Högskolan i Borås 1(6) Enhetschefen Gemensamma Förvaltningen Verksamhetsplan för Högskoleservice 2014 Verksamhetsplanen har utarbetats tillsammans med medarbetarna på Högskoleservice och utgår från verksamhetsplan för GF 2014, GFs handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete, hållbarhet och lika villkor samt budget. Uppdrag Högskoleservice är en del av högskolans förvaltning och har till uppgift att samordna högskolegemensam service inom områdena: internationell mobilitet, framför allt på utresandesidan, men även antagning av inresande utbytesstudenter på inresandesidan. stipendie- och projektadministration för utbytesverksamhet samt samordning och uppföljning av utbytesverksamhet. inom ramen för StudentCentrum, bland annat: - en högskoleövergripande tentamensadministration samt ansvar för högskoleprov - expeditionsuppgifter såsom utskrift av intyg och registerutdrag - enklare datasupport - utlämning av passerkort till högskolans lokaler - tillhandahållande av informationsmaterial och blanketter - adressändring - fungera som, i första hand, mottagare av frågor samt vid behov slussa dessa vidare till rätt mottagare studenträtt, handläggning disciplinärenden -samordna och effektivisera handläggning av studenträttsliga ärenden -effektivt stöd i studenträttsliga frågor till alla aktörer inom högskolan vilket bland annat innebär att arbeta fram underlag för regler och riktlinjer inom området Mål för Högskoleservice God service till personal, studenter och allmänheten Bidra till utvecklingen av en effektiv och rättssäker administration av god kvalitet Ökad förståelse för varandras arbetsuppgifter Samverkan med andra aktörer internt och externt inom respektive ansvarsområde
Högskolan i Borås 2(6) Nyckeltal för att beskriva verksamheten Ärende Utfall 2011 Utfall 2012 Utfall 2013 Antal ärenden i Studentcentrums expedition 41 468 35 701 30 022 Antal anmälda tentander 29 837** 29 737 30 447 Antal genomförda 26 037** 26 069 26 625 Antal tentor 1 841** 2 171 2 047 Antal anmälda till högskoleprovet 2 095 2 097 2 427 Studenter med särskilda behov 210 192? Antal samtal till Studentcentrum - 3 892 4 256 Antal disciplinärenden 52 39 42 Antal utresande studenter 219 ( 66*) 196 (78*) 241(96*) Antal inresande studenter 311 (185*) 301 (213*) 207 (141*) Antal utresande personal 36 (22*) 113 (30*) 127(28*) Antal inresande personal 14 (5*) 75 (21*) 55(20*) *varav inom EU-program ** t o m 2012-12-18 Avdelningen har systemägarskap för följande IT-system: Bar-on - streckkodssystem för tentamensadministration Boss - tentamensadministration TransIT - administration av internationellt utbyte Förändringar från föregående år Under 2013 minskade resurserna i Studentcentrum med en heltidstjänst, vilket bland annat innebar minskade öppettider i studentexpeditionen. Inför 2014 planeras en ökning av öppettiderna i studentexpeditionen så att studenterna kan erhålla denna service under hela dagen 08.30-16.30 (måndag-torsdag) och 08.30-16.00 (fredag). Resurser tillförs avdelningen för att möjliggöra detta. 40% av en heltidstjänst vid Studentcentrum har avdelats för arbete inom området disciplinärenden i samband med att ordinarie medarbetare har lägre tjänstgöringsgrad. Då ordinarie avdelningschef erhållit nya uppgifter inom projektledningsgruppen för högskolans organisationsutveckling samt implementering av densamma har den tidigare avdelningen Högskoleservice delats i två delar med olika tf chef. Den avdelning som numera benämns Högskoleservice innefattar Studentcentrum (studentexpeditionen), studenträtt och centrala internationella koordinatorer för utbytesprogram. Tf avdelningschef är Yvonne Ohlsson under tiden 20130601 till och med 20140630 eller då ny organisation träder i kraft.
Högskolan i Borås 3(6) Verksamhetsutveckling Avdelningens ordinarie verksamhet beskrivs under Uppdrag. Prioriterade utvecklingsområden Ökade öppethållandetider Studentexpeditionen Bakgrund/syfte: Högskolan har målet att sätta Studenten i centrum och med det som bakgrund anses inte nuvarande öppethållandetider i Studentexpeditionen vara tillräckliga. Det är önskvärt att öka tillgängligheten över hela dagen. Utförande: Från och med vårterminens start 20140120 har Studentexpeditionen öppet 08.30-16.30 (måndag-torsdag) och 08.30-16.00 (fredag). Resursförstärkning motsvarande 50% av en heltidstjänst har tillförts verksamheten. Riskanalys genomförs och kontinuerlig uppföljning sker utifrån förändringens konsekvenser för studenter och medarbetare. Tidplan: Start 20140120. Ansvarig: alla vid Studentcentrum, YVO Webb Bakgrund/syfte: För en ökad service, effektivitet och kvalitet och för att informera om vår service samt underlätta för personal och studenter vill Högskoleservice utveckla och uppdatera den svenska och engelska webbplatsen. Avdelningen strävar efter en strukturerad, enhetlig och tillgänglig webbplats. Utförande: SC: utveckla personalsidan på webben gällande ansvarsområden mot institutionerna. Vidareutveckling av ett virtuellt studentcentrum. Tidplan: Löpande aktivitet och avstämningar. Ansvarig: respektive funktion Studenträtt Bakgrund: I syfte att skapa en rättsäker process i studenträttsliga frågor fortsätta utveckla ett effektivt stöd för samtliga aktörer inom området. Utförande: Finna nya vägar för medvetenhet och samarbete inom det studenträttsliga arbetet vid högskolan. Tidplan: Kontinuerligt Ansvarig: IVE Marknadsföring Bakgrund/syfte: Synliggöra och marknadsföra verksamheten och uppmärksamma vår service. Utförande: Förenkla e-postsdresser samt marknadsföra oss via visitkort, återkommande e- postutskick, skyltning, öppet hus samt att få institutionen att presentera nyanställda. Delta i informationsmöten för personal och studenter samt fortsätta utvecklandet av avstämningsmöten med institutionerna. Fortsatt och utvecklat samarbete med Studentservice vid informationstillfällen och marknadsföringsevent. Gemensam marknadsföringsplan med Studentservice. Öka aktiviteterna vid studenttorget. Ansvarig: respektive funktion, YVO
Högskolan i Borås 4(6) Infodator Bakgrund/syfte: Utöka service och effektivitet för både personal och studenter genom att ta fram en infodator till studenttorget. Utförande: Beskriva behov till ansvarig för frågan vid it-avdelningen. Ansvarig: AGK Utveckla tentamenshanteringen Bakgrund/syfte: Underlätta för studenter och medarbetare när det gäller den administrativa delen av tentamenshanteringen. Dels för ökad grad av rättsäkerhet i samband med anmälan och bedömning men också för ökad effektivisering av arbetet. Utförande: - Arbeta för bättre utrustning och lokaler för tentamen för studenter med funktionsnedsättning - Arbeta för införandet av anonyma tentor för samtliga studenter - Utreda möjligheten att skanna in tentor vid salstentamen - Arbeta för en tentamensmodul i KronoX efter utvärdering av den testperiod som nu pågår vid THS Tidplan: 2013 Ansvarig: alla vid Studentcentrum, YVO Öka antalet utresande studenter Bakgrund/syfte: Utifrån högskolans internationaliseringspolicy och på grund av obalans i antalet in- och utresande utbytesstudenter behöver antalet utresande studenter öka. Åtgärder är framförallt ökade marknadsföringsinsatser i form av informationspass och genom studentmedverkan i form av bloggar, fotoutställningar osv. Förbättring av marknadsföring och information i och med den nya webben. Samverka kring internationalisering på högskolan, exempelvis via Högskolans internationella forum (HIF) och regelbundna avstämningar med högskolans internationella samordnare, liksom med tidigare och mer konsekvent beredning av kommande års handlings- och verksamhetsplaner inom internationalisering. Ansvarig: Internationella koordinatorer Erasmus+ Bevaka och implementera det nya europeiska ramprogrammet Erasmus+ 2014-2021. Ansvariga: Internationella koordinatorer Högskoleprovet Bakgrund/syfte: Förbättrat samarbete med Borås Kommun för att få en mer stabil situation i samband med bokning av lokaler inför varje högskoleprov och också en rimlig kostnad av kommunägda lokaler. Ansvarig: ANPO, YVO Försäljning av kompendier Bakgrund/syfte: Utifrån nytt kopieringsavtal mellan universitet och högskolor och Bonus presskopia analysera och genomföra möjliga förändringar i handläggning av distribution av kompendier. Tidplan: våren 2014 Ansvarig: AGK,YVO
Högskolan i Borås 5(6) Förvaltningsplaner Bakgrund/syfte: För att säkerställa att förvaltningsarbetet bedrivs med fokus på verksamhetens nytta tas förvaltningsplaner fram för de IT-system där avdelningen har systemägarskap. Återstår gör Baron och Boss. Ansvarig: AGK, YVO Kvalitetsarbete Under 2014 fortsätter arbetet med att utveckla och dokumentera avdelningens arbetsrutiner på ett enhetligt sätt. Under första halvåret deltar alla medarbetare vid Högskoleservice i utbildningssatsning kring bemötandefrågor tillsammans med BLR. En fråga som i högsta grad berör kvalitet i den verksamhet som bedrivs. Arbetsmiljöarbete Fortsatt arbeta för god arbetsmiljö för samtliga medarbetare. Bevaka arbetsmiljöfrågor i samband med att ny organisation för högskolan implementeras under 2014 inte minst när det gäller lokalfrågor utifrån nytt inplaceringstest hösten 2014. Hållbar utveckling Under 2014 fortsätter avdelningens engagemang i utvecklingen av ett multikort vid högskolan. Vi kommer även att arbeta med att öka andelen virtuella möten. Kompetensutveckling Kompetensutveckling sker genom utbildning/kurser, samverkan/nätverk, studiebesök, deltagande i utvecklingsprojekt, nya/förändrade arbetsuppgifter, lärande i vardagen, genom backup för varandra. Deltagande i GFs kompetensutvecklingsinsatser och utvecklingsdagar. Avdelningens medarbetares kompetensutveckling planeras delvis i samband med utvecklingssamtal. Exempel på nätverk Högskoleprov Multikort Tentamenskonferens KronoX - användargrupp Högnätet (Internationella koordinatorer vid högskolor) SAMREX Studentombudsnätverk
Högskolan i Borås 6(6) Resurser Personalresurserna vid Högskoleservice består under större delen av 2014 av 11 personer, motsvarande 9,15 årspersoner enligt nedan. Område: Omfattning 2013: Avdelningschef 0,5 Samordnare 1,0 Administratörer 4,1 Internationella koordinatorer 2,55 Handläggare rättsäkerhet 1,0 Uppföljning Avdelningens budget och ekonomiska utveckling presenteras i bilaga 1. Budget redovisas för hela org enhet 360 vilket även innefattar vaktmästeriet och receptionen. Kommentarer: En halvtidtjänst administratör har tillkommit till avdelningen med bakgrund att öppettiderna vid Studentcentrum ökas from 20140120. Yvonne Ohlsson Tf avdelningschef
Högskolan i Borås 7(6) Bilaga 1 Budget och ekonomisk utveckling