Ärende 20 RS POLICY OCH RIKTLINJER FÖR SPONSRING I REGION HALLAND

Transkript

1 POLICY OCH RIKTLINJER FÖR SPONSRING I REGION HALLAND

2 2(7) POLICY FÖR SPONSRING I REGION HALLAND 1. Inledning Definition av sponsring Sponsring är ett affärsmässigt samarbetsavtal till ömsesidig nytta mellan två (eller flera) parter, där sponsorn lämnar ersättning i form av pengar, varor och/eller tjänster och den sponsrade parten som motprestation tillhandahåller tjänster som ger sponsorn reklam, stärker sponsorns varumärke eller är till nytta för sponsorn. Bidrag utan motsvarande motprestation är inte sponsring. Denna definition utgår från Statskontorets förslag till definition och Skatteverkets riktlinjer för sponsring. Region Halland som sponsor I Region Hallands uppdrag ingår att främja utveckling och tillväxt i Halland och att marknadsföra vår region. Sponsring innebär att Region Halland ger stöd till en aktivitet och i utbyte får en motprestation, till exempel möjlighet att stärka bilden av Halland som en stark utvecklingsregion/bästa livsplatsen, i samband med den sponsrade aktiviteten. Sponsring är också ett sätt att stödja och uppmuntra verksamhet som främjar den regionala utvecklingen. De legala möjligheterna för Region Halland att sponsra verksamheter är dock begränsade eftersom sponsring kan komma i konflikt med kommunallagens likställighetsprincip och förbud mot att lämna stöd till enskilda näringsidkare, objektivitetsprincipen i regeringsformen samt lagstiftningen om offentlig upphandling. Region Halland som mottagare av sponsring Liksom Region Halland kan ha intresse av att sponsra andra verksamheter eller evenemang kan en extern part vilja sponsra Region Hallands verksamheter eller aktiviteter. Syftet med att ta emot sponsring kan vara att få ekonomiska möjligheter att genomföra speciella aktiviteter eller specifika satsningar. Den offentliga verksamheten ska dock huvudsakligen finansieras

3 3(7) med skatter. Finansiering av verksamhet med hjälp av sponsormedel får endast utgöra ett mindre komplement till samhällets finansiering. De legala möjligheterna att låta annan sponsra Region Hallands verksamheter är något större än det motsatta förhållandet. Dock måste frågan om mottagande av sponsring i varje enskilt fall prövas enligt samma lagstiftning som anges ovan. Mellan Sveriges Kommuner och Landsting och branschorganisationerna inom det medicintekniska området har år 2005 ingåtts en överenskommelse om samverkansformer mellan medicintekniska företag och medarbetare i den offentliga hälso- och sjukvården. Överenskommelsen reglerar samverkansformer för bland annat upphandling, informations- och utbildningsaktiviteter och sponsring. Överenskommelsen motsvarar den överenskommelse om samverkan som tidigare träffats inom läkemedelsområdet. 2. Styrning och ansvar Beslut om sponsring Ärenden om sponsring ska handläggas på hög nivå i den ansvariga nämndens eller bolagets organisation. När det gäller belopp som understiger ett basbelopp har förvaltningschef/vd rätt att fatta beslut efter samråd med berörd ordförande. Sponsringsbelopp som överstiger ett basbelopp ska alltid godkännas av berörd nämnd eller styrelse. För att underlätta en samsyn i regionen när det gäller sponsringsärenden ska en inledande kontakt alltid tas med regionens kommunikationsdirektör, som har en samordnande och rådgivande roll. Avtal Sponsring och mottagande av sponsring ska alltid regleras genom ett skriftligt avtal mellan Region Halland och motparten. Skriftliga avtal ska upprättas oavsett sponsringens omfattning. I avtalet ska anges uppgifter om ansvar, syfte och mål med sponsorsamarbetet, sponsorsumma och motprestation, tidpunkt för avtalets upphörande, när det kan sägas upp av part samt åtgärder vid avtalsbrott och eventuell tvist.

4 4(7) Policyns omfattning Det som anges i denna policy gäller samtliga verksamheter, förvaltningar och bolag som ägs eller drivs av Region Halland. Bolag är självständiga juridiska personer, men ska beakta denna policy när de fattar beslut om sponsring. 3. Genomförande Kriterier för sponsring Evenemanget ska vara av allmänt intresse för invånarna i Halland. Evenemanget ska gynna hela eller stora delar av Halland. Detta innebär inte nödvändigtvis att evenemanget äger rum i Halland. Evenemanget ska inte vara regelbundet återkommande. Evenemanget ska skapa möjligheter för regionen att knyta värdefulla kontakter med besökare eller deltagare och/eller exponera Region Hallands verksamheter och/eller lyfta frågor som är av regionalt intresse Evenemanget ska stämma överens med de mål som satts upp i Mål och strategier för Region Halland, med den regionala utvecklingsstrategin och Region Hallands värdegrund. Sponsringen får inte innebära en konflikt med lagstiftningen om offentlig upphandling, objektivitetsprincipen i regeringsformen eller kommunallagens likställighetsprincip och förbud mot att lämna understöd åt enskilda. Kriterier för mottagande av sponsring Sponsringen ska ha ett uttalat seriöst syfte och naturligt eller nyttigt samband med den sponsrade verksamheten. Sponsringen får inte utformas så att det kan finnas minsta misstanke om att en verksamhet eller anställd låter sig påverkas av eller är beroende av en leverantör, entreprenör eller liknande.

5 5(7) Region Hallands verksamheter får inte låta sig sponsras av företag som bedriver verksamhet eller säljer produkter/tjänster som inte är förenliga med regionens mål, värdegrund, roll och uppgifter eller med vetenskap och beprövad erfarenhet. Sponsringen får inte innebära en konflikt med lagstiftningen om offentlig upphandling, objektivitetsprincipen i regeringsformen eller kommunallagens likställighetsprincip och förbud mot att lämna understöd åt enskilda. 4. Uppföljning Respektive nämnd/styrelse ansvarar för att följa upp genomförandet och effekten av sponsringen/den mottagna sponsringen.

6 6(7) RIKTLINJER FÖR SPONSRING I REGION HALLAND Dessa riktlinjer är kopplade till det politiskt antagna dokumentet Policy för sponsring i Region Halland. Riktlinjerna ska beaktas och följas inför beslut om att sponsra andra verksamheter eller själv ta emot sponsring. Region Hallands mål, varumärke och värdegrund ska alltid vårdas och värnas. Gällande lagstiftning och överenskommelser, exempelvis Kommunallagen, Lagen om offentlig upphandling (LOU) och Överenskommelse om samverkansformer mellan medicintekniska företag och medarbetare i den offentliga hälso- och sjukvården, ska alltid beaktas och följas. Inför beslut om sponsring bör alltid en avstämning göras med någon av regionens jurister. Region Halland är en i huvudsak skattefinansierad organisation och har ett stort ansvar för att skattemedlen används på ett ansvarsfullt sätt. Alla frågor som berör sponsring ska därför noggrant övervägas, präglas av öppenhet och tåla granskning av såväl medier som allmänheten. Allmänheten och anställda ska alltid kunna känna förtroende för att våra verksamheter bedrivs sakligt, korrekt och på oberoende grund. Ett sponsringsåtagande får inte påverka eller inskränka det politiska handlingsutrymmet. Sponsringen får inte förknippas med villkor som påverkar Region Hallands mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. Sponsring är en av många vägar till marknadsföring. Det ska därför bedömas från fall till fall om det är just sponsring som är den lämpligaste vägen. Sponsringsbeloppet ska stå i rimlig proportion till vad Halland får tillbaka i form av marknadsföring och PR. Sponsring är inte välgörenhet och får inte kunna betraktas som ett otillåtet stöd till enskild näringsidkare. När Region Hallands är mottagare av sponsring ska motprestationen stå i rimlig proportion till den nytta Region Halland har av sponsringen. Region Hallands förvaltningar och bolag ska sträva efter att samordna sponsringsåtaganden. Detta för att uppnå största möjliga effekt och

7 7(7) undvika att flera förvaltningar/bolag sponsrar samma evenemang, ovetandes om varandra. En inledande kontakt ska därför alltid tas med regionens kommunikationsdirektör, som har en samordnande och rådgivande roll. Region Halland sponsrar inte politiska eller religiösa organisationer. Eftersom sponsring innefattar krav på motprestation, oftast i form av marknadsföring, ska Region Hallands verksamheter, förvaltningar och bolag vara mycket restriktiva när det gäller att ta emot sponsring. Avgörande för om regionen kan ta emot sponsring är vilka villkor som sponsringen är förknippad med. Inom hälso- och sjukvården finns ett särskilt ansvar för att värna om patienternas integritet. Sponsring får därför inte förknippas med villkor som innebär att patienter utsätts för påverkan eller övertalningsförsök i form av reklam eller försäljning. Stöd till forskning, kliniska prövningar av läkemedel och uppdrag som utförs av regionverksamheter betraktas inte som sponsring.