3.2.1. Driftsekonomidelens utfall 1

0

INNEHÅLLSFÖRTECKNING del II 3.2.1. Driftsekonomidelens utfall 1 STADSFULLMÄKTIGE, STADSSTYRELSEN, KONCERNFÖRVALTNING 1 STADSSTYRELSEN 2 CENTRALVALNÄMNDEN 27 REVISIONSNÄMNDEN 28 SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRD (STADENS ANDEL) 31 MELLERSTA ÖSTERBOTTENS OCH JAKOBSTADSOMRÅDETS RÄDDNINGSVERK 34 BILDNINGSTJÄNSTER 37 BILDNINGSNÄMNDEN 38 TEKNISKA TJÄNSTER 84 MILJÖ- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 85 TEKNISKA NÄMNDEN 96 SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSTJÄNSTER 125 SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSNÄMNDEN 126 AVFALLSNÄMNDEN 193 0

3.2.1. Driftsekonomidelens utfall STADSFULLMÄKTIGE, STADSSTYRELSEN, KONCERNFÖRVALTNING Stadsdirektör Mikael Jakobsson Koncernförvaltning - ekonomi - personal - administration - juridik - stadsutveckling 1

STADSSTYRELSEN Stadssekreterare: Niklas Talling VERKSAMHETSOMRÅDE: Stadskansliet VERKSAMHETSIDÉ Stadskansliets verksamhetsidé går ut på att erbjuda kunderna, dvs. stadens förvaltningar, politiska organ, medborgare, media och företag en kvalitativ service. Med kvalitativ service avses en service som är pålitlig, snabb, kostnadseffektiv, tvåspråkig och kundvänlig. Till stadskansliets kärnverksamhet hör kanslifunktionen, dvs. ärendehantering, berednings-, sekreterar- och verkställighetsuppgifter som berör stadsfullmäktige och stadstyrelsens samt till vissa delar även dagvårds- och utbildningsverkets och centralen för tekniska tjänsters politiska organ. Utöver denna allmänna kanslifunktion erbjuder stadskansliet stadens övriga förvaltningar tjänster inom juridik, upphandlingar, dataskydd, översättning och tolkning, telefoni och tryckning. Stadskansliet ansvarar även för stadens kollektivtrafik (Vippare). Utöver kanslifunktionen och ovannämnda specialisttjänster bistår stadskansliet stadsdirektören i koordineringen av stadens ledning och förvaltning samt deltar i utvecklingen av förvaltningen, den externa kommunikationen och efter behov i övriga interna och externa projekt. Till stadskansliet hör även de separata enheterna Turistbyrån samt ekonomi- och skuldrådgivningen, socialombudsmannen. För dessa enheter redogörs separat i budgeten. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Det ekonomiska läget i staden innebär att alla verksamheter inklusive stadskansliet bör se över tjänsteutbudet och serviceproduktionen i syfte att minska kostnaderna. Stadens servicestrategi och ägarstrategi, som färdigställs under 2014, kommer troligtvis att påverka stadskansliets verksamheter. 2

MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service 1. Pålitlig och snabb En realistisk ambitionsnivå är att ärendehantering. ett inkommet ärende registreras och vidarebefordras på den 1:a dagen, bereds och förs till behandling i stadsstyrelsen inom 1 månad (utlåtanden före begärd deadline) eller till stadsfullmäktige inom tre månader. Registraturen är dagligen bemannad. Oklarheter kring ärenden och/eller beredningar klargörs vid de regelbundna kanslist-, stabs- eller ledningsgruppsmötena. Stadssekreteraren är huvudansvarig medan kanslisterna/registratorn har ett delansvar. Målet uppfylls förutom i de fall där ärendena av politiska orsaker kräver ytterligare beredning. 2. Staden agerar lagenligt i sin tjänsteservice, vid offentliga upphandlingar och gällande dataskydd. Inga felaktigheter i besluten som föranleder rättelseyrkanden eller besvär. Ärendena genomgår i beredningsskedet en juridisk granskning. Stadsjuristen är huvudansvarig vad gäller de allmänna juridiska tjänsterna medan den biträdade stadssekreteraren ansvarar för stadens dataskydd. De inlämnade rättelseyrkandena och besvären har inte föranletts av beslut som varit felaktiga ur juridisk synvinkel 3

Tillgång och kvalitet på service 3. Staden kommunicerar med Staden gör upp en informationssina kunder och informerar på och kommunikationsplan. ett kundvänligt och tydligt sätt via media, telefon och internet. Telefonväxelns och trafikförmedlingens service ska vara tillgänglig, språkkunnig och kundvänlig. Inga klagomål om väntetider eller dålig betjäning. Stadssekreteraren har huvudansvaret. Under året uppdateras växelns informationsbas. Stadens informations- och kommunikationsplan är inte färdigställd. Staden har dock utvecklat sin kommunikation vad gäller sociala medier. Målet har uppfyllts gällande telefonväxeln och Vippares service. 4. Utveckling av organisationen till stöd för offentliga upphandlingar Stadskansliet ska fungera som rådgivande enhet i stadens upphandlingsverksamhet. Uppdatering av stadens upphandlingsdirektiv samt uppgörande av upphandlingsstrategi. Nya upphandlingsdirektiv och en ny upphandlingsstrategi har beretts men ännu inte lagts fram för godkännande. Biträdande stadssekreteraren och utvecklingskoordinatorn. 4

PERSONALEN Målinriktat och bra ledarskap 1.Stadskansliets personal bör känna till stadens strategi och planer. Personalen ska också vara aktiv och kunna ge feedback till ledningen samt komma med utvecklingsförslag gällande arbetet. Arbetsplatsmöten hålls varje månad utom juli-augusti Regelbundna möten hålls även i mindre grupper/team, t.ex. kanslistteam, upphandlingsteam och telefonistteam. Utvecklingssamtal hålls årligen med varje arbetstagare. Alla anställda deltar under året i någon form av utbildning eller kompetenshöjande aktivitet. Stadssekreteraren ansvarar för att genast vid årets början boka in alla arbetsplatsmöten och utvecklingssamtal. Stadssekreteraren samt personalen följer med och kommer med förslag till olika utbildningsmöjligheter. Stadskansliet har under året hållit 7 arbetsplatsmöten samt efter behov möten i mindre grupper. Utvecklingssamtalen har påbörjats under 2013 och slutförs under 2014. Över hälften av de anställda har under året deltagit i någon form av fortbildning. Aktiv och välmående personal 1. I stadskansliet ska råda en Hela personalen deltar. motionsinspirerande kultur som kan fungera som förebild för hela stadens förvaltning. Stadssekreteraren tillsätter en arbetsgrupp som kommer med förslag på motionsinspirerande aktiviteter. Stora delar av personalen har aktivt deltagit i stadskansliets motionskampanjer. 5

SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Effektiv och ändamålsenlig organisation Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2013 1. En flexiblare organisation. Under året genomförs 1-3 tvärsektoriella projekt i syfte att komma med förslag till lösningar på tvärsektoriella förvaltningsutmaningar Stadskansliet koordinerar och initierar tvärsektoriella arbetsgrupper som rapporterar till Ledningsgruppen. Stadskansliet har koordinerat stadens strategiarbete som inledningsvis bestått av tvärsektoriella arbetsgrupper. 2. En IT-kunnigare organisation till stöd för papperslösa möten och effektivare förvaltningsprocesser. Alla kanslister genomgår skolning för hantering av papperslösa möten. Stadskansliet hanterar de förtroendevaldas läsplattor. Den numera i stadskansliet integrerade utvecklingsenheten får uppgifter i anslutning till skolningen för och hanteringen av papperslösa möten. Alla kanslister hanterar papperslösa möten. Stadskansliet har överlåtit hanteringen av läsplattorna till IT-avdelningen. 6

RESURSER OCH EKONOMI Ökning av produktivitet Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2013 1. En dramatisk reducering av 90 % av stadsfullmäktiges och pappersmängden och stadsstyrelsens arbetstiden för hantering av föredragningslistor i föredragningslistor i pappersform ska bort. pappersform. Sätt att förverkliga Ansvarig Införande av papperslösa möten i stadsfullmäktige samt stadsstyrelsen och dess sektioner. Förberedelserna för införande av papperslösa möten i alla organ har påbörjats och slutförs under 2014. 2. Stadskansliet ökar produktiviteten där det är möjligt. Beräknat på en 3-årsperiod ersätts maximalt 50 % av de som går i pension med en ny person. Stadssekreteraren ser tillsammans med personalen över arbetsprocesserna för att hitta effektiveringsmöjligheter. Stadskansliet klarar av målsättningen om den naturliga avgången. 7

NYCKELTAL Prestationer Budget -09-10 -11-12 -13-13 Årsverken 13,4 17,4 19,5 19.5 21.5 20 Ekonomi- och skuldrådgivare, socialombudsman: Aila Kronqvist VERKSAMHETSOMRÅDE: Ekonomi- och skuldrådgivning samt socialombudsmannaverksamhet VERKSAMHETSIDÉ Ekonomi- och skuldrådgivning är en lagstadgad service, som är avgiftsfri för klienterna. För den allmänna ledningen och övervakningen av ekonomi- och skuldrådgivningen svarar Konkurrens- och konsumentverket. Staden Jakobstad sköter om att den här servicen ordnas inom ett område som omfattar förutom Jakobstad även Pedersöre, Nykarleby, Larsmo och Kronoby. Syftet är att ge privatpersoner information och råd om ekonomisk planering och skötseln av skulder. Rådgivaren hjälper klienten att kartlägga helhetssituationen och olika möjligheter att lösa skuldproblemen. Rådgivaren kan hjälpa till med att utarbeta frivilliga betalningsprogram och förslag till förlikning med borgenärerna samt att ansöka om borgen för ett skuldsaneringslån från Garanti-Stiftelsen. Den mest omfattande delen av arbetet går ut på att bistå klienter i processen med att ansöka om skuldsanering i tingsrätten. I den här processen ingår en kartläggning av skulderna samt uppgörande av en ansökan om skuldsanering och ett förslag till betalningsprogram. Socialombudsmannaverksamheten baserar sig på lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården. Lagen förpliktar kommunerna att utse en socialombudsman, som ger klienten råd i frågor som gäller tillämpningen av klientlagen. Staden Jakobstad sörjer för ordnandet av socialombudsmannaverksamheten inom ett område som omfattar förutom Jakobstad även Pedersöre, Nykarleby och Larsmo. Till socialombudsmannens uppgifter hör att vid behov bistå klienten vid framställande av anmärkningar och ansökan om ändring. Dessutom ska socialombudsmannen följa med hur klienternas rättigheter och ställning förverkligas i praktiken och årligen avge en rapport om det här till stadsstyrelsen. Socialombudsmannen är en opartisk person som arbetar för att trygga klienternas intressen. Uppdraget är till sin karaktär rådgivande; socialombudsmannen fattar inte beslut och beviljar inte förmåner. 8

FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Antalet klienter inom skuldrådgivningen minskade lite jämfört med föregående år. Även användningen av socialombudsmannatjänster återgick till samma nivå som tidigare år efter den kraftiga ökningen år 2012. Justitieministeriet tillsatte i november 2012 en arbetsgrupp för att revidera lagen om skuldsanering för privatpersoner. Arbetsgruppen lämnade sitt betänkande till justitieministeriet i november 2013 och det är meningen att regeringens proposition ska ges till riksdagen under vårsessionen 2014. De mest betydande ändringarna syftar till att öka användningen av skuldsanering och förenkla skuldsaneringsförfarandet. I betänkandet tar man inte ställning till den redan under flera år planerade överföringen av ekonomi- och skuldrådgivningen från arbets- och näringsministeriets förvaltningsområde till justitieministeriets förvaltningsområde och från kommunerna till att skötas av staten. Privata näringsidkare och yrkesutövare ska ges bättre möjligheter till skuldsanering och det skall bli möjligt att genom skuldsanering vidta åtgärder även beträffande skulder som uppkommit i näringsverksamheten på samma sätt som beträffande privata hushålls skulder. Färutsättningen är att näringsverksamheten är förhållandevis småskalig och främst baserar sig på företagarens egen arbetsinsats. För närvarande kan skuldsanering inte beviljas för skulder som hänför sig till näringsverksamhet utan företagaren måste antingen lägga ner sin näringsverksamhet för att kunna ansöka om skuldsanering eller ansöka om företagssanering. Reformen förbättrar skyddet för företagarens ägarbostad. Till skillnad från företagssanering kan man genom skuldsanering under vissa förutsättningar behålla sin ägarbostad. Även företagsgäldenärer ska ges ekonomisk rådgivning och skuldrådgivning. Bestämmelserna om förutsättningarna för skuldsanering skall ändras så att arbetslösa och särskilt unga arbetslösa snabbare kan beviljas skuldsanering. Skuldsanering ska enligt förslaget kunna beviljas efter 1,5 års arbetslöshet. För närvarande har det varit praxis att gäldenären kan beviljas skuldsanering först när han eller hon har varit arbetslös i 2 år. Den som är under 25 år skall kunna beviljas skuldsanering redan efter 9 månaders arbetslöshet. Domstolsförfarandet skall förenklas och man kommer att övergå till att i regel använda e-post vid delgivning. Små och lättillgängliga lån, s.k. snabblån, har under de senaste åren betydligt ökat finländarnas skuldproblem. I en lag som trädde i kraft i juni 2013 tillsattes ett räntetak för snabblån, enligt vilket den s.k. verkliga årsräntan för smålån under 2000 euro får vara högst referensräntan enligt räntelagen + 50 procentenheter. Kreditgivaren får inte heller längre använda tilläggsavgiftsbelagda sms vid ansökning av snabblån, bekräftande av lån, överföring av förfallodagen eller i andra ärenden i anslutning till kreditförhållandet. Man trodde att lagändringen helt skulle ta bort de minsta snabblånen, som ges på kort tid. Det har likväl visat sig vara möjligt att kringgå lagen genom att bevilja lån på över 2000 euro, och sedan kan kunden lyfta mindre summor, t.ex. 100 eller 200 euro. Enligt Konkurrens- och konsumentverkets jurist Paula Hannula strider det likväl mot den nya lagen att kringgå räntetaket genom att bevilja större lån, som kan tas ut i mindre delar. 9

MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Personer som är skuldsatta, Ekonomi- och riskerar att bli skuldsatta eller skuldrådgivningsservice som som vill ha råd för att få sin sköts professionellt, ekonomi under kontroll kan få omsorgsfullt ekonomi- och och kundcentrerat. skuldrådgivningsservice i Jakobstad. God tillgång på service: - telefonrådgivning och tidsbeställning - e-post - klientbesök - internetsidor - telefonrådgivning och tidsbeställning dagligen - e-post besvaras min inom en vecka max samma dag - väntetid för klientbesöken min 60 dygn, real 14 dygn, max 7 dygn En heltidstjänst som ekonomioch skuldrådgivare Stadsstyrelsen Ekonomi- och skuldrådgivaren Ibruktagande av färdigt sammanställda Internet-sidor Telefonrådgivning har funnits till hands och man har kunnat göra tidsbeställningar dagligen, med undantag av tjänsteinnehavarens semesterdagar och dagar då hon har deltagit olika typer av utbildning. E-postmeddelanden har i regel besvarats samma eller följande arbetsdag. Väntetiden till klientbesöken har varierat från 2 till 38 dygn. Oftast har klienten fått tid inom två veckor. God kvalitet på servicen Att få klienternas ekonomi i balans med hjälp av betalningsarrangemang, skuldsanering och ekonomirådgivning Att ge klienten råd, stöd, hjälp och överföra ansvaret för skötseln av klientens ärenden på honom/henne själv Arbetet med rådgivningens Internet-sidor pågår ännu. Sidorna innehåller information om aktuella saker och råd om vad klienten kan göra under väntetiden för att påskynda behandlingen av sitt ärende. 10

Förbättrad regional konkurrenskraft Staden Jakobstad sköter om att Det ska finnas tillgång till ekonomi- och ekonomi- och skuldrådgivningsservice skulrådgivningsservice tillhandahålls, även om som sköts professionellt, Regionförvaltningsverket i omsorgsfullt och Västra Finland har haft som mål kundcentrerat i stadshuset i att Vasa skulle ansvara för Jakobstad. ordnandet av ekonomi- och skuldrådgivningen i hela Österbotten. PERSONALEN Målinriktat och bra ledarskap Att leda verksamheten på ett Vidareutveckling och målinriktat sätt dokumentation av god arbetspraxis. Att utveckla ett processchema för klientarbetet. En heltidstjänst som ekonomioch skuldrådgivare Den del av budgeten som överskrider den ersättning som staten betalar åt staden för ordnandet av servicen täcks med kommunal finansiering. Stadsstyrelsen Ekonomi- och skuldrådgivaren Utvecklingssamtal med förmannen Det har funnits tillgång till professionell och kundcentrerad ekonomi- och skuldrådgivning för regionens invånare i Jakobstads stadskansli. Skuldrådgivaren har vidareutvecklat god arbetspraxis och dokumentation. Utvecklingen av ett processchema för klientarbetet pågår. 11

Aktiv och välmående personal Kunnig, motiverad och välmående personal Fortbildning: Konsumentverkets utbildningsdagar två gånger/år, Utbildningsdagar ornad av Velkaneuvonta ry och Socialombudsmannadagar årligen samt andra ändamålsenliga utbildningar Stadens Tyky-verksamhet Ekonomi- och skuldrådgivare, socialombudsman Tjänsteinnehavaren har deltagit i Konkurrens- och konsumentverkets utbildningsdagar och festseminarium, utbildningsdagar och festseminarium ordnade av Velkaneuvonta rf, landsomfattande Socialombudsmannadagar, Sosiaali- ja terveysturvan päivät, samt i ett gemensamt arbetsmöte för socialombudsmän och Regionförvaltningsverket i Västra och Inre Finland. Tjänsteinnehavaren har aktivt deltagit i stadens Tyhyverksamhet samt en rekreationsoch konditionsdag på Härmän kuntokeskus. 12

NYCKELTAL Prestationer -09-10 -11-12 Budget -13 Ekonomi- och skuldrådgivning Nya klienter 32 58 50 34 Klientbesök 108 109 110 78 Telefonrådgivning 91 55 60 60 Rådgivning via e-post 12 15 25 42 Skuldsaneringsansökan till tingsrätten Betalningsprogram förslag till tingsrätten Skriftliga utlåtanden till tingsrätten eller till utredaren Granskning av tilläggsprestationer och förslag till borgenärer Förslag till förändring av betalningsprogrammet till borgenärer eller till tingsrätten 2 7 9 8 4 4 10 11 4 6 14 8 8 8 4 2 6 3 3 2 Socialombudsmannakontakter 12 10 21 15 12 Årsverken 1 1 1 1 1 1-13 Personaldirektör: Rune Wiik VERKSAMHETSOMRÅDE: Personalfrågor VERKSAMHETSIDÉ Stadens personalbyrå vill föra en personalpolitik som skapar sådana arbetsförhållanden, personalförhållanden och attityder, att personalen känner tillfredsställelse i sitt arbete och både vill och kan arbeta effektivt för att uppnå stadens syften. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Diskussioner gällande löneprogrammet fortsatte under 2013. Det har framkommit att nuvarande program kommer inom de närmaste åren att nedköras. Alternativa modeller till fortsatt lönehantering utreds. Förmansutbildningen för alla stadens förmän fortsatte under året. 21 av stadens förmän/ledare erhöll specialyrkesexamen i ledarskap på våren 2013. Prioriteringen i fördelningen av stadens sysselsättningsbudget förändras i viss mån så, att större andel går till aktivering av långtidsarbetslösa. En ingående presentation av personalsituationen i staden Jakobstad framgår av Personalrapport 2013. 13

MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE PERSONALEN Aktiv och välmående personal Förnyande av intranet i första Programvara införskaffas och hand som informationskanal tas i användning för personalen It-tjänster och personalbyrån Programförändring har anskaffats. Förnyandet/uppdateringen av intranet framskjuts till 2014 SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Effektiv och ändamålsenlig organisation Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2013 Löneuträkningsfunktionen är Utvecklingsarbetet inom konkurrenskraftig i jämförelse löneuträkningen fortgår enl. med övriga motsvarande personalsektionens beslut kommunala arbetsgivare. 27.3.2012 En särskild personresurs avdelas för projektet. Stödgrupp ansvarar Utredningen och planeringen fortsätter. Nuvarande löneprogram körs ner inom de närmaste åren. 14

NYCKELTAL Prestationer -09-10 -11-12 Budget -13-13 Arbetslöshetsgrad 779 889 702 713 793 antal, maj/juni Långtidsarbetslösa 123 177 223 213 244 antal, maj/juni Ungdomsarbetslösa 29 101 80 94 101 under 25 år, antal maj/juni. Årsverken 16,0 21,3 22,8 22,9 23,4 22,9 Arbetarskyddschef: Birgitta Blomqvist VERKSAMHETSOMRÅDE: Arbetarskydd och tyhy VERKSAMHETSIDÉ Alla anställda kan utföra sitt arbete på ett säkert och ergonomiskt riktigt sätt i en hälsosam och trivsam arbetsmiljö. 15

MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE PERSONALEN Aktiv och välmående personal Minska belastningen och Sjukfrånvaro minskar från 2012- samtidigt sjukfrånvaron bland års nivå med personal inom åldringsvården. 5 % - 10 % - 20 % Aktiv och välmående personal Arbetarskyddssamarbetet stöder 1. Inga anmärkningar på en säkerhetsfrämjande ledning arbetarskyddssamarbetet i och bedömningen av risker är regionförvaltningsverkets på en adekvat nivå/ insp.protokoll Regionförvaltningsverkets 60 % - 70 %. - 80 % inspektioner i anslutning till 2. Inga anmärkningar på projektet "Tryggt, sunt o riskkartläggningarna i lönsamt kommunarbete 2015" insp.protokollen 40 % - 50 % - 60 % TYHY-projekt för personal inom äldreomsorgen. BB, AS, företagshälsovården, förmän Personalen informeras om de anvisningar som gäller arbetarskyddssamarbetet. Riskkartläggningar utförs på arbetsplatserna. BB, LK, arbetsplatsernas förmän Sjukfrånvaron inom äldreomsorgen minskade med 11 % från 2012 till 2013, dvs med 1657 kalenderdagar. Vid regionförvaltningsverkets granskning av stadens säkerhetsledning 8.10.2013, enligt Halmeri-metoden, framkom inga brister. Med Halmeri-metoden får man en helhetsbild av arbetarskyddshanteringen. Metoden är inte avsedd för enskilda arbetsplatser eller enskilda paragrafer. Rfv inspekterade dessutom 12 arbetsplatser, anmärkningar på riskkartläggningar gjordes på 42 % av de inspekterade arbetsplatserna. 16

Aktiv och välmående personal Arbetarskyddspar utses - de 70-80 - 100 arbetarskyddspar känner till sina uppgifter har valts, de känner till sina uppgifter. Information om val och uppgifter. BB, LK, AS samt arbetsplatsernas förmän Arbetsplatserna har utsett 91 arbetarskyddspar. 8 infotillfällen har ordnats. I en webropolförfrågan svarade 51 % av representanterna för arbetstagarna att de ganska bra känner till sina arbetarskyddsuppgifter. 17

NYCKELTAL Prestationer Sjukfrånvaro kalenderdagar/anställ d Olycksfall, antal ersättningsdagar* Olycksfallsfrekvens, antal olycksfall/1 miljon arbetstimmar J:stad/kommuner** Budget -09-10 -11-12 -13-13 14,2 14,9 15,2 16,3 14,5 15,1 353? 1232 1112 800 619 10/ej klar?/28 27/ej klar 25/27 18 20 Årsverken 1,6 2,8 2,8 2,5 2,8 2,8 Motiveringar * ersättningsdagarna enl. försäkringsbolagets statistik 3.2.2014. ** Med kommuner avses kommuner jämförbara med J:stad. Stadskamrer: Jonny Wallsten VERKSAMHETSOMRÅDE: Drätselkontoret VERKSAMHETSIDÉ Drätselkontoret handhar och bereder ärenden som hänför sig till stadens ekonomiförvaltning. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Ibruktagning av nytt faktureringssystem har skett stegvis under 2013. 18

MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE PERSONALEN Målinriktat och bra ledarskap Årliga utvecklingssamtal med 70 %/90 %/100 % Stadskamrerenpersonalen Redovisningschefen 73 % av personalen har haft utvecklingssamtal under 2013. SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Effektiv och ändamålsenlig organisation Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2013 Arbetet med att effektivera Effektiviteten har förbättrats arbetsprocesserna fortsätter. med 3% - 5 % - 7 % Stadskamreren- Redovisningschefen Antalet årsverken har minskat med 0,69 jämfört med 2012. 19

RESURSER OCH EKONOMI Ökning av produktivitet Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2013 Mottagnings av elektroniska Av inkomna fakturor till staden fakturor i Finnvoice-format, kommer i Finnvoiceformat 45 %- vilket effektiverar verksamheten. 50 % -55% Sätt att förverkliga Ansvarig Stadskamreren 29,83 % Ökning av produktivitet Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2013 Sätt att förverkliga Ansvarig Utveckla de ekonomiska rapporterna för att underlätta enheternas budgetuppföljning. Förverkligas under 2013 Stadskamreren Exreport systemet upphandlades under 2013. Ibruktagning under 2014. 20

NYCKELTAL Prestationer Budget -09-10 -11-12 -13-13 Årsverken 11,39 19 19 21,05 21 20,36 Turistchef: Tiina Pelkonen VERKSAMHETSOMRÅDE: Turistbyrån och infopunkten VERKSAMHETSIDÉ Turistbyrån, som sedan 1.9.2012 är underställd stadskansliet, - fungerar som turistinformationspunkt och har även hand om den allmänna informationen om staden Jakobstads service - ansvarar för kommunikationen om och marknadsföringen av turism inom staden - idkar verksamhet i syfte att främja turistnäringen - främjar marknadsföringen, skapandet av nätverk och produktutvecklingen tillsammans med stadens turistföretag - ansvarar för samarbetet med regionala och nationella turistorganisationer - representerar staden i turistprojekt och i deras förvaltning - deltar som stadens representant i försäljnings-, marknadsförings- och informationstillfällen, mässor osv. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Arbetet med bolagiseringen av turismverksamheten är fortfarande oavslutat och har med stadsstyrelsebeslut överförts till strategiarbetet i staden. Enligt stadsstyrelsens beslut har staden Jakobstad deltagit i det gränsregionala turistprojektet Kvarken på webben, som har startat 15.8.2013. Projektet har sysselsatt en heltidsanställd vid turistbyrån, 20 % av arbetsinsatsen. 21

MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Antalet betjänade kunder 7000 kunder/5 % ökning/10 % ökning Statistik Informationssekreterarna Antalet kunder minskade med ca 20 %. Förändringarna i kundbeteendet (minskning av kundbesök på byrån) har medfört att betydelsen av den elektroniska kommunikationen har ökat. Invånarnas delaktighet, trivsel och trygghet Kontakt med nyinflyttade 50 %/75 %/100 % Brev åt de nyinflyttade 2 ggr jakobstadsbor Kanslisekreteraren, informationssekreterarna Postning 2 ggr, till alla nyinflyttade Förbättrad regional konkurrenskraft Överskridning av den nationella 5 ggr/8 ggr/10 ggr Mediaövervakning nyhetströskeln, positiv respons Turistchefen Minst 6 ggr i nationella och internationella medier 22

PERSONALEN Målinriktat och bra ledarskap Utvecklingssamtal med 1 gång om året/2 ggr/4 ggr personalen Utvecklingssamtal Utvecklingskoordinatorn, turistchefen Genomförts en gång Arbetsplatsmöten Aktiv och välmående personal 6 ggr/8 ggr/12 ggr Arbetsplatsmöten Utvecklingskoordinatorn, turistchefen Genomförts 9 ggr Utbildad och kunnig personal 2 dgr/3 dgr/5 dgr Stadens personalutbildning, utbildningsdagar/arbetstagare extern utbildning Turistchefen Lyckad personalrekrytering Mätning av personalens kvalitet 1 gång om året/2 ggr/4 ggr Det nationella kvalitetssystemet och arbetstillfredsställelse Laatutonni Turistchefen 7 utbildningsdagar/anställd Genomförts en gång 23

SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Effektiv och ändamålsenlig organisation Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2013 Kvalitetssystem 10 elektroniska svar/20/30 Kvalitetssystemen Laatutonni och Tour Quality Turistchefen 4 elektroniska svar. De elektroniska svarsblanketterna var inte i användning hela året. 24

NYCKELTAL Prestationer -09-10 -11-12 Budget -13-13 Kundbesök - - 6771 6021 7000 4813 Förmedlade guidade 64 95 65 58 70 70 rundturer Deltagande i 43 60 62 42 55 57 marknadsförings- och försäljningsevenemang Övernattningar på 44615 47992 60982 67349 50000 72576 inkvarteringsställen i Jakobstadsregionen Årsverken 3,8 3,6 3,8 3,9 3,8 3,6 25

26

CENTRALVALNÄMNDEN Stadsjurist: Anne Ekstrand VERKSAMHETSOMRÅDE: Statliga och kommunala val VERKSAMHETSIDÉ År 2013 ordnades inga val. År 2014 ordnas Europaparlamentsval och 2015 riksdagsval. 27

REVISIONSNÄMNDEN Ordförande: Kaj Nyman VERKSAMHETSOMRÅDE: Revision VERKSAMHETSIDÉ Revisionsnämnden organiserar granskningen av stadens förvaltning och ekonomi. Nämnden bedömer årligen i en utvärderingsberättelse huruvida man nått de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp. Om kommunens balansräkning visar underskott som saknar täckning, skall revisionsnämnden bedöma hur balanseringen av ekonomin utfallit under räkenskapsperioden samt den gällande ekonomiplanens och åtgärdsprogrammets tillräcklighet. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Stadsfullmäktige har 22.4.2013 valt OFR Martin Slotte att årligen granska förvaltning och ekonomi under mandatperioden 2014-2016. 28

MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Förverkligandet av servicestrategin Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2013 Nämnden sammanträder 6 / 8 /10 möten per arbetsår nödvändigt antal gånger Fastställt mötesschema Ordförande Nämnden har hållit 11 möten Nämnden besöker förvaltningsenheter och bekantar sig med deras verksamheter / förvaltningsenheter presenterar sina verksamheter för nämnden åtminstone 2 enheter /arbetsår Nämnden har bekantat sig med följande enheter: Centralen för tekniska tjänster/utrymmesförvaltning, social- och hälsovårdsverket samt Centralen för tekniska tjänster/ kommunalteknik OFR-revisorn avger rapporter minst 5 rapporter / år Skriftliga rapporter Revisorn Samordning av funktioner inom real två möten Sammankalla till möten revisionen max tre möten Ordförande med koncernledningen min ett gemensamt diskussionstillfälle med samtliga revisionsnämndsordförande inom samarbetsområdet Sammankalla till möten Ordförande 6 rapporter Inga möten 2013 Inga möten 2013 29

30

SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRD (Stadens andel) Staden köper idag all social- och hälsovård från antingen social- och hälsovårdsverket eller Vasa sjukvårdsdistrikt och till en viss del av övriga producenter. Totalt sett överskreds den ursprungliga budgeten med 4,8 milj. euro. Stadsfullmäktige beviljade under året 3,9 milj. euro i tilläggsanslag. Den korrigerade budgeten överskrids med 0,8 milj. Tilläggsanslaget fördelade sig så att för tjänster köpta från social- och hälsovårdsverket beviljades 3,4 milj. euro och för tjänster köpta från Vasa sjukvårdsdistrikt beviljades 0,5 milj. euro. Av tjänster köpta från social- och hälsovårdsverket ökar tjänster inom socialomsorg mest jämfört med år 2012. Ökningen är 12 % eller 1,4 milj. euro. Här är det främst barnskydd (0,8 milj. euro) samt handikappomsorg (0,4 milj. euro) som ökar. Inom äldreomsorgen är ökningen 6,2 % (1,0 milj. euro). Inom hälso- och sjukvård är ökningen endast 0,6 %. Den totala ökningen jämfört med 2012 är 5,0 % (2,6 milj. euro). Köptjänsterna från Vasa sjukvårdsdistrikt överskrider den ursprungliga budgeten med 0,74 milj, euro och den korrigerade budgeten med 0,24 milj. euro. Ökningen jämfört med 2012 är 11,6 % (1,5 milj. euro). Bör beaktas att den prehospitala vården (0,8 M ) ingår i Vasa sjukvårdsdistrikts fakturering från årets början. Kostnaderna för de pensionsutgiftsbaserade pensionspremierna inom social- och hälsovården steg med 0,13 milj. euro jämfört med 2012 och överskred budgeten med 0,6 milj. euro. Inkomster för flyktingverksamheten överskred budgeten med 0,23 milj. euro. Ökningen av de totala nettokostnaderna för social- och hälsovården jämfört med år 2012 är 6,37 % (4,1 milj. euro). Målsättningar och utvärderingar av dessa finns under social- och hälsovårdsnämndens verksamhetsberättelse. 31