Riktlinjer för samarbetsstöd, marknadsföring och övrig profilering

Transkript

1 1(5) Möte med människor Riktlinjer för samarbetsstöd, marknadsföring och övrig profilering KSAU den 12 december 2013, 254 Syfte och mål Allt kommunikationsarbete inom Mullsjö kommun ska präglas av eftertanke, beredskap och ett förebyggande förhållningssätt och utgå ifrån tre gemensamma grundprinciper pålitlighet, planering och tillgänglighet. Målet är tydlighet, enhetlighet och öppenhet mot våra målgrupper. Syftet med marknadsföring och övrig profilering är att göra kommunen känd både inom och utanför kommungränsen. Samarbetsstöd får enbart förekomma om det gynnar attraktion, inflyttning och företagande. Målgrupp Marknadsföringen och profileringsarbetet ska rikta sig till kommunens invånare och företag, möjliga inflyttare och företag för eventuell etablering samt till befintliga och möjliga besökare i kommunen. Inriktning Inriktningen av marknadsföring och övrig profilering styrs av Mullsjö kommuns vision och varumärkesinriktning för platsen Mullsjö kommun samt värdegrund för organisationen Mullsjö kommun. Marknadsföringens och övriga profileringens fokus utifrån vision och varumärkesinriktning ska följa budskapet: livskvalitet och trygghet samt beakta information och kommunikationspolicyns förhållningssätt och utgå från de tre gemensamma grundprinciperna. Mullsjö kommuns officiella märke är det grundläggande och övergripande varumärket som ska användas. Inom kommunens organisation får inga andra märken, symboler eller logotyper förekomma med undantag för logotypen för kommunens andra varumärke Friluftsriket som ska användas inom turismfrågor. Riktlinjer och ansvar Kommunstyrelsen har det kommunövergripande informations- och kommunikationsansvaret och därmed det övergripande ansvaret för marknadsföring och övriga profileringsfrågor. Marknadsföring sker av kommunen ensam eller tillsammans med lämpliga partners. Informationsansvarig ansvarar under kommunchefen för kommunens marknadsföringsinsatser och samordnar resurser som finns i den kommunala organisationen.

2 2(5) Samarbetsstöd Samarbete kan ske med olika föreningar, organisationer, företag eller andra lämpliga partners. Stödformer 1. Bidrag till föreningar och samlingslokaler Bidrag enligt punkt 1 kan ske inom ramen för kultur- och fritidsutskottets arbete med följande bidragsformer: Startbidrag, verksamhetsbidrag, ledarutbildningsbidrag, lokal eller anläggningsbidrag, bidrag till kultur- & fritidsutskottets förfogande, investeringsbidrag samt övriga bidrag. Dessa bidragsformer regleras i särskild ordning inom ramen för bidragsnormer för föreningsstöd. 2. Särskilt marknadsföringsbidrag Föreningar och enskilda individer vilka uppnår högsta divisionen genom sina idrottsliga aktiviteter erbjuds möjlighet att söka ett särskilt marknadsföringsbidrag för enskilda arrangemang som lockar många besökare till kommunen och därigenom marknadsför Mullsjö kommun. I eventuellt bidrag ingår att kommunen erhåller reklamplats enligt samarbetsavtal som ska upprättas för varje särskilt marknadsföringsbidrag. Särskilt marknadsföringsbidrag kan ansökas en gång per år. Ansökan lämnas till informationsansvarig: informationsansvarig@mullsjo.se 3. Riktad marknadsföring I form av stöd till arrangemang eller projekt, vid mässor och evenemang samt direkt marknadsföring genom media. Arrangemangen eller evenemangen och/eller projektets aktiviteter ska vara publika och vända sig till allmänheten. Stödinsatser bestäms utifrån: att marknadsföringen når eller kan förväntas nå en så stor spridning som möjligt inom kommunen, nationellt eller internationellt hur stor målgrupp som nås med marknadsföringen förväntad eller faktisk publiktillströmning till evenemanget/aktiviteten uppmärksamhetsvärde förväntat massmedialt intresse massmedial bevakning All riktad marknadsföring i form av; stöd till arrangemang eller projekt, vid mässor eller evenemang, direkt marknadsföring genom media, ska ske inom ramen av projekt i form av kampanjer alternativt särskilda marknadsföringsinsatser med egen projektbeskrivning och projektplan som tas fram i samarbete med informationsansvarig. Verksamheternas planerade direkta marknadsföring i form av annonsering samordnas av informationsansvarig. Verksamheternas branschspecifika ärenden hanteras i samarbete med infoansvarig och referensperson från den aktuella verksamheten.

3 3(5) 4. Marknadsföring på kommunens webbplats Stöd i form av marknadsföring på kommunens webbplats kan ske i två olika former: Evenemangskalender på kommunens webbplats, enligt regler och riktlinjer för evenemangskalender. Se webbplatsen Det är en gemensam destinationswebbplats för Småland. Kommunens turistinformation publicerar större evenemang genom databasen som används av länets turistbyråer. Innehåll ur databasen visas på kommunens webbplats. Särskild publicering på kommunens webbplats med text och eventuell bild: Kan avse arrangemang eller evenemang av nationell och internationell betydelse. Till exempel SM, VM, stora möten, konvent, traditionella marknader och motsvarande. Publiceras i mån av tid. Kan dock inte avse rent kommersiell verksamhet. Kriterier för samarbete Samarbetspart ska verka som god ambassadör för Mullsjö kommun. Samarbetsstöd är förbehållet till samarbetspart vars arbete är till nytta för kommunens marknadsföring och vars förhållningssätt inte strider mot Mullsjö kommuns samhällsuppdrag och organisationens policys och riktlinjer gällande alkohol och droger, hot och våld, kränkande särbehandling och sexuella trakasserier. Motprestation Stöd enligt punkterna 1-2 ska även innebära krav på den som erhåller stöd. Som motprestation ska Mullsjö kommun, efter överenskommelse med arrangören, erhålla reklam- och eller annonsutrymme av olika slag. Detta kan omfatta skyltning, utrymme på profilprodukter och/eller profilkläder, annons i marknadsföringsmaterial och affischer, genomförande av arrangemang eller aktivitet som motprestation för stöd. Relationen mellan stödets omfattning och PR-effekten ska vara rimlig. Allt som kommunen ställer upp med ska värderas i kronor, så att det tydligt framgår vad som satsas. Detta gäller såväl eventuell reducering av anläggningshyra och extern marknadsföring som personella insatser och direkt ekonomiskt stöd. Vid nya samarbetsstöd till återkommande arrangemang kan kommunens åtagande vara större vid första tillfället för att sedan successivt minska. Avtal Skriftliga avtal ska upprättas oavsett stödets omfattning. I avtalet ska anges uppgifter om ansvar, syfte och mål med samarbetet, stödsumma och motprestation, tidpunkt för avtalets upphörande, när det kan sägas upp av part samt åtgärder vid avtalsbrott och eventuell tvist. Avtalet bör utformas på sådant sätt att det skapar stimulans att vidga kretsen av mottagare av marknadsföringen samt att locka till att skapa fler och nya evenemang. Återbetalning Om ett evenemang eller arrangemang ställs in eller om parten som uppbär stöd ändrar verksamhetsinriktning, upphör med sin verksamhet eller på annat sätt bryter överenskommelsen under avtalsperioden, kan eventuellt utbetalt bidrag komma att återkrävas.

4 Grafisk profil All marknadsföring (genom stöd eller direkt) och övrig profilering ska ta hänsyn till kommunens informationsintresse och kommunens profilprogram och ska kännetecknas av kommunens tre grundprinciper för information och kommunikation: pålitlighet, planering och tillgänglighet. Samråd angående utformning och layout ska ske med informationsansvarig. Informationsansvarig ansvarar för att ta fram erforderligt underlag och material ska godkännas av denne. Uppföljning Beslutade större insatser bör följas upp för att om möjligt bedöma effekterna av stödet. Beslut om stöd och marknadsföring Beslut om stöd och marknadsföring fattas enligt följande: Mindre omfattning, upp till kronor, fattas av informationsansvarig. Verksamheternas branschspecifika marknadsföring i mindre omfattning fattas av verksamhetsansvarig i samråd med informationsansvarig. Större omfattning, mer än kronor upp till kronor, fattas av kommunstyrelsens allmänna utskott på förslag av informationsansvarig. Beslut över kr fattas av kommunstyrelsen. De kommunala bolagens stöd och marknadsföring samordnas där så är möjligt och lämpligt med kommunens verksamhet. Beslut enligt punkt 4 fattas av informationsansvarig. Sponsring av kommunal verksamhet Sponsring menas stöd i någon form som förväntas leda till reklam eller bra PR för sponsorn. Att till exempel ett företag eller en person åtar sig att bekosta eller på annat sätt ansvara för viss verksamhet och som i utbyte får möjlighet att göra reklam eller PR i någon form. Att sponsra Kommunen ska i princip inte ingå sponsoravtal där kommunen agerar sponsor. Kommunen ska inte heller stödannonsera där kommunen agerar som samarbetspartner. Att bli sponsrad Sponsring får ske om det bidrar till att nå fastställda verksamhetsmål. Att företag eller annan sponsrar kommunala verksamheter, broschyrer, informationsmaterial och liknande får förekomma men hänsyn ska tas till kommunens informationsintresse och kommunens profilprogram. Ärenden om sponsring ska präglas av öppenhet och kunna offentligt granskas utan att tilltron till den kommunala verksamheten skadas. Allmänhet och anställda ska alltid känna förtroende för att kommunens verksamhet bedrivs sakligt och korrekt samt präglas av integritet och rättssäkerhet. Typ av sponsring Sponsring kan ske antingen med pengar eller i form av tillhandahållande av arbetsinsatser och/eller material/utrustning. För arbetsinsatser kan åtagandet vara ett led i kommunens arbete med sysselsättningsskapande åtgärder. 4(5)

5 5(5) Sponsorbedömning Vid bedömning av sponsor bör man beakta att sponsorn: ska driva sin verksamhet ansvarsfullt och följer god marknadsföringssed bedriver verksamhet som ur etisk synpunkt kan accepteras av kommunen driver sitt företag/organisation seriöst och inte har skatteskulder och dylikt att sponsrat material eller aktiviteter inte innehåller reklam, förmånserbjudanden eller annan aktiv marknadsföring Beslut om sponsring och avtal Sponsring av kommunal verksamhet beslutas på politisk nivå i respektive nämnd. För att kommunal verksamhet ska få bli sponsrad krävs även att ett särskilt avtal upprättas kring sponsringens omfattning och parternas åtaganden. Verksamhetsansvarig nämnd ansvarar för avtalets utformande i samråd med informationsansvarig.