Sponsringspolicy. för Nybro kommun och de kommunala bolagen. Antagen av kommunfullmäktige

Transkript

1 Sponsringspolicy för Nybro kommun och de kommunala bolagen Antagen av kommunfullmäktige

2

3 Innehållsförteckning Inledning 4 Definition av sponsring 4 Skillnad mellan bidrag, sponsring och reklam 4 Möjligheter och risker 4 Partners 5 Riktlinjer för sponsring 5 Bedömning, utfallsanalys och beslut 5 Övrigt 5 Checklista 6

4 Inledning Denna policy för Nybro kommuns arbete med sponsring ska fungera som en riktlinje och rekommendation vid förfrågningar och interna idéer i arbetet att utveckla och stärka Nybro kommuns varumärke. Avsikten med dokumentet är att definiera skillnaden mellan sponsring, reklam och bidrag samt att vara ett stöd vid genomförandet av aktiveter med god kvalitet. När Nybro kommun får en förfrågan om eller tar ett eget initiativ till att medverka ekonomiskt vid aktiviteter utanför den normala verksamheten är det viktigt att avgöra om insatsen ska ses som sponsring, reklam eller bidrag. Definition av sponsring Sponsring är ett reglerat samarbete mellan två parter (sponsor och sponsormottagare). Syftet med sponsorinsatsen är att nå ett bestämt mål. Sponsorn stödjer sponsringsmottagaren med pengar, varor eller tjänster och ska generera en motprestation som gagnar båda. Kostnaden för sponsringsinsatsen ska i görligaste mån motsvaras av en motprestation som ska kunna målsättas och mätas. Motprestationen kan utformas på olika sätt och innehålla olika komponenter som exempelvis medieuppmärksamhet, varumärkesexponering, personalpolitiska insatser, pressaktiviteter eller andra goodwillbaserade insatser. Vid en sponsringsinsatts regleras de ömsesidiga åtagandena i ett tidsbegränsat avtal som ska utvärderas innan en eventuell förlängning. Skillnad mellan bidrag, sponsring och reklam Sponsring kräver en mätbar motprestation som gagnar Nybro kommuns mål, verksamheter och bidrar till att stärka det kommunala varumärket. De gemensamma åtagandena regleras i ett tidsbegränsat avtal. En motprestation ska helt eller till stora delar motsvarar Nybro kommuns insatta sponsringskapital. Motprestationen kan exempelvis bestå i att en förening tillhandahåller publikplatser, sponsormottagaren föreläser för lämpliga grupper i vår organisation, eller att sponsormottagaren aktivt deltar i vårt varumärkesarbete. Det är viktigt att motprestationen värderas ur ett kommersiellt, marknadsmässigt perspektiv. Bidrag görs enbart i goodwillsyfte, när det är svårt att mäta motprestation och utgår endast med mindre belopp. Enbart varumärkesexponering på exempelvis matchtröjor, träningskläder och idrottsredskap är att likställa med reklam om ingen lämplig motprestation avtalats. Möjligheter och risker Sponsring innebär att Nybro kommun involverar sig med en annan part och det är viktigt att en noggrann bedömning/riskvärdering görs om denna part och dess enskilda representanter motsvarar våra värderingar och bidrar till att stärka vårt rykte och anseende. En väl genomförd sponsorinsats kan öka kunskapen om Nybro kommun och dess verksamheter och bidra till att vårt anseende ökar hos allmänheten (lokalt, regionalt, nationellt och internationellt). Den kan också ge positiva effekter inom den egna organisationen och hos kommunens invånare genom att stärka vi-känslan.

5 I motsvarande grad kan en dåligt genomförd sponsringsaktivitet vara kontraproduktiv och svärta ner vårt kommunala varumärke. Om detta inträffar är det viktigt att snabbt utvärdera vad som gått fel och åtgärda detta. Om problemet är allvarligt är det viktigt att kontakta informationsenheten för att minimera skadan genom en öppen och ärlig kommunikation med omvärlden. Partners De partner utanför den kommunala organisationen som vi samarbetar med i vår sponsring ska ha värderingar som överensstämmer med vår värdegrund. Vi söker våra samarbetspartner inom Nybro kommuns geografiska gränser och lämpliga organisationer kan exempelvis identifieras inom idrott och kultur. För att det kommunala varumärket, våra värderingar och kommunnyttan ska optimeras är det lämpligt att analysera samarbetsorganisationens genomslagskraft lokalt, regionalt, nationellt och internationellt. Samarbetet ska bidra till att stärka nybroandan i lokalsamhället såväl som i den egna organisationen. Riktlinjer för sponsring 1. En sponsoraktivitet ska: målsättas vad kan vi och vad vill vi uppnå kostnadsbedömas motsvara motprestationen vår insats riskbedömas är motparten rätt samarbetspartner ge en tydlig motprestation skriftligt dokumenteras med avtal, mål och utvärdering ha Nybro kommun som tydlig avsändare inte kunna ifrågasättas det vill säga inte på ett otillbörligt sätt gynna enskild, förtroendevald, anställd eller verksamhet inom Nybro kommun kommuniceras till berörda parter 2. Utifrån våra värderingar ska minst en eller flera av följande effekter uppnås gynna organisationen Nybro kommun, kommuninvånarna och Nybro kommuns utveckling bidra till en långsiktig, hållbar utveckling (exempelvis genom att sprida budskap som stödjer det kulturella-, miljö-, folkhälso-, näringslivs- och utvecklingsarbetet som kommunen bedriver) främja det kommunala varumärket och skapa ett ökat förtroende bidra till att fler väljer att bosätta sig i Nybro kommun ge ett ökat massmedialt intresse som sprider den positiva bilden av Nybro kommun Bedömning, utfallsanalys och beslut Nybro Kommuns sponsringspartners identifieras, bereds och presenteras för kommundirektören som beslutar om insatsen och dess storlek. Kommundirektören informerar regelbundet Kommunstyrelsen om de aktuella sponsringsåtagandena. Alla sponsringsinsatser ska analyseras i samband med att avtalstiden löper ut eller när en eventuell förlängning av avtalstiden diskuteras. Övrigt Sponsringspolicyn är en del av kommunens övergripande informationsstrategi. Checklista Vid extern förfrågan eller internt uppslag om möjlig sponsoraktivitet kan checklistan på sista sidan vara till hjälp i bedömningen om ett sponsorsamarbete ska utredas.

6 Checklista Ligger ansökan om sponsring inom gällande regelverk, verksamhetsidé och strategi? Ja Nej Avslag Kan vi få en motprestation? Ja Nej Kan vi få en goodwilleffekt? Nej Motsvarar motprestationen vår insats? Ja Avslag Ja Nej Bidragsansökan enligt regelverk. Harmoniserar sponsringsinsatsen med antagna mål, visioner och policydokument? Ja Nej Avslag Sponsring Gå vidare med beslutsunderlag; Målsättning, budget, motprestationer, riskbedömning, kommunikation etc.