1(10) Plats och tid Kommunstyrelsesalen kommunkontoret Charlottenberg kl 13.00-16.00 Beslutande Johanna Söderberg (C) ordförande Leif Johansson (C) Kathy Överby Nilsson (S) Lasse Sjöberg (S) Bertil Börjesson (Hela Edas Lista) ersättare för Hans Nilsson (Hela Edas Lista) Övriga närvarande Birgitta Jansson kommunchef Johan Örnberg ekonomichef Hans Engström personalchef 2 Ingrid Andersson utskottssekreterare Charlotte Olsson upphandlingssamordnare 1 Jan Hellström IT-chef 1 Tina Lundberg assistent 1 Justerare Bertil Börjesson Justeringens plats och tid Kommunkontoret 23 januari kl 08.00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1-6 Ingrid Andersson Ordförande Johanna Söderberg (C) Justerare Bertil Börjesson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Allmänna utskottet Datum då anslaget sätts upp 2014-01-23 Datum då anslaget tas ned 2014-02-16 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Ingrid Andersson
2(10) Kommunstyrelsens allmänna utskott Innehållsförteckning 1 Information...3 2 Dnr KS 2014-24 Utredning av olika typer av anställningsformer för chefer...4 3 Dnr KS 2013-45 Genomgång av internbudget för kommunledningsstaben...6 4 Dnr KS 2013-192 Revisionsrapport Granskning av kommunstyrelsens ansvarsutövande 2012...7 5 Dnr KS 2013-194 Motion om indragning av alla delegationer gällande hyreskontrakt för fastigheter och lokaler...9 6 Dnr KS 2014-25 Parlamentarisk grupp för att se över om förändringar behöver göras av den politiska organisationen inför mandatperioden 2015-2018...10
3(10) 1 Information 1. Jan Hellström och Tina Lundberg informerar om bredbandsupphandlingen. 2. Charlotte Olsson informerar om projekt Inköpssamverkan Värmland som är en översyn, beslutad av alla kommunchefer i Värmland. Arbetet syftar till att kommunerna i Värmland ska ta fram metoder och lösningar för ett effektivare upphandlings- och inköpsarbete samt skapa en mer professionell organisation inom dessa två delområden. 3. Charlotte Olsson informerar om pågående och kommande upphandlingar i närtid. 4. Information om Skräddaren 3. 5. Resecentrum i Charlottenberg. 6. Grensekommittén vill starta höghastighets-/tågutredning.
4(10) 2 Dnr KS 2014-24 Utredning av olika typer av anställningsformer för chefer Sammanfattning Kommunstyrelsen har vid sitt sammanträde 2012-10-16, 212, beslutad att uppdra åt förvaltningen att förutsättningslöst utreda olika typer av alternativa anställningsformer för chefer, där såväl visstidsförordnanden, kontraktsanställningar och vanliga tillsvidareanställningar kan vara alternativ. Vilka typer av anställningsformer som kan erbjudas en arbetstagare regleras i LAS 5. Utgångspunkten är att en arbetsgivare måste tillsvidareanställa en arbetstagare om behovet är varaktigt. Härutöver finns, under vissa förutsättningar, möjlighet att tillämpa visstidsanställningar såsom vikariat, allmän visstidsanställning, säsongsanställning och provanställningar. Vilka anställningsformer som sådana som ska tillämpas behöver egentligen inte utredas, utan detta regleras i LAS och Allmänna bestämmelserna. (Det senare är det kollektivavtal som bl a kompletterar lagen och styr när olika anställningsformer kan tillämpas). Däremot går det att erbjuda chefsförordnanden under en begränsad tid, vanligen några år, men då fordras att arbetstagaren har en annan tillsvidareanställning i botten. Skall en sådant tillvägagångssätt implementeras i Eda kommun krävs att nya befattningar tillskapas som arbetstagarna kan återgå till i det fall inte uppdraget förlängs eller då arbetstagaren själv vill avsluta sin anställning. Visstidsförordnanden med tillhörande tillsvidareanställningar kan genomföras för nyanställda, men inte för befintlig personal utan att arbetsgivaren och arbetstagaren är överens därom. Fördelen med visstidsförordnanden är att man kan avsluta uppdraget för en chef, även om den presterat bra, utan att man har s k saklig grund för uppsägning. Nackdelen är kostnaderna p g a att extra tillsvidareanställningar behöver inrättas, samtidigt som marknadslöneläget för visstidsförordnanden är högre för vanliga tillsvidareanställningar. Beslutsunderlag Beslut från kommunstyrelsen 2012-10-16, 212. Beslut från kommunfullmäktige, 2012-10-31, 183. Tidigare tjänsteskrivelse i ärendet, 2012-08-27. Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse 2014-01-13.
5(10) 2 forts Dnr KS 2014-24 Förslag till beslut på sammanträdet Leif Johansson (C) föreslår att Eda kommun avstår i nuläget från att införa visstidsförordnanden dels p g a framtida kostnader, dels p g a att det negativt bedöms påverka rekryteringsförutsättningarna. Bertil Börjesson (Hela Edas Lista) föreslår att visstidsförordnanden införs för verksamhetschefer. Beslutsgång Ordföranden ställer förslagen mot varandra och finner att allmänna utskottet bifaller Leif Johanssons förslag. Allmänna utskottets beslut Eda kommun avstår i nuläget från att införa visstidsförordnanden dels p g a framtida kostnader, dels p g a att det negativt bedöms påverka rekryteringsförutsättningarna. Bertil Börjesson (Hela Edas Lista) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget förslag.
6(10) 3 Dnr KS 2013-45 Genomgång av internbudget för kommunledningsstaben Ekonomichefen redovisar internbudget för kommunledningsstaben. Allmänna utskottets beslut Allmänna utskottet godkänner redovisningen.
7(10) 4 Dnr KS 2013-192 Revisionsrapport Granskning av kommunstyrelsens ansvarsutövande 2012 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har PWC granskat hur kommunstyrelsen utövar sitt ansvar över kommunens samlade verksamhet. Av kommentarerna och bedömningen efter genomförd granskning framgår vissa utvecklingsområden. Noteras bör att granskningen avser 2012 års ansvarsutövande aktiviteter. Kommunledningsstaben har sammanställt ett förslag till svar. Beslutsunderlag Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse 2014-01-08. Revisionsrapport Granskning av kommunstyrelsens ansvarsutövande 2012. Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen lämnar följande svar på revisorernas iakttagelser: Revisorerna uppger att utskottens ledamöter anser att den ekonomiska rapporteringen ytterligare kan förbättras. Under 2013 har ett stort arbete lagts ned för att förbättra den löpande ekonomiska uppföljningen. Både utskott och kommunstyrelse får aktuell redovisning med kommentarer vid varje sammanträde. Under 2013 har även ytterligare en ekonom anställts som medför att verksamhetscheferna kan få betydligt mer stöd i framtagande av underlag. Revisorerna lyfter vidare fram att ledamöterna i utskotten inte var nöjda med budgetprocessen inför 2013. För närvarande pågår ett arbete med att förändra budgetprocessen inför 2015 2017. Ärendet är inte behandlat politiskt än men förslaget innebär att budgetprocessen kommer att äga rum under våren 2014 för att fastställas av kommunfullmäktige i juni. Eftersom det är valår krävs även ytterligare ett fastställande av nya fullmäktige i november. Förändringen innebär att utskotten tillsammans med sina verksamhetschefer kommer att diskutera verksamhetsplanens utseende och innehåll under februari- mars. En avstämning planeras att ske i kommunstyrelsen i april. Därefter budgetberedning i maj och fastställande i juni. Förändringen syftar även till att innebära tid till att diskutera verksamhetens innehåll i större utsträckning än tidigare. Vidare anger revisorerna att ett antal ledamöter anser att inte tillräcklig tid avsätts för beredning av ärenden i utskotten utan stressas fram. Inför 2014 års ärendebehandling kommer ett årshjul att presenteras där det framgår vilka ärenden som/och när de ska behandlas av kommunfullmäktige. Detta årshjul kommer att vara styrande för när ärenden ska hanteras i utskotten
8(10) 4 forts Dnr KS 2013-192 och kommunstyrelsen. Arbetssättet bör medföra en ökad tydlighet och bättre planeringsförutsättningar. Revisorerna anser att uppsikten över Valfjället Skicenter AB måste förbättras. Under 2013 redovisade kommunens bolag sina verksamheter på kommunstyrelsens sammanträde. Ägarens ombud fick även direktiv att lyfta på respektive bolags stämma. Motsvarande arbetssätt planeras inför 2014 vilket borde innebära att uppsiktsplikten uppfylls. Revisorerna uppger att ledamöterna i vårdutskottet samt företrädare för verksamheten anser att de inte har en realistisk budget baserad på verkliga behov. Revisorerna anser att kommunstyrelsen tar sitt ansvar för hela kommunens verksamhet och gör prioriteringar inom verksamheterna under pågående år. Verksamheternas ramar måste anpassas både till befintliga behov och till minskande resurser, vilket ställer stora krav på politisk styrning i form av prioriteringar och effektivisering. Budgetberedning/kommunstyrelse och kommunfullmäktige måste i samband med budgetprocess tillskapa förutsättningar för den verksamhet man vill bedriva och även den man är skyldig enligt lag. Detta innebär att prioriteringar måste göras. När fullmäktige har fastställt kommunstyrelsens ram är det viktigt att både politiker och verksamhetsföreträdare agerar utifrån att det är den yttersta ramen. Omprioriteringar under året bör ske i mycket större utsträckning än tidigare i den mån det är möjligt. Slutligen anser revisorerna att kommunstyrelsen bör ta sitt ansvar för den interna kontrollen och att det även innefattar kommunens bolag. I oktober 2013 fastställde kommunfullmäktige reglemente för internkontroll. Arbetssättet innebär att kommunstyrelsen varje år ska upprätta en internkontrollplan med kontrollmål. Motsvarande arbetssätt ska enligt beslutet ske inom bolagen. Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige Revisorerna Verksamhetschefer Valfjället Skicenter AB Eda Bostads AB Eda Energi AB
9(10) 5 Dnr KS 2013-194 Motion om indragning av alla delegationer gällande hyreskontrakt för fastigheter och lokaler Sammanfattning Hela Edas lista har inkommit med en motion avseende indragning av alla delegationer gällande hyreskontrakt för fastigheter och lokaler. Av motionen framgår att samtliga delegationer gällande hyreskontrakt för fastigheter och lokaler dras in." Då tecknande och hantering av hyreskontrakt får anses vara rutinärende och inte av principiell och övergripande karaktär föreslår kommunledningsstaben att motionen avslås. Beslutsunderlag Motion från Hela Edas lista. Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse 2014-01-10. Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen Motionen avslås med motiveringen att tecknande och hantering av hyreskontrakt får anses vara rutinärenden och inte av principiell och övergripande karaktär. Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige Hela Edas Lista
10(10) 6 Dnr KS 2014-25 Parlamentarisk grupp för att se över om förändringar behöver göras av den politiska organisationen inför mandatperioden 2015-2018 Allmänna utskottets beslut Allmänna utskottet beslutar att en parlamentarisk grupp ska utses för att se om förändringar behöver göras av den politiska organisationen inför mandatperioden 2015-2018.