Riktlinjer för Sundsvalls kommunkoncern marknadsföringsavtal

Transkript

1 1(6) SBAB dnr 36/ Riktlinjer för Sundsvalls kommunkoncern marknadsföringsavtal Beslutade av Stadsbacken AB:s styrelse , 114. Utgångspunkt Stadsbacken AB har uppdraget att genomföra kommunkoncernens 1 samlade marknadsföringsavtal med elitidrott och evenemang i Sundsvall. Kommunen är en huvudsakligen skattefinansierad verksamhet med ett tydligt ansvar mot invånarna att skattepengarna används på ett ansvarsfullt sätt. Sundsvallsborna ska känna förtroende för att verksamheten bedrivs på saklig och neutral grund. Sundsvalls kommun arbetar efter värdegrunderna mod, helhetssyn och öppenhet. Syfte Kommunens marknadsföringsavtal syftar till att stärka varumärket Sundsvall såväl inom som utanför kommungränsen, att möjliggöra evenemang och elitidrott för sundsvallsborna, som skapar förutsättningar för positiva upplevelser och en attraktiv stad som vi alla trivs och mår bra i. Vi gör det goda livet möjligt, att få fler besökare till Sundsvall som skapar ekonomiska mervärden för kommunen och näringslivet, att skapa positiv publicitet om Sundsvall, att evenemangen ska bidra till att Sundsvall utvecklas som evenemangsstad, i linje med arbetet inom Sundsvall Arena AB och Visit Sundsvall. Hitresta besökare ska lockas att stanna längre i Sundsvall och kombinera evenemanget med andra aktiviteter. 1 Kommunkoncernen består av Sundsvalls kommun samt det helägda moderbolaget Stadsbacken AB med de helägda dotterbolagen Sundsvall Energi AB med dotterbolag, Sundsvall Vatten AB, Mitthem AB, SKIFU AB med dotterbolag, Sundsvall Arena AB och Fokusera Utveckling Sundsvall AB. 1 (6)

2 Kriterier för marknadsföringsavtal En av förutsättningarna för en plats attraktivitet är att aktörerna och sundsvallsborna själva är bärare av varumärket och pratar gott om sin stad. De vi skriver marknadsföringsavtal med ska vara goda ambassadörer för Sundsvall. De organisationer som vi skriver marknadsföringsavtal med ska också kunna svara på frågan: Vad gör min förening/organisation för att bidra till att stärka varumärket Sundsvall? Marknadsföringsavtalet bygger på ett ekonomiskt samarbete där kommunen stödjer den ena parten ekonomiskt och får insatser, till exempel marknadsföring och/eller aktiviteter, som stärker varumärket Sundsvall i motprestation. Respektive parts åtaganden och motprestationer regleras i marknadsföringsavtal. Marknadsföringsavtalet ska inte förväxlas med föreningsbidrag, anläggningsbidrag, arrangemangsbidrag eller bidrag till ungdomsverksamhet m.m. Dessa typer av bidrag regleras och ansöks via Kultur- och fritidsförvaltningen. Läs mer på Sundsvalls kommuns kan sluta tre typer av marknadsföringsavtal: Elitidrott Evenemang Konferens/kongress Elitidrott marknadsföringsavtal Förutsättningar för avtal är: att Stadsbacken AB kan ingå marknadsföringsavtal med idrottsföreningar på elitnivå eller föreningar som representerar enskilda idrottsmän/idrottskvinnor av hög nationell eller internationell klass, att de föreningar som Stadsbacken AB upprättar marknadsföringsavtal med också ska redovisa hur de bidrar till att Sundsvall blir en attraktiv stad att leva och bo i, d.v.s. hur föreningen bidrar till att stärka varumärket Sundsvall, att föreningen bedriver verksamhet som är av stort intresse för sundsvallsborna, att verksamheten bedöms få stor uppmärksamhet i medierna, att en förfrågan om marknadsföringsavtal ska bestå av en komplett ifylld ansökningsblankett minst 60 dagar innan avtalet ska träda i kraft (blankett se bilaga), som skickas in i god tid till Stadsbacken AB, 2 (6)

3 att ansökan innehåller: o en beskrivning av idrottaren/idrottslaget, o konkreta förslag på vad Sundsvalls kommunkoncern erbjuds som motprestation i samarbetet, o hur stor summa ansökan avser, o avtalstid max 3 år. Evenemang marknadsföringsavtal Förutsättningar för marknadsföringsavtal: att Stadsbacken AB kan ingå marknadsföringsavtal med arrangörer av idrottsevenemang, samt större kultur- eller underhållningsevenemang som skapar positiva upplevelser för sundsvallsborna och ekonomiska mervärden för kommunen och dess näringsliv, att de arrangörer som Stadsbacken AB upprättar marknadsföringsavtal med också ska redovisa hur de bidrar till att Sundsvall blir en attraktiv stad att leva och bo i, d.v.s. hur evenemanget bidrar till att stärka varumärket Sundsvall, att evenemanget är av stort intresse för sundsvallsborna, att evenemanget bedöms få stor uppmärksamhet i medierna, att en förfrågan om evenemangsstöd ska bestå av en skriftlig ansökan (blankett se bilaga), som skickas till Stadsbacken AB minst 60 dagar före evenemangets genomförande, att ansökan innehåller: o en beskrivning av evenemanget o ekonomisk kalkyl och plan för evenemangets genomförande o konkreta förslag på vad Sundsvalls kommunkoncern erbjuds som motprestation i samarbetet o hur stor summa ansökan avser. 3 (6)

4 Ersättningsnivåer och motprestationer Utöver ovanstående riktlinjer som ska uppfyllas följer nedan fastställda ersättningsnivåer för cuper, ungdoms-sm och junior-sm. Övriga större evenemang samt evenemang med färre deltagare, men som lockar stor publik, bedöms individuellt från fall till fall. att cupen/tävlingen har deltagare från en radie av minst 20 mil från Sundsvall, Antal deltagare Max ersättning kr kr kr 1000-fler kr Ungdoms-SM kan få ersättning upp till kronor och Junior-SM kan få maximalt kronor. Bedömning sker utifrån antal deltagare, intresse för sundsvallsborna samt uppmärksamhet i medierna, Senior-SM bedöms från fall till fall. Konferenser - marknadsföringsavtal Förutsättningar för avtal är: att Stadsbacken AB kan ingå marknadsföringsavtal med organisationer som genomför större konferenser som skapar ekonomiska mervärden för kommunen och dess näringsliv, att de organisationer som Stadsbacken AB skriver marknadsföringsavtal med också ska kunna svara på frågan: Vad gör vi i samband med vår konferens för att bidra till att stärka varumärket Sundsvall? Hur presenterar vi Sundsvall för deltagarna? att Stadsbacken AB kan stödja en aktivitet som syftar till att presentera Sundsvall för deltagarna, till exempel stadsvandring, att konferensdeltagarna måste komma från en radie av minst 20 mil från Sundsvall, att en förfrågan om marknadsföringsavtal ska bestå av en komplett ifylld ansökningsblankett minst 60 dagar innan avtalet ska träda i kraft (blankett se bilaga), som skickas in i god tid till Stadsbacken AB, 4 (6)

5 att ansökan innehåller: o en beskrivning av konferensen, o konkreta förslag på vilket sätt Sundsvalls kommunkoncern kan stödja en aktivitet som presenterar Sundsvall för deltagarna, o konkreta förslag på vad Sundsvalls kommunkoncern erbjuds som motprestation i samarbetet. Antal deltagare Max ersättning kr kr kr fler kr Avtal Alla marknadsföringsavtal ska avse marknadsföring av varumärket Sundsvall, eller av Stadsbacken AB annat angivet varumärke. I det upprättade avtalet regleras arrangörens respektive Stadsbacken AB:s åtaganden. Uppföljning och rapportering Återrapportering till Stadsbacken AB ska ske senast en månad efter genomförandet på särskild blankett som skickas tillsammans med beslutet. Gåvor, banderoller, flaggor m.m. Gåvor eller bidrag till representationsmiddagar Det finns inga medel avsatta i budgeten för marknadsföringsavtal för gåvor eller bidrag till representationsmiddagar. Bidrag till representationsmiddagar kan sökas hos kommunfullmäktiges ordförande. Gåvor med sundsvallsursprung kan köpas hos Turistbyrån eller i kommunhusets reception. Utlåning av material För att ge möjlighet att lyfta Sundsvall vid tävlingar, evenemang och konferenser finns följande för utlåning: Sverigeflaggor Sundsvallsflaggor Roll-ups Standarer Banderoller CD-skivor med filmen från Sundsvall enstaka kopior kan fås för att ge bort 5 (6)

6 Följande finns att få för utdelning till deltagare och besökare: Vykort från Sundsvall Turistbroschyren Ovanstående bokas hos Stadsbacken AB. Gränsfall och ramar De ansökningar som upplevs som gränsfall ska hanteras i samråd med VD för Stadsbacken AB. Marknadsföringsavtalen kan enbart slutas inom befintliga ekonomiska ramar. Återbetalning av ersättning Elitidrott Om idrottsförening/idrottare inte längre utövar sin sport på elitnivå, eller om förening upphör med sin verksamhet, ska avtalet sägas upp för eventuell ny förhandling. Redan utbetald ersättning ska återbetalas med 1/12 av årsbeloppet för varje månad under avtalstiden som verksamhet inte pågår. Evenemang Om evenemang inte genomförs som planerat ska hela ersättningen återbetalas om den redan är utbetald. Konferens/kongress Om konferens/kongress inte genomförs som planerat ska hela ersättningen återbetalas om den redan är utbetald. Lars-Erik Nyberg Ordförande, Stadsbacken AB Stefan Söderlund VD, Stadsbacken AB 6 (6)