Regeringsuppdrag Rapport Införandet av elektroniska inköp i staten Delrapport ESV 2008:14
ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Publikationen kan laddas ner som tillgänglig PDF och beställas från www.esv.se. Word-formatet kan tillhandahållas via Publikationsservice. För statligt anställda är ESV:s publikationer kostnadsfria, övriga debiteras. Datum: 2008-05-15 Dnr: 12-1614/2007 ESV-nr: 2008:14 Copyright: ESV Rapportansvarig: Anders Nyström Beställningar kan även göras via: Ekonomistyrningsverket, Publikationsservice Box 45316, 104 30 Stockholm publikationsservice@esv.se Fax: 08-690 41 01 ISBN: 978-91-7249-274-5 Tryckeri: E-print AB, Solna 2008
INNEHÅLL Innehåll UBilaga 1: Myndigheternas interna arbetsprocesseru... 4 UBilaga 1A: Detaljerad beskrivning av inköpsprocessen i dagu... 12 UBilaga 1B: Detaljerad beskrivning av inköpsprocessen i framtidenu... 31 UBilaga 1C: Läsanvisningar för processmodellernau... 54 UBilaga 2: Problem hos myndigheterna vid en övergångu... 55 UBilaga 3: Myndigheternas inköpsmönsteru... 71 UBilaga 4: LönsamhetsbedömningU... 78 UOrdlistaU... 107 3
BILAGA 1: MYNDIGHETERNAS INTERNA ARBETSPROCESSER Bilaga 1: Myndigheternas interna arbetsprocesser 8BInledning För att kunna formulera förslag för effektivisering av inköpsprocessen är det viktigt att först kartlägga det befintliga arbetssättet. Först när man känner till det, kan man utforma och beskriva den framtida processen. ESV har tillsammans med myndighetsrepresentanter analyserat hur myndigheterna gör inköp i dag. Tillsammans har vi tagit fram övergripande processbeskrivningar av inköpsprocessen i framtiden. Utifrån de övergripande processbeskrivningarna har ESV utformat en generell beskrivning av den framtida inköpsprocessen i staten. I följande avsnitt presenteras dagens generella inköpsprocess hos myndigheterna. Där beskrivs också den framtida inköpsprocessen. 9BGenomförande Verksamhetens krav och behov utgör utgångspunkten för lösningarna i nyläget. Detta innebär att representanter för myndigheterna spelar en viktig och aktiv roll dels då det gäller att definiera hur man vill arbeta (roller och arbetsprocesser), hur man vill kunna nyttja systemstöd på bästa sätt och för att förankra och införa lösningar som föreslås inom ramen för e-inköpsuppdraget. Under processkartläggningen har vi fokuserat på affärsprocesser och framför allt på verksamhetsprocesser. Med process så menar vi: ett återkommande mönster av aktiviteter/transformationer som driver ett objekt genom dess livscykel och ger ett mervärde till brukaren Under processanalysen kartlägger vi hur verksamheten bedrivs i dag (nuläge) eller hur vi vill att den skall bedrivas i framtiden (nyläge). I processmodellen ser vi om varje process skapar ett värde och om våra arbetsinsatser därmed är motiverade. Processmodellen beskriver ett normalflöde, men processteg kan pågå som parallella aktiviteter. Vi beskriver vad som utförs (aktiviteter), vilka resurser som tas i anspråk, vad resultatet är samt vem som är ansvarig alternativt utförare för processen (roll). 4
BILAGA 1: MYNDIGHETERNAS INTERNA ARBETSPROCESSER Processmodellen inkluderar inte detaljering av Upphandling eftersom denna process ligger utanför de delar av Inköpsprocessen som avser avrop/beställning. Upphandlingsprocessen kommer att beskrivas i ett senare skede av annan myndighet. Vi har dock valt att visa processen för att kunna referera till denna där så behövs. Vidare har vi av samma skäl valt att exkludera processen för Intern försörjning, det vill säga då myndigheten kan tillgodose behovet genom andra åtgärder än inköp. Exempel på Intern försörjning är intern lagerhållning och omfördelning av resurser. Vi har även valt att inte beskriva processen för Reklamation av produkt eftersom denna med stor sannolikhet kommer att ligga utanför ett eventuellt elektroniskt inköpsstöd. Dokumentet innehåller processmodeller för Inköpsprocessens nuläge och nyläge som tagits fram vid en serie av seminarier under vintern 2008. Vi har arbetat med tre arbetsgrupper där nuläget har beskrivits av samtliga arbetsgrupper och nyläget av två grupper. 10BInköpsprocessen i dag För att kunna formulera förslag för effektivisering av inköpsprocessen är det viktigt att först kartlägga det befintliga arbetssättet, sedan utformas och beskrivs den framtida processen. Det arbetet tar sin utgångspunkt i regeringens ambition att effektivisera förvaltningen. ESV har tillsammans med myndighetsrepresentanter analyserat hur myndigheterna arbetar avseende inköp i dag samt tagit fram övergripande processbeskrivningar av inköpsprocessen i framtiden. Utifrån de övergripande processbeskrivningarna har ESV utformat en generell beskrivning av den framtida inköpsprocessen i staten. Med processer så menar vi ett återkommande mönster av aktiviteter som driver ett objekt genom dess livscykel och ger ett mervärde till brukaren. Inköpsprocessen består i sig av processerna planera och styra inköpen strategiskt, upphandla, förvalta och tillhandahålla avtal, avropa och beställa samt hantera leveranser och fakturor. Varje process består i sin tur av ett antal delprocesser. Flera processer i modellen kan pågå som parallella aktiviteter. 5
BILAGA 1: MYNDIGHETERNAS INTERNA ARBETSPROCESSER Figur 1 Inköpsprocessen i statsförvaltningen, nulägesbeskrivning Planera och styra Upphandla Förvalta och tillhandahålla avtal Avropa och beställa Leverans och fakturahantering Marknadsanalys Förfrågan Hantera avtal Förnyad konkurrensutsättning Leverans/ kontroll Behovsanalys Annonsering/ utskick Bevaka avtal Avrop Hantera faktura Uppföljning Anbudshantering Uppdatering Skapa leveransavtal Jämföra inköpsorder Planering Utvärdering Visa/informera Order/ beställning Attestera betalning Kontrollera ramavtal Meddela Leta avtal Och område Attestera inköp Bokföring Utforma regler, Rutiner & policies Skapa avtal Statistikunderlag Förvalta stöd & process Ett antal myndigheter, band andra Försäkringskassan, Rikspolisstyrelsen och Skatteverket, bedriver i dag ett strategiskt inköpsarbete. Det är inte representativt för hela statsförvaltningen. De som deltagit i arbete med processkartläggningen anser att de flesta myndigheter inte hanterar sina inköp strategiskt. Det innebär att staten inte tar vara på de möjligheter som finns att rationalisera sin verksamhet genom att effektivisera inköpsprocessen. Avsaknaden av strategier, eller bristfälliga strategier, och dålig efterlevnad innebär att enskilda behov av varor och tjänster hanteras var för sig när de uppstår. Det innebär att myndigheten inte kan ta ett samlat grepp över hur behov kan och bör styras för att optimeras utifrån de andra krav och behov som finns i verksamheten. Exempelvis kan en styrning mot ett standardiserat sortiment innebära stora prisbesparingar. Merparten av myndigheterna saknar it-baserade systemstöd för att planera och följa upp sina inköp. Vid uppföljningar krävs ofta stora manuella insatser och myndigheterna måste involvera leverantörer för att hämta in information, vilket innebär att myndigheterna ofta avstår. 1 I en rapport från KonkurrensverketF F konstateras att upphandlande myndigheter lägger mycket kraft på att agera korrekt utifrån gällande lagstiftning. Denna fokusering innebär i dessa fall, i kombination med bristande strategiskt fokus på inköpsfrågor, en risk för att myndigheterna tappar affärsperspektivet. Det kan leda 1 Konkurrensen i Sverige 2007, s 64, Konkurrensverket 6
BILAGA 1: MYNDIGHETERNAS INTERNA ARBETSPROCESSER till att affärerna inte blir så effektiva för vare sig den enskilda myndigheten eller för statsförvaltningen. I dagens hantering av upphandlingar och avtal är svårt för enskilda personer på myndigheterna att enkelt få överblick av vilka avtal som finns, vilka tänkbara leverantörer som finns och vilket sortiment som finns. I dagsläget saknar många myndigheter rutiner och riktlinjer för hur styrningen av och utvecklingen av relationerna med leverantörerna ska ske. De rutiner som myndigheterna har för avrop och beställningar samt leverans- och fakturahantering visar på ett fragmenterat arbetssätt. Svårigheterna att hitta rätt avtalsinformation innebär att mycket manuellt och tidsödande arbete genomförs i samband med avrop, beställningar, leverans- och fakturahantering. I bilaga 1A redovisas en övergripande beskrivning av processen för ett normalt inköp i dagsläget. De delprocesser som berörs beskrivs utifrån syfte, starthändelse, aktiviteter, roller som är involverade i processen och processens resultat. Den kartläggning som genomförts visar att myndigheterna köper in varor och tjänster på många olika sätt i dagsläget och att myndigheterna vid många tillfällen hoppar över flera steg i den beskrivning som finns ovan och i bilagan. 47BInköpsprocessen i framtiden ESV har tillsammans med myndighetsrepresentanter tagit fram övergripande processbeskrivningar av inköpsprocessen i framtiden, vilka redovisas i bilaga 1. Utifrån de övergripande processbeskrivningarna har ESV utformat en generell beskrivning av den framtida inköpsprocessen. Bilden nedan visar en harmoniserad inköpsprocess med elektroniska inköp i fokus. 7
BILAGA 1: MYNDIGHETERNAS INTERNA ARBETSPROCESSER Figur 2 Inköpsprocessen i statsförvaltningen, nyläge Strategisk inköpsplanering & styrning Upphandla & hantera avtal Avropa & beställa Leverans- & fakturahantering Marknadsanalys Upphandla Avancerade e-inköp Bekräfta leveransens kvalitet Behovsanalys Tillhandahålla avtal Enkla e-inköp Matcha inköp & faktura Planering & uppföljning Förvalta avtal Övriga inköp Hantera & betala faktura Utforma regler, rutiner & policies Förvalta stöd & process Nyläget innebär i huvudsak en sammanslagning av delprocesser från nulägesbeskrivningen, t.ex. har delprocesserna för planering och uppföljning slagits ihop, de fem delprocesserna för upphandling har slagits ihop till en delprocess. Syftet med detta är att skapa en överskådligare inköpsprocess som också tydligt markerar införandet av elektroniska inköp i staten. Följande tre delprocesser beskriver övergripande de delar som berör avrop på ramavtal, andra avtal samt andra typer av inköp. Tabell 1 Beskrivning av delprocesser för inköp Delprocess Avancerade e-inköp Enkla e-inköp Övriga inköp Beskrivning Standardiserade samverkansprocesser för elektroniska inköp För dessa samverkansprocesser definieras meddelanden avseende bland annat prislista, order, leveransavisering och faktura. Tät partsintegration, ett flertal affärstransaktioner utbyts. Användning av koder och synkronisering av partsuppgifter genomförs. De affärstransaktioner som utbyts kan vara enbart order och faktura. Ordern kan skickas elektroniskt till säljarens säljsystem alternativt e-postas, faxas eller skrivas ut och överlämnas till säljaren. Fakturan är i huvudsak en e-faktura, men kan även vara en pappersfaktura som skannas. Fakturan innehåller ordernummer men ger en mindre automatiseringspotential. Den enda affärstransaktion som utbyts mellan köpare och säljare är en faktura. Fakturan kan vara en e-faktura (i huvudsak Svefaktura) eller en pappersfaktura som scannas. Elektroniska inköp kan genomföras på olika sätt. Hela eller delar av processen kan ske elektroniskt, vilket framgår nedan där olika typer av inköp beskrivs. De olika typerna av inköp kan behöva hanteras på olika sätt hos olika myndigheter, bland 8
BILAGA 1: MYNDIGHETERNAS INTERNA ARBETSPROCESSER annat beroende på hur många transaktioner det är och vilken inköpsvolym som ska hanteras. Tabell 2 Olika typer av inköpf 2 Typ av inköp Exempel Vägledning Standardköp Kontorsartiklar, kaffe, itförbrukningsmaterial (toner, papper), extrapersonal, vikarier med mera Inköp görs vanligtvis genom elektroniska kataloger från en inköpsportal eller ett inköpsstöd. Beställning och order skapas utifrån de valda produkterna och sänds automatiskt till leverantören efter godkännande. Dialogbaserade inköp Koncerngemensamma inköp, centralt styrda inköp Stående order Stöd från konsulter, verkstadsbesök, hantverkare Pc, skrivare, mobiltelefoner, möbler med mera Hyra av lokaler, tidskriftsabonnemang, telefonräkningar m m Innan ordern sänds, preciseras leveransens innehåll. Preciseringen kan till exempel ske per telefon, mejl, vid ett möte. När inköparen och leverantören är eniga om behovet sänds en formell inköpsorder., Den innehåller också en behörig beställare för att förpliktiga myndigheten gentemot leverantören. Ordernumret ska anges som referens på den fakturan så att order och faktura kan matchas. Inköp till gemensamma funktioner sker på samma sätt som beskrivs under standardköp eller dialogbaserade inköp. Sker intern vidareförsäljning sker detta genom intern handel i myndigheten. Där den koncerngemensamma/centrala enheten krediteras och nyttjaren debiteras. Det finns flera sätt att hantera stående order i ett inköpssystem. Ett sätt är att upprätta en samlad order för inköpet (till exempel baserat på budget för den pågående leveransen). Ordern kan eventuellt innehålla en begränsning med högsta totalpris eller annan typ av uppdelning i förhållande till förväntade fakturor. Leverantören skriver ut ordernumret på fakturorna som registreras löpande som delleveranser till ordern. Ett annat sätt är att registrera ett belopp med ett intervall för variation och om ordernumret eller abonnemangsnumret anges på fakturan gör att den kan 2 Källa, Best practice for DigitaleIndkøp, Økonomistyrelsen, Danmark 9
BILAGA 1: MYNDIGHETERNAS INTERNA ARBETSPROCESSER Typ av inköp Exempel Vägledning matchas automatiskt och betalning genomföras. Internetköp Köp med kreditkort Utlägg Kursbeställningar, beställningar av tåg- och flygbiljetter där det mottas en efterföljande faktura Böcker, taxi, hotellräkningar, representation, med mera Klippkort, tågbiljetter, taxi, vissa internetköp etc. I samband med internetköp kan en rekvisition eller order upprättas innan internetbeställningen genomförs. Då säkras den interna processen i myndigheten. Ordernumret anges sedan vid såväl internetköpet som på fakturan så att order och faktura kan matchas. Denna typ av inköp kan eventuellt hanteras enligt samma principer som för stående order, dvs. att upprättas en rekvisition/order på ett avtalat belopp (t ex. budget) och att beloppet löpande skrivs ner i samband med registrering av fakturor som delleveranser. De utlägg som myndighetens medarbetare gör vid resor och övrig tjänsteutövning bör hanteras som utlägg via lönen och inte via leverantörsreskontran, se Handledning för fakturahantering i staten (ESV 2007:7) 149BElektroniska inköp möjliggör besparingar Ett införande av elektroniska inköp i staten har störst förutsättningar till framgång om det föregås av en stark styrning mot bästa inköpsbeteende och bästa avtal samt mot ett standardiserat sortiment av varor och tjänster. Då kan myndigheternas inköp ske till en lägre kostnad på sikt. Elektroniska inköp ger förutsättningar för en ökad affärsmässighet och juridisk korrekthet. De personer som har mandat att göra inköp kan förutsätta att de leverantörer och det sortiment som finns i det elektroniska inköpsstödet också uppfyller kraven på affärsmässighet och juridisk korrekthet. Informationen om vilka avtal och vilket sortiment som är tillgängligt för myndigheten samlas till ett ställe. I dag kan informationen vara spridd på flera informationskällor. Om allt finns på ett ställe, kommer myndigheterna att handla mer på de avtal som finns än vad de gör i dag. Införandet av ett it-baserat stöd för beställningar bidrar till en högre grad av automatisering i upphandlings- och inköpsarbetet och kan innebära att resurser frigörs till operativ kärnverksamhet och strategisk inköpsplanering. Ett it-stöd medger även förbättrade förutsättningar att följa upp hur väl leverantörerna av varor 10
BILAGA 1: MYNDIGHETERNAS INTERNA ARBETSPROCESSER och tjänster uppfyller sina åtaganden enligt avtalen. I dagsläget förlitar sig myndigheterna ofta på uppgifter från leverantörerna, vilket innebär ökad administration för båda parter. I de delar av inköpsprocessen som berör avrop och beställning samt leverans- och fakturahantering innebär införandet av elektroniska inköp att myndigheterna kan införa ett harmoniserat och kvalitetssäkrat arbetssätt i hela organisationen genom att processen styrs med ett it-stöd. Det innebär möjligheter att frigöra tid för kärnverksamheten vid myndigheten. I bilaga 1B beskrivs processen för ett normalt inköp i framtiden övergripande. De delprocesser som berörs, beskrivs utifrån syfte, starthändelse, aktiviteter, roller som är involverade i processen och processens resultat. 11
BILAGA 1A: DETALJERAD BESKRIVNING AV INKÖPSPROCESSEN I DAG Bilaga 1A: Detaljerad beskrivning av inköpsprocessen i dag Figur 3 Detaljerad beskrivning av inköpsprocessen, nuläge 1BSyfte Syftet med processen är att genomföra ett inköp eller om avtal saknas en upphandling som motsvarar en kravställares behov av produkt(er). 12
BILAGA 1A: DETALJERAD BESKRIVNING AV INKÖPSPROCESSEN I DAG 12BStart Processen kan initieras på följande sätt: En beställare har ett behov av en eller flera produkt(er) 13BAktiviteter 48BAnalysera behov Syftet med processen är att en beställare skall beskriva sitt behov så att en kostnadskalkyl kan göras. Det beskrivna behovet lämnas sedan vidare för beslut. 49Besluta om inköp Syftet med processen är att utifrån ett behov av en produkt kontrollera om tillräckliga resurser finns för att göra ett inköp. 50BVal av anskaffningsform Syftet med processen är att en beställare skall kunna identifiera leverantörer med avtal som uppfyller den godkända kravspecifikationen. Om avtal saknas skall beställaren kunna bestämma huruvida behovet skall lämnas till en upphandlare/inköpare eller om beställaren själv kan gå vidare med att välja leverantör och direktupphandla. 51BAvropa enligt avtal Syftet med processen är att en beställare skall avropa en eller flera produkter samt ta emot en orderbekräftelse från leverantör. 52BKontrollera att leverantör kan leverera enligt beställning Syftet med processen är att verifiera att leverantören kan leverera i enlighet med önskad beställning. 53BLeveransbevaka Syftet med processen är att verifiera att leverantören kan leverera i enlighet med önskad beställning samt förbereda inför leverans. 54BTa emot och kontrollera leverans Syftet med processen är att ta emot en leverans från en leverantör och utvärdera den mottagna leveransen mot beställningen och orderbekräftelsen. 5BGranska, bokför och attestera faktura Syftet med processen är att hantera fakturor från att de inkommer till myndigheten till att de är korrekt betalda. 13
BILAGA 1A: DETALJERAD BESKRIVNING AV INKÖPSPROCESSEN I DAG 56BRoller Attestant Beställare Beslutsfattare Granskare Godsmottagare Leveranskontrollant 57BResultat Processens resultat är: En faktura klar för betalning 14
BILAGA 1A: DETALJERAD BESKRIVNING AV INKÖPSPROCESSEN I DAG 14BDetaljering av Analysera behov Figur 4 Analysera behov 58BSyfte Syftet med processen är att en beställare skall beskriva sitt behov så att en kostnadskalkyl kan göras. Det beskrivna behovet lämnas sedan vidare för beslut. 59BStart Processen kan initieras på följande sätt: En beställare har ett behov av en eller flera produkt(er) 60BAktiviteter 150BSpecificera behov Beställaren har ett behov av att göra ett inköp av en produkt och specificerar detta behov. Behovet kan ha uppstått i verksamheten eller via regeringsdirektiv. 15
BILAGA 1A: DETALJERAD BESKRIVNING AV INKÖPSPROCESSEN I DAG 151BGenomför marknadsanalys Beställaren genomför en marknadsanalys för att kunna avgöra om det är ett genomförbart och realistiskt behov. 152BSammanställ behov Beställaren sammanställer behov och krav i en kravspecifikation, alternativt presenterar behovet muntligt. 153BRoller Beställare 154BResultat Processens resultat är: Ett beskrivet behov av en eller flera produkter. 16
BILAGA 1A: DETALJERAD BESKRIVNING AV INKÖPSPROCESSEN I DAG 15BDetaljering av Besluta om inköp Figur 5 Besluta om inköp 61BSyfte Syftet med processen är att utifrån ett behov av en produkt kontrollera om tillräckliga resurser finns för att göra ett inköp. 62BStart Processen kan initieras på följande sätt: En budgetansvarig får ett beskrivet behov om inköp för beslut. 63BAktiviteter 15BKontrollera om budget finns Beställaren meddelar det specificerade behovet till Budgetansvarig, som kontrollerar om det finns utrymme i budgeten för att uppfylla det specificerade behovet, alternativt om låneram finns. 17
BILAGA 1A: DETALJERAD BESKRIVNING AV INKÖPSPROCESSEN I DAG 156Besluta om genomförande av inköp Budgetansvarig tar del av kravspecifikationen och beslutar om inköpet samt om vilka medel som skall användas. Beslutet kan dokumenteras skriftligt eller kommuniceras muntligt. 157BRoller Budgetansvarig 158BResultat Processens resultat är: Budgetansvarig har fattat ett inköpsbeslut (godkänt eller avslagit) 18
BILAGA 1A: DETALJERAD BESKRIVNING AV INKÖPSPROCESSEN I DAG 16BDetaljering av Val av anskaffningsform Figur 6 Val av anskaffningsform 64BSyfte Syftet med processen är att en beställare skall kunna identifiera leverantörer med avtal som uppfyller den godkända kravspecifikationen. Om avtal saknas skall beställaren kunna bestämma huruvida behovet skall lämnas till en upphandlare/inköpare för att ev. upphandlas eller om beställaren själv kan gå vidare med att välja leverantör och direktupphandla. 65BStart Processen kan initieras på följande sätt: Ett godkänt inköpsbeslut 19
BILAGA 1A: DETALJERAD BESKRIVNING AV INKÖPSPROCESSEN I DAG 6BAktiviteter 159BKontrollera beloppsgränser Beställaren kontrollerar de riktlinjer som finns avseende beslutade beloppsgränser för att avgöra vilken anskaffningsform som är lämplig 160BKontrollera om interna avtal finns Beställaren kontrollerar om det finns interna avtal som uppfyller behovet 161BKontrollera om statliga avtal finns Beställaren kontrollerar på www.avropa.se om det finns statliga avtal tillgängliga som uppfyller behovet. 162Besluta om anskaffningsform Beställaren beslutar hur beställningen skall genomföras. Det finns fyra olika alternativ: Beställning mot befintligt avtal Genomför direktupphandling om regelverket tillåter detta Genomför otillåten direktupphandling Lämna uppdrag till upphandlare/inköp om att genomföra upphandling 163BRoller Beställare 164BResultat Processen har två alternativa resultat: Ett identifierat avtal avropa/beställ enligt avtal genomförs eller Ett ej identifierat avtal lämna uppdrag till upphandlare/inköpare om upphandling/tillåten direktupphandling genomför otillåten direktupphandling 20
BILAGA 1A: DETALJERAD BESKRIVNING AV INKÖPSPROCESSEN I DAG 17BDetaljering av Avropa enligt avtal Figur 7 Avropa enligt avtal 67BSyfte Syftet med processen är att en beställare skall avropa en eller flera produkter samt motta orderbekräftelse från leverantör. 68BStart Processen kan initieras på följande sätt: Ett identifierat avtal 21
BILAGA 1A: DETALJERAD BESKRIVNING AV INKÖPSPROCESSEN I DAG 69BAktiviteter 165BSkapa avrops-/beställningsunderlag Beställaren/upphandlaren skapar ett avropsunderlag och kan ha till sin hjälp en rekvisitionsblankett som underlag vid inköp. 16Beställ produkt Beställaren beställer produkterna via exempelvis brev, telefon, fax, via fysisk besök i butik eller Internet. 167BMottag ordererkännande Beställaren kan motta ett ordererkännande som bekräftar att leverantören har mottagit ordern. I vissa fall är ordererkännande och orderbekräftelse ett och samma meddelande. 168BMottag orderbekräftelse Beställaren mottar en orderbekräftelse som bekräftar lagd order. Beställaren kontrollerar att det är rätt produkter och att kvantitet överensstämmer med den gjorda beställningen samt att leveranstiden motsvarar beställaren krav. 169BRoller Beställare 170BResultat Processens resultat är: Ett genomfört avrop/beställning 22
BILAGA 1A: DETALJERAD BESKRIVNING AV INKÖPSPROCESSEN I DAG 18BDetaljering av Kontrollera att leverantören kan leverera enligt beställning Figur 8 Kontrollera att leverantör kan leverera enligt beställning 70BSyfte Syftet med processen är att verifiera att leverantören kan leverera i enlighet med önskad beställning. 71BStart Processen kan initieras på följande sätt: En beställning 72BAktiviteter 171BMottag påskrivet avtal Beställaren mottar ett från leverantören påskrivet avtal. Avtalet kan vara i form av en ifylld rekvisition, ett signerat konsultavtal eller liknade. 23
BILAGA 1A: DETALJERAD BESKRIVNING AV INKÖPSPROCESSEN I DAG 172BMottag leveransbekräftelse Beställare mottar en leveransbekräftelse från leverantören innehållande planerat datum för leveransen och leveransadress(er). En leveransbekräftelse kan också vara i form av en uppdragsbeskrivning vid tjänsteleverans. 173BRoller Beställare 174BResultat Processens resultat är: En bekräftad leverans 24
BILAGA 1A: DETALJERAD BESKRIVNING AV INKÖPSPROCESSEN I DAG 19BDetaljering av Leveransbevaka Figur 9 Leveransbevaka Beställare Bekräftad leverans Mottag leveransbesked Bedöm konsekvenser Annullera beställning, om leverantören inte kan leverera rätt produkt, i rätt tid, meddela beställaren om att ny beställning behöver göras Justera order utifrån leveransbesked Förbered inför leverans Ta emot leveransavisering Leveransavisering 73BSyfte Syftet med processen är att verifiera att leverantören kan leverera i enlighet med önskad beställning samt förbereda inför leverans. 74BStart Processen kan initieras på följande sätt: En bekräftad leverans 75BAktiviteter 175BMottag leveransbesked Beställaren mottar från leverantören ett leveransbesked innehållande uppgifter om när leveransen skall ske och vad leveransen består av. 25
BILAGA 1A: DETALJERAD BESKRIVNING AV INKÖPSPROCESSEN I DAG 176Bedöm konsekvenser Beställaren bedömer konsekvenserna av leveransbeskedet och kan i vissa fall annullera beställningen om leverantören inte kan leverera rätt produkt, i rätt tid. Beställaren meddelar då budgetansvarig om att beställningen har blivit annullerad och eventuellt skapas en ny beställning. 17BJustera order utifrån leveransbesked Beställaren justerar eventuellt ordern utifrån leveransen. Detta kan inträffa när leverantören meddelar att en delleverans skall ske eller om leverantören erbjuder en utbytesvara. 178BFörbered inför leverans Beställaren förbereder inför leveransen. Förberedelserna kan bestå i att ordna passerkort och arbetsplats till konsulter, förbereda lagringsutrymme vid varuleverans mm. 179BTa emot leveransavisering Beställaren tar emot en leveransavisering innehållande datum och tid för leveransen. För vissa varugrupper är det av väsentlig vikt att varorna hanteras korrekt vid leverans (t ex kylvaror). 180BRoller Beställare 181BResultat Processens resultat är: En mottagen leveransavisering och ett förberett leveransmottagande 26
BILAGA 1A: DETALJERAD BESKRIVNING AV INKÖPSPROCESSEN I DAG 20BDetaljering av Ta emot och kontrollera leverans Figur 10 Ta emot och kontrollera leverans 76BSyfte Syftet med processen är att ta emot en leverans från en leverantör och utvärdera den mottagna leveransen mot beställningen och orderbekräftelsen. 7BStart Processen kan initieras på följande sätt: En leverans inkommer, och i vissa fall sker även en leveransavisering 78BAktiviteter 182BMottag leverans Godsmottagaren mottar leveransen. 27
BILAGA 1A: DETALJERAD BESKRIVNING AV INKÖPSPROCESSEN I DAG 183BKvittera leverans Godsmottagaren kvitterar leveransen efter att ha kontrollerat att leveransen inte är skadad samt att antal kollin överensstämmer med följesedeln. 184BKontrollera kvalitet och kvantitet Den som mottar leveransen kontrollerar mottagen leverans med avseende på kvalitet och kvantitet. Leveranskontrollanten använder beställningen och orderbekräftelsen som underlag i denna kontroll. Vid felaktig leverans reklameras produkten. 185BJustera order utifrån leverans Leveranskontrollanten justerar eventuellt ordern utifrån leveransen. Detta är vanligt vid beställningar av viktvaror där leveransen oftast inte exakt motsvarar den exakta beställningen. 186BGodkänn leverans Om leveransen motsvarar de uppställda kvalitets och kvantitetskraven godkänner Leveranskontrollanten leveransen i annat fall reklameras produkten. 187BRoller Beställare 18BResultat Processens resultat är: eller Leveranskontrollanten har godkänt leveransen av en produkt Leveranskontrollanten har reklamerat leveransen av en produkt 28
BILAGA 1A: DETALJERAD BESKRIVNING AV INKÖPSPROCESSEN I DAG 21BDetaljering av Granska, bokför och betala faktura Figur 11 Granska, bokför och attestera faktura 79BSyfte Syftet med processen är att hantera fakturor från att de inkommer till myndigheten till att de är korrekt betalda. 80BStart Processen kan initieras på följande sätt: Leverantören har skickat en faktura för en produkt till myndigheten 81BAktiviteter 189BMottag faktura Granskare mottar fakturan. 29
BILAGA 1A: DETALJERAD BESKRIVNING AV INKÖPSPROCESSEN I DAG 190BKontrollera mot specifikation Granskaren kontrollerar att fakturan överensstämmer mot specifikation. Med specifikation avses beställning, följesedel, tidsrapporter mm 191BKontera Granskaren lägger ett konteringsförslag om kontering saknas. 192BKontrollera kontering Attestanten kontrollerar att konteringen är komplett och korrekt samt att budget finns. 193BAttestera faktura Attestanten godkänner fakturan för bokföring. 194Bokför faktura Fakturan bokförs och blir då klar för betalning. 195BRoller Granskare Attestant 196BResultat Processens har följande resultat: En faktura klar för betalning 30
BILAGA 1B: DETALJERAD BESKRIVNING AV INKÖPSPROCESSEN I FRAMTIDEN Bilaga 1B: Detaljerad beskrivning av inköpsprocessen i framtiden Figur 12 Detaljerad beskrivning av inköpsprocessen i framtiden 2BSyfte Syftet med processen är att en kravställare skall genomföra ett inköp enligt gällande inköpsrutiner och mot upphandlade tecknade avtal med stöd av inköpssystem som säkerställer att behovet uppfylls och att tillhörande faktura konteras, bokförs betalas korrekt. 23BStart Processen kan initieras på följande sätt: 31
BILAGA 1B: DETALJERAD BESKRIVNING AV INKÖPSPROCESSEN I FRAMTIDEN En kravställare har ett behov av en eller flera produkt(er) 82BAktiviteter 197Beskriva behov Syftet med processen är att en kravställare skall beskriva sitt behov och ge ett underlag för kostnadsberäkning och vilken anskaffningsform som lämpar sig. Det beskrivna behovet lämnas sedan vidare för val av anskaffningsform. 198Bestäm anskaffningsform Syftet med processen är att en beställare/beställningssamordnare skall kunna identifiera leverantörer med avtal som uppfyller den godkända kravspecifikationen. Om avtal saknas skall beställaren/beställningssamordnare kunna ge rekommendation huruvida behovet skall uppfyllas genom intern försörjning eller upphandling. 19Beställa Syftet med processen är att en beställare skall söka och/eller skapa en beställning på en eller flera produkter och sedan skicka beställningen för beslut. Beställning utgör ett beslutsunderlag när den lämnas över till beslutsprocessen. 20Besluta Syftet med processen är att en budgetansvarig/beställningssamordnare skall kontrollera att beställningen följer regelverket, stämma av mot attestliggare och budget för godkänna eller avslå beställningen. Godkänns beställningen skickar ordern vidare till leverantör. 201Bevaka Syftet med processen är att en beställare bevakar beställningen genom att ta emot meddelanden från leverantören i form av ordererkännande, orderbekräftelse, leveransbesked och leveransavisering. Utifrån leveransbeskedet kan beställaren avgöra om leveransen ska annulleras ifall den inte uppfyller förväntningarna annars utmynnar processen i leverans. 202Bekräfta leveransens kvalitet Syftet med processen är att leveransgodkännare/leveransmottagare tar emot en leverans från en leverantör och utvärderar den mottagna leveransen mot beställningen och orderbekräftelsen för att verifiera att leveransen håller måttet. 203Betala Syftet med processen är att budgetansvarig attesterar fakturor från att de inkommer till myndigheten till att de är korrekt betalda. 32