Delårsrapport jan-aug 2008 Informationscentrum

Delårsrapport jan-aug 2008 Informationscentrum Vision MEDBORGAR FÖRNYELSE PROCESS MEDARBETAR EKONOMI PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET Strategier Framgångsfaktorer Nyckelindikatorer Handlingsplaner

Innehållsförteckning Enhetschefens reflektion 3 Styrkortsuppföljning, verksamhet och resultat 4 MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET... 5 FÖRNYELSEPERSPEKTIVET... 6 PROCESSPERSPEKTIVET... 7 MEDARBETARPERSPEKTIVET... 7 EKONOMIPERSPEKTIVET... 8 Bilagor HELÅRSBEDÖMNING RESULTATRÄKNING MM 2

Till Landstingsstyrelsen ENHETSCHEFENS REFLEKTION Informationscentrums uppdrag har följs i stort sett enligt planeringen. Vårdförbundets strejk under våren tog mycket kraft och hanterades bland annat med hjälp av en portal på webbplatsen, annonsering och samordning av information. Intresset i landstinget för att arbeta aktivt med webben både som ett verksamhetsverktyg och i patientarbetet, har ökat kraftigt under året, vilket märks genom en allt större efterfråga på råd och stöd i webbfrågor. En ny arbetsmodell för webbarbetet har införts med en snabb helpdesk och ett nyhetsblad för alla som arbetar med webbpublicering. Ett bättre utbildningsstöd i form av ett webblaboratorium och en Lisa-dag har planerats och ska genomföras i höst. Utvecklingen av ett nytt, mer individanpassat intranät har påbörjats. Den nya förstasidan på landstingets webbplats lio.se, som sjösattes hösten 2007, har tagits väl emot och utvecklingen av patientnytta och nya tjänster fortsätter, bland annat med möjligheten att boka TeleQ-tid, beställa klamydiatest samt ge synpunkter och klagomål på webbplatsen, kopplat till landstingets avvikelsesystem. I övrigt har fokus kommunikationsmässigt varit på landstingets ansträngda ekonomi. Hanteringen av pressfrågor, nyhetsförmedling och rapportering av beslut och händelser har tagit stort utrymme och fungerat väl. Andra kommunikationsinsatser under året är exempelvis upphandlingen i Motala, där Informationscentrum deltog i planering och kommunikation, kapacitetsplanering, den nya patientdatalagen, patientsäkerhetsfrågor och US framtid och vision. 3

STYRKORTSUPPFÖLJNING, VERKSAMHET OCH RESULTAT Chefen - den viktigaste kommunikatören Landstinget som organisation måste hela tiden nå ut med olika typer av budskap till olika målgrupper. Det kan handla om politiska beslut, förändringar i verksamheten, tillgänglighet eller kanske om hur landstinget presterar i jämförelse med andra landsting. Vi har en verklighet som gör att en del budskap är svåra att förmedla, att förklara och skapa förståelse för. Vi ska också ge fakta om vilket utbud vi har, öppettider, rättigheter samt säkerställa att invånarna känner sig trygga med den vård som bedrivs. De här frågorna arbetar Informationscentrums medarbetare med dagligen. I landstinget har över 10 000 människor sin arbetsplats den gemensamma interna informationen är oerhört viktig, men allra viktigast för kommunikationen är chefen. Hans eller hennes kommunikativa förmåga är många gånger avgörande för om målen ska uppnås eller inte. Många organisationer arbetar aktivt med att stärka chefens kommunikativa förmåga. Under 2008 planeras och inleds ett arbete i landstinget för att göra just detta. Det ställer nya krav på kompetens och förmåga hos alla dem som ska delta i det arbetet. Webben allt viktigare Landstingets webbplats och intranätet Lisa fortsätter utvecklas och möjligheterna blir fler. Intranätet är en arena för information, kommunikation, debatt och tjänster men även ett verktyg i arbetet. Allt fler medarbetare ser nyttan med webben och att patienterna kommer den vägen och efterfrågar information och tjänster. Stärka den planerade kommunikationen Landstinget i Östergötlands informations- och kommunikationsverksamhet står sig bra i relation till andra landsting och regioner, speciellt när det gäller snabb information/kommunikation. Vad som behöver utvecklas är den planerade kommunikationen. Vi behöver hålla i frågorna, vara uthålliga och arbeta mer aktivt med färre ämnen i taget och en tydligare målgruppsanpassning. 4

MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET Informationscentrum följer landstingsledningens styrkort. Därmed finns inte nyckeltal för alla strategier. I övrigt styrs Informationscentrums arbete av dokumentet Riktlinjer för kommunikation. De ämnen som varit i fokus för uppmärksamhet/aktiviteter under januari-augusti 2008 är: - Landstingets ekonomiskt ansträngda läge - Pressfrågor och nyhetsförmedling av beslut och händelser - Vårdförbundets strejk - Patientsäkerhet - US framtid och vision - Upphandlingen vid lasarettet i Motala - Webbutveckling med inriktning patientnytta Bedömning av måluppfyllelse Kommunikation kring landstingets ekonomiska läge är svår då detta handlar om många olika faktorer inte bara ett informationsproblem utan också ett pedagogiskt problem. När de ekonomiska förutsättningarna sätter gränser i vården kan det upplevas som ett tillfälligt problem. Ekonomin är en lika viktigt förutsättning som kompetens och tillgång till lokaler, utrustning och personal. Kommunikationen kring ekonomin bör präglas av saklighet och vara tydlig och konsekvent i alla led, både internt som externt. Denna tydlighet finns i stora delar men kommuniceras i interna linjer och i media på ett sätt som ändå skapar viss otydlighet. Det finns utrymme för förbättringar i kommunikationen när det gäller detta område. Kommunikation kring patientsäkerhet och upphandlingen vid Lasarettet i Motala har fungerat mycket bra. Samma gäller det dagliga snabba informationsflödet. En utvärdering har genomförts av informationen i samband med vårdförbundets strejk. Den visar att informationen fungerat bra, men att uppdateringar kunde ha skett mer frekvent på webben. Det var också svårt att nå ut till alla berörda via annonsering då det ibland förekom tveksamheter kring strejkvarsel, delar av varsel drogs tillbaka etc. Utvecklingen av US framtid och vision där Informationscentrum stöttar med exempelvis webbsidor och framtagande av underlag till broschyr, har tagit längre tid än beräknat och har ännu inte slutförts. Webbutvecklingen har framskridit som beräknat, aktiviteten har höjts och utbudet av stöd ökat. 5

FÖRNYELSEPERSPEKTIVET Ett nytt introduktionsprogram för nyanställda, som tagits fram i samarbete med HRfunktionen, genomfördes under våren och togs väl emot. Till detta har bland annat en film gjorts som ska visa mångfalden i verksamheter inom organisationen. Ledardagen som planerades ske i april fick ställas in på grund av strejken och kommer istället att äga rum i höst, med fokus på chefen och dennes kommunikationsansvar. Detta är ett viktigt utvecklingsområde i den interna kommunikationen. Här planeras också för ett mer direkt, individanpassat stöd till chefer i kommunikationsfrågor, som ska provas i höst. En stor satsning på förbättringsarbete startar under hösten och kräver kontinuerliga insatser, exempelvis kring Guldkornsdagen i oktober. Utveckling av olika patienttjänster för webbplatsen fortsätter, bland annat genom möjligheten att beställa klamydiatest på webben, och en ny, mer individualiserat utformning av intranät planeras. Stödet till alla som publiceras på webben har utvecklats. Den klagomålsmodul som ska finnas på vår externa webbplats har startat på försök hos fyra verksamheter och patientsäkerhetsenheten under perioden. Breddinförande ska ske i november 2008. Socialstyrelsen rekommenderar alla som har fått blod 1965-1991 att testa sig för hepatit C. En nationell informationskampanj för att nå invånarna startade vecka 14. För att få bra effekt samordnades kampanjstarten med landstinget i Jönköping samt Sörmland. Planering pågår att använda butiks-tv för vissa av våra budskap som vi idag har via Kanal Lokal samt på skärmar på Universitetssjukhuset. Denna möjlighet införs under hösten. Utbildningsdagar/föredrag kommer att hållas för de cirka 500 webbanvändare som finns i organisationen. Kommunikationsämnet ska komma in som en naturlig del i landstingets ledarutvecklingsprogram. Modul kring chefen som kommunikatör utvecklas. Ett arbete kring att förtydliga landstinget hälsoarbete har inletts. Det ska ske framför allt genom en portal på landstingets webbplats/intranätet Lisa, där goda exempel samlas. Bedömning av måluppfyllelse De olika utvecklingsarbetena går i stort sett enligt plan. 6

PROCESSPERSPEKTIVET Under perioden har den nya landstingskatalogen tryckts och distribuerats. Under samma tid har vi också producerat ett nummer av hushållstidningen Hälsotecken. Vi har haft drygt 200 artiklar på vår nyhetsplats på intranätet Lisa liksom externt på www.lio.se En utvärdering av 14-dagarsLisa, som är en utskriftsvariant av de nyheter som läggs på webbplatsen, gjordes under våren. Resultatet visar att 14-dagarsLisa fyller ett behov och att vi ska fortsätta att producera den. Upphandling av konsulter för mediaträning blev klar under perioden och den nya mediaträningen inleddes. Arbetsprocessen kring webbarbetet har pågått under hela perioden. Denna modell som innebär att det alltid finns en person tillgänglig enligt schema som helpdeskfunktion fortsätter i nuvarande form. En uppföljning av ramavtalen för informationstjänster har genomförts. Bedömning av måluppfyllelse Samtliga produkter har hållit tidschema och kommit ut på angivet datum. Den nya arbetsmodellen för att kvalitetssäkra webbarbetet har fungerat mycket bra. Mediaträningen har fungerat mycket bra. Uppföljningen av byråer med ramavtal ger positiva omdömen och ger en bild av att byråerna kompletterar varandra då de har olika profil. MEDARBETARPERSPEKTIVET Fram till och med augusti 2008 har två personer slutat sin anställning på Informationscentrum. En informatör med webbredaktörkunskaper har rekryterats. Informationscentrum saknar fortfarande kapacitet. Informationschefen meddelade i slutet av augusti att hon skulle gå vidare till en tjänst utanför landstinget. Under hösten är Susanne Fridberg tillförordnad informationschef. I juni flyttade Informationscentrum tillbaka ordinarie lokaler i landstingshuset. En gemensam dag genomfördes i mitten av mars på Brigaden för att gå igenom medarbetarenkätens resultat samt handlingsplan. 7

En avstämning av det gångna halvåret året med viss planering inför hösten genomfördes i maj. Total sjukfrånvaro för perioden är 0,69 %. Bedömning av måluppfyllelse Gemensam dag för att diskutera medarbetarenkätens resultat resulterade i flera olika punkter i handlingsplan. Bland annat justerades tider och innehåll i våra gemensamma möten. Avstämningen och genomgången i maj resulterade i en listning av aktiviteter inför hösten och en preliminär arbetsfördelning. EKONOMIPERSPEKTIVET Informationscentrum ligger bättre till än budget för närvarande. Bland annat beror det på att några av de aktiviteter som skulle ha genomförts i vår, istället kommer att äga rum i höst (ledardagen samt föredrag/utbildningsdag för webbanvändare i organisationen). Landstingskatalogen kunde vi producera till ett pris under budgeterat. Hälsotecken däremot blev, detta nummer, något dyrare än budget. Lönekostnadsutvecklingen är tom augusti -4,8 %. Orsaken till detta är att Informationscentrum fortfarande har vakanta tjänster. Bedömning av måluppfyllelse ingen är ett nollresultat. 8

Blankett 1 059/Informationscentrum Resultaträkning (tkr) 10-08 08-08 03-08 Budget 2008 Bokslut 2007 Intäkter Landstingsbidrag Koncernbidrag Patientavgift sjukvård/tandvård Försäljning sjukvård tandvård Försäljning utbildning Övriga intäkter, huvudverksamhet Försäljning övriga tjänster 20 332 3 Statsbidrag Bidrag för personal 6 Övriga bidrag 20 332 20 332 19 644 Sålt material varor övr intäkter 35 Summa intäkter 0 20 332 20 332 20 332 19 688 Kostnader Lönekostnader -5 413-6 594-6 594-5 820 Arbetsgivaravgifter -2 432-2 963-3 005-2 652 Övriga personalkostnader -174-362 -320-265 Summa personalkostnader 0-8 019-9 919-9 919-8 737 Kostnader för köpt verksamhet Verksamhetsnära material och varor Lämnade bidrag 1 000 Övriga verksamhetskostnader -12 556-10 484-10 484-9 942 Summa övriga kostnader 0-12 556-10 484-10 484-8 942 Summa verksamhetens kostnader 0-20 575-20 403-20 403-17 679 Avskrivningar -7-7 -7-69 Netto 0-250 -78-78 1 940 Finansiella intäkter 252 80 80 141 Finansiella kostnader -2-2 -2-1 Resultat före extraord poster 0 0 0 0 2 080 Årets resultat 0 0 0 0 2 080 Noter till resultaträkning:

Bilaga 1 059/Informationscentrum Finansieringsanalys 10-08 08-08 03-08 Tillförda medel Årets resultat Justering för avskrivningar 7 7 Försäljning av anläggningstillg (bokfört värde) Minskning av långfristiga fordringar Nya långfristiga lån Minskning av förråd Minskning av kortfristiga fordringar Ökning av kortfristiga skulder Övrigt Summa tillförda medel 0 7 7 Använda medel Nettoinvesteringar Ökning av långfristiga fordringar Amortering av långfristiga lån Ökning av förråd Ökning av kortfristiga fordringar Minskning av kortfristiga skulder Övrigt Summa använda medel 0 0 0 Förändring av likvida medel 0 7 7 Noter till finansieringsanalysen: Investeringsredovisning Nettoinvestering 10-08 08-08 03-08 Budget 2008 Bokslut 2007 Immateriella tillgångar Byggnader Mark Inventarier Datorutrustning Medicinteknisk apparatur Byggnadsinventarier Bilar och andra transportmedel Jord-, skogs- och trädgårdsmaskiner Konst Aktier, andelar, bostadsrätter Summa 0 0 0 0 0 Noter till Investeringsredovisning:

Bilaga 1 059/Informationscentrum Balansräkning (tkr) 10-08 08-08 03-08 Bokslut 2007 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Inventarier 7 7 14 Datorutrustning Medicinskteknisk apparatur Bilar och andra transportmedel Summa anläggningstillgångar 0 7 7 14 Omsättningstillgångar Förråd och lager Kundfordringar 8 8 8 Övriga kortfristiga fordringar 197 197 197 Förutbetalda kostnader o upplupna intäkter 0 Kassa och bank 5731 5 731 5 724 Summa omsättningstillgångar 0 5 936 5 936 5 929 Summa tillgångar 0 5 943 5 943 5 943 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Balanserat eget kapital 4 868 4 868 4 868 2 788 Årets förändring 2 080 Summa eget kapital 4 868 4 868 4 868 4 868 Långfristiga skulder Långfristiga skulder Summa långfristiga skulder 0 0 0 0 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 773 773 773 Semesterlöneskuld, okomp övertid mm 294 294 294 Upplupna kostnader o förutbetalda intäkter 6 6 6 Övriga kortfristiga skulder 2 2 2 Summa kortfristiga skulder 0 1 075 1 075 1 075 Summa skulder 0 1 075 1 075 1 075 Summa skulder och eget kapital 4 868 5 943 5 943 5 943 Noter till balansräkningen

Annan rapportering Tjänsteställe Ledningsstaben Therese Persson Blankett 3C Medarbetarperspektivet Produktionsenhet: Informationscentrum Uppgiftslämnare: Susanne Fridberg Har produktionsenheten en rutin för avgångssamtal? Ja Nej Förklaring: Informationscentrum X * Rapporteras efter augusti Erbjuds om så efterfrågas. Använder verksamhetsenheterna modell för befattningsutveckling? Ja Nej Förklaring: X * Rapporteras efter augusti