KUNDREGISTER FÖR ESBO, GRANKULLA, HELSINGFORS OCH VANDA STADSBIBLIOTEKS HELMET- BIBLIOTEK 5 REGISTRETS SYFTE OCH GRUNDEN FÖR DESS UPPRÄTTHÅLLANDE

Transkript

1 KUNDREGISTER FÖR ESBO, GRANKULLA, HELSINGFORS OCH VANDA STADSBIBLIOTEKS HELMET- BIBLIOTEK REGISTRETS NAMN 2 REGISTERUPPRÄTTHÅLLARE 3 REGISTERANSVARIGA 4 KONTAKTPERSONER I ÄRENDEN ANGÅENDE REGISTRET 5 REGISTRETS SYFTE OCH GRUNDEN FÖR DESS UPPRÄTTHÅLLANDE 6 REGISTRETS INNEHÅLL 7 REGISTRETS NORMALA KÄLLOR 8 NORMAL ÖVERLÅTELSE AV PERSONUPPGIFTER 9 ÖVERFÖRING AV DATA UTANFÖR EU ELLER EES 10 SKYDDANDE AV REGISTRET 11 RÄTT TILL ATT GRANSKA REGISTRET 12 RÄTT ATT KRÄVA RÄTTELSE AV UPPGIFTER 13 FÖRBUDSRÄTT 14 INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE 15 REGISTERADMINISTRATION

2 1 REGISTRETS NAMN HelMet-bibliotekens kundregister 2 REGISTERUPPRÄTTHÅLLARE Kulturnämnden Esbo stadsbibliotek PB Esbo stad Kultur- och biblioteksnämnden Helsingfors stadsbibliotek PB Helsingfors stad Bildningsnämnden Grankulla stadsbibliotek PB Grankulla Undervisningsnämnden Vanda stadsbibliotek Näckrosvägen VANDA 3 REGISTERANSVARIGA Chefen för bibliotekstjänsterna Esbo stadsbibliotek PB Esbo stad Biblioteksdirektören Helsingfors stadsbibliotek PB Helsingfors stad Biblioteksdirektören Grankulla stadsbibliotek PB 1

3 02701 GRANKULLA Chefen för bibliotekstjänsterna Vanda stadsbibliotek Näckrosvägen VANDA Ansvarspersonernas uppgifter framgår under punkt KONTAKTPERSONER I ÄRENDEN ANGÅENDE REGISTRET Ellen Karhulampi Esbo stadsbibliotek PB Espoon stad tfn: E-post: ellen.karhulampi@espoo.fi Satu Holmberg Helsingfors stadsbibliotek PB Helsingfors stad tfn: (09) E-post: satu.holmberg@hel.fi Riikka Sissala Grankulla stadsbibliotek PB GRANKULLA tfn (09) E-post: riikka.sissala@kauniainen.fi Eija Kylänpää Vanda stadsbibliotek /Lumo bibliotek Gråsiskvägen VANDA tfn (09) E-post: eija.kylanpaa@vantaa.fi Kontaktpersonerna ger närmare information om registret och om den registrerades rättigheter att granska och korrigera de egna uppgifterna.

4 5 REGISTRETS SYFTE OCH GRUNDEN FÖR DESS UPPRÄTTHÅLLANDE Registreringen av personuppgifter grundar sig på Personuppgiftslagen, 8 De registrerade är bibliotekens kunder. Biblioteken använder registret för att övervaka utlåningen, för indrivning och för statistiska ändamål samt i informationssyfte. Kundregistret är ett nödvändigt redskap för bibliotekens övervakning av utlåning och indrivning samt för statistikföring och kommunikation. Kunderna har tillgång till en del av registeruppgifterna via webbadressen 6 REGISTRETS INNEHÅLL I registret upptas följande uppgifter om de registrerade personerna - namn, personbeteckning, kundnummer, en krypterad pin-kod, adress, telefonnummer, e-postadress, födelsedatum, kundkategori (barn, ungdom, vuxen, hemservicekund, inrättning) - för statistiska ändamål: kön, modersmål - för att möjliggöra sändande av kundpost: språk (finska, svenska, engelska) och försändningssätt (post, e-post) - låneövervakningsuppgifter, giltiga lån och reserverat material - outredda frågor (t.ex. obetalda avgifter) och därmed förknippade anmärkningar. På motsvarande sätt registreras personuppgifterna för den som fungerar som ansvarig person för ett barn som inte fyllt 15 år, en inrättning eller ett samfund. En del av registeruppgifterna är tillgängliga för kunden på webbadressen För att kunna bekanta sig med de egna uppgifterna behöver kunden ett kundnummer och en personlig pin-kod. Biblioteket kan avlägsna ur registret kunduppgifter som inte använts på en längre tid. 7 REGISTRETS KÄLLOR

5 Kunden ger uppgifterna. På webbadressen kan kunden också själv uppdatera en del av registrets kunduppgifter Uppdateringen kräver att kunden har ett kundnummer och en personlig pin-kod. Uppgifterna kan jämföras med uppgifterna i befolkningsdatasystemet. 8 NORMAL ÖVERLÅTELSE AV PERSONUPPGIFTER Vart och ett stadsbibliotek sköter indrivningen av icke returnerat material som de äger. Till indrivning överlämnas en gång i veckan som linjeöverföring uppgifter om sådana registrerade personer som har lån som inte returnerats trots att 60 dygn gått sedan förfallodagen. Uppgifterna består av den registrerades namn, adress, telefonnummer och personbeteckning samt förfallodag, titel och priset på det icke returnerade materialet. 9 ÖVERFÖRING AV DATA UTANFÖR EU ELLER EES Inga uppgifter ur registret överförs utanför Eu eller EES ekonomiområde 10 SKYDDANDE AV REGISTRET A. Manuellt material Indrivningsbyråns rapporter över låntagare och material som överförts till indrivning förvaras i biblioteket i låsta skåp. Sedan materialet åtelämnats och avgiften betalts arkiveras utskrifterna och förstörs efter en bestämd tid med en dokumentförstörare. B. Uppgifter som sparats i biblioteksdatasystemet Enligt avtal som ingåtts med leverantören av bibliotekssystemets användarservice svarar leverantören för det tekniska skyddet av uppgifterna. Bruket av systemet kräver användarnamn och lösenord. Lösenorden byts regelbundet. Användningsrätten upphör då personen slutar arbeta på biblioteket. Personalen har tystnadsplikt i enlighet med sitt arbetsavtal. Kundregistret är skyddat mot externt bruk. I registret ingår med stöd av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 24 moment 1 sekretessbelagda uppgifter om kunden såsom uppgifter om material som kunden reserverat eller lånat (punkt 32 i lagen). Kunderna har tillgång till en del av personuppgifterna i registret via webbadressen För att

6 få tillgång till uppgifterna behövs kundnummer och en personlig pin-kod. Ovannämnda uppgifter är skyddade med SSL-kryptering. 11 RÄTT ATT GRANSKA REGISTRET Efter att ha uppvisat identitetsbevis kan den registrerade granska vilka uppgifter som registrerats om honom eller henne i kundregistret i alla stadsbibliotek i Esbo, Grankulla, Helsingfors eller Vanda. Den registrerade kan anhålla om att få utnyttja sin granskningsrätt personligen eller skriftligt av registrets kontaktpersoner som nämnts i punkt 4. Begäran om granskning kan göras till det stadsbibliotek man önskar oberoende av boningsort. Granskningsrätten förverkligas huvudsakligen inom en vecka efter det att begäran framställts. Om granskningsbegäran undantagsvis avslås, ges ett skriftligt intyg ur vilket det även framgår orsakerna till att granskningsrätten avslagits. Den registrerade kan föra ärendet vidare till dataombudsmannen för behandling. 12 RÄTT ATT KRÄVA RÄTTELSE AV UPPGIFTER Om man konstaterar att en personuppgift i registret är fel ska kundservicen i alla stadsbibliotek i Esbo, Grankulla, Helsingfors och Vanda omedelbart korrigera felet. Biblioteksdirektören beslutar om korrigeringen av uppgifterna då den registrerade kräver detta. Kravet framförs till kontaktpersonerna i ärenden angående registret, nämnda i punkt 4. Man kan framföra kravet till det stadsbibliotek man önskar oberoende av boningsort. Om kravet på rättelse av uppgifterna inte godkänns får den registrerade ett skriftligt intyg på avslaget ur vilket framgår orsakerna till att kravet inte godkänts. Den registrerade kan föra ärendet vidare till dataombudsmannen för behandling. 13 FÖRBUDSRÄTT Ur registret överlämnas inte utan den registrerades samtycke personuppgifter för direktmarknadsföring, marknads- eller opinionsundersökning, personmatriklar eller släktforskning.

7 14 INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE På bibliotekskortet som kunden får finns information om den webbadress som är länkad till personregisterbeskrivningen och stadsbibliotekens kontaktuppgifter. Registreringen nämns också i HelMet-bibliotekens regler, som kunderna får då de ansöker om bibliotekskort. Man kan be om registerbeskrivningen på alla stadsbibliotek i Esbo, Grankulla, Helsingfors och Vanda 15 REGISTERADMINISTRATION De i punkt 2 nämnda nämnderna utövar som upprätthållare av registret beslutanderätten i frågor som gäller registret. Nämnderna har överfört beslutanderätten angående HelMet-bibliotekens kundregister till biblioteksdirektörerna nämnda i punkt 3. Biblioteksdirektörerna beslutar om - uppgörandet av registerbeskrivningen - bruket av registret, definitionen av bruksrätt och datainnehåll, principerna för beviljandet av bruksrätt, informationen till den registrerade och dennes granskningsrätt, rättelse av uppgifter samt överlåtelse av uppgifter - det systemtekniska underhållet av registret - hur registret skyddas och datasäkerheten ordnas, arkivering och utplånande - hur systemets kvalitetsövervakning sköts Kundregistret är en del av bibliotekssystemet. Frågor som gäller biblioteksregistret sköts av stadsbibliotekens gemensamma chef för programvaran. Beträffande bibliotekssystemet och dess användarservice har ett avtal tecknats med de företag som producerar programvaran och användarservicen.