Policy. Sponsring en del av Ovanåkers kommuns marknadsföring. Uppvaktning vid framgångsrika prestationer

Transkript

1 1 (4) Policy Sponsring en del av s marknadsföring Uppvaktning vid framgångsrika prestationer Antagen av kommunfullmäktige den 29 november 2010 att gälla fr.om. 1 januari 2011 Ansvarig för att dokumentet är aktuellt och att aktuell version publiceras på intranätet och i förekommande fall på kommunens webbplats: Informationschef Aktualitetskontroll gjord: (Datum).

2 2 (4) Sponsring är marknadsföring Syftet med kommunens sponsring är att marknadsföra kommunen och göra den känd både inom och utanför kommungränsen. Sponsringen bygger på ett ekonomiskt samarbete som innebär att kommunen stödjer den andra parten med pengar eller tjänster mot omnämnande eller annat offentliggörande, reklamutrymme, att föreningar/medlemmar ställer upp för kommunen i viktiga sammanhang och/eller att föreningen åtager sig vissa uppgifter. vill med stöd och sponsring stimulera föreningar att genomföra evenemang samt i vissa fall lämna stöd till elitidrott. Stöd och sponsring kan också vara en del i marknadsföringen av som en bra plats att bo och leva i, vara företagare i och att besöka. En förutsättning är att det ska synas att lämnar stöd och/eller är sponsor. Kommunens vision " ska vara attraktiv för boende och företagande. Kommunen ska präglas av förnyelse, kultur och tradition. Människorna ska ha arbete samt känna social och ekonomisk trygghet". De bedömningar som görs och beslut som tas enligt denna policy ska knyta an till visionen och dess innehåll. Bedömning Varje sponsringsförfrågan ska bedömas utifrån uppskattat värde. En tumregel är att sponsringsbeloppet bör stå i rimlig proportion till vad kommunen får tillbaka i form av marknadsföring och PR. Antal exponeringstillfällen, mediabevakning och förväntat spridningsområde ska ligga till grund för beslutet. sponsrar Föreningar i Evenemang i Föreningar Sponsringen inriktas på föreningar där marknadsföringen når eller kan förväntas nå en så stor spridning som möjligt inom kommunen, nationellt och/eller internationellt. Sponsringen kan inriktas på föreningens löpande verksamhet och/eller speciella evenemang som genomförs. Sponsringen bör i första hand inriktas på föreningar som arrangerar tävlingar, sammankomster med deltagare både från kommunen, nationellt och/eller internationellt och där marknadsföringen kan förväntas nå en bred publik eller uppmärksamhet på annat sätt. Sponsorsinsatser med kulturföreningar bestäms utifrån hur stor målgrupp som nås med marknadsföringen, förväntad eller faktisk publiktillströmning till evenemang, uppmärksamhetsvärde, massmedial bevakning o dyl. Sponsringen kan inriktas på föreningens löpande verksamhet och/eller speciella evenemang som genomförs.

3 3 (4) Vid sponsring av idrottsföreningar vars representationslag deltar i seriesystem bör nivån i seriesystemet och graden av exponering beaktas vid beslutet. Evenemang Sponsringen inriktas på evenemang som har antingen hög organisatorisk status (VM, EM eller SM) stort publikt intresse en särskild inriktning som gör att evenemanget genom detta kan förväntas få stor uppmärksamhet Evenemangen ska vara publika och vända sig till allmänheten. Utformning All marknadsföring ska utformas i samråd med informationschef och enligt kommunens grafiska profilprogram. Skriftliga avtal För att tydliggöra för alla parter ska skriftliga avtal alltid upprättas. Tid Avtalen bör inte omfatta mer än ett år i sänder eller ett evenemang åt gången. Återbetalning Om ett evenemang ställs in ska eventuell utbetald sponsring återbetalas. Samma gäller även för föreningar och organisationer som upphör med sin verksamhet under pågående avtalsperiod. Ansvar Kommunstyrelsen är ansvarig för all sponsring för kommunen. Kommunstyrelsen äger rätt att delegera beslut om sponsring till kommunchef, kulturchef eller informationschef där åtagandet uppgår till max kr. Omfattning Kommunala bolag är självständiga juridiska personer. Styrelserna i dessa har fullt ansvar för verksamheten och fattar även beslut i frågor som rör sponsring. Bolagen bör dock beakta denna policy i den egna verksamheten för att skapa gemensamma utgångspunkter för marknadsföringen. Samordning bör i största mån ske mellan bolagen och kommunen, då störst genomslag med insatsen kan nås. Ansökan om sponsring till löpande verksamhet Till löpande verksamhet ger vi sponsring en gång per år. Ansökan ska vara inskickad senast den 1 oktober för utbetalning året därpå. Läs igenom policyn och se om din förening passar in att få sponsring. Beskriv din förening. Använd ansökningsblanketten. Skicka ansökan antingen via e-post till: kommun@ovanaker.se eller till:

4 4 (4) Ansökan om sponsring till evenemang Sponsring till evenemang ska du söka i god tid innan evenemanget. Läs igenom policyn och se om evenemanget passar in att få sponsring. Beskriv din förening och evenemanget. Använd ansökningsblanketten. Skicka ansökan antingen via e-post till: kommun@ovanaker.se eller till: Uppvaktning vid framgångar I finns många duktiga medborgare som under året lyckats bra inom exempelvis idrottssammanhang, men även inom andra områden. Uppvaktning sker dels av kommunstyrelsens ordförande, eller den som denne utser, i anslutning till prestationen och dels uppvaktar kommunen dessa en gång per år. Det senare sker på nationaldagen. För att vi ska få vetskap om dessa framgångar vill vi att föreningarna nominerar dem (lägst SM-nivå). Ange namn, telefonnummer samt motivering. Sista dag för nominering är den 1 maj. Nomineringen på framgångsrika prestationer, lägst SM-nivå, skickar du till: eller via e-post: kommun@ovanaker.se

5 Ansökan om sponsring Kommunstyrelsen Sponsring till förening eller evenemang, ansökan Föreningens namn Adress, postadress Bankgiro/plusgiro Kontaktperson Telefon, kontaktperson Summa Vi söker sponsring till (kryssa ett alternativ) Evenemang Löpande verksamhet (sista ansökningsdag den 1 oktober för utbetalning året därpå) Beskriv din förening/ ditt evenemang

6 Motivering (antal exponeringstillfällen, mediabevakning och spridningsområde)