Hantering av leverantörsfakturor (CUS, CSV, CAS, CUH & CGR) - 1. Effektivare hantering av leverantörsfakturor - 2. Rutin när vi har mottagit en leverantörsfaktura som är felaktig - 3. Rutin när vi har mottagit en leverantörsfaktura som har fel adress och/eller referens. Alla bilagor finner du separata med bolagsanpassning på fronter.
Innehåll 1. Effektivare hantering av leverantörsfakturor... 3 Bilaga: Inköpsblankett... 5 2. Rutin när vi har mottagit en leverantörsfaktura som är felaktig... 6 Bilaga: Bestridande av felaktig faktura... 7 3. Rutin när vi har mottagit en leverantörsfaktura som har fel adress och/eller referens.... 8 Bilaga: Felaktig adress och/eller referens på leverantörsfaktura... 9 2
1. Effektivare hantering av leverantörsfakturor Förutom att alla typer av inköp planeras noga och prismedvetet kännetecknas en bra inköpsrutin bl.a av att 1) Inköp görs av behörig personal 2) Inköpsordern skall innehålla uppgifter så att inköpet blir korrekt och att leverantörsfakturan behandlas riktigt, snabbt och effektivt. Det är viktigt att få leverantörsfakturorna till rätt bolag och därefter till rätt person på det bolaget, d.v.s först direkt till rätt beställare för godkännande och därefter till rätt attestant. För att minimera administrationen är målsättningen att fakturan redan vid ankomstregistreringen bokförs på rätt avdelning/kostnadsställe (samt i vissa fall även projekt) utan tidsödande undersökningar. Därför måste vi vid alla beställningar ange till leverantören att fakturan alltid måste innehålla följande uppgifter för att kunna behandlas riktigt och därmed bli korrekt betald: Avdelning/kostnadsställe. (Betecknas alltid med fyra siffror). - Om fakturan avser beställningar från fler än en (1) avdelning bör det tydligt framgå på fakturan vilka avdelningar som avses samt även vilken del som ska tillföras respektive avdelning. Det kan ibland vara enklare att göra separata beställningar om beställningen omfattar olika avdelningar. Projekt. (Gäller för hyror och kostnader som är kopplade till hyrda lokaler, d.v.s. i de fall där berörd avdelning/kostnadsställe är 9042. Projektnummer betecknas alltid med fyra siffror) Beställningsansvarig. - Den som har gjort beställningen och därmed också är ansvarig för fakturan. Den beställningsansvarige den som lämpligen gör eventuella rättelser på fakturan vid felaktig eller saknad information. Leveransadress. - måste naturligtvis alltid anges för att inköpet skall levereras till rätt ställe. Rätt bolagsnamn. - För att utan problem kunna göra rätt momsavdrag hos skattemyndigheten är det viktigt att leverantören anger rätt och fullständigt bolagsnamn på fakturan. Om fakturan adresseras till fel bolag ansvarar i första hand beställaren för att kontakta leverantören med begäran om att fakturan krediteras och att en ny faktura istället skickas till rätt bolag. Rätt fakturaadress. - Rätt fakturaadress måste anges dels för att slippa onödigt arbete med omdirigering av fakturan och dels för att leverantör ska få betalt i tid. 3
När beställningar sker via webben finns det i princip alltid möjlighet att på något sätt ange Avdelning (XXXX) samt eventuellt projekt (xxxx), ibland kanske i samma fält (Avd. XXXX / xxxx), vilket fungerar lika bra. I de fall beställningar skickas per post, via mail eller kanske framför allt sker via kreditinköp över disk har en enkel beställningssedel tagits fram enligt figur Inköpsblankett. I de fall beställningen/inköpet praktiskt utförs av annan än den beställningsansvarige skall den beställningsansvarige godkänna inköpet med namnteckning eller signatur på inköpsblanketten (ett mail från den beställningsansvarige gäller därvidlag som godkännande av inköpet till den som praktiskt utför beställningen/inköpet). Beställningsansvarig bör på lämpligt sätt (fysiskt eller digitalt) spara ett exemplar av beställningen för att jämföra med fakturan när den skall godkännas. 4
Bilaga: Inköpsblankett 5
2. Rutin när vi har mottagit en leverantörsfaktura som är felaktig I Briljant: Alla leverantörsfakturor ankomstregistreras enligt normal rutin då den leverantörsreskontraansvarige i normalfallet inte kan veta om fakturan är felaktig eller ej. Dock får en felaktig faktura ej godkännas eller attesteras, utan beställaren skall snarast kontakta leverantören och be om rättelse samt i Briljants attestrutin vidarebefordra fakturan till RETUR (d.v.s. till den leverantörsreskontra ansvarige) med en anmärkning om vilka åtgärder som har vidtagits eller skall vidtas. Competens utgångspunkt är att en felaktig faktura alltid skall krediteras. Om endast en del av fakturan är felaktig är det att föredra att fakturan krediteras helt och ersätts av ny istället för delkreditering. Om vi misslyckas med att få en rättelse och leverantören hävdar att fakturan är riktig måste vi göra ett skriftligt bestridande. Ett exempel på hur bestridandet bör se ut finns i bilaga 2: Bestridande av felaktig faktura. 6
Bilaga: Bestridande av felaktig faktura Bolagets namn AB Att: nnnnnnnnn Postadress 111 11 Ort Bestridande Härmed bestrider Competens Utbildning Sverige AB, Org.nr 556503-9871 hela (alt. del av) faktura/fakturorna. från Bolaget AB. Grund för bestridande Vi emotser därför kreditering... Med vänlig hälsning Competens Utbildning Sverige AB Namn. 7
3. Rutin när vi har mottagit en leverantörsfaktura som har fel adress och/eller referens. På alla leverantörsfakturor till Competens måste gällande avdelningsnummer (och samt vid avd. 9042 även ett projektnummer) anges som referens. Om så ej är fallet skall ansvarig beställare för Competens informera leverantören om det avdelningsnummer (och ev. projekt) som skall anges. Om fakturaadressen är felaktig måste även det påpekas för leverantören så att fakturaadressen korrigeras till den korrekta. Den korrekta fakturaadressen är: Bolaget AB Box 7023 121 07 Stockholm- Globen. Eventuella fakturor som trots detta kommer direkt till andra Competens-adresser skall omedelbart skickas till den leverantörsfakturaansvarige (Christian Eismar, christian.eismar@competens.se, i Stockholm-Globen, tel 08-120 66 219) för skanning och registrering i Briljant. Samtidigt måste leverantören enligt föregående stycke informeras om rätt adress. Det är med hjälp av korrekt referens (avdelningsnummer och ev. projekt) som fakturan hittar till rätt personer för attest i Briljant. Vid felaktiga adresser samt felaktiga eller uteblivna referenser skall leverantören kontaktas via telefon samt helst även via brev med information om vår fakturadress och referens. Använd brevet som är bifogat till denna instruktion (och som även finns på fronter) för fakturor som är feladresserade och/eller innehåller fel referens. 8
Bilaga: Felaktig adress och/eller referens på leverantörsfaktura Bolagets namn AB Att: nnnnnnnnnn Postadress 111 11 Ort Felaktig adress och/eller referens på faktura till Competens Bolag AB För att Competens Bolag AB, Org.nr xxxxxx-xxxx, skall kunna behandla sina leverantörsfakturor på rätt sätt och därmed kunna betala dessa till rätt belopp och i tid krävs att adress samt referens är riktigt angivna. Tyvärr har så ej varit fallet på er faktura nr.. Att nämnda uppgifter saknas beror förmodligen på bristande information från oss tidigare och vi ber i så fall om ursäkt för om vi förorsakar onödigt besvär. Hur som helst ber vi er vänligen att fortsättningsvis notera följande beträffande fakturaadress resp. referensfält. Fakturaadress Competens Bolag AB Att: Leverantörsreskontran Box 7023 121 07 Stockholm-Globen Referensfält I referensfältet skall för våra fortsatta fakturor alltid anges en Avdelning (på fyra siffror) ***samt ett Projekt (på fyra siffror) *** Till företag där vi använder oss av projekt. Med vänlig hälsning Competens Bolag AB Namn 9