Policy för anställning och omplacering vid Polismyndigheten i Stockholms län Rekrytering av nya medarbetare innebär en stor investering och en långvarig relation. Det är därför viktigt ur alla perspektiv att rekryteringen får förväntad effekt. Hela processen från beslut om rekrytering till dess att medarbetaren är på plats innehåller många moment som kräver tid och kunskap och denna policy ska vara ett stöd i detta arbete. Polisens värdegrund ska vara en ledstjärna i allt rekryteringsarbete som ska präglas av engagemang, effektivitet och tillgänglighet. Mångfalds- och jämställdhetsperspektivet i rekryteringsarbetet ska beaktas och det är viktigt att alla som är delaktiga i rekryteringar ska främja likabehandling och motverka diskriminering samt vara väl förtrogna med de lagar och förordningar som gäller inom området. Rekryteringsarbetet ska också genomsyras av samarbete med de fackliga organisationerna. Myndigheten har även en stor intern rörlighet och denna policy reglerar både anställning och omplacering. Gällande lagstiftning vid statlig anställning Vid statlig anställning ska avseende fästas endast vid sakliga grunder, såsom förtjänst och skicklighet 1. Skickligheten ska sättas främst 2. Till skickligheten räknas utbildning, arbetslivs- och yrkeserfarenhet samt personlig lämplighet. Det är endast vid lika eller vid i stort sett lika skicklighet som förtjänsten (antal tjänsteår i staten) bör vara utslagsgivande. Myndigheten ska utöver skickligheten och förtjänsten också beakta sådana sakliga grunder som stämmer överens med allmänna arbetsmarknads-, jämställdhets-, social- och sysselsättningspolitiska mål 3. Särskilt viktigt är att beakta de mångfaldsaspekter som polismyndigheten eftersträvar. Reglerna omfattar alla slags anställningar och oavsett om de gäller tills vidare eller är tidsbegränsade. Bestämmelserna om sakliga grunder för anställning har tillkommit för att garantera att offentliga funktioner utövas av de personer som passar bäst för uppgiften. Det övergripande syftet är inte att skydda arbetstagarintresset utan främst att tillgodose samhället och de enskilda medborgarnas överordnade intresse av att statliga anställda tillsätts efter objektiva grunder. 1 11 kap, 9 2 st, Regeringsformen (1974:152) 2 4 2 st, Lag om (1994:260) offentlig anställning 3 4, Anställningsförordningen (1994:373) 1
Anställning- eller arbetsledningsbeslut? En omplacering föreligger då en arbetstagare får nya arbetsuppgifter inom ramen för arbetsskyldigheten. I annat fall rör det sig om en ny anställning. Se bilaga 1 och 2. 1. Rekryteringsbehov uppstår Rekryteringsbehov kan uppstå när någon permanent eller tidsbegränsat lämnar en funktion eller i samband med att en organisationsförändring sker. För att få en god personalplanering är det bra om rekryteringsbehovet efter kända avgångar, t.ex. pensionsavgångar hanteras med framförhållning. 2. Behovsanalys Inför varje ny rekrytering ska en analys göras. Analysen ska leda fram till beslut om en ny anställning/placering eller om arbetsuppgifterna kan omfördelas, förenklas eller rationaliseras. Analysen ska göras med hänsyn till myndighetens verksamhetsmål samt till förutsägbara framtida behov och förändringar. 3. Beslut om rekrytering Beslut om att ett rekryteringsförfarande ska påbörjas beslutas av behörig beslutsfattare, enligt gällande delegationsordning. Det är viktigt att undersöka om någon medarbetare har anmält företrädesrätt innan rekrytering påbörjas. 4 4. Kravprofil Vid beslut om rekrytering görs en kravprofil. Kravprofilen ska innehålla de krav och önskemål som finns på en sökandes kompetens 5. Kravprofilen tas fram av rekryterande chef i samråd med HR-konsult. Kraven ska vara objektivt försvarbara utifrån de arbetsuppgifter som ska utföras och i övrigt icke-diskriminerande samt främja jämställdhet och mångfald. Vid framtagandet av kravprofil tas funktionsbenämning fram enligt BESTA-kodningen, se bilaga 3 samt även ett lönespann för funktionen. Diskussion om lönespann kan föras med sektionen för arbetsgivarfrågor. Se även punkt 14. 5. Ledigförklarande Huvudregeln i anställningsförordningen är att myndigheten ska informera om en ledig anställning 6. Om myndigheten avser att ledigförklara en anställning ska detta informeras om på Lediga jobb i Stockholms län, vilken anslås på myndighetens anslagstavla. Myndigheten har i och med detta informerat om den lediga anställningen på lämpligt sätt så att även intresserade 4 11 kap., Arbetsgivarverkets skrift Anställningsskydd 5 RPS definition - kunskaper, färdigheter, erfarenheter och egna egenskaper/attityder 6 6, Anställningsförordningen (1994:373) 2
utanför myndigheten kan anmäla sitt intresse. Alla anställningar som avser längre tid än sex månader ska utlysas. I de fall myndigheten endast vill informera om möjligheten att anmäla intresse för nya arbetsuppgifter d.v.s. omplacering, så ska detta tydligt framgå av annonsen. Avsikten med förfarandet är att så många som möjligt i myndigheten ska få tillfälle att anmäla intresse för nya arbetsuppgifter och på detta sätt uppmuntra rörlighet inom myndigheten. Detta ska endast undantagsvis gälla ledigförklarande av anställning som kommissarie, chef/arbetsledare eller specialist. 7 Undantag i dessa fall beslutas av personaldirektören. Undantag från huvudregeln att informera om ledig anställning ska särskilt motiveras. Det kan t. ex. gälla ny placering på grund av delpension, rehabilitering eller graviditet. Ett annat exempel kan vara vid övertalighet i samband med omorganisation när arbetsgivare och de fackliga organisationerna är överens om ny placering. 6. Annonsering HR-konsult utformar annons i dialog med rekryterande chef och berörd facklig organisation. Annonsen ska utformas så att funktionens arbetsinnehåll samt krav tydligt framgår. 7. Hantering av inkomna ansökningar Samtliga ansökningshandlingar ska diarieföras. Eventuella anmälningar om företrädesrätt till återanställning enligt LAS ska beaktas. Anmälda företrädesrätter ska skickas till personal- och utvecklingsavdelningen, som håller företrädeslistan aktuell och informerar HR-konsulterna i länet. 8. Bildande av urvalsgrupp En urvalsgrupp ska bildas, gruppen bör vara jämnt könsfördelad. I gruppen ingår chef, HRkonsult samt berörd fackliga organisation. HR-konsulten samordnar gruppens arbete. Urvalsgruppen ska upprätta en tidsplan för rekryteringen samt göra upp riktlinjer för den fortsatta processen. 9. Urvalsprocess Vid urvalsarbetet går berörd chef och HR-konsult igenom ansökningshandlingarna och gör ett urval som motsvarar kravprofilen. De fackliga representanterna har rätt att ta del av alla inkomna ansökningar i ärendet. HR-konsulten informerar de fackliga representanterna om vilka av de sökande som arbetsgivaren har för avsikt att intervjua. De fackliga representanterna har då möjlighet att ha synpunkter på urvalet samt om skäl föreligger, begära förhandling i frågan. 8 7 Med specialist avses i detta dokument anställning där högskolekompetens eller motsvarande kompetens förvärvad på annat sätt krävs. 8 Avtal om förhandlingsordning i frågor om tillsättning av vissa tjänster inom polisväsendet, PEB-800-3613/87. 3
Vid omplacering på funktion som inte är arbetsledande eller specialist kan en enklare urvalsrutin användas. Om ärendet har ett fåtal sökande som är väl kända och som uppfyller kraven utifrån kravprofilen, kan intervju och referenstagning uteslutas. Nedan följer en beskrivning av de urvalsverktyg som används inom myndigheten; - Intervjuer En gemensam strävan från både arbetsgivaren och fackliga representanter bör vara att hålla ned antalet medverkande vid intervjutillfället. Vid anställning av chefer har samtliga fackliga representanter möjlighet att delta i intervjuerna. Slutkandidaten- eller kandidaterna kan intervjuas ytterligare om urvalsgruppen anser att det är nödvändigt. När det gäller rekrytering av chefer är det av yttersta vikt att kandidatens syn och attityd gällande jämställdhet- och mångfaldsfrågor lyfts fram under intervjun. - Referenser Referenser tas endast på den/dem som är mest intressanta för anställningen/placeringen. Minimum för referenstagningen är två referenser, om möjligt två för varandra oberoende personer, varav minst en i chefsställning. Det som framkommer vid referenstagningen ska dokumenteras och tillföras ärendet. Den som lämnar referenser ska få möjlighet att ta del av det som dokumenteras. Det är viktigt att tänka på att uppgifter som samlas in om en person i samband med ett anställningsärende är offentliga och inte kan sekretessbeläggas. Detta ska referensgivaren få upplysning om när denne gör sina uttalanden om den sökande. Detta betyder också att kandidaten har rätt att läsa sina egna referenser. 9 - Test Vid arbetsledande funktioner kan personlighetstest användas. HR-konsulten ansvarar för att testet genomförs. När det gäller högre chefsfunktioner på strategisk nivå kan testförfarandet genomföras av extern konsult. Ett skriftligt testresultat utgör en offentlig handling och kan inte sekretessbeläggas. Den sökande som testas ska upplysas om detta förhållande. Se bilaga 4. - Assessment Center Assessment Center består av en serie övningar och kan liknas vid en simulering av arbetsliknande situationer som i nuvarande utförande är anpassade efter ett indirekt ledarskap inom myndigheten. Kandidaten blir observerad av licensierade bedömare under övningen och får efteråt en återkoppling gällande styrkor och utvecklingsområden. 9 16, Förvaltningslagen (1986:223) 4
10. Lönesättning Individuell lönesättning tillämpas i polismyndigheten. För att kunna erbjuda rätt lön till den som kommer att anställas ska HR-konsulten i samråd med rekryterande chef och sektionen för arbetsgivarfrågor, PHR/A, ta fram en lönebild för anställningen/funktionen. Innan överenskommelse om ny lön träffas, ska berörd arbetstagarorganisation informeras. När lönen är fastställd skriver HR-konsulten anställningsbeslut/placeringsbeslut. 11. Information om beslut Efter intervju, referenstagning, eventuellt test och godkänd säkerhetsprövning fattas beslut om anställning. Ligger arbetsuppgifterna inom arbetsskyldigheten för den som betraktas som mest lämplig är det ett omplaceringsbeslut. Anställnings- och omplaceringsbeslut ska anslås på myndighetens anslagstavla samt publiceras på intranätets Lediga jobb. 10 12. Överklagande En myndighets beslut om anställning kan överklagas. 11 Av Lediga jobb, som anslås på anslagstavlan, framgår att överklagandetiden är tre veckor räknat från den dag då beslutet anslagits samt vart överklagandet ska skickas d.v.s. till polismyndigheten. 12 Om överklagandet har kommit in i rätt tid ska myndigheten skicka överklagandet till Statens överklagandenämd som handlägger ärendet. Detta ska ske utan dröjsmål. Justitieombudsmannen, JO, har uttalat att det normalt bör ske inom en vecka. Se bilaga 5. Ett beslut om omplacering som inte innebär en ny anställning är att betrakta som ett arbetsgivarbeslut och är inte överklagningsbart. Ett sådant beslut ska inte blandas ihop med en omplacering mot arbetstagarens vilja. Överklaganden hanteras där beslut om anställning/ omplacering har fattats. 13. Introduktion Berörd chef ansvarar för att den nya medarbetaren får lokal introduktion på sin nya arbetsplats och funktion. 14. Övrig rekrytering i myndigheten - Rekrytering av högre chefer Länspolismästare i Stockholms län anställs genom beslut från regeringen. 13 Biträdande länspolismästare, polismästare, polisöverintendenter polisintendenter och polissekreterare 10 7, Anställningsförordningen (1994:373) 11 22, Förvaltningslagen (1986:223) 12 22, Anställningsförordningen (1994:373), 21, 23 Förvaltningslag (1986:223), 35, Verksförordning (1995:1322) 5
anställs genom beslut av Rikspolisstyrelsen 14. Handläggning av länspolismästare och biträdande läspolismästare hanteras på Rikspolisstyrelsen och övriga högre chefer på personal- och utvecklingsavdelningen. Se bilaga 6. - Anställning av polisaspiranter Polisaspiranter anställs genom beslut av polismyndigheten eller Rikspolisstyrelsen. Anställningen som polisaspirant ska gälla tillsvidare dock längst till dess att polisaspiranten har fullgjort sin aspirantutbildning. Detta ska framgå av anställningsbeslutet. 15 Polismyndigheten eller Rikspolisstyrelsen får utan ansökningsförfarande besluta om anställning av en färdigutbildad polisaspirant som polisassistent vid polismyndigheten. 16 Bilagor 1. Lathund ny anställning eller omplacering 2. Definitioner i anställnings- och omplaceringsärenden 3. BESTA-koden, gemensamma rutiner i Palasso och COPS 4. Policy perspektivtest 5. Överklaganden av anställningsbeslut i statsförvaltningen 6. Flödesschema vid anställning av högre chefer Vi hänvisar också till Rekryteringshandboken som är ett verktyg för dig som arbetar med rekrytering inom polismyndigheten i Stockholms län. 13 6 kap, 1, Polisförordningen (SFS 1998:1558) 14 6 kap, 2 och 5, Polisförordningen (SFS 1998:1558) 15 6 kap, 6 Polisförordningen (SFS 1998:1558) 14 6 kap, 9, Polisförordningen (SFS 1998:1558) 6