Registerbeskrivning enligt 10 personuppgiftslagen (523/1999) över studieregistret vid Åbo Akademi ( STURE )

Transkript

1 Registerbeskrivning enligt 10 personuppgiftslagen (523/1999) över studieregistret vid Åbo Akademi ( STURE ) Den registeransvarige Åbo Akademi Tavastgatan 13, Åbo Tel. (02) Registerärendenas handläggare och/ eller kontaktperson Byråchef Johan Nikula Åbo Akademi/ studieärenden Tavastgatan Åbo tfn fax e-post johan.nikula@abo.fi 3. Registrets namn Studieregistret vid Åbo Akademi, förkortat STURE. 4. Syftet med behandlingen av personuppgifter (registrets användningsändamål) Registret behövs för handhavande av studieadministrativa uppgifter och för planering av studier och studieutbud. Exempel på uppgifter inom studieförvaltningen där registret används: - Konstaterande av en persons studierätt - Kontroll av studieprestationer t.ex. då intyg eller betyg skall utfärdas eller då slutbedömning skall ges - Uppföljning av hur studierna framskrider. De studerande kan själva erhålla utdrag där samtliga studieprestationer framgår. De studerande kan också erhålla engelskspråkiga intyg. - Inofficiella utdrag (minsture, minperson) kan erhållas i elektronisk form. De enskilda institutionerna/ ämnena har möjlighet att som en delfunktion av STURE (inststure) kontrollera de prestationer som ifrågavarande enhet ansvarar för. - Statistisk uppföljning av studieprestationer, examina, studerande osv

2 - Närvarointyg kan erhållas som en utskrift ur STURE - STURE fungerar också för arkivering av bl.a. studieprestationer Orsak till att registret förs: - Universitetslagen 645/ Universitetsförordningen 115/ Studentkårsförordningen 116/ Examensstadga för Åbo Akademi - Tentamensinstruktion för Åbo Akademi - Åbo Akademis förvaltningsinstruktion - Examensinstruktionerna 5. Registrets datainnehåll 5.1 Personppgifter om studerande - matrikelnummer - personbeteckning - namnuppgifter - adressuppgifter - födelsehemkommun - hemkommun - kön - nationalitet - modersmål - civilstånd (efterfrågas inte längre) - tillstånd att utlämna uppgifter - medlemskap i Studentkåren - när- och frånvaro per termin - avbrutna studier/ tidsperiod - inskrivningsår och termin och fakultet vid ÅA - tidigare utbildning - läroverk/ gymnasium/annan skola - studentexamensår - skolutbildningsspråk - röstetal i studentexamen (registreras inte längre) - allmänt vitsord i studentexamen (registreras inte längre) - studier utomlands, antalet mån/år

3 5.2 Studierätt - nuvarande fakultet, institution, utbildningsprogram, huvudämne, inriktningsalternativ, biämne, studiekod - annan fakultet (Studierätt erhållen vid annat tillfälle än nuvarande) - studiernas syfte - uppgifter om lärarutbildning, auskulteringsämnen - examenssystem enligt vilket examen skall avläggas 5.3 Studieprestationer - matrikelnummer - namn - kurskod och namn - studietyp - omfattning i studieveckor - vitsord - datum - institution - ämne 5.2 Examina avlagda vid Åbo Akademi - matrikelnummer - namn - examen - examensdatum - omfattning - datum då avhandlingen godkänts - bedömning av avhandlingen - antal medförfattare - fakultet - inskrivningsår till fakulteten - utbildningsprogram - inriktningsalternativ - huvudämne - hemkommun då examen avlagts 5.3 Övriga uppgifter (rapporter) - koder som används i registret (samtliga benämningar finns på svenska och engelska för att möjliggöra också de engelskspråkiga intygen) - studerande per utbildningsprogram - examina

4 6. Regelmässiga uppgiftskällor - Inskrivningsuppgifter från Åbo Akademis antagningsregister, eller av den studerande på basen av anmälningsblankett. - Uppgifter om närvaro baserade på terminsanmälan - Uppgifter om studentkårsmedlemskap baserade på terminsanmälan - Uppgifter om förändrad studierätt och examina från fakulteterna - Studieprestationer från fakulteterna - Studieprestationer från Fortbildningscentralen - Ändringar i grunduppgifter från de studerande själva. 7. Regelmässigt utlämnande av uppgifter - Universitetens register över sökande och studierätt HAREK (75/1999 Förordning om ändring av universitetsförordningen) - Statistikcentralen (Statistiklag 62/1994) - Folkpensionsanstalten (Lag om studiestöd 65/1994) - Uppgifter om medlemskap i studentkåren till Åbo Akademis Studentkår (Studentkårsförordning 116/1998) - Studenternas hälsovårdsstiftelse (Folkhälsolag 66/1972) - För vetenskaplig forskning (Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999 och Personuppgiftslag 523/1999) Anhållan härom bör göras skriftligt och den som anhåller om uppgifterna bör för registerföraren presentera en forskningsplan och uppge den ansvariga forskarens namn. - Undervisningsministeriets databas KOTA - Uppgifter om utbytesstuderande till Centre for International Mobility (CIMO) - Uppgifter om studieprestationer inom ramen för samarbetsavtalet mellan åbouniversiteten till Åbo

5 universitet och Åbo handelshögskola. - Åbo Akademis biblioteks databas - Registerutdrag till de studerande själva på begäran. - Uppgifter om närvaroanmälan till de register över Åbo Akademis datoranvändare som upprätthålls av Datacentralen vid Åbo Akademi - Med de studerandes samtycke kan namn och adressuppgifter utges för information om och marknadsföring av utbildning. 7.1 Regelmässigt översändande av uppgifter utanför EU eller EES. - uppgifter utges inte 8. Principerna för skyddet av registret 8.1 Manuellt material - Anmälningsblanketter och studentmatriklar i låsta skåp. - Studieprestationsrapporter (Sturelappar) arkiveras i 10 år kronologiskt i låsta skåp på resp. fakultetskansli. 8.2 ADB-register - Användarna har tillgång till den del eller de delar av registren som deras tjänsteförhållande förutsätter under ifrågavarande tid. - Användarna har egna användarnamn och lösenord - Användartillstånd ges på skriftlig begäran - Användarrättigheterna granskas med jämna mellanrum, minst två gånger per termin.