REGISTERBESKRIVNING enligt 10 i personuppgiftslagen (523/1999)

Transkript

1 REGISTERBESKRIVNING enligt 10 i personuppgiftslagen (523/1999) Versionen granskad enligt PUppL/Utarbetad Uppdaterad: I beskrivningen ingår även uppgifter som meddelas enligt 24 i personuppgiftslagen 1. Den registeransvarige Namn Helsingfors universitet Postadress Postnummer Telefon PB 4 (Berggatan 3) Helsingfors universitet (09) Besöksadress Berggatan 3 2. Registerärendenas handläggare och/eller kontaktperson Namn Ansvarig: Systemchef Sari Zitting Telefon (09) , (09) Registrets namn Studieförvaltningssystemet Oodi 4. Syftet med behandlingen av personuppgifter Studie- och studerandeförvaltning, i vilken ingår övervakning av medlemsavgifterna för Studentkåren vid Helsingfors universitet och studentnationerna samt tillhandahållande av olika studierelaterade utdrag och intyg för studerandena. Övriga användningsändamål är adresstjänst, statistikföring och vetenskaplig forskningsverksamhet. Användningen av registret grundar sig på den lagstiftning som gäller Helsingfors universitet och de organisationer som verkar inom universitetssamfundet. Bestämmelserna anges i punkt 6 Regelmässiga uppgiftskällor och i följande: Universitetslag 558/2009 Statsrådets förordning om universiteten 770/2009 Studentkårsförordning 116/1998 Examensförordningar Helsingfors universitets instruktion Instruktion för förvaltningsämbetet vid Helsingfors universitet Fakulteternas examensstadgar Instruktion för bedömning av studieprestationer och tentamina samt för examensnämnden för studieprestationer vid Helsingfors universitet (10 kap.) Registrets datainnehåll (gruppen eller grupperna av registrerade och de uppgifter eller uppgiftskategorier som hör samman med dessa) 1. Studerandens basuppgifter personbeteckning studentnummer, som vid universitetet används som identifikationsuppgift i stället för personbeteckningen namnuppgifter adressuppgifter kön medborgarskap och utländsk persons hemland modersmål och kommunikationsspråk uppgifter om hemort datum då studeranden upptagits i studentförteckningen matrikelnummer läsårsvisa närvaro-/frånvarouppgifter medlemskap i studentkåren medlemskap i studentnation studerandens tidigare namn och deras giltighetstider tillstånd som gäller överlåtelse av uppgifter

2 2. Studerandens studierätter uppgifter om den studerandes fakultet, utbildningsprogram, inriktningsalternativ och huvudämne studierättens status i studierna (primär/sekundär osv.) studierättens omfattning (rätt att avlägga lägre högskoleexamen, högre högskoleexamen, vetenskaplig eller yrkesinriktad påbyggnadsexamen, fristående studier, studier vid öppet universitet) studierättens kvot utbildningsväg som utgör grund för beviljande av studierätt (rätten att avlägga examen har beviljats på grundval av t.ex. studier vid öppna universitetet eller yrkesinriktad examen) uppgifter om beviljaren av studierätt 3. Studerandens studieprestationer studieprestationens typ (t.ex. studieavsnitt, studiehelhet, tillgodoräknat studieavsnitt, pro gradu-avhandling o.d.) prestationens datum omfattning i studieveckor eller studiepoäng godkännare bedömning studiehelheternas struktur (studieavsnitt som ingår i helheterna) 4. Examina som studeranden avlagt vid Helsingfors universitet För varje examen som studeranden avlägger vid Helsingfors universitet registreras följande uppgifter som framgår av examensbetyget: examen utbildningsprogram inriktningsalternativ huvudämne examensdatum godkännare (fakultet) omfattning i studieveckor eller studiepoäng 5. Examina som studeranden avlagt annanstans än vid Helsingfors universitet För de examina som har varit förutsättningar för beviljande av studierätten, bl.a. studentexamen, registreras följande uppgifter: examen läroanstalt vid vilken examen avlagts examensdatum 6. Basuppgifter för lärare/administrativ personal För undervisande lärare eller personer med behörighet att använda Oodi-systemet registreras följande: personbeteckning personalnummer namnuppgifter kontaktuppgifter (adress, telefon, e-post) verksamhetsenhet anställning eller befattning uppgifter om användarbehörighet för systemet 7. Anmälningsuppgifter för kurser och tentamina En tjänsteman vid den enhet som ger undervisningen kan i Oodi-systemet föra in anmälningsuppgifter för kurser och tentamina. I de enheter som använder anmälningssystemet WebOodi, kan studeranden själv göra sin anmälan. Systemet innehåller följande: identifikationsuppgifter för tentamen eller kursen identifikationsuppgifter för tentamens eller kursens lärare identifikationsuppgifter för den anmälda studeranden

3 8. Uppgifterna i individuella studieplan 6. Regelmässiga uppgiftskällor 1) Uppgifter om den studerandes studierätter Uppgifter om de planerade studiehelheter och avsnitt Studerandes mål och självutvärdering i studieplanet Uppgifter om de avlagda studier Uppgifter om handledare av det individuella studieplanet Respons på studieplanet från handledare inskrivningsuppgifter fås från det riksomfattande sökande- och studierättsregistret, som upprätthålls av Utbildningsstyrelsen (L 1058/1998), samt från de handlingar som studeranden lämnar in till fakulteten närvarouppgifter fås på basis av studerandens anmälan eller av de banker som tar emot studentkårsavgifterna under anmälningstiden uppgifter om medlemskap i studentkåren eller studentnationer fås på basis av studerandens anmälan eller av de banker som tar emot studentkårsavgifterna under anmälningstiden uppgifter om studierätter och examina fås av fakulteterna uppgifter om studieprestationer fås av fakulteterna och institutionerna vissa ändringar i basuppgifterna görs på basis av studerandens egen anmälan i WebOodi kan studerandena uppdatera sina egna kontaktuppgifter, betala studentkårsavgiften, göra terminsanmälan samt anmäla sig till kurser och tentamina uppgifter om studier och studerande vid öppna universitetet fås av öppna universitetets filialer och av sommaruniversiteten e-postadresser fås automatiskt ur IT-avdelningens användarregister universitetspersonalens basuppgifter tas ur personalförvaltningssystemet eller fås av personalen själv uppgifter om studerande som utsetts till universitetets organ genom val fås av centralvalnämnden och ändringsuppgifter fås av registraturen 7. Regelmässigt utlämnande och översändande av uppgifter utanför EU eller EES Uppgifterna i studieförvaltningssystemet Oodi är offentliga handlingar i enlighet med vad som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (OffL 621/1999). Handlingar läggs fram till påseende på begäran Offentliga handlingar lämnas ut på begäran enligt de villkor som anges i OffL 13 och 16 Sekretessbelagda uppgifter läggs fram till påseende och överlämnas endast 1) med vederbörandes samtycke, 2) till vederbörande, eller 3) med stöd av lagstadgad rätt Personbeteckning får lämnas ut för sådan databehandling som sker för uppdatering av adressuppgifter eller i syfte att undvika mångfaldig postning, om mottagaren redan har tillgång till personbeteckningen (PUppL 13 3 mom.). Helsingfors universitet lämnar ut uppgifter om studerandena i fall som föreskrivs i lag enligt följande: Till Statistikcentralen (StatistikL 62/1994) som teknisk upptagning för uppföljning av utbildningssystemet Till Folkpensionsanstalten (Lagen om studiestöd 65/ ) som teknisk upptagning för behandling av studiestödsärenden Till Folkpensionsanstalten (Lag om pensionsersättning som skall betalas av statens medel för tiden för vård av barn under tre år eller för tiden för studier 644/2003, Statsrådets förordning om pensionsersättning som skall betalas av statens medel för tiden för vård av barn under tre år eller för tiden för studier 1146/2004) som teknisk upptagning för att bestämma den pension som intjänas under studietiden. Folkpensionsanstalten lämnar uppgifterna vidare till Pensionsskyddscentralen (Förordning 1146/2004 5) Till arbetskraftsmyndigheterna, Folkpensionsanstalten eller arbetslöshetskassan (Lag om utkomstskydd för arbetslösa 1290/2002) som pappersutskrift för behandling av förutsättningarna för arbetsmarknadsstöd och arbetslöshetsdagpenning Till Studentkåren vid Helsingfors universitet (Universitetslag 558/2009, Studentkårsförordning 116/1998) medlemsuppgifterna som teknisk upptagning för delegationsval, postning av studenttidningar och framställning av studiekort Till Helsingfors universitets studentnationer (Universitetslag 558/2009, Studentkårsförordning 116/1998) nationens medlemsuppgifter som teknisk upptagning eller pappersutskrift

4 Till Studenternas hälsovårdsstiftelse som teknisk upptagning för studenthälsovård i enlighet med 14 i Folkhälsolagen (66/1972) För vetenskaplig forskning (OffL 621/1999 och PUppL 523/1999). Den som begär uppgifterna ska till den registeransvarige redovisa för vilket ändamål uppgifterna ska användas, lämna upplysningar om övriga omständigheter som behövs för att kunna utreda förutsättningarna för utlämnande av uppgifter samt vid behov meddela hur uppgifterna kommer att skyddas. Helsingfors universitets IT-avdelning upprätthåller ett register över användarnamn till vilket dagligen automatiskt överförs information om nya studerande för genererandet av nya användarnamn samt information om terminsanmälningar och avslutade studierätter. Följande uppgifter om läkare under specialisering överförs till Erha, ledningssystemet för specialistutbildningen: basuppgifter, kontaktuppgifter, specialiseringsområde och uppgifter om avlagd medicine eller odontologie licentiatexamen. Med den registrerades samtycke lämnar universitetet ut uppgifter om studeranden till föreningar, stiftelser och myndigheter för begränsade ändamål som stöder studierna. Studeranden kan ge sitt tillstånd till sådan utlämning av uppgifter på basuppgiftsblanketten för nya studerande och kan också ta tillbaka sitt samtycke senare, antingen i WebOodi eller på en särskild blankett som fås från studentrådgivningen. Studeranden kan ge sitt samtycke till att hans/hennes namnoch adressuppgifter lämnas ut enligt följande: till föreningar och stiftelser för begränsade ändamål som stöder studierna, till yrkessammanslutningar och främst regionala myndigheter för postning av information som anknyter till studerandens uppgifter eller rättigheter som medlem av universitetssamfundet är avsedd att främja studier, yrkeskunskap eller yrkesplacering eller är avsedd att förbättra studie- eller arbetsförhållandena eller är avsedd att förbättra studerandens kontakt till sin hembygd för andra ändamål som stöder studierna, t.ex. mindre enkäter eller opinionsmätningar samt till direkt marknadsföring i de fall då studeranderegistrets ansvarige anser det möjligt att lämna ut uppgifter. Universitetet iakttar god registreringssed och förutsätter att den som begär uppgifterna har en saklig anknytning till den målgrupp vars uppgifter begäran gäller. Till studieförvaltningssystemet Oodi hör tekniskt separata delregister som upprätthålls både manuellt och med adb (logiskt register). Även personregistrets adb-utskrift räknas som en del av ett logiskt personregister. Därmed betraktas utlämnande av uppgifter i form av en utskrift ur ett register som upprätthålls med adb som utlämnande av uppgifter från ett personregister. Uppgifter om de studerande lämnas inte ut utanför EU eller EES. 8. Principerna för skyddet av registret Vid hanteringen av uppgifterna i registret sörjer registerföraren för att studerandenas integritetsskydd inte äventyras utan grunder. A. Manuellt material Förvaras och skyddas så, att utomstående inte ser materialet och så, att det inte i misstag eller olagligt kan förstöras, ändras, överlåtas, flyttas eller hanteras på annat olagligt sätt Inom verksamhetsenheten har en enskild personalmedlem rätt att få tillgång till endast sådana uppgifter om studerandena som han eller hon behöver i sitt arbete En studerande eller praktikant som arbetar vid verksamhetsenheten har rätt att få tillgång till sådana uppgifter om studerandena som han eller hon behöver i sitt arbete, men om en studerande vill använda uppgifter om studerandena i sitt examensarbete, betraktas detta som överlåtelse av uppgifter till utomstående Enligt instruktionen för bedömning av studieprestationer och tentamina samt för examensnämnden för studieprestationer vid Helsingfors universitet ( ) ska uppgifterna om studieprestationerna förvaras i minst tio år i arkivet vid den enhet där bedömningen skett Vid fakulteterna förvaras dokument som gäller antagning av studerande, studierätter och examina i enlighet med universitetets arkivinstruktion Kopior av examensbetyg förvaras permanent vid fakulteterna

5 Vid centralförvaltningens studeranderegister förvaras uppgifterna om studerandena i låsta rum eller flyttas till universitetets centralarkiv för permanent förvaring Föråldrade dokument strimlas i dokumentförstörare B. ADB-register Uppgifterna förvaras på Helsingfors universitets datorer Endast personer med användarnamn som ger behörighet till systemet har tillgång till uppgifterna Datorerna och databaserna är skyddade med lösenord Förbindelserna mellan registret och arbetsstationerna är skyddade så att utomstående inte får tillgång till uppgifterna Personalens användarnamn och lösenord beviljas av chefen för enheten studeranderegistret på basis av en skriftlig ansökan som undertecknats av chefen för organisationsenheten i fråga Användarbehörigheten begränsas till att endast läsa eller uppdatera uppgifter i den omfattning som personens arbetsuppgifter förutsätter Bas-, anmälnings- och prestationsuppgifter kan redigeras endast av tjänstemän vid Helsingfors universitet som har användarrättigheter till registret. Prestationsuppgifterna kan också redigeras av läraren för kursen/studiehelheten i fråga. Examensstuderande som är anmälda som närvarande kan använda WebOodi om de har ett giltigt användarnamn (mikronät eller unix) för universitetets IT-system, inget separat användartillstånd behövs. Systemets IT-tekniska underhåll sköts genom separat avtal av Oodi-servicecentret vid universitetets IT-avdelning, och centret har befullmäktigad personal som har tillgång till systemets databaser Personalen vid Oodi-servicecentret och studeranderegistrets personal övervakar hur Oodi-systemet används Om arkivering av registeruppgifter föreskrivs i universitetets arkivinstruktion I övrigt tillämpas personuppgiftslagen (523/1999), lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/19999) samt Helsingfors universitets bestämmelser om behandling och skydd av personuppgifter, om passerkontroll samt om användning och låsning av lokaler (se Straffbestämmelserna för personregisterbrott, dataintrång i personregister och brott mot tystnadsplikt omnämns i 48 i personuppgiftslagen. Rätt till insyn Studeranden har rätt att kontrollera de personuppgifter i registret som gäller honom eller henne själv, om inte annat anges i personuppgiftslagen Begäran ska göras personligen eller med ett för egen hand undertecknat brev Begäran riktas till studeranderegistret (se adressen ovan) På begäran ska uppgifterna överlämnas skriftligen Rätten att kontrollera sina uppgifter är avgiftsfri en gång om året Examensstuderande har rätt att vid behov beställa ett avgiftsfritt inofficiellt studieutdrag via WebOodi Examensstuderande har rätt att få ett officiellt studieutdrag avgiftsfritt en gång per termin från studeranderegistret (se adress nedan). Övriga officiella studieutdrag är avgiftsbelagda. Rättelse av en uppgift Studeranden kan själv korrigera sina kontaktuppgifter i WebOodi eller meddela om ändringarna till universitetets studentrådgivning, PB 3 (Fabiansgatan 33), e-post neuvonta@helsinki.fi, telefon (09) Andra felaktiga registeruppgifter korrigeras på den registrerades begäran o En skriftlig specificerad begäran kan göras också per e-post o I begäran ska noggrant specificeras och motiveras vilka uppgifter som ska korrigeras, vad den studerande anser vara korrekt information och på vilket sätt korrigeringen ska göras o En begäran om rättelse som gäller en studieprestation ska riktas till den institution som har godkänt prestationen o En begäran om rättelse som gäller en studierätt ska riktas till den fakultet som har beviljat studierätten

6 o Övrig begäran ska riktas till studeranderegistret (se adressen ovan) eller per e-post till Uppgiften korrigeras utan oskäligt dröjsmål. Om studeranden får avslag på sin begäran, får han eller hon ett skriftligt intyg om saken och då har studeranden rätt att föra över ärendet till dataombudsmannen för avgörande. Adressen är Dataombudsmannens byrå, PB 315, Helsingfors. Ärendet kan anhängiggöras skriftligen. Man kan också för det ändamålet använda en blankett som finns på dataombudsmannens byrå. Dataombudsmannen kan ålägga den registeransvarige att korrigera uppgiften.