Namn Chef för social- och familjeservice Maria Andersson

Transkript

1 1 DATASKYDDSBESKRIVNING Personuppgiftslag (523/1999) 10 och 24 Datum Namn 1a Borgå stads social- och hälsovårdnämnd Registeransvarig Adress Stadshusgatan 5 B, Borgå Andra kontaktuppgifter (t.ex. telefon under tjänstetid, e-post) SOTEkirjaamo@porvoo.fi 2 Kontaktperson i ärenden som gäller registret 3 Namn Chef för social- och familjeservice Maria Andersson Adress Borgå stads social- och familjetjänster, Konstfabriksgatan 4 C, Borgå Andra kontaktuppgifter (t.ex. telefon under tjänstetid, e-post) tfn , , maria.andersson@porvoo.fi Systemet Effica Socialtjänster Registrets namn 4 Ändamål med behandlingen av personuppgifter Datasystemet Effica för Socialtjänstena fungerar som ett arbetsredskap i socialvårdens klientarbete och betjänar de olika skedena i socialvårdens klientarbete, planering samt bedömning. Klientuppgifterna är sekretessbelagda. Klientuppgifter får lämnas ut till utomstående bara med samtycke av klienten eller klientens lagliga företrädare eller med stöd av rättmätig grund i lagen. Skyddsplikten gäller personuppgifter både i elektronisk form och pappersform. De som gör klientarbete och använder systemet svarar för behandllingen av sina klienters uppgifter, informering till den registrerade och utövningen av rätten till insyn. För upprätthållandet och utvecklandet av systemet svarar Tieto Abp samt de med ett skriftligt beslut av Borgå social- och hälsovårdscentral utnämnda huvudadanvändare.

2 2 5 Registrets datainnehåll I klientregistret sparas bara uppgifter som är nödvändiga med tanke på registrets ändamål. I registret ingår också uppgifter i pappersform, som förvaras i de socialarbetares rum som arbetar med klienter. Med uppgifterna ska man ordna socialvården. Befolkningsregisteruppgifter om Borgå stads invånare Klientens personuppgifter Personsignum, namn, adress, telefonnummer Hemkommun, modersmål, språket man kommunicerar med, civilstånd, yrke, spärrmarkering av adressen Familjesammansättning Uppgifter om behov av tjänsten Uppgifter om ansökan och anhängiggörande Klientdokument (klientberättelser, planer, bilagor, osv.) Beslut och tillkännagivande Uppgifter i resursregistret (anstalter, fosterfamiljer, osv.) Uppgifter om klientavgifter Uppgifter om verksamhetsenheten Behörighetsuppgifter om den personal som gör klientarbete

3 3 6 Källor som i regel används Klient eller klientens representant Övriga myndigheter Uppgifter ur befolkningsregistret Uppgifter kan inhämtas annanstans bara med klientens eller med klientens lagliga företrädares uttryckliga samtycke eller med stöd av i lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000) ) eller med stöd av någon annan specifik lagbestämmelse. Inhämtandet av information av utomstående antecknas i dokument.. 7 Uppgifter som i regel lämnas ut Socialvårdens dokument som innehåller uppgifter om socialvårdens klient eller annan privat person är sekretessbelagda och personalen har tystnadsplikt. Uppgifter från klientregistret kan lämnas ut: 8 Överföring av uppgifter utanför EU eller ETA - med klientens uttryckliga samtycke. Samtycket bör vara frivilligt och specificerat och klienten bör ha informerats om saken. Det rekommenderas att samtycket begärs skriftligt. När klienten inte har förutsättningar att bedöma betydelsen av det givna samtycket får information ges med samtycke av klientens lagliga representant. Klienten eller klientens representant kan när som helst återkalla sitt samtycke; - också utan klientens samtycke med stöd av i lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården eller någon annan bestämmelse i en speciallag; - en myndighet som är registeransvarig eller social- och hälsovårdsministeriet kan bevilja tillstånd att ta del av en sekretessbelagd handling för vetenskaplig forskning (lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/99) 28 och klientlag 18 5 mom.) Utlämnandet av uppgifter till utomstående antecknas i dokumenten. På basis av klientens eller klientens lagliga representants uttryckliga samtycke eller lagstiftningen som berättigar till utlämnandet av uppgifter enligr rättmätig grund i lagen. A Manuellt material

4 4 9 Principer för skyddet av register Manuella dokument förvaras i de anställdas arbetsplatser i låsta rum och låsta arkivutrymmen. De arkiverade dokumenten förvaras i socialbyråns arkiv. B Uppgifter som behandlas med datorn Datorns operativsystem och klientdatasystemet har skyddats med separata personliga lösenord. De anställda bör alltid låsa datorns operativsystem när de avlägsnar sig från datorn. Bara de som behandlar förmånsärenden eller genomför tjänster får använda klientuppgifter. Arbetstagare som behandlar uppgifter har tystnadsplikt. Användningsrätt till Familjeomsorgens datasystem kräver ett skriftligt tystnadslöfte. Tystnadsplikten fortsätter efter anställningsförhållandet. Systemet finns på kommunens server och används på egna arbetsstationer. Systemets server och printer hålls i låsta utrymmen. Cheferna ger arbetstagare användarrättigheter till uppgifterna i klientregistret i den omfattning som arbetstagarens arbetsuppgift förutsätter. Användningsrätten upphör då personen lämnar de uppgifter för vilka han eller hon beviljats användningsrätt. Enhetens chef meddelar den registeransvarige skriftligt om att användningsrätten upphört. 10 Rätt till insyn Innehållet för rätten till insyn: Klienten har rätt att i klientregistret kontrollera uppgifterna om sig själv eller barnet som hon eller han har vårndaden om (Personuppgiftslag 26 ). Klienten har rätt att bekanta sig och se ovannämnda uppgifter och på begäran få kopior av dem. - Rätten till insyn utövas utan dröjsmål. - Det är avgiftsfritt att en gång per år utöva rätten till insyn. - Rätten till insyn kan förvägras bara i undantagsfall på basis av 27 i personuppgiftslagen. Motiveringen för förvägran kan till exempel vara att informationen kan medföra allvarlig fara för den registrerades hälsa eller vård eller för någon annans rättigheter. Om rätten till insyn förvägras ges klienten ett skriftligt intyg om detta och klienten har rätt att föra saken till dataombudsmannen för avgörande på adressen: Dataombudsmannens byrå, PB 315, Helsingfors. Ärendet kan anhängiggöras per brev eller med en blankett som finns på Dataombudsmannens byrås webbplats. Begäran om rätten till insyn görs skriftligt genom ett personligt besök eller genom ett egenhändigt undertecknat brev eller ett dokument som bekräftats på motsvarande sätt.

5 5 - Begäran riktas till ledande socialarbetare eller chef. - Om uppgifterna lämnas ut fattar ledande socialarbetaren eller chefen ett beslut om det. Det negativa beslutet fattas av chefen för social- och familjeservice. - Klientens identitet kontrolleras innan uppgifterna lämnas ut. - Uppgifterna fås av den person som förordnats av den som fattat beslutet. 11 Rätt att kräva rättelse av en uppgift Den registeransvarige skall utan obefogat dröjsmål på eget initiativ eller på yrkande av den registrerade rätta, utplåna eller komplettera en personuppgift som ingår i ett personregister och som med hänsyn till ändamålet med behandlingen är oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad (Personuppgiftslag 29 ). 12 Andra rättigheter som berör behandling av personuppgifter - Klienten har rätt att kräva rättelse av uppgiften av den registeransvarige. - Uppgiften rättas utan obefogat dröjsmål. Om rättelsen av uppgiften är negativ ges klienten ett skriftligt intyg om detta och klienten har rätt att föra saken till dataombudsmannen för avgörande på adressen: Dataombudsmannens byrå, PB 315, Helsingfors. UTÖVANDE AV RÄTTELSE AV INFORMATION - Begäran om omprövning görs skriftligt. Klientens identitet kontrolleras. I begäran bör klienten noggrant specificera och motivera sitt krav på vilken information som ska rättas, vad den rätta informationen är enligt klienten samt hur rättelsen ska göras. - begäran riktas till den arbetstagare som registrerat informationen. - Om man beslutar utföra den rättelse som klienten kräver görs rättelsen av en person som har särskild rätt att rätta uppgifter i klientregistret. De eventuella felaktiga anteckningarna stryks över eller flyttas till bakgrundsinformationen så att både den felaktiga och rättade anteckningen kan läsas senare. På motsvarande sätt görs vid borttagandet av onödig information. Klientuppgifter kan också rättas genom att man kompletterar dem enligt klientens åsikt om ärendet. I dokumenten antecknas namnet på den som gjort rättelse och tjänsteställning samt datum och motivering. - Det negativa beslutet fattas av chefen för social- och familjeservice. BEGÄRAN OM KONTROLL AV LOGGUPPGIFTER: klienten har rätt att få veta vem som har sett hans eller hennes uppgifter i det elektroniska datasystemet samt grunden för användningen. (Lag om elektronisk behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården 18 ). Begäran ska framföras skriftligt med blankett till chefen för social- och familjeservice.

6 6