Dataskyddsbeskrivning

Transkript

1 KEHA/1516/2017 Dataskyddsbeskrivning Arbets- och näringsbyråns personkundsregister PB 1000, S:t Michel, tfn , www-keha-keskus.fi

2 2/5 DATASKYDDSBESKRIVNING KOMBINERAD REGISTERBESKRIVNING OCH INFORMATIONSDOKUMENT PERSONUPPGIFTSLAGEN (523/1999) 10 och Registeransvarig 2. Kontaktperson i ärenden som gäller registret 3. Registrets namn 4. Ändamål med behandling av personuppgifte r Namn Arbets- och näringsministeriet samt arbets- och näringsbyråer Ministeriet svarar för registrets allmänna funktioner och samordningen av dem. Arbets- och näringsbyråerna svara för de övriga uppgifterna som fastställts för den registeransvariga. Adress PB 32, STATSRÅDET Övriga kontaktuppgifter (t.ex. telefonnummer under arbetstid, e-postadress) kirjaamo (at)tem.fi Namn Taisto Tuominen Adress (UFcentret), PB 1000, S:t Michel. Övriga kontaktuppgifter (t.ex. telefonnummer under arbetstid, e-postadress) E-post: fornamn.efternamn(at)ntm-centralen.fi / registratur(at)ntm-centralen.fi Arbets- och näringsbyråns personkundsregister Registret över personkunder innehåller delregistret Sektorsövergripande samservicens kundregister (Lagen om sektorsövergripande samservice som främjar sysselsättningen, 1369/2014, 9 ). Personuppgifterna behandlas för att sköta de uppgifter som ålagts arbets- och näringsmyndigheten i lag. Arbets- och näringsbyråerna är statliga myndigheter inom lokalförvaltningen och ordnar och producerar arbets- och näringsservice. Arbets- och näringsbyråns kunddatasystem upprätthålls för att ordna offentlig arbetskrafts- och företagsservice. 5. Registrets datainnehåll Lag om offentlig arbetskrafts- och företagsservice 916/2012 Lag om utkomstskydd för arbetslösa, 1290/2002 Lag om alterneringsledighet, 1305/2002 Lag om främjande av integration, 1386/2010 Lag om arbetsverksamhet i rehabiliteringssyfte, 189/2001 Lag om sektorsövergripande samservice som främjar sysselsättningen, 1369/2014 Följande uppgifter lagras om den registrerade personen (Lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice, 13 kap. 3 1 och 4 mom.) 1) personens identifikationsuppgifter: personbeteckning, namn, adress, e- postadress, telefonnummer 2) uppgifter som gäller kundrelationen med arbets- och näringsbyrån och uträttandet av ärenden samt eventuella specialarrangemang som ärendena förutsätter 3) uppgifter om utbildning, arbetshistoria och yrkeskunskaper 4) uppgifter om servicebehovet och planerna 5) uppgifter om arbetserbjudanden och presentationer för arbetsgivare

3 3/5 6) uppgifter om offentlig arbetskrafts- och företagsservice och andra tjänster som främjar sysselsättningen och om expertbedömningar 7) uppgifter om hälsotillstånd och andra uppgifter som förutsätts för att kunna erbjuda offentlig arbetskrafts- och företagsservice 8) utredningar om utkomstskydd och arbetskraftspolitiska utlåtanden 9) uppgifter om förmåner som omfattas av offentliga arbetskrafts- och företagsservice I registret kan lagras även andra uppgifter, som inte är personuppgifter, och som behövs för att planera, anordna och följa upp offentlig arbetskrafts- och företagsservice. Till registret kan även höra dokument och andra filer som hålls separata från arbets- och näringsbyråns kunddatabas. Sådana här dokument är till exempel läkarintyg i pappersformat, rehabiliteringsutlåtanden och andra motsvarande dokument. 6. Regelmässiga uppgiftskäll or Personuppgifterna fås från den registrerade personen själv och de samlas i registret under olika servicesituationer via personkundens servicekanal E-tjänster, under telefonsamtal och då kunden uträttar sina ärenden under besök. Uppgifter överlämnas från personregister för andra statliga myndigheter, Befolkningsregistercentralen, kommunens myndigheter, Folkpensionsanstalten, arbetslöshetskassan, Pensionsskyddscentralen, Arbetslöshetsförsäkringsfonden, serviceproducenterna inom offentlig arbetskrafts- och företagsservice samt de som anordnar arbetsprövning enligt 4 kap. 5 (Lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice, 12 kap. 6 1 mom.). Uppgifter som gäller arbetserbjudanden samt rekryteringslösningar riktade mot personen fås från arbetsgivarna. 7. Regelmässigt utlämnande av uppgifter Då en personuppgift som införs i ett register har erhållits på något annat sätt än av den som registreras, skall i registret antecknas varifrån uppgiften har erhållits och vem som har antecknat den. Enligt uttryckliga bestämmelser i lagen (bl.a. lagen om utkomstskydd för arbetslösa, lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice, statistiklagen) överlämnar den registeransvariga uppgifter om kunderna för utbetalning av arbetslöshets- och andra förmåner till Folkpensionsanstalten (FPA), arbetslöshetskassorna, kommunernas myndigheter, utsöknings-, polis- eller skattemyndigheterna, arbetarskyddsmyndigheterna, Statistikcentralen och serviceproducenterna. Personuppgifterna överlämnas med personens skriftliga samtycke eller utifrån en uttrycklig bestämmelse i lagen. Enligt 12 kap. 6 2 mom. i lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice har de som producerar offentlig arbetskrafts- och företagsservice har oberoende av sekretessbestämmelserna och andra begränsningar av rätten att få av uppgifter rätt att avgiftsfritt av arbets- och näringsbyrån, arbets- och näringsförvaltningens kundservicecenter och närings-, trafik- och miljöcentralen få de uppgifter om enskilda kunder som är nödvändiga för att ordna servicen. Enligt 13 kap. 6 i lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice utlämnas uppgifter till arbetsgivare för att tillsätta ett arbete. Nödvändiga uppgifter för att besätta en arbetsplats är

4 4/5 1) arbetssökandens namn och kontaktuppgifter, modersmål, andra språkkunskaper och nationalitet 2) arbetssökandens utbildning och avlagda yrkesexamina samt innehållet i dem i behövliga delar och vitsord 3) arbetshistorik med de uppgifter som framgår i arbetsintyget 4) fullgjord värnplikt 5) specialkompetens, önskemål om arbete och utbildning samt ett CV för arbetsgivaren som arbetssökanden själv skrivit Arbetsgivaren har rätt att oberoende av sekretessbestämmelserna och andra begränsningar som gäller erhållande av uppgifter avgiftsfritt av arbets- och näringsmyndigheten få information om huruvida en person som arbetsgivaren namngett är arbetssökande vid arbets- och näringsbyrån för att fylla sin lagenliga skyldighet om att återanställda en uppsagd arbetstagare eller tjänsteinnehavare. Arbetsgivaren har dessutom rätt att för att uppfylla förutsättningarna att bevilja lönesubvention få de uppgifter enligt 7 kap. 3 3 mom. om en person som arbetsgivaren namnger och vars anställningsförhållande upphört under de 12 månader som föregår ansökandet av lönesubvention är arbetssökande hos arbets- och näringsbyrån. Uppgifter om hälsotillstånd får överlämnas till arbetsgivaren endast med skriftligt samtycke av den arbetssökande. De hälsouppgifter som överlämnas måste vara nödvändiga för att uppfylla de särskilda hälsokrav den öppna arbetsplatsen eller branschen i fråga ställer eller för att främja sysselsättningen av en person med ett handikapp eller en sjukdom som försvårar sysselsättningen. 8. Regelmässigt utlämnande av uppgifter och översändande av uppgifter utanför EU eller EES 9. Principerna för skyddet av registret Uppgifterna översänds inte utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet De manuella dokument som innehåller personuppgifter förvaras i låsta arkivutrymmen enligt den tid som definierats i verksamhetsstyrningsplanen. Datatyperna 2, 4 och 5 nämnda under punkten Registrets datainnehåll raderas inom två år från att uppgiften antecknats. Alla uppgifter om den enskilda kunden raderas i regel när fem år har förflutit från den dag då kundrelationen upphörde. Datastationerna för de som behandlar uppgifterna identifieras alltid med stark identifikation och webbinloggning är endast möjlig med organisationens arbetsstationer. Användarnamnen finns i användarnamnsgrupper som endast ger handläggaren rätt till de uppgifter som behövs för att sköta arbetsuppgifterna. Personuppgifterna behandlas i ett internt datanät som har skyddats med brandvägg och andra tekniska åtgärder. I externa datanät, eller ärendehanteringstjänster, används skyddade förbindelser och användarnas identitet har bekräftats (en stark autentisering av användaren).

5 5/5 10. Granskningsrätt En registrerad person har rätt att granska sina uppgifter i personregistret. Uppgifterna granskas och korrigeras vid behov i första hand under kundbetjäningssituationerna och i e-tjänsten. Kunden kan en gång i året be arbets- och näringsbyrån om en kostnadsfri utskrift över sina uppgifter. Begäran som gäller granskningsrätten framställs till arbets- och näringsbyrån antingen muntligen i samband med ett besök där eller med Dataombudsmannens blankett Begäran om kontroll av registeruppgifter som riktas till arbets- och näringsministeriet. mus.html 11. Rätt att kräva rättelse av uppgifter 12. Övriga rättigheter med anknytning till behandling av personuppgifter Den registrerade har rätt att kräva rättelse av felaktiga uppgifter i registret. Begäran om rättelseyrkande framställs till arbets- och näringsbyrån antingen muntligen i samband med ett besök där eller med Dataombudsmannens blankett Yrkande på rättelse av uppgifter som riktas till arbets- och näringsministeriet. mus.html Arbets- och näringsministeriet beslutar om beviljande av tillstånd enligt 28 lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet om att lämna ut sekretessbelagda uppgifter ur informationssystemet för arbets- och näringsbyråns kundregister för statistikföring, vetenskaplig forskning eller myndigheters planerings- eller utredningsarbete. 13. Användning av cookies Arbets- och näringsbyråernas servicekanal E-tjänster för personkunder använder den s.k. cookiefunktionen eller webbkakor. En cookie är en liten textfil som sparas av webbläsaren och lagras på användarens dator som gör det möjligt för administratören av webbplatsen att identifiera personer som ofta besöker sidan, underlätta besökarnas inloggning på sidan samt möjliggöra kombinerad information om besökarna. Med hjälp av den här responsen kan vi ständigt förbättra innehållet på webbplatsen. Cookien skadar inte användarens dator eller filer. De används för att erbjuda kunderna information och tjänster enligt användarens individuella behov. Om den som använder servicekanalen inte vill att den registeransvarige ska få ovan nämnda uppgifter med hjälp av cookien erbjuder de flesta webbläsare möjligheten att koppla bort cookiefunktionen. Med webbläsaren Internet Explorer sker detta till exempel via fliken Sekretess i menyn Internetalternativ i menyn Verktyg. Du observerar väl att cookiens kan vara nödvändiga för att en del av våra webbplatser eller tjänster ska fungera korrekt. 14. Offentlighet Dokument som innehåller uppgifter om personkunder hos arbets- och näringsbyrån, om förmåner och tjänster kunden erhåller är sekretessbelagda. Sekretessen gäller även uppgifter om klientrelationen. (Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/ kap. 24 ).