Anbud Gävle Detta dokument är en förkortad version av Frösundas inlämnade anbud för de sex gruppbostäderna i Gävle. Först beskrivs den verksamhetsidé som vi ska genomföra under kontraktsperioden. Sedan presenteras Frösundas åtaganden i de utvärderingskriterier för god kvalitet, vilka utgjorde grund för tilldelningen. Vi lyfter även fram de roller och ansvarsområden som beskrivs i anbudet. Avslutningsvis presenteras kontaktuppgifter till relevanta personer på Frösunda. Verksamhetsidé: Centrum för kognition och teknik Vi kommer att låta verksamheterna utgöra ett Centrum för kognition och teknik inom vår organisation. Satsningen innebär att vi åtar oss att genomföra ett antal aktiviteter och kompetenshöjande insatser kring kognition och kommunikation med stöd av tekniska hjälpmedel. Vi är övertygande om att förståelse och ny kunskap gällande kundernas förutsättningar i kombination med tekniska hjälpmedel kan öka möjligheterna att leva ett liv med högre livskvalitet. Satsningen omfattar bland annat: Att verksamhetschef och biträdande verksamhetschef kommer att få ledande roller i satsningen. Dessa medarbetare kommer att ha avsatt tid för att arbeta med satsningen. Tillsammans utgör de projektledningsgrupp för satsningen. Att samverkan sker kontinuerligt med Frösundas centrala avdelning för Koncept & Innovation för att ta del av erfarenheter, arbetssätt och omvärldsbevakning inom området. Under det första avtalsåret genomförs en analys av verksamheten utifrån kundernas behov, medarbetarnas kompetens och boendemiljöns förutsättningar. Det innebär vidare en grundläggande kartläggning av individuella behov, en professionell bedömning kring innovativa lösningar för varje kund samt tillgodoseende av särskild kompetens kring teknikstöd i medarbetarstyrkan. Utifrån analysen genomförs under det första avtalsåret en riktad utbildning till samtliga medarbetare, omfattande tre tillfällen, utifrån behovsanalys. Utbildningsinsatserna kan exempelvis komma att innefatta grundläggande kognitionskunskap, grundläggande tekniska hjälpmedel, lämpliga arbetssätt med de tekniska hjälpmedel som köps in till verksamheterna, med mera. Kompetenshöjande insatser inom ramen för satsningen sker sedan löpande under hela avtalsperioden med kontinuerlig kompetensutveckling, minst två tillfällen per år, av medarbetarna och löpande handledning genom kognitionsombudet. Efter att projektet initierats, åtar vi oss att kontinuerligt samverka med Gävle kommun, Omvårdnad Gävle och Enheten för daglig verksamhet (EDV) för att skapa utrymme för kunskapsutbyte- och överföring till verksamheter i kommunens regi. För att kontinuerligt utbyte ska kunna ske kommer vi föreslå och bjuda in berörda personer på kommunen för en årlig samverkansdag. Under dagen kan medarbetare från verksamheterna berätta om vad som skett under året, framgångsrika exempel och lärdomar.
Utvärderingsområde: Kund Implementera Frösundas värderingar respekt, engagemang och nyfikenhet, bland annat genom att på varje enhet utse värderingsledare med särskild kompetens kring bemötande och etiska frågor. Inom tolv månader ge alla medarbetare grundläggande kompetens inom kognition och teknikstöd genom en riktad utbildningsinsats om tre tillfällen. Fortbildning sker sedan löpande. Utse biträdande verksamhetschef till kognitionsombud. Denne erhåller utökad kompetens inom kognition, kommunikation och teknikstöd samt har ansvar för att informera om och handleda i frågor kring hjälpmedel och stöd. Utse ett aktivitetsombud på varje enhet, för att skapa ett strukturerat arbete kring meningsfulla aktiviteter. Ombudet ansvarar även för att boendemiljön är utformat på ett sätt som är begriplig och uppmuntrar till självständighet samt för att varje månad, tillsammans med verksamhetschef, följa upp bemanningen kring aktiviteter. Fyra gånger om året anordna aktivitetsråd med särskilt fokus på aktivitetsaspekten, där diskussion om kommande och genomförda aktiviteter sker. Rådet leds av aktivitetsombudet och utgörs i övrigt av hälsocoach, intresserade kunder och närstående. Erbjuda träning på att resa kollektivt, s.k. reseträning. Enhetsvis utse ett läsombud och upprätta en prenumeration på nyhetstidningen 8 sidor. Varje vecka erbjuda individuell tid tillsammans med kontaktmannen samt individuella och gemensamma aktiviteter i och utanför verksamheten. På varje enhet utse ett måltidsombud med särskilt ansvar för kost och måltider. De medarbetare som saknar grundläggande kunskap kring kost och hälsa genomgår Frösundas utbildningar i livsmedelshygien, konsistensanpassad mat, mat vid diabetes och allmänna kostråd. Om utökat behov finns gör dietisten verksamhetsanpassad utbildning utifrån gruppbostadens/kundens speciella behov. Anordna måltidsråd fyra gånger per år, där önskemål och förslag på förbättringar tas upp. I råden deltar verksamhetschef, måltidsombud, hälsocoach och de kunder/närstående som är intresserade. Varje månad anordna en hälsodag. Dagen planeras i dialog med vår dietist och kan innehålla tipspromenader, föreläsningar, studiebesök och hälsosam mat. Använda appen MatGlad, vilket utgör en bank av bilder, recept, inköpslistor och vägledningar anpassad till målgruppen. För att möjliggöra användandet av appen och andra liknande hjälpmedel, kommer en surfplatta köpas in till varje enhet. Föreslå en kontaktman utifrån den enskildes intressen och personlighet samt låta denne ha det övergripande ansvaret för kundens omsorg. Kontaktman har även en ersättare, så att kontinuiteten upprätthålls under semestrar och annan frånvaro. Den enskilde har alltid rätt att byta kontaktman. Erbjuda minst två timmars individuell tid tillsammans med kontaktmannen i veckan. Varje månad erbjuda uppföljning med den enskilde samt ev. närstående/företrädare. Vid tillfället följer kontaktmannen upp hur kundens insatser fungerat. Genomförandeplanen revideras vid behov. Vid frånvaro av medarbetare i första hand arbeta med passbyten mellan ordinarie medarbetare. I andra hand vänder vi oss till den vikariepool som kommer finnas för verksamheterna, där samtliga vikarier är introducerade och väl kända i respektive boende. Anordna vikarieträffar med uppdatering av information kring kunder och arbetssätt två gånger per år. Här kan vikarierna även lyfta frågor kring sitt arbete. Verksamhetschefen, någon från ordinarie medarbetarstyrka samt gärna någon från kommunens HSL-personal medverkar. Två gånger per år bjuds medarbetarna i vikariepoolen vidare in till enhetens verksamhetsmöten. Allokera särskilda resurser till säkerställande av bemanningskontinuitet, genom att låta biträdande verksamhetschef stötta verksamhetschefen i bemanningsfrågor. Han eller hon arbetar nära kunderna i verksamhetens ordinarie personalstyrka och har därmed god kännedom om de enskildas behov och medarbetarnas förutsättningar.
Erbjuda personalförmåner såsom friskvårdsbidrag, företagshälsovård, goda avtalsvillkor reglerade i kollektivavtal och fortlöpande kompetensutveckling, för att säkerställa att Frösundas medarbetare trivs i företaget. Vi genomför vidare årliga och omfattande medarbetarundersökningar samt lägger stor vikt vid arbetsmiljöarbete. Utvärderingsområde: Ledarskap Tillsätta en verksamhetschef som tjänstgör 100 %. Verksamhetschefen kommer att vara fysisk på plats ca 1-2 dagar i veckan per gruppbostad för att utöva ledarskap och handleda i det dagliga arbetet. Då verksamhetschefen inte är på plats ska denne finnas tillgänglig via telefon och mail under kontorstid. Utanför kontorstid finns krishantering som personalen kan vända sig till. Att säkerställa att verksamhetschefen har rätt förhållningssätt och kompetens genom en noggrann rekryteringsprocess. Säkerställa rätt förhållningssätt hos verksamhetschefen genom Frösundas kundorienterade chefsprogram. Programmet utgör kärnan i hur vi arbetar med kompetensutveckling för våra chefer och är uppdelat i tre nivåer. Att verksamhetschefen minst en gång i månaden håller verksamhetsmöten med medarbetarna och minst en gång i kvartalet delta på de forum för delaktighet som erbjuds kund (husmöten, kostråd, aktivitetsråd) samt vid varje arrangerad närståendeträff, vilka sker minst två gånger per år. Tillsätta biträdande verksamhetschef som fungerar som ledare i det dagliga arbetet tillsammans med de övriga medarbetarna. Medarbetaren ska ha adekvat utbildning och erfarenhet av verksamhetsområdet och målgruppen. Meriterande är även kunskap och erfarenhet av kognitionsoch teknikstöd. Att biträdande verksamhetschef även verkar som värderingsledare vid gruppbostaden. Den enskilt viktigaste uppgiften är att vara förebild i det dagliga arbetet utifrån ett bemötande- och värderingsperspektiv samt utgöra ett stöd för verksamhetschefen i värdegrundsarbetet. Värderingsledarna genomgår en intern utbildning vars syfte är att ge konkreta verktyg i värdegrundsarbetet. Fastslå scheman för när verksamhetschef finns tillgänglig på gruppbostaden och, vid frånvaro, vem som är ställföreträdande. Verksamhetschefens arbetstid ska vara förlagd under dagtid och under en eftermiddag/kväll (mellan förslagsvis 17.00-19.00) i månaden då gruppbostaden har drop-in-tider för närstående. Schema och drop-in-tider meddelas via månadsbrev. Vid ett övertagande kommer verksamhetschefen få adekvat stöd av vårt uppstartsteam vilka leder arbetet och utgör stöd under tiden för övertagandet. Arbetet följer en handlingsplan som är utarbetad för att bytet av utförare ska ske med stor respekt för kunderna och så att det inte medför några brister i verksamheten. I de olika utmaningar som verksamhetschefen kan stöta på utgör Frösundas centrala stabsfunktioner (HR, Kvalitet, Ekonomi och IT samt Marknads- och affärsutveckling) ett tryggt och bra stöd.
Utvärderingsområde: Kompetens Använda oss av Frösunda komptensparaply för handledning och kompetensutveckling. Det består av tre komponenter; 1) Frösundaakademin är företagets utbildningsavdelning. Akademins breda kursutbud erbjuds verksamhetsnära, webbaserat eller i klassrumsformat. 2) Mobila teamets syfte är att stötta våra verksamheter genom handledning, utbildning, förändringsarbete och utvecklingsprojekt. Teamet består dels av ett antal kvalitetsutvecklare med expertkunskaper inom området och dels ett nätverk av medarbetare ute i våra verksamheter vars kunskaper går att överföra till andra verksamheter. 3) Externa utbildningsinsatser köps in vid behov. Att upprätta verksamhetsgemensam och individuella kompetensutvecklingsplaner, vilka följs upp och revideras årligen. Att verksamhetschefen finns tillgänglig för verksamhetsnära handledning minst en till två dagar i veckan. Tillhandahålla varje arbetslag gemensam handledning av verksamhetschef eller biträdande verksamhetschef minst en gång i månaden, eller oftare vid behov. Tillse att förutsättningar finns för en organiserad och verksamhetsnära handledning av beställarens legitimerade personal. Att arbeta med mål- och ansvarsbeskrivning för varje yrkesroll samt anpassad kompetensprofil vid rekrytering. Alla medarbetare genomgår ett obligatoriskt introduktionsprogram innefattande relevant information om Frösunda, verksamheten, yrkesrollen, regelverk etc. Inskolning av nya medarbetare om fem tillfällen bredvid gång för upprätthållande av god omsorgskontinuitet. Ge verksamheternas medarbetare minst fyra utbildningstillfällen per år, anpassat till verksamhetens behov. Utbildning kan ske via Frösundaakademin, med stöd av Mobila teamet eller via externa insatser. Årligen följa upp och revidera kompetensutvecklingsplaner vid mål- och utvecklingssamtal med verksamhetschef. Utvärderingsområde: Ledningssystem (riskanalys och egenkontroller) För att tillse att verksamheten systematiskt arbetar med förbättring och utveckling inrättas ett kvalitetsråd. Rådet utgörs av ett antal medarbete som har till uppgift är att analysera rapporterade förbättringsförslag, avvikelser, klagomål och synpunkter samt implementera förbättringsåtgärder. Kvalitetsrådet ansvara för arbetet med att bedöma och analysera risker i verksamheten. Rådet sammanträder fem gånger per år och på varje verksamhetsmöte finns en punkt där rådet förankrar och följer upp det planerade förbättringsarbetet. Medarbetare från kvalitetsavdelningen deltar i rådet minst en gång per år Att identifiera och analysera risker görs objektivt utifrån alla verksamhetens områden men utgår även ifrån rapporterade avvikelser i verksamheten och planerade förändringar, exempelvis inför sommarledigheter, inflyttning av ny kund eller längre, planerad utflykt. Riskanalyserna dokumenteras i vårt digitala ärendehanteringssystem och finns därmed tillgängligt för central analys och uppföljning. Arbeta med lokal egenkontroll. Verksamhetschefen ansvarar för att två gånger/år utföra egenkontroll av verksamhetens kvalitet. Rapportering sker genom Frösundas digitala ärendehanteringssystem och utförs enligt checklistor. Arbeta med kollegial kontroll. Verksamhetscheferna får till uppgift att granska en kollegas verksamhet utifrån förbestämda områden enligt en checklista.
Genomföra kundundersökningar. Undersökningarna är en grundpelare i Frösundas arbete för att säkerställa målet om minst 90 % kundupplevd kvalitet och nöjdhet. Undersökning genomförs minst en gång/år med kunder, beställare och närstående. Vidare träffar VD och affärsområdeschef fyra gånger/år fokusgrupper med kunder från affärsområdet. Genom träffarna får de direkt ta del av synpunkter och kan säkerställa att de beslut som företagsledningen fattar implementeras i verksamheterna. Roller och ansvarsområden Roller i verksamheterna Verksamhetschef, 2 st. Biträdande verksamhetschef, en på varje enhet. Vårdare Ansvarsområden i varje verksamhet Kontaktman och vice kontaktman Övergripande ansvarig för kundens dagliga omsorg Aktivitetsombud Ansvarig för planering av gemensamma aktiviteter Måltidsombud Ansvarig för måltidssituationen och planering av gemensamma måltider Läsombud Ansvarig för att tillgängliggöra information och nyheter Hälsocoach Ansvarig för hälsofrämjande arbete Dokumentationsstödjare Stöd i dokumentation Värderingsledare (tillika biträdande verksamhetschef) Stöd i värdegrundsarbetet och beteendediskussioner Kognitionsombud (tillika biträdande verksamhetschef) Ansvarig för utvecklingsprojektet och för handledning inom ramen för detta.