STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (11) 2009-04-15 SSA 2009:7 Utbildningsförvaltningen: Att: Agnetha Styrwoldt-Alfheim Kopia: Revisionskontoret HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Närvarande från förvaltningen Tomas Persson förvaltningschef Agnetha Styrwoldt- avdelningschef administrativa avdelningen Alfheim Johanna Engman avdelningschef ekonomi- och lokalavdelningen Aila Somero vik enhetschef, enheten för arkiv, registratur och nämndsekretariat Caroline Swenson arkivarie Jaan Pannel vik. arkivarie Kerstin Wall arkivassistent Ylva Larson IT-samordnare/IT-säkerhetsansvarig Ebba Mahler Hjerth administratör IT-enheten Karin Aiat huvudregistrator (deltog under passet kring hanteringsanvisningar) Närvarande från Stadsarkivet: Martin Ståhl Inspektionsförrättare Karin Arvidsson Protokollförare SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade Utbildningsförvaltningen 2009-02-26. Inspektionen avsåg Utbildningsförvaltningens allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Förvaltningen inspekterades senast 2004. I och med flera organisationsförändringar hade förvaltningen svårigheter att åtgärda de förelägganden som då gavs. På förvaltningens egen begäran avslutades inspektionsärendet till fördel för en ny inspektion. Utbildningsförvaltningen har mycket goda rutiner för sin hantering av allmänna handlingar. Vid förvaltningen finns en arkivfunktion som dels ansvarar för förvaltningens centralarkiv dels samordnar arkivfrågorna för hela förvaltningen. Arkivfunktionen arbetar mycket aktivt med att informera om hur allmänna
SID 2 (11) handlingar ska hanteras och kunskapen kring arkivhantering är god inom hela förvaltningen. Det stora arbetet för förvaltningen kommer att vara att redovisa och värdera den digitala informationen som i dagsläget inte har utretts. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Av den anledningen är rapporttexten kortfattad.
SID 3 (11) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Förelägganden Stadsarkivet förelägger Utbildningsförvaltningen att: Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras vid förvaltningen. Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras på skolorna Utreda möjligheterna att gallra (digitala och pappershandlingar) och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. Dokumentera tillämpningen av 2007:12 i förvaltningens informationsredovisning, lämpligt vis i hanteringsanvisningarna Ta fram en strategi för digitalt bevarande enligt anvisningar i vägledningen Att bevara digital information. Försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. Revidera arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. Upprätta en arkivbeskrivning för ARUN Uppdatera arkivförteckningen så att den kan används för att söka handlingar (digitala och pappershandlingar) som ska bevaras. Förteckningens ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Redovisa gallringsbara handlingar överskådligt. Se vidare under rekommendationer nedan. Utbildningsförvaltningen ska senast den 2010-03-31 skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats. 2009-08-31 ska förvaltningen ha inkommit med en delrapportering hur arbetet fortskrider och plan för hur kvarstående förelägganden ska åtgärdas.
SID 4 (11) Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Utbildningsförvaltningen att: Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. Redovisa den gallringsbara informationen översiktligt genom att samlat kunna presentera hanteringsanvisningarna (i undantagsfall samtliga gällande gallringsbeslut) med övrig arkivredovisning.
SID 5 (11) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Förvaltningen har fastställt arkivansvaret och Agnetha Styrwoldt-Alfheim, avdelningschef för administrativa avdelningen, är utsedd till arkivansvarig. Vem som har arkivansvaret framgår av förvaltningens arkivinstruktion. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats På varje avdelning finns arkivredogörare utsedda. Detta är fastslaget i en arkivorganisation. Av denna framgår vilka ansvars- och arbetsuppgifter som varje roll är förbunden med. Förvaltningen har också tydliggjort varje avdelningschefs ansvar för att de allmänna handlingarna hanteras enligt regelverket. För arkivredogörarna arrangeras årliga informationsträffar. Därutöver har förvaltningen en arkivfunktion som består av två arkivarier samt två arkivassistenter vilka tillsammans samordnar arkivhantering och arkivfrågor inom hela förvaltningen, dvs. både inom central förvaltning och gentemot alla skolor. Inom enheten pågår ett projekt vilket syftar till att införa nya arbetssätt i de kommunala skolorna gällande diarieföring och dokumenthantering. Målet är att säkerställa hanteringen av allmänna handlingar, offentliga och sekretessbelagda. Enligt arkivfunktionens uppgift fungerar arkivorganisationen mycket bra. Arkivredogörare är utsedda på varje skola Varje skola har egna arkivredogörare. Med skolornas arkivredogörare har förvaltningen inga regelbundna träffar utan information skickas ut via e-post. Arkivfunktionen besvarar också fortlöpande frågor från skolorna vad gäller arkivoch dokumenthantering. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivansvarig och arkivredogörarna har goda kunskaper om hur allmänna handlingar ska hanteras. Därutöver bedömer man vid arkivfunktionen att kunskapen om hantering av allmänna handlingar är god inom resten av förvaltningen. Under föregående år har stora utbildningssatsningar gjorts kring arkiv- och dokumenthanteringsfrågor bl.a. i samband med utveckling av Diabas. Arkivet informerar även kontinuerligt om arkivfrågorna vid varje avdelning. Samtliga nyanställda informeras om arkiv- och dokumenthantering i samband med att de introduceras till ärendehanteringssystemet Diabas. Därutöver finns även information kring hantering av allmänna handlingar på förvaltningens intranät.
SID 6 (11) Inom arkivfunktionen har man satt samman en arkivinstruktion som ger en mycket bra överblick hur allmänna handlingar ska hanteras. Utbildningsinsatser har gjorts vid skolorna Från arkivfunktionens sida har man under föregående år gjort stora satsningar på utbildningstillfällen för skolorna dels genom informationsträffar, dels att skicka ut en uppdaterad arkivpärm med gällande instruktioner och gallringsbeslut. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns Utbildningsförvaltningen har centraliserad postöppning och har inhämtat fullmakter för öppnande av all inkommande post. Medgivandet omfattar inte e- post. Dock har förvaltningen fastställt rutiner för hur e-posten ska hanteras vid frånvaro. Varje avdelningschef har ansvar för att denna rutin fungerar vid resp. avdelning. Förvaltningens centrala e-brevlåda bevakas av registraturet och inkommande e-post registreras samma dag. Stora delar av förvaltningens handlingar registreras i ärendehanteringssystemet Diabas. Instruktioner om när och vad som ska registreras finns i förvaltningens arkivinstruktion. Samtliga inkommande handlingar registreras av registraturet samma dag de kommer in. Upprättade handlingar ska registreras av resp. handläggare. Hantera handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Vid förvaltningen finns anvisningar hur allmänna handlingar ska hanteras i form av en dokumenthanteringsplan från 1994. Förvaltningen håller på att upprätta en ny dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen täcker samtliga av förvaltningens verksamhetsområden men saknar de handlingar som hanteras digitalt. Nuvarande dokumenthanteringsplan är enligt uppgift vid inspektionen känd inom förvaltningen. Dokumenthanteringsplanen saknar samtliga handlingar, digitala och pappershandlingar Vidare rekommenderas att dokumenthanteringsplanen även tar upp enligt vilka gallringsbeslut som handlingarna ska gallras. Hanteringsanvisningar för skolorna För skolorna har det tagits fram ett utkast till dokumenthanteringsplan. Arbetet kommer att återupptas längre fram i år.
SID 7 (11) Rutiner för arkivläggning finns Förvaltningen har mycket goda rutiner för arkivläggning. Varje handläggare har som uppgift att rensa de akter som ska arkivläggas. I de fall akter skickas orensade lämnas de tillbaka till levererande avdelning. Dock är det sällan som akter måste skickas tillbaka utan instruktionerna följs mycket bra. Stadsarkivet tog också upp frågan om man vid förvaltningen har rutiner för att ta om hand tjänsteanteckningar mm. som tillför ärendet sakuppgift. Rutinen vid förvaltningen är att dessa handlingar skannas och läggs till den digitala akten. Förelägganden Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras vid förvaltningen. Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar hanteras på skolorna Rekommendationer Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR 1 juli 2007 fick utbildningsförvaltningen ansvaret för samtliga grundskolor. Inför denna förändring rådgjorde förvaltningen med stadsarkivet hur arkivfrågorna skulle hanteras. Förvaltningen förväntar sig inga större förändringar för tillfället. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns delvis Förvaltningen har flera myndighetsspecifika gallringsbeslut. Stadsarkivet gjorde förvaltningen uppmärksam på att dessa bör gås igenom för att se vilka som fortfarande kan tillämpas. Gallringsbeslut tillämpas Förvaltningen gallrar enligt gällande gallringsbeslut. Vid förvaltningen gallras handlingar av tillfällig och ringa karaktär både enligt ett lokalt fattat gallringsbeslut och SSA 2007:12. Tillämpningen av 2007:12 måste dokumenteras i dokumenthanteringsplanen.
SID 8 (11) Det finns behov av nytt gallringsbeslut Förvaltningen har kontinuerligt sett över behovet av nya gallringsbeslut. Vid förvaltningen pågår en stor översyn av dokumenthanteringsplanen vilken kommer att resultera i en gallringsframställan till stadsarkivet. Samtliga verksamhetsområden täcks av gallringsbeslut men större delen av förvaltningens digitala information omfattas inte av gallringsbeslut. Stadsarkivet upplyste om att detta gäller de system, dvs. både de som driftas centralt ex. Bosko och de som är lokalt installerade ex. kuratorssystemet, som används inom kärnverksamheten. System som används inom stödfunktionerna så som Agresso och Lisa ansvarar SLK för. För den information som hanteras i Hanna har förvaltningen arbetat fram ett utkast till gallringsframställan som inom kort kommer att skickas in till stadsarkivet. För de system som Utbildningsförvaltningen har arkivansvar, och där även andra förvaltningar lagrar sin information, ansvarar Utbildningsförvaltningen ensamt för att en informationsvärdering görs (se även nedan, under bevarande av allmänna handlingar). Det finns behov av samordning av gallringsbeslut för skolorna Vid inspektioner som gjorts vid skolorna har stadsarkivet noterat att det dels funnits egna system, dels handlingar ex. bild- och utbildningsmaterial som inte omfattas av gallringsbeslut. Stadsarkivet uppmanade förvaltningen att informera skolorna om att i de fall skolorna har egna system måste de påtala detta för utbildningsförvaltningen, som sedan i samråd med berörd skola utför en informationsvärdering. Utbildningsförvaltningen ansvarar även för att en informationsvärdering görs för de övriga handlingar hos skolorna som ännu ej omfattas av gallringsbeslut. Och i samband med detta se i vilken utsträckning 2007:12 kan tillämpas. Gallring ska genomföras under kontrollerade former Förvaltningen har goda rutiner för att gallring sker under kontrollerade former vad gäller pappershandlingar. Och för pappershandlingarna ligger förvaltningen väl i fas med gallringen. Förelägganden Utreda möjligheterna att gallra och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet. Dokumentera tillämpningen av 2007:12 i förvaltningens informationsredovisning, lämpligt vis i hanteringsanvisningarna
SID 9 (11) BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att bevara handlingar i digital form finns delvis Förvaltningen hanterar en stor mängd digital information bl.a. i Bosko, Hanna, Novaschem, Fronter m.m. Rutiner för att bevara den digitala informationen saknas för flera av systemen, förutom Hanna där årliga uttag av betygsinformation tas ut och levereras till stadsarkivet. För Hanna pågår även ett arbete med att ta fram liknande lösning för klasslistor. Förvaltningen är systemägare för två system som används av andra förvaltningar; det handlar om Bosko som används inom stadsdelsnämnderna, samt Hanna som används inom SFI som nyligen gick över till Social- och arbetsmarknadsnämnden. I och med systemägarskapet följer också ett arkivansvar. Detta innebär att Utbildningsförvaltningen ansvarar för att en samlad informationsvärdering görs för all information i systemen, oavsett vilken förvaltning den hör till. Informationsvärderingen bör lämpligen göras i samråd med berörda förvaltningar (se även ovan, under gallring). Rutiner för att bevara bild och ljud finns inte Förvaltningen hanterar stora mängder bilder. Merparten av bilderna förvaras i arkivet men en mindre mängd digitala bilder förvaras vid kommunikationsstaben i samband med produktion av broschyrer och artiklar i tidningen LÄRA. Förvaltningen har i dagsläget inga rutiner för vilka bilder som ska bevaras och hur de ska bevaras. Detta är ett arbete som kommer att påbörjas. Vidare tog stadsarkivet upp frågan om en generell bevarandepolicy för fotografier vid skolorna. Förvaltningen använder arkivbeständiga produkter Förvaltningen använder enbart arkivbeständiga produkter vad gäller papper, arkivkartonger samt övrig kontorsutrustning. Förelägganden Ta fram en strategi för digitalt bevarande enligt anvisningar i vägledning Att bevara digital information. Försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar.
SID 10 (11) DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver kompletteras Förvaltningen har en arkivbeskrivning som upprättades 2008. Denna behöver uppdateras med uppgifter, bl.a. vilka gällande gallringsbeslut som tillämpas samt sambandet mellan verksamheten och vilka handlingar som hanteras. Vid förvaltningen förvaras föregångaren ARUNs arkiv. För denna arkivbildare saknas arkivbeskrivning. Arkivförteckningen behöver kompletteras Förvaltningen har en arkivförteckning. Arkivförteckningen utgår från en funktionsindelning. I samband med att förvaltningen ser över sin dokumenthanteringsplan pågår arbetet med att kartlägga verksamhetsområden och processer. Detta för att i förlängningen kunna gå över till en processorienterad redovisning. Arkivförteckningen är överlag uppdaterad tom år 2007. Arkivförteckningen behöver kompletteras med uppgifter om den digitala informationen vilken inte finns med i arkivförteckningen. Förvaltningen har upprättat rutiner för att hålla arkivförteckningen uppdaterad. Gallringsbara handlingar redovisas inte Förvaltningen redovisar inte de gallringsbara handlingarna. Detta kan antingen göras genom att dokumenthanteringsplanen eller samtliga gallringsbeslut bifogas arkivredovisningen. Stadsarkivet informerade om att gallringsprotokoll inte längre behöver upprättas. Föreläggande Revidera arkivbeskrivningen enligt vägledningen Att redovisa digital information krav. Upprätta en arkivbeskrivning för ARUN. Uppdatera arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (papper & digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Redovisa gallringsbara handlingar överskådligt. Se vidare under rekommendationer nedan.
SID 11 (11) Rekommendationer Redovisa den gallringsbara informationen översiktligt genom att samlat kunna presentera hanteringsanvisningarna (i undantagsfall samtliga gällande gallringsbeslut) med övrig arkivredovisning. Volymredovisning endast om förvaltningen själv har nytta av det. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Förvaltningen har lokaler på fem olika adresser. Vid inspektionen gjordes enbart kontroll av den arkivlokal som är belägen vid personalavdelningen, Hantverkargatan 3. Handlingarna skyddas i arkivlokalen Centralarkivet är sedan tidigare godkänt som arkivlokal. Vid inspektionen gjordes kontroll av den arkivlokal som har byggts vid personalavdelningen. Stadsarkivet kunde konstatera att denna uppfyller gällande krav. Dokumentskåp används Dokumentskåp används vid registraturet och dessa håller brandklass EI 60. Förvaltningen har dispens från stadsarkivet att använda dessa (SSA 2009:8). Stockholms stadsarkiv 2009-04-15 Martin Ståhl Inspektionsförrättare