Ny sponsringspolicy för Eskilstuna Kommunföretag AB och dess dotterbolag

Transkript

1 Sida 1 Ny sponsringspolicy för Eskilstuna Kommunföretag AB och dess dotterbolag Innehåll 1. Bakgrund Syfte med sponsring Balanserad sponsring Sponsringskategorier/grupper Vilka vi sponsrar Fördelning av medel Beslutsgång Finansiering Avtal Motprestationer Exponering och Kommunikation Värdskap Ambassadörskap Arbete för hållbar utveckling och värdegrund Biljetter till evenemang och matcher Rapportering Ansökning Sponsringsgruppen... 7

2 Sida 2 1. Bakgrund Eskilstuna Kommunföretag AB arbetar med affärsmässig samhällsnytta och ska därmed verka som en positiv kraft i staden och bidra till att stärka Eskilstunas attraktivitet. Sponsring är en affärsuppgörelse som ska stärka bolagens image och skapa intäkter. Sponsring ska ske på affärsmässiga grunder och syftar till att uppnå värden eller fördelar för alla parter. Sponsring är en viktig och integrerad del i marknadskommunikationen. 2. Syfte med sponsring Huvudsyftet med sponsringen är: att stärka befintliga och skapa nya kundrelationer att öka kännedomen om våra varumärken och erbjudanden att öka stolthet och engagemang hos befintliga medarbetare samt attrahera nya medarbetare att leda till att varumärkena laddas med rätt innehåll och att de uppfattas positivt och stärks på marknaden att skapa ett attraktivt Eskilstuna genom att vara en positiv kraft i samhället ett engagerat företag som har och tar ett samhällsansvar (CSR- Corporate Social Responsibility). Sponsring är ett utmärkt sätt att stärka vår lokala närvaro. Såväl kunder, anställda, ägare och övriga intressenter ska alltid kunna känna förtroende för våra verksamheter och hur de bedrivs. 3. Balanserad sponsring Sponsring och samhällsengagemang är en viktig del i förtroendearbete för att skapa bland annat goodwill och företagsimage. Genom samarbeten och eller partnerskap utvecklas värdefulla nätverk med näringsliv och föreningsliv. I nätverken har bolagen möjlighet att nå ut med sina marknadsföringsbudskap och sprida information om sin verksamhet, produkter och tjänster, vilket stärker försäljning och bygger förtroende. Bilden nedan visar en så kallat balanserad sponsring vilket innebär att vi stärker våra varumärken på olika sätt. På toppen ligger stöd till elitföreningar som ger möjligheter till att våra bolag syns på nationellt nivå. På den undre delen finns föreningar med Kultur och idrott för barn och ungdomar samt olika aktiviteter och evenemang i staden Eskilstuna. I mitten ligger de föreningar och stödorganisationer som jobbar miljömässigt och med socialt och miljömässigt arbete med familjer, och barn och ungdomar i Eskilstuna.

3 Sida 3 4. Sponsringskategorier/grupper Sponsring riktas till tre olika grupper enligt bilden ovan: Grupp 1-: Elitidrottsföreningar (syns nationellt): Avses i huvudsak lagsporter som ligger i den högsta serien inom respektive idrott. Val av förening ska ge bolagskoncernen ett sponsringsmässigt mervärde. Kategorin Elit inkluderar även handikappidrott på elitnivå. Grupp 2: CSR-ansvarstagande: Föreningar och stödorganisationer som jobbar med olika socialt och miljömässigt arbete med familjer och barn och ungdomar i kommunen. Grupp 3: Kultur och idrott för barn och ungdomar (når bredd): Aktiva föreningar med fokus på kultur och idrott för barn och ungdomar Skapa förutsättningar till kultur och idrottsliga upplevelser i Eskilstuna Delta i lokala projekt/aktiviteter/event i Eskilstuna Eskilstuna-El - nya kunder som tecknar elavtal med EEM får möjlighet att välja den föreningen som kunden vill stödja Ovanstående sponsring kompletteras med att stötta arrangemang som på ett positivt sätt synliggör Eskilstuna och de kommunala bolagen nationellt. 5. Vilka vi sponsrar Vi sponsrar inom det geografiska området Eskilstuna kommun till: Aktiva föreningar med barn- och ungdomsidrott Idrott elit & på väg till elit Kultur och samhälle Föreningar och stödorganisationer som jobbar med olika socialt och miljömässigt arbete med familjer och barn och ungdomar

4 Sida 4 Eskilstuna kommunföretag och dess dotterbolag ska avstå från engagemang som innebär: att sponsra enskilda personer/idrottsmän/artister aktiviteter som kan uppfattas som oetiska eller som strider mot företagens värderingar, etik, moral, miljö och policys att samarbeta med smala och udda organisationer eller projekt som endast når en mindre grupp människor, politiska eller religiösa ställningstaganden aktiviteter som är skadliga för människor och miljö Krav på föreningen/avtalspart Föreningen ska uppfylla kriterierna för att vara berättigade till lokalt föreningsstöd. Föreningen ska arbeta aktivt för fairplay och mot doping. Föreningen ska bedriva sin barn- och ungdomsverksamhet med stor hänsyn till barns behov. Föreningen ska: Föreningen ska: drivas seriöst och ha gjort rätt mot det allmänna ha en verksamhet som är förenlig med Eskilstuna Kommunföretags värdegrund följa god marknadsföringssed göra den motprestation som regleras i överenskommelsen redovisa hur motprestationerna har genomförts redovisa hur hållbarhetsarbetet har bedrivits under året (grupp 1) redovisa publiktillströmning till tävlingar under året (grupp 1) redovisa uppskattad andel av publiken som är tillresta (grupp 1) 6. Fördelning av medel Den årliga ambitionsnivån för sponsring inom bolagskoncernen är för närvarande 5 miljoner kronor. Inriktningen är en jämn fördelning av sponsringsmedel mellan flickor och pojkar, kvinnor och män. Sponsring kan även gälla såväl enskilda evenemang och projekt såväl som årlig verksamhet och dessa kan vara både lokala eller av nationell alternativt internationell betydelse. 7. Beslutsgång Beslut av sponsring till Grupp 1- (Elitföreningar) och avtal överstigande kronor inom Grupp 2 och 3 - (CSR-ansvarstagande, Kultur och idrott för barn och ungdomar) fattas av Kommunföretags styrelse. Avtal som understiger kronor inom Grupp 2 och 3 beslutas av sponsringsgruppen. Eskilstuna El - EEM har mandat att fatta beslut om sponsring till föreningar (Grupp 2-3) i samband avtalsskrivning med nya el-kunder. Denna typ av sponsring uppskattas uppgå till max kr per år. Detta ska tas från de gemensamma sponsringsmedlen enligt punkt 6. Brister avseende leverans av motprestationer (Grupp 1-2-3) och rapportering kan leda till att sponsringssamarbetet upphör.

5 Sida 5 8. Finansiering Kostnaderna för sponsring inom kommunföretagskoncernen finansieras med 2/3 från Eskilstuna Energi och Miljö AB och 1/3 från Eskilstuna kommunfastighet AB. 9. Avtal Avtalspart ska ha en sund ekonomi och sköta skatter och avgifter. Avtalspart och organisationer ska ha ett hållbarhetsarbete där miljö, jämställdhet, mångfald och HBTQ frågor genomsyrar föreningens verksamhet. De ska arbeta med värdegrunden och agera som goda förebilder och aktivt motverka mobbning. Grupp 1, Elitidrottsföreningar Om bedömning görs att föreningen har stabil ekonomi och står kvar i elitnivå ska treårigt avtal eftersträvas. I avtalet skrivs ett tak på sponsringsmedel beroende på hur föreningen utvecklas. Avtal ska undertecknas gemensamt av båda Eskilstuna Energi och Miljö AB och Eskilstuna kommunfastighet AB (efter styrelsens beslut). Utbetalning sker månadsvis med en tolftedel (1/12) enligt avtal. Grupp 2-3, CSR-ansvarstagande, Kultur och idrott för barn och ungdomar Här skrivs ett enklare avtal på 1-3 år. Avtal ska undertecknas gemensamt av båda Eskilstuna Energi och Miljö AB och Eskilstuna kommunfastighet AB. Utbetalning sker två gånger per år vid avtal som överstiger kronor och en gång per år för övriga avtal. För event sker utbetalning vid ett tillfälle. 10. Motprestationer Grupp 1, Elitidrottsföreningar I avtalen ställs alltid krav på motprestation, som kan vara allt från medverkan av medlemmar i det sponsrade laget/organisationen i olika verksamheter till skyltar och matchannonser. Motprestation är en absolut förutsättning för att sponsringen ska räknas som en avdragsgill kostnad av Skatteverket. Sponsringsgruppen, i samråd med elitföreningar, formulerar motprestationer Motprestationerna sker i huvudsak inom fem områden: 1. Exponering och kommunikation enligt kommunikationskoncept för Eskilstuna Kommunföretag eller dotterbolag 2. Värdskap 3. Ambassadörskap 4. Arbete för hållbar utveckling 5. Biljetter till evenemang eller matcher 1- Exponering och Kommunikation Föreningen åtar sig att exponera och kommunicera Eskilstuna Kommunföretag och/eller dess dotterbolag på föreningens webbplats, i sociala medier, i

6 Sida 6 tävlingsarenor, på matchställ och i matchprogram. Kommunikationen ska utgå från Eskilstuna Kommunföretags aktuella budskap. Budskap och innehåll fastställs i samverkan med Eskilstuna Kommunföretag. 2- Värdskap Föreningen åtar sig att arbeta för ett gott värdskap. Ett gott värdskap kan handla om att informera om Eskilstuna inför de tävlandes resa till Eskilstuna, ett gott mottagande när de tävlande anländer till Eskilstuna och att värdar eller motsvarande kan svara på besökarnas frågor om Eskilstuna. Värdskapet kan under året utvecklas i samverkan mellan Eskilstuna Kommunföretag och föreningen. 3- Ambassadörskap Föreningen och representanter för elitlaget deltar som ambassadörer vid offentliga tillställningar i Eskilstuna, sammanlagt upp till fem arrangemang under avtalsperioden. Medverkan vid arrangemang avtalas löpande under året mellan Eskilstuna Kommunföretag och föreningen. Representanter för föreningen ska även vara goda ambassadörer för platsen Eskilstuna, exempelvis i samband med intervjuer med media. 4- Arbete för hållbar utveckling och värdegrund Föreningen åtar sig att arbeta aktivt med - Genusfrågor - Mångfaldsfrågor - Jämställdhetsfrågor - HBTQ frågor - Möjlighet för personer med funktionsnedsättningar att utöva idrotten - Minska föreningens miljöpåverkan Föreningen ska ha hållbarhetspolicys som inkluderar miljö-, jämställdhetoch mångfaldsperspektiv. Om föreningen inte har policys inom samtliga områden ska dessa tas fram under avtalsperioden. Föreningen ska senast 30 april årligen delge Eskilstuna Kommunföretag de styrande dokument och strategier som föreningen har antagit inom området samt en handlingsplan för vilka frågor som prioriteras under nästkommande år/säsong. 5- Biljetter till evenemang och matcher Föreningen delar ut biljetter som används till bolagens kunder vid kundevent eller i andra hand till anställda vid organiserade personalaktiviteter. Biljetter som inte kommer att utnyttjas ska återlämnas till aktuell förening före evenemang eller match. Grupp 2-3, CSR-ansvarstagande, Kultur och idrott för barn och ungdomar Motprestationer enligt 1-5 i ovanstående stycke, men med enklare omfattning och utformning.

7 Sida Rapportering Sponsorsamarbetspartner lämnar en skriftlig rapport efter avtalets slut, eller minst en gång per år vid fleråriga avtal. Internt inom kommunföretagskoncernen följs upp sponsringsarbetet mot mål och budget och rapporteras årligen, i samband med årsredovisning, till Eskilstuna Kommunföretags styrelse. Grupp 1, Elitidrottsföreningar Elitföreningar lämnar årligen skriftlig rapport enligt Eskilstuna Kommunföretags rapporteringsmall för grupp 1. Minst en gång per år ska uppföljning ske mot de överenskomna motprestationerna i avtalet. Grupp 2-3, CSR-ansvarstagande, Kultur och idrott för barn och ungdomar Sponsorsamarbetspartner lämnar årligen skriftlig rapport enligt Eskilstuna Kommunföretags rapporteringsmall för grupp 2-3. Minst en gång per år ska uppföljning ske av de överenskomna motprestationerna i avtalet. 12. Ansökning Ansökan om sponsring ska ske med ansökningsformulär. Formuläret ska finnas på Eskilstuna Kommunföretags och dotterbolags hemsidor. Ansökningar skickas till Eskilstuna Kommunföretag. Ansökan som kommer in till enskilt bolag, skriftligt eller muntlig, ska vidarebefordras till Eskilstuna Kommunföretag. Ansökningar behandlas normalt två gånger per år: mars och september. Ansökan måste vara in till Eskilstuna Kommunföretag AB senaste den första mars eller första september. Destination Eskilstuna fångar månadsvis upp aktuella förfrågningar så att Eskilstuna Kommunföretag också har en viss flexibilitet i hantering av förfrågningar. Det kan t.ex. handla om att en förening med kort varsel får möjlighet att arrangera ett SM eller att det dyker upp en möjlighet där bolagskoncernen måste vara snabbfotad för att fånga möjligheten. Denna del hanteras inom grupp Sponsringsgruppen Sponsringsgruppen består av representanter från Eskilstuna Kommunföretag, Eskilstuna Energi och Miljö, Destination Eskilstuna samt Eskilstuna Kommunfastigheter. Sponsringsgruppen leds av Kommunföretag. Sponsringsgruppen bereder alla ärenden och beslut fattas enligt avsnitt 7 (Beslutsgång). Resurser för aktivering och genomförande av sponsringens motprestationer samt administration kring sponsring hanteras av bolagen.