Vara kommun Vara kommun Sven-Göran Persson
Kort om Vara Ta Dig till Vara! UtvecklingsVara VaraLean FramtidsVara VARAktigt BättreVara Vara ambassadör KvalitetsVara BORTA BRA MEN VARA HEMMA BÄST Här är gôtt att Vara!
Vara - en del av Västra Götaland
Vara kommun Folkmängd: 15 868 Areal: 701 km 2 Nettodriftskostnad: 700 milj SEK Antal anställda: ca 1 250 Antal hushåll: 7 513 Andel boende på 45 % landsbygden: Fickfakta 2010
VaraLean
Lean tanke- & arbetssätt Tanke- och arbetssätt kring systematiskt förbättringsarbete Kundens behov i fokus Stödjande ledarskap Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i sitt dagliga arbete Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resursåtgång Minska slöserierna Långsiktighet och helhetssyn Förbättringsarbetet är en del av vardagen Enkla metoder och verktyg
Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resursåtgång Minska slöserierna
Vad är slöseri? Allt som vi gör som inte skapar något direkt (eller indirekt) värde för brukaren
8 slöserier Väntan Överproduktion Rörelse Lager Omarbetning Överarbete Outnyttjad kreativitet Transporter Utdrag ur boken Utmana Dina processer! IVF Industriforskning & utveckling AB och Lean Consepts AB
Foto: Andreas Offesson
Värdeflödeskartläggning Rekryteringsprocessen
Deltagare Max åtta ur arbetsgruppen + två handledare Kommundirektören inleder Resultatenhetschefen och Förvaltningschefen får redovisning sista dagen Alla i arbetsgruppen involveras i förbättringsarbetet Värdeflödeskartläggning
Hur och vad gör vi? Avgränsning av område innan kartläggning 2-3 dagar Ritar Diskuterar Vad Hur När Uppskattar tid och rätt från början Följer upp aktiviteter 30 dagar 60 dagar 90 dagar Värdeflödeskartläggning
Upplägg Avgränsning NULÄGE Framtida läge 30 60 90 slöseri Värdeflödeskartläggning
Rekrytering Värdeflödeskarta från övergripande process
Mätetal Egenskap/ mätetal Resultat i nuvarande tillstånd Ledtid L/T Totalt per ärende 3 dygn - 71 dygn Rätt från början RFB% Totalt per ärende 24% Värdeflödeskarta rekrytering
Mätetal Egenskap/ mätetal Resultat i nuvarande tillstånd Mål för framtida tillstånd Ledtid L/T Totalt per ärende 3 dygn - 71 dygn 19 timmar - 40 dygn Rätt från början RFB% Totalt per ärende 24% 69% Värdeflödeskarta rekrytering
Mätetal Egenskap/ mätetal Resultat i nuvarande tillstånd Mål för framtida tillstånd Verkligt resultat Ledtid L/T Totalt per ärende 3 dygn - 71 dygn 19 timmar - 40 dygn 19 timmar - 40 dygn Rätt från början RFB% Totalt per ärende 24% 69% 77% Värdeflödeskarta rekrytering
Några förbättringar Registrering av ansökningar i HR+ ta fram tydlig rutin för registrering, plan för back-up behov Annonser uppdatera annonsmallen, ändra e-postadress för ansökningar lathund för rekrytering Information om tillsättning med i annonsen Telefoninformation till sökande skapa lathund för växeln, informera Intervju/Samverkan vidareutveckla rutin Värdeflödeskarta rekrytering
Tidningen Personal & ledarskap
Exempel på värdeflöden Socialförvaltningen Påfyllning av boendes förråd Lunchservering Hemtjänstrutiner Dag-rutiner 9.30 15.00 Schemaläggning Rapportering/ Dokumentation Städrutiner Tvättrutiner Vakansförmedling Utredning IFO Samhällsbyggnadsförv Felanmälan Arbetsrutiner Gatu/Park Arbetsrutiner 7 12 köket Ledning & Adm Rekrytering Upphandling Lönehantering Personlabudget Bildningsförvaltningen Lokalvård på gymnasiet Arbetslagsplanering (högstadium) Konsumentvägledning
Tidningen Chefen i Fokus
Vi började i äldreomsorgen Pilotprojekt på Södergård 2004 Fortsatte i resten av äldreomsorgen Idag är hela organisationen involverad Börja med de positiva och intresserade Använd er av goda exempel Skynda långsamt
Vinster & effekter för organisationen Frigjord tid lugnare tempo & ökad kvalitet Ordning och reda Lättstädat, lättöverskådligt, enklare att se vad som behövs; mindre lager = lägre kostnader Ökat egenansvar Roligare jobb & större ansvar och engagemang = ökad hälsa Förändringsberedskap Ökad möjlighet att hantera framtida förändringar = ökad hälsa och större handlingskraft
Lite resultat, generellt Nöjd-medarbetarindex på 72 (AKU 2008) Nöjd-brukarindex (2008/2009) barnomsorgen på 84 hemtjänst & särskilt boende inom äldreomsorgen 78 grundskolan mellan 68 82 gymnasiet 65 99% av medarbetarna anger att de är engagerade i sitt arbete (AKU 2008) Mer än 60 kartlagda värdeflöden hittills, samtliga förbättrade Genomsnittlig tidsvinst per värdeflöde om 28 % - utöver alla kvalitetsvinster!
Positiva sido effekter Stolta medarbetare Ökad förståelse mellan grupper Gemensam kultur och gemensamt språk Stärkt gemenskap Ökad självkänsla
Läs mer på www.vara.se