RAPPORT 1(6) 2011-11-02 HUMANISTISK SERVICE VÅRD OCH OMSORG Uppföljning av åtgärdsplan utifrån Staffanstorps kommuns kvalitetsuppföljning den 2009-05-28 Ordinärt boende, Kommunal resultatenhet Våren 2009 genomförde vård och omsorg en kvalitetsuppföljning av ordinärt boende, en verksamhet organiserad i form av en kommunal resultatenhet. I kvalitetsrapporten framförde beställaren ett antal förslag till förbättringsområden. En åtgärdsplan presenterades av ledningen för ordinärt boende i oktober 2009. Socialnämnden beslutade att uppföljning av åtgärdsplanen från ordinärt boende skulle ske samt återrapporteras till socialnämnden. Uppföljning av åtgärdsplanen genomfördes i oktober 2011 av myndighetschef Anita Enqvist, medicinskt ansvarig sjuksköterska Ingela Löfberg samt utvecklare Alexandra Emanuelsson. Uppföljningen har bestått av intervjuer med ledning, undersköterskor samt distriktssköterskor. Granskning har skett av ett förbestämt antal, slumpvis utvalda genomförandeplaner från samtliga hemtjänstgrupper. Beställaren har även tittat på minnesanteckningar från arbetsplatsträffar, tagit del av statistik rörande förekomna avvikelser samt granskat personalkontinuiteten hos ett slumpvis urval av vårdtagare i hemtjänstgrupperna. Vid genomgången konstateras att de åtgärder som ordinärt boende tidigare redovisat för i sin åtgärdsplan delvis har genomförts. Resultaten redovisas nedan.
2(6) Förbättringsåtgärder: 1. Uppfylla krav som ställs på dokumentation enligt socialtjänstlagen och patientdatalagen Efter en turbulent implementeringsfas av det nya dokumentationssystemet Treserva menar ledningen för ordinärt boende att problemen nu under senare tid har börjat avta och vända till det bättre. Enligt ledningen har personalen nu erhållit tillräcklig utbildning i systemet samt gällande vad dokumentationen ska innehålla. All personal som efterfrågar mer handledning och stöd får detta i form av extra tid med de utbildade piloterna ur omvårdnadspersonalen. All personal ska också få en uppdatering i sina kunskaper att dokumentera i form av ytterligare ett utbildningstillfälle inom kort. De utbildade piloterna ses regelbundet och får viss handledning för att kunna diskutera svårigheter, frågor och liknande som deras kollegor tar upp rörande dokumentationen. Både intervjuade undersköterskor och distriktssköterskor menar att de besitter de verktyg som krävs för att kunna dokumentera på ett lagenligt och säkert sätt. Distriktssköterskorna efterfrågar dock mer tydliga riktlinjer gällande vad och hur vissa hälso- och sjukvårdsuppgifter ska dokumenteras då de menar att de tidigare fått oklara instruktioner kring detta. Ur denna önskan väcktes ett förslag om att åter starta upp den tidigare avsomnade dokumentationsgruppen för distriktssköterskorna. Detta för att skapa ett forum för diskussioner och frågor kring journalföring enligt hälso- och sjukvårdslagen. Planen är att diskussionsgruppen ska startas igång av personalen nu under hösten och att beställarens MAS ska finnas tillgänglig för att stötta och handleda i frågorna när behov uppstår. Undersköterskorna hävdar att det är bristande tid som bidrar till att man ibland inte dokumenterar allt som berör vårdtagaren. Exempelvis antecknas mycket få löpande daganteckningar, vilket den granskning som beställaren gjort av den sociala dokumentationen också visar. Genomförandeplaner upprättas på de flesta vårdtagare, dock inte gällande alla insatser enligt beställarens granskning. Undersköterskorna berättar att det är vanligt att den som är utsedd kontaktperson först skriver genomförandeplanen på plats i grupplokalen och att denna sedan läses upp för vårdtagaren i hemmet och att vårdtagaren sedan får skriva under planen. Enligt undersköterskorna är anhöriga mycket sällan med vid upprättandet av planen. De genomförandeplaner som beställaren granskat visar på brister avseende information kring vårdtagarens egna förmågor, önskemål, inflytande och
3(6) dennes och eventuella anhörigas delaktighet vid upprättandet av planen. Tid för uppföljning av planerna saknas också i flertalet av de granskade planerna. Beställaren anser att nuvarande genomförandeplaner visar att det finns ytterligare behov av att diskutera med personalen gällande hur en genomförandeplan upprättas och vad den ska innehålla för information, något som förslagsvis kan ske på nästkommande utbildningstillfälle rörande dokumentationen. 2. Skapa en god personalkontinuitet hos vårdtagaren Ledningen berättar att de upplever att kontinuiteten har blivit bättre sedan kvalitetsuppföljningen 2009. Nuvarande planering av personalbemanningen sker med hjälp av papper och penna, istället för som tidigare i rapporteringssystemet TES. Sedan kvalitetsuppföljningen har en organisationsförändring också skett. Dels har hemvården delats in i fyra geografiska hemvårdsgrupper och dels har hemvårdspersonalen också grupperats i två renodlade grupper som utför enbart omvårdnad och delegerade hälso- och sjukvårdsinsatser, respektive enbart serviceinsatser. Detta är positiva förändringar som både vårdtagare och personal trivs bra med enligt personalen samt ledningen. Omvårdnadspersonalen berättar att det som är negativt rörande planeringen med papper och penna är att det ofta finns en oro för att någon vårdtagare ska glömmas bort i morgonplaneringen, detta eftersom det är så pass många vårdtagare som nu planeras manuellt. Vid sjukdom i personalgruppen samt på helgerna tar planeringen också mycket tid på grund av att man då måste gå igenom samtliga scheman och göra förändringar utifrån bemanningen. Ledningens upplevelse av den förbättrade personalkontinuiteten stämmer inte överens med beställarens hämtade rapport för att granska kontinuiteten i rapporteringssystemet. Rapporten kräver dock mer analys och genomgång för att ge ett helt rättvist resultat. Beställaren kommer att analysera resultaten vidare och sedan återkoppla till ledningen för ordinärt boende för fortsatt diskussion kring kontinuiteten och krav på god kvalitet rörande denna. 3. Förankra aktuella styrdokument i verksamheten och få dessa att bli en del av det dagliga arbetet Aktuella styrdokument som riktlinjer och rutiner diskuteras på regelbundna arbetsplatsträffar, APT, så ofta man har tid till dessa frågor. Respektive chef är närvarande på APT och har till sin hjälp en checklista med aktuella styrdokument att ta upp och prata med personalen om. Cheferna diskuterar i
4(6) sin tur dokumenten i sin ledningsgrupp för att återkoppla personalens diskussioner och erfarenheter som dryftats på APT. 4. Skapa trygghet och öka säkerheten för vårdtagaren vid informationsöverföring Informationsöverföringen fungerar bättre nu än vid tiden för kvalitetsuppföljningen, hävdar både personal och ledning. En förändring som bidragit till den bättre fungerande informationsöverföringen är att distriktssköterskorna på dagtid nu har en fast hemtjänstgrupp som de rapporterar till på ett antal fasta tider dagligen. Enligt undersköterskorna fungerar rapporteringen mellan kvälls- och nattpersonalen mindre bra då kvällspersonalen slutar på varierande tider, vilket innebär att vissa ur kvällspersonalen som slutar tidigare missar att lämna rapport innan de går hem från sitt pass. Överrapporteringen mellan undersköterskor och distriktssköterskor som arbetar natt fungerar bra då dessa ses en stund innan passet börjar för att delge varandra nödvändig information. Ledningen i det ordinära boendet berättar att de är medvetna om att rutinen för rapportering mellan kvälls- och nattpersonal inte fungerar fullt ut i verksamheten. Detta är ett problem som diskuteras ofta och arbete pågår för att få rutinen att fungera helt tillfredställande. Rapporteringstiderna har skrivits ned i en skriftlig rapport som är känd för samtliga personal. 5. Vidta åtgärder så att all personal arbetar efter de basala hygienrutinerna Samtliga personal anser sig ha god kännedom om de basala hygienrutinerna, både i praktiken och i form av den skriftliga rutinen. Tillräckligt med skyddsutrustning finns i form av handskar, handsprit och liknande. Det är varje kontaktmans ansvar att fylla på med utrustning hemma hos vårdtagaren och i bilarna, vilket fungerar bra. Sedan kvalitetsuppföljningen 2009 har personalen även fått arbetskläder i form av två uppsättningar bussaronger och/eller västar. Arbetskläderna tvättas hemma av varje anställd, vilket kan bidra till att kläderna inte helt uppfyller kraven på hygien. Ledningen berättar att de är medveten om att det är svårt att kontrollera klädernas hygienkrav när personalen själv har ansvar för tvättningen av dessa. Enligt ledningen finns en ambition att personalen ska få fler ombyten av kläder för att lättare kunna följa hygienkraven.
5(6) I övrigt ges alltid information om basala hygienrutiner vid introduktion av nyanställda, ibland ges även uppdatering av kunskaperna i form av utbildning till den fasta personalen. 6. Regelbundet ge återkoppling och föra diskussion med personal i verksamheten kring inträffade avvikelser Avvikelser finns med som en stående punkt för diskussion på samtliga personals APT och tas upp i den mån man hinner på dessa möten. Återkoppling av inträffade händelser ges av respektive chef, antingen direkt till den personal som varit inblandad i händelsen eller i form av en gruppdiskussion på APT. Statistik över rapporterade avvikelser diskuteras inte på APT, trots att detta var en av de förbättringsåtgärder som ledningen hade ambitionen att införa enligt åtgärdsplanen. När en avvikelse enligt hälso- och sjukvårdslagen inträffar kontaktar undersköterskan ansvarig distriktssköterska via telefon som i sin tur skriver en avvikelserapport i Treserva, när distriktssköterskan är åter vid sin arbetsplats på Pilegården. Undersköterskorna skriver ingen daganteckning i Treserva om det inträffade. Enligt beställaren bör även undersköterskorna dokumentera en kort anteckning i Treserva gällande det inträffade; dels för att kort information om händelsen även ska finnas i den sociala dokument, dels för att dokumentera att information har lämnats till distriktssköterskan för vidare åtgärd/utredning. 7. Verka för att överenskommelsen som upprättats ligger till grund för hur verksamheten bedrivs De rutiner och riktlinjer som finns avtalade i överenskommelsen mellan beställaren och utföraren i det ordinära boendet är en återkommande punkt på personalens APT, och diskuteras när tid ges till detta. Beställarens bedömning Utföraren vid det ordinära boendet har åtgärdat ett flertal av de förbättringsåtgärder som upptäcktes i och med kvalitetsuppföljningen 2009. Därtill vittnar både personal och ledning om en bättre fungerande verksamhet i dag. Det finns dock fortfarande ett antal områden som inte är helt åtgärdade och dessa berör främst den sociala dokumentationen i form av att
6(6) genomförandeplaner och löpande anteckningar fortfarande till stor del är bristfälliga. Vidare fungerar fortfarande inte rutinen för informationsöverföringen mellan kvälls- och nattpersonalen helt tillfredställande. Under de senaste åren har en diskussion kring vad som är god kvalitet rörande personalkontinuitet pågått mellan ordinärt boendes ledning och beställaren. Den initiala granskningen av kontinuiteten visar att det fortfarande tycks finnas behov av att förbättra denna och beställaren ämnar därför återkomma till ordinärt boendes ledning för vidare diskussion när rapporten har färdiganalyserats. Ledningen inom det ordinära boendet är väl medveten om att vissa förbättringsområden kvarstår och uppger att de arbetar för att tillräcklig kunskap och fungerande rutiner kring detta ska finnas i verksamheten. I maj 2012 kommer nuvarande organisation att förändras till följd av att det ordinära boendet kommer att ingå i pågående konkurrensutsättning av de kommunala verksamheterna Pilegårdens särskilda boende, Pilevallens dagverksamhet samt hemvården i det ordinära boendet. Nuvarande kommunala resultatenhet har därmed endast en begränsad tid på sig att genomföra dessa förbättringar fullt ut. Trots detta uppger ledningen att ambitionen finns att satsa på att hinna med så mycket som möjligt av förbättringarna innan överlämning till ny utförare sker. Staffanstorp 2011-11-02 Anita Enqvist Myndighetschef vård och omsorg Alexandra Emanuelsson Utvecklare Ingela Löfberg Medicinskt ansvarig sjuksköterska