Informationsenheten Kommunikationsstrategi för Konstnärligt campus 2010-01-26 Dnr 102-88-10 Sid 1 (11) Kommunikationsstrategi för Konstnärligt campus
Inledning... 3 Övergripande mål... 3 Benämningen Konstnärligt campus... 3 Plats, koncept och budskapsområde... 3 Grafisk profil... 5 Budskapsstrategi... 6 Huvudbudskap... 6 Målgrupper... 6 Interna målgrupper... 6 Externa målgrupper nationellt och internationellt... 6 Informationskanaler... 7 Kanaler för intern information... 7 Kanaler för extern information... 7 Strategier... 7 Informera internt... 8 Skapa grundläggande extern information om Konstnärligt campus... 8 Skapa publicitet i media... 8 Lyfta fram individer... 8 Samarbeta med andra aktörer lokalt, regionalt, nationellt och internationellt... 8 Skapa uppmärksamhet genom evenemang... 8 Kommunikationsplanering för olika faser... 9 Ansvar... 9 De organisatoriska enheternas ansvar... 9 Eventuell framtida gemensam organisatorisk överbyggnad. Fel! Bokmärket är inte definierat. Fakultetsinformatörernas ansvar... 10 Informationsenhetens ansvar... 10 Print & Media... 10 Sid 2 (11)
Sid 3 (11) Inledning Kommunikationsstrategin för Konstnärligt campus ska formulera hur kommunikation långsiktigt kan stödja universitetets strategiska mål och vision för Konstnärligt campus. Kommunikationsstrategin omfattar endast helheten Konstnärligt campus och inte de ingående delarna (Konsthögskolan, Designhögskolan, Arkitekthögskolan. Bildmuseet och Humlab-X). De ingående delarna bör utarbeta separata kommunikationsstrategier och -planer vilka givetvis ska synkronisera med den övergripande. Kommunikationsstrategin beskriver övergripande mål, målgrupper, strategier, huvudbudskap, informationskanaler, huvudbudskap och ansvar avseende kommunikationen av Konstnärligt campus. Av universitetsstyrelsens beslut från 2008-12-18 (dnr 192-11-06) framgår att Konstnärligt campus ska vara en unik kreativ miljö, en smältdegel för utbildning, forskning och yrkesverksamhet inom arkitektur, design och konst, där studenter, lärare, forskare, föreläsare och företagare från hela världen möts. Det ska också vara en stimulerande och spännande mötesplats för både besökare och invånare i staden och regionen. Övergripande mål Det övergripande målet för vår kommunikation om Konstnärligt campus är att prioriterade målgrupper: Känner till att det finns ett Konstnärligt campus vid Umeå universitet och att det är en för Sverige unik företeelse. Upplever ett mervärde av att ha konstnärlig verksamhet samlad på ett gemensamt campus. I kommunikationsplaneringen för de olika faserna, behöver de övergripande målen brytas ner till mer specificerade kommunikationsmål. Benämningen Konstnärligt campus Benämningen Konstnärligt campus (på engelska Umeå Arts Campus) är en informativ benämning. Den säger något om den verksamhet som bedrivs där. Däremot är det ingen unik benämning eller ett egennamn, då man kan tänka sig att det kan uppföras fler konstnärliga campus på andra ställen. När man i svensk text beskriver Konstnärligt campus bör man därför gärna skriva Konstnärligt campus vid Umeå universitet för att tydliggöra hemvist för campusområdet. Plats, koncept och budskapsområde Konstnärligt campus är en plats ett av fyra campusområden vid Umeå universitet, på samma nivå som Campus Umeå, Campus Örnsköldsvik och Campus Skellefteå. Det innebär bland annat att Konstnärligt campus ska lyftas upp på samma nivå som övriga campus i vår webbstruktur, få ha en egen navigationsstruktur och att genvägen på universitetets startsida benämns Våra campus istället för Våra tre campusorter. Konstnärligt campus är ett koncept som inrymmer verksamhet vid Umeå universitet baserad på konstnärlig grund I likhet med övriga campus ska Konstnärligt campus vara ett eget budskapsområde, som vi berättar om och lyfter fram i text och bild på webben och i tryck. Det bör dock ha en annan budskapsstrategi än andra campus kopplat till särarten i verksamheten det konstnärliga.
Sid 4 (11) Konstnärligt campus är en egen tilläggsavsändare. De organisatoriska enheterna får själva avgöra om och när de vill använda Konstnärligt campus som avsändare och när enhetens egen avsändare ska användas. Tilläggsavsändare för Konstnärligt campus, svenska 12 punkter D:o, engelska Får användas i informations- och marknadsföringsmaterial t.ex. annonser, affischer och broschyrer när det räcker att ha Konstnärligt campus som avsändare, exempelvis när flera enheter på Konstnärligt campus är inblandade. Under en prövoperiod, fram till 31 december 2010, får dessutom högskolorna möjlighet att använda en alternativ tilläggsavsändare, där Umeå universitet byts ut mot Konstnärligt campus. Detta innebär en dispens från rektors beslut om högskolorna inom ramen för den grafiska profilen (dnr 100-1689-08). Vid prövotidens slut får en utvärdering göras och rektor fatta beslut om avsändarlösningen ska permanentas eller inte. Nedan framgår hur sådan tilläggsavsändare ska se ut för respektive högskola på svenska och engelska. Tilläggsavsändare högskolor på Konstnärligt campus, svenska 16 punkter D:o, engelska Får användas i informations- och marknadsföringsmaterial t.ex. annonser, affischer och broschyrer när högskolan vill stå som avsändare
Sid 5 (11) Humlab-X får under denna period använda avsändare som motsvarar högskoleavsändarna i storlek och innehåll. Vid prövotidens slut får en utvärdering göras och rektor fatta beslut om avsändarlösningen ska permanentas eller inte. Tilläggsavsändare Humlab, svenska 16 punkter D:o, engelska Får användas i informations- och marknadsföringsmaterial t.ex. annonser, affischer, foldrar, böcker, flyers när Humlab vill stå som avsändare Bildmuseet får använda en avsändare utformad enligt skissen nedan till vänster. Tilläggsavsändaren till höger får användas under samma prövoperiod som högskolornas avsändare. Tilläggsavsändare Bildmuseet, svenska/engelska 32 punkter Får användas i material som används för information och marknadsföring av utställningar, t.ex. annonser, affischer, foldrar, böcker, flyers. Får användas på webben. Tilläggsavsändare Bildmuseet i kombination med Konstnärligt campus, svenska och engelska 16 punkter Ska användas i andra sammanhang, när organisationen kommuniceras. Får också användas i informations- och marknadsföringsmaterial om så önskas. Konstnärligt campus kan också vara en besöksadress i kontaktuppgifter Grafisk profil Konstnärligt campus är en del av Umeå universitet. Kommunikationsinsatser och informationsmaterial som gör för Konstnärligt campus ska följa universitetets grafiska profil. Konstnärligt campus får inte ha någon egen logotyp.
Sid 6 (11) Budskapsstrategi Konstnärligt campus är i mindre utsträckning än Campus Örnsköldsvik och Campus Skellefteå ett geografiskt campus och till större del ett tematiskt. I våra huvudbudskap blir det därför viktigt att lyfta fram de olika konstnärliga verksamheter som bedrivs där samt de fördelar vi uppnår genom att samla dem på ett och samma ställe. Platsen Konstnärligt campus budskap som beskriver var det ligger, hur omgivningarna ser ut, hur man hittar dit, vilka byggnader och verksamheter som finns där, o.s.v. Konceptet Konstnärligt campus budskap som beskriver fördelarna med att de konstärliga verksamheterna är samlade på ett ställe kreativitet, samarbete, samverkan o.s.v. Vilka värden det tillför den utbildning och forskning som bedrivs där, samt den publika verksamheten i Bildmuseet och Humlab-X. På Konstnärligt campus finns flera enheter som marknadsförs var för sig och har egna budskap de tre högskolorna och den nya enheten med arbetsnamnet Enheten för publikt konstnärligt campus, som kommer att utgöras av Bildmuseet och HumLab-X. Huvudbudskap Huvudbudskapen bör till exempel besvara frågorna Vad ska Konstnärligt campus stå för? och Vad ska vi betona hos Konstnärligt campus och det som Konstnärligt campus erbjuder? Konstnärligt campus lyfter fram och tydliggör det konstnärliga områdets särart. Konstnärligt campus ger Umeå universitet en unik profil med ett campus för verksamhet baserad på konstnärlig grund. Konstnärligt campus etablerar Umeå som ett design-, arkitektur- och konstcentrum. Konstnärligt campus utgör en kreativ internationell miljö för utbildning och forskning. Konstnärligt campus är ett internationellt centrum för digital kultur och gestaltning. Konstnärligt campus skapar möjligheter för nyföretagande och inkubatorverksamhet. Konstnärligt campus är en stimulerande och spännande mötesplats för både besökare och invånare i staden och regionen. Målgrupper De olika huvudbudskapen kan rikta sig till en eller flera målgrupper. Målgrupperna kan omfattas av ibland samma, ibland av olika kommunikationsaktiviteter. Interna målgrupper Alla anställda vid Umeå universitet Anställda på Konstnärligt campus Alla studenter vid Umeå universitet Studenter på Konstnärligt campus Externa målgrupper nationellt och internationellt Allmänhet i Umeå
Sid 7 (11) Alumner Besökare och turister Beslutsfattare, politiker lokalt, regionalt och nationellt Näringsliv Medier Potentiella studenter Lärare/forskare vid andra lärosäten Yrkesverksamma inom arkitektur, design, konst och kultur Studievägledare Internationella samarbetspartner Internationella lärosäten och museer inom det konstnärliga området Internationella medier Potentiella utländska studenter I kommunikationsplaneringen för de olika faserna, behöver målgrupperna brytas ner och specificeras ytterligare. Informationskanaler Kanaler för intern information Aktum personaltidningen Anställdawebben Chefsinfo Eventuell intern webbsida för Konstnärligt campus Fakulteternas interna webbsidor Fakulteternas nyhetsbrev Interna webbsidor vid enheterna på Konstnärligt campus Torsdagsposten Kanaler för extern information Aktum Extra Alumninät och alumniutskick Annonser (webb och tryckta) Evenemang och PR-aktiviteter Fakulteternas presentationsbroschyrer (om det finns) Fakulteternas publika webbplatser Högskolornas m.fl. presentationsbroschyrer (om det finns) Högskolornas m.fl. webbplatser Konstnärligt campus tryckta material Konstnärligt campus webbplats Möten Presskonferenser Pressmeddelanden Publika centrala UmU-webben Sociala medier Studentambassadörerna Umeå universitets presentationsbroschyr Utbildningskatalogen Utbildningsmässor Strategier
Sid 8 (11) Informera internt Speciellt i en inledande fas, innan Konstnärligt campus blir verklighet, blir informationen till interna målgrupper viktig. Anställda och studenter som känner till och är positivt inställda till planerna att satsa på ett Konstnärligt campus kommer i sin tur att tala väl om det i sina kontakter utanför universitetet. En väl fungerande intern information gör också att ryktesspridning undviks. Anställda och studenter vid enheter placerade på Konstnärligt campus har behov av mer och annan information än gruppen anställda i stort. De behöver regelbundet information om läget, planer och tidsaspekter. De behöver få veta hur de själva och deras kolleger berörs av olika beslut. Anställda vid de olika enheterna bör få samstämmig information. Detta kan ske muntligt och skriftligt. Muntligt genom informationsmöten som hålls direkt av universitetsledningen och genom information i linjen (dvs. av respektive chef). Skapa grundläggande extern information om Konstnärligt campus Beskrivande texter om Konstnärligt campus behövs i såväl tryckt universitets- och fakultetsgemensamt informationsmaterial som på webben, som på Konstnärligt campus egen webbplats. Grundläggande informationsmaterial, som broschyrer och PowerPoint-presentationer bör också tas fram. Skapa publicitet i media Media har stor genomslagskraft och det som skrivs i media får också större trovärdighet än om universitetet berättar samma sak själv. Publicitet i media har hög kostnadseffektivitet jämfört med andra informationsinsatser (t.ex. annonsering som är mycket dyrt). Genom medierna når vi andra målgrupper. Nackdelen är förstås att vi inte kan styra över vad medierna väljer att rapportera om eller fokusera på. En viktig strategi, speciellt i ett läge där resurserna är mycket begränsade, är därför att försöka skapa så stor och så positiv publicitet som möjligt i media. Detta gör vi genom planerade mediekontakter och ett strategiskt arbete kring val av medier som vi riktar oss mot. Genom att förse medierna med bra berättelser med högt nyhetsvärde ökar chansen till publicitet. Media når vi genom pressmeddelanden, nyhetsflödet på universitetets webbplats, evenemang och att tipsa medier om intressanta personer, projekt och samarbeten. Lyfta fram individer Umeå universitet har valt att lyfta fram individer och låta dem berätta om sin upplevelse av Umeå universitet. Detsamma bör göras för Konstnärligt campus. Genom att låta studenter och deras arbete, alumner, anställda, samarbetspartner och besökare komma till tals och synliggöras i informationsmaterial och annonser, signalerar vi öppenhet och mångfald. Informationen får också högre trovärdighet. Samarbeta med andra aktörer lokalt, regionalt, nationellt och internationellt Genom att samarbeta med kommunen och andra aktörer i regionen kan vi få hjälp med att uppnå mer effekt för samma pengar samtidigt som alla parter tjänar på det. Genom att lyfta fram Konstnärligt campus i informationsmaterial om Umeå och på webbplatser, exempelvis umea.se, får Konstnärligt campus mer publicitet och kommunen och andra parter ett intressant koncept och en intressant plats att berätta om och visa upp. Då Umeå blir kulturhuvudstad 2014 blir Konstnärligt campus en given arena för en mängd olika aktiviteter. Skapa uppmärksamhet genom evenemang Som ett komplement till de mer traditionella informationsaktiviteterna och informationskanalerna kan uppmärksamhet kring Konstnärligt campus skapas med hjälp av olika evenemang och PRaktiviteter, vilket förutom att man direkt når de besökare som kommer dit också kan skapa publicitet i
Sid 9 (11) medierna och på så sätt nå en större målgrupp. Positiv publicitet i media har ett högt värde eftersom den ofta uppfattas som mer objektiv av mottagaren än vad organisationen berättar om sig själv. Förutom att det kan skapa uppmärksamhet och positiv publicitet kan sådana arrangemang som sker i samarbete mellan de olika aktörerna på Konstnärligt campus också bidra till samhörighet, delaktighet och en hållbar utveckling av campusområdet. Nedan följer några exempel på tillfällen och förslag till aktiviteter Invigningen av Konstnärligt campus Årliga öppet-hus-aktiviteter Gemensamma aktiviteter riktade mot utvalda grupper Arrangemang i samband med Kulturhuvudstadsåret 2014, ev. i samarbete med andra parter i Umeå Ett gemensamt skapande projekt för studenter från alla högskolor (och ev. anställda) som startar i samband med invigningen och kulminerar i ett färdigt resultat under Kulturhuvudstadsåret 2014. Detta kan ge PR både under arbetets gång och när resultatet presenteras och kan därefter fungera som ett minnesmärke på Konstnärligt campus. Under förutsättning att projektet Kultur på campus fortsätter sin verksamhet skulle arrangemang ibland kunna förläggas till Konstnärligt campus som ett alternativ till Campus Umeå. Kommunikationsplanering för olika faser Kommunikationsplaner som på en mer detaljerad nivå beskriver budskap, målgrupper, kommunikationsmål och informationsaktiviteter behöver tas fram för de olika faserna i processen: 1. För tiden fram tills Konstnärligt campus öppnas/invigs 2. För själva öppningen/invigningen 3. För det löpande driftsskedet under de första två åren Ansvar De organisatoriska enheternas ansvar De organisatoriska enheterna består av Arkitekthögskolan, Konsthögskolan, Designhögskolan och Enheten för publikt konstnärligt campus (arbetsnamn) där Bildmuseet och Humlab-X kommer att ingå. Varje organisatorisk enhet: Ansvarar för att planera, budgetera och genomföra interna och externa informationsinsatser inom sitt sakområde. De organisatoriska enheterna ansvarar för att i samverkan: Planera, finansiera och genomföra campusgemensamma informationsinsatser, exempelvis en eventuell gemensam webbplats, interna och externa webbannonser, informationsmaterial, annonser och affischer i samband med enhetsöverskridande aktiviteter. Ta fram kommunikationsplaner för fas 2 och 3 (öppnande/invigning och löpande driftsskedet de första två åren), gärna i samråd med informationsenheten och fakultetsinformatörerna.
Sid 10 (11) För att detta ska fungera utses en av de organisatoriska enheterna till huvudansvarig och sammankallande för ett sådant samordningsarbete. Alternativt bör en gemensam informatör anställas. Fakultetsinformatörernas ansvar Fakultetsinformatörerna vid humanistisk och teknisk-naturvetenskaplig fakultet: Ansvarar för att informera om Konstnärligt campus i fakulteternas tryckta material och på webb. Kan löpande vid behov på fakultetens webbsidor lyfta fram nyheter, bilder och interna webbannonser för att informera om aktiviteter som äger rum på Konstnärligt campus. Ger vid behov berörda enheter inom sin fakultet stöd och råd i kommunikationsfrågor. Bistår berörda enheter inom sin fakultet i mediekontakter. Informationsenhetens ansvar Informationsenheten: Ansvarar för att informera om Konstnärligt campus i universitetsgemensamt material på webb och i trycksaker. Bistår enheterna i mediekontakter när det är frågan om att lyfta fram Konstnärligt campus som helhet. Kan löpande vid behov på universitetets centrala webbsidor lyfta fram nyheter, bilder och interna webbannonser för att informera om aktiviteter som äger rum på Konstnärligt campus. Ger vid behov stöd och råd i kommunikationsfrågor som avser helheten Konstnärligt campus. Tar fram kommunikationsplan för den första fasen fram till öppnandet/invigningen av Konstnärligt campus. Bistår universitetsledningen i kommunikation och mediekontakter i samband med detta. Print & Media Print & Media kan på uppdrag projektleda informationsinsatser samt formge och producera informationsmaterial webb och tryckt.
Bilaga: Huvudbudskap, målgrupper och förslag på informationsaktiviteter för Konstnärligt campus Huvudbudskap Målgrupper Informationsaktiviteter Konstnärligt campus utgör en kreativ internationell miljö för utbildning och forskning Internationella medier, lärare/forskare vid andra lärosäten och samarbetspartner nationellt och internationellt Mediekontakter, lyfta fram mångfalden av människor i informationsmaterial och på webben, låta individer komma till tals Konstnärligt campus skapar möjligheter för nyföretagande och inkubatorverksamhet Konstnärligt campus etablerar Umeå som ett design-, arkitektur- och konstcentrum Konstnärligt campus ger Umeå universitet en unik profil med ett campus för verksamhet baserad på konstnärlig grund Konstnärligt campus lyfter fram och tydliggör det konstnärliga områdets särart Konstnärligt campus är något mer än de ingående delarna genom sina funktionella och estetiska byggnader, sina effektiva mötesplatser och det samarbete som äger rum Konstnärligt campus är en del i satsningen på Umeå som kulturhuvudstad 2014. Konstnärligt campus är ett naturligt utflyktsmål för alla Umeåbor. Beslutsfattare, politiker, näringsliv, medier Beslutsfattare, politiker, näringsliv, medier nationellt och internationellt, potentiella studenter, lärare/forskare vid andra lärosäten, nationellt och internationellt, yrkesverksamma inom arkeologi, design och konst, samarbetspartner och konkurrenter nationellt och internationellt Beslutsfattare, politiker, potentiella studenter, medier, studievägledare, lärare/forskare vid andra lärosäten Beslutsfattare, politiker, medier, allmänhet Allmänheten, besökare, turister, ungdomar Mediekontakter, lyfta fram goda exempel i informationsmaterial och på webb, låta individer komma till tals Mediekontakter, evenemang och PRaktiviteter, Mediekontakter, lyfta fram KC i universitetsoch fakultetsgemensamt informationsmaterial och på webben, ta fram eget material för KC, evenemang och PR-aktiviteter Mediekontakter, KC lyfts fram i informationsmaterial om Umeå, annonsering, evenemang och PR-aktiviteter, arrangemang i samarbete med kommun och andra Öppna och mer riktade evenemang, bra skyltning, mediekontakter, KC lyfts fram i informationsmaterial om Umeå, annonsering, word of mouth