Frågor och svar Köpare Upphandling Köpare: Göteborgs Stads Upphandlings Namn: Bostad med särskild service enligt LSS och SoL AB Handläggare: Lina Bryngelsson Referensnr: 135/13 Telefon: +46 (0)31 334 37 31 Beskrivning: Upphandlingen avser bostad med särskild service för vuxna och barn med funktionshinder E-post: lina.bryngelsson@uhb.goteborg.s e 26 2013-06-18 15:27 I Krav på ekonomisk och finansiell ställning står följande text: Leverantören ska ha sådan ekonomisk stabilitet och finansiell ställning att ramavtalet kan genomföras utan risk för störningar pga. ekonomiska problem. Upphandlingsbolaget inhämtar och bedömer Leverantörens ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Creditsafe riskklassning. Leverantören ska för att kravet ska anses vara uppfyllt inneha en riskklassificering motsvarande minst 40, eller motsvarande. I de fall Leverantören har lägre riskklassificering/rating (eller inte kan visa detta hos angivet kreditupplyssningsföretag eller annat kreditupplysningsföretag) kan Leverantören ändå anses uppfylla detta krav under förutsättning att: a. Leverantörens moderbolag eller annan garant uppfyller kravet i första stycket denna punkt, lämnar moderbolagsgaranti undertecknat av moderbolagets firmatecknare eller likvärdig garanti, i vilken Leverantörens fullgörande av sina åtaganden enligt eventuellt ramavtal garanteras, eller; b. Leverantörens revisor lämnar en sådan förklaring att Upphandlingsbolaget kan anse att det är klarlagt att Leverantören innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. En Leverantör som är medveten om eller misstänker att kravet på ovan angiven riskklass inte är uppfyllt ska bifoga bevis enligt a-b ovan i sitt anbud. Intygen får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från sista anbudsdag. Vilket ansvar ligger på revisorn om denne lämnar en förklaring enl punkt b? Kan revisorn ställas till svars och bli skadeståndsskyldig om denne lämnar en förklaring och vi sedan går i konkurs? Publikt svar 2013-06-18 08:20 Revisorn intygar eller lovar inget utan lämnar en förklaring. Upphandlingsbolaget gör sedan en bedömning, utifrån förklaringen, om leverantören uppfyller kraven. Ansvaret för bedömningen ligger på Upphandlingsbolaget. 25 2013-06-18 10:45 Uppföljning fråga 23. För oss finns det en fritextruta där. Men vi tolkar ert svar som att den inte ska användas, utan att ett "ja" på frågan är tillräckligt. Publikt svar 2013-06-18 10:43 Frågan ska besvaras med ja eller nej. Ni behöver inte använda den fritextrutan. 24 2013-06-18 09:58 Sida 1 av 9
Uppgifterna under punkterna 1.3.4.4.3. Avgifter/den enskildes egna kostnader, 1.3.4.4.6. Hyreskontrakt och 1.3.4.4.7. Kvarboende - gäller de även för barnboende? Är det samma krav på fullvärdigt boende för både vuxna och barn? Publikt svar 2013-06-18 08:46 1.3.4.4.3. Avgifter/den enskildes egna kostnader, 1.3.4.4.6. Hyreskontrakt - Nej gäller inte för barnboende 1.3.4.4.7. Kvarboende - gäller de även för barnboende - Ja, tills barnet flyttar till en bostad avsedd för vuxna. Är det samma krav på fullvärdigt boende för både vuxna och barn? - gäller endast vuxna 22 2013-06-18 07:37 Fråga 1 Enligt vilken prisjusteringsklausul kommer priserna justeras? Och vid vilka tidpunkter? Fråga 2 Vi skulle vilja ha en utförligare beskrivning av er Modellkonstruktion. Vad innebär grundbeloppet? Ska det likställas med någon form av garantibelopp vid en viss beläggning? I vilken situation tillfaller 800tkr, 300tkr och 237tkr? Fråga 3 Innebär första nivån ett belopp på max 300tkr? Vad är isåfall minimibeloppet? Publikt svar 2013-06-18 07:32 Fråga 1 I Ramavtalsvillkor står följande text. 1.5.1.11. Pris och Prisjusteringar Ersättningen som är baserad på Göteborgs behovsbedömningsmodell är i SEK. Ersättningen är fast från avtalsstart tom 2014-12-31. Prisjustering kan ske en gång per år med definitivt omsorgsprisindex (OPI). Prisjustering kan ske 2015-01-01 med definitivt OPI för 2014. Prisjustering kan ske 2016-01-01 med definitivt OPI för 2015 osv. Upphandlingsbolaget lägger i Winst information om definitivt OPI. Leverantören kan då justera sin ersättning enligt OPI. Ersättningen reglerar samtliga med uppdraget förenade kostnader Fråga 2 Grundbeloppet ska inte likställas med någon garanti vid en viss beläggning. Resursfördelningsmodellen är konstruerad av en del - grundbelopp - per bostad/enhet och en del som beror på personernas behov av stöd i bostaden. Grundbeloppet på 800 tkr gäller för bostäder där det bor 3 eller fler personer. Grundbeloppet på 300 tkr gäller för enheter där antalet personer är färre än 3. Grundbeloppet på 237 tkr gäller i bostäder med särskild service för barn och unga. Detta belopp gäller per person utöver behovsbedömningarna och utöver det grundbelopp som gäller per enhet. Fråga 3 Första nivån beskriver ersättning för personer med behov upp till ca 1 poäng/person. Syftet med beskrivningen av nivåer är att ge en översiktlig bild över vad behovsbedömningarna genererar samt att ge ett underlag för ett första tillfälligt placeringsavtal. Det är vad behovsbedömningen har genererat i poäng för den enskilde som sedan ska ligga till grund för ett fortsatt placeringsavtal. Teoretiskt finns inge lägsta nivå. (En person som inte har behov av stöd/hjälp får 0 poäng). 21 2013-06-17 15:53 Vi skulle behöva förtydligande kring behovsbedömningsmodellen. 1) Är det så att varje individ efter bedömning hamnar på som lägst nivå 1 i varje enskild "situation" och därmed Sida 2 av 9
får som minimum 10x1 poäng? 2) På nivå 1 står det "upp till ca 1 poäng". Vad innebär det? Kan man få 0,5 poäng eller 0 poäng? 3) Vi skulle vilja ha ett exempel på en tänkt brukare och hur dennes poäng summeras och beräknas. 4) I beskrivningen av modellen står följande: "Beräkningen är baserad på en bostad med 6 lägenheter". Detta står under rubriken "Beskrivning av nivåer". Vi förstår inte hur antalet lägenheter i boendet är kopplat till vilken nivå, i en specifik situation, som en brukare hamnar i. Vänligen förtydliga detta. 5) Den i upphandlingen aktuella behovsbedömningsmodellen är komplex. Hur planerar Göteborgs Stad att säkerställa att en brukares behov bedöms på samma sätt oavsett vilken stadsdel man hör till? Publikt svar 2013-06-17 15:53 Fråga 1: Varje situation behovsbedöms i fem nivåer där den lägsta ger 0 och högsta ger 10 poäng. En person kan således som lägst få 0 poäng sammanlagt. Och då har han/hon igen behov av hjälp/stöd i någon av situationerna. Fråga 2: Nivå i detta sammanhang "upp till ca 1 poäng" under rubriken "Beskrivning av nivåer" syftar till att ge en övergripande förståelse för ersättningsbeloppen och en grund för ett inledande tillfälligt placeringsavtal. Grunden för ersättningsnivån därefter utgår från vad behovsbedömningen genererar för varje enskild person. Summa poäng per person kan variera mellan 0 och 10. Fråga 3: Se bifogad beräkning Fråga 4: Ersättningen ska grundas på behovsbedömningsmodellen vilken består dels av ett fast grundbelopp per bostad/enhet och ett belopp utifrån behovsbedömningspoäng. Det är behovsbedömningen som avgör nivån, men ersättningen grundas både på nivån och den fasta del per bostad/enhet. Fråga 5: Behovsbedömningar i bostäder med särskild service har används för resursfördelning inom Göteborg sedan 2007. Det är en samlad organisering där ett litet antal personer genomför samtliga bedömningar. För att säkra en likabedömning så lång möjligt har en grundmanual utarbetats och avstämningar kring tolkning mm sker fortlöpande. Det finns inga "fasta" bedömningsteam som gör bedömningar i respektive SDF. Samtliga behovsbedömningar görs av två personer. Samtliga "behovsbedömare" gör olika behovsbedömningar tillsammans med olika personer fördelat över hela staden. Exempel tänkt bukare.xlsx 20 2013-06-17 15:45 1. Det angivna grundbeloppet på 800 Tkr är det per år eller per månad? 2. Får leverantören grundbeloppet plus det angivna ersättningarna beroende på vilken nivå kunden befinner sig i? 3. Får leverantören grundbeloppet oavsett beläggning? 4. Kan vi få en totalsumma på vad en enhet med 6 platser skulle generera i omsättning per år om 2 kunder befinner sig i nivå 2 (2 poäng/person), 3 kunder i nivå 3 (3 poäng per person) och 1 kund i nivå 4 (5 poäng per person) 5. I er beskrivning av nivåer anges det att om en kund befinner sig i nivå 1 med 1 poäng får leverantören ca 300 tkr, och i modellkonstruktionen står det att en poäng motsvara 173 Tkr. Vi skulle vilja ha förtydligande kring detta. Hur har ni räknat fram Nivå 1 ersättningen på ca 300 Tkr? Publikt svar 2013-06-17 15:45 1.) Grundbeloppet per enhet på 800 Tkr är per år 2.) Ja ersättningen grundas på andelen av grundbeloppet per enhet + ersättning per poäng från behovsbedömningen. (Nivåerna i behovsbedömningarna som ska ligga till grund för det tillfälliga placeringsavtalet de inledande tre månaderna inkluderar både grundbelopp och belopp per poäng) 3.) Nej. leverantören får ersättning per köpt plats. 4.) 2 personer i nivå 2 poäng 2 x 2 poäng x 173 tkr...= 692 3 personer i nivå 3 poäng 3 x 3 poäng x 173 tkr = 1 557 1 person i nivå 5 poäng 1 x 5 poäng x 173 tkr...= 865 Grundbelopp per enhet...= 800 Totalt... 3 914 Sida 3 av 9
5.) Nivå 1 med 1 poäng: Beräknat på en enhet med 6 platser. Dvs grundbeloppet = 1/6 x 800 = 133 tkr. 1 poäng = 173 tkr. Ersättningen blir grundbelopp på 133 tkr + poängbelopp på 173 = 306 tkr (cirka 300 tkr) ( Observera att "nivåersättningen" gäller för tillfälligt placeringsavtal under inledande tre månader. Därefter görs en behovsbedömning och ersättningen ska grundas på personens behovsbedömda poäng och andel av grundbelopp.) 23 2013-06-17 15:25 Punkt 1.3.1.6 Kvalitetsledningssystem Här finns en fritextruta. Är det meningen att man ska beskriva något här? Publikt svar 2013-06-18 09:57 Vad vi kan se finns det ingen fritextruta vid Punkt 1.3.1.6 Kvalitetsledningssystem. Däremot finns en fritextruta i kravet ovanför Punkt 1.3.1.5 Teknisk förmåga och kapacitet och i kravet nedanför Punkt 1.3.1.7 Underleverantörer. 18 2013-06-17 15:11 Självdeklarationen av verksamheten, är det en nulägesbeskrivning eller är vi förbundna under avtalstiden att tillhandahålla allt som anges där oavsett hur brukarbehovet förändras? Publikt svar 2013-06-17 10:06 I anbudet ska det anges vilket tillstånd (lagrum) som leverantören innehar, ansökt om eller kommer att ansöka om. Detta kan inte ändras efter sista anbudsdag. Övriga uppgifter, om de inte regleras av tillståndet, kan ändras under avtalstiden. 17 2013-06-17 13:37 Vi har en fråga ang punkt 1.3.4.4.6 uppsägning av hyreskontrakt. Där står att "Uppsägning av hyreskontrakt får inte ske på andra skäl än vad hyreslagen reglerar." Vad innebär det för en situation där placeringsavtalet sägs upp men brukaren åberopar en rättighet att få bo kvar? Publikt svar 2013-06-17 10:05 Kommunens personal går in och arbetar med den enskilde tills ett nytt placeringsavtal tecknats eller den enskilde flyttar. 16 2013-06-17 13:34 en fråga gällande 1.3.4.4.7. Kvarboende "Om/ när ramavtal mellan leverantören och Göteborgs stads Upphandlings AB upphör ska leverantören åta sig att fortsätta lämna stöd och vård till de som SDF har placeringsavtal för när ramavtalet upphör. Det fortsatta stödet och vården ska vara på samma villkor som i ramavtalet." Innebär detta att när ramavtalet upphör och eventuellt fler och fler brukare flyttar ut, att vi har förbundit oss att fortsätta driva boendet även om det bara är tex en brukare kvar? Publikt svar 2013-06-17 10:06 En leverantör har rätt att avveckla sin verksamhet/företag. Placeringsavtalet har 3 månaders ömsesidig uppsägning. Om hyresgästen kan sägas upp till avflyttning Sida 4 av 9
beror på hur hyresförhållandet är reglerat mellan hyresgästen och fastighetsägaren. 19 2013-06-14 14:04 Vi har en fråga kring behovsbedömningsmodellen. Där anges att de olika situationerna har olika inbördes viktning. Vi kan inte hitta hur situationens relativa vikt räknas ut. Var kan vi läsa detta? Publikt svar 2013-06-17 15:33 Se bifogad bilaga Viktning behovsbedömningsmodellen.pdf 15 2013-06-13 14:38 Enl 1,3,4,4,1 Ersättningen skall baseras på den behovsprövningsmodell som gäller för bostad med särskild service enligt LSS i Göteborg Jag kan inte hitta denna modell, eller om den bifogats. Var kan jag hitta den? Publikt svar 2013-06-13 14:36 Beskrivningen är bifogad som en pdf-fil och heter "Bilaga 2 Beskrivning av behovsbedömningsmodell" 14 2013-06-13 12:43 I ett svar från er hänvisar ni till en bilaga som klargör ansvaret vad det gäller hälso och sjukvård i LSS upphandlingen. Hänvisningen, (bilaga Hälso- och sjukvårdsansvaret publicerad 130610.) finns inte på underlagssidan. Jag skulle uppskatta en webadress där det aktuella underlaget finns. Publikt svar 2013-06-13 08:28 Bilagan finns bifogad i svaret på fråga 10. 13 2013-06-13 12:43 Följdfråga till svar på fråga 3; "Om de uppgifter och beskrivningar som ska lämnas i anbudet är samma för de olika verksamheterna kan ett anbud för samtliga verksamheter lämnas. Det ska lämnas en självdeklaration för varje verksamhet." Om uppgifter och beskrivningar är olika, hur gör vi smidigast då - en lösning som funkar både tekniskt i verktyget och så att ni får informationen på det sätt ni vill? Publikt svar 2013-06-13 08:27 Det finns två sätt - ni lämnar ett anbud/verksamhet - ni lämnar ett anbud och där uppgifter och beskrivningar är olika kan ni bifoga filer där ni beskriver de olika verksamheterna. Det ska då tydligt framgå vilken fil som berör vilken verksamhet och vad den innehåller. Det är leverantörens ansvar att alla bilagor finns med vid anbudslämnandet. 12 2013-06-11 16:18 1.1.12. Avtalstid vid eventuell fördröjning, uppsägning samt förlängning Ramavtalet gäller från det att avtalet undertecknats av båda parter, dock tidigast vid den planerade Sida 5 av 9
avtalsstarten. För det fall ramavtal tecknas med flera leverantörer och samtliga avtal inte kunnat ingås innan den planerade avtalsstarten kan avtalstiden beträffande startpunkt komma att variera mellan olika leverantörer. Avtalet upphör dock att gälla för samtliga leverantörer, utan uppsägning, den sista dagen i den månad som infaller 24 månader efter den planerade avtalsstarten alternativt, om avtalsstarten blivit förskjuten pga. överprövning, efter att det första ramavtalets ikraftträdande. Eventuell förlängning av ramavtalet sker skriftligt enbart på initiativ av Upphandlingsbolaget. En förlängning av ramavtalets avtalsperiod kan uppgå till högst 24 månader och ske vid flera tillfällen. Maximal avtalstid är 4 år. Hur långt i förväg kommer Upphandlingsbolaget att meddela leverantörerna om att avtalet kommer att förlängas? En framförhållning på 6 månader är önskvärd. Publikt svar 2013-06-11 07:27 Upphandlingsbolagets målsättning är att meddela leverantörerna 6 månader innan avtalet löper ut 11 2013-06-11 07:30 1) Av vilken orsak skall vi momsregistrera företaget som lämnar in anbudet? 2) Definieras ett dotterbolag som en underleverantör? 3) Vilken form av miljöutbildning åsyftas under 1.3.2.4? 4) Vilket är leverantörens ansvar vad det gäller sjukvård? I avsnitt 1.3.4.6.2 står att leverantör skall erbjuda god hälso- och sjukvård. Men är inte detta landsting alternativt kommunens ansvar? Vi kan ju ombesörja transport till sjukvårdsinrättningar, provtagning och andra enklare insatser och givetvis MAS och PAS. Publikt svar 2013-06-10 08:00 1. Under 1.3.1.3 Krav på skatter och socialförsäkringsavgifter samt registrering står följande text: Leverantören ska även vara registrerad för mervärdesskatt samt inneha F-skattebevis, undantaget skattefria verksamheter. 2. Ja, om det är olika organisationsnummer 3. Dokumenterad information/utbildning till de anställda om verksamhetens miljöpåverkan och hur denna hanteras i verksamhetens miljöledningssystem. Dokumentation över att och hur de anställda informerats/utbildats skall kunna redovisas på begäran av den upphandlande myndigheten. 4. Åtagandet omfattar sådan hälso- och sjukvård som utförs av sjuksköterska, arbetsterapeut och sjukgymnast eller av personal på delegation av dessa. Se bilaga Hälso- och sjukvårdsansvaret publicerad 130610. 10 2013-06-10 15:11 1.1.7 Avgränsning Upphandlingen omfattar endast de tjänster som faller under kommunens huvudmannaansvar, om inte särskild överenskommelse mellan kommunen och annan huvudman säger annat. De icke kommunala leverantörerna är tillståndspliktiga och är huvudmän för sin verksamhet. Vänligen förtydliga vad ni avser med kommunens huvudmannaansvar i förhållande till att leverantören är huvudman för sin verksamhet. Vänligen exemplifiera när det kan vara tillämpligt med en särskild överenskommelse mellan kommunen och annan huvudman. Publikt svar 2013-06-10 15:05 Vi avser den överenskommelse som reglerar hälso- och sjukvårdsansvaret mellan Västra Götalandsregionen och kommunerna i Västra Götaland. Se bifogad bilaga Hälso- och sjukvårdsavtalet.pdf Sida 6 av 9
8 2013-06-05 14:52 1.1.12. Avtalstid vid eventuell fördröjning, uppsägning samt förlängning Eventuell förlängning av ramavtalet sker skriftligt enbart på initiativ av Upphandlingsbolaget. En förlängning av ramavtalets avtalsperiod kan uppgå till högst 24 månader och ske vid flera tillfällen. Maximal avtalstid är 4 år. Är det Upphandlingsbolaget som ensidigt beslutar om förlängning eller kan en leverantör välja att inte acceptera en förlängning? Publikt svar 2013-06-05 15:38 Det är Upphandlingsbolaget som ensidigt beslutar om förlängning. 9 2013-06-05 14:52 1.1.12. Avtalstid vid eventuell fördröjning, uppsägning samt förlängning För det fall ramavtal tecknas med flera leverantörer och samtliga avtal inte kunnat ingås innan den planerade avtalsstarten kan avtalstiden beträffande startpunkt komma att variera mellan olika leverantörer. Avtalet upphör dock att gälla för samtliga leverantörer, utan uppsägning, den sista dagen i den månad som infaller 24 månader efter den planerade avtalsstarten alternativt, om avtalsstarten blivit förskjuten pga. överprövning, efter att det första ramavtalets ikraftträdande. Anser ni att det är möjligt att förlänga avtalstiden pga. av överprövning med hänsyn tagen till Kammarrätten i Stockholm dom i mål 5609-5629-10? Publikt svar 2013-06-05 16:09 I avgörandet från Kammarrätten i Stockholm fastslogs att det inte är möjligt att förlänga ramavtalsperioden utöver 4 år för det fall nästa upphandling blir föremål för överprövning. Upphandlingsbolagets klausul för avtalstid innebär inte att ramavtalet kommer att löpa längre än 4 år, utan att den faktiska avtalstiden blir högst 4 år oavsett när avtalstiden startar. Avtalstiden förlängs med andra ord inte genom bestämmelsen, den reglerar när avtalsstart är. 7 2013-06-05 14:40 1.1.7 Avgränsning Denna upphandling omfattar inte områden där Upphandlingsbolaget har andra ramavtal Finns det befintliga avtal för av upphandlingen berörda områden som gäller efter 2014-01-01. Om så är fallet vad är det för omfattning samt vad är det för avtalstid? Publikt svar 2013-06-05 15:35 Nej 6 2013-06-04 16:10 Det ska lämnas en självdeklaration för varje verksamhet. Jag hittar inget ställe att markera för SOL 7kap 2p. Skall det vara så? Publikt svar 2013-06-04 15:13 I Självdeklarationen ska det stå SoL 7kap 1 2p. Att det i Självdeklarationen står SoL 7kap 1 3p är felaktigt. Bifogar ny Självdeklaration som ersätter tidigare bilaga. Använd "Bilaga 1 Självdeklaration, Sida 7 av 9
130604, version 2". Bilaga 1 Självdeklaration, 130604, version 2.xlsx 5 2013-06-04 12:04 En fråga gällande självdeklarationen, sidan två gällande personal. Om vi avser att lämna anbud för en nyetablerad verksamheter, ska vi då uppge hur den tilltänka arbetsgruppen ska se ut gällande utbildning och yrkeskategorier? Publikt svar 2013-06-04 15:16 Ja. 4 2013-06-03 10:53 Vi noterar att ni planerar att inte svara på frågor under perioden 21/6-30/6. Vi antar att det beror på att ansvarig person är ledig under denna period. Vi noterar också att ni planerar att besvara frågor från denna period när tiden för att ställa frågor har gått ut. Det är vår erfarenhet att det är mycket vanligt att det ställs många frågor, från många olika anbudslämnare, precis i slutet av anbudstiden. Det är också vår erfarenhet att det inte är ovanligt att det dröjer en del med svaren, då vissa frågor kan vara svåra att besvara, samt att de svar som ges ibland behöver förtydligas genom följdfrågor. Detta omöjliggörs genom planerat förfarande och riskerar att få konsekvenser så som dåligt underbyggda anbud, vilket kan drabba både anbudslämnare och upphandlande enhet och skulle i slutändan kunna leda till tex ökad risk för överprövning. Vi vill därför anhålla om att ni förlänger anbudstiden så att detta undviks genom att det finns gott om tid för följdfrågor när svaren från denna period lämnats. Publikt svar 2013-06-03 10:52 Frågan lämnas utan åtgärd. Upphandlingen är annonserad i 46 dagar vilket gör att anbudsgivarna har god tid att ställa frågor och lämna anbud. Om upphandlande myndighet bedömer att en sent inkommen fråga är så komplicerad att besvara finns möjlighet för den upphandlade myndigheten att förlänga tiden för frågor och/eller att förlänga anbudstiden. 3 2013-05-29 09:11 Om en leverantör avser att lämna in anbud för olika verksamheter inom samma område, ska vi skicka in ett anbud för respektive verksamhet då? Eller kan vi lämna in ett anbud för samtliga? Publikt svar 2013-05-31 08:20 Om de uppgifter och beskrivningar som ska lämnas i anbudet är samma för de olika verksamheterna kan ett anbud för samtliga verksamheter lämnas. Det ska lämnas en självdeklaration för varje verksamhet. 2 2013-05-28 08:26 Kan de andra kommunerna som finns uppgivna i FFU avropa platser inom ramavtalet? Publikt svar 2013-05-28 08:26 De kommuner som finns angivna i förfrågningsunderlaget kan inte avropa platser. Boendet ska vara placerad i någon av de angivna kommunerna Sida 8 av 9
1 2013-05-28 08:23 Det framgår i FFU att Upphandlingen omfattar endast avropare i Göteborg stad. Innebär det här att ingen annan kommun kan avropa platser i ramavtalet? Publikt svar 2013-05-28 08:23 Svar: Ja Sida 9 av 9