unktnotation rocessgrupp rocess rocessbeskrivning med exempel på handlingar 1. STYRA, LANERA OCH FÖLJA U 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete Här ligger det politiska arbetet. Här kan ärenden från hela klassificeringsstrukturen hamna, processen avser beslutsfattandet/rapporteringen etc. hos nämnd/styrelse. Omfattar även övergripande styrdokument och uppdrag för nämnder och bolag. Exempel på handlingar: Dagordningar, Föredragningslistor, Kallelser, Anmälda delegationsbeslut till nämnden, rotokoll, Bilagor till protokoll, Kungörelser, Anmälningsärenden, Yrkanden, Nämndreglemente, Arkivreglemente för Göteborgs Stad, Centralt samverkansavtal m.m. Tjänsteutlåtanden, delegationsbeslut och protokollsutdrag utgör del av ärende och hanteras i berörd process. 1.2 lanera, förvalta och följa upp verksamheten rocessen följer årscykeln från budget/verksamhetsplan till uppföljning och redovisning av resultatet. Exempel på handlingar: Budgetskrivelser (till KS), Detaljbudgetar (till egna nämnden, Årsredovisningar, Delårsrapporter, Årsbokslut, Undersökningar, Kompetensförsörjningsplaner, Kompetensutvecklingsplanr, Mål- och inriktningsdokument, Verksamhetsplaner, Uppföljning av aktivitetsplan m.m. Underlag till budget hanteras i 2.4.1 "Utforma och följa upp ekonomi" 1.3 Utföra internt ledningsarbete rocessen omfattar det styrande arbetet inom myndigheten inkl.förvaltningsövergripande grupper samt verksamhetsmöten på avdelnings- eller enhetsnivå. Även att organisera och fördela arbete och ansvar samt att upprätta och hantera internt styrande dokument bl.a. inom ramen för myndighetens ledningssystem (t.ex. miljöledningssystem) och systematiskt kvalitetsarbete ex. brandskydds- och säkerhetsarbete (inkl. arbete med informationssäkerhet). Exempel på handlingar: Mötesanteckningar med bilagor från ledningsgrupp, Arkivorganisation, Arbets- och delegationsordningar, laner (t.ex. Likabehandlingsplaner), Riktlinjer, Strategier (t.ex. Upphandlingsstrategi), Mallar och andra hjälpmedel (t.ex. verksamhetsövergripande Manualer och Lathundar), Klassificeringsstrukturer, Dokumenthanteringsplaner, Risk- och sårbarhetsanalyser, Brandskyddsredogörelser, Lokala samverkansavtal m.m. Övriga arbets-,verksamhets- och samverkansmöten redovisas i den process de hör hemma. Övergripande säkerhetsfrågor inom arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Handlingar kring fysisk säkerhet redovisas under 2.9.2 "Hantera fysisk säkerhet och skalskydd". Upphandlingsstrategi för en viss specifik upphandling hanteras i 2.5.2 "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU)"
unktnotation rocessgrupp rocess rocessbeskrivning med exempel på handlingar 1.4 Utveckla verksamheten rocessen omfattar de projekt/utredningar som leder till att utveckla verksamheten, t.ex. nya verksamhetssystem eller organisationsförändringar. Exempel på handlingar: Interna utredningar, Medarbetarförslag, rojekthandlingar avs myndighetsgemensamma projekt (t.ex. rörande systemutveckling och processkartläggning) 1.5 Hantera revision och granskning rocessen omfattar årlig granskning av verksamheten såsom intern och extern tillsyn/revision samt internkontroll. Exempel på handlingar: Revisionsrapporter, Internkontrollplaner, Brandsyneprotokoll, Inspektionsprotokoll (t.ex. Arbetsmiljöverket) Handlingar i en myndighets tillsynsuppdrag hanteras i berörd process (kärnprocess). Handlingar som rör det interna brandskyddsarbetet hanteras under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare rocessen omfattar myndighetens förhandlingsarbete och samverkan med de fackliga organisationerna (t.ex. FSG och MBL) samt att hantera arbetsplatsträffar (AT). Exempel på handlingar: rotokoll och mötesanteckningar från de olika samverkansgrupperna t.ex. FSG och AT med eventuella bilagor, Kallelser, Dagordningar, MBL-protokoll 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete rocessen omfattar det övergripande psykosociala och fysiska arbetsmiljöarbetet på myndigheten Myndighetens arbetsmiljöarbete redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete". Förvaltningsspecifika avtal (lokala samverkansavtal) redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Arbetsskador, friskvård och rehabilitering m.m. redovisas under processgruppen 2.3 "Hantera personalsociala frågor". Exempel på handlingar: Skyddsrondsprotokoll, Handlingsplaner, Riskbedömningar, Instruktioner för allvarliga risker, Årliga sammanställningar, Medarbetar- och ledarenkäter m.m. 1.8 Besvara remisser och enkäter rocessen omfattar remisshantering och enkäter från instanser inom såväl som utanför staden. Myndighetens egna enkäter och remisser hanteras i berörd process. Exempel på handlingar: Enkäter, Enkätsvar, Remisser, Remissvar
unktnotation rocessgrupp rocess rocessbeskrivning med exempel på handlingar 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål rocessen omfattar myndighetens handläggning av synpunkter och klagomål av övergripande karaktär. Exempel på handlingar: Synpunkter, Klagomål, Avvikelsehantering, Händelsanalyser 1.10 Samverka med andra organisationer rocessen omfattar myndighetens samverkan med andra myndigheter, organisationer och näringsliv m.fl. Exempel på handlingar: rojekthandlingar från samverkansprojekt, Mötesanteckningar från möten med andra organisationer (t.ex. Nationella nätverk) Klagomål av mer precis karaktär redovisas i berörd process. 2. GE VERKSAMHETSSTÖD 2.1 Administrera anställning och löner 2.1.1 Rekrytera rocessen omfattar arbetet med att hantera rekryteringar, från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst inkl. spontanansökningar. Exempel på handlingar: Kravspecifikation/profil, Annons, Ansökningar, Spontanansökningar, Sökandeförteckning, Dokumentation av referenstagning, anställningsintervjuer och tester, Rekryteringsbeslut, Anställningsavtal 2.1.2 Hantera anställning rocessen omfattar handläggning av frågor knutna till pågående anställning fram till upphörande av anställning. Här ingår även att hantera omställning, disciplinåtgärder och entlediganden. Exempel på handlingar: Tjänstgöringsbetyg, Tjänstgöringsintyg, Arbetsgivarintyg, Uppgifter rörande uppsägning, Kvittenser, fullmakter avseende sekretessinformation, dokumentation från utvecklingssamtal samt lönesamtal, dokumenterade överenskommelser, Individuella lönebeslut, Disciplinärenden, Gratifikationer, Individuella utvecklingsplaner, Sekretessförbindelser, Underrättelse till lokal facklig organisation om tilltänkt åtgärd, Underlag till LAS- och MBLprotokoll, Underlag till HR Lön, Beslut om Lönebidrag, Begäran om avgång Ytterligare exempel på aktiviteter i processen är att genomföra lönegrundande samtal, upprätta betyg och intyg, hantera egen uppsägning, uppsägning från arbetsgivaren, upphörande av tidsbegränsad anställning, tjänstepension, avtalspension, dödsfall.
unktnotation rocessgrupp rocess 2.1.3 Beräkna och betala ut löner, arvoden och pension rocessbeskrivning med exempel på handlingar rocessen omfattar att hantera och registrera löneunderlag från anställda. Exempel på handlingar: Underlag för Löneberäkning, Egna utlägg, Tjänstgöringsrapporter, Tillägg, Rättelser och löneupppgifter, Ersättning för utlägg via lön 2.2 Hantera bemanning rocessen omfattar bemanningsfrågor såsom schemaläggning, semesterplanering, tjänstledighet och föräldraledighet. 2.3 Hantera personalsociala frågor Exempel på handlingar: Ledighetsansökningar, Scheman, Beslut ang beviljad ledighetsansökan 2.3.1 Kompetensutveckla rocessen omfattar myndighetsövergripande kompetens-utvecklingsplanering samt att anordna eller delta i personalutbildningar. Exempel på handlingar: Anmälningar, Deltagarlistor, Kursintyg, laneringsunderlag, resentationsmaterial, rogram, Kursinbjudningar, Egenproducerat utbildningsmaterial 2.3.2 Tillhandahålla friskvård rocessen omfattar att tillhandahålla personalen friskvård och administrera friskvårdsersättning. Utbildningar som myndigheten administrerar och som är en del av kärnverksamheten hanteras i berörd kärnprocess. Friskvårdsavtal hanteras under 2.5.1 "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)". 2.3.3 Hantera tillbud, arbetsskada och otillåten påverkan Exempel på handlingar: Kvitto på utlägg, Riktlinjer för friskvårdsersättning rocessen omfattar anmälan, utredning och åtgärd av tillbud, arbetsskador och otillåten påverkan. Exempel på handlingar: Anmälningar om arbetsskador, Avvikelse- och tillsbudsrapporter, åtgärdsbeslut Med otillåten påverkan avses här trakasserier, hot, våld och korruption som syftar till att påverka myndighetsutövningen
unktnotation rocessgrupp rocess rocessbeskrivning med exempel på handlingar 2.3.4 Rehabilitera rocessen omfattar handläggning av rehabiliteringsärenden och de medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärderna. Exempel på handlingar: Förstadagsintyg, rotokoll, Rehabmöte, Handlingsplan, Arbetsförmågebedömning, Utlåtanden, Utredning, Arbetsgivarens anpassningsåtgärder, rotokoll om avslutad rehabilitering, Kompetenskartläggning, Arbetsförmågebedömning, Kompletterande läkarutlåtande, Anteckning, Avslut av rehabärende 2.4 Administrera ekonomi 2.4.1 Utforma och följa upp ekonomi rocessen omfattar att upprätta budget och verksamhetsplan, redovisa och följa upp resultat samt genomföra internkontroll Exempel på handlingar: Ekonomisk uppföljningsrapport, Budgetunderlag, rognoser Budgetskrivelse, Årsredovisning och Årsbokslut är dokument som hör hemma under 1.2 "lanera, förvalta och följa upp verksamheten". 2.4.2 Hantera intäkter från kund rocessen omfattar handläggning av kundfakturor och kundinbetalningar Exempel på handlingar:kundregister, Avbetalningsplaner, Kundfakturor, Fakturaunderlag, Listor över inbetalningar, Makuleringar, Avskrivningar av fordran 2.4.3 Hantera kostnader från leverantör rocessen omfattar att hantera och betala leverantörsfakturor samt hantera utbetalningar Exempel på handlingar: Leverantörsfakturor, Följesedlar, Listor över utbetalningar, Inkasso, Utbetalningsallegat
unktnotation rocessgrupp rocess rocessbeskrivning med exempel på handlingar 2.4.4 Hantera löpande ekonomiredovisning rocessen omfattar att löpande stämma av och redovisa ekonomin och att sköta kodplanen. Exempel på handlingar: Bokföringsorder med underlag, Kontoavstämningar, Kodplan, Förteckning över anläggningstyper (avskrivningstyp), Underlag för periodisk avskrivning, Beslut om investering, Anläggningsregister, Avtal rörande tjänst, Kommunbidrag, Kassarapport, Dagrapport, Underlag till årsredovisning med resultaträkning och balansräkning, Finanseringsanalys, Noter, Underlag till delårsbokslut I den löpande ekonomiredovisningen hanteras: Inventarier och anläggningar godkännande av investeringar, inköp av investeringar, aktivering, månadsvisa avskrivningar samt avyttring av inventarier och anläggningar. Finansiering av verksamheten genom kommun-, region- och statsbidrag, försäljning av tjänster, tillhandahålla tjänster mot avgift. Likviditet hantera likvidkonton (bankkonton) samt försäljningskassor. Bokslut att sammanställa räkenskaperna till ett rättvisande resultat och skriva årsredovisning med kommentarer. 2.4.5 Hantera skatteredovisning rocessen omfattar hanteringen av frågor rörande deklarationer och jämkning av moms. Exempel på handlingar: Underlag till momredovisning, Ansökan om redovisning av moms (byte av redovisningsperiod?), Momsrapport, eriodisk sammanställning 2.4.6 Hantera försäkringar rocessen omfattar tecknandet av försäkringar i syfte att skydda myndigheten Exempel på handlingar: Försäkringsbrev, Försäkringshandböcker, Handlingar rörande ansvarsfrågor, ansvarsskador och egendomsskador, Avtal, Förfrågningsunderlag, ersonalförsäkringshandlingar, Skadeärenden Exempel på de olika försäkringar som kan tecknas är: ansvar, tjänsteresa, olycksfall, miljö och rättskydd. Vid nyttjande av försäkringen återfinns handlingarna i de processer där skaderegleringen sker. 2.4.7 Hantera stiftelser, fonder och gåvor rocessen omfattar att förvalta kapital och administrera stiftelser, fonder och gåvobrev Exempel på handlingar: Bedömningskriterier för urval sökande, Fondansökningar, Beslut om utdelning ur fond, Beslut att ta emot gåva, Stiftelseårsredovisning I hantera stiftelser, fonder och gåvor ingår: - mottagande av gåvor/donationer som ligger till grund för inrättande av stiftelse - utredning och beslut att skapa/inrätta och avveckla stiftelse - förvalta stiftelser och fonder - utlysning av medel (ansökning av stipendier)
unktnotation rocessgrupp rocess 2.5 Köpa in och upphandla 2.5.1 Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla) rocessbeskrivning med exempel på handlingar rocessen omfattar arbetet med att köpa in en vara/tjänst och direktupphandla enligt LOU samt upphandling genom avrop mot ramavtal eller genom förnyad konkurrensutsättning. Exempel på handlingar: Underlag på vad som ska direktupphandlas, Offerter/anbud, Svar på förfrågningar, Utvärdering av inkomna anbud/offerter, Tilldelningsbeslut, Beställningar, Order-, Uppdrags-, och Beställningsbekräftelser m.m. Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver vanligtvis inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. i en kärnprocess). 2.5.2 Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) rocessen omfattar arbetet med att genomföra upphandlingar i konkurrens samt att hantera överprövning av upphandling. Exempel på handlingar: Upphandlingsstrategi, Förfrågningsunderlag, Annonsunderlag, Frågor/svar samt rättelser och förtydliganden under anbudstiden, Anbud med bilagor, Intyg/bevis för kontroll av leverantör, Öppningsprotokoll, Utvärderingsunderlag, Tilldelningsbeslut Övergripande upphandlingsstrategi eller inköpspolicy hanteras i 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Upphandlingsprocesser avslutas med att avtal tecknas. Upphandlingsärenden bör avslutas i samband med underrättelse om tilldelningsbeslut. Upphandlingar som leder till: 1) Avtal avseende faktiskt handlande (t.ex., städtjänster, service på maskiner) behöver inte diarieföras, utan kan registreras i ett separat avtalsregister. 2) Avtal som handlar om genomförande (t.ex. utredning, konsultuppdrag) bör diarieföras och utgöra starten i genomförandeärendet och hanteras i berörd process (t.ex. en kärnprocess). Överprövnings/överklagandeärenden hanteras här men ska diarieföras som i separata ärenden. 2.5.3 Förvalta och följa upp ingångna avtal rocessen omfattar de affärsmässiga frågorna såsom löpande avstämningar och hantering av stora tvister efter att avtal slutits som följd av direktupphandling och upphandling i konkurrens. Exempel på handlingar: Tilläggsavtal, Villkorsändringar, Information om parters ändrade kontakt- eller adressuppgifter, Uppsägningar, Avtalsregister, Avtalsdatabas
unktnotation rocessgrupp rocess rocessbeskrivning med exempel på handlingar 2.6 Administrera allmänna handlingar 2.6.1 Registrera handlingar och hantera post rocessen omfattar posthantering, bedömning, registrering, fördelning, skanning, informationssökning och arkivering av diarieförda ärenden. Exempel på handlingar: Diarium, Diarieplan, ostlista, Fullmakt för postöppning, ostöppnings- och registreringsrutiner, Rek böcker osten m.m. 2.6.2 Redovisa, styra och hantera handlingar och arkiv rocessen omfattar att samråda med arkivmyndigheten i arkivfrågor, upprättande av arkivredovisning, gallringsutredning och mottagande av gallringsbeslut. Exempel på handlingar: Arkivbeskrivning, Arkivförteckning, IT-förteckning, Arkivinventering, Gallringsbeslut, Gallringsutredning, Gallringsframställan m.m. Dokumenthanteringsplaner och klassificeringsstrukturer utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 Utföra internt ledningsarbete. 2.6.3 Ta emot arkiv rocessen omfattar planering inför och mottagande av arkivhandlingar från överlämnande myndighet Exempel på handlingar: Fullmäktigebeslut om avhändande av allmän handling, Förteckning över arkivhandlingar som mottagits, Mottagandekvittenser 2.6.4 Överlämna arkiv rocessen omfattar planering och överlämnande av arkivhandlingar samt framtagande av underlag med förslag till beslut om avhändande av allmän handling (på annat sätt än genom gallring). Exempel på handlingar: Fullmäktigebeslut om avhändande av allmän handling, förteckning över arkivhandlingar som överlämnas, kopia av mottagningskvittens
unktnotation rocessgrupp rocess rocessbeskrivning med exempel på handlingar 2.6.5 Hantera utlämnande av handlingar rocessen omfattar sekretessprövning/menprövning, beslut om utlämnande samt skriftligt beslut av myndigheten vid ev. nekande av utlämnande. Exempel på handlingar: Samtycken, Fullmakter, Begäran om utlämnande, Följebrev, Beslut om vägran att utlämna allmän handling, Överklaganden I denna process hanteras även tjänsteutlån av handlingar. 2.7 Kontrollera personuppgiftsbehandlingar rocessen omfattar hantering av anmälan om behandling av personuppgifter, begäran om registerutdrag samt anmälan om dataskyddsombud. Exempel på handlingar: Samtycke/återtagande till utlägg på webbplats, Register över behandling av personuppgifter, Registerutdrag, Begäran om och svar på begäran om registerutdrag, Anmälan om dataskyddsombud 2.8 Hantera och förvalta IS/IT 2.8.1 Införa it-system rocessen omfattar, från initiering till avslut och överlämnande, arbetet med införandet av systemstöd i verksamheten. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. Upphandlingar av IT-system hanteras under 2.5.2 "Hantera upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) " Exempel på handlingar: Införandeplan, Förstudierapport, Beslut, Uppdragshandlingar, Kravspecifikation, Korrespondens, rojektdirektiv, Slutrapport, Aktivitetslista, Leveransgodkännande, rotokoll, Systemdokumentation 2.8.2 Förvalta, drifta och utveckla it-system rocessen omfattar förvaltning, drift, utveckling och support samt att utifrån behov, strategier och omvärld utveckla och förädla tjänster. Exempel på handlingar: Avvikelserapporter, Åtgärdsrapport, Beställningar, Användarhandledningar, Lathundar för system, Förvaltningsuppdrag (systemförvaltning), Objektplan Här ska inte kommungemensamma interna tjänster (IT-komponenter) redovisas. Kommungemensamma interna tjänster utgör kärnprocesser hos Intraservice. 2.8.3 Hantera IT-behörigheter rocessen omfattar att tilldela och upphäva/återkalla behörigheter i systemstöden och anskaffning av e-certifikat. Exempel på handlingar: Beställningar, Bekräftelser, Register
unktnotation rocessgrupp rocess rocessbeskrivning med exempel på handlingar 2.8.4 Säkerhetsskydda information rocessen omfattar att säkerställa att informationssäkerhetsincidenter och svagheter hos informationssystem rapporteras på ett sådant sätt att korrigerande åtgärder kan vidtas i rätt tid Exempel på handlingar: Incidentrapporter, Rutiner för incidentrapportering, Rutinbeskrivning, Uppgifter om genomförd åtgärd (åtgärdsprotokoll), Statistik, Riskoch sårbarhetsanalyser, Servicenivåavtal (SLA), Krypteringsnycklar, Lösenord, Loggar, VN-avtal 2.8.5 Avveckla it-system rocessen omfattar arbetet med att säkerställa att avveckling av tjänster och enskilda Här ska inte kommungemensamma interna tjänster (IT-komponenter) driftuppdrag görs på ett kontrollerat sätt. Genomförs vanligen som uppdrag eller i projektform. redovisas. Kommungemensamma interna tjänster utgör kärnprocesser hos Intraservice. Exempel på handlingar: Beslut om avveckling av tjänst, lan för avveckling, Checklista, Utvärderingar, Konsekvensanalyser, Tidplan, Systemdokumentation Gäller även för avställning av system/systemstöd 2.9 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet 2.9.1 Förvalta fastigheter och inventarier rocessen omfattar att hantera frågor rörande hyresavtal och inventarier m.m. Här ingår även att hantera löpande drift och underhåll, reparation av lokalerna. Handlingar rörande lokalbesiktningar. arkeringsfrågor, lokalvårdsfrågor, frågor rörande avfalls- och återvinningshantering. Förse myndigheten med konst. Investeringar hanteras under 2.4.4 "Hantera löpande ekonomiredovisning" Exempel på handlingar: Hyresavtal, Felanmälan av lokaler, Lokalbokningar och Bokningsbekräftelser, Ansökan om parkeringstillstånd, Inventarielistor över konst, Besiktningsprotokoll, Utredningar rörande fastighetsutnyttjande, Driftmötesprotokoll mm 2.9.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd rocessen omfattar att hantera frågor kring fysisk säkerhet, t.ex. larm och inpassering samt ärenden som rör stölder eller obehörigt intrång i myndighetens lokaler samt att administrera tillträde till fastigheter. Exempel på handlingar: Kvittenser för passerkort/behörighetskort och nycklar, olisanmälningar rörande stöld/hot/olaga intrång, Handlingar rörande bevakning/larm/koder Handlingar rörande miljöarbete, redovisas under 1.7 "Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete" Handlingar rörande brandskyddsarbete, se processen 1.3 "Utföra internt ledningsarbete" Bevakningsavtal med Securitas och säkerhetstjänsteavtal hanteras under 2.5.1 "Köpa in, beställa och avtala (direktupphandla)"
unktnotation rocessgrupp rocess rocessbeskrivning med exempel på handlingar 2.9.3 Genomföra byggprojekt rocessen omfattar hanteringen av ny-, om- och tillbyggnad utifrån förvaltningens behov. Exempel på handlingar: Bygglovsansökningar, Ritningar, Förstudier, Bygghandlingar, Byggmötesprotokoll, Besiktningsprotokoll, Styrgruppsmötesprotokoll 2.10 Informera, kommunicera och omvärldsbevaka rocessen omfattar marknadsföring av verksamheten, utåtriktad kommunikation genom användning av olika kommunikationskanaler, medborgardialog av fråga-svarkaraktär som inte rör ärende i kärnverksamheten samt omvärldsbevakning. Exempel på handlingstyper: Hemsidor, Inlägg på sociala medier, Chatt, ressklipp, ressmeddelanden, Korrespondens, Broschyrer, Trycksaker, Bilder m.m. Deltaga i nätverk hanteras i 1.10 "Samverka med andra organisationer" 2.11 Tillhandahålla bibliotek rocessen omfattar att hålla bibliotekskatalog och låntagarregister aktuella samt hantera in- och utlån av media till myndighetens referensbibliotek. Broschyrer som syftar till marknadsföring hanteras under 2.10 Exempel på handlingar: Bibliotekskatalog och -databas, låntagarregister, avtal rörande tillgång till databaser och informationsresurser, Handledningar 2.12 Bedriva internt miljöarbete rocessen omfattar miljöfrågor i förhållande till bland annat energi, avfall, transporter, lokaler, kemikalier, livsmedel. Exempel på handlingar: miljöredovisningar, tillsynsrapporter och miljömanualer, Certifikat för grön el Miljöledningssystem, miljöpolicyer, resepolicyer och gränsdragningslistor utgör styrande dokument och redovisas under 1.3 "Utföra internt ledningsarbete". Handlingar rörande miljöarbete i förhållande till nybyggnation redovisas under 2.9.3 "Genomföra byggprojekt".
unktnotation rocessgrupp rocess rocessbeskrivning med exempel på handlingar 2.13 Tillhandahålla tjänstefordon rocessen omfattar att hantera förvaltningens behov av tjänste-/pool-/servicebilar. rocessen omfattar tillgodose önskemål inom förvaltningen samt kontakter med leverantören av fordon. Exempel på handlingar: Leasingavtal mellan förvaltningen och Göteborgs Stads Leasing AB, Biljournal, Ansvarsförbindelse, Körjournal, arkeringstillstånd, Meddelande om fordonskada Göteborgs Stads Leasing AB är ett av stadens internbolag och vänder sig endast till stadens verksamheter. Göteborgs Stads Leasing AB erbjuder förvaltningar och bolag kostnadseffektiva leasingavtal inom finansiell och operationell leasing av lös egendom så som bilarna förvaltningen använder i sin verksamhet. 3. ANSVARA FÖR GÖTEBORGS STADS MUSEIVERKSAMHET 3.1 Köpa in föremål och samlingar rocessen omfattar att föremål och fotografier köps in, från att riktlinjer utformas, kontakt med säljare tas till att avtal skrivs. Exempel på handlingar: Dokumentation vid inköp, Korrespondens, Avtal 3.2 Ta emot föremål och samlingar som gåva rocessen omfattar mottagande av föremål och fotografier som doneras av enskilda eller organisationer till Göteborgs Stads museer eller att föremål fördelas enligt kulturmiljölagen vid arkeologiska undersökningar. Material förvärvas t.ex. genom inköp, donationer eller i samband med projekt av olika slag som museerna driver, samt via fyndfördelning som kan ske i samband med arkeologiska undersökningar. Exempel på handlingar: Dokumentation vid donation, Gåvobrev, olicys och riktlinjer för förvärv, Korrespondens 3.3 Förvalta Göteborgs Stads museers samlingar i enlighet med museilagen rocessen omfattar att i enlighet med upprättad bevarandeplan förvalta och vårda Göteborgs Stads museer samlingar genom restaurering av föremål, kontroll av magasinsmiljöer och gallring. Exempel på handlingar: Bevarandeplan, Accessionskatalog, Inventarium och söksystem över föremål och handlingar, laceringsdatabas, Tillståndsrapport, Samtycke från avbildad person Samlingarna består av föremål, konst, fotografier, arkivalier mm.
unktnotation rocessgrupp rocess 3.4 roducera publik utställningsverksamhet Göteborgs Stads museers rocessbeskrivning med exempel på handlingar rocessen omfattar att söka extern finansiering, ta fram idéplaner och skisser, söka samarbetspartners, och marknadsföra utställningen. Exempel på handlingar: rojektplaner, Utställningsbudget, Idéplaner för utställningar med budget och övrig planering, Korrespondens med involverade parter, Avtal med samarbetspartners, Trycksaker, Audiovisuellt material skapat vid dokumentation av utställning Kan vara egna eller inlånade produktioner. 3.5 Skapa och genomföra programverksamhet och pedagogiska aktiviteter rocessen omfattar att skapa och genomföra aktiviteter såsom visningar, föreläsningar, workshops och utvärderingar. Exempel på handlingar: rogramblad, Anmälningslistor, föredrag och material skapat för aktiviteten, Utvärderingar, Ansökan om externa medel, Avtal med externa parter, Utvärdering Göteborgs museer söker externa medel för att kunna finansiera programverksamheten, vilket ställer särskilda krav för redovisning och bevarande av verifikationer, se ekonomiprocessen. 3.6 Hantera utlån och deponier rocessen omfattar Göteborgs Stads museers utlåningsverksamhet som består i att utifrån en inkommande förfrågan besluta om och genomföra utlån av föremål, konst, fotografier eller arkivalier mm. till annan institution eller museum. Exempel på handlingar: Ansökan, Underhandskorrespondens med låntagare, Utlåningsavtal, Korrespondens, Beslut, Depositionsavtal o ch tillståndsrapport i samband med utlån, Register, Debitering för hyra och utlägg vid transport Företrädesvis lånar kulturförvaltningen ut konst till andra museer, kulturinstitutioner och till kommunala samt regionala myndigheter, där konstverken kan ges en offentlig placering i en representativ miljö med god säkerhet. 4. ANSVARA FÖR GÖTEBORGS STADSBIBLIOTEKS VERKSAMHET 4.1 Köpa in och hantera bibliotekets medier rocessen omfattar inköp och hantering av medier. rocessen initieras av att medier köps in eller tas emot från Stadsbiblioteket. Medier katalogiseras och placeras ut. Medieutbudet analyseras, gallras, magasineras och säljes. Exempel på handlingar: Bibliotekskatalog och databas, låntagarregister, avtal rörandet databaser och informationsresurser, handledningar Göteborgs stadsbibliotek är Göteborgs stads huvudbibliotek. Biblioteksmedier köps varje år in utifrån upphandlade leverantörer. Biblioteksverksamheten arbetar utifrån tre övergripande kärnprocesser: Medie- och informationsförsörjning, Handledning individuellt och i grupp, samt Inspiration och arrangemang.
unktnotation rocessgrupp rocess rocessbeskrivning med exempel på handlingar 4.2 Cirkulera medier rocessen omfattar cirkulation av medier, inklusive fjärrlån och återlämning. rocessen består av registrering av låntagare, utlån och återlämning av medier, hantering av påminnelser, hantering av förseningsavgifter och avgift för förkomna medier. Exempel på handlingar: Låntagarregister, ansökan om lånekort, reservationsregister, utlåningsstatistik, besöksstatistik, reservationsregister, påminnelser, Medier lånas ut normalt i tre veckor. Dessa kan lånas och lämnas på de olika kommunala folkbiblioteken i Göteborg. Med ett bibliotekskort kan man enligt bibliotekslagen gratis låna medier. Om en låntagare behöver medier som inte finns i Göteborg, kan fjärrlån från andra bibliotek göras och vice versa. 4.3 Arrangera programverksamhet och aktiviteter rocessen omfattar arrangemang av programverksamhet och aktiviteter på bibliotek. rocessen innehåller planering av program, bokning av författare, marknadsföring, genomförande av arrangemang och utvärdering. Exempel på handlingar: Anmälningslistor, kontrakt, pressklipp, fotografier, annonser, programfoldrar, affischer och nyhetsbrev. Stadsbiblioteket har en omfattande programverksamhet. Även viss uppsökande verksamhet sker, bland annat med hjälp av bokbussarna. 5. ANSVARA FÖR ATT STÖDJA OCH FRÄMJA DET FRIA KULTURLIVET 5.1 Fördela stöd och stipendier rocessen omfattar att granska inkommen ansökan enligt riktlinjer, ta fram beslutsunderlag, och fatta beslut om avslag eller beviljande. Det finns flera olika stödformer: Kulturstöd, utvecklingsstöd till kulturskolan, utjämningsbidrag och stipendier. Exempel på handlingar: Ansökningshandlingar med bilagor, Kompletteringar till ansökan, Underhandskorrespondens, Beslutsunderlag, Beslut 5.2 Utvecklingsuppdrag för att skapa goda och hållbara villkor för konsten och konstnärerna 5.2.1 Utveckla olika konstarters förutsättningar att verka i Göteborgs Stad rocessen omfattar att främja fria kulturutövares förutsättningar att producera konst eller utveckla olika konstarter i Göteborgs Stad. Exempel på handlingar: Samarbetsavtal med fria kulturutövare eller andra myndigheter, Handlingsplaner, Utvärderingar, Uppföljningsrapporter Främjande verksamheter är t.ex. filmutvecklingssatsningen, dansutvecklingssatsningen, barnteaterakademin m.fl.
unktnotation rocessgrupp rocess rocessbeskrivning med exempel på handlingar 5.2.2 Samordna arbetet med fristadskonstnärer rocessen omfattar att samordna fristadsarbetet med berörda kommunala förvaltningar i Göteborgs Stad, samt projektleda mottagande, vistelse och avslut för fristadskonstnärens vistelse i Göteborgs Stad. Exempel på handlingar: Mötesanteckningar från styrgruppsmöten, Beslut om konstnär, Inbjudan, Korrespondens, Avtal kring finansiering och boende med bl.a. Västra Götalandsregionen och ICORN, Utvärderingar. Fristadskonstnärer bjuds in och får en fristad under två år för att kunna leva och fortsätta arbeta med sitt yrke i trygghet. Fristadskonstnärer beslutas och bjuds in av kulturförvaltningen efter förslag från The International Cities of Refuge Network (ICORN). 6. ANSVARA FÖR ATT TILLGÄNGLIGGÖRA KONST OCH KULTUR SAMT ARRANGERA KULTUREVENEMANG 6.1 Köpa in och hyra ut inomhuskonst rocessen omfattar att utifrån policydokument och riktlinjer köpa in inomhuskonst, protokollföra konsten, samt vård, uthyrning och placering av inomhuskonst. Exempel på handlingar: Inköpsprotokoll, Konstregister, Fotografier över inköpta objekt, Hyresavtal med arbetsplatser inom Göteborgs Stad Inköp av konst från gallerier i Göteborg sker av konstkonsulter och tjänsteperson från kulturförvaltningen som därefter hyrs ut till kommunala arbetsplatser, och registreras i konstdatabasen. 6.2 Bedriva och producera publika verksamheter 6.2.1 roducera scenkonst och föreställningar rocessen omfattar att planera programläggning, upprätta avtal, arrangera repetitioner, genomföra marknadsföringsinsatser och framföra föreställning. Exempel på handlingar: Ansökan och beviljande av tillstånd, Korrespondens med kulturutövare, Avtal med kulturutövare, rogram Arrangerade verksamheter är Stora Teatern, Sommarunderhållningen, Speldags, Skolbio, Frilagret, Medborgarskapsceremonin, Dans- och Teater Festivalen. 6.2.2 Förmedla kulturaktiviteter och föreställningar rocessen omfattar att marknadsföra kulturaktörers evenemang och förmedla biljetter, från att kulturaktören anmäler sin föreställning till det att biljett förmedlas och föreställning framförs. Exempel på handlingar: Korrespondens med kulturaktörer, Biljetter, Medlemsregister över kulturaktörer, Medlemsavtal för kulturaktörer Arrangerande verksamheter är Kulturnatta och Kulturpunkten. Kulturpunkten är en biljettförmedlingstjänst för fria kulturaktörer.
unktnotation rocessgrupp rocess 6.2.3 roducera publika utställningar vid Göteborgs Konsthall rocessbeskrivning med exempel på handlingar rocessen omfattar att producera utställningar, programaktiviteter och pedagogiska aktiviteter, samt att marknadsföra dessa och kontraktera utställare m.fl. Exempel på handlingar: rojektplaner, Utställningsbudget, Idéplaner, Korrespondens med involverade parter, Avtal med samarbetspartners, Audiovisuellt material skapat vid dokumentation av utställning Göteborgs Konsthall ska genom utställningar med samtida konst inspirera och samtidigt öka förståelsen och kunskapen om vår samtid. 6.2.4 Skapa och genomföra programverksamhet och pedagogiska aktiviteter vid Göteborgs Konsthall 6.3 Bedriva konsulentverksamhet för kulturaktörer som riktar sig till målgrupperna barn och unga, samt äldre rocessen omfattar att planera och genomföra aktiviteter från utbudsplanering till att ta emot anmälningar och genomföra programpunkter. Exempel på handlingar: rogramblad, Anmälningslistor, Ansökan om externa medel, Avtal med externa parter rocessen omfattar nätverksarbete i syfte att främja konst och kultur i stadsdelarna, anordna möten, konferenser, fortbildningar och studiebesök med kultursamordnare i stadsdelarna, samt registrera och förmedla utbud. Exempel på handlingar: Dagordningar, Minnesanteckningar, Fortbildningsprogram, Studiebesöksprogram, Korrespondens, Utbudskatalog 6.4 Köpa in och hyra ut instrument rocessen omfattar inköp och uthyrning av instrument till kulturskoleelever i Göteborgs Stad samt vård, justering och lagning av intrumenten. Exempel på handlingar: Instrumentförteckning, Ansökningshandlingar, Kontrakt 7. BIDRA TILL STADSUTVECKLING, KULTURLANERING OCH KONSTGESTALTNING
unktnotation rocessgrupp rocess 7.1 Samråda i ärenden rörande stadsutveckling och planprocessen i Göteborgs Stad rocessbeskrivning med exempel på handlingar rocessen omfattar inkommen begäran om yttrande till det att kulturnämnden/kulturförvaltningen avger yttrande angående kulturvärden vid stadsutvecklings- och planprocesser. Exempel på handlingar: Samråd- och granskningshandlingar, lanbeskrivning, lankarta, Underlag till ärendet, Yttrande 7.2 Avge yttrande över bygglovsärenden rocessen omfattar inkommen begäran om yttrande från byggnadsnämnden till att kulturnämnden/kulturförvaltningen avger yttrande angående kulturvärden i ärendet. Exempel på handlingar: Inkommen begäran om yttrande, Kulturmiljöunderlag, Yttrande Yttrande ges både till kommunala och statliga instanser, såsom Göteborgs byggnadsnämnd och Länsstyrelsen. Med kulturvärden avses kulturhistoriska, estetiska och sociala värden. 7.3 Ge råd och stöd vid arkeologiska undersökningar inom Göteborgs Stad rocessen omfattar att ge råd och stöd till beställare vid arkeologiska utgrävningar, samt registrera arkeologiska fynd från det att utgrävning påbörjas till att den avslutas. Exempel på handlingar: Arkeologisk rapport, Register för grävningsnummer, Register för arkeologiska fynd, Föremålsdatabas för lösfynd, Grävrapport 7.4 Ansvara för namnsättning av ortnamn med mera inom Göteborgs kommun rocessen omfattar inkommen förfrågan om namnsättning, till beredning och beslut gällande namn på stadsdelar, gator, vägar och stråk, broar, parker, torg och kommunala anläggningar, institutioner med mera, samt att registrera dessa. Exempel på handlingar: Korrespondens, Kartor, Områdesbeskrivningar och kulturhistoriska beskrivningar, Register av ortsnamn Samråd sker med berörda nämnder och bolag, ägare och brukare enligt kulturmiljölagen. Namnberedningen lyder under kulturförvaltningen.
unktnotation rocessgrupp rocess 7.5 Hantera enprocentsregeln 7.5.1 Leda projekt i enlighet med enprocentsregeln rocessbeskrivning med exempel på handlingar rocessen omfattar att vara sakkunnig inom offentlig konstgestaltning och vara kontaktperson mellan berörda bolag/förvaltningar och upphandlad konstnär. Exempel på handlingar: Korrespondens, Beslutsunderlag, Besiktningsprotokoll, Avtal med konstkonsulter Stadens förvaltningar och helägda bolag ska avsätta 1 % av byggkostnaden, för konstnärlig gestaltning vid nybyggnation, samt omoch tillbyggnad i såväl byggnader och lokaler som offentliga utemiljöer. 7.5.2 Verka för och följa upp Göteborgs Stads tillämpning av enprocentsregeln rocessen omfattar att planera och leda stadens utvecklingsarbete med enprocentsregeln, från framtagande av styrdokument för konstnärlig gestaltning till uppföljning av varje konstnärligt projekt där enprocentregeln använts. Exempel på handlingar: K orrespondens, Mötesanteckningar, Styrdokument, Årliga uppföljningsrapporter Kulturförvaltningen följer upp samtliga förvaltingar och bolags tillämpning av enprocentsregeln och och rapporterar til kommunstyrelsen. 7.6 Tillgängliggöra urban konst i det offentliga rummet i Göteborgs Stad rocessen omfattar att ge råd gällande offentlig konst och att vara kontakt mellan fastighetsägare, konstnärer och samarbetspartners i urbana konstprojekt. Exempel på handlingar: Korrespondens, Mötesanteckningar, Samarbetsavtal, Dokumentation av konstverk, Bilder, rojektbeskrivningar