Upphandling av märkesauktoriserad underhållsservice och reparationer

1 (10) Datum 04.00 2015-05-04 Diarienr (åberopas) A.216.917/2014 Polismyndigheten Ekonomiavdelningen Inköpsenheten Handläggare Linda Johansson E-post linda-m.johansson@polisen.se Upphandling av märkesauktoriserad underhållsservice och reparationer av polisens bilar (8 bilagor) 1 FÖRUTSÄTTNINGAR 1.1 Allmänt om offentlig upphandling Polismyndigheten är vid köp av varor och tjänster bunden att följa Lagen om offentlig upphandling, vilken innehåller regler om hur inköp ska gå till när den offentliga sektorn handlar av privata företag. Det innebär således att Polismyndigheten inte kan genomföra sina upphandlingar på valfritt sätt och därför är det skillnad på att göra affärer med en myndighet och att göra affärer inom den privata sektorn. Detta förfrågningsunderlag (inklusive bilagor) innehåller ett antal skall-krav. Dessa krav måste ovillkorligen uppfyllas för att ett anbud ska kunna antas. Anbudsgivaren får inte reservera sig mot ett krav eller ange information i anbudet som strider mot ett krav. Om anbudsgivaren inte uppfyller alla skallkrav är det grund för Polismyndigheten utesluta anbudsgivaren vilket leder till att den anbusgivaren inte kommer kunna tilldelas kontrakt. Har anbudsgivaren frågor om upphandlingen är det viktigt att ställa dessa frågor i rätt tid, d.v.s. innan tiden för frågor och svar har löpt ut. Sista dagen att ställa frågor är den 10 juni (vilket också framgår av punkt 2.5). Postadress Polismyndigheten Box 12256 102 26 Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon 114 14 Webbplats polisen.se E-post registrator.kansli@polisen.se

2 1.2 Om Polismyndigheten Polismyndigheten ( Polisen ) bildades den 1 januari 2015 genom en ombildning av Rikspolisstyrelsen, de 21 länspolismyndigheterna och Statens kriminaltekniska laboratorium. Polisen är verksam i hela landet och har drygt 28 500 medarbetare varav drygt 20.000 är poliser och 8500 är civilanställda. Polismyndigheten är indelad i sju polisregioner vilka i sin tur är indelade i polisområden och lokalpolisområden. 1.3 Syfte Syftet med upphandlingen är att, utifrån Polisens behov avseende service och reparationer av polisbilar, teckna ramavtal som täcker behovet i hela landet med en viss närhet till verkstäderna. 1.4 Omfattning Upphandlingen omfattar underhållsservice och reparationer av polisbilar av märkena Volvo, Volkswagen och Mercedes. Ovan nämnda fabrikat utgörs företrädesvis av bilmodellerna; Volvo V70 och XC70 Volkswagen Golf, Passat, Touareg, Amarok, Caravelle, Multivan och Transporter samt Mercedes C-, E-klass, Vito, Viano och Sprinter. Andra modellvarianter kan förekomma i mindre omfattning. Både civila och polismålade, utryckningsregistrerade, helt civila bilar för spaningsverksamhet samt transportbilar för särskild polistaktik (SPT) med utökat skalskydd omfattas av avtalet. 1.4.1 Numerär av bilar Inom Polisen finns ca 2500 bilar av fabrikat Volvo, 1100 bilar av fabrikat Volkswagen samt 400 bilar av fabrikat Mercedes fördelade över landet ungefär proportionerligt med befolkningsmängden. Vad gäller Volkswagen uppskattas fördelningen vara 40 % personbilar och 60 % transportbilar. Vad gäller Mercedes uppskattas fördelningen vara 20 % personbilar och 80 % transportbilar. 1.5 Avgränsning i upphandlingen 1.5.1 Fabrikat Denna upphandling omfattar bilar av fabrikaten Volvo, Volkswagen och Mercedes. Andra hos polisen förekommande fabrikat omfattas således inte av denna upphandling.

3 1.5.2 Försäkringsskador Upphandlingen omfattar inte skador som regleras av polisens fordonsförsäkring såsom glas-, plåt- och lackreparationer samt reparationer som uppstått genom trafikolycka eller annan försäkringsklassad skada (såsom tex motorskada). 1.5.3 Larmanordning och styrsystem Upphandlingen omfattar inte felsökning och reparationer på polisunika system, larmanordningar, radioinstallationer eller motsvarande. 1.5.4 Bilar som omfattas av serviceavtal Bilar med operativt leasingavtal där underhållsservice och reparationer ingår omfattas inte av detta ramavtal. Bilar som omfattas av ett serviceavtal omfattas inte av denna upphandling. 1.6 Avtalsområden Upphandlingen är indelad i 129 avtalsområden, vilka utgår från de tre fabrikaten som upphandlas och delas vidare in i geografiska områden. Exempelvis utgör service och reparation av Volvo i mellersta Skåne ett avtalsområde. Avtalsområdena redovisas i en matris i bilaga 1 Kravspecifikation punkt 4.2. Anbudsgivare kan lämna anbud på valfritt antal avtalsområden (d.v.s. ett eller flera) men varje område kommer att utvärderas var för sig. 1.7 Avtalstid Avtalstiden är två (2) år räknat från undertecknandet av avtalet med möjlighet till förlängning med upp till 12 månader i taget, dock maximalt två (2) år. 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 Upphandlande myndighet Polismyndigheten är upphandlande myndighet. 2.2 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande i enlighet med 4 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Vid en sådan upphandling antas anbud utan föregående förhandling. Det är därför av yttersta vikt att samtliga efterfrågade uppgifter enligt detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor finns i lämnat anbud. I annat fall kan leverantören komma att uteslutas.

4 2.3 Annonsering Annonsering sker i databasen www.mercell.se samt i Europeiska unionens officiella tidning (EUT). 2.4 Förfrågningsunderlag Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar/. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. 2.5 Frågor och svar Kontaktperson under anbudstiden är: Linda Johansson Ansvarig upphandlare linda-m.johansson@polisen.se Eventuella frågor i upphandlingen ställs till ansvarig upphandlare på e- postadress ovan. Frågor upprättas på svenska och skickas till ansvarig upphandlare senast den 10 juni 2015. Frågor som inkommer efter den 10 juni kommer inte att besvaras. Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med 17 juni 2015. Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra en del av förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 2.6 Anbudets form och struktur Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska. Anbudsgivaren skall fylla i och till anbudet bifoga följande: - Bilaga 2, Verkstadsrepresentation. Bilagan är en Excel-fil där leverantören i kolumn B fyller i hur många verkstäder denne har inklusive eventuella underleverantörers verkstäder. - Bilaga 3, 4 och/eller 5. Leverantören fyller i och bifogar anbudet prisunderlag för det/de märken som anbudet avser. Lämnar anbudsgivaren anbud på fler avtalsområden ska en prislista per avtalsområde bifogas anbudet. - Bilaga 7, formulär för anbudsgivare. - Bilaga 8, formulär för underleverantör (ett formulär per underleverantör)

5 Anbudsgivaren ombedes även att bifoga en kopia av ovanstående bilagor i elektronisk form på ett USB-minne. Vid eventuell diskrepans mellan elektroniskt och skriftligt underlag gäller det skriftliga anbudet i pappersform. Anser anbudsgivaren att någon av den information som finns i anbudet är hemlig placeras sådan information sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, se även punkt 2.11. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text: ANBUD service och reparation av Polisens fordon. 2.7 Anbudets avlämnande Anbud skall ha inkommit till Polisen senast den 24 juni 2015. Anbud som lämnas till Polisen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Polisen med post adresseras till: Polismyndigheten Att: Registrator kansli Box 12256 102 26 Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas eller e-post kommer inte att beaktas. 2.8 Anbudets giltighet Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 31 december 2015 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Polisen. 2.9 Anbudskostnader Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 2.10 Kontrakt Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer;

6 b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur. 2.11 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Polisen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Polisen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Polisen. Polisens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Polisens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE/UNDERLEVERANTÖR De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 3.1 Företagsuppgifter Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i bilagda Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. 3.1.1 Underleverantör Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av ramavtalet. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör fylls ett formulär för underleverantör i per underleverantör. 3.2 Uteslutningsgrunder Polisen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer skall skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 3.3 Socialförsäkringsavgifter och skatter Anbudsgivare och underleverantörer skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet.

7 Polisen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Polisen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.4 Registrering Anbudsgivare och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Polisen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantörer skall styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet skall de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.5 Auktorisation Anbudsgivaren och/eller underleverantör som anbudsgivaren anlitar skall vara en av biltillverkaren auktoriserad verkstad. Polisen kommer att kontrollera att kravet är uppfyllt genom att inhämta uppgifter från biltillverkaren.

8 4 KRAV PÅ FÖREMÅLET De krav som ställs på föremålet för upphandlingen samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår av bilagd Kravspecifikation, bilaga 1. 5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 5.1 Priser Anbudsgivaren anger sina priser i det prisunderlag bilaga 3,4, och/eller 5. Anbudsgivaren skall: - Ange bruttopris enligt anbusgivarens á-prislista för respektive tjänst som efterfrågas. - Ange eventuell procentuell rabatt. Väljer anbudsgivaren att inte lämna någon rabatt anges 0 %. - Ange priser i SEK exklusive mervärdesskatt. Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 5.2 Avtalsunderlag I bilagt Avtalsunderlag anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilagt Avtalsunderlag. 6 ANBUDSPRÖVNING 6.1 Grund för tilldelning av kontrakt Polisen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden ekonomiskt mest fördelaktiga som grund för tilldelning av kontrakt. 6.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen I denna fas kontrolleras inkomna anbud enligt två steg nedan: 1. Kontroll om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda i enlighet med punkt 2 i detta förfrågningsunderlag administrativa bestämmelser 2. Kontroll av anbudsgivarens lämplighet i enlighet med punkt 3 krav på anbudsgivare.

9 Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 6.3 Utvärderingsfasen Utvärdering av de anbud som kvalificerats sker enligt tre steg nedan: 1. Kontroll av att kraven på föremålet för upphandlingen uppfylls (kravspecifikation) 2. Kontroll att de kommersiella kraven uppfylls i enlighet med punkt 5 Kommersiella krav. 3. Prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet sker enligt 6.3.1. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. 6.3.1 Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet per avtalsområde fastställs genom en så kallad mervärdesmodell. Mervärdesmodellen utgörs av en anbudssumma, ett prisavdrag för mervärden samt ett utvärderingspris. Anbudssumma prisavdrag för mervärden = UTVÄRDERINGSPRIS 6.3.1.1 Anbudssumma Anbudsgivarens offererade priser per angiven tjänst multipliceras med en utvärderingsfaktor (se kolumn G i respektive prisunderlag), d.v.s. hur många som kommer att utvärderas. Summan av dessa poster adderas och bildar ett totalpris vilket blir anbudsgivarens anbudssumma. 6.3.1.2 Verkstadspoäng/prisavdrag Mervärdet består av antalet verkstäder samt verkstädernas geografiska placering vilket benämns verkstadspoäng. Verkstadspoängen räknas fram genom att multiplicera antalet verkstäder med antalet kommuner där verkstäderna finns multiplicerat med antalet närvaropoäng. Anbudsgivaren får 0 närvaropoäng för de kommuner där det inte finns någon polisstation, 1 närvaropoäng för de kommuner där det finns minst en polisstation samt 2 närvaropoäng för de kommuner som har en polisbasstation, d.v.s. en station med många bilar. Siffran bakom kommunen i bilaga 2, verkstadsrepresentation anger hur många närvaropoäng man kan få för den kommunen. Exemplet nedan avser det geografiska avtalsområdet Kronoberg.

10 Avtalsområde Kronoberg Alvesta Lessebo 2 Ljungby 1 2 Markaryd 1 Tingsryd Uppvidinge Växjö 2 2 Antal verkstäder: Summa Antal kommuner: Närvaropoäng: Älmhult 1 6 3 3 I exemplet har leverantören 6 verkstäder totalt, fördelat på 3 kommuner. Då det inte delas ut några närvaropoäng för Lessebo, 1 närvaropoäng för Ljungby och 2 närvaropoäng för Växjö får leverantören 3 närvaropoäng. Verkstadspoängen räknas således ut genom att ta 6*3*3=54. Vid utvärderingen räknas verkstadspoängen om till ett prisavdrag vilket sker genom att multiplicera den erhållna poängen med 2000. Summan utgör det mervärdesavdrag som subtraheras från anbudssumman. I exemplet skulle således anbudsgivaren få ett prisavdrag på 108 000 kronor (2000*54). 6.1.3.3 Utvärderingspris Utvärderingspriset fastställs genom att subtrahera prisavdraget för verkstadspoängen från anbudssumman. Det anbudet som efter utvärdering har den lägsta utvärderingssumman per avtalsområde anses vara det ekonomiskt mest fördelaktiga och kommer att antas. Bilagor 1. Kravspecifikation 2. Verkstadsrepresentation 3. Prisunderlag Volvo 4. Prisunderlag VW 5. Prisunderlag Mercedes 6. Avtalsutkast 7. Formulär för anbudsgivare 8. Formulär för underleverantör