Lund 25 januari 2016 Årsstatistik för år 2015 BOOK-IT 7.1 och 8.0 Detta är en steg för steg-handledning för att underlätta arbetet med att bearbeta årsstatistiken i BOOK-IT. Anvisningarna ska ses som ett förslag på hur ni ur BOOK-IT får ut svar till KB:s enkät. Observera: Dessa anvisningar gäller BTJ MARC1 som lagringsformat. Separat anvisning kommer för MARC21 som lagringsformat. I årsstatistiken används objektkodsgrupper. I fönstret Grunddata Statistik Objektkodsgrupper måste inställningarna kontrolleras innan årsstatistiken genereras eftersom grunduppsättningen i BOOK-IT inte överensstämmer med uppdelning av medietyper i KB:s frågeformulär. Ett hjälpavsnitt om grunddatafönstret Objektkodsgrupper finns på sid 2. Genom att skapa enhetsgrupper förenklas redovisningen för kontoorganisationer som innehåller mer än en statistikenhet, exempelvis där flera kommuner ingår i en och samma kontoorganisation alternativt där skolbibliotek som inte är integrerade med folkbiblioteket ingår. Eventuella enhetsgrupper måste skapas innan generering av årsstatistiken. Ett hjälpavsnitt om grunddatafönstret Enhetsgrupper finns på sid 2. Viktigt att tänka på innan ni ger er i kast med uppgiften är att kontrollera att systemparametern STAT_URL är korrekt. Den skall inledas med serverns namn, ex: http://<hostname>/pls/bookit/ (eller../bookitx/ om ni kör i multiserver), där <hostname> ersätts med webb-serverns namn (och x ersätts med siffran i ert schema). Observera att parametern avslutas med ett snedstreck / Genereringen av årsstatistiken bör göras i början av året, eftersom gallrade exemplar försvinner retroaktivt ur beståndsstatistiken. Utlånsstatistiken påverkas däremot inte av gallringar. Om ni redan har följt tidigare anvisningar och rättat upp objektkodsgrupperna samt, vid behov, sett över enhetsgrupperna kan ni hoppa över sid 2-3 i denna anvisning och fortsätta till sid 4 för att få hjälp med BOOK-IT-specifika frågor i enkäten för år 2015. Lycka till med arbetet. Vänliga hälsningar, Axiell Sverige BOOK-IT 1
Objektkodsgrupper (Denna anvisning gäller inte bibliotek med MARC21 som lagringsformat.) Innan du genererar årsstatistiken behövs en översyn av grupperingen av objektkoder. Detta görs i fönstret fönstret Grunddata Statistik Objektkodsgrupper. Här kan du fritt döpa om grupperna och ändra grupperingarna så att de stämmer överens med det som efterfrågas. (Läs mer om Objektkodsgrupper i BOOK-IT hjälpen.) Gruppera förslagsvis enligt följande (observera att till exempel K* betyder alla objektkoder som börjar på K): Objektkodsgrupper Objektkoder Bild K*, E, F Böcker, tidningar och tidskrifter A, AB E-böcker, E-musik L, LR Film, TV, Radio G* Interaktiva medier IM, IN, IO, LC, LO Ljudböcker I* (inte IA, IB, IC,IO, LC, LO, IX, IZ) Manuskript B, C, D, Mikrografiska dokument H Musik J* Talböcker IA, IB, IC IX, IZ Övrigt Övriga objektkoder Enhetsgrupper Om din kontoorganisation innefattar bibliotek i olika kommuner eller med olika huvudmän kan du förenkla arbetet med årsstatistiken i BOOK-IT genom att gruppera enheter i grunddatafönstret Enhetsgrupper. Enhetsgrupperna kan användas bl.a. vid statistikuttag i fönstren Statistik och Årsstatistik. Enhetsgruppering ska vara gjord innan du genererar årsstatistiken. För att kunna ta ut statistik för en enhetsgrupp måste du vara inloggad på aktuell enhetsgrupp. Gå till Arkiv Byt cirkulationsställe. Årsstatistiken kan dock genereras utan att du är inloggad på de olika enhetsgrupperna. (Läs mer om enhetsgrupper i BOOK-IT-hjälpen.) 2
Generering av årsstatistiken Utan särredovisning Välj: Administration Årsstatistik Generera (Välj Enhetsgrupp, generera en i taget) Ange år: 2015. Radioknappen Utan särredovisning är markerad, detta innebär att du får hela kontoorganisationens - alternativt respektive enhetsgrupps - samlade siffror. Utför genereringen av Årsstatistiken. Ett e-postmeddelande om att genereringen är färdig skickas till den e-postadress som är angiven för inloggad användare. Nu kan du välja menyalternativet Administration Årsstatistik Visa. Om du har genererat årsstatistik för enhetsgrupp väljer du aktuell/aktuella enhetsgrupp(er) en i taget. Klicka på Kalkylark, spara som ett Exceldokument (döp det till namn.xls eller namn.xlsx) på lämplig plats på din egen dator eller på nätverket. Med särredovisning Använd denna om du vill redovisa årsstatistiken separat för en eller flera enheter i kontoorganisationen. Välj: Administration Årsstatistik Generera Ange år: 2015, markera radioknappen Med särredovisning. Utför genereringen av Årsstatistiken. Ett e-postmeddelande om att genereringen är färdig skickas till den e-postadress som är angiven för inloggad användare. Därefter väljer du menyalternativet Administration Årsstatistik Visa. Klicka på Kalkylark, spara som ett Exceldokument (döp det till namn.xls eller namn.xlsx) på lämplig plats på din egen dator eller på nätverket. 3
Förslag på tillvägagångssätt för statistikredovisning Årsstatistik för år 2015 Observera att här nedan finns tips endast för frågor som kan besvaras med uppgifter från BOOK-IT. 9. Intäkt av försenings- och reservationsavgifter. Skapa en statistikprofil för Betalningsstatistik enligt nedan: Gå till Administration Statistik och kör aktuell profil för 20150101 20151231. Markera raderna för försenings- och reservationsavgifter i resultatet. 10. Bestånd nyförvärv För kolumnen Fysiskt bestånd: se Årsstatistikprofil Exemplar Objektkodsgrupp KB BOOK-IT Statistikprofil Böcker med skriven text Böcker, tidningar och tidskrifter (- 1) - Antal kursböcker Värdet är okänt (- 2) Ljudböcker Ljudböcker Talböcker, Daisy Talböcker Tidskrifter, periodika Sök i Expertsök eller i Periodika-modulen (- 3) Tidningar Sök i Expertsök eller i Periodika-modulen (- 4) Musik Musik Film, TV, Radio Film, TV, Radio Mikrografiska dokument Mikrografiska dokument Bild, grafiska och kartor. Bild Manuskript Manuskript Interaktiva medier Interaktiva medier Övriga medietyper Övrigt 4
1. Böcker, tidningar och tidskrifter: Summan minus summorna för Tidskrifter och Tidningar, som du kan ta ut enligt förslaget här nedan. Tidskrifter - Mängd exemplar i/pu INTE ä*/hy INTE veckotidning org.kod /av Tidningar - Mängd exemplar: (ä*/hy ELLER veckotidning) org.kod /av OBS! Tidskrifter, periodika samt Tidningar: Ange ägande enhet, om sökningen görs för en enhet. 2. (Under förutsättning att det inte finns utpekad cirk.kategori eller placering för kursböcker.) 3. Tidskrifter, periodika (löpande titlar): Sök i Expertsök på: i/pu INTE ä*/hy INTE veckotidning 2015/dt org.kod /av Alternativt i Periodikamodulen: INTE ä*/hy INTE veckotidning org.kod /av + Ankomstintervall 20150101 20151231 4. Tidningar, dagstidningar (löpande titlar): Sök i Expertsök på (ä*/hy ELLER veckotidning) 2015/dt org.kod /av alternativt: (ä*/hy ELLER veckotidning) (2015/dt ELLER löpande/dt) org.kod /av Alternativt i Periodikamodulen: (ä*/hy ELLER veckotidning) + org.kod /av + Ankomstintervall 20150101 20151231 (Observera att detta är ett förslag för att få en ungefärlig uppdelning mellan periodika och tidningar. Det finns inget exakt sätt att skilja så länge ni inte har egna cirkulationskategorier för de två olika typerna.) För kolumnen varav fysiskt nyförvärv: se Årsstatistikprofil Nya ex Objektkodsgrupp Upprepa enligt ovan (för Tidskrifter och Tidningar anges antal nya för år 2015 löpande titlar av respektive typ). Sök enligt förslag ovan, men lägg till INTE 2014/dt För kolumnen Bestånd av elektroniska titlar: Sök enligt anvisningarna nedan i Expertsök (gäller för BURK-poster) Böcker med skriven text LR/ob INTE mus/sp INTE i/pu <org.kod>/fav Antal kursböcker Informationen går inte att få ur BOOK-IT 1 Ljudböcker LR/ob eljudbok <org.kod>/fav Tidskrifter, periodika LR/ob i/pu INTE ä*/hy <org.kod>/fav Tidningar LR/ob ä*/hy <org.kod>/fav Musik LR/ob mus/sp <org.kod>/fav Interaktiva medier (IM/ob ELLER IN/ob ELLER IO/ob ELLER LC/ob ELLER LO/ob) <org.kod>/fav 5
Fråga 11. Specialfrågor Bestånd av tryckta böcker för barn och unga: Se Årsstatistikprofil Exemplar Åldersklass Fack/Skön Objektkodsgrupp Summera Barnmedia, Facklitteratur Böcker + Barnmedia, Skönlitteratur Böcker Antal nyförvärv av tryckta böcker etc för barn och unga: Se Årsstatistikprofil Nya ex Åldersklass Fack/Skön Objektkodsgrupp Summera Barnmedia, Facklitteratur Böcker + Barnmedia, Skönlitteratur Böcker Antal utlån av tryckta böcker etc för barn och unga: Se Årsstatistikprofil Lån inkl. oms Åldersklass Fack/Skön Objektkodsgrupp Bestånd av skönlitteratur, tryckta böcker. SAB-signum H: Se Årsstatistikprofil Exemplar Åldersklass Fack/Skön Objektkodsgrupp Summera Barnmedia Skönlitteratur Böcker och Vuxenmedia Skönlitteratur Böcker Antal referensexemplar: Se Årsstatistikprofil Exemplar Cirk.kat. Välj Ej hemlån, Referens eller dyl. Bestånd av medier för personer med läsnedsättning: Se KB:s anvisningar i formuläret. Det finns inget enhetligt sätt att få ut rätt bestånd i BOOK-IT. Förslag: Se fråga10: Talböcker I Mängd exemplar: Sök på ab/ob (gäller punktskrift) Sök på Stor stil eller (lättläst inte j/bn) eller äppelhylla etc Utlån av medier för personer med läsnedsättning: Se KB:s anvisningar i formuläret. Det är svårt att få ut rätt utlån i BOOK-IT. Se Årsstatistikprofil Lån inkl. oms. Låntagarkategori (för t.ex. Talbokslåntagare) alternativt Se under rubrik Lån inkl. oms. Objektkodsgrupp = Talböcker 6
Fråga 12. Hur många titlar av medier på olika språk Titlar För att få fram beståndet av titlar på olika språk ska du skapa en statistikprofil för detta, under förutsättning att du tar ut statistik för hela konto-organisationen. Se nästa sida för anvisningar om hur du får ut informationen per enhet. Längst ner på denna sida finns anvisningar för att få fram antal elektroniska titlar. Gå till Grunddata Statistik Statistikprofiler Skapa en Exemplarstatistikprofil. Välj variabeln Språk och Objektkodsgrupp i Grupperbara fält Välj variabeln Titlar i Visningsbara fält. Klicka OK och sedan Spara. Kör profilen i fönstret Administration Statistik för hela kontoorganisationen/enhetsgruppen för dagens datum. Spara som kalkylark. Summera totalt, samt raderna för Svenska, Finska, Tornedalsfinska, Jiddish, Romani, Nordsamiska, Sydsamiska, Lulesamiska och Samiska. Antal titlar på fysiska medier. Antal titlar på svenska språket: Summera alla rader för Svenska. Antal titlar på fysiska medier. Antal titlar på nationella minoritetsspråk: Summera alla rader för Finska, Tornedalsfinska, Jiddish, Romani, Nordsamiska, Sydsamiska, Lulesamiska och Samiska. Antal titlar på fysiska medier. Antal titlar på utländska språk: Summera alla rader förutom språken ovan och musikalier. Antal titlar på fysiska medier. Totalt antal titlar. Summera siffrorna. Elektroniska titlar Gör följande sökningar i Expertsök: Antal elektroniska titlar. Antal titlar på svenska språket: <kontoorganisationskod>/fav lr/ob swe/sp Antal elektroniska titlar. Antal titlar på nationella minoritetsspråk: <kontoorganisationskod>/fav lr/ob, kombinera med filterinställning för Finska, Tornedalsfinska, Jiddish, Romani, Nordsamiska, Sydsamiska, Lulesamiska och Samiska. Antal elektroniska titlar. Totalt antal titlar. <kontoorganisationskod>/fav lr/ob Antal elektroniska titlar. Antal titlar på utländska språk Dra ifrån resultaten för svenska samt för nationella minoritetsspråk från totalen. 7
Om redovisning ska göras för valda enheter ska du istället söka på respektive enhets bestånd i Expertsök: <enhetskod>/av <enhetskod>/av LR/ob <enhetskod>/av swe/sp. <enhetskod>/av swe/sp. LR/ob <enhetskod>/av + Filterinställning för språk: markera Finska, Tornedalsfinska, Jiddish, Romani, Nordsamiska, sydsamiska, Lulesamiska och Samiska. <enhetskod>/av + LR/ob Filterinställning för språk: markera Finska, Tornedalsfinska, Jiddish, Romani, Nordsamiska, sydsamiska, Lulesamiska och Samiska. Notera sökresultaten för varje enhet. 8
Fråga 14. Frågor om utlån, omlån och användning För att få fram lån, utan omlån, ska du skapa en statistikprofil för att kunna särredovisa omlånen. Gå till Grunddata Statistik Statistikprofiler Skapa en Exemplarstatistikprofil. Välj variabeln Objektkodsgrupp och Cirk.kat. i Grupperbara fält Välj variablerna Lån inkl. oms. samt Omsättningar i Visningsbara fält. Klicka OK och sedan Spara. Kör profilen i fönstret Administration Statistik för kontoorganisationen/enhetsgrupp för 20150101 20151231. Spara som kalkylark. Räkna ihop lånen för respektive objektkodsgrupp, men dra ifrån siffrorna för cirk.kategori som gäller tidskrifter samt fjärrlån (se också anvisningarna i Fråga 10). Räkna ihop motsvarande omsättningar och subtrahera från Lån inkl. oms. 9
Fråga 16. Hur många fjärrlån gjordes (ej omlån) Fjärrutlån För att få fram fjärrutlån, utan omlån, ska du skapa en statistikprofil för att kunna särredovisa fjärrutlånen utan omlånen. För att kunna skilja på svenska och utländska bibliotek krävs att ni har en låntagarkategori för svenska och en för utländska bibliotek. Gå till Grunddata Statistik Statistikprofiler Skapa en Exemplarstatistikprofil. Välj variabeln Låntagarkategori i Grupperbara fält Välj variablerna Lån inkl. oms. samt Omsättningar i Visningsbara fält. Klicka OK och sedan Spara. Kör profilen i fönstret Administration Statistik för kontoorganisationen/enhetsgrupp för 20150101 20151231. Spara som kalkylark. Antal fjärr(ut)lån inom Sverige Se låntagarkategori Bibliotek inom Sverige Antal fjärr(ut)lån utanför Sverige Se låntagarkategori Bibliotek utanför Sverige Fjärrinlån För att få fram fjärrinlån, utan omlån, gör du såhär: Välj Fjärrlån Statistik Ange datum 20150101-20151231 Välj Bibliotekstyp: Alla (alternativt Leverantör Alla, om ni inte lagt in värden i grunddatafönstret Allmänt Bibliotekstyp för Svenska resp. Utländska bibliotek. (Klicka på Kalkylark om variabeln Leverantör har använts.) Summera kolumnerna Ank. vanlig, Ank. ej hem samt Ank. kopior för Svenska resp. utländska bibliotek. Fråga 17. Användningen av den elektroniska delen av samlingen Endast bibliotek som har ehub kan få ut information om e-bokslån i BOOK-IT (Har ni i så fall haft ehub hela 2015?) Antal nedladdningar Se Årsstatistikprofil Lån inkl oms. Cirk. Kat. Se E-media. 10
Fråga 19. Aktiva låntagare Antal aktiva låntagare uppdelat på kvinnor/män och institutioner Gå till Grunddata Statistik Statistikprofiler Skapa en statistikprofil för Aktiva låntagare. Välj variabeln Kön och Åldersgrupp (om er åldersgruppsindelning är < 18, annars välj Ålder) i Grupperbara fält Välj variabeln Aktiva låntagare i Visningsbara fält. Klicka OK och sedan Spara. Kör profilen i fönstret Administration Statistik för kontoorganisationen/enhetsgrupp för 20150101 20151231. Spara som kalkylark. Summera Kvinnor, Män och Odefinierade. Summera Ålder / Åldersgrupp <18. 11