Revisionsredogörelse Stadsrevisionen. Askim-Frölunda-Högsbo stadsdelsnämnd granskning av verksamhetsåret goteborg.

Transkript

1 Revisionsredogörelse Stadsrevisionen Askim-Frölunda-Högsbo stadsdelsnämnd granskning av verksamhetsåret 2016 goteborg.se/stadsrevisionen

2 2 Mars 2017 Askim-Frölunda-Högsbo stadsdelsnämnd. Granskning av verksamhetsåret 2016 Diarienummer: 0191/16 Stadsrevisionen i Göteborgs Stad Yrkesrevisor: Mats Bengtsson

3 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND 3 Innehållsförteckning Sammanfattning 4 Granskning av verksamheten 8 Grundläggande granskning 8 Det systematiska arbetsmiljöarbetet 10 Det systematiska brandskyddsarbetet 14 Dokumenthantering och administrativa rutiner 19 Rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd 21 Kontanthantering 24 Rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda 26 Samverkan mellan kommunen och regionen kring barn med behov av samordnade insatser 26 Uppföljning av insatser för elever som riskerar att lämna grundskolan utan fullständiga betyg 27 Uppföljning av hur brukarnas privata medel hanteras 29 Uppföljning av sociala boendelösningar 30 Uppföljning av känslig information i Hjärntorget 31 Granskning av räkenskaper och bokslut 33 Översiktlig granskning av delårsrapport 33 Granskning av intern kontroll i redovisningsrutiner 33 Uppföljning av nämndens hantering av leasingtillgångar i WebLisa 35 Granskning av årsbokslut 37 Stadsrevisionens uppdrag och rapportering 39 Språkbruk och revisionstermer 40

4 4 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND Sammanfattning Nämnden ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt gällande lagar och kommunfullmäktiges mål och riktlinjer samt att räkenskaperna är rättvisande. Revisorernas uppdrag är att pröva om nämnden sköter verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om nämndens interna kontroll är tillräcklig. Årets granskning av nämnden omfattar: grundläggande granskning det systematiska arbetsmiljöarbetet det systematiska brandskyddsarbetet dokumenthantering och administrativa rutiner rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd kontanthantering rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda samverkan mellan kommunen och regionen kring barn med behov av samordnade insatser intern kontroll i redovisningsrutiner delårsrapport och årsbokslut uppföljning av föregående års rekommendationer. Granskningen visar att delar av nämndens verksamhet har brister som behöver åtgärdas. Därför lämnar vi följande rekommendationer till nämnden:

5 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND 5 Tabell 1: Sammanställning av rekommendationer (tabellen fortsätter på nästa sida) Område Det systematiska arbetsmiljöarbetet Det systematiska brandskyddsarbetet Dokumenthantering och administrativa rutiner Rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd Kontanthantering Rutiner för arvoden och ersättningar till förtroendevalda Rekommendation Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Askim-Frölunda-Högsbo att utveckla arbetet med riskbedömningar och handlingsplaner. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Askim-Frölunda-Högsbo att snarast säkerställa att det i varje verksamhet bedrivs ett fungerande systematiskt brandskyddsarbete. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Askim-Frölunda-Högsbo att se till att nämndens rutiner för utlämnande av allmän handling följs. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Askim-Frölunda-Högsbo att se till att det finns tillräckliga och aktuella underlag för beslut om ekonomiskt bistånd. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Askim-Frölunda-Högsbo att resultatet av kontroller som genomförs i utbetalningsprocessen ska sammanställas och användas i nämndens systematiska kvalitetsarbete. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Askim-Frölunda-Högsbo att stärka följsamheten mot Göteborgs Stads rutin för redovisning av kontanter och övrig intäktsredovisning. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Askim-Frölunda-Högsbo att regelbundet följa upp att rutinen för kontanthantering följs. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Askim-Frölunda-Högsbo att stärka sina rutiner och kontroller för hantering av arvoden och ersättningar.

6 6 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND Område Samverkan mellan kommunen och regionen kring barn med behov av samordnade insatser Uppföljning av insatser för elever som riskerar att lämna grundskolan utan fullständiga betyg Intern kontroll i redovisningsrutiner Rekommendation Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Askim-Frölunda-Högsbo att säkerställa att dokumentationen av arbetet med samordnade individuella planer följer gällande regelverk. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Askim-Frölunda-Högsbo att se till att det för samtliga berörda verksamheter finns lokala rutiner, utifrån de övergripande riktlinjerna, för arbetet med samordnade individuella planer. Rutinerna bör omfatta en beskrivning av hur dokumentationen ska hanteras och förvaras. Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Askim-Frölunda-Högsbo att se till att skolornas arbete med att dokumentera arbetet med särskilt stöd utvecklas så att det uppfyller kraven i skollagen och Skolverkets allmänna råd. (En liknande rekommendation lämnades år 2013 och följdes upp år 2015.) Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Askim-Frölunda-Högsbo att stärka den interna kontrollen inom löneprocessen genom att införa manuella kontroller för att kompensera för de begränsningar som finns i lönesystemet Personec. (Rekommendationen har lämnats sedan år 2012.) Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Askim-Frölunda-Högsbo att säkerställa kontrollen av inkomstanmälningar inför beräkning av barnomsorgsavgift. (Rekommendationen lämnades år 2012, ingen uppföljning gjordes år 2014.) Stadsrevisionen rekommenderar stadsdelsnämnden Askim-Frölunda-Högsbo att se till att manuella bokföringsordrar attesteras enligt Göteborgs Stads attestregler.

7 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND 7 I övrigt bedömer stadsrevisionen att nämnden har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen varit tillräcklig. Vi bedömer även att resultaträkning och balansräkning har upprättats i enlighet med lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed samt att nämnden har följt de bokslutsanvisningar som Göteborgs Stad har gett ut.

8 8 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND Granskning av verksamheten Nämnden ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt gällande lagar, kommunfullmäktiges mål och riktlinjer samt att räkenskaperna är rättvisande. Revisorernas uppdrag är att pröva om nämnden sköter verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om nämndens interna kontroll är tillräcklig. Granskningen av verksamheten omfattar en grundläggande granskning, som är en översiktlig granskning av nämndens ledning och styrning, flera fördjupade granskningar samt uppföljning av tidigare års granskning. 1 Grundläggande granskning Den grundläggande granskningen syftar till att översiktligt bedöma nämndens ledning och styrning samt interna kontroll. Det innebär att revisorerna löpande följer nämndens protokoll och handlingar och informerar sig om verksamheten. Granskningen omfattar följande delar: följsamhet mot reglemente följsamhet mot kommunfullmäktiges budget följsamhet mot kommunfullmäktiges regler för budget och uppföljning följsamhet mot kommunfullmäktiges riktlinjer för intern kontroll styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi delegation beslutsunderlag hantering av särskilda uppdrag från kommunstyrelsen/ kommunfullmäktige. Iakttagelser Stadsrevisionen granskade år 2015 registrering och anmälan av delegationsbeslut. Granskningen resulterade i att vi riktade en rekommendation till nämnden: 1 Se stadsrevisionens granskningsplan, april 2016

9 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND 9 att stärka den interna kontrollen över beslut som fattas på delegation. Vi har i år följt upp denna rekommendation genom dokument- och stickprovsgranskning. Vår granskning av nio ärenden visar att det av beslutsunderlagen i dessa ärenden framgår ärendemening, beslutsinnehåll och vem som fattat beslutet. I samtliga nio ärenden hade den som fattade beslutet också rätt att fatta beslutet enligt delegationsordningen. De granskade besluten har anmälts till nämnd eller utskott. I nämndens regler för delegation anges att personal som har befattningar med beslutanderätt enligt delegationsordningen får beslutanderätt efter individuell bedömning av överordnade chefer och efter beslut av stadsdelschefen. Det framgår också att delegation ska ges skriftligt på särskild blankett. Stickprovsgranskningen visar att det i fem av nio ärenden saknades sådan undertecknad medgivandeblankett för den som fattade det aktuella beslutet. Stadsdelsnämnderna i Göteborgs Stad har delegerat ett antal beslut till personal på Familjerättsbyrån inom social resursnämnd. Stadsrevisionen konstaterar att Familjerättsbyrån och stadsdelsförvaltningarnas kanslichefer under år 2016 har uppmärksammat att beslut i familjerättsliga frågor som fattas på delegation från stadsdelsnämnderna hos Familjerättsbyrån inom social resursnämnd inte har anmälts till stadsdelsnämnderna. Enligt uppgifter till stadsrevisionen från social resursförvaltning och en stadsdelsförvaltning har inga eller endast ett fåtal sådana beslut har anmälts till stadsdelsnämnderna under år Troligen har denna brist funnits under längre tid än så. Det har pågått ett arbete för att finna fungerande rutiner för anmälan av sådana delegationsbeslut från social resursförvaltning till stadsdelsnämnderna. Under våren fick enligt uppgift varje stadsdelsnämnd tillgång till beslutsprotokoll för sina ärenden. Då åtgärden bedömdes vara otillräcklig har rutinen ändrats så att information skickas direkt till respektive nämndsekreterare. Den övriga grundläggande granskningen visar inte på några avvikelser. Bedömning Stadsrevisionens översiktliga bedömning är att nämnden har en tillfredsställande ledning och styrning samt tillräcklig intern kontroll inom de områden som omfattats av den grundläggande granskningen. Vi bedömer att den rekommendation som lämnades föregående år, om registrering och anmälan av delegationsbeslut, är omhändertagen. Nämnden bör dock se till att dess regler för delegation följs och att alla berörda tjänstepersoner har undertecknade medgivandeblanketter.

10 10 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND Det systematiska arbetsmiljöarbetet Utgångspunkter i granskningen Enligt arbetsmiljölagen (1977:160) ska det på varje arbetsplats bedrivas ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Det är arbetsgivaren som har huvudansvaret för arbetsmiljön och för att arbetsmiljöarbetet bedrivs systematiskt. I det dagliga arbetet ska arbetsgivaren uppmärksamma psykologiska, sociala förhållanden och arbetsmiljöfrågor av fysisk karaktär samt fatta beslut och genomföra åtgärder så att de anställda varken skadas, blir sjuka eller far illa på annat sätt. Mål för det systematiska arbetsmiljöarbetet ska formuleras. Enligt föreskriften AFS 2001:1 från Arbetsmiljöverket ska arbetsgivaren som ett led i sitt systematiska arbetsmiljöarbete undersöka arbetsförhållandena, bedöma risker, vidta åtgärder och kontrollera genomförda åtgärder. Göteborgs Stads medarbetar- och arbetsmiljöpolicy pekar på att kommunfullmäktige eftersträvar en högre standard än minimikraven för god arbetsmiljö som anges i lagar och Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd. En god arbetsmiljö är en förutsättning för väl fungerande arbetsplatser, god effektivitet och kvalitet i verksamheten. Enligt stadens policy ska en god arbetsmiljö prägla Göteborgs Stad i dess tjänster, i sättet att leda och organisera arbetet, i samverkan människor emellan, i utrustningar, lokaler och anläggningar. Syftet med granskningen har varit att bedöma om nämnden bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete i enlighet med lag, föreskrifter och riktlinjer. Vi har granskat två äldreboenden och intervjuat HR-chef, områdeschef, enhetschef och skyddsombud samt granskat dokument. Iakttagelser Under 2015 och 2016 har chefer och skyddsombud i stadsdelen genomgått arbetsmiljöutbildningar. Den utbildning som genomfördes under år 2016 fokuserade på organisatorisk och social arbetsmiljö. Mål för arbetsmiljön Enligt riktlinje till medarbetar- och arbetsmiljöpolicy för Göteborgs Stad ska stadens nämnder sätta mål för arbetsmiljön. Arbetsgivare ska enligt AFS 2015:4 ha mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Nämnden beslutade i budget för år 2016 att fokusera på hälsofrämjande ledarskap för att öka hälsan och minska sjukfrånvaron på arbetsplatserna i stadsdelen. Av budget 2016 framgår att arbetsplatserna ska vara attraktiva och hälsofrämjande arbetsplatser med engagerat ledarskap, medarbetarinflytande, aktivt arbetsmiljöarbete samt ett fungerande rehabiliteringsarbete. Nämnden angav i budgeten ett mål om att sjukfrånvaron skulle minska med 25 procent år 2016 jämfört med år Även de granskade äldreboendena har angett mål för

11 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND 11 arbetsmiljöarbetet vid respektive enhet. Det ena boendet hade år 2016 som mål att se boendet som en enhet med tanken att inflytandet, trivseln och samhörigheten skulle öka. Det andra boendet hade som mål att stärka personalens kunskap och att få ner sjukskrivningstalen. Organisering av arbetsmiljöarbetet uppgiftsfördelning Arbetsgivaren ska fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Uppgiftsfördelningen ska dokumenteras skriftligt. På förvaltningens intranät finns mallar för uppgiftsfördelning från chef till chef. Stadsrevisionen har också tagit del av en fördelning av arbetsmiljöuppgifter som sträcker sig från nämnd via stadsdelsdirektör till sektors-, områdes- och enhetschef. Av dokumentationen framgår vilket ansvar respektive chefsled har för att nå en god arbetsmiljö. Rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet Det ska finnas rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska gå till. Rutinerna ska vara dokumenterade. Rutinerna bör ge besked om när, hur och av vem det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras samt vilka som ska medverka. Förvaltningen har publicerat rutiner, stöddokument och checklistor för det systematiska arbetsmiljöarbetet på sitt intranät. En av förvaltningens rutiner beskriver när, hur och av vem det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras. Enligt denna rutin ska varje enhet genomföra arbetsmiljöronder vår och höst. På arbetsmiljöronderna ska både fysiska, psykiska och sociala faktorer beaktas. Arbetsmiljöronderna ska dokumenteras i verksamhetssystemet Rappet. Vid den rond som genomförs under våren varje år ska arbetsmiljön kartläggas. Med kartläggningen som utgångspunkt ska det ske en bedömning av vad som är allvarliga risker och viktiga friskfaktorer. Efter denna analys ska en handlingsplan utformas där de risker som inte kan åtgärdas omgående ska tas upp. I den arbetsmiljörond som enheterna genomför varje höst ska de bland annat följa upp den handlingsplan som togs fram under våren. Arbetsgivaren ska undersöka arbetsmiljön och bedöma risker Arbetsgivaren ska regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt och ange vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. Stadsrevisionen har tagit del av de båda granskade enheternas arbetsmiljöuppföljning 1 från våren år Inför upprättandet av dessa dokument genomfördes ronder på arbetsplatsträffar (APT). Av dokumenten framgår också statistik över bland annat arbetsskador, sjukfrånvaro, frisknärvaro och underlag från medarbetarenkäten. Det ena boendet redovisar ingen analys utifrån dessa underlag medan det andra

12 12 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND boendet i stort sett inte genomför någon analys som leder fram till åtgärder. I enheternas arbetsmiljöuppföljning 1 finns skriftliga riskbedömningar. Av dokumentationen från det ena boendet framgår i löpande text risker som inte uttalat bedöms som allvarliga eller inte, och som inte lyfts in i enhetens handlingsplan. Enheten anger själv i sin arbetsmiljöuppföljning 2 från hösten år 2016 att enheten har haft en bristande handlingsplan vad gäller identifierade risker och friskfaktorer. Enligt enhetens egen dokumentation ska en bättre process kring riskanalys och arbetsmiljöronder därför utvecklas. Enligt kommentarerna till AFS 2001:1 behöver även de risker som avhjälps omedelbart tas med i den dokumenterade riskbedömningen eftersom de utgör viktig information i det fortsatta systematiska arbetsmiljöarbetet. Vår granskning visar att verksamheterna inte lever upp till detta krav. Arbetsgivaren ska vidta åtgärder Arbetsgivaren ska omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt genomföra de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska föras in i en skriftlig handlingsplan. I planen ska anges när åtgärderna ska vara genomförda och vem som ska se till att de genomförs. De båda granskade enheterna har dokumenterat handlingsplaner i arbetsmiljöuppföljning 1 från våren år Av handlingsplanerna framgår när åtgärderna ska vara genomförda och vem som ansvarar för att de genomförs. Det ena boendet anger i sin handlingsplan inte några åtgärder som ska vidtas på arbetsplatsen för att förbättra arbetsmiljön. Av handlingsplanen framgår endast ett antal frågor som ska lyftas högre upp i organisationen så att de risker som bedöms som allvarliga kan åtgärdas. Enheten anger i sin arbetsmiljöuppföljning 2 från hösten år 2016 att enheten har haft en bristande handlingsplan. Arbetsgivaren ska följa upp arbetsmiljöarbetet Resultatet av genomförda åtgärder ska kontrolleras så att arbetsgivaren kan förvissa sig om att riskera har åtgärdats. Det finns inget krav på att denna kontroll ska dokumenteras. Enligt förvaltningens egen rutin ska uppföljning av den handlingsplan som tas fram vid arbetsmiljörond 1 under våren genomföras vid arbetsmiljörond 2 under hösten. Av enheternas dokumentation framgår att åtgärderna har kontrollerats och finns förslag på fortsatta eller nya åtgärder i de fall redan insatta åtgärder inte har varit tillräckliga. Arbetsgivaren ska inte bara följa upp resultatet av genomförda åtgärder utan också göra en årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Syftet med denna uppföljning är att undersöka om arbetsmiljö-

13 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND 13 arbetet bedrivs enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete. Denna uppföljning ska dokumenteras skriftligt. Av förvaltningens mall för arbetsmiljörond 2 framgår att enheterna själva ska följa upp huruvida rutinerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet har följts. Det ena boendet anger i sin uppföljning att enhetens systematiska arbetsmiljöarbete har haft vissa brister, vilket redan framgått ovan. Det andra boendet anger i sin uppföljning att enheten behöver bli bättre på att dokumentera det systematiska arbetsmiljöarbetet. Under hösten 2016 har enheternas systematiska arbetsmiljöarbete följts upp på äldreomsorgens lokala samverkansgrupp för särskilt boende (LSG). LSG:s uppföljning är enligt uppgift i första hand inriktad på arbetsmiljön som sådan. Indirekt görs dock också en uppföljning av om arbetsmiljöarbetet bedrivits enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete. Detta då LSG har en möjlighet att reagera om det framgår att arbetsmiljön inte har kartlagts, riskbedömning inte genomförts eller handlingsplan inte upprättats. Av LSG:s uppföljning från hösten år 2016 framgår också att föreskrifterna inte har följts fullt ut, alternativt att vissa av enheternas arbetsmiljöarbete har haft vissa svagheter. Som exempel anges i LSG:s uppföljning att LSG ser brister i enheternas uppföljning av åtgärder, att en del handlingsplaner är svaga och att vissa risker är återkommande sedan flera år tillbaka. Denna del av förvaltningens uppföljning, som rör frågan om huruvida föreskrifterna följs, rapporteras inte vidare inom förvaltningen eller till nämnden. Stadsrevisionen konstaterar att nämnden förvisso har tagit emot information om arbetsmiljön (såsom arbetsskador, sjukfrånvaro med mera), men inte begärt att få en sådan uppföljning som ska göras enligt AFS 2001:1 11. Arbetsplatsträffar I den förvaltningslokala samverkansöverenskommelse som slöts år 2011 anges att APT ska genomföras på enheterna en gång per månad. I det lokala samverkansavtalet för Göteborgs Stad anges att APT ska dokumenteras för återkoppling till de personer som inte haft möjlighet att delta och för uppföljning av vilka frågor som har behandlats. Vi har tagit del av dokumentation som visar att APT genomförts en gång per månad på det ena granskade boendet. När det gäller det andra granskade boendet anger skyddsombud i intervju att APT genomförs en gång per månad. Alla de APT som har genomförts på boendet under den granskade perioden har dock inte dokumenterats, detta gäller särskilt hösten år 2015.

14 14 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND Bedömning Stadsrevisionens övergripande bedömning är att nämnden i huvudsak bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete i enlighet med lag, föreskrifter och riktlinjer. Vi ser samtidigt vissa utvecklingsområden. Vi bedömer att nämnden har mål för arbetsmiljön samt rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska gå till. Nämnden har också en uppgiftsfördelning som fördelar ansvaret i organisationen. Vår bedömning är att nämnden regelbundet undersöker arbetsförhållandena och bedömer riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. Nämnden genomför också åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Vi har dock sett exempel där kartläggningen av arbetsförhållandena visar på risker som inte bedöms som allvarliga eller inte och som inte lyfts in i handlingsplan för att åtgärdas. Nämnden behöver enligt vår bedömning se till att utveckla de riskbedömningar som görs så att de omfattar samtliga risker. Nämnden bör också se till att åtgärder genomförs för att hantera alla de risker som upptäcks, så att en tillfredsställande arbetsmiljö kan uppnås. Vi riktar mot bakgrund av detta följande rekommendation till nämnden: att utveckla arbetet med riskbedömningar och handlingsplaner. Vi bedömer att nämnden kontrollerar resultatet av genomförda åtgärder för att förvissa sig om att riskerna har åtgärdats. Det är vår bedömning att nämnden också gör viss uppföljning av om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete. Denna uppföljning bör dock vidareutvecklas så att det entydigt framgår av den huruvida arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna. Det systematiska brandskyddsarbetet Utgångspunkter i granskningen Sedan år 2004 gäller lag (2003:778) om skydd mot olyckor. Den reglerar ansvarsskyldigheter och rättigheter för det breda begreppet skydd mot olyckor för den enskilde, för kommunen och för staten. Till denna lag har regeringen skrivit en förordning (2003:789) om skydd mot olyckor och myndigheten för samhällsskydd och beredskap har gett ut ett antal föreskrifter och allmänna råd. För att uppfylla lagens krav har kommunfullmäktige beslutat att fastighetsägare och nyttjanderättshavare ska bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete, förkortat SBA. Syftet med att systematiskt arbeta med brandskydd är att skapa en allmän medvetenhet hos anställda om de risker och de skyddsanordningar som finns. Det handlar också om att skapa förståelse för helheten kring SBA och hur det fungerar. Systematiskt brandskyddsarbete innebär att man på ett strukturerat sätt

15 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND 15 planerar, utbildar, övar, dokumenterar, kontrollerar, åtgärdar och följer upp brandskyddsarbetet i organisationen. Utgångspunkten för säkerhetsarbetet i Göteborgs Stad är stadens gemensamma säkerhetspolicy. Säkerhetspolicyn konkretiseras i en riktlinje för SBA. Dessa riktlinjer utgör ett komplement till lagstiftningen och ett förtydligande inom området SBA. Verksamheten vid äldreboenden är speciell ur brandskyddssynpunkt då personer som bor på äldreboende i regel har så pass stora vård- och omsorgsbehov att de inte längre kan bo kvar hemma och är helt beroende av personalens agerande. Personalen i sin tur är beroende av att brandvarningssystem fungerar, tekniska anordningar fungerar och att det finns tillräckliga och effektiva utrymningsvägar. I händelse av brand bygger mycket på att personalen kan genomföra en snabb och effektiv insats när de får kännedom om händelsen. Brister i det systematiska brandskyddsarbetet på ett äldreboende kan innebära allvarlig risk för liv och hälsa. Syftet med granskningen är att bedöma om nämnden bedriver ett systematiskt brandskyddsarbete. Två av nämndens äldreboenden ingår i granskningen. Vi har granskat dokument samt genomfört intervjuer med säkerhetssamordnare, utvecklingsledare för it, kris och beredskap samt områdeschef, enhetschef och brandskyddsombud. Iakttagelser Förvaltningen har publicerat fullmäktiges riktlinje för SBA samt stadens handbok för SBA på sitt intranät. På intranätet finns också en presentation av förvaltningens brandskyddsarbete. Av denna framgår dels att enhetschef ansvarar för att bedriva SBA inom sin enhet, dels att överordnad chef på alla nivåer ansvarar för att det bedrivs ett fullgott SBA samt för att uppföljning av arbetet sker. Av presentationen framgår också att fastighets- och säkerhetssamordnare fungerar som ett stöd i brandskyddsarbetet. Övergripande om rutiner Förvaltningen använder den pärm för SBA som tagits fram inom lokalförvaltningen. SBA-pärmar med information och mallar, till exempel för egenkontroll, finns också på respektive boende. Pärmarna på de två boendena har olika innehåll och inget av de två boendena använder sig av lokalförvaltningens SBA-pärm i den senaste versionen. Organisation Det ska enligt fullmäktiges riktlinje för SBA finnas en brandskyddsorganisation som tydliggör ansvaret för verksamhetens brandskydd. En dokumenterad brandskyddsorganisation finns på båda de aktuella boendena.

16 16 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND Det ska också finnas en utrymningsorganisation som beskriver roller, genomförande och återsamlingsplats. Det ena granskade boendet har i sin SBA-pärm två rutiner som anger vad som ska göras om larmet går. De beskriver återsamlingsplats samt kortfattat genomförandet. Det ena dokumentet anger dock att utrymning ska ske vid larm, det andra att de boende ska evakueras eller inrymmas. Inget av de två dokumenten anger vilka roller olika personal har om utrymning eller evakuering behöver ske. Det andra granskade boendet har dokumentation som beskriver återsamlingsplats och vad personalen ska göra vid brand. Vilka olika roller personalen har framgår inte. Verksamhetens brandskydds- och utrymningsorganisation ska vara känd av samtliga anställda som finns i verksamheten. Av våra intervjuer framgår att det på båda boendena finns arbetssätt för att informera tillsvidareanställda och tidsbegränsat anställda, såsom sommarvikarier, i och med att brandskyddsombuden har detta uppdrag. Verksamhetsbeskrivning Det ska enligt fullmäktiges riktlinje för SBA finnas en verksamhetsbeskrivning som kortfattat anger vilken typ av verksamhet som bedrivs samt antalet anställda, individer i verksamhet och besökare. Vidare ska äldreboendena lämna en skriftlig redogörelse till Räddningstjänsten. Det finns en verksamhetsbeskrivning på båda boendena. Inget av boendena har lämnat en skriftlig redogörelse till Räddningstjänsten. Riskanalys Verksamheten ska ha kännedom om de brandrisker som finns. Fullmäktiges riktlinje för SBA anger att det därför ska finnas en riskanalys som anger de risker som kan orsaka brand och de risker som uppstår vid brand, vilka konsekvenser det medför samt föreslå åtgärder för att minska sannolikhet och konsekvens. Riskanalysen ska vara dokumenterad och den ska revideras årligen. De granskade boendena har inte genomfört eller dokumenterat någon riskanalys. Av dokumentationen vid det ena boendet framgår två olika riskinventeringar. I dessa identifieras olika risker som kan orsaka brand men inte de risker som uppstår vid brand eller beskrivningar av konsekvenser för verksamheten. Av den ena riskinventeringen framgår för vissa men inte alla risker åtgärder för att minska riskens sannolikhet och konsekvens. De inventeringar som gjorts revideras inte årligen. Samtliga av de risker som ingår i riskinventeringarna hanteras inte i enhetens egenkontroll för SBA. Utbildning och övning Det ska enligt fullmäktiges riktlinje för SBA finnas en utbildningsplan som anger vilken typ av utbildning som ges, när och hur ofta utbildningarna sker. Frånvaro av regelbunden utbildning innebär risk för

17 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND 17 att samtliga anställda inte har kunskap om verksamhetens brandskyddsoch utrymningsorganisation eller om hur de ska agera vid ett tillbud. Det ena granskade boendet har ingen utbildningsplan. Enligt uppgift har enhetschef på boendet fått brandutbildning men inte övrig personal. Av dokumentation vid det andra boendet framgår att all personal ska få brandutbildning vartannat år. Det framgår dock inte vilken typ av utbildning som ska ges och personalen har enligt brandskyddsombud vid boendet inte utbildats enligt planen. Förvaltningen planerar enligt uppgift från säkerhetssamordnare att ge brandutbildning till samtliga anställda inom äldreomsorgen under slutet av år 2016 och under år Fullmäktiges riktlinje för SBA anger också att övningar ska genomföras kontinuerligt i skälig omfattning efter en fastställd plan. Frånvaro av regelbunden övning innebär en risk att samtliga anställda inte har kunskap om hur de ska agera vid ett tillbud. De granskade boendena har inga övningsplaner. Inget av boendena har enligt uppgift heller genomfört någon övning under de senaste åren som fokuserar på hur personal ska agera vid händelse av brand. Inget av boendena har heller följt upp om samtliga anställda har kännedom eller tillräckliga kunskaper om det systematiska brandskyddsarbetet i den egna verksamheten. Egenkontroll Enligt fullmäktiges riktlinje för SBA ska verksamheterna göra egenkontroller. Egenkontrollerna ska dokumenteras och där ska framgå vad som kontrollerats, vad resultatet blev, när kontrollen genomfördes samt när åtgärd vidtagits. De båda boendena har olika checklistor för egenkontroll och deras checklistor innehåller färre kontrollpunkter än de som framgår av den checklista som finns i lokalförvaltningens SBA-pärm. Det ena boendet har under år 2016 genomfört egenkontroll vid ett tillfälle, i mars. På boendet har som sagt ingen riskanalys genomförts varför det inte går att avgöra om det är de mest väsentliga riskerna som kontrolleras i egenkontrollen. Det framgår av dokumentationen av egenkontrollen vad som kontrollerats, vad resultatet blev och när kontrollen genomfördes. Det framgår inte huruvida eller när åtgärd vidtagits för att åtgärda de brister som egenkontrollen visade på. På det andra boendet har vi tagit del av egenkontroller som genomfördes i november år 2015 och i juni år Enligt uppgift från företrädare för boendet genomförs egenkontroll en gång per kvartal, vi har dock inte tagit del av någon dokumentation som visar att fler egenkontroller än de ovanstående har genomförts på senare tid. Boendets egenkontroll utgår

18 18 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND inte från de riskinventeringar som gjorts varför det inte går att bedöma om det är de mest väsentliga riskerna som kontrolleras. Det framgår av dokumentationen vad som kontrollerats, vad resultatet blev och när kontrollen genomfördes. Det framgår i flertalet men inte samtliga fall när åtgärd vidtogs för att åtgärda de brister som egenkontrollen visade på. Verksamheten ska en gång om året rapportera in egenkontrollen till säkerhetschef eller motsvarande. Sådan rapportering sker inte. Rapportering till nämnden Av fullmäktiges riktlinje för SBA framgår att förvaltningen en gång om året ska göra en sammanställning av enheternas SBA och presentera för nämnden. I dagsläget genomförs inom förvaltningen ingen uppföljning av de olika enheternas arbete med SBA. Det har heller skett någon rapportering till nämnden om enheternas SBA. Det finns inte någon rutin för hur en sammanställning av enheternas SBA ska göras och en sådan sammanställning har inte heller gjorts. Nämnden har inte heller begärt någon sådan rapportering. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att nämndens systematiska brandskyddsarbete har allvarliga brister. De granskade äldreboendenas systematiska brandskyddsarbete uppvisar enligt vår bedömning brister vad gäller organisation, dokumentation, riskanalyser, övning och utbildning. Det sker inte heller någon uppföljning av hur arbetet med SBA bedrivs eller fungerar vid de olika enheterna i förvaltningen. Avsaknaden av riskanalyser innebär sammantaget att de båda enheterna antingen inte har identifierat eller inte har analyserat sina brandrisker på ett systematiskt sätt. Det leder till att vi som revisorer inte kan bedöma om åtgärder har vidtagits för att hantera de väsentliga brandriskerna. Det innebär också att det för oss revisorer är oklart om de egenkontroller som görs vid de granskade enheterna är relaterade till de risker som finns i verksamheten. Vi bedömer att de utbildnings- och övningsinsatser som genomförs är otillräckliga. Det innebär risk för att personalens kunskaper om arbetet med brandskydd vid den egna enheten är bristfälliga. Nämnden ansvarar för verksamheten och är skyldig att se till att det systematiska brandskyddsarbetet fungerar och lever upp till kraven i fullmäktiges riktlinjer. Vi bedömer att nämnden inte har tagit detta ansvar på ett tillfredsställande sätt och lämnar följande rekommendation: att snarast säkerställa att det i varje verksamhet bedrivs ett fungerande systematiskt brandskyddsarbete.

19 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND 19 Dokumenthantering och administrativa rutiner Utgångspunkter i granskningen Stadsrevisionen har granskat hur nämnden hanterar allmänna handlingar samt nämndens arkivvård. Dessa områden regleras bland annat genom tryckfrihetsförordningen, arkivlagen, offentlighets- och sekretesslagen samt Göteborgs Stads arkivreglemente. Syftet med granskningen var att bedöma om nämnden har en god och ändamålsenlig styrning och kontroll så att gällande krav inom området efterlevs. Vi har genom dokumentgranskning och intervjuer granskat hur handlingar som upprättats av eller inkommit till nämnden hanteras, hur medborgarnas möjligheter att ta del av allmänna handlingar tas om hand och hur nämnden sköter sin arkivvård. Iakttagelser Nämnden har på sitt intranät rutiner som anger hur upprättade och inkomna handlingar respektive medborgares begäran att ta del av allmänna handlingar ska hanteras. Inkomna och upprättade handlingar Stadsrevisionen har granskat hur de handlingar hanterats som har inkommit till respektive upprättats av nämnden. Handlingar av dessa slag ska registreras och det ska av registret framgå när handlingen inkom eller upprättades samt vad handlingen rör. Vi har vid stickprovsgranskning inte funnit några avvikelser. Medborgarnas möjligheter att ta del av allmänna handlingar Vi har vidare granskat hur nämnden tillgodoser medborgarnas möjligheter att ta del av allmänna handlingar. Vi har via förvaltningens postlistor hittat två förfrågningar om att ta del av allmänna handlingar. I det ena granskade ärendet finns den ursprungliga begäran från medborgaren inte registrerad i diariet. Ett svar finns registrerat, skickat av en socialsekreterare, i vilket anges att det begärda materialet är skyddat av sekretess och inte kan lämnas ut. Socialsekreterare är enligt nämndens delegationsordning inte behöriga att meddela avslag i ärenden av detta slag. I diariet finns inget annat beslut om avslag på begäran eller någon besvärshänvisning. Medborgaren återkommer senare under året med en ny begäran. Denna gång skickas ett beslut om avslag elva dagar efter begäran. Det är en enhetschef som fattar beslutet och en besvärshänvisning skickas med beslutet. I det andra granskade ärendet skickas den efterfrågade handlingen till medborgaren samma dag som begäran inkommer. Den handling som skickas ut är delvis maskerad då den enligt förvaltningens svar innehåller uppgifter om enskilds personliga förhållanden. Beslutet om delvis avslag på begäran meddelas av en tjänsteperson som inte är behörig att meddela avslag enligt nämndens delegationsordning. Medborgaren svarar i nytt brev till förvaltningen att hen vill se mer av handlingen. Dagen efter skickar en enhetschef ett

20 20 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND avslagsbeslut inklusive besvärshänvisning till medborgaren, som därefter inte återkommer. Nämndens arkivvård och möjligheten till insyn Vi har slutligen granskat om nämnden sköter sin arkivvård så att allmänhetens möjligheter till insyn tillgodoses. För att allmänhetens insynsrätt ska fungera måste nämnden upprätta insyns- och sökinstrument till sina allmänna handlingar. Nämnden ska enligt gällande lagstiftning bland annat ha en arkivbeskrivning och en arkivförteckning. I granskningen har framkommit att det pågår ett arbete inom samtliga stadsdelsförvaltningar med en ny arbetsmodell för redovisning av allmänna handlingar. För att leva upp till nya riktlinjer från Arkivnämnden behöver stadsdelsförvaltningarna ta fram en ny klassificeringsstruktur. Först därefter kan nämnderna besluta om nya arkivbeskrivningar och arkivförteckningar. Vår granskning visar att stadsdelsnämnden Askim-Frölunda-Högsbo inte har och aldrig har haft någon arkivbeskrivning eller arkivförteckning. Enligt gällande tidplan ska en ny arkivförteckning beslutas år Bedömning Stadsrevisionens bedömning är att nämnden i huvudsak har en god och ändamålsenlig styrning och kontroll men att samtliga gällande krav inom området inte följs fullt ut. Vi gör bedömningen att nämnden inte fullt ut följer relevant lagstiftning när det gäller medborgarnas möjligheter att ta del av allmänna handlingar. I det ena granskade fallet finns inte alla relevanta handlingar registrerade. Med det första avslaget i ärendet följer inte information om att beslutet kan överklagas. Det andra avslaget i ärendet meddelas först efter elva dagar vilket enligt vår bedömning innebär att tryckfrihetsförordningens skyndsamhetskrav inte uppfyllts. I båda de granskade fallen meddelas i ett första skede avslag på begäran av tjänstepersoner som inte är behöriga att göra så enligt nämndens delegationsordning. Vi lämnar mot bakgrund av detta följande rekommendation till nämnden: att se till att nämndens rutiner för utlämnande av allmän handling följs. Vi gör vidare bedömningen att nämnden inte sköter sin arkivvård så att allmänhetens möjligheter till insyn tillgodoses. Detta då nämnden inte har någon arkivbeskrivning eller arkivförteckning. Dessa dokument kan inte beslutas förrän dess att andra delar av det pågående arbetet med en ny modell för att redovisa allmänna handlingar har slutförts. Vi lämnar på grund av det pågående arbetet ingen rekommendation på området men vill uppmana nämnden att se till att arbetet slutförs så snart som möjligt.

21 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND 21 Rutiner för utbetalning av ekonomiskt bistånd Utgångspunkter i granskningen Stadsdelsnämnderna och social resursnämnd betalar årligen ut stora belopp i ekonomiskt bistånd. Under år 2016 utbetalades i Göteborgs Stad cirka 1,1 miljarder i ekonomiskt bistånd, varav stadsdelsnämnden utbetalade cirka 68 miljoner kronor. Utbetalning av ekonomiskt bistånd kan ske på olika sätt, till exempel via bankkonto, bank- och plusgiro, kontantkort eller förladdade kort och SUS-utbetalning. 2 Stadsrevisionen granskade åren 2013 och 2015 den interna kontrollen i utbetalningsrutiner för ekonomiskt bistånd. Granskningen år 2015 avsåg endast utbetalning via kontantkort. Dessa granskningar identifierade ett antal brister och stadsrevisionen lämnade följande rekommendationer till nämnden: att upprätta skriftliga beskrivningar av rutiner och kontroller som omfattar hela utbetalningsprocessen för ekonomiskt bistånd. att se till att underlag till ansökan finns och hanteras i enlighet med stadens dokumenthanteringsplan. att se till att samtliga handläggare har aktuella delegationsbeslut. att förstärka den interna kontrollen genom att kompensera för avsaknad av visst systemstöd i verksamhetssystemet Treserva. att resultatet av kontroller som genomförs i utbetalningsprocessen ska dokumenteras och sammanställas så att de kan användas i nämndernas systematiska kvalitetsarbete. att upprätta dokumenterade rutiner som omfattar hela processen för utbetalning av ekonomiskt bistånd via kontantkort. 2 SUS är en utbetalningstjänst som innebär att man anmäler ett kontonummer till Swedbanks kontoregister och får då pengar insatta direkt på sitt bankkonto.

22 22 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND att säkerställa att kontroll görs av att utbetalningar via kontantkort stäms av mot beslut i Treserva. Stadsrevisionen har under år 2016, med hjälp av konsult, granskat nämndens interna kontroll i arbetet med utbetalning av ekonomiskt bistånd. Granskningens syfte har varit att bedöma om den interna kontrollen vid utbetalningar av ekonomiskt bistånd är tillräcklig. Syftet har också varit att följa upp och bedöma om nämnden hade omhändertagit rekommendationerna från år 2013 och 2015 på ett tillfredsställande sätt. Revisionskriterier i granskningen är framför allt kommunallagen 6 kap. 7, 33 37, socialtjänstlagen samt riktlinjer för intern kontroll inom Göteborgs Stad. Granskningen har genomförts genom dokumentstudier, intervjuer med enhetschef och förste socialsekreterare samt stickprovsgranskning av 19 biståndsärenden. Iakttagelser Rutiner Stadsdelsnämnden Askim-Frölunda-Högsbo har rutiner, mallar och checklistor för försörjningsstödsprocessen. Nämnden använder Göteborgs Stads gemensamma ansökningsblankett för skriftlig ansökan av ekonomiskt bistånd. Utöver ansökningsblankett finns skriftliga rutiner som avser arbetsordning vid inkommen ansökan. En ansökan måste inte vara skriftlig, dock gäller samma dokumentationsplikt vid muntlig ansökan som vid skriftlig ansökan. Nämnden har en checklista för muntliga ansökningar. Beslutsunderlag Enligt nämndens rutiner ska de sökande lämna kopior på underlag som styrker de uppgifter som lämnas i samband med ansökan. Det kan exempelvis vara hyresavier, kontoutdrag eller andra fakturor. Utöver underlag som styrker inkomster och utgifter består beslutsunderlaget av en utredning och en normberäkning. Vi har i granskningen genomfört stickprov för att verifiera att ansökningar finns, är ankomststämplade samt underskrivna. Vår stickprovsgranskning visar att ansökan saknas i ett ärende. Vi har också genomfört stickprovsgranskning för att verifiera om underlag som styrker den sökandes inkomster och utgifter, normberäkning samt utredning finns dokumenterade i akten för den sökande. Efter genomförd stickprovskontroll kan vi konstatera att normberäkning finns i 17 av 19 ärenden. I de två ärenden där normberäkning saknas finns dock alla handlingar som stärker den sökandes faktiska inkomster och utgifter.

23 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND 23 I de 17 ärenden där det finns en normberäkning saknas underlag för hyra i ett ärende, för hyra och hemförsäkring i ett ärende samt för hyra, hemförsäkring och elräkning i ett ärende. Även om det i tre av ärendena alltså inte finns underlag som styrker vissa kostnader så finns det i samtliga ärenden underlag som styrker dessa kostnader i tidigare ärenden gällande samma sökande. Det har framgått i granskningen att bedömning görs från fall till fall huruvida nya underlag behöver begäras in för återansökningar. Hyreskostnad är ett exempel på en kostnad som inte förändras från månad till månad, varför underlag inte alltid begärs in löpande. Vår granskning visar att utredning finns i samtliga 19 ärenden som ingår i vårt stickprovsunderlag. I tolv av 19 ärenden är utredningen dock äldre än ett år. Delegation och behörigheter Vi har granskat om det i de 19 utvalda ärendena finns delegerad beslutanderätt samt om beslutet i respektive ärende har fattats av en behörig handläggare. Vår granskning visar att samtliga beslut har fattats på rätt befattningsnivå och att delegerad beslutanderätt finns i samtliga ärenden. I granskningen har också framgått att det i verksamhetssystemet Treserva är möjligt för handläggare utan delegerad beslutanderätt att fatta beslut, samt möjligt för handläggare att fatta beslut i annans namn. Förvaltningen gör månadsvisa kontroller där handläggarnas beslutade delegationsrätt är en av de punkter som granskas. Kontroll och uppföljning Vår granskning visar att förvaltningen genomför olika sorters kontroller i syfte att säkerställa att utbetalningarna av ekonomiskt bistånd är korrekta. För utbetalningar som inte avser kontantkort tas slumpmässigt två ärenden ut per dag. Kontrollen består av att ärendet gås igenom och av att beslut, underlag, utredning finns och stämmer. Kontrollen dokumenteras och signeras. För utbetalningar som avser kontantkort kontrolleras minst en utbetalning per dag, förutsatt att det finns en utbetalning, för att säkerställa att utbetalningen överensstämmer med beslut i Treserva. Enhetschef eller förste socialsekreterare genomför därutöver månadsvisa kontroller. Denna kontroll genomförs utifrån en lista som ekonomiavdelningen tar fram över beslut som är fattade under den gångna månaden. Ekonomiavdelningen markerar på listan fem ärenden varav ett beslut ska vara utbetalt via kontantkort. De fem ärendena granskas utifrån en särskild checklista och resultatet av kontrollen dokumenteras. Det ingår att bland annat kontrollera handläggarens beslutade delegationsrätt, beslut, beslutsnummer, utredning, arbetsplan, och beräkning.

24 24 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND Vi har genomfört stickprovsgranskning för att verifiera om beslutat belopp överensstämmer med utbetalat belopp. Granskningen visar att utbetalt belopp stämmer i 18 av 19 ärenden och att utbetalningen är lägre än beslutat belopp i ett ärende. Skillnaden beror enligt förvaltningen på att utbetalningen enbart avser delar av beslutet. Flera olika sorters kontroller genomförs och dokumenteras alltså. Utifrån våra intervjuer kan vi dock konstatera att resultatet av kontrollerna inte används som underlag i det systematiska kvalitetsarbetet för att ytterligare förbättra arbetet med utbetalningar av ekonomiskt bistånd. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att nämndens interna styrning och kontroll vid utbetalning av ekonomiskt bistånd bör stärkas. Vi bedömer att nämnden till stor del har ändamålsenliga rutiner för arbetet med ekonomiskt bistånd. Vi gör vidare bedömningen att det i några ärenden inte finns tillräckliga beslutsunderlag i form av ansökan, normberäkning och underlag som styrker kostnader i aktuellt ärende. Vi konstaterar att utredningen i tolv ärenden är äldre än ett år. Vår bedömning är att nämnden bör säkerställa att de beslut som fattas, och de utbetalningar som genomförs, baseras på aktuella utredningar. Vår granskning visar vidare att samtliga granskade beslut har fattats av behöriga delegater och att nämnden gör kontroller som kompenserar för bristen i verksamhetssystemet Treserva. Som framgår ovan genomförs flera olika kontroller i försörjningsstödsprocessen. Resultatet av dessa kontroller bör enligt vår bedömning sammanställas och användas som ett underlag i nämndens systematiska kvalitetsarbete. Med anledning av de brister som framkommit i årets granskning lämnar stadsrevisionen följande rekommendationer. Övriga, tidigare lämnade rekommendationer, kvarstår ej. att se till att det finns tillräckliga och aktuella underlag för beslut om ekonomiskt bistånd. att resultatet av kontroller som genomförs i utbetalningsprocessen ska sammanställas och användas i nämndens systematiska kvalitetsarbete. Kontanthantering Utgångspunkter i granskningen Inom stadsdelsnämnden sker det dagligen kontanthantering inom flera verksamheter. Det handlar exempelvis om kioskverksamhet, restauranger med mera. Det finns alltid en risk för oegentligheter i samband med

25 ASKIM- FRÖLUNDA- HÖGSBO STADSDELSNÄMND 25 hanteringen av likvida medel. Det är därför viktigt att nämnden har säkerställt att det finns tydliga rutiner knutna till kontanthanteringen. För kommunal verksamhet är den interna kontrollen inom kontanthanteringen särskilt viktig av två skäl: dels för att säkerställa att de intäkter som tillhör kommunen rätteligen kommer kommunen tillgodo, dels för att inte personalen ska utsättas för onödig riskexponering. Risker för personal kan bestå av rånrisk eller att bli oskyldigt misstänkt. Granskningens syfte har varit att bedöma om nämndens interna styrning och kontroll avseende kontanthantering är tillräcklig. Granskningen har omfattat intervjuer med ekonomichef och ekonomiassistent samt kassaansvariga vid nämndens två största kontantkassor. Vi har även granskat nämndens dokumentation samt tagit vissa stickprov. Revisionskriterier i granskningen är kommunallagen 6 kap. 7 och Göteborgs Stads rutin för redovisning av kontanter och övrig intäktsredovisning. Iakttagelser Nämnden har ingen egen rutin för kontanthantering utan tillämpar Göteborgs Stads rutin för redovisning av kontanter och övrig intäktsredovisning. Vår granskning visar att rutinen inte efterlevs fullt ut: Ingen av de två granskade verksamheterna bifogar kvittounderlag vid redovisning av periodintäkter. En verksamhet kan inte följa rutinen fullt ut. Vid denna verksamhet kan kassamaskinen inte skriva ut det slags kvitton som rutinen förutsätter. I den andra verksamheten signeras kassans dagsavstämning endast av en person. Båda de granskade verksamheterna förvarar sina kontanta medel i kassaskåp, som är låsta med nyckel eller kod. Verksamheterna bifogar inga underlag när de redovisar sina intäkter till ekonomiavdelningen. Ekonomiavdelningen stämmer i stället av verksamheternas veckoavstämningar mot de kontanter som inkommer på nämndens konto. Våra intervjuer på ekonomiavdelningen och vid granskade verksamheter visar att det inte sker några kontroller av om riktlinjerna gällande kontanthantering följs. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att nämndens interna styrning och kontroll avseende kontanthantering bör stärkas.