Offentlighet och sekretess Utbildningstillfälle 2015-03-03 Huvudregistrator Jenny Åtegård
Offentlighetsprincipen Yttrande- och meddelarfrihet Offentlighet vid beslutande församlingars sammanträden Allmänna handlingar
Får vem som helst ta del av allmänna handlingar? Offentlighetsprincipen Ur Tryckfrihetsförordningen, 2 kap. om allmänna handlingars offentlighet: 1 Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar
Vad är en allmän handling? Handling Dokument Bild Upptagningar Allmän handling handling som förvaras hos myndighet är inkommen till eller upprättad hos myndighet
Vad är en myndighet? Nämnder/styrelser Fullmäktige Revisorerna Tjänstemän med egen beslutanderätt Gäller även för kommunala bolag där kommunen äger mer än 50 %
Myndigheter i Nyköpings kommun
Förvarad Om handlingen finns hos myndigheten Om handlingen är tillgänglig för myndigheten (digitalt lagrad information) Förvarad även om handlingen finns i hemmet eller på resa
Inkommen handling Har anlänt till myndigheten Kommit behörig befattningshavare tillhanda Elektroniska handling som finns tillgänglig för myndigheten
Allmänna privata handlingar Brev som ställs personligen är allmän om ärendet rör myndigheten Brev som ställs till privat bostad eller utanför myndighetens lokaler är allmän om ärendet rör myndigheten Brev som ställs till innehavare av annan ställning är inte allmän, t.ex. ordf i politisk parti, ledamot i bolagsstyrelse (ej ägt av kommunen), fackligt förtroendevalda.
Upprättad handling En upprättad handling blir allmän vid olika tidpunkter: Expedierats, när den har sänts ut Skrivelse, när den har beslutats Protokoll, när den har justerats Diarier och register, omedelbart
Registrering av allmänna handlingar Reglerna finns i OSL (5 kap 1 ) Allmänna handlingar ska registreras så snart de kommit in eller upprättats Offentliga handlingar kan hållas ordnade på annat sätt Handlingar som innehåller sekretess måste alltid registreras
Sekretess Handlingar med sekretess har: Absolut registrerings krav Särskilda krav på hantering Krav på hemlighållande Prövning vid utlämnande
Sekretessbestämmelserna Sekretess = förbud att röja uppgift Du får inte meddela muntligen Du får inte visa eller lämna ut handling eller kopia Du får inte nyttja uppgiften privat
Tystnadspliktsbrott Otillåtet röjande av sekretessbelagd uppgift enligt OSL är straffsanktionerat som brott mot tystnadsplikt (BrB 20 kap 3 ) Böter eller fängelse i högst 1 år Döms ej till ansvar om brottet är ringa Personligt ansvar (kommunen biträder ej)
Schema för bestämmande av handlings offentlighetsstatus Handling Allmän handling Inte allmän handling Offentlig handling Hemlig handling Insyn Ej insyn Ej insyn
Begäran om utlämnande Görs hos den som förvarar handlingen handläggare registrator arkivarie Myndigheten får inte fråga vem den sökande är eller varför denne vill ha handlingen om det inte är sekretesshandling Ska prövas skyndsamt!
Utlämnande Allmän, offentlig handling ska lämnas ut snabbt Rätt att ta del på stället eller få papperskopia gratis upp till 49 sidor Skyldighet finns att lämna muntliga upplysningar om innehållet i allmän handling Om vissa delar av handlingen är hemliga kan övriga delar lämnas ut med det hemliga maskat
Vad händer om utlämnande inte kan ske? Informera om att frågan kan prövas av myndigheten och därmed få ett skriftligt beslut som kan överklagas Avslag överklagas till Kammarrätten Prövningstillstånd fordras till Högsta förvaltningsdomstolen
Hur hanterar vi e-post E-post är allmän handling och ska hanteras som alla andra allmänna handlingar Öppnas alla vardagar eller mycket regelbundet Registreras utan dröjsmål om det är en allmän handling Ska tas bort från e-postkontot om det innehåller sekretess Får inte skickas vidare om det innehåller sekretess
Teknisk hantering av e-post All distribution av e-post loggas Det är teknisk data som loggas: tid, avsändare, mottagare och ämne och sparas i 30 dagar E-postlogg räknas som allmän handling, även om de förtecknade e-postmeddelanden nödvändigtvis inte är att betrakta som allmänna handlingar
Exempel på e-postlogg
När blir e-post en allmän handling? Ett e-post som rör ett ärende eller en fråga som hör till myndighetens område, blir allmän så snart den nått någon av myndighetens adresser eller har skickats ut. Personligt adresserad e-post är att anse som allmän handling när det gäller ett ärende eller annan fråga som rör kommunens verksamhet
När är e-post INTE en allmän handling? Utväxlas inom myndigheten som arbetsmaterial under ett ärendes beredning. Myndigheten ska anses sig ha bildat sig en uppfattning och fattat ståndpunkt innan den är att anse som allmän Meddelande av tillfällig eller ringa betydelse, t.ex. bokning av möte Rent personliga och av uppenbart privat karaktär Partipolitisk e-post
Bevarande och gallring Bevarande Bevarade innebär att allmänna handlingar finns kvar för all framtid Gallring Gallring innebär att man förstör allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar som medför informationsförlust
Registrators ansvar Varje vardag kontrollera om allmänna handlingar inkommit via de offentliga ingångar som finns och registrera dessa Vara tillgängliga de tider som informerats Lämna ut allmänna handlingar Ge råd och stöd i frågor om allmänna handling
Kontaktuppgifter kommunstyrelsen Registrator Kommunstyrelsen Fatima Arnautovic, 0155-24 83 32 kommun@nykoping.se
Kontaktuppgifter nämnderna Registrator nämnder Inga-Lill Claesson, 0155-24 83 34 Barn- och ungdomsnämnden, regbun@nykoping.se Kultur- och fritidsnämnden, reg.kof@nykoping.se Vård- och omsorgsnämnden, reg.vo@nykoping.se Utbildnings-, arbetsmarknads- och integrationsnämnden, regutbarbint@nykoping.se Socialnämnden, regsocialnamnden@nykoping.se
Kontaktuppgifter nämnderna Registrator nämnder Kommunservice Samhällsbyggnad, 0155-24 82 92 Miljönämnden, samhallsbyggnad@nykoping.se Bygg- och tekniknämnden, samhallsbyggnad@nykoping.se
Tack för mig! Huvudregistrator Jenny Åtegård, 0155-45 78 59 jenny.ategard@nykoping.se