Årsrapport GBP 2013 Inledning Från och med 1 januari 2013 började Gemensam byggprocess, GBP, att gälla för de husbyggande organisationerna i Göteborgs Stad och från och med den 1 april för de anläggningsbyggande organisationerna. Detta innebär att alla berörda organisationer skall tillämpa de krav som finns avseende byggprocessens genomförande i Göteborgs Stad. För att möjliggöra detta har berörda organisationer fått information om och utbildning i både GBP-konceptet och tillhörande dokumentdatabas. Under första delen av 2013 har 29 utbildningstillfällen genomförts, vilket innebär att cirka 640 personer har informerats/utbildats. Arbetet med att planera och genomföra utbildningar och informationstillfällen för berörda personer har framförallt upptagit första halvan av året. Övrigt arbete och övriga aktiviteter som har ägt rum under verksamhetsåret 2013 finns beskrivet nedan. Aktiviteter och arbetet under 2013 En ny projektmodell för GBP har tagits fram och införts För att möta behovet av en projektmodell för uppdrag och projekt av mindre komplex karaktär har processledningen tagit fram GBP Light. Framtagandet och implementeringen ägde rum under vår och sensommar och lanseringen skedde den 30 september. Samordning och utvecklingsarbete tog mycket tid i anspråk, främst från den biträdande projektledaren och databasförvaltaren. Täta möten med arbetsgruppen och referensgruppen för GBP Light samt databasleverantören ägde rum. I samband med lanseringen har behovsbaserade utbildningar planerats och tagits fram och fyra utbildningstillfällen har genomförts. Därmed har ca 200 personer informerats om GBP Light och fått utbildning i att hantera verktyget för att ta fram anpassade egenkontroller. För att få återkoppling på utbildningsinsatserna för GBP Light har processledningen tagit fram en utvärderingsenkät som deltagarna har fått fylla i vid varje informationstillfälle. Uppföljningssamtal med organisationerna För att följa upp hur organisationerna har lyckats med att inarbeta GBP i sina rutiner har uppföljningsmöten hållits med kontaktpersoner och andra nyckelpersoner från verksamheterna. Processledningen har under året haft 13 uppföljningsmöten. Samtliga husbyggande organisationer är klara. Samtal med återstående anläggningsbyggande organisationer har bokats in och kommer att hållas i början av 2014 och vara avslutade i slutet av februari. Uppföljningssamtalen har genomförts dels i syfte att stötta organisationerna i sitt arbete med att integrera GBP i sitt arbetssätt och dels för att processledningen ska få återkoppling på sitt arbete. Gemensam byggprocess 1(10)
Revidering av innehållet i GBP har påbörjats Arbetet med att revidera innehållet i GBP startade under hösten. Då organisationerna har haft svårt att avsätta resurser till revideringsarbetet har processledningen bedrivit revideringsarbetet i större utsträckning än vad som var tänkt från början. Samtliga arbetsgrupper utom gruppen Upphandling, avrop och inköp har därför fungerat som referensgrupper. Under senhösten 2013 fokuserades på att utveckla, förtydliga och komplettera anvisningen till beställningsblanketten. För att få synpunkter på reviderat material har processledningen tagit hjälp av arbetsgruppen Ledning, styrning och kontroll som har fungerat som en referensgrupp till processledningen. Arbetsgruppen Upphandling, avrop och inköp har under hösten reviderat mallen för gemensamma AF-skrivningar. Processledningen har varit närvarande på gruppens möten, vilka har ägt rum med cirka två till tre veckors mellanrum. Mellan mötena har processledningen jobbat med att ta fram förslag på en enklare hantering av stödprocessen Upphandling. Även korrigeringar av stavfel i dokument, framförallt i anvisningstexter, har gjorts. En gemensam workshop för samtliga arbetsgrupper hölls i slutet av december för att dels informera om höstens arbete med en ny beställningsanvisning och det arbete som utförts av arbetsgruppen Upphandling, avrop och inköp och dels för att i workshopform förbereda det revideringsarbete som skall genomföras avseende de övriga delprocesserna under 2014. Processledningen har agerat diskussionspartner till deltagande organisationer Utöver uppföljningssamtal har processledningen varit diskussionspartner till flera organisationers egna utvecklingsarbete. Då många förvaltningar och bolag ser över sina egna system och rutiner som en följd av implementeringen av GBP och andra pågående utvecklingsprocesser i Göteborgs Stad har ett behov av att diskutera krav och tillämpningar samt rent allmänna utvecklingsfrågor relaterat till byggprocessen uppstått. Med vissa av organisationerna har processledningen haft återkommande diskussioner. I de flesta fall har det funnits ett behov av att diskutera om beställningsrutiner motsvarar de krav som ställs i GBPs uppdrags- och projektbeställning samt att definiera vilka roller som kan finnas i ett uppdrag/projekt. Förändringar och nyheter i GBP-databasen Kontrakt med databasleverantör klart i januari Upphandling enligt LOU av ett dokumenthanteringssystem, kallat GBP databasen, som startade förra året blev klar och kontrakt med nuvarande databasleverantör skrevs i januari. Uppdateringar av databasen skedde i juni. Gemensam byggprocess 2(10)
Nya funktioner i databasen Nya funktioner har installerats i och med den nya databasen men det mesta arbetet låg i att öka användarvänligheten och säkerheten i databasen. I och med framtagandet av den enklare projektmodellen GBP Light har en ny funktion tillkommit i databasen. Den ger tillgång till det formulär som används för att skapa anpassade egenkontroller. Även en funktion för att visa processkartor för de olika delprocesserna med tillhörande dokument har tillkommit. En mobilapp som kompletterar GBP-databasen har tagits fram I samband med konfigurationen av den nya databasen lät vi installera en app, vilken gör det möjligt att läsa bland annat anvisningar via mobiltelefon. Diskussioner med databasleverantören om framtida utveckling Processledaren och systemförvaltaren har haft ett flertal diskussioner med databasleverantören angående utvecklingen av databasen. I slutet av året träffade hela processledningen leverantören för att diskutera olika scenarier avseende vilket IT-stöd GBP kommer att ha behov av i framtiden. För att få ut så mycket som möjligt av mötet hade processledningen en förberedande workshop på hemmaplan. Arbete med att integrera databasen med organisationernas IT-system har påbörjats. Under hösten har en samverkan med de deltagande organisationernas IT-ansvariga tillsammans med huvudanvändare och kontaktpersoner inletts för att informera om möjligheten att skapa en integration mellan organisationernas egna IT-system för hantering av projektdokumentation och GBP:s databas. Syftet med integrationen är att ge användarna möjlighet att komma åt GBP:s dokument genom den egna organisationens system. Inledande samtal har hållits med respektive organisation, för att se vilket intresse som finns för en eventuell fortsatt samverkan för att skapa en integration mellan systemen. För ytterligare data avseende databasen, se bilaga 1. Övriga händelser under året Informationsmöte för förvaltningschefer och bolagsvd:ar I september samlade processledningen, tillsammans med processägaren, de 25 förvaltnings- och bolagscheferna som från och med 2013 ska tillämpa GBP till ett möte. 2011 hölls ett liknande möte och det bestämdes då att en uppföljning skulle äga rum två år senare. Syftet var att informera om utvecklingen sedan mötet 2011 och om var i processen GBP befinner sig i nuläget. Processledningen och processägaren ville även lyfta fram vikten och behovet av att de deltagande organisationerna är aktiva i arbetet med att implementera de nya rutiner som GBP innebär samt säkerställa ett fortsatt engagemang i utvecklingen av GBP. Processledningen informerade även om GBP Gemensam byggprocess 3(10)
Light och databasen för GBP. Representanter från nästan alla organisationer som är berörda av GBP deltog, totalt ca 35 personer. Kravnivåerna på vissa dokument har ändrats Kravnivån på beställningsblanketten samt egenkontrollen för upphandling har genom Styrgruppsbeslut ändrats från tvingande nivå, röd, till frivillig kravnivå, gul. Detta innebär att organisationerna får använda egna dokument, så länge dessa uppfyller de krav som ställs i GBP. Länkar har lagts till i egenkontrollerna Användarna har länge efterfrågat en enklare navigering av dokumenten i databasen och har önskat att aktiviteterna i egenkontrollerna ska vara länkade direkt till anvisningstexterna. Under december skapade processledningen länkar till samtliga 199 aktiviteter, vilket innebär att användarnas efterfrågan har tillgodosetts. Kanaler för att få ut information om nyheter m.m. Förutom att hålla informationstillfällen och utbildningar har processledningen kommunicerat information, nyheter och förändringar genom regelbundna informationsbrev samt genom uppdatering av webbsida. Under året har fem informationsbrev skrivits och skickats ut till berörda personer. Webbsidan har uppdaterats kontinuerligt. Riktad information om GBP har tagits fram GBP har i januari 2014 varit gällande i ett år. Då det är sannolikt att GBP kommer att granskas i samband med verksamhetsrevisioner har ett underlag avsett för verksamhetsrevisorerna tagits fram. Arbetsutskottsmöten och styrgruppsmöten har ägt rum Utöver ovan nämnda arbete har processledningen förberett och närvarat vid ordinarie arbetsutskottsmöten och styrgruppsmöten, vilka har ägt rum sex gånger per år. Administration och ekonomi tillhörande processledningen har skötts. Övrigt Förutom ovanstående aktiviteter har en mängd mindre möten, diskussioner, produktion av dokument, kontakt med intressenter, omvärldsbevakning etc. genomförts avseende GBP i Göteborgs Stad. Verksamhetens organisation för 2014-2015 klar Nyrekrytering har gjorts och anställningsformer har ändrats Processledningen är en liten grupp och har periodvis haft svårt att hinna med att både utföra arbetet med att utveckla GBP samt att vara diskussionspartner till de deltagande organisationerna. Gruppen har inte heller haft någon medarbetare med erfarenhet från anläggningsfrågor. Under hösten har därför en rekryteringsprocess genomförts. Rekryteringen blev klar i oktober och processledningen har nu ytterligare en biträdande processledare, med erfarenhet från anläggningsbyggande verksamheter. De två tjänster, databashandläggare och processhandläggare, som tidigare varit projektanställningar har övergått till tillsvidareanställningar. Organisationen för Gemensam byggprocess 4(10)
processledningen är därmed satt för åren 2014-2015 och består av fem tillsvidareanställda personer. Kommunikatör Jenny Lööf lämnade under 2013 processledningen för ett nytt arbete på Lokalförvaltningen. Planering för fortsatt arbete Beslut om verksamhetsinriktning I samband med Styrgruppsmötet i juni fattades ett beslut om inriktningen på arbetet 2014-2015. Detta beslut ligger som grund för verksamhetsplanen för 2014 och var utgångspunkten för den organisation som GBP processledning har vid ingången till 2014. I och med detta är indirekt också en ram för budget och omfattning på verksamhet satt. Dagar för verksamhetsplanering För att planera nästa års arbete hade processledningen i början av november två planeringsdagar. En detaljplanering för arbetet fram till nästa halvårsskifte gjordes samt att en ramplanering för nästa höst sattes. En tidplan skapades där samtliga inplanerade aktiviteter för nästa år lades in. Avslutande kommentar GBP arbetet är en drivkraft för utvecklingen av byggprocessen i Göteborgs Stad. Processledningen är en resurs i detta arbete. Hur långt vi når och hur effektivt stadens byggande organisationer når de mål som är satta genom beslutet om GBP avgörs av engagemang, vilja och tillgänglig tid från alla inblandade. GBP är ett gemensamt arbete för Stadens byggande aktörer där processledningen avser att vara stöd, drivkraft, samordnare och ledande. Claes Johansson Processägare GBP Göran Lindahl Processledare GBP Gemensam byggprocess 5(10)
Bilaga 1. Fakta GBP Databas Totalt finns det 1050 användare. Totalt antal inloggningar 11 504 (OBS Detta är lite missvisande då Förvaltningar inte loggas på antalet inloggningar eftersom de har direktinloggning) Organisation Antal användare Summa för antal inloggningar Inloggningar/användare Bostadsbolaget 11 194 18 Egnahemsbolaget 24 77 3 Familjebostäder 45 333 7 Fastighetskontoret 34 220 6 Framtiden 4 5 1 GBP 83 3322 40 GotEvent 3 2 1 Grefab 6 1 0 Gryaab 19 92 5 Gårdstensbostäder 13 88 7 Göta Lejon 3 8 3 Göteborg Energi 221 991 4 Göteborgs Hamn 51 228 4 Göteborgslokaler 23 82 4 Higab 18 161 9 Idrott- och förening 13 118 9 Kretslopp och vatten 79 594 8 Liseberg 10 108 11 Lokalförvaltningen 120 2908 24 Lokalsekretariatet 4 21 5 Park- och natur 41 98 2 Parkeringsbolaget 17 278 16 Poseidon 44 475 11 Renova 24 158 7 Stadsledningskontoret 2 0 0 Trafikkontoret 95 376 4 Upphandlingsbolaget 12 73 6 Älvstranden 27 493 18 Gemensam byggprocess 6(10)
Antal dokument i databasen av olika typer Antal dokument i db av olika organisationer Missvisande dock för de dokument som finns både i Light och standard redovisas dubbelt. Gäller endast GBP. Rätt antal för GBP=311 dokument Gemensam byggprocess 7(10)
Antal dokument i delprocesserna (GBP) Missvisande dock för de dokument som finns både i Light och standard redovisas dubbelt. Gäller endast GBP. Rätt antal för GBP=311 dokument Mest lästa Publiceringsdatum Antal läsningar Uppdrags- och projektbeställning Anvisning 2013-11-28 1672 Avtal kund Anvisning 2013-09-09 294 Projektorganisation Anvisning 2013-02-18 259 Kommunikationsplan Anvisning 2013-02-18 252 Kontroll av resurser Anvisning 2013-02-18 247 Upphandlingsstrategi Anvisning 2013-11-12 238 Upphandling alternativt avrop av resurser Anvisning 2013-02-22 237 Arbetsmiljöplan Anvisning 2013-02-22 222 Kvalitetsplan Anvisning 2013-02-22 211 Bas-U Anvisning 2013-11-12 206 Risk- och konsekvensanalys Anvisning 2013-11-12 202 Gemensam byggprocess 8(10)
Minst lästa Byggprocess GBP Processkarta 0 El/data/transport/styr/övervakning/utredning/system Exempel 1 Trafikkontorets AF-mall för generalentreprenad Mall 1 Riskintressen och militära intressen Exempel 2 Tomtarea Exempel 2 Verksamhetsbeskrivning Exempel 2 Verksamhetens funktionskrav Exempel 2 Gestaltningsprinciper Exempel 2 Planering Processkarta 2 Projects Processkarta 3 Teknisk försörjning Exempel 3 Trafik/kommunikationer Exempel 3 Underhålls- och driftkrav Exempel 3 Verksamhetens underhålls- och driftkrav Exempel 3 Processfliken Byggprocessen GBP Processkarta 3 Anvisningar Publiceringsdatum Antal läsningar Inneklimat Projektering Anvisning 2013-04-08 17 Inneklimat Anvisning 2013-04-08 18 Uppföljning och verifiering av miljö- och energiprestanda Anvisning 2013-06-07 19 Marknadsanalys/produktanalys Anvisning 2013-02-22 21 Programskisser/trafikförslag Anvisning 2013-02-22 22 Förutsättningar för brukarnas avfalls- och kemikaliehantering Projektering Anvisning 2013-04-09 22 Tagit del av "Information under garantitiden" Anvisning 2013-02-18 22 Gemensam byggprocess 9(10)
Kunskaps- och erfarenhetsåterföring från objektet Anvisning 2013-02-18 22 Uppdatera samlingskartverket (anläggning) Anvisning 2013-02-22 24 Gemensam byggprocess 10(10)