Slutrapport ROS till kommunerna Giltig fr o m: 2016-12-12 Sida 1/11 3. Publik
Dokumenthistorik Version Datum Kommentar Handläggare 1 2017-01-03 Inför beslut om breddinförande Berit Hansson 2 2017-01-10 Slutrapport piloter godkänd av Berit Hansson Nätverket för ehälsa 3 2017-03-24 Uppdaterad efter övriga kommuners driftsättning Berit Hansson Giltig fr o m: 2016-12-12 Sida 2/11 3. Publik
Innehåll 1 Uppfattat resultat i förhållande till förväntningar på projektet... 4 2 Sammanfattning... 5 3 Bakgrund... 5 3.1 Syfte, effektmål, projektmål... 5 3.2 Projektorganisation... 6 4 Historik... 7 4.1 Använda metoder... 8 5 Projektets resultat kontra projektmål... 8 5.1 Effektmål... 8 5.2 Projektresultat... 8 5.3 Tidplan kontra utfall... 8 5.4 Kostnader... 8 6 Erfarenheter av projektarbetet... 8 6.1 Förslag till förbättringar och rekommendationer... 9 7 Uppföljning av effektmål... 10 8 Övrigt... 10 9 Referenser... 10 Giltig fr o m: 2016-12-12 Sida 3/11 3. Publik
1 Uppfattat resultat i förhållande till förväntningar på projektet Måluppfyllnad av projektresultatet? Dåligt Någorlunda Bra X Mycket bra Utmärkt Höll tidplanen? Dåligt Någorlunda Bra Mycket bra X Utmärkt Höll ekonomin? Dåligt Någorlunda Bra X Mycket bra Utmärkt Höll kvaliteten? Dåligt Någorlunda Bra X Mycket bra Utmärkt Rätt resurser i tillräcklig mängd? Dåligt Någorlunda X Bra Mycket bra Utmärkt Projektorganisation Dåligt Någorlunda Bra X Mycket bra Utmärkt Projektstyrning Dåligt Någorlunda Bra X Mycket bra Utmärkt Kommunikation inom och externt projektet Dåligt Någorlunda X Bra Mycket bra Utmärkt Din bedömning av framgång i projektet Dåligt Någorlunda Bra Mycket bra X Utmärkt Giltig fr o m: 2016-12-12 Sida 4/11 3. Publik
2 Sammanfattning Ett projekt där vi följt tidplan och budget bra i förhållande till 12 av 13 kommuner. Vi har haft en del tekniska bekymmer samt svårigheter med behörigheter för kommunanvändare. Dessa problem har nått en lösning under projektets gång, detta tack vare engagerade, kompetenta och samarbetsvilliga deltagare i projektet (Projektledare i kommunerna, utvecklingsresurser hos CVU, beställare och övriga inblandade). 3 Bakgrund I och med genomförandet av hemsjukvårdsreformen i Östergötland 2014 tog kommunerna över en del av vården som tidigare sköttes av Region Östergötland (landstinget). När det gäller provtagning på patienter i hemmet som inte kan ta sig till ex en vårdcentral hanteras detta av kommunernas personal. Dock valde man i samband med övergången från landsting till kommun att inte ge kommunernas medarbetare tillgång till ROS. En länsgemensam rutin skapades för hur provtagning skall hanteras av personal i kommunal vård. På grund av att framtagen rutin uppfattas som omständig, tidskrävande och medför en patientsäkerhetsrisk, har ansvariga i hemsjukvårdsprojektet aktualiserat frågan om det finns möjlighet att ge kommunernas personal tillgång till ROS. Bland annat har man med hjälp av en arbetsgrupp bestående av personer från verksamheten och laboratoriemedicin tagit fram ett förslag på lösning. Förstudie genomfördes hösten 2014. 3.1 Syfte, effektmål, projektmål Syfte Syftet är att ge kommunerna tillgång till ROS (Remisser och Svar inom lab) för att underlätta och säkerställa patientsäkerheten inom hemsjukvården i de ärenden där patienten ska lämna prover. Effektmålen E1: Målen för kommunernas verksamhet är att i samtliga patientärenden inom den kommunala hemsjukvården kunna skriva ut provtagningsunderlag samt signera provtagningar innan leverans till laboratoriet. Detta ska ske senaste ett halvår efter driftssättning hos respektive huvudman. E2: Målen för Region Östergötland är att minska laboratoriepersonalens arbete i förhållande till tidigare arbete med att bistå kommunala HSL-verksamheten att skriva ut provtagningsunderlag och (felaktigt) signera prover vid inlämning till lab. E3: Effektmål för kommunerna är ökad patientsäkerhet genom noll HSL-avvikelser rörande labprover efter ett halvår efter driftssättning hos respektive huvudman. Giltig fr o m: 2016-12-12 Sida 5/11 3. Publik
Projektmålen ROS tillgängligt i Journalportalen via Region Östergötlands Citrixmiljö. Etikettskrivare och scanners hanteras och installeras av respektive kommun. Utbildning genomförs för kommunernas superanvändare och förvaltning. Ett fullgott utbildningsmaterial med fokus på e-learningsmaterial görs tillgängligt för kommunerna via webben. Kommunerna administrerar sina användare via administrationsverktyget mot Region Östergötlands HSA-katalog. Arbetssätt/logistik kring prover genomgånget och överenskommet mellan Region Östergötland och kommunerna före utrullning av ROS. Fastställande av nya rutiner mellan kommun och Region Östergötland för provhantering. 3.2 Projektorganisation Varje kommun har sin egen organisation för att klara av det arbete som ska göras i respektive kommun och i samverkan med närmaste labenhet/vårdcentral och sin egen IT avdelning. Det har funnits en kontaktperson/projektledare i varje kommun. Giltig fr o m: 2016-12-12 Sida 6/11 3. Publik
4 Historik Tidpunkt Sept 2015 Mars 2016 Maj 2016 Sept 2016 Händelse Första projektstart genomfördes där det upptäcktes hinder gällande teknik och rutinfrågor Reviderat projektdirektiv och byte av projektledare Uppstart, planering med pilotkommuner Påbörjad diskussion kring hantering av etiketter Utbildning för superanvändare och administratörer i pilotkommuner Beslut i LGVO kring hantering av etiketter Okt 2016 Nov 2016 Nov 2106 Jan 2017 Pilotkommuner redovisar sina erfarenheter för övriga kommuner som nu kan påbörja sitt arbete Pilotstart Information till labchefer om projektet Problem och lösning för beställningar från Unilabs Utvärdering av piloter Förberedelser och planering inför breddinförande påbörjas Beslut om breddinförande av nätverket för ehälsa Utbildning av superanvändare Feb 2017 Mars 2017 Breddinförande påbörjas i 9 kommuner Den tionde kommunen påbörjar sitt införande Utvärdering tillsammans med 9 kommuner sker LGVO informeras om avtal för ROS och dokument kring förvaltning och kommunikation efter införande. Beslut förväntas i april Projektet avslutas 31/3 Giltig fr o m: 2016-12-12 Sida 7/11 3. Publik
4.1 Använda metoder Region Östergötlands projektmodell har används som grund för ROS till kommunerna. Huvudprojektledaren har haft det övergripande ansvaret för pilotprojektets genomförande och för att likrikta arbetet med införande av ROS till kommunerna. Varje kommun har utsett en egen projektledare som ansvarig för införandet av ROS i den egna organisationen samt varit kontaktperson till huvudprojektledaren. Huvudprojektledaren har haft regelbundna avstämningar via skype med kommunernas projektledare. 5 Projektets resultat kontra projektmål 5.1 Effektmål Vi ser inget i dagsläget som tyder på att effektmålen inte kommer att kunna uppnås. 5.2 Projektresultat 6 av 7 projektmål anses uppfyllda. I en kommun har inte superanvändare utbildats på grund av senarelagt beslut kring införande i den kommunen. 5.3 Tidplan kontra utfall Milstolpeplanen har följts. 5.4 Kostnader Budget: 860 000 SEK Utfall t o m feb 2017: 702 000 SEK Lite kostnader kommer att tillkomma med anledning av projektavslut under mars månad och eventuell stöttning i återstående kommun senare under 2017. 6 Erfarenheter av projektarbetet Positiva erfarenheter Bra och tydligt utbildningsmaterial Bra utbildningstillfällen både av CVU och i kommunerna Bra samarbete i hela projektgruppen (CVU, kommuner). Bra med en projektledare och en huvudadministratör i varje kommun Alla inblandade har varit engagerade och projektet har haft ett högt tempo hela tiden Giltig fr o m: 2016-12-12 Sida 8/11 3. Publik
Täta kontakter på alla nivåer (internt CVU, Region och kommun, Projektledare och beställare mm) har varit gynnsamt för projektet Skype som verktyg har fungerat bra vid avstämningarna Bra förberedelsearbete i kommunerna Bra stöttning av MTIT akuten vid problem Skönt att kunna hantera ROS själva i kommunen och inte vara beroende av regionen Bra att ha några pilotkommuner som går före, de har gjort ett bra förarbete här Ökad patientsäkerhet i och med att ROS börjat användas av kommunerna själva Svårigheter Hantering av etikettrullar och hur dessa skulle beställas/betalas. Problemen fanns fortfarande kvar vid breddinförandet i vissa kommuner trots vidtagna åtgärder Samarbete med privata vårdgivare var lite trögt Behörighet att hantera beställningar i Unilabs som de privata använder saknades Antura lite svårt att använda Svårigheter att konfigurera scannern Saknade möjlighet att testa i en testmiljö innan införande Administration av behörigheter i HSA 6.1 Förslag till förbättringar och rekommendationer Allmän förbättring att när beslut tas på ledningsnivå så behöver det även säkerställa att allt är utrett på detaljnivå kring vad som gäller (etikettrullar i detta projekt). Även viktigt att beslut kommuniceras i alla organisationer på ett tydligt sätt till alla verksamheter som kommer att bli påverkade, för att undvika frustration i projekt. Tydliggör förväntningar på projektledare i kommunen tydligare i samband med projektstart. Viktigt att man får tid avsatt i kommunerna för projektledarjobbet. Det är också nödvändigt att man har en definierad organisation som har tid och möjlighet att stötta projektledaren. Fundera noga på testmiljö i likande projekt. För att administrationen av behörigheter ska fungera bättre bör distribution av dokument ske tidigt samt säkerställa att arbetsuppgiften genomförs korrekt. Man ska inte heller underskatta behovet av utbildning. Det är också viktigt att huvudadministratören i kommunen har rätt kompetens och förstår vad som förväntas. Giltig fr o m: 2016-12-12 Sida 9/11 3. Publik
7 Uppföljning av effektmål E1: Mäts genom fråga till superanvändarna i kommunen i september 2017. 1. Skriver kommunens personal nu ut alla provtagningsunderlag samt signerar kommunens personal alla prover som tas i kommunen innan leverans till laboratoriet? 2. Om inte varför? E2: Mäts genom fråga till labchefer i regionen i september 2017 1. Skriver kommunens personal nu ut alla provtagningsunderlag samt signerar kommunens personal alla prover som tas i kommunen innan leverans till laboratoriet, så att ni inte behöver göra det alls längre? 2. Om inte varför? 3. Hur har er arbetsbelastning kring ROS administrationen påverkats med anledning av att kommunen nu gör detta arbete? E3: Mäts genom fråga till MAS i september 2017 Hur många HSL avvikelser rörande labprover har vi nu? 8 Övrigt Under projektet har dokument Förvaltning och kommunikation ROS till kommunerna tagits fram som syftar till att beskriva vad som gäller för Region Östergötland och kommunerna avseende förvaltning och kommunikationsvägar. Ett avtal mellan Region Östergötland och respektive kommun för att bl a reglera ansvar och kostnader är framtaget. Samtliga dokument ska antas av ledningsgrupp för vård och omsorg. 9 Referenser Webbsida Vårdgivarwebb med aktuell information för kommunen: http://vardgivarwebb.regionostergotland.se/startsida/verksamheter/centrum-formedicinsk-teknik-och-it/ros-till-kommunerna/ Dokument Förvaltning och kommunikation ROS till kommunerna Giltig fr o m: 2016-12-12 Sida 10/11 3. Publik
Avtal mellan Region Östergötland och xxx kommun om tillgång till IT-tjänsten remisser och svar (ROS) Giltig fr o m: 2016-12-12 Sida 11/11 3. Publik