Projekt starta projekt/projektkalkyl Eva Wessén 3 timmar
2017-01-13 2 Agenda Introduktion Registrera ett nytt projekt Skapa en projektkalkyl Exportera en kalkyl Följa upp utfall mot en kalkyl Revidera kalkyl Skapa händelser/påminnelser Summering
2017-01-13 3 Syfte och mål Syftet är att ge en introduktion i att: Registrera ett projekt och hantera en kalkyl Målet är att du ska kunna förstå hur du: Registrerar ett projekt Hur du kan skapa och arbeta med kalkyler i Raindance
2017-01-13 4 Vad är projektmodulen (PM) Kan liknas vid en reskontra/register Hanterar aktiviteter och projekt 9 projektgrupperingar, varav 3 aktivitetstyper och 6 projekttyper (tidsbegränsade) Hanterar projektkalkyler Hantera rekvisition och fakturering Hantera påminnelser Hantera upparbetad tid
2017-01-13 5 Flöde projekt från start till slut
Koppling LiU dok Ekonomisystem Raindance 1 Projektnummer - Projektnamn - Projektledare - Projektadministratör - Ärendenumret från LiU-Dok Dokumenthantering LiU-Dok 1 ärendenummer (=Diarienummer) Kan ha flera olika tillhörande dokument Projekt -kalkyl Godkännande -intyg Ansökan Avtal Avslag Förlängningsavtal Ekonomiska rapporter Vetenskapliga rapporter Annat
2017-01-13 7 Roller och behörigheter Två olika roller för att hantera projekt i PM PRE projekt enkel (grundläggande funktioner) Starta projektidé Följa upp Registrera viss information PRA projekt avancerad (alla funktioner), kan även Öppna och stänga Registrera all information Rekvirera/fakturera
2017-01-13 8 PRE projekt enkel Titta och hantera funktioner som Registrera ett projektnummer Skapa en kalkyl och bifoga dokument Registrera tid Händelser Uppföljning
2017-01-13 9 PRA projekt avancerad kan även Öppna och stänga Registrera och revidera all information Skapa projektgrupper Bokföra ekonomiska transaktioner som periodiseringar etc. Rekvirera/fakturera Ansvarar för att projektet är rätt kopplat
2017-01-13 10 Statusfunktioner i projektmodulen Informationen i statusfälten ger upplysning om var ett projekt befinner sig i flödet 3 statusfält Status öppet/stängt - PRA AKTSTAT (aktivitetsstatus) signal att ta nästa steg - PRE PRJSTAT (projektstatus) godkännande att gå vidare PRA
Slut Start 2017-01-13 11 Status flöde projekt från start till slut Status (PRA) Kod Aktivitetsstatus-AKTSTA (PRE) Kod Projektstatus-PRJSTAT (PRA) Stängd 1 Ny idé NY Ny idé N Stängd 1 För godkännande av idé FG Godkänd idé G Stängd 1 Under ansökan UA Godkänd idé G Stängd 1 Avslagen ansökan AA Stängt/avslutat S Stängd 1 För att öppna projekt FÖ Godkänd idé G Öppen 0 Aktivt projekt AK Aktivt projekt A Öppen 0 För att stänga FS Aktivt projekt A Stängd 1 Stängt/avslutat ST Stängt/avslutat S Kod
Uppbyggnad av uppföljnings fråga Bildmall: kolumn/raduppsättning av objekttyper Värdemall: (en-flera): kolumnuppsättning av värdetyper Uppföljningsbild Värdemall Sidfält Sidfält kräver ett värde och intervall kan ej finnas här. Radfält Radfält är mer flexibelt och här kan användas bl a * och intervall. 12
2017-01-13 13 Registrera ett nytt bidragsprojekt (PRE) Välj Projekt\Projektuppföljning\LiU Adm projekt\ LiU 00 Projektdata hantera projekt
2017-01-13 14 Registrera ett nytt bidragsprojekt Gör ett urval från radfältet för att komma till läge skapa projekt
2017-01-13 15 Välj projekttyp Välj projekttyp PROJBIDR i dropplisten Ångra och gå tillbaka klicka på knappen Tillbaka
2017-01-13 16 Registrera projektinformation Registrera Sök med förstoringsglas Ångra knapp Tillbaka Spara erhåller nytt projektnummer Förifyllda värden revideras av PRA
2017-01-13 17 Arbetsuppgift 1 Skapa ett bidragsprojekt Prova tooltip på respektive fält Prova att söka m.h.a. förstoringsglaset Gula fält är obligatoriska Status för godkännande VSH-FB, FAK-F, Kst 14 Alla fält utom det skapade projektnumret kan ändras så länge projektet inte är öppnat därefter bör man veta vad man gör innan man ändrar
2017-01-13 18 Välj projekttyp Välj projekttyp PROJSAMF eller PROJEU i dropplisten Här dyker fälten för fördelning mellan anslag och bidrag upp
2017-01-13 19 Arbetsuppgift 2 Skapa ett samfinansierat projekt Skapa ett EU finansierat projekt Skapa ett Uppdragsprojekt
2017-01-13 20 Projektkalkyl - projektbudget Skapas innan extern ansökan Exporteras från Raindance till excel för att infogas i Finansiärens formulär Efter beviljad finansiering uppdateras kalkylen och sätts som definitiv ursprunglig kalkyl Utfall mäts mot kalkyl
2017-01-13 21 Skapa projektkalkyl Välj Projekt\Projektuppföljning\LiU Projektkalkyl\LiU 00 Start projektkalkyl
2017-01-13 22 Skapa projektkalkyl Ange projektnummer Klicka på -> för att komma till registreringsbilderna för kalkyl
2017-01-13 23 Kalkylera i fyra steg 1. Personal 2. Intäkter och kostnader 3. OH beräkning 4. Projektkalkyl
2017-01-13 24 1 Personal 1. Infoga rad 2. Välj resurs 3. Månadslön 4. Omfattning 5. Antal månader 6. Lokalkostn./mån 7. IT-kostn./mån
2017-01-13 25 Arbetsuppgift 3 Kalkyl personal Sök fram ditt registrerade bidragsprojekt Registrera tre resurser för tre år med Lön Omfattning Antal månader Lokalkostnad IT-abg Klicka på spara
2017-01-13 26 2 Intäkter och kostnader 1. Intäkter och kostnader anges i Tkr 2. Intäkter anges i positiva och kostnader i negativa tal
2017-01-13 27 Arbetsuppgift 4 Intäkter och kostnader Registrera bidragsintäkt (Tkr) Registrera kostnader OBS i negativa tal (Tkr)
2017-01-13 28 3 OH kostnader 4 Kalkyl 1. Klicka på knappen Räkna om 2. Spara 3. Gå över till fliken Total kalkyl 4. Spara kalkylen till excel
2017-01-13 31 Söka utfall Välj Projekt\projektuppföljning\Projekt uppf Uppföljning utfall avd kst - utfall Återstår att erhålla jämför mot kontraktsbelopp Projektkalkyl uppföljning jämför mot kalkyl
2017-01-13 32 Uppföljning utfall avd kst Uppföljningsbild Värdemall Radfält Sidfält Myndighetskapital Intäkter och kostnader Oförbrukade medel
2017-01-13 33 Återstår att erhålla Uppföljningsbild Radfält Kontraktsbelopp Rekvirerat/fakturerat Återstår
2017-01-13 34 Projektkalkyl uppföljning Uppföljningsbild Sidfält Radfält Utfall jämfört med kalkyl
2017-01-13 35 Skapa händelser/påminnelser Påminnelser till projektledare/projektadministratör Typ av påminnelser = händelse 10 Ekonomisk rapport 11 Rekvirera/fakturera 12 Vetenskaplig rapport 13 Sista dispositionsdag 14 Transfereringar 15 Förnyelse av kontrakt 16 Övrigt
2017-01-13 36 Visa påminnelse i Raindance Skapa Bifoga kommentar Bifoga dokument Klarmarkera
2017-01-13 37 Guider och dokumentation Frågetecknet styr till närmaste guide utifrån var du är i systemet Dokumentation: Se bilagor
2017-01-13 38 Summering Introduktion Registrera ett nytt projekt Skapa en projektkalkyl Exportera en kalkyl Följa upp utfall mot en kalkyl Revidera kalkyl Skapa händelser/påminnelser Summering
2017-01-13 39 Syfte och mål Syftet är att ge en introduktion i att: Registrera ett projekt och hantera en kalkyl Målet är att du ska kunna förstå hur du: Registrerar ett projekt Hur du kan skapa och arbeta med kalkyler i Raindance
www.liu.se
2017-01-13 41 Bilagor Blankett beställa projekt inklusive fältbeskrivning Dokument med urval på koddelar Steg för steg Tid och Projekt
Bilaga Beställa projekt 2017-01-13 42 Urval på koddelar För att begränsa eller söka på en koddel i Raindance kan nedanstående urval/filtreringar göras Urval görs på samma sätt oavsett om du söker en koddel för kontering eller filtrera i en frågebild Urval Resultat * Visar allt 1* Viar allt som börjar med 1 *1 Visar det som slutar på 1 *1* Visar allt som innehåller 1 10290, 10171, 12000 Visar ett splittat urval 30000-39999 Visar ett intervall av koder från 30000-39999 #1000 Visar allt utom koden 1000 #1000, 1001, 1008, 1009 Visar allt utom koderna 1000, 1001, 1008 och 1009 #1020-1171 Visar allt utom de koder som ligger i intervallet 1020-1171 " " Visar allt som bokats på blank kod "#" Visar allt som inte bokats på blank kod