Anbud: projektledning coastal culture 1
Bakgrund Nordic Surfers har med bakgrund av Alexandersonsinstitutets anbudsförfrågan angående upphandling av projektledning för Coastal Culture sammanställt detta anbud. Detta dokument är en genomförandeplan som beskriver hur Nordic Surfers ser på processen med att vidareutveckla vision och mål, att etablera och utveckla kontaktnät, att hantera relationer till samarbetspartner, att bidra till samverkan och regional utveckling, att integrera affärsutveckling, att utarbeta varumärkes-, finansierings- och marknadsföringsstrategi samt process för dokumentation i samband med genomförandet och avetableringen av Coastal Culture. Dokumentet visar även på Nordic Surfers och projektledarnas kompetens, förmåga och kapacitet att leda projektet och att fungera som business coacher inom ramen för CRED:s inkubatorverksamhet. Nordic Surfers Nordic Surfers är ett företag som har sitt säte i Varberg. Nordic Surfers har följande tre affärsområden: Koncept- och idéutveckling Nordic Surfers skapar, designar och bygger innovativa varumärkesupplevelser med högt associationsvärde. Våra idéer bygger på att skapa mötesplatser där vi kombinerar ett högt deltagande med spektakulära och publikvänliga inslag. Genom att skapa nya sammanhang och inbjudande miljöer vill vi överbrygga gränsen mellan åskådare och deltagare. Event Nordic Surfers erbjuder tjänster inom eventproduktion. Genom stor erfarenhet av genomförandet av olika former av event kan Nordic Surfers ta hand om allt från tillståndsansökan, val och säkerställning av plats, arenabygge, personalrekrytering samt val av attraktioner och aktiviteter. Nordic Surfers planerar, marknadsför, arrangerar, koordinerar och städar upp efteråt. Vi förvandlar kundens goda idé på pappret till ett exceptionellt event på plats. Konsultering Nordic Surfers breda kompetens innebär att företaget kan erbjuda allt från projekt- och produktionsledning till att designa, konstruera, bygga, programmera, filma, skriva och vidareutveckla idéer. Vi är uppdaterade med den senaste tekniska och sociala utvecklingen och vi brinner för att skapa upplevelser av nya fenomen. 2
Projektledare Kompetens, förmåga och kapacitet att åta sig uppdraget. Nordic Surfers anbud omfattar projektledning av Erik Ruth och Kristjan Sigurdarson. Projektledarna har tillsammans stor kompetens inom det område som Alexandersoninstituet efterfrågar. Erik och Kristjan startade under 2010 Nordic Surfers och har bl.a. tidigare varit verksamma som projekt- och produktionsledare inom eventbranschen för kunder som Apple, Telia, Samsung, Aftonbladet. (Se bilaga 1). Genom tidigare projekt och erfarenheter har projektledarna en mycket god förmåga att fånga upp och vidareutveckla idéer vilket skapar goda förutsättningar för att kombinera uppdragsgivarens inkubatorverksamhet i uppdraget. Under den tid som Nordic Surfers varit verksamt har tre större evenemang genomförts. Följande case visar på projektledarnas förmåga att ha ett helhetsgrepp vid genomförandet, rollen som projektledare samt organisationens kapacitet. Urban Cable Tour Urban Cable Tour (www.urbancabletour.com) förändrade förutsättningarna för vattensportsevent då ett elektriskt drivet kabelsystem, liknande de släpliftar som används i skidanläggningar, möjliggjorde en etablering av en central vattensportsarena. Aktiviteten var både lättillgänglig, publikvänlig, driftsäker och miljövänlig. Urban Cable Tour genomfördes genom individuella deltävlingar i tre länder och en superfinal som bjöd publiken på en extraordinär uppvisning av Skandinaviens bästa wakeboard- och wakeskateåkare. Syftet med Urban Cable Tour var att skapa en ny form av vattensportsevenemang där actionfylld vattensport blir en publikvänlig arenasport. Målet med Urban Cable Tour är att skapa en återkommande sponsorfinansierad internationell tour där deltävlingar genomförs centralt inne i större städer i synergi med andra evenemang. Urban Cable Tour har i huvudsak två målgrupper. Den första målgruppen är actionsportsintresserade kvinnor och män i åldrarna 14 till 35 år som har ett behov av att möta och identifiera sig med andra som delar deras kulturella preferenser och livsstil. Den andra målgruppen är en bredare grupp med människor som är intresserade av livesportsunderhållning, festivaler eller spektakulära evenemang. Urban Cable Tour 2010 sponsrades av Oakley och Skanska. Produktionen omfattade: Idé och koncept Projektledning Grafik och webb PR-aktiviteter Eventproduktion 3
Costal Culture Nordic Surfers arbetade på uppdrag av CRED (www.cred.nu) med Coastal Culture (www.coastalculture.se). Kundens syfte var att skapa förutsättningar för tillväxt inom kulturella och kreativa näringar. Nordic Surfers utvecklade konceptet Coastal Culture tillsammans med kunden och målsättning med uppdraget var att: Göra Varberg till en självklar mötesplats för surfsporter Öka omsättningen inom surfsporter Stimulera nya innovationer inom surfsporter Uppdraget omfattade att Coastal Culture blir ett återkommande evenemang och Skandinaviens bästa sommarkickoff. Genom att arrangera en mässa med inriktning på vattensporter erbjöds under Coastal Culture 2011 olika aktörer från hela Skandinavien en möjlighet att delta under dessa dagar. Aktiviteter kopplade till kustkultur och vattensport arrangerades i synergi med mässan. Genom ett samarbete med Hallands kulturhistoriska museum blev Varbergs Fästning en kulturarena med inriktning mot vindkultur. Föreläsningar om entreprenörskap, innovation, nyttjande av stränder, miljöfrågor och andra ämnen relaterade till kustkultur arrangerades på Campus Varberg. Coastal Culture 2011 blev därmed ett arrangemang som förenade sport, näringsliv, kultur och akademi. Produktionen omfattade: Idé och koncept Projektledning Grafik och webb PR-aktiviteter Eventproduktion Urban Skim Park Urban Skim Park (www.urbanskimpark.com) utvecklades på förfrågan av Malmö Stad (www.malmo.se). Syftet med Urban Skim Park är att kunna erbjuda en lättillgänglig vattenaktivitet i stadsmiljö. Urban Skim Park kan etableras på en öppen yta och erbjuder besökare att åka skimboard i en nybörjarlinje samtidigt som avancerade utövare kan utföra trick på olika features i en parallell linje. Aktiviteten är lämplig både som prova-på aktivitet för nybörjare, för uppvisningar och för tävlingar. Urban Skim Park Jam Session, den första tävlingen av sitt slag i Norden, arrangeras som en del av Urban Beach 2011 i juli i Västra hamnen i Malmö och genomförs i samarbete med SkimX (www.skimx.se). Produktionen omfattade: Idé och koncept Produktutveckling Projektledning Grafik och webb PR-aktiviteter Eventproduktion 4
Referenser på tidigare genomförda evenemang inom actionsport och/eller kulturella och kreativa näringar: Anna Linton Projektkoordinator CRED Alexandersoninstitutet 070-3739 377 anna@cred.nu Erland Weerasinghe Projektledare Arrangemangsenheten Malmö kommun 040-34 21 66 el. 0709-34 21 66 Erland.W@malmo.se nätverk Det nätverk som Nordic Surfers tillhandahåller skapar starka förutsättningar för att arbeta med Coastal Culture med utgångspunkt i FUNK-modellen. Coastal Culture kommer därmed att kunna vidareutvecklas mot att bli en väletablerad skandinavisk mötesplats för människor som är intresserade av action- och livsstilssporter samt frågor som är anknutna till forskning och kultur. Mot bakgrunden av tidigare genomförda evenemang finns väletablerade kontakter och samarbeten med nyckelpersoner hos de största vattensportsrelaterade butikerna, utbildningsverksamheterna och ideella aktörerna i Skandinavien. Personliga kontakter finns med en stor del av de skandinaviska elitåkarna inom kitesurf, wakeboard, wakeskate, vågsurf, vindsurf, skimboard och andra actionsporter. Goda relationer och samarbeten finns med nischade magasin, tidningar och digitala mediakanaler inom actionsportskulturen som t.ex. Fri flyt, Nordicsurfers mag, Freeride, Transition och Surfzone. Etablerade kontakter finns med flera ideella föreningar i både Halland och övriga Skandinavien som Surfrider Foundation, Surfing the Nations, Jaeren Boardriders (NO), Nasa surfklubb (DK) och Copenhagen Cable Club (DK). Genom tidigare projekt i exempelvis Varberg, Göteborg, Malmö, Sälen, Stockholm och Åre har Nordic Surfers kontakter med alltifrån tjänstemän och politiker till lokala näringsidkare, evenemangsarrangörer och kulturinrättningar. Genom tidigare engagemang som Coastal Culture 2011 har relationer etablerats med berörda tjänstemän inom flera förvaltningar inom Varbergs kommun, Länsstyrelsen i Halland samt Region Halland. Etablerade kontakter finns även med flera olika aktivitets- och konferensarrangörer som t.ex. Aktiviteter i Europa, Stora Blå, Fjälläventyr, Fjällkonferens och Roslagskonferens. Nordic Surfers har genom sitt arbete goda relationer till olika utbildningsverksamheter och forskningsinstitut inriktade mot eventproduktion, destinationsutveckling, produktutveckling och andra utbildnings- och forskningsområden. Häribland kan nämnas Event Managmentutbildningen (Campus Varberg), Mötes- och eventproducentutbildningen (Åre), Ljud- och 5
bildskolan (Varberg), Högskolan i Halmstad, Värdskapsutveckling (Ledningsgrupp för kommande utbildning på Campus Varberg), Textildesign (Högskolan i Borås), Centrum för urbana och regionala studier (Örebro Universitet) och SVID. Nordic Surfers har genom tidigare produktioner väletablerade kontakter med leverantörer som är relevanta för eventproduktion som PR-byråer, designer, leverantörer av grafisk produktion, plast/trä/metal-leverantörer, leverantörer av exponerings- och eventmaterial, artistbokare, matleverantörer etc. Genom Nordic Surfers kontakter kan ett nätverk associerat till Coastal Culture och anbudsgivarens organisation vidareutvecklas inom forskning, utbildning, näringsliv och kultur. Genom ett väl genomarbetat strategiskt arbete kommer långsiktiga relationer att stärkas och ligga till grund för en tydlighet i etablering av nya relationer. 6
Projektmetodik Projektmetodik för hur projektledningen av Coastal Culture skall genomföras och kvaliteten säkerställas. Den projektmetodik som är genomgående i Nordic Surfers projekt är baserad på erfarenheter från tidigare genomförda projekt. Genom att analysera förutsättningar, hitta lämpliga lösningar, välja angreppsätt, bedöma konsekvenser av olika handlingsalternativ och löpande följa projektets och arbetets utveckling säkerställer Nordic Surfers en hög kvalitetsnivå. Coastal Culture 2011 genomfördes med utgångspunkt i FUNK-modellen och förarbetet inför evenemanget pågick under en relativt kort tid i relation till projektets omfattning. Detta innebar att områden som i andra former av projekt normalt följer en kronologisk tidslinje utvecklades och vidareutvecklades parallellt, exempelvis målsättning och produktion. Även om detta tillvägagångssätt för med sig utmaningar som exempelvis hur man skapar tydlighet för medarbetare i organisationen innebar det även ett stort utrymme för egna initiativ från medarbetare, samarbetspartner och andra aktörer och gjorde att evenemanget och varumärket Coastal Culture kunde växa sig starkt och etableras redan första året. Nordic Surfers förespråkar med bakgrund av hur projektet har vuxit fram att den fortsatta utvecklingen och genomförandet sker i en dynamisk process där olika områden kan fortsätta att utvecklas parallellt. Då FUNK-modellen genom sin karaktär stimulerar till innovativa lösningar och nya idéer bör projektet genomföras med en så pass hög grad av flexibilitet att olika delar i evenemanget kan användas som verktyg för att uppnå olika mål kopplade till så vitt skilda områden som destinationsutveckling, samverkan mellan intressegrupper, för att uppnå pedagogiska mål, nya innovativa lösningar kopplade till genomförande av evenemang, ta del av och vara en del av ny forskning och sist men inte minst att kunna integrera affärsutveckling för entreprenörer i processen. Även om Nordic Surfers förespråkar en dynamisk process i utvecklingen och genomförande av Coastal Culture bör arbetets karaktär förändras ju närmare ett genomförande kommer i tiden. I början av arbetet bör större utrymme ges för filosofiska diskussioner och strategiskt arbete kring vision, målsättningar, utformning av organisation, varumärkes- och finansieringsstrategi samt etablering av kontakter. Ju närmare genomförandet kommer i tiden desto mer bör arbetet i projektet inritas mot konkret produktionsarbete och marknadsföring. Evenemanget bör efter ett genomförande utvärderas utifrån på förhand uppsatta kriterier. En projektledare har yttersta ansvar för ett projekt. Med hjälp av kompetenta medarbetare har projektet goda förutsättningar att bli lyckat. Därför är det viktigt för projektets framgång att anbudsgivaren säkrar upp nödvändiga och önskvärda resurser i organisationen. Korta kommunikationsvägar är mycket fördelaktiga i projekt med hög grad av komplexitet och Nordic Surfers anser därför att arbetet bör utföras i ett nära samarbete med anbudsgivarens organisation. Detta möjliggör kontinuerlig avstämning av utförda moment samt fysiska möten vilket säkerställer en hög kvalitetsnivå. Genom att utveckla en tydlig kommunikationsstrategi inför Coastal Culture 2012 kommer fördelarna av en dynamisk process kunna behållas samtidigt som problem i den egna projektorganisationen reduceras. 7
En central del av all kommunikation i ett projekt handlar om att rapportera status på planerade och genomförda arbetsmoment. För att ha kontroll över situationen behöver Nordic Surfers få information från de som arbetar i projektorganisationen, vad de har gjort och hur många timmar som lagts ner. Denna information behövs för att kunna fatta rätt beslut, men även för att sammanställa rapporter till kunden, som i sitt beslutsfattande också är beroende av aktuell och riktig information. Regelbundna avstämningarna genomförs med hjälp av en lägesrapport som beskriver viktiga händelser som projektstatus, eventuella avvikelser och ändringsförslag samt arbetade timmar och bokförda kostnader. Under varje avstämning jämförs projektets status med tidsplan och milstolpediagram. Senast innan uppdraget påbörjas upprättas en tidsplan som efter överenskommelse skall gälla för uppdraget. Samtliga avstämningsmöten under projektets gång hålls i Varberg. 8
Visions- och målarbete Hur arbetet (processen) bör gå till för att fastställa visions- och målarbete för genomförandet av Coastal Culture. Nordic Surfers har identifierat att kundens syfte med Coastal Culture är att skapa tillväxt inom kulturella och kreativa näringar. Coastal Culture 2011 genomfördes med utgångspunkt i FUNKmodellen enligt tanken om att det i mötet mellan dessa sektorer uppstår möten som gynnar just tillväxten inom KKN. Nordic Surfers anser att vision och mål bör utarbetas i en dynamisk process i nära samarbete med kunden. Grundläggande för detta arbete är att identifiera grundvärden i projektet och för varumärket Coastal Culture. Nordic Surfers anser att det finns många intressanta beröringspunkter mellan grundvärden inom den kultur som Coastal Culture är inriktat emot (surf- och actionsportskultur) och grundvärden hos entreprenörer inom kulturella och kreativa näringar. Flera av de värden som Nordic Surfers har identifierat inom kulturen som kreativitet, individualitet och engagemang kan direkt kopplas till egenskaper som är gynnsamma för entreprenörer som är verksamma inom KKN. Forskning pekar på att entreprenörer inom KKN i högre utsträckning än inom andra områden är sociala entreprenörer. Genom att i arbetet med Coastal Culture vara medveten om och arbeta utifrån identifierade grundvärden anser Nordic Surfers att visions- och målarbete kan skapa ett fundament där entreprenörer söker sig till Coastal Culture och vill ingå i uppdragsgivarens nätverk, inte bara för möjligheten att utveckla sitt företag och öka sin lönsamhet utan även för att vara delaktiga i att nå ett högre mål. Identifierade positiva värden inom kulturen och KKN bör ligga till grund för de värden som visions- och målarbete bygger på. Vidare kan dessa värden genom Coastal Culture förädlas genom en process som karaktäriseras av en positiv människosyn, en altruistisk inställning och en förmåga att se möjligheter istället för problem. Vision och mål kommer därmed i omvänd riktning kunna påverka entreprenörer, människor inom surf- och actionsportskulturen, lokalbefolkning, offentliga organisationer och övriga aktörer på ett positivt sätt. 9
Samarbetspartner Villkor och möjligheter för av er identifierade intressenters delaktighet i utvecklingsarbetet och genomförandet av Coastal Culture. Coastal Culture 2011 genomfördes i samarbete med organisationer som Hallands Kulturhistoriska museum, Region Halland, akademiska institutioner, restauranger, boendeanläggningar och lokala företag. En viktig faktor för en samarbetspartner är viljan att associeras med och sträva efter att uppnå den övergripande visionen och målsättningen. Vidare är viljan och förmågan att bidra i utvecklingsarbetet och höja kvaliteten i genomförandet avgörande för en samarbetspartners delaktighet i utvecklingsarbetet och genomförandet. En samarbetspartner behöver inte bidra med ekonomiska resurser utan kan bidra med andra former av resurser som stärker evenemanget som helhet alternativt sänker kostnader för arrangören. Exempel på typer av organisationer som Coastal Culture kan ha ett ömsesidigt gynnsamt utbyte med är utbildningsinstitut, akademiska institutioner, kulturinrätningar, ideella organisationer och lokala företag. Olika partner kan vara involverade i olika hög utsträckning. Beroende på vilken nivå en partner är delaktig i kan det antingen vara lämpligt att ingå i projektgruppen, en referensgrupp eller genom regelbundna kontakter via möten, mail och telefonsamtal. 10
Samverkan och regional utveckling Hur lokala styrkeområden, kulturer och eldsjälar kan möjliggöra samverkan och regional utveckling. Nordic Surfers anser att Coastal Culture genom den grund som etablerades 2011 har stor potential att bidra till marknadsföring och utveckling av Varberg som destination och Halland som region. I Varberg i synnerhet och Halland i allmänhet finns ett stort naturligt och kulturellt kapital som är knutet till värden och aktiviteter som inryms i konceptet Coastal Culture. Styrkan i konceptet handlar inte bara om att lyfta fram det som är unikt utan även att kunna påverka olika aktörer, invånare, utövare av vattensporter, tjänstemän och politiker i en positiv riktning. Detta är möjligt till stor del genom den mötesplats och det forum som skapas i samband med Coastal Culture samt de kontakter olika organisationer etablerar genom att vara delaktiga i ett projekt av den här karaktären. Marknadsföring och utveckling av destination och region genom konceptet Coastal Culture har positiva effekter genom de tillväxtsmöjligheter som skapas för lokalbefolkningen, turismindustrin samt lokala företag som hotell, affärer och restauranger. En viktig faktor för samverkan är kommunikation och förståelse för andra parters behov och preferenser. Genom att skapa en mötesplats och processer för möten mellan det offentliga och det privata skapas inte bara förutsättningar för samförstånd, utan evenemanget kommer även som sekundär effekt att bidra till att förstärka demokratiska värden som deltagande och möjlighet till påverkan. 11
Affärsutveckling Hur coachning av företag och individer skapar förutsättningar för utveckling av deras företagande och entreprenörskap. Coastal Culture som koncept kan genom den unika miljö som erbjuds genom anbudsgivarens organisation och nätverk användas som verktyg för att utveckla företagsverksamheter och entreprenörers karaktärer. En entreprenörs karaktär är av största betydelse för verksamhetens utveckling. Genom coachning kan man öva upp en förmåga att se möjligheter i utmanande situationer vilket ligger till grund för en förmåga att hitta och skapa nya affärsidéer. Detta förankras genom att skapa en atmosfär där viljan för att utvecklas genomsyrar hela organisationen inklusive alla medlemmar i projektledningsgruppen. Anbudsgivaren bör därför verka för kontinuerlig vidareutbildning av projektorganisationens ledning och medlemmar. Inom forskning diskuteras huruvida KKN är en egen näringsgren eller om företagen tillhör andra skilda näringsgrenar. Nordic Surfers anser att det därför är viktigt att ur ett coachningsperspektiv vara medveten om att olika företag inom KKN skiljer sig till sin karaktär och har annorlunda förutsättningar. För många företagare finns en motsättning mellan struktur och kreativitet. Inom KKN där nyskapande ofta är en stark drivkraft finns det ett behov av att stanna upp och strukturera. Coastal Culture som projekt kan för involverade företag därför bidra till att skapa en balans genom att ge kreativa entreprenörer en struktur att verka i. Genom att integrera företag som kan ingå i kundens inkubatorverksamhet och affärsutvecklingsarbete i projektorganisationen skapas möjligheter för entreprenörer att genomföra uppdrag i projektet Coastal Culture parallellt med coachning av individen och utveckling av dennes företagsverksamhet. Företagare som blir en del av organisationen har möjlighet att få riktiga avlönade uppdrag, vilket bidrar till att skapa den trygghet som är en förutsättning för att kunna jobba med intern utveckling. Många företagare inom KKN arbetar ensamma eller i små organisationer. För att skapa tillväxt för aktörer inom denna näringsgren är ett starkt nätverk därför av stor vikt. Deltagandet i en tillfällig projektorganisation bidrar vidare till att entreprenörer lär känna varandra och kan skapa det förtroende som är nödvändigt för gynnsamma affärsrelationer. Genom dessa möten skapas även förutsättningar för match-making mellan kreatörs- och entreprenörsdrivna kulturföretag, vilket i förlängningen ger goda förutsättningar för kommersialisering av produkter och tjänster. 12
Varumärkesstrategi Struktur och genomförande. För ett evenemang som Coastal Culture är varumärket en av de mest värdefulla tillgångarna. Att ta fram en strategi för hur varumärket Coastal Culture ska kommuniceras skapar en tydlighet såväl för medarbetare i organisationen, som för partner, för evenemangets målgrupper och för andra involverade aktörer. Det är därför viktigt att det är tydligt vad varumärket står för. Under 2011 inriktades varumärket Coastal Culture mot surfkultur. Evenemangets innehåll bestod dock av ett brett utbud av aktiviteter, utställningar, föreläsningar och workshops. Nordic Surfers anser att denna inriktning bör ligga till grund för Coastal Culture s varumärkesstrategi. Det finns ett stort behov hos människor av identifikation genom olika former av fysiska aktiviteter. Att erbjuda besökare att ha kul, att prova nya aktiviteter, att umgås med andra, att träffa nya vänner och att kunna utvecklas individuellt är för många ett mått på livskvalitet. Denna inriktning ger samtidigt ett tydligt sammanhang där angränsande idrottsliga, kulturella och akademiska aktiviteter kan ingå. Samtidigt påverkar val av innehåll och förhållandena mellan de olika delarna i evenemanget människors attityder till varumärket. Därför är det i relation till detta arbete viktigt att ta ställning till frågor som rör t.ex. musik, mat, utformning av mässa och val av lokaler. Det tar tid att bygga ett varumärke. Det kräver att man har en tydlig vision och mål att jobba mot och att processen förankras och motiveras. Det är ett långsiktigt arbete som syftar till att påverka människors attityder och uppfattningar. Därför är det mycket viktigt att varumärkesstrategin är förankrad i de grundvärden som har identifierats under visions- och målarbetet. Varumärket får sitt värde först när omvärlden eller mottagaren fyller det med något. Det som varumärket laddas med är värderingar, attityder och känslor som påverkas av vad mottagaren sett, hört och läst samt dennes egna erfarenheter av upplevelsen. Nordic Surfers anser därför att varumärkesstrategi i så stor utsträckning som möjligt bör baseras på positiva grundvärden som människor vill associeras med samt en kommunikation med ett substantiellt innehåll som skapar intresse. En väl genomtänkt varumärkesstrategi kan därmed bli ett kraftigt verktyg för evenemangets utveckling och för att uppnå målsättningar som t.ex. har att göra med att ytterligare stärka positiva attityder till destinationen och regionen, kulturföreteelser, olika former av idrottsutövande samt miljö- och hälsofrågor. Arbetet med att ta fram en varumärkesstrategi bör behandla frågor som: Vad är Coastal Culture och hur väljer/avgränsar vi innehåll i evenemanget? Hur skapar vi en förståelse för varumärket i den egna organisationen och hur motiverar vi medarbetare att vara delaktiga i att uppnå den övergripande visionen? Vad vill vi att människor ska associera med Coastal Culture och hur kommunicerar vi det? Kan man exportera Coastal Culture till andra destinationer och i så fall på vilka villkor? Hur bör man arbeta mot ev. sponsorer och i så fall hur ska man gå tillväga för att behålla en balans mellan en icke-kommersiell känsla och involverandet av kommersiella företag? 13
Marknadsföringsstrategi Struktur och genomförande. Marknadsföringsstrategi bör utgå från en definierad varumärkesstrategi i linje med evenemangets grundvärden. För att utarbeta en marknadsföringsstrategi bör målsättningen med marknadsföringen definieras tillsammans med anbudsgivaren. Evenemangets målgrupp bör definieras och beskrivas innan en strategi för extern kommunikation kan utformas. Nya generationer som växer upp i det digitala samhället lever i ett stort mediabrus. Generellt tenderar människor till att inte vilja ta emot enkelriktad information på samma sätt som tidigare. För att kommunikation ska bli intressant krävs intressant innehåll, möjligheter att själv kunna bidra och aktivt delta. Eftersom ett evenemang kan ha olika målgrupper bör en marknadsföringsstrategi baseras på en kartläggning över olika kommunikationskanaler i relation till identifierade målgrupper. Strategi och tillvägagångssätt måste även ta hänsyn till av kunden definierad marknadsföringsbudget. Resultat av marknadsföringsstrategin bör efter evenemanget följas upp och utvärderas i relation till förutbestämda mål. Coastal Culture som evenemang erbjuder aktörer att vara delaktiga i ett större sammanhang. Genom att skapa en gemensam infrastruktur kan involverade aktörer dra nytta av skalfördelar och medverka till en lägre kostnad. En betydande del av marknadsföring kan därmed ske genom de involverade aktörernas egna medverkan och den virala spridning detta skapar. Följande områden anser Nordic Surfers bör ingå i en marknadsföringsstrategi: Strategisk uppbyggnad av varumärket och evenemanget före, under och efter genomförandet genom information på hemsida och viral spridning i social medier. Nordic Surfers har genom tidigare genomförda analyser god kunskap om vilken typ av kommunikation, vilka inlägg och samt vilka forum som fungerar bäst och har störst genomslag i relation till olika målgrupper. Samarbeta med etablerade grupper, personer och föreningar för att få dessa att genomföra egna aktiviteter i samband med evenemanget. Etablera samarbeten med mediapartner för att sänka kostnaderna för marknadsföringen. Genomföra uppseendeväckande eventmarketing-aktiviteter på strategiska platser för att skapa uppmärksamhet om evenemanget. Sprida informationsmaterial via partners, aktörers och butikers (utställares) egna kanaler. Skapa intressant innehåll som ger redaktionella inslag i lokala tidningar samt ev. annonsering. Skapa intressant innehåll som ger redaktionella inslag i nischade tidningar, magasin digitala mediekanaler samt ev. annonsering. Produktion och distribution av evenemangstidning. 14
Finansieringsstrategi Struktur och genomförande (för sponsorstrategi). Nordic Surfers vill istället för att först beskriva struktur och genomförande för en sponsorstrategi betona vikten av en övergripande finansieringsstrategi. En finansieringsstrategi är överordnad en sponsorstrategi och bör utgå från resultatet av visions- och målarbetet samt varumärkesstrategin för att överensstämma med varumärkets och projektets grundvärden. Viktiga frågor att belysa är om och hur man vill arbeta för att behålla en balans mellan en icke-kommersiell känsla och sponsring från företag. Finansieringsstrategin beskriver hur evenemanget ska finansieras och vart intäkterna ska komma ifrån. Diskussioner måste föras om möjliga intäktsmodeller för t.ex. försäljning av mat och dryck under evenemangets genomförande, biljettförsäljning, kick-back från partner och vilka finansiärer som är önskvärda i ett längre perspektiv. Olika intäktsmöjligheter finns från aktörer som EU, region, kommun, andra offentliga organisationer och privata företag. Många kostnadsposter kan genom samarbeten minimeras och därmed sänka den totala kostnaden för genomförandet. För att sponsring ska utvecklas till en långvarig, hållbar och ömsesidigt gynnsam relation mellan evenemangets arrangörer och det sponsrande företaget är det viktigt att se på denna relation som ett partnerskap. I detta partnerskap bör huvudsyftet vara att fungera som ett team och arbeta mot en gemensam övergripande vision. Båda parterna ska ha full kontroll på hur relationen ska vara utformad under projektets gång samt vad varje part ska tillföra för att största möjliga ömsesidiga nytta ska uppnås. Värt att betona är att sponsorerna måste kunna relateras till varumärkets budskap, image och framför allt grundvärden. Vid val av olämpliga sponsorer kan det påverka varumärket negativt och det gäller därför att vara medveten om dessa risker. 15
Dokumentation Nordic Surfers anser att en administrativ plattform bör bygga på digitala lösningar som erbjuds för kommunikation och dokumentation. Ett CRM-system eller ett fildelningsverktyg där projektdokument kan delas och underhållas ger medarbetare i projektet tillgång till aktuell och relevant information och minskar risken för att medarbetare jobbar i olika versioner av samma dokument. Verktyget Dropbox har tidigare använts med goda resultat. Med personliga inbjudningar till delade mappar styrs vem som har tillgång till vilken information. Vissa dokument kan vara tillgängliga för alla medarbetare, t.ex. projekt- och tidsplan medan andra dokument som budgetuppföljning endast behöver vara tillgängliga endast för ledningsgruppen. Utrymme för arkivering av dokument och arbetsmaterial bör finnas i anslutning till projektledningens lokaler. En konceptbeskrivning för eller motsvarande dokument om evenemanget bör tas fram för att förmedla information om evenemangets grundvärden till medarbetare, samarbetspartner, eventuella sponsorer och andra aktörer. Nordic Surfers rekommenderar produktion av en tidning kopplad till Coastal Culture. Denna tidning bör täcka alla delar av evenemanget samt innehålla redaktionella inslag som stärker varumärket och syftar till att uppnå övergripande vision och målsättningar. En tidning behöver inte bara vända sig till besökare utan kommer även att kunna användas som verktyg för att kommunicera evenemangets innehåll och grundvärden till medarbetare, samarbetspartner, eventuella sponsorer och övriga aktörer. En tidning kan med fördel ges ut med flera utgivningsnummer per år. Den kan då exempelvis fungera som ett kraftfullt verktyg för opinionsbildning i relation till destinationsutvecklingsfrågor. Att använda sig av en tidning som format i dokumentationsprocessen möjliggör att anbudsgivarens övriga projektresultat, t.ex. inkubatorverksamhet, kan kommuniceras i regionen i ett större sammanhang. En stor del av dokumentationen sker kontinuerligt genom den information som publiceras på hemsida och via sociala medier. Filmer tas fram i dokumentations- och återrapporteringssyfte där evenemangets olika delar ingår. Detta material kan även användas i varumärkesbyggande ändamål och för marknadsföring av kommande evenemang. Protokoll sammanställs i samband med avstämningsmöten. Efter genomfört evenemang ansvarar Nordic Surfers för att en återrapport sammanställs till uppdragsgivaren. 16
Pris En uppskattning av totalt antal nerlagda timmar för genomförandet av uppdraget är beroende av faktorer som är svåra för Nordic Surfers att uppskatta med utgångspunkt i aktuellt anbud. Faktorer som spelar in är uppdragets omfattning och avgränsning, medarbetare i organisationen och övriga frågor som måste behandlas i en dialog med anbudsgivaren. Projektets karaktär gör även att uppdragets omfattning kan påverkas över tid. Nordic Surfers anser att berörda konsulter bör arbeta i snitt 20-30 timmar per vecka under projektperioden. Kostnadsposter Projektledning Förvaring och hantering av material Hyra av personbil inkl. drivmedel Representation på uppdrag av kund Resekostnader Hyra av material Pris 425:-/timme 1500:-/mån 37:-/mil Faktiska kostnader Faktiska kostnader Enligt överenskommelse Övriga tjänster debiteras enligt överenskommelse. Alla priser är angivna exkl. moms. Bilagor Bilaga 1: Tidigare genomförda uppdrag. Bilaga 2: SKV 4820 utgåva 17. Bilaga 3: CV Erik Ruth. Bilaga 4: CV Kristjan Sigurdarson. Kontaktpersoner Erik Ruth 0736-15 68 00 erik@nordicsurfers.com Kristjan Sigurdarson 0732-41 24 33 kristjan@nordicsurfers.com 17