det medför samt föreslå åtgärder för att minska sannolikhet och konsekvens. Riskanalysen ska vara dokumenterad och revideras årligen. Det framgår inte av riktlinjen vem som ansvarar för att riskanalysen sker och dokumenteras. Båda äldreboendena i vår granskning saknar en dokumenterad riskanalys. Vid ett av äldreboendena finns en kortfattad riskbedömning i aktuell verksamhetsbeskrivning, där risker som kan orsaka brand beskrivs. Det görs dock ingen analys i enlighet med vad stadens riktlinje anger. Vid det andra boendet uppger de intervjuade att riskanalys gällande brandskydd görs vid olika tillfällen, främst vid de interna brandskyddskontrollerna, men även vid arbetsmiljöronder, arbetsplatsträffar och SBA-möten. Detta har dock inte dokumenterats på föreskrivet sätt. Utbildning och övning Det ska enligt stadens riktlinje finnas en utbildningsplan som innehåller vilken typ av utbildning som ges, när och hur ofta utbildningarna sker. Båda äldreboendena har någon form av utbildningsplan. Det framgår att en generell kunskapsutbildning i brandsäkerhet för personal ska hållas vartannat år på ett av äldreboendena. Granskningen visar att all personal har erbjudits generell kunskapsutbildning år 2011, år 2014 och år Av utbildningsplanen för det andra äldreboendet framgår att sådan utbildning erbjudits år 2010, år 2013 och år Stadsrevisionen har inte granskat hur stor andel av personalen som faktiskt har deltagit vid dessa utbildningar. Utvecklingsledaren för säkerhet och krisberedskap anordnar enligt uppgift utbildningar för brandombud tillsammans med Räddningstjänsten tre gånger per år, dit verksamheterna kan anmäla sina ombud vid behov. Utvecklingsledaren utbildar även chefer tillsammans med Räddningstjänsten och i vissa fall specifika verksamheter som uttrycker önskemål om det. Utvecklingsledaren informerar också om stadsdelsnämndens SBA och sin egen roll i detta arbete vid det introduktionsprogram för nyanställda chefer som förvaltningen har tagit fram. Stadens riktlinje anger att övningar ska genomföras kontinuerligt i för verksamheten skälig omfattning, efter fastställd plan. Det framgår i vår

15 NORRA HISINGEN STADSDELSNÄMND 15 granskning att övning ingår i den utbildning som utvecklingsledaren anordnar tillsammans med Räddningstjänsten för all personal vartannat/ vart tredje år. Personalen får då bland annat träna på att släcka brand och får en genomgång av brandskyddet på plats på äldreboendet. Det framgår vid intervjuerna att det inte sker någon mer specifik övning i hur personalen ska agera vid händelse av brand per avdelning, med hänvisning till att detta skulle oroa de boende. Övningar kan dock, enligt uppgift från Räddningstjänsten, utformas på många sätt utifrån verksamhetens karaktär och riskbild, från fullskalig övning med rök, till en diskussion runt bordet hur man ska agera vid olika tillbudssituationer. Det finns en dokumenterad kortfattad beskrivning av åtgärder vid brand och larm för båda äldreboendena, vilket ger en viss vägledning till de anställda hur de ska agera i händelse av brand. Det är oklart hur känd denna beskrivning är i verksamheten. Det framgår av intervjuerna att det i samband med chefsbyten vid äldreboendena finns en otydlighet kring informationsöverföringen kring SBA och vilka rutiner som gäller för det specifika boendet. Egenkontroll och uppföljning Verksamheterna ska enligt stadens riktlinje göra egenkontroller. Egenkontrollerna ska dokumenteras och där ska framgå vad som kontrollerats, vad resultatet blev, när kontrollen genomfördes samt när åtgärd vidtagits. Det finns upprättade checklistor för egenkontroller vid båda äldreboendena. Det framgår både av intervjuer och av dokumentation att egenkontroller har genomförts regelbundet och att dokumentationen svarar mot kraven. På båda äldreboendena uppges att det sker regelbundna möten (SBAmöten) med brandskyddsansvarig chef, brandskyddsombud, vaktmästare och anläggningsskötare på boendet. På dessa möten uppges en löpande uppföljning av verksamhetens SBA ske. På båda äldreboendena uppges även att SBA tas upp vid behov på arbetsplatsträffar. Verksamheten ska enligt stadens riktlinje en gång om året rapportera in egenkontrollen till säkerhetschef eller motsvarande. Det finns ingen rutin i förvaltningen för hur, när och till vem denna rapportering ska göras. De två äldreboendena har inte rapporterat in några egenkontroller på detta sätt och har inte heller kännedom om att det är ett krav. Utvecklingsledaren för säkerhet och krisberedskap har inte mottagit några egenkontroller.

16 16 NORRA HISINGEN STADSDELSNÄMND Sammanställning och rapportering till nämnden Förvaltningen ska enligt stadens riktlinje en gång om året göra en sammanställning av enheternas SBA och presentera för nämnden. En översiktlig sammanställning av nämndens systematiska brandskyddsarbete finns i Årsrapport Bedömning Granskningen visar på vissa brister i nämndens systematiska brandskyddsarbete. Bristerna handlar om såväl organisation, dokumentation, riskanalys som uppföljning. Nämnden ansvarar för verksamheten och är därmed skyldig att se till att det systematiska brandskyddsarbetet fungerar och lever upp till kraven i lagstiftning och kommunfullmäktiges riktlinjer. Vi bedömer att nämnden inte har tagit detta ansvar på ett fullt ut tillfredsställande sätt. Stadsrevisionen konstaterar att vår granskning visar på delvis samma brister som nämndens egen granskning, enligt internkontrollplan för år 2015, visade på. Vi konstaterar också att nämndens fastställda åtgärder, efter nämndens granskning under år 2015, inte har genomförts fullt ut. Stadsrevisionen bedömer därför att nämnden bör kvalitetssäkra genomförandet av granskningar och åtgärder enligt nämndens beslutade internkontrollplan. Stadsrevisionen lämnar följande rekommendationer till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att se till att det finns fungerande rutiner som säkerställer att brandskydds- och utrymningsorganisation är känd av samtliga anställda, inklusive vikarier och timanställda som är i verksamheten endast kortare tid. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att se till att det i varje verksamhet finns aktuella och dokumenterade riskanalyser, som revideras årligen. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att se till att egenkontrollerna en gång om året rapporteras till organisationens säkerhetschef eller motsvarande. 6 Årsrapport 2016,

17 NORRA HISINGEN STADSDELSNÄMND 17 Det systematiska arbetsmiljöarbetet Utgångspunkter i granskningen Enligt arbetsmiljölagen (1977:160) ska det på varje arbetsplats bedrivas ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Det är arbetsgivaren som har huvudansvaret för arbetsmiljön och för att arbetsmiljöarbetet bedrivs systematiskt. I det dagliga arbetet ska arbetsgivaren uppmärksamma psykologiska, sociala förhållanden och arbetsmiljöfrågor av fysisk karaktär samt fatta beslut och genomföra åtgärder så att de anställda varken skadas, blir sjuka eller far illa på annat sätt. Mål för det systematiska arbetsmiljöarbetet ska formuleras. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1 ska arbetsgivaren som ett led i sitt systematiska arbetsmiljöarbete undersöka arbetsförhållandena, bedöma risker, vidta åtgärder och kontrollera genomförda åtgärder. Göteborgs Stads medarbetar- och arbetsmiljöpolicy pekar på att kommunfullmäktige eftersträvar en högre standard än minimikraven för god arbetsmiljö som anges i lagar och Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd. En god arbetsmiljö är en förutsättning för väl fungerande arbetsplatser, god effektivitet och kvalitet i verksamheten. Enligt stadens policy ska en god arbetsmiljö prägla Göteborgs Stad i dess tjänster, i sättet att leda och organisera arbetet, i samverkan människor emellan, i utrustningar, lokaler och anläggningar. Syftet med granskningen är att bedöma om nämnden bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete i enlighet med lag, föreskrifter och riktlinjer. Utgångspunkten är framför allt Arbetsmiljöverkets föreskrift (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete. Fokus i granskningen är stadsdelens äldreboenden. Granskningen har genomförts genom intervjuer med verksamhetens företrädare samt dokumentgranskning. Två av nämndens fyra äldreboenden har granskats. Iakttagelser Under år 2016 fick enligt uppgift alla chefer och skyddsombud inom sektor äldreomsorg en utbildning om Arbetsmiljöverkets föreskrift rörande organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4). HRavdelningen har tagit fram ett stödmaterial som handlar om hög arbetsbelastning och stress. Materialet riktar sig till chefer i deras arbete med sina arbetsgrupper. Mål för arbetsmiljön Nämnder ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete och sätta mål för arbetsmiljön, enligt riktlinje till medarbetar- och arbetsmiljöpolicy för

18 18 NORRA HISINGEN STADSDELSNÄMND Göteborgs Stad. Enligt AFS 2015:4 ska arbetsgivaren ha mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Nämnden har i budget 2016 och 2017 angett som mål att Osakliga löneskillnader mellan män och kvinnor ska upphöra. samt Minskade sjuktal framförallt inom de verksamheter som idag ligger högt. Rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet Det ska finnas rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska gå till. Rutinerna ska vara dokumenterade. Rutinerna bör ge besked om när, hur och av vem det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras samt vilka som ska medverka. Granskningen visar att det finns rutiner och stöddokument för det systematiska arbetsmiljöarbetet inom förvaltningen. Rutinerna omfattar undersökning av arbetsmiljön två gånger per år i form av arbetsmiljörond. Rutinerna omfattar hur arbetsmiljöarbetet ska genomföras på en övergripande nivå, samt hur arbetsmiljöarbetet ska följas upp utifrån arbetsmiljöronderna, handlingsplan och årlig rapportering. Uppgiftsfördelning Arbetsgivaren ska fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Uppgiftsfördelningen ska dokumenteras skriftligt. I den gemensamma HR-processen för Göteborgs Stad finns en beskrivning av stadens struktur för uppgiftsfördelning. På förvaltningens intranät finns en rutin och mall för fördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter mellan chefsnivåer i förvaltningen. Vår granskning visar att det finns en dokumenterad uppgiftsfördelning från nämnd till förvaltningschef och vidare i linjen ned till enhetschef. Undersöka arbetsmiljön och vidta åtgärder Arbetsgivaren ska regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen ska anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. Årets två arbetsmiljöronder ska, enligt förvaltningens årshjul, genomföras senast i april respektive oktober. Handlingsplaner utifrån ronderna ska tas fram senast i juni respektive december. Arbetsgivaren ska omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt genomföra de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska föras in

19 NORRA HISINGEN STADSDELSNÄMND 19 i en skriftlig handlingsplan. I planen ska anges när åtgärderna ska vara genomförda och vem som ska se till att de genomförs. Utöver arbetsmiljöronderna uppger intervjuade enhetschefer att medarbetarenkäten, arbetsplatsträffar och chefens dagliga kontakt med sina medarbetare används för att uppmärksamma arbetsmiljörisker. Arbetsmiljö är en stående punkt på arbetsplatsträffar. Enligt kommentarerna till AFS 2001:1 behöver även de risker som avhjälps omedelbart tas med i den dokumenterade riskbedömningen eftersom de utgör viktig information i det fortsatta systematiska arbetsmiljöarbetet. Det är oklart för stadsrevisionen hur granskade äldreboenden tar hand om detta krav. AFS 2001:1 anger att genomförda åtgärder ska kontrolleras. Det finns inget dokumentationskrav i föreskriften för resultatet av denna kontroll. I de mallar för handlingsplan som använts vid de granskade äldreboendena framgår när åtgärder ska vara genomförda och av vem samt datum för uppföljning av att detta skett. Kartläggning per enhet av det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ske i Rappet en gång per år, där bland annat de risker som uppkommit under året på respektive äldreboende sammanställs av enhetschef. Det ska enligt AFS 2001:1 ske en riskbedömning inför större förändringar i verksamheten. Riskbedömningen ska dokumenteras och delas upp i allvarliga och inte allvarliga risker. Det finns en manual och särskild blankett för riskbedömning inför förändring i verksamheten på intranätet under styrande dokument. I årets granskning har vi inte sett något exempel på en sådan riskanalys då det enligt uppgift inte genomförts någon större förändring av verksamheten. Arbetsplatsträffar I det lokala samverkansavtalet är det reglerat att arbetsplatsträffar ska vara inplanerade och regelbundna. Träffarna leds av chef med ansvar för verksamhet, budget, personal och arbetsmiljö. Arbetsplatsträffarna ska dokumenteras för återkoppling till de personer som inte har haft möjlighet att delta. Stadsrevisionen har tagit del av protokoll som visar att arbetsplatsträffar har ägt rum en gång per månad under perioden 30 juni 2015 till 30 juni 2016 på de granskade äldreboendena. Uppföljning Arbetsgivaren ska varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppföljningen ska dokumenteras skriftligt. Av kommentarerna till AFS 2001:1 framgår att syftet med den årliga upp

20 20 NORRA HISINGEN STADSDELSNÄMND följningen är att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete. Granskningen visar att kontroll av genomförda åtgärder genomförs i samband med arbetsmiljöronden. Dokumenterad årlig uppföljning av arbetsmiljöarbetet genomförs genom rapportering i Rappet i form av en verksamhetsuppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet per enhet. Nämnden gav under år 2014 förvaltningen i uppdrag att två gånger per år ge nämnden en redovisning av det systematiska hälso- och arbetsmiljöarbetet och statistik över medarbetarnas sjukfrånvaro. Förvaltningen redovisade resultatet av det systematiska hälso- och arbetsmiljöarbetet, arbetsmiljörond 2 år 2015 i Norra Hisingen samt sjukfrånvaron i nämnden den 16 februari Bedömning Stadsrevisionens bedömning är att nämnden bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete i enlighet med lag, föreskrifter och riktlinjer. Rutiner, undersökning, genomförande och uppföljning fungerar i huvudsak tillfredställande. Rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd Utgångspunkter i granskningen Stadsdelsnämnderna och social resursnämnd betalar årligen ut stora belopp i ekonomiskt bistånd. Under år 2016 utbetalades 73,4 miljoner kronor i ekonomiskt bistånd i stadsdelsnämnden Norra Hisingen. 7 Utbetalning av ekonomiskt bistånd kan ske på olika sätt till exempel via bankkonto, bank- och plusgiro, kontantkort/förladdade kort och SUSutbetalning. 8 Stadsrevisionen granskade åren och 2015 den interna kontrollen i utbetalningsrutiner för ekonomiskt bistånd. Granskningen år 2015 avsåg endast utbetalning via kontantkort. Dessa granskningar identifierade ett antal brister och stadsrevisionen lämnade följande rekommendationer till nämnden: 7 Årsrapport 2016, SUS är en utbetalningstjänst som innebär att man anmäler ett kontonummer till Swedbanks kontoregister och får då pengar insatta direkt på sitt bankkonto. 9 Revisionsrapport Intern styrning och kontroll rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd

21 NORRA HISINGEN STADSDELSNÄMND 21 Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att upprätta skriftliga beskrivningar av rutiner och kontroller som omfattar hela utbetalningsprocessen för ekonomiskt bistånd. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att underlag till ansökan finns och hanteras i enlighet med stadens dokumenthanteringsplan. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att se till att samtliga handläggare har aktuella delegationsbeslut. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att resultatet av kontroller som genomförs i utbetalningsprocessen ska dokumenteras och sammanställas så att de kan användas i nämndens systematiska kvalitetsarbete. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att förstärka den interna kontrollen genom att kompensera för avsaknad av visst systemstöd i verksamhetssystemet Treserva. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att utveckla sin uppföljningsrutin i syfte att säkerställa att kontroll görs av att utbetalningar via kontantkort stäms av mot beslut i Treserva före utbetalning. Stadsrevisionen har under år 2016 med hjälp av konsult, granskat rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd. Granskningens syfte var att bedöma om den interna kontrollen vid utbetalningar av ekonomiskt bistånd är tillräcklig. Syftet var också att följa upp och bedöma om nämnden hade omhändertagit rekommendationerna från år 2013 och 2015 på ett tillfredsställande sätt. Revisionskriterier i granskningen är framför allt kommunallagen 6 kap. 7, 33, 37, socialtjänstlagen samt riktlinjer för intern kontroll inom Göteborgs Stad. Granskningen har genomförts genom dokumentstudier, intervjuer med enhetschef och förste socialsekreterare, samt stickprov på utbetalningar. Iakttagelser Ansökan Stadsdelsnämnden Norra Hisingen använder sig av Göteborgs Stads gemensamma ansökningsblankett för skriftlig ansökan om ekonomiskt bistånd. Utöver ansökningsblankett finns skriftliga rutiner som avser arbetsordning vid inkommen ansökan samt checklista för den sökande.

22 22 NORRA HISINGEN STADSDELSNÄMND Det finns inget lagkrav på att ansökan måste vara skriftlig, dock gäller samma dokumentationsplikt vid muntlig ansökan som vid skriftlig ansökan. Nämnden har utarbetat en checklista för hur de ska gå tillväga vid en telefonansökan/muntlig ansökan. Vi har genomfört stickprov för att verifiera att ansökningar finns, är ankomststämplade samt underskrivna. Utifrån stickproven kan vi konstatera att det för 16 av 19 ärenden finns en ankomststämplad och underskriven ansökan. Ett ärende saknar ansökan, ett ärende saknar ankomststämpel och ett ärende saknar underskrift. Beslutsunderlag Enligt nämndens rutiner ska sökande lämna kopior på underlag som styrker de uppgifter som lämnats i samband med ansökan. Det kan exempelvis vara hyresavier, kontoutdrag eller andra fakturor. Utöver underlag som styrker inkomster och utgifter består beslutsunderlaget av en utredning och en normberäkning. 10 Syftet med utredningen är att säkerställa att skäl finns för att den sökande ska beviljas ekonomiskt bistånd. Enligt de intervjuade ska en grundutredning genomföras vid första ansökan. Därefter beror det på omständigheterna i ärendet hur ofta och i vilken omfattning en ny utredning ska genomföras. Vi har i granskningen genomfört stickprov för att verifiera om beslutsunderlaget styrker den sökandes inkomster och utgifter, samt om normberäkning och utredning finns dokumenterade. Stickproven visade att normberäkning finns i 17 av 19 ärenden. För de två ärenden som saknar normberäkning finns dock alla handlingar som styrker de faktiska inkomsterna och utgifterna. För de 17 ärenden som har en normberäkning saknas underlag för att verifiera de utgifter som ansökan avser helt eller delvis för elva ärenden. För fem av dessa ärenden är det underlag som styrker kostnader för busskort som saknas. Stadsrevisionen kan konstatera att bedömning görs från fall till fall huruvida nya underlag behöver plockas in för återsökningar. Hyreskostnad är ett exempel på en kostnad som inte förändras från 10 Beräkning utifrån riksnormen för ekonomiskt bistånd. Tillsammans med skäliga kostnader för vissa andra behov avgör riksnormen nivån på det ekonomiska biståndet. Beloppen bestäms av regeringen inför varje nytt kalenderår och gäller som miniminivå för de behov som riksnormen ska täcka.

23 NORRA HISINGEN STADSDELSNÄMND 23 månad till månad, varför det inte alltid begärs in löpande. Vi har i granskningen verifierat att beloppet på aktuella fakturor stämmer med faktiskt utbetalt belopp i vårt stickprov. I sju av 19 granskade ärenden saknas dokumenterad utredning. I fem av de resterande 12 ärendena är utredningen äldre än fem år, varav två av utredningarna är mer än fem år gamla. I ett ärende saknas datum för utredningen. Delegation och behörigheter Nämnden har delegerat beslut om ekonomiskt bistånd till förvaltningsdirektör som i sin tur har vidaredelegerat till enhetschef eller socialsekreterare. Vidaredelegationen till tjänsteman sker efter individuell bedömning av enhetschef, men praxis är att handläggaren ska ha jobbat minst tre månader med försörjningsstöd inom Göteborgs Stad innan delegation ges. Delegationen ges skriftligt och gäller tillsvidare alternativt med slutdatum angivet på den skriftliga blanketten. Vi har noterat att det i Treserva är möjligt för en handläggare att fatta beslut trots att delegerad beslutanderätt saknas. Det är även möjligt att fatta beslut i en annan persons namn. Internt finns en rutin som innebär att alla ärenden måste gås igenom med en mentor om delegation saknas. Enligt nuvarande rutin görs stickprov en gång per månad från beslutslogg från systemet som en kompenserande kontroll för denna systembrist. Dessutom ingår det i den dagliga stickprovskontrollen av utbetalningar att kontrollera att beslutsfattare satt sin signatur på ansökan och underlag med motivering till beslut när handläggare valt annan än sig själv som beslutsfattare. Vi har genomfört stickprov för att verifiera om delegerad beslutanderätt finns, samt om beslutet tagits av behörig handläggare. För alla granskade ärenden i vår stickprovskontroll finns delegerad beslutanderätt. I 18 av 19 fall har beslutet tagits av behörig handläggare. Kontroll och uppföljning Rutinen är att förste socialsekreterare eller enhetschef attesterar alla utbetalningar. I samband med attest kontrolleras enligt rutin 1-5 slumpmässigt valda ärenden bland den dagens betalningar. Checklista finns för kontrollen. Kontrollen består av att ärendet gås igenom och att beslut, underlag samt utredning finns och stämmer. Kontrollen dokumenteras med beslutsnummer och signeras. För utbetalningar som avser kontantkort kontrolleras alla utbetalningar. Noteras en avvikelse vid kontrollen finns möjligheten att stoppa den specifika utbetalningen. Vi kan konstatera att för utbetalningar avseende kontantkort saknas systemstöd för att utbetalat belopp inte överstiger beslutat belopp. För

24 24 NORRA HISINGEN STADSDELSNÄMND övriga utbetalningar finns en spärr i systemet som gör att utbetalat belopp inte kan överstiga beslutat belopp. För utbetalningar till kontantkort registreras utbetalningen manuellt i Swedbankportalen samt signeras av annan person än den som lagt in betalningen. Det framgår vidare av vår granskning att det är möjligt för förste socialsekreterare och enhetschef att enskilt genomföra hela flödet avseende utbetalning av ekonomiskt bistånd, från att registrera, ta beslut, genomföra kontrollen och attestera utbetalningen. Handläggare kan inte själva ändra betalningsmottagare utan det hanteras av särskilda administratörer. Under intervjuerna har det framkommit att det skulle vara möjligt att inkludera en faktura som ska betalas till en betalningsmottagare som redan finns registrerad i systemet, exempelvis hyresvärd eller el-bolag, men som inte är ställd till den sökande utan till en annan person. Vi har i granskningen genomfört stickprov för att verifiera om beslutat belopp överensstämmer med utbetalat belopp. Samtliga utbetalade belopp stämmer överens med beslutat belopp. För ett ärende saknas beslut, där har ingen bedömning varit möjlig. Utöver attest och kontroll av utbetalning genomförs en gång i månaden en aktgranskning av förste socialsekreterare. Kontrollen består av fem slumpmässigt utvalda stickprov som granskas för att säkerställa att ansökan är korrekt, att korrekt dokumentation finns och följer regelverket, samt att beslutet är korrekt. Varje månad kontrollerar enhetschef alla beslut enligt högre delegation för att säkerställa att beslutet fattas av behörig handläggare. Kontroll görs för att säkerställa att beslut som är tagna i enhetschef eller förste socialsekreterares namn är korrekta, även om de är administrerade av handläggare med lägre delegation. Utöver dessa kontroller genomför även nämnden uppföljnings- och kontrollmoment. Ledamöter i nämndens utskott har en rutin som innebär att minst en gång per månad genomföra stickprovsgranskning av ett antal ärenden. Ärendet gås igenom med syftet att verifiera att lagstiftning och interna riktlinjer efterlevs, samt att beslutet fattats av person med rätt delegation. Granskningen visar att genomförda kontroller dokumenteras. Vidare signeras de kontroller som genomförs av områdeschef. Dock används inte resultatet av kontrollerna på ett systematiskt sätt som underlag till det löpande kvalitetsarbetet för att ytterligare stärka rutinerna avseende utbetalningar av ekonomiskt bistånd.

25 NORRA HISINGEN STADSDELSNÄMND 25 För att en handläggare ska få sin behörighet till verksamhetssystemet Treserva behöver enhetschef skicka in en blankett till särskilda administratörer som hanterar behörigheter. Samma process gäller även när personal slutar eller byter stadsdel. Ingen uppföljning eller genomgång görs dock i dagsläget av huruvida det förekommer personer med fel behörighet eller inte. Bedömning Vår sammanfattande bedömning är att nämnden till viss del har ändamålsenliga rutiner som omfattar hela utbetalningsprocessen för ekonomiskt bistånd. Uppföljning och kontrollaktiviteter är till stor del tillfredställande och utbetalningar sker till stor del i enlighet med gällande rutiner. Flera av de rekommendationer som stadsrevisionen tidigare har lämnat bedöms vara åtgärdade. Nämnden bör dock tydliggöra i rutinerna med vilken frekvens dokumentation och underlag som styrker kostnaderna i en ansökan ska tas in på nytt och när besluten kan grunda sig på tidigare underlag. Vi konstaterar att utredningen i fem ärenden är äldre än ett år. Vår bedömning är att nämnden bör säkerställa att de beslut som fattas, och de utbetalningar som genomförs, baseras på aktuella utredningar. För att stärka den interna kontrollen bör nämnden införa en rutin som innebär att exempelvis stickprovskontroller genomförs på fakturor som utbetalas direkt till en leverantör, för att säkerställa att de är adresserade till och avser faktiska kostnader för klienten. Nämnden bör vidare se till att det införs en rutin som innebär att alla behörigheter i Treserva gås igenom regelbundet, för att säkerställa att dessa är uppdaterade. Kontrollrutiner bör även införas för att säkerställa att en och samma person inte kan göra samtliga moment från utbetalning till ekonomiskt bistånd. Som framgår ovan genomförs flera olika kontroller i processen för ekonomiskt bistånd. Resultatet av dessa kontroller bör enligt vår bedömning sammanställas och användas som ett underlag i nämndens systematiska kvalitetsarbete. Med anledning av de brister som framkommit i årets granskning lämnar stadsrevisionen följande rekommendationer. Övriga, tidigare lämnade rekommendationer, kvarstår ej. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att se till att det finns tillräckliga och aktuella underlag för beslut om ekonomiskt bistånd.

26 26 NORRA HISINGEN STADSDELSNÄMND Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att se till att det finns rutiner som säkerställer att en enskild person inte kan genomföra hela ärendeprocessen, från ansökan till utbetalning, av ekonomiskt bistånd. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Norra Hisingen att resultatet av de kontroller som genomförs i utbetalningsprocessen sammanställs och används i nämndens systematiska kvalitetsarbete. Kontanthantering Utgångspunkter i granskningen Inom stadsdelsnämnden sker det dagligen kontanthantering inom flera verksamheter. Det handlar exempelvis om kioskverksamhet, restauranger med mera. Det finns alltid en risk för oegentligheter i samband med hanteringen av likvida medel. Det är därför viktigt att nämnden har säkerställt att det finns tydliga rutiner knutna till kontanthanteringen. För kommunal verksamhet är den interna kontrollen inom kontanthanteringen särskilt viktig av två skäl: dels för att säkerställa att de intäkter som tillhör kommunen rätteligen kommer kommunen tillgodo, dels för att inte personalen ska utsättas för onödig riskexponering. Risker för personal kan bestå av rånrisk eller att bli oskyldigt misstänkt. Granskningens syfte är att bedöma om nämndens interna styrning och kontroll avseende kontanthantering är tillräcklig. Granskningen har omfattat intervjuer med ekonomichef, redovisningsekonom och kassaansvarig vid nämndens två största kontantkassor. Vi har även granskat nämndens dokumentation samt tagit vissa stickprov. Revisionskriterier i granskningen är kommunallagen 6 kap. 7 och Göteborgs Stads rutin för redovisning av kontanter och övrig intäktsredovisning. Iakttagelser Nämnden har ingen egen rutin utan tillämpar Göteborgs Stads rutin för redovisning av kontanter och övrig intäktsredovisning. Stadsrevisionens granskning visar att rutinen är känd i granskade verksamheter och att den efterlevs. Kontanter förvaras i kassaskåp i båda verksamheterna. Ett begränsat antal personer har tillgång till kassaskåpen.